Artículo 1. Creación del Comité Interno de Archivo. Créase el Comité Interno de Archivo como órgano asesor de la alta dirección del Instituto en materia archivística y de gestión documental, encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias. 

Artículo 2. Integración. El Comité Interno de Archivo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, estará integrado por: 

2.1.Subdirector Administrativo y Financiero, quien lo presidirá. 

2.2 Subdirector de Servicios Forenses. 

2.3 Director Regional Bogotá. 

2.4 Jefe de la Oficina Jurídica. 

2.5 Jefe de la Oficina de Planeación. 

2.6 Coordinador del Grupo Nacional de Tecnologías de Información y de Desarrollo. 2.7 Coordinador del Grupo Nacional de Gestión Administrativa. 

2.8 Coordinador del Grupo Nacional de Gestión Documental, quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité y actuará con voz pero sin voto. 

Parágrafo 1. Será invitado permanente del Comité, el jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz pero sin voto. 

Parágrafo 2. La designación como miembros del Comité Interno de Archivo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses es indelegable en virtud de los asuntos y decisiones que son competencia de este órgano. 

Parágrafo 3. El Comité o tres de sus miembros podrán invitar a las sesiones a funcionarios o particulares, que consideren necesario para el mejor cumplimiento de sus funciones, quienes actuarán con voz pero sin voto. 

Artículo 3. Deberes de los miembros del Comité. Son deberes de los miembros del Comité Interno de Archivo: 

3.1 Asistir a las sesiones y cumplir con los compromisos que se establezcan. 

3.2 Documentarse sobre los diferentes temas que se tratarán en cada sesión. 

3.3 Generar propuestas que permitan la mejora continua de las actividades que son responsabilidad del Comité. 

3.4 Presentar de manera oportuna y por escrito, la justificación de su inasistencia a alguna sesión. 

Artículo 4. Funciones del Comité. Son funciones del Comité Interno de Archivo: 

4.1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental. 

4.2. Definir las políticas, programas de trabajo y planes relativos a la función archivística institucional, entre otros, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas pertinentes. 

4.3. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. 

4.4. Aprobar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de Valoración Documental - TVD de la entidad para remitirlas al Archivo General de la Nación para su convalidación y trámites subsiguientes, acorde con la normativa vigente que rige la materia. 

4.5. Estudiar y aprobar las propuestas de eliminación de documentos de acuerdo con las normas vigentes, las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa. 

4.6. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 

4.7. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 

4.8. Aprobar el Programa de Gestión Documental de la entidad. 

4.9. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 

4.10. Hacer seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental. 

4.11 Las demás funciones asignadas por la alta dirección, siempre que éstas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. 

Artículo 5. Reuniones. El Comité Interno de Archivo del Instituto, sesionará ordinariamente cada tres (3) meses, y de manera extraordinaria, cuando las circunstancias así lo exijan y sus deliberaciones serán consignadas en actas. 

Parágrafo 1. Suspensión de sesión. Cuando sea necesario suspender una sesión del Comité, ésta, deberá reanudarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. La nueva fecha, hora y lugar será comunicada de manera oportuna por parte del Secretario Técnico del Comité. 

Parágrafo 2. Reuniones no presenciales. Cuando por circunstancias de fuerza mayor y/o cualquier dificultad que impida la realización de la reunión presencial, Ja misma se llevará a cabo por medio electrónico o cualquier mecanismo idóneo, para que todos sus integrantes puedan deliberar, formular comentarios y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva y de manera inmediata, dentro del plazo que para el efecto se establezca en la respectiva citación. 

Artículo 6. Convocatorias del Comité. La convocatoria a las sesiones ordinarias del Comité debe realizarse por lo menos cinco (5) días hábiles antes de la reunión y para reuniones extraordinarias, con un (1) día hábil de anticipación, mediante correo electrónico o cualquier medio idóneo dirigido a todos los integrantes, anexando el documento respectivo en el que se indique fecha, hora, lugar y orden del día. 

Parágrafo 1. Cuando se requieran documentos para ilustración, consideración o aprobación por parte de los miembros del Comité, éstos deberán ser remitidos con la convocatoria. 

Parágrafo 2. Harán parte del acta respectiva, las copias de la convocatoria efectuada, los documentos enviados para 

Artículo 7. Quórum. El Comité Interno de Archivo del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y las decisiones se tomarán por mayoría simple. 

Parágrafo 1. En caso de empate en la decisión de algún asunto, el mismo será sometido a una nueva votación en la siguiente sesión; en caso de persistir el empate, el Comité podrá designar un miembro ad - hoc para resolverlo. 

Parágrafo 2. En lo referente a salvamento y aclaración de votos, los integrantes del Comité que se aparten de las decisiones o recomendaciones adoptadas por la mayoría de los miembros, deberán expresar las razones que motivan su decisión y de tal circunstancia se dejará constancia en el acta respectiva. 

Artículo 8. Secretaría Técnica. La Secretaria Técnica del Comité estará a cargo del Coordinador del Grupo Nacional de Gestión Documental o quien haga sus veces, quien tendrá las siguientes funciones: 

8.1. Convocar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias o a las extraordinarias que le indique el Presidente del Comité. 

8.2. Elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias. 

8.3. Preparar con anticipación el orden del día y remitir a los miembros los documentos que serán sometidos a consideración del Comité, acorde con lo establecido en el artículo 6 de la presente resolución. 

8.4. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por el Comité. 

8.5. Disponer con antelación los documentos e información requerida por el Comité para la toma de decisiones. 

8.6. Elaborar procedimientos, instructivos, guías y directrices que contribuyan al desarrollo e implementación de las políticas y normas de archivo promulgadas por el Archivo General de la Nación. 

8.7. Presentar para aprobación del Comité Interno de Archivo del Instituto, las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental creadas y/o actualizadas por las unidades organizacionales que conforman la Entidad y adelantar el respectivo trámite ante el Archivo General de la Nación. 

8.8. Registrar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación. 

8.9. Preparar, revisar, proponer ajustes, actualizar y presentar para aprobación del Comité Interno de Archivo: la Política de Gestión Documental, Programa de Gestión Documental, Plan de Emergencias Documentales, Política de Gestión de Documentos físicos, electrónicos e información de la entidad y el Plan de Aseguramiento Documental. 

8.10. Las demás funciones que le sean asignadas por el Comité Interno de Archivo del Instituto en materia de archivos y gestión documental. 

Artículo 9. Actas de sesiones del Comité. De cada sesión del Comité se levantará un acta en la cual se dejará constancia de las decisiones, responsabilidades, acuerdos y compromisos adquiridos. 

Parágrafo 1. Los proyectos de actas deben ser presentados por el Secretario Técnico del Comité en un término de cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la reunión para observaciones de quienes participaron en la misma. Los participantes tendrán tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación para presentar sus observaciones o comentarios, en caso contrario se asumirá en su integralidad el documento presentado para su revisión. 

Parágrafo 2. Las actas deberán ser firmadas por los miembros y asistentes a la respectiva sesión. 

Artículo 10. Divulgación. El presente documento deberá ser publicado en la página Web del Instituto y conocido por todos los servidores públicos, contratistas y ciudadanía en general. 

Artículo 11. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga en su integridad las Resoluciones No. 000367 del 17 de marzo de 2017, Resolución No. 000331 del 15 de junio de 2017, Resolución No. 001027 del 1° de noviembre de 2018 y demás disposiciones que le sean contrarias.