DIARIO OFICIAL. AÑO CXLVII. N. 48152. 5, AGOSTO, 2011. PÁG. 16.
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RESOLUCIÓN 510-0124483 DE 2011
(agosto 03)
por medio de la cual se establece el reglamento de funcionamiento de la Comisión de personal de la Superintendencia de Sociedades
ESTADO DE VIGENCIA: Vigente [Mostrar] |
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La Comisión de Personal,
en uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas por el artículo 1° del Decreto 1228 de 2005, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, en su artículo 16, establece que en todos los organismos y entidades reguladas por esta ley, deberá existir una comisión de personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismos designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados de la entidad quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados.
Que en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1228 de 2005, el Superintendente de Sociedades, por medio de la Resolución número 510-002326, modificada por la Resolución 510-002650 de 2011, convocó al personal que labora en esta entidad, a participar en la elección de dos (2) principales y dos (2) suplentes para representar los empleados de la Entidad ante la Comisión de Personal, por un periodo de dos (2) años, contados a partir de la fecha de la comunicación de la elección.
Que mediante Resolución número 510-010126 del 14 de junio de 2011, se conformó la Comisión de Personal de la Superintendencia de Sociedades.
Que de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1° del Decreto 1228 de 2005, las Comisiones de personal deben establecer su reglamento de funcionamiento.
Que en sesión de instalación de la Comisión de Personal, realizada el día 1° de agosto de 2011, a la cual asistieron sus miembros principales y suplentes, fue considerado y aprobado el presente reglamento.
RESUELVE:
CAPÍTULO I
Reuniones y funcionamiento
Artículo 1°.Naturaleza jurídica. La Comisión de Personal es un órgano de asesoría y coordinación en materia de empleo público y carrera administrativa que actúa al interior de la Entidad, ejerciendo las funciones que le asignan la ley y los reglamentos y especialmente, como instrumento de apoyo de la Entidad, en el manejo del clima laboral y las relaciones respetuosas entre los servidores de la entidad.
Artículo 2°.Conformación. La Comisión de Personal está conformada por dos (2) representantes de la entidad designados por el Superintendente de Sociedades, y sus respectivos suplentes, actuando como nominador de la Entidad, y dos (2) representantes de los empleados, elegidos por votación directa, con sus respectivos suplentes, que corresponderán a las votaciones mayoritariamente siguientes.
Artículo 3°. Los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal y sus suplentes serán elegidos pava periodos de dos (2) años, que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de la elección. Los representantes de los empleados y sus suplentes no podrán ser reelegidos para el periodo siguiente.
Artículo 4°.Sesiones ordinarias. De conformidad con los incisos 3° y 4°, numeral 1 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004, la Comisión de Personal se reunirá con carácter ordinario, el primer jueves de cada mes, a las 9 a.m. en las Sala de Juntas de la Delegatura de Procedimientos Mercantiles, lugar que podrá ser modificado previa comunicación escrita.
La Secretaría Técnica del Comité hará llegar a sus integrantes, los documentos que deben considerarse en la reunión, con por lo menos cinco días de antelación, a la misma.
Artículo 5°.Sesiones extraordinarias. La convocatoria podrá ser solicitada por cualquier miembro de la Comisión y/o la Coordinación de Recursos Humanos, por medio de la Secretaría Técnica del Comité, quien informará el día, hora, lugar de la reunión y temas a tratar y remitirá los documentos que deben considerarse en la reunión, con por lo menos dos (2) días de antelación.
Parágrafo. En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá hacerse verbalmente. En estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asistan cuatro (4) miembros y por mayoría absoluta decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión de la Comisión, dejando constancia en el acta correspondiente.
Artículo 6°.Orden de las reuniones. Tanto en las reuniones ordinarias, como extraordinarias se aplicará el siguiente procedimiento:
1. De cada reunión se levantará un acta que contendrá una relación sucinta de los temas tratados, decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella intervinieron, la cual deberá ser aprobada en la siguiente sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y en estricto orden y rigurosidad.
2. En cada reunión de Comisión de Personal sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por la mayoría calificada de los miembros de la Comisión.
3. La Comisión de Personal sesionará y decidirá con la mayoría absoluta de sus miembros principales y en su ausencia temporal o definitiva, con los suplentes, quienes asisten de acuerdo con este reglamento.
4. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de sus integrantes y se adoptarán mediante resoluciones. En caso de empate, se repetirá nuevamente la votación y en caso de persistir, este se dirimirá por el Jefe de la Oficina de Control Interno, a más tardar dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la reunión.
5. Cuando se considere pertinente, el Presidente de la Comisión de Personal o cualquiera de los miembros, dependiendo de los temas a tratar, podrán invitar servidores públicos de la entidad o particulares, quienes sólo podrán opinar respecto de los temas para los cuales han sido invitados.
Artículo 7°.Faltas de los miembros. En caso de faltas temporales o absolutas de los miembros de la Comisión de Personal, se procederá tal como se indica a continuación:
1. Representantes de los empleados en la Comisión de Personal
1.1. Actuará el representante suplente que haya tenido mayor votación.
1.2. En caso de ausencia del funcionario mencionado en el numeral anterior, actuará el representante suplente que haya obtenido la segunda mayor votación.
2. Representantes de los representantes de la Entidad
2.1. Actuará uno de los representantes suplentes, en cualquier orden.
2.2. En caso de falta absoluta de uno de los representantes de la Administración, deberá solicitarse al Superintendente de Sociedades la designación de un nuevo representante.
Parágrafo. Si agotado el trámite establecido para suplir las faltas de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal, no se completan dos (2) representantes, se informará al Superintendente para que se adelante los trámites correspondientes a un nuevo proceso de votación y elección.
CAPÍTULO II
Funciones de la comisión de personal y sus miembros
Artículo 8°. La Comisión de Personal cumplirá las funciones definidas por el numeral 2 del artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y las demás que le sean asignadas, es decir, las siguientes:
a) Velar por que los procesos de selección para la provisión de empleos y de evaluación del desempeño se realicen conforme con lo establecido en las normas y procedimientos legales y reglamentarios y con los lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las citadas atribuciones se llevarán a cabo sin perjuicio de las facultades de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para el efecto, la Comisión de Personal deberá elaborar los informes y atender las solicitudes que aquella requiera.
b) Resolver las reclamaciones que en materia de procesos de selección y evaluación del desempeño y encargo les sean atribuidas por el procedimiento especial.
c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes.
d) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que formulen los empleados de carrera que hayan optado por el derecho preferencial a ser vinculados, cuando se les supriman sus empleos, por considerar que han sido vulnerados sus derechos.
e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales o por los encargos.
f) Velar por que los empleos se provean, en el orden de prioridad establecido en las normas legales y por que las listas de elegibles sean utilizadas dentro de los principios de economía, celeridad y eficacia de la función administrativa.
g) Velar por que en los procesos de selección se cumplan los principios y reglas previstas en esta ley. h) Participar en la elaboración del plan anual de formación y capacitación y en el de estímulos y en su seguimiento.
i) Proponer en la respectiva entidad la formulación de programas para el diagnóstico y medición del clima organizacional.
j) La Comisión de Personal deberá informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil las decisiones que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y los encargos. Trimestralmente enviará a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe sobre el cumplimiento de sus funciones.
k) Las demás funciones que le sean atribuidas por la ley o el reglamento.
Artículo 9°. De los miembros de la Comisión se designará, por mayoría absoluta al Presidente de la misma, indicando el tiempo de su permanencia en tal condición, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta. En caso de ausencia del Presidente de la Comisión en una sesión determinada, los miembros de la Comisión designarán un Presidente ad hoc para la respectiva sesión.
Artículo 10. Son funciones del Presidente de la Comisión de Personal:
1. Presidir las sesiones, señalar el orden en que deben considerarse los asuntos y dirigir los debates.
2. Servir de canal de comunicación de la Comisión y, en consecuencia, sólo él podrá informar oficialmente sobre los asuntos decididos por esta.
3. Delegar, cuando lo considere oportuno, algunas de sus funciones en los otros miembros de la Comisión.
4. Asignar a los miembros de la Comisión, el estudio de los asuntos que corresponda resolver a esta, para que presenten la ponencia respectiva, en la sesión siguiente.
Artículo 11. Actuará como Secretario Técnico de la Comisión de Personal el Coordinador del Grupo de Recursos Humanos. En caso de ausencia de la Secretaria de la Comisión en una sesión determinada, los miembros designarán un Secretario ad hoc para la respectiva sesión, que en ningún caso podrá ser un integrante del mismo organismo.
Artículo 12. Son funciones del Secretario Técnico de la Comisión:
1. Redactar las actas de las reuniones. Llevarlas en estricto orden y rigurosidad.
2. Mantener actualizado y ordenado correctamente el archivo de la Comisión.
3. Guardar absoluta reserva sobre las deliberaciones y decisiones de la Comisión.
4. Citar a las reuniones.
5. Establecer el orden del día previo acuerdo con el Presidente de la Comisión.
6. Recibir las peticiones que los servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades presenten para ser tratadas en las sesiones de la Comisión de Personal, e incluirlas en el orden del día, respetando en todo caso el derecho de turno.
7. Presentar el informe trimestral a través del mecanismo establecido por la CNSC.
Parágrafo. Todos los miembros de la Comisión de Personal deberán informar a la Secretaría Técnica los asuntos que desean incluir en el orden del día, junto con los documentos soporte, por lo menos cuatro (4) días hábiles anteriores a la realización de la sesión.
CAPÍTULO III
Disposiciones generales
Artículo 13. Las decisiones de la Comisión de Personal serán motivadas y se adoptarán con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado.
Artículo 14. En la parte resolutiva de los actos administrativos que profiera la Comisión de Personal, se indicarán los recursos que proceden contra los mismos, el órgano o autoridad ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo. Las decisiones adoptadas por la Comisión de Personal serán comunicadas de la siguiente manera:
1. Si son de carácter general, se remitirán al Grupo de Planeación o quien haga sus veces para que la difunda por los canales y por los medios establecidos por el reglamento de la Entidad.
2. Si son de carácter particular conforme a lo establecido por el Código Contencioso Administrativo.
Artículo 15. La Comisión de Personal deberá informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de las decisiones que por ley o reglamento le corresponden.
Artículo 16. Este reglamento podrá ser reformado mediante resolución de la Comisión de Personal, a iniciativa de cualquiera de sus miembros y aprobado de acuerdo con las normas establecidas en este acto administrativo.
Publíquese y cúmplase.
El Presidente,
Julio César Triana Quintero.
La Secretaria Técnica,
Nelly Susana Torres Navas.
(C. F.).