Artículo 1°.Procedencia. Las peticiones que se presenten ante la Superintendencia de Sociedades podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier sistema, incluido fax, internet u otro medio satelital. 

Artículo 2°. Peticiones escritas. Las peticiones escritas deberán contener, por lo menos, los siguientes requisitos: 

1. Designación de la autoridad ante quien se dirige. 

2. Nombres, apellidos e identificación del solicitante y su representante o apoderado, si fuere el caso. 

3. Dirección y número telefónico para hacer las notificaciones. 

4. Objeto claro y determinado de la petición. 

5. Razones en que se fundamenta. 

6. Relación de los documentos que acompaña. 

7. Pruebas que pretende hacer valer. 

8. Firma del peticionario, su representante o apoderado. 

Parágrafo. Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder en los términos del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil. 

Artículo 3°. Peticiones verbales. Las peticiones verbales se formularán directamente en la dependencia competente para resolverlas, de acuerdo con la naturaleza del asunto y su respuesta deberá ser igualmente verbal y en forma inmediata. En los demás casos se resolverá por escrito. 

Si quien presenta la petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario está en la obligación de expedirla. 

Parágrafo 1°. Para la atención al público el Coordinador o Jefe de cada dependen­cia designará semanal o mensualmente los funcionarios encargados de absolver peticiones o consultas verbales. Los nombres de los funcionarios reposarán en listas que se fijarán en un lugar visible. 

Parágrafo 2°. En las dependencias en que no se haya establecido un horario de atención especial al público, se atenderá con cita previa dentro de las horas laborales. 

Artículo 4°. Radicación. El escrito que contenga una petición deberá ser radicado con el número que le corresponda, en el que se indicará la fecha de recibo y dependencia a la cual será remitido. Con base en los datos suministrados el peticio­nario podrá solicitar información sobre el estado en que se encuentra su petición. 

Artículo 5°. Atención al público. Las peticiones verbales se atenderán en las diferentes dependencias dentro del horario comprendido entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m., y en los grupos donde se reciba correspondencia de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. en ambos casos en jomada continua de lunes a viernes. 

Artículo 6°. Verificación de requisitos o información adicional. El funcionario que reciba la petición verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 2°. Si observare el incumplimiento de alguno de ellos. Así lo indicará a quien presente la solicitud, dejando constancia expresa de ello si éste insiste en que se le reciba. 

Artículo 7°. Cumplimiento de requisitos o información adicional. Si la petición no reúne los requisitos para resolver de fondo, el funcionario competente para dar trámite a lo solicitado así lo indicará al interesado mediante oficio dirigido a la dirección registrada en el escrito. Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional, el interesado no se pronunciare al respecto o no hubiere enviado la información requerida, se enten­derá que ha desistido de la misma, procediéndose en consecuencia a ordenar su archivo, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud. 

Parágrafo. Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que reposen en los archivos de la entidad o que puedan conseguir en cualquier entidad estatal. 

Artículo 8°. Término para resolver. Las peticiones deberán ser resueltas dentro de les plazos más adelante señalados, términos que se entenderán hábiles y se contarán a partir de la fecha de su radicación: 

1. Peticiones generales o particulares: Quince (15) días;
2. Peticiones con el propósito de obtener información: Diez (10) días;
3. Consultas: Treinta (30) días, y
4. Expedición de copias y certificaciones: Tres (3) días.

Parágrafo 1°. Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando la causa justificativa y la fecha en que se contestará su petición. 

Parágrafo 2°. Las consultas no serán de obligatorio cumplimiento para el particular ni comprometerán la responsabilidad de la Superintendencia de Sociedades. 

Artículo 9°. Interrupción de términos. Los términos señalados en el artículo anterior se interrumpirán en los siguientes casos: 

1. Mientras se decide el incidente de recusación de que trata el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo. 

2. Mientras se cumple el término decretado para la práctica de pruebas, sí hubiere lugar a ello. 

Parágrafo. En el curso del trámite administrativo se podrá decretar pruebas o solicitar informaciones de oficio o a petición del interesado, sin formalidad ni término especial. 

Artículo 10°. Rechazo de las peticiones. Habrá lugar a rechazar las peticiones si ellas son presentadas en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, imprope­rios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre otros. 

Parágrafo. La negativa de cualquier petición deberá ser siempre motivada, señalando expresamente la razón por la cual no se atendió y se notificará al interesado y al Ministerio Público, en los términos y con los requisitos establecidos en el Código Contencioso Administrativo, 

Artículo 11°. Funcionario Incompetente. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se solicita la actuación administrativa, no es el competente, deberá informárselo en el acto al interesado, si se actúa verbalmente; o dentro de los diez (10) días siguientes a partir de la recepción, si es por escrito; en este último caso el funcionario deberá enviar el escrito al competente dentro del mismo plazo, y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días. 

El escrito radicado en la Superintendencia deberá enviarse a la dependencia correspondencia a más tardar al día siguiente de su recepción, si la dependencia que recibe el escrito no es la competente para resolver, procederá a hacer el traslado de la misma inmediatamente. 

Artículo 12°. Citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve la Superintendencia resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que pueden hacerse parte y hacer valer sus derechos. 

La citación se hará por correo si no hay otro medio más eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición. 

Si la citación no fuere posible o demasiado costoso o demorada, o si se trata de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición en un periódico de amplia circulación nacional o local, según sea el caso. 

Parágrafo. El valor de las citaciones y publicaciones de que trata el presente artículo deberá ser cubierto por el peticionario, dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas. Si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición. 

II Información y certificaciones 

Artículo 13°. Información general de la entidad. Los documentos relacionados con el funcionamiento de la Superintendencia de Sociedades, las normas que le dan origen y las que definen sus funciones, su naturaleza y estructura o el organigrama de la Entidad, podrán ser consultadas en la biblioteca de la Entidad en el horario laboral. 

Artículo 14°. Información sobre actos de la Entidad. Las solicitudes tendientes a consultar y a obtener acceso a la información sobre los actos de esta Entidad, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la misma, deberán dirigirse a la dependencia que tenga bajo su responsabilidad dicha informa­ción, quien podrá negarla verbalmente o por escrito, de acuerdo con la forma como haya sido solicitada, si la misma tiene carácter de reservado. 

Artículo 15°. Información de carácter reservado. La administración sólo podrá negar la consulta, expedición de copias o fotocopias de documentos que tengan el carácter de reservados, mediante acto debidamente motivado, con indicación al peticionario que puede hacer uso del recurso de insistencia ante el Tribunal Conten­cioso Administrativo, en los términos y el procedimiento establecido en la Ley 57 de 1985. 

Parágrafo l°. Del acto que niegue las copias deberá darse traslado a la Procuraduría General de la Nación, con copia de los antecedentes pertinentes y con indicación de las normas en que se fundamenta para denegar la solicitud de información. 

Parágrafo 2°. Si quien solicita la expedición de copias o fotocopias es un periodista acreditado en la fecha como representante de un medio de comunicación, se tramitará preferencialmente, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 57 citada. 

Artículo 16°. Excepciones a la reserva de la información. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, no obstante lo cual deberá asegurar la reserva de dichos documentos. Tampoco será oponible a la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá acreditar dicha calidad. 

Artículo 17°. Expedición de copias. La expedición de copias dirá lugar al pago previo de las mismas, si excede de diez (10). Para tal efecto se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que para la entrega de las fotocopias requeridas deberá cancelar previamente el valor que ellas ocasionen en la tesorería de la Entidad o en el establecimiento bancario que se le indique, y presentar el recibo correspondiente ante la respectiva dependencia. 

Una vez el peticionario haya presentado el recibo correspondiente de la cancela­ción de fotocopias, la dependencia respectiva tendrá tres (3) días hábiles para expedirlas. 

Parágrafo. Si no fuere posible reproducir en la Superintendencia los documentos cuya copia se solicita, el Secretario General autorizará a un funcionario para sacar los documentos solicitados fuera de la Entidad. En este evento los gastos serán cubiertos previamente y en su totalidad por el peticionario. 

Artículo 18°. Valor de las copias. Teniendo en cuenta lo anterior, se fija un costo de cuarenta pesos ($40.00) moneda corriente por cada copia, valor que se reajustará anualmente de acuerdo con las normas legales vigentes para el efecto. 

Artículo 19°. Expedición de certificaciones. Corresponderá al Jefe de cada dependen­cia expedir las certificaciones, que de acuerdo con su competencia y en virtud de sus funciones, le hayan sido asignadas. Las demás certificaciones deberán ser expedidas por el Secretario General. 

III De las quejas y reclamos 

Artículo 20°. Dependencia responsable. La dependencia encargada de tramitar las quejas y reclamos que se presenten contra la Entidad estará coordinada y dirigida por el Secretario General. 

Artículo 21°. Procedencia. La Superintendencia de Sociedades resolverá las quejas y reclamos que se formulen verbalmente o por escrito, relacionadas con el cumplimiento de la misión de la Entidad, de conformidad con lo prescrito en la Ley 190 de 1995 y su reglamentario 2232 del mismo año. 

Artículo 22°. Principios y procedimiento. Las quejas y reclamos se resolverán siguiendo los principios y procedimientos dispuestos en la presente Resolución para el ejercicio del derecho de petición, según se trate de interés particular o general. 

Parágrafo. Si la queja o reclamo se refiere al mal funcionamiento de un servicio a cargo de la Entidad, se procederá a dar traslado al funcionario responsable del área quien pondrá todos los medios a su alcance para atender, las fallas y contestar al quejoso dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción de la misma. Si de la evaluación se determina la responsabilidad de algún funcionario se ordenará la apertura de indagación preliminar o proceso disciplinario y adoptar las medidas que resulten pertinentes. 

Artículo 23°. Registro. De las quejas y reclamos se llevará un libro en el que se registrará la siguiente información: 

a. Número y fecha de la radicación; 

b. Nombre del quejoso; 

c. Dependencia o funcionario contra quien se dirige la queja o reclamo; 

d. Servicio sobre el cual recae la queja o reclamo presentado; 

e. Documento y pruebas que anexa; 

f. Número y fecha del oficio de respuesta. 

Parágrafo. El funcionario que tenga a su cargo el trámite de la queja o reclamo oficiará al quejoso, informándole que se ha iniciado el estudio de la misma y que una vez analizada se procederá a dar respuesta. 

IV Disposiciones finales 

Artículo 24°. Intendencias Regionales. En las Intendencias Regionales de la Superintendencia de Sociedades se designará un funcionario para adelantar el trámite de las quejas y reclamos incoadas en la Regional. 

Artículo 25°. Aplicación. El presente reglamento es aplicable para los casos no cobijados por procedimientos especiales. 

Artículo 26°. Otras normas. Para los casos no contemplados en este reglamento, se aplicarán las disposiciones generales consignadas en el Código Contencioso Administrativo y las demás disposiciones que lo modifiquen, adicionen o aclaren. 

Artículo 27°. Modificación al reglamento. La modificación a la presente Resolu­ción requerirá revisión y aprobación previa de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo ordenado por el Decreto 770 de 1984. 

Artículo 28°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, previa aprobación de la Procuraduría General de la Nación y deroga todas las que le sean contrarias. Su inobservancia por parte de los funcionarios de esta Superintendencia constituye causal de mala conducta.