Artículo 1º.Acceso. El acceso a internet a través de los recursos informáticos de la entidad está sujeto a lo establecido en la presente resolución, no obstante la Superintendencia se reserva el derecho de imponer limitaciones adicionales. 

Artículo 2º.Acciones productivas. Es un compromiso de los funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro realizar un uso adecuado y productivo de los recursos informáticos propiedad de la entidad. Para lograr tal propósito, deben: 

1. Utilizar la red para la comunicación y el intercambio de información que esté directamente relacionado con la misión de la entidad, las funciones del empleado y las tareas que su superior jerárquico le encomiende. 

2. Cerrar su sesión de usuario cada vez que abandone temporalmente su lugar de trabajo con el ánimo de proteger los equipos a su cargo, de evitar fugas de información y de colaborar con los responsables de la red. 

3. Mantener actualizado el sistema operativo y el software de aplicación de su equipo, en especial el software para la detección y eliminación de virus o realizar las acciones respectivas que el personal de la Oficina de Planeación e informática le indiquen; 

4. Limitar al máximo la utilización de papel para el intercambio de comunicación evitando la impresión de los mensajes electrónicos de datos con el ánimo de garantizar el uso racional de los recursos de la entidad. 

5. Consultar periódicamente su buzón de correo electrónico institucional con el propósito de atender con celeridad los asuntos a su cargo. 

6. Transmitir por medio del Intranet todas las comunicaciones institucionales que no requieran legalmente soporte físico para su conservación. 

Artículo 3º.Conductas inaceptables. Son conductas inaceptables para los usuarios de la red de la Superintendencia, las siguientes: 

1. El uso de un equipo informático perteneciente a la Superintendencia para la introducción intencional de un código malicioso o virus informático con propósitos dañinos. 

2. El uso de un equipo informático perteneciente a la Superintendencia para ejecutar actos que lesionen los derechos de terceros. 

3. La descarga de archivos de Internet sin analizarlos previamente con un programa antivirus antes de ser abiertos y/o ejecutados. 

4. Instalar archivos provenientes de medios magnéticos, ópticos, dispositivos inalámbricos y demás formas de transmisión de datos sin analizarlos previamente con un programa antivirus. 

5. Descargar archivos de video o audio que no estén relacionado con la misión de la entidad. Los funcionarios que requieran descargar archivos de gran tamaño (más de 2 megabytes) por motivos relacionados con el servicio, deben procurar realizarlo en las horas en las que el sistema esté menos congestionado. 

6. Descargar o instalar programas de computador sin obtener la respectiva licencia de uso. 

7. Las actividades del funcionario no deben en ningún caso ocasionar un gasto extra a la Superintendencia. (Hay sitios web que cobran por su consulta). 

8. Consultar páginas web cuyo acceso está prohibido a menores de 18 años. 

9. Utilizar los equipos informáticos y la red de la entidad para realizar actividades lucrativas. 

10. Los funcionarios tienen el deber de informar a las Oficinas de Planeación e Informática cualquier tentativa de acceso no autorizado a su cuenta, y en general, de señalar cualquier anomalía que adviertan en la operación del sistema. 

11. Cada funcionario se compromete a no realizar ninguna acción que tienda a permitir o a facilitar el acceso a los recursos de la Superintendencia a terceros no autorizados. 

Artículo 4º.Equipos propiedad de la Superintendencia. Los datos, archivos y programas de computador almacenados en los equipos informáticos son propiedad de la Superintendencia y ésta se reserva el derecho a inspeccionar los equipos para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente. 

La Superintendencia se reserva el derecho de instalar software que permitan monitorear el uso que los funcionarios hagan de la red, así como de limitar el tiempo de conexión por usuario o el ancho de banda disponible. 

Artículo 5º.Uso de contraseñas. Todo funcionario que obtenga una contraseña para utilizar un recurso de la Superintendencia está obligado a conservar la confidencialidad de dicha contraseña, la cual es personal e intransferible. La entidad podrá establecer medidas adicionales para restringir el acceso a la red, como pueden ser las tarjetas magnéticas, firmas digitales, medios de identificación biométrica y cualquier otro medio similar que garantice la identidad de la persona que accede a la red de la Superintendencia. 

Los usuarios deberán obedecer las medidas de seguridad lógicas y físicas que sean sugeridas por el administrador del sistema para proteger la integridad de la información que reposa en los equipos a su cargo. 

Artículo 6º.Derechos de autor. Cada funcionario asume su responsabilidad en el tratamiento de material que pueda estar protegido por las normas del derecho de autor y la propiedad intelectual, y exime de cualquier responsabilidad a la entidad. 

Artículo 7º.Protección a la intimidad. El acceso de los funcionarios a la información y a los documentos contenidos en los sistemas de la Superintendencia está limitado a tres clases de datos. 

1. Los datos que pertenecen al funcionario. 

2. Los datos que están disponibles al público o que son compartidos por otros usuarios. 

3. Los datos que comparta su grupo de trabajo. 

En especial, se prohíbe a los usuarios utilizar información privada de otras personas. Esta regla se aplica igualmente a los mensajes de datos tipo correo electrónico que el usuario reciba y que no le estén destinados expresamente. 

Artículo 8º.Asignación de cuentas de correo electrónico. La Oficina de Planeación e Informática es la dependencia encargada de asignar y cancelar las cuentas de correo electrónico a notarios, registradores de instrumentos públicos y funcionarios de la Superintendencia. 

Parágrafo. Esta asignación estará sujeta a la disposición progresiva de recursos físicos y tecnológicos que adelante la entidad. 

Artículo 9º.Prohibiciones relativas al correo electrónico. Se prohíbe expresamente: 

1. El uso, envío, publicación, difusión o transmisión a través de cualquier recurso informático de la entidad, de cualquier información que de alguna u otra forma: 

1.1 Lesione o desconozca los derechos de cualquier otra persona, incluyendo su derecho a la intimidad. 

1.2 Posea contenidos falsos, obscenos, pornográficos, ofensivos o discriminatorios. 

1.3 Restrinja o inhabilite a otros usuarios del uso del sistema o disminuya la eficiencia de los equipos informáticos. 

2. La difusión de cualquier contenido político. 

3. La promoción de actividades personales del funcionario no relacionadas con el servicio. 

4. El envío de mensajes de datos con destinatarios múltiples sobre temas que no estén relacionados directamente con la labor de la Superintendencia. 

5. El envío de mensajes de datos «en cadena», cualquiera que pueda ser su fin. 

Artículo 10.Actualización de Datos. 

1. El director de la División de Recursos Humanos de la entidad tiene la obligación de informar inmediatamente a la Oficina de Planeación e Informática acerca del ingreso, traslado y retiro de Registradores de Instrumentos Públicos y funcionarios de la entidad, para que se proceda a la creación o cancelación de las cuentas de correo electrónico que se requieran. 

2. El coordinador del Grupo de Actividades Notariales tiene la obligación de informar inmediatamente a la Oficina de Planeación e Informática acerca del ingreso, traslado y retiro de notarios del país, para que se proceda a la creación o cancelación de las cuentas de correo electrónico que se requieran. 

3. El Jefe de la Oficina de Planeación está en la obligación de enviar periódicamente a cada grupo de trabajo una versión digital actualizada del directorio de la entidad, en la que constarán los nombres de las dependencias, sus funcionarios, las extensiones y sus direcciones de correo electrónico, las direcciones, teléfonos y correos electrónicos de los notarios del país y mantener una versión actualizada de los mismos en la intranet y la página web de la entidad. 

Artículo 11.Deber de identificación. Todo funcionario está obligado a identificarse correctamente en sus comunicaciones vía correo electrónico, indicando su nombre, cargo y área y, cuando sea pertinente, su grupo de trabajo. 

Artículo 12.Limitaciones a la capacidad de almacenamiento de las cuentas de correo electrónico. Es responsabilidad de cada funcionario la administración de sus cuentas, eliminando los mensajes de su buzón, o almacenándolos en el disco duro del computador que le fue asignado o en dispositivos portátiles de almacenamiento. 

Artículo 13.Archivos adjuntos. Antes de adjuntar un documento a un correo electrónico, los funcionarios deben verificar si dicho documento no está publicado ya en la intranet, o en internet. En tal caso, es preferible proporcionar la ubicación del documento en la red o en la carpeta de archivos compartidos. 

Está prohibido abrir cualquier archivo adjunto de un correo electrónico sin haberlo analizado previamente con un programa actualizado de detección de virus. Si no dispone de dicho programa, el usuario debe contactar al administrador de la red antes de ejecutar cualquier acción. 

Artículo 14.Direcciones de correo electrónico no individuales. La entidad creará direcciones de correo electrónico especiales como puntos generales de contacto, cuyas características especiales serán las siguientes: 

1. Varias personas tendrán acceso al buzón de mensajes, aunque habrá un responsable del buen manejo de la cuenta, designado por el jefe del área respectiva. 

2. La atención de los requerimientos recibidos por los ciudadanos tendrá prioridad sobre los demás mensajes. 

3. Es obligación de los funcionarios asignados en cada área tramitar todas las peticiones, quejas, requerimientos y demás comunicaciones que reciban a través de los correos electrónicos no individuales. 

4. El área encargada de responder las consultas o resolver los reclamos es responsable del buen nombre de la entidad ante los usuarios. 

5. Los mensajes recibidos serán almacenados y tratados estadísticamente para establecer las prioridades del servicio. 

Artículo 15.Envío de documentos preparatorios. Los funcionarios no podrán enviar documentos preparatorios de actos administrativos a personal de la entidad, notarios, registradores y personal externo. Quedan exentos de esta prohibición los funcionarios que por su competencia deban conocer del mismo. 

El Superintendente de Notariado y Registro determinará las excepciones a esta disposición. 

Artículo 16.Propósito de la Intranet. El propósito principal de la intranet de la Superintendencia de Notariado y Registro es servir de mecanismo de integración de los procesos, procedimientos, información y del recurso humano de la entidad. Para lograr este propósito, el Comité de Administración de la página web es el responsable de garantizar el rendimiento, disponibilidad, funcionalidad y seguridad de la intranet. 

Artículo 17.Disminución del tráfico de documentos. La intranet se utilizará, entre otras funciones, para difundir información de interés general para los empleados y disminuir el tráfico de documentos en formato papel, así, los funcionarios deben consultar la intranet antes de solicitar información a otras dependencias. 

Artículo 18.Grupos de trabajo. La Oficina de Planeación e Informática conformará grupos de trabajo siguiendo la distribución de las áreas y los proyectos asignados a éstas en el Plan Estratégico 2003 - 2006. Esto no impide que se creen grupos de trabajo interáreas para trabajar en proyectos determinados, o que dos o más grupos de trabajo sean asignados a un solo proyecto. 

Artículo 19.Recursos compartidos y gestión del conocimiento. La información de la Superintendencia, además de ser una herramienta de trabajo, es su principal activo. Por ello y con el objetivo de lograr una mejor gestión del conocimiento, los empleados deben aprender a compartir los recursos. 

Es inaceptable que la marcha de un proceso en la Superintendencia se detenga por la ausencia temporal de un empleado, por calificado que este sea. En este sentido, los documentos relativos a un proyecto deben estar a disposición de los interesados, para su discusión y análisis. 

En las carpetas privadas de cada funcionario solo deben permanecer los documentos que le fueron asignados personalmente y bajo reserva de confidencialidad. La información que pueda servir a otros funcionarios debe estar a su disposición. 

Artículo 20.Divulgación de documentos institucionales. La divulgación a través de la intranet de los documentos institucionales de carácter general como resoluciones, instrucciones administrativas y circulares estarán a cargo exclusivamente de la División de Divulgación y Publicaciones. 

Artículo 21.Comunicación con las Oficinas de Registro. Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, que cuenten con los recursos físicos y tecnológicos necesarios, deberán crear su cuenta de correo electrónico, hasta tanto la entidad les asigne la cuenta institucional. 

La comunicación entre las diferentes dependencias de la entidad con las Oficinas de Registro, que cuenten con esta herramienta, deberá realizarse exclusivamente a través de la red. Quedan exentos de esta disposición los documentos que por su carácter legal o práctico intrínseco no permiten dicho tratamiento. 

Artículo 22.Comunicación con las notarías del país. Las Notarías de Primera Categoría, no subsidiadas, que cuenten con los recursos físicos y tecnológicos necesarios, deberán crear su cuenta de correo electrónico, hasta tanto la entidad les asigne la cuenta institucional. 

La comunicación entre las diferentes dependencias de la entidad con las Notarías del País, que cuenten con esta herramienta, deberá realizarse exclusivamente a través de la red. 

Quedan exentos de esta disposición los documentos que por su carácter legal o práctico intrínseco no permiten dicho tratamiento. 

Los notarios subsidiados que reciban los computadores asignados por la entidad deberán implementar el uso de este recurso. Si las condiciones de la infraestructura técnica de su región no lo permiten deberán dar a conocer esta situación al Jefe de la Oficina de Planeación e Informática. 

Artículo 21.Divulgación de documentos institucionales. La divulgación de los documentos institucionales de carácter general dirigidos a notarios y registradores como resoluciones, instrucciones administrativas y circulares estarán a cargo exclusivamente de la División de Divulgación y Publicaciones. 

Las Notarías y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, que cuenten con este recurso, deberán informar a la División de Divulgación cualquier anomalía en la recepción de la información. No obstante, deben verificar inicialmente que la misma no esté publicada en la página web de la entidad. 

Artículo 24.Envío de correo físico. Con el ánimo de racionalizar el gasto público, la entidad hará dos envíos mensuales de las disposiciones generales a las Oficinas de Registro y Notarías que por su contenido deban remitirse a través de este medio. 

Los documentos que, por su contenido legal, intrínsecamente contengan términos estarán exentos de los plazos estipulados en la presente resolución. 

Artículo 25.Servicios de mensajería instantánea. Los programas de computador que ofrecen servicios de mensajería instantánea solo podrán ser utilizados en labores de comunicación relacionadas directamente con las funciones de la entidad. 

La Superintendencia se reserva el derecho de prohibir el uso de éstos o de desinstalarlos de los equipos que considere conveniente. 

Artículo 26.Imagen corporativa. Todas las comunicaciones de la Superintendencia llevarán impresa la dirección del portal de servicios de la entidad y el correo electrónico institucional del funcionario que firme el documento. 

Artículo 27.Instalación de software. Está estrictamente prohibido efectuar copias de software protegido por derechos de autor, fuera de una copia de seguridad en las condiciones previstas por la normatividad de protección del software. Estas copias sólo podrán ser efectuadas por el responsable que designe el Superintendente o el Jefe de Planeación e Informática. Además el usuario no instalará en ningún equipo software de entretenimiento o de juegos. 

Artículo 28.Condición principal de acceso. El acceso a la red y a los equipos informáticos de la Superintendencia requiere que el usuario conozca y entienda la presente resolución y las reglas que de esta emanan. 

Artículo 29.Actualización de las políticas. La política institucional para el uso de internet e intranet será revisada regularmente para asegurar que refleja correctamente los desarrollos normativos y la evolución de las tecnologías de la información y comunicaciones. 

Artículo 30.Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.