Artículo 1°. Crear y organizar el Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, el cual será una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, igualmente decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. 

Parágrafo. La decisión del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto. 

Artículo 2°.Integración. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética, estará integrado por los siguientes funcionarios, miembros permanentes, quienes tendrán voz y voto: 

1. El Director General de la Unidad o su delegado, quien lo presidirá. 

2. El Secretario General de la Unidad, o quien tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. 

3. Dos (2) funcionarios de Dirección o de confianza que designe la Dirección General de acuerdo al tema a tratar. 

Parágrafo 1°. También integrarán el Comité de Conciliación, con voz pero sin voto: 

1. El Jefe de la Oficina de Control Interno. 

2. El Secretario Técnico del Comité 

3. El (los) apoderado(s) de la entidad en cada proceso. 

Parágrafo 2°. Podrán ser convocados o invitados a las Sesiones del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, con voz y sin voto: 

- Un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. 

- Los funcionarios o personas que el Comité considere pertinente. 

Artículo 3°.Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá por lo menos una vez cada tres (3) meses o cuando las circunstancias lo exijan. De las reuniones se elaborarán actas que deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario del Comité. 

Parágrafo 1°. El Comité de Conciliación sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. 

Parágrafo 2°. Para efectos de someter a consideración del Comité una conciliación o un tema relacionado con los procesos judiciales, el apoderado del respectivo proceso elaborará y presentará a quien haga las veces de asesor jurídico de la entidad, información sobre el tema concreto, en la cual se consignará la información general, el concepto sobre la viabilidad de la conciliación remitida, presentando las posibles alternativas de solución si fuere del caso, información que será remitida con la debida antelación al Secretario del Comité, quien deberá enviar a cada uno de los miembros del mismo, con la citación a la respectiva reunión. La información contenida servirá de punto de partida para la deliberación del Comité en cada caso. 

Artículo 4°.Funciones. Serán funciones del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, las siguientes: 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de entidad. 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos. 

4. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación. 

5. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. 

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición. 

7. Verificar los informes mensuales que presenten los apoderados de la Unidad en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, sobre la no procedencia del llamamiento en garantía. 

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 

9. Designar al Secretario Técnico del Comité e informar de su designación o cambio a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. 

10. Las demás que se le asignen acordes con su naturaleza. 

Artículo 5°.Funciones de la Secretaría Técnica. Serán funciones del Secretario Técnico del Comité de Conciliación, las siguientes: 

1. Citar a las Sesiones del Comité conforme a lo dispuesto en las normas pertinentes, en su reglamento y en la presente resolución. 

2. Preparar el orden del día. 

3. Elaborar el acta de cada sesión del Comité. 

4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. 

5. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. 

6. Remitir copia del informe de gestión semestral a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. 

7. Preparar y remitir a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, en los meses de junio y diciembre, un informe sobre los casos de acciones de repetición y llamamiento en garantía. 

Presentar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Universidad. 

8. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación. 

Parágrafo. La designación o cambio del Secretario Técnico del Comité deberá ser informada inmediatamente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho. 

Artículo 6°.Apoderados. Las decisiones adoptadas por el Comité de Defensa Judicial y Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Unidad. 

Artículo 7°.Acción de repetición. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad deberá realizar los estudios pertinentes que determinen la procedencia de la acción de repetición. En consecuencia el Secretario General al día siguiente del pago total de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, debe remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité, para que en un término no superior a tres (3) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición. 

El (los) apoderados designado por el Director General, encargado de iniciar el proceso de repetición tendrá un plazo máximo de tres (3) meses a partir de que se haya tomado la decisión para interponer la correspondiente demanda. 

Parágrafo 1°. Una vez conformado el Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Unidad, de acuerdo con las reglas previstas en esta resolución, deberá estudiar y decidir sobre la procedibilidad de la acción de repetición respecto de todos aquellos casos en los que la administración haya efectuado el pago total de una condena o de una conciliación. 

En consecuencia, el asesor jurídico de la Unidad o quien haga sus veces, deberá preparar la información en cada proceso en los que la entidad hubiere pagado totalmente una condena y respecto de los cuales no hubiere operado la caducidad de la acción de repetición y remitir los antecedentes al Comité. 

Igualmente, y para estos efectos, el Area Financiera certificará en cada caso las fechas en que se realizaron los pagos parciales y el pago total de cada condena. 

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la Unidad, deberá velar por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo. 

Artículo 8°.Llamamiento en garantía. Los apoderados de la Unidad deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad. De no ser viable el llamamiento, deberá justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité, lo anterior sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo de la presente resolución. 

Artículo 9°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.