EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
En ejercicio de las funciones establecidas en el numeral 14 del artículo 22 del Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011, Y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 23 y 74 de la Constitución Política consagran el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Que el artículo 2' de la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, señala que toda información en posesión, bajo controlo custodia de la administración es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal.
Que la citada Ley, en su artículo 26, inciso segundo, establece que la respuesta a la solicitud de acceso a la información deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envió de la misma al solicitante, prefiriéndose, cuando sea posible, según los pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.
Que el artículo 5° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, dentro de lqs derechos de las personas ante las autoridades, prescribe en su numeral 2 el de conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.
Que el artículo 2.1.1.3.1.6 del Decreto 1081 de 2015, establece que los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, controlo custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.
Que el mencionado artículo 2.1.1.3.1.6 dispone en su parágrafo l' que para establecer los costos reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, OVO u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.
Que el Ministerio de Justicia y del Derecho, basado en el costo promedio de cada copia dentro del servicio de fotocopiado interno y el promedio estimado dentro del sector justicia, así como en el registro PCTG, software de control de almacén del Ministerio de Justicia y r del Derecho, que permite establecer el precio unitario del elemento para generar la copia magnética de la información, establecerá el valor unitario que cobrara por cada copia o reproducción expedida a solicitud del interesado.
Que con base en lo anterior, se hace necesario establecer el valor de las fotocopias simples expedidas por el Ministerio, solicitadas por las personas naturales o jurídicas externas y el procedimiento administrativo para su expedición, así como los costos unitarios de los diferentes medios de reproducción.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTICULO PRIMERO.- Adóptese el siguiente Procedimiento Administrativo para la expedición y cobro de fotocopias y reproducción en diferentes medios, de documentos que reposan en las diferentes oficinas del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Recibida la solicitud de expedición de copias, el funcionario competente informará al solicitante sobre el número y el costo que deberá consignar por la entrega de los documentos solicitados, de conformidad con el medio de reproducción en que se requieran.
Una vez el solicitante allegue a la entidad el recibo de consignación ante la Dirección del Tesoro Nacional por el valor de las copias, el funcionario entregará las mismas en el términos de 2 días.
ARTICULO SEGUNDO.- la solicitud debe indicar en su requerimiento en forma clara, el elemento en que deberá expedirse la copia magnética de la información, previamente realizará la consignación del valor del elemento según costo de compra así:
Los presentes valores incluyen el IVA del 16%, suma que se reajustará cada año de acuerdo al incremento del IPC o en el momento en que se generen nuevos mecanismos de almacenaje informático.
PARÁGRAFO 1. La consignación del costo del elemento de copia, se multiplicará por la cantidad de copias que sean solicitadas y el valor total, deberá ser depositado en la cuenta corriente No 61011110 del Banco de la República a nombre de la Dirección del Tesoro
Nacional (DTN). OTRAS TASA FOTOCOPIAS - CODIGO 376.
PARAGRAFO 2. EI formato de consignación deberá contener de forma clara la siguiente información: Nombre y apellidos y número telefónico del solicitante, número de documento de identidad, concepto por el cual hace la consignación, ciudad o municipio donde se hace la consignación y valor consignado.
PARAGRAFO 3. El formato de consignación deberá presentarse ante la dependencia que autoriza las copias, previamente a la expedición de las mismas.
ARTICULO TERCERO.- Quedaran exoneradas del pago estipulado en la presente resolución las autoridades judiciales y administrativas y los órganos de control del Estado, siempre y cuando la solicitud sea para el ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO CUARTO.- los trámites a que hace referencia la presente resolución serán de carácter prioritario en las máquinas fotocopiadoras de la Entidad y deberá atenderse de igual forma en las dependencias donde se adelante la atención del requerimiento.
ARTÍCULO QUINTO.- los valores de fotocopias y elementos que permitan la copia magnética, deberán ser actualizados en su costo anualmente.
Publíquese y cúmplase
Dada en Bogotá; D.C., a los 22 de julio de 2015
ALVARO GÓMEZ TRUJILLO
SECRETARIO GENERAL