EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS USPEC
En uso de las facultades legales y en especial las establecidas en el artículo 12 del Decreto No.4150 de 2011 Y Decreto No. 762 de 2020
CONSIDERANDO
Que, en virtud de los principios de coordinación y colaboración establecidos en los artículos 113 de la Constitución Política de Colombia y 6 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben coordinar y garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones para lo cual prestarán su colaboración a las demás entidades administrativas del Estado con el objeto de facilitar la realización de sus fines.
Que, el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la gestión fiscal como el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, realizadas por servidores públicos y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a su adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Que los artículos 6 y 7 de la ley 610 de 2000, señalan, como daño patrimonial al Estado, el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses económicos del Estado.
Que, el artículo 4 del Decreto No. 4150 de 3 de noviembre de 2011, señala que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, tiene como objeto gestionar y operar el suministro de bienes y la prestación de los servicios, la infraestructura y brindar el apoyo logístico y administrativo requeridos para el adecuado funcionamiento de los servicios penitenciarios y carcelarios a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.
Que, mediante oficio No. 20185500003892 de 02 de febrero de 2018 y radicado el mismo día en la Contaduría General de la Nación, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, solicita sea revisado el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación con No 20132000018061de 29 de mayo de 2013, teniendo en cuenta la nueva parametrización contable.
Que, con oficio y radicado bajo el No. 20182000032481 de 21 de junio de 2018 emanado de la Contaduría General de la Nación, da respuesta a la anterior consulta indicando que:"(...) se debe tener en cuenta que siendo el objeto de la USPEC el gestionar y operar el suministro de bienes y la prestación de los servicios, la infraestructura y brindar el apoyo logístico y administrativo requeridos para el funcionamiento de los servicios a cargo del INPEC, dicha entidad deberá reconocer las erogaciones correspondientes en la medida en que se configuren como gastos de operación. Sin embargo, atendiendo a la característica de representación fiel de la información, tal como se establece en el Marco Conceptual, los gastos correspondientes deberán reflejarse de acuerdo a su naturaleza en los estados financieros del INPEC, ya que es esta entidad la que tiene a su cargo la prestación de servicios carcelarios y penitenciarios, independientemente que el pago de los bienes y servicios respectivos los realice la USPEC, de manera similar a lo planteado en el concepto emitido durante el año 2013, del cual se hace referencia en los antecedentes." (...) "De acuerdo a lo anterior, en la causación de los gastos por parte de la USPEC, se deberá afectar con un debito las subcuentas que correspondan a la cuenta 5111- GASTOS GENERALES dependiendo de la naturaleza correspondiente, esto es, alimentación, servicios de salud, entre otros; y un registro crédito en la cuenta del pasivo correspondiente. Simultáneamente, con el objetivo de registrar la esencia económica de la transacción, deberá reconocer un crédito a las subcuentas previamente afectadas, de la cuenta 5111 - GASTOS GENERALES, contra un debito en la subcuenta 542307 - Bienes entregados sin contraprestación, para el caso de bienes adquiridos para el INPEC, o la subcuenta 542390 - Otras Transferencias, para el caso de servicios, de la cuenta 5423 – OTRA TRANSFERENCIAS. "Por su parte, en atención a lo planteado en el primer párrafo de las conclusiones, el INPEC deberá reconocer los bienes recibidos, como un ingreso sin contraprestación, mediante un crédito a la subcuenta 442807 - Bienes recibidos. sin contraprestación, de la cuenta 4428 - OTRAS TRANSFERENCIAS, contra un debito en las cuentas de inventarios: Propiedades, planta y equipo: o gasto, en la medida en que se configuren las definiciones correspondientes para cada una de dichas partidas. Para el caso de los servicios adquiridos, el INPEC deberá reconocer un ingreso mediante un crédito en la subcuenta 442890 - Otras transferencias, de la cuenta 4428 - OTRAS TRANSFERENCIAS, contra un debito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5111 • GASTOS GENERALES. (...)" (Sic cursiva fuera de texto).
Que, el día 26 de julio de 2018 la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC participó en la mesa de trabajo celebrada con la Contaduría General de la Nación y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, donde se analizó y discutió el concepto mencionado en el párrafo anterior, concluyendo la viabilidad de este.
Que, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC mediante oficio No. 20195500009982 de fecha 05 de marzo de 2019 solicitó a la Contaduría General de la Nación, en virtud del concepto 20182000032481 de fecha 21 de junio de 2018, concepto frente a los siguientes interrogantes:1. Que registro contable debe efectuar la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC en 2019 por la elaboración de obligaciones en 2019 del pago de facturas o cuentas de cobro de bienes y prestación de servicios recibidos en el 2018. que no quedaron registradas en la contabilidad en 2018 mediante la elaboración de comprobantes manuales. De igual manera qué registro contable debe efectuar el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.2.Qué registro contable debe efectuar la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC en 2019 dado que la trasferencia de los bienes y servicios se realizó al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC en el 2018 pero el acto administrativo que formaliza dicha transferencia es del año 2019. De igual manera qué registro contable debe efectuar el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.
Que, la Contaduría General de la Nación mediante oficio No. 20192000010601 del 19 de marzo de 2019 emanado dio respuesta a la anterior consulta indicando que: "(...) Interrogantes 1y 2 : Reconocimiento por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC de obligaciones por la adquisición de bienes y la respectiva transferencia al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, y registro en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - JNPEC de la recepción de dichos bienes y servicios, cuyos registros se omitieron en el año 2018 y cuyo acto administrativo se formalizó en el año 2019.” (...) “En concordancia con lo expuesto en las consideraciones, el reconocimiento de los hechos económicos debió efectuarse en el momento en que sucedieron los hechos en cumplimiento del principio de contabilidad de devengo, y las normas para el reconocimiento, medición, revelación, y presentación de los hechos económicos de las entidades de Gobierno.”(...) "En consecuencia, ante la omisión en el año 2018 del reconocimiento delos hechos planteados en la consulta, las entidades deben aplicar la norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores de tal manera, que se cumpla con las características de relevancia y representación fiel.”(...) "Por tanto en la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios –USPEC, tanto para el reconocimiento de la obligación con /os proveedores como en la transferencia de los bienes y servicios al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – INPEC, deberá afectar debitando o acreditando la subcuenta respectiva de la cuenta 3109-RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES, según corresponda al hecho económico"(...) "Así mismo, en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - JNPEC el reconocimiento de los bienes debió efectuarse en el momento en que la entidad obtuvo el control sobre /os mismos, y se hizo beneficiario de los servicios recibidos, esto es en el año 2018.Por tanto ante la omisión, en el año 2019 le corresponde reconocer este hecho mediante un debito en las cuentas de inventarios: Propiedades, planta y equipo; o gasto según corresponda a la naturaleza delos hechos, con crédito a la subcuenta respectiva de la cuenta 3109-RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES." (...) "Para efectos de presentación, para aquellos hechos objeto de corrección catalogados como materiales, la entidad deberá re expresar de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error, en los términos establecidos en el numeral 4 del capítulo VI- Normas para la presentación de estados financiero y revelaciones. Para aquellos errores clasificados como no materiales, no se requerirá su expresión retroactiva, sin perjuicio de realizar las revelaciones correspondientes (...)". (Sic cursiva fuera de texto).
Que, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, debe proceder conforme a los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación, en el referido concepto, respecto de los bienes y servicios que contrata para la eficiente prestación de los servicios penitenciarios y carcelarios a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, en cumplimiento de su objeto legal.
Que, atendiendo el objeto para el cual fue creada la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios -USPEC, de conformidad con el artículo 4 del Decreto 4150 de 2011,y a efecto de cumplir con el suministro de alimentación de internos, se efectuaron todas las gestiones correspondientes ante la Bolsa Mercantil de Colombia, para contratar el servicio de alimentación para internos a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, el que efectivamente fue suministrado y recibido en los meses de mayo, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2019 y registrado contablemente en el mes de marzo de 2020, a través de los siguientes contratos:
• Contrato de Comisión Mercantil No. 035 del 16 de marzo de 2017, con Corredores de Valores Agropecuarios SA. Coragro Valores S.A .,cuyo objeto es prestación del servicio de alimentación mediante el suministro de alimentos a través del sistema de ración para la población privada de la libertad recluida en los establecimientos de reclusión del orden nacional, centros de reclusión militar y/o estaciones de policía a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC. Según Ficha Técnica de Negociación por Grupo.
• Contrato de Comisión Mercantil No. 036 del 16 de marzo de 2017, Firmado con Cooperativa Bursátil LTOA "Coobursatil LTOA", cuyo objeto es la prestación del servicio de alimentación mediante el suministro de alimentos a través del sistema de ración para la población privada de la libertad recluida en los Establecimientos de Reclusión del orden nacional, en los Centros de Reclusión Militar y/o en las Estaciones de Policía a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC. Según Ficha Técnica de Negociación por Grupo.
• Contrato de Comisión Mercantil No. 094 del 29 de enero de 2019, con Coragro Valores S.A., cuyo objeto es prestación del servicio de alimentación mediante el suministro de alimentos a través del sistema de ración para la población privada de la libertad recluida en los establecimientos de reclusión del orden nacional, centros de reclusión militar y/o estaciones de policía a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC. Según ficha técnica de negociación por grupo, el cual está en ejecución.
Que, una vez efectuada la transferencia de gastos de alimentación de internos de los establecimientos penitenciarios y carcelarios, contratados por la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC; la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, a través de la Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad debe debitar la subcuenta No.310902002 corrección de errores de un periodo contable anterior y acreditar la subcuenta No.310902002 corrección de errores de un periodo contable anterior.
En virtud de lo anterior;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Ordenar la transferencia al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC con NIT.800.215.546-5, del reconocimiento y contabilización del gasto operativo de las erogaciones efectuadas con los recursos asignados a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, por concepto de gastos de alimentación de internos de los establecimientos penitenciarios y carcelarios en los meses de mayo, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2019,necesarios para la gestión penitenciaria, correspondiente a registro contable realizado en el mes de marzo de 2020, relacionados así: