DIARIO OFICIAL. AÑO CXXVIII. N. 40596. 23, SEPTIEMBRE, 1992. PÁG. 5.
RESUMEN DE MODIFICACIONES [Mostrar] |
RESOLUCIÓN 4804 DE 1992
(agosto 25)
por la cual se reglamenta el procedimiento de reparto de minutas.
Estado del documento: Derogado.[Mostrar] |
La Superintendente de Notariado y Registro,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas en los artículos 15 de la Ley 29 de 1973 y literal m) del Decreto-ley 1659 de 1978, y
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 15 de la Ley 29 de 1973, establece:
"Artículo 15. Los actos de la Nación, los Departamentos, Intendencias, Comisarías y Municipios, y, en general, de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La SuperintendenciadeNotariado y Registro reglamentará el procedimiento de reparto, de modo que la Administración no establezca privilegios en favor de ningún Notario (subrayo).
El incumplimiento de esta disposición hará Incurrir al responsable en multa de quinientos pesos ($500.00) a cinco mil pesos ($ 5.000.00), que impondrá disciplinariamente, con conocimiento de causa, la Superintendencia de Notariado y Registro, de oficio o a petición de cualquier persona natural o jurídica.
Parágrafo. Los establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos al régimen de reparto y de sanciones de que tratan los anteriores incisos".
Por lo anteriormente expuesto esta Superintendencia de Notariado y Registro estima pertinente establecer una nueva reglamentación en materia de reparto, y por tanto,
RESUELVE:
Artículo 1°. Del lugar y medios para efectuar el reparto. La diligencia del reparto de minutas estará a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro por conducto de la División Legal de Notariado respecto de las Notarías del Círculo de Santafé de Bogotá, y de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva para las demás ciudades del país. En cuanto corresponde al Círculo de Santafé de Bogotá se llevará a cabo por el Profesional Especializado o por uno de los Profesionales Universitarios de la citada División Legal; y por el Registrador de Instrumentos Públicos, en aquellos Círculos fuera de Santafé de Bogotá donde haya más de una Notaría.
En las ciudades donde haya más de una Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, la diligencia de reparto se efectuará mediante turnos semanales, establecidos rigurosamente entre ellas.
El reparto se adelantará computarizadamente en la Superintendencia de Notariado y Registro y en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos fuera de Santafé de Bogotá que cuenten con este sistema; en las demás, se llevará en forma manual. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito no opere el sistema computarizado el reparto se realizará manualmente.
TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]
Artículo 2°.Del día, requisitos y lugar de entregademinutas. Para efecto del estudio y clasificación de las minutas, las entidades sujetas a reparto deberán entregarlas los días lunes y jueves antes de las cinco de la tarde (5 p. m.) o el día siguiente de 9 a 12 m. en el evento de que los anteriores sean festivos, en la División Legal de Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro, respecto del reparto entre las Notarías de Circulo de Santafé de Bogotá y en el despacho del Registrador de Instrumentos Públicos correspondiente, para las demás ciudades del país.
La minuta o minutas objeto de sorteo serán recibidas por los funcionarios de la División Legal de Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro, y por los funcionarios en el Despacho del Registrador de Instrumentos Públicos de fuera de Santafé de Bogotá, quienes verificarán:
a) Que las minutas no presenten borrones, repisados o enmendaduras y si así lo estuvieren que éstas se encuentren debidamente salvadas;
b) Que en el texto de la minuta conste de manera clara e inequívoca la naturaleza jurídica de los entes intervinientes;
c) Que se haya fijado el valor preciso del acto o contrato a celebrar.
Parágrafo. Las minutas que no reúnan los requisitos señalados serán devueltas al interesado en el momento de recibo, expresando el motivo de la devolución.
TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]
Artículo 3°. Del día y hora para realizar el reparto.La diligencia de reparto se llevará a cabo los días martes y viernes a las 4 p. m. en la División Legal de Notariado de la Superintendencia de Notariado y en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva, para las demás ciudades del país.
Parágrafo. Una vez sorteadas las minutas, éstas deberán entregarse el día hábil siguiente a cada una de las Notarías favorecidas, a las cuales se les comunicará oportunamente para que envíen a un funcionario a retirar la minuta o minutas que les hubieren correspondido en virtud del reparto.
TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]
Artículo 4°.De las clases de reparto:
Ordinario. Es aquel cuyo sorteo se lleva a cabo los días martes y viernes a las 4 p. m. en la sede de las entidades a que se ha hecho referencia anteriormente.
Extraordinario. Procede en casos de urgencia inaplazable, en días y horas distintos de los señalados para el reparto ordinario, con base en la petición escrita y motivada del representante legal del ente u organismo interesado y será autorizado mediante resolución que se proyectará en la División Legal de Notariado o en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda.
Artículo 5°. Del acta de reparto. De toda diligencia de reparto se levantará el acta correspondiente, la cual será foliada y legajada cronológicamente.
El acta será firmada por los funcionarios que hayan intervenido en la diligencia de reparto, incluido el de Sistemas, en la Superintendencia de Notariado y Registro; y por el Registrador y este último, en los demás casos: en el evento de que el reparto se realice en forma manual, el acta será firmada por el funcionario que la haya realizado y por quien actúe como secretario (a) en dicha División Legal para Santafé de Bogotá, y por el (la) secretario(a) del Registrador de Instrumentos Públicos en los demás casos.
Artículo 6°. De las categorías. Con el fin de lograr que el reparto de minutas sea equitativo, se establecen las siguientes categorías:
Primera. Actos de cuantía superior a setecientos millones de pesos ($ 700.000.000.00).
Segunda. Actos de cuantía superior a cuatrocientos millones de pesos ($ 400.000.000.00) y hasta setecientos millones de pesos ($ 700.000.000.00).
Tercera. Actos de cuantía superior a doscientos millones de pesos ($ 200.000 000.00) y hasta cuatrocientos millones de pesos ($ 400.000.000.00).
Cuarta. Actos de cuantía superior a cíen millones de pesos ($ 300.000 000.00) y hasta doscientos millones, de pesos ($ 200.000.000 00) o aquellos en que concurran los particulares con la Nación, Departamentos, Municipios o establecimientos públicos del orden nacional, en cuantía superior a cien millones de pesos ($ 100.000.000.00).
Quinta. Actos de cuantía suportar a setenta millones de pesos ($ 70.000.000.00) y hasta cien millones de pesos ($ 100.000.000.00)
Sexta. Actos de cuantía superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000 00) y hasta setenta millones de pesos ($ 70.000 000.00)
Séptima. Actos de cuantía de diez millones de pesos ($ 10.000.000.00) o menos, o de constitución de régimen de propiedad horizontal, independientemente del número de unidades de derecho privado.
Octava. Actos en que concurran únicamente entidades exentas del pago de derechos notariales.
Artículo 7°.De los planes deviviendade entidades públicas. Las entidades públicas que desarrollen planes de vivienda, podrán solicitar a la Superintendencia o a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente que el plan sea sorteado en grupos, los que en ningún caso excederán de 50 unidades adjudicables para cada Notaría. La cuantía se determinará sumando el valor de cada acto.
Artículo 8°. De los actos en que intervenga directa o indirectamente el Instituto Nacional de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana, Inurbe. Para efectos de determinar la categoría en los actos en que participe de manera directa o indirecta el Inurbe para suministrar vivienda a los particulares, sólo se tendrá en cuenta el 50% del valor del contrato.
En los actos en que intervengan exclusivamente las fundaciones de asistencia o beneficencia pública reconocidas por el Estado, sin ánimo de lucro, debidamente certificado, se tendrá en cuenta para su clarificación el artículo 18 del Decreto 172 de 1992.
En los actos de constitución de empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional, departamental y municipal y sociedades de economía mixta, al igual que en los que correspondan a sus reformas estatutarias, sólo se tendrá en cuenta el valor de los aportes de las entidades no exentas.
Artículo 9°. De la hoja de clarificación y reparto. El documento de clasificación y reparto de las minutas debe protocolizarse con la correspondiente escritura pública sin costo alguno para las partes y copia o fotocopia autenticada del mismo se anexará a la copia de la escritura que la Notaría expida con destino al archivo de la Oficina de Registro.
Cuando un instrumento público contenga actos o contratos que debiendo someterse a reparto no lo fueron o no cumplan con los requisitos antes señalados, le corresponde al Registrador de Instrumentos Públicos dar inmediato aviso a la Dirección de Vigilancia de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Artículo 10.De la correcciónde errores. Los errores en que se incurra en la diligencia de reparto se subsanarán de la siguiente manera: cuando el Notario observe que la minuta adjudican v quedó mal clasificada y por tanto mal repartida, debe proceder a devolverla a la División Legal de Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro o a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes: además, solicitará la restitución del turno en la categoría de que se trate. Vencido el término señalado no habrá lugar a la restitución del turno.
En caso de urgencia en el otorgamiento de la escritura, el interesado deberá solicitar reparto extraordinario, de la minuta erróneamente repartida.
Si los interesados desisten del otorgamiento de una escritura después de efectuado el reparto, o cuando transcurridos dos (2) meses no se hubiere otorgado el acto escriturario respectivo, le corresponde al Notario comunicar por escrito a la División Legal de Notariado o a la Oficina de Registro correspondiente y solicitar la restitución del tumo en la misma categoría.
Artículo 11. De la vigilancia. La Superintendencia de Notariado y Registro velará por el cumplimiento estricto de lo dispuesto en la presente Resolución.
Artículo 12. El presente Acto administrativo deberá ser fijado por el Notario en el lujar más visible de su Notaría y en el de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos correspondientes.
Artículo 13. Esta Resolución rige a partir del día 15 de septiembre de 1992 y deroga expresamente las Resoluciones 4454 de 1985, 3846 de 1987, 218 de 1988, 1913 de 1991 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a 25 de agosto de 1992.
La Superintendente de Notariado y Registro,
Martha Bahamón de Restrepo.
El Secretario General,
Javier Darío Anaya Narváez.