Artículo 1°.De las funciones del Grupo de Presupuesto. Corresponde al Grupo de Presupuesto de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes funciones: 

1. Planear, coordinar, organizar y controlar las operaciones del presupuesto de la Superintendencia de Sociedades. 

2. Coordinar y elaborar con las demás dependencias, la elaboración del anteproyecto de presupuesto y la programación presupuestal de la Superintendencia de Sociedades. 

3. Coordinar la ejecución de los recursos del presupuesto de gastos, según los planes, programas y estudios de necesidades que presenten las dependencias de la Superintendencia de Sociedades. 

4. Orientar a las dependencias de la entidad, en los asuntos de la gestión presupuestal. 

5. Coordinar con las dependencias competentes, la elaboración, modificación o actualización de los manuales, guías, formatos y protocolos para el manejo y control del presupuesto de la Superintendencia de Sociedades. 

6. Elaborar el acto administrativo mediante el cual se distribuye el presupuesto de gastos de la Superintendencia de Sociedades, al comienzo de cada vigencia y elaborar los actos administrativos que modifiquen el presupuesto de la Entidad. 

7. Elaborar el acto administrativo mediante el cual se constituyen o modifican las cajas menores de la Superintendencia de Sociedades. 

8. Expedir las certificaciones relacionadas con el estado del presupuesto de la Superintendencia de Sociedades. 

9. Elaborar y presentar los informes sobre el estado de ejecución presupuestal a las dependencias y entidades del Estado que así lo requieran. 

10. Verificar la documentación requerida para el trámite de las cuentas de cobro que presentan los funcionarios y contratistas. 

11. Gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público las modificaciones presupuestales que requiera la Superintendencia de sociedades. 

12. Coordinar las actividades de cierre presupuestal de cada vigencia fiscal y coordinar las actividades para constituir las reservas presupuestales, que se requieran según las normas presupuestales. 

13. Alimentar los aplicativos relacionados con su área, del Sistema de Información Financiera del Ministerio de Hacienda, SIIF 1 y SIIF 2, de acuerdo con las instrucciones del SIIF Nación que le sean notificadas por el Coordinador SIIF Entidad. 

14. Las demás que le asigne el Superintendente de Sociedades o el Secretario General, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Artículo 2°.De las funciones del Grupo de Contabilidad. Corresponde al Grupo de Contabilidad de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes funciones: 

1. Planear, coordinar, organizar y controlar las operaciones contables de la Superintendencia de Sociedades. 

2. Llevar la contabilidad de la Superintendencia de Sociedades, de acuerdo con las normas prescritas por la Contaduría General de la Nación. 

3. Efectuar las conciliaciones, actas, análisis y verificaciones de las operaciones contables que permitan garantizar la consistencia y razonabilidad de la información financiera y contable. 

4. Coordinar y orientar el proceso de gestión contable que realiza la Superintendencia de Sociedades y que incidan en sus estados financieros. 

5. Presentar a consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para saneamiento la cartera que deba ser castigada de conformidad con las causales de ley. 

6. Hacer el registro de las amortizaciones, valorizaciones, depreciaciones y causaciones mensuales por concepto de cuotas partes pensionales por cobrar y por pagar, ingresos, gastos, de amortización de los créditos de vivienda con periodicidad quincenal para los funcionarios y mensual para los ex funcionarios y pensionados. 

7. Velar por el cumplimiento y aplicación de las normas contables públicas en el desarrollo de la gestión contable y en las actividades del Grupo. 

8. Elaborar y presentar los estados contables e informes requeridos por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, Dirección Nacional de Impuestos Nacionales y demás entidades, dependencias o autoridades que los requieran. 

9. Evaluar, conceptuar y calificar la situación económica y financiera de los proponentes para los procesos de contratación. 

10. Elaborar las cuentas por pagar por concepto de nómina, viáticos, contratos, etc., a cargo de la Superintendencia de Sociedades. 

11. Alimentar los aplicativos relacionados con su área, del Sistema de Información Financiera del Ministerio de Hacienda, SIIF 1 y SIIF 2, de acuerdo con las instrucciones del SIIF Nación que le sean notificadas por el Coordinador SIIF Entidad. 

12. Las demás que le asigne el Superintendente de Sociedades o el Secretario General, de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia. 

Artículo 3°.De las funciones del Grupo de Tesorería. Corresponde al Grupo de Tesorería de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes funciones: 

1. Planear, coordinar, organizar y controlar las operaciones financieras y de tesorería de la Superintendencia de Sociedades. 

2. Recibir, custodiar y controlar los recursos de la Superintendencia de Sociedades. 

3. Elaborar y generar en el sistema de información financiera las órdenes de pago y tramitar el respectivo pago. 

4. Adelantar el proceso de negociación de inversiones y definir la estructura del portafolio de la Superintendencia de Sociedades. 

5. Revisar los documentos soportes para el pago a terceros, verificando que las retenciones fiscales, estén de acuerdo con las normas tributarias. 

6. Atender en forma oportuna los pagos de las obligaciones a cargo de la Superintendencia de Sociedades. 

7. Coordinar y aplicar los pagos de nómina de los funcionarios y tramitar las consignaciones, así como los cheques cuando sea el caso. 

8. Identificar a más tardar dentro del mes siguiente, los pagos realizados en las cuentas puente de tal manera que siempre estén depuradas. 

9. Garantizar que todos los pagos se realicen con el lleno de los requisitos legales. 

10. Manejar de acuerdo con la normatividad vigente las cuentas bancarias que posee la Superintendencia de Sociedades. 

11. Realizar debida y oportunamente la aplicación de los descuentos de ley, embargos judiciales, libranzas y efectuar los giros a las personas naturales o jurídicas beneficiarias. 

12. Atender y resolver las reclamaciones que en materia de pagos o descuentos efectúen los funcionarios y proveedores de bienes y servicios. 

13. Expedir constancias por conceptos de descuentos a empleados y ex empleados, lo mismo que los certificados de ingresos y retención en la fuente. 

14. Supervisar los trámites de avances y legalización de anticipos, viáticos y cajas menores; 

15. Elaborar los actos administrativos del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC de recursos propios y aportes de la nación de la Superintendencia de Sociedades, y gestionar las modificaciones que se requieran. 

16. Coordinar las actividades de constitución de cuentas por pagar al cierre de cada vigencias fiscal, según las normas presupuestales. 

17. Alimentar los aplicativos relacionados con su área, del Sistema de Información Financiera del Ministerio de Hacienda, SIIF 1 y SIIF 2, de acuerdo con las instrucciones del SIIF Nación que le sean notificadas por el Coordinador SIIF Entidad. 

18. Elaborar, presentar oportunamente las declaraciones de impuestos e informes requeridos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades fiscales, y realizar los pagos a que haya lugar dentro del término legal. 

19. Las demás que le asigne el Superintendente de Sociedades o el Secretario General, de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia. 

Artículo 4°.De las funciones del Grupo de Cartera. Son funciones del Grupo de Cartera de la Superintendencia de Sociedades, las siguientes: 

1. Administrar, controlar y velar por el recaudo de la cartera a favor de la Superintendencia de Sociedades. 

2. Analizar y calificar la cartera a favor de la Superintendencia de Sociedades. 

3. Alimentar las cuentas de cobro por concepto de contribuciones, cuotas partes y vivienda, así como controlar el módulo de cartera del aplicativo financiero de la Superintendencia de Sociedades. 

4. Elaborar e implementar los manuales de procedimientos para los aplicativos del Grupo. 

5. Expedir los estados de cuenta y, paz y salvos por concepto de cartera. 

6. Velar porque le suministren oportunamente los actos administrativos que impongan, modifiquen o revoquen sanciones pecuniarias (multas), a favor de la Superintendencia de Sociedades. 

7. Adelantar las diligencias preliminares de cobro persuasivo, para invitar a los deudores a pagar sus deudas, con el fin de obtener el recaudo de la cartera a favor de la Superintendencia y evitar el proceso coactivo. 

8. Trasladar al Grupo de Jurisdicción Coactiva para que adelante el proceso de cobro coactivo; la cartera que presente un vencimiento superior a 120 días y para los casos de créditos de vivienda y estudio que presente mora de cuatro (4) cuotas. 

9. Elaborar los estudios para determinar la tasa de contribución a cobrar a las sociedades sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades y proyectar el acto administrativo mediante el cual se fija la tasa de contribución. 

10. Liquidar, elaborar y tramitar el envío de las cuentas de cobro por concepto de las contribuciones que deben pagar las sociedades vigiladas y controladas por la Superintendencia de Sociedades. 

11. Atender las reclamaciones y proyectar los actos administrativos por medio de los cuales se resuelvan los recursos que se presenten contra las cuentas de cobro de las contribuciones fijadas por la Superintendencia. 

12. Elaborar mensualmente y tramitar el envío de los estados de cuenta de los créditos de vivienda. 

13. Expedir la certificación sobre el monto de la deducción por intereses de vivienda, en los términos del Estatuto Tributario o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan. 

14. Ejecutar la cancelación de los créditos, incluida la legalización de las escrituras de liberación de los gravámenes hipotecarios constituidas a favor de la Superintendencia de Sociedades. 

15. Informar al Comité de Crédito de Vivienda sobre el estado de la cartera hipotecaria y el avance del cobro de los créditos de vivienda en mora. 

16. Elaborar, imprimir y tramitar el envío de las cuentas de cobro por concepto de cuotas partes pensionales por cobrar, con base en la información del aplicativo financiero Stone, en coordinación con el Grupo de Recursos Humanos. 

17. Elaborar y suscribir la liquidación certificada de deuda por cuotas partes pensionales y enviarlas al Grupo de Atención al Ciudadano para su notificación. 

18. Prestar apoyo al Grupo de Recursos Humanos, para responder los recursos que se interpongan contra la anterior liquidación certificada de deuda por cuotas partes pensionales. 

19. Preparar y suministrar información oportuna a los requerimientos de los Despachos Judiciales. 

20. Mantener actualizado el Manual de Cartera, socializarlo y velar por su aplicación. 

21. Realizar anualmente la conciliación y levantar la respectiva acta en la que consten las cifras contenidas en los módulos de cartera y contabilidad; proponer y realizar los ajustes correspondientes. 

22. Hacer seguimiento a la cartera demandada por nulidad y restablecimiento del derecho, para determinar si el cobro persuasivo o coactivo debe ser suspendido o terminado por esta circunstancia. 

23. Realizar las liquidaciones de los intereses y/o indexación cuando sean requeridas por los ejecutores del cobro coactivo, ya sea en acuerdos de pago o en las liquidaciones de los créditos que se realicen dentro de los procesos. 

24. Suministrar oportunamente al Grupo de Jurisdicción Coactiva cuando fuere el caso, los actos administrativos que imponen, modifiquen o revoquen sanciones pecuniarias (multas), a favor de la Superintendencia de Sociedades; una vez agotado el cobro persuasivo. 

25. Suscribir y hacer seguimiento de los Acuerdos de Pago realizados con los deudores en la etapa persuasiva con el fin de obtener la recuperación de la cartera. 

26. Remitir oportunamente al Grupo de Jurisdicción Coactiva y a las Intendencias Regionales las obligaciones pertenecientes a sociedades que se encuentren adelantando algún proceso de insolvencia, para que se hagan parte dentro del proceso. 

27. Realizar el cobro persuasivo a las EPS y ARP de los saldos a favor de la Entidad que tengan un vencimiento superior a 30 días después de la solicitud de la nota crédito, según informe del Grupo de Recursos Humanos por concepto de incapacidades. 

28. Las demás que le asigne el Superintendente de Sociedades o el Secretario General, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. 

Artículo 5°.De la suscripción de actos por parte del Coordinador del Grupo de Cartera. El Coordinador del Grupo de Cartera, suscribirá los siguientes actos: 

1. Las cuentas de cobro por concepto de contribuciones; 

2. Las cuentas de cobro por concepto de cuotas partes pensionales; 

3. La liquidación certificada de las cuotas partes pensionales; 

4. Las cuentas de cobro por concepto de crédito de vivienda de ex funcionarios y pensionados; 

5. Los demás actos administrativos que en desarrollo y para el cumplimiento de sus funciones requiera. 

Artículo 6°.Etapas del proceso de recaudo de la cartera vencida. El proceso de recaudo de la cartera vencida de la Superintendencia de Sociedades comprenderá dos etapas: Persuasiva y Coactiva. Será persuasiva aquella que recaiga sobre cartera que tenga hasta cuatro cuotas vencidas cuando se trate de créditos de vivienda o estudio o ciento veinte (120) días para los demás conceptos. 

Será coactiva, aquella en la cual se inicia la acción judicial a través del Grupo de Jurisdicción Coactiva, vencidos los 120 días o cuatro cuotas sin que se haya obtenido el pago de la cartera vencida. 

Artículo 7°.Del comité técnico de sostenibilidad del sistema de contabilidad. El Coordinador del Grupo de Cartera integrará el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad. 

Artículo 8°.Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 3°, 5° y 7° de la Resolución 500-004736 del 30 de octubre de 2008; la Resolución 500-06091 del 26 de diciembre de 2008 en su integridad y los artículos 2° al 7° de la Resolución 100-06594 del 16 de octubre de 2009. 

Afecta la vigencia de: [Mostrar]