Artículo Primero. Actualización del MECI. Actualizar el Modelo Estándar de Control Interno – MECI en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social a través del siguiente Manual Técnico: 

DOCUMENTO ADJUNTO 

Resolución 0515 - 01 marzo 2016 - ANEXO.pdf 

Artículo Segundo. Creación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Crease el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en el Departamento Administrativo de la Prosperidad Social, el cual estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: 

1. El Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social o su delegado quien lo presidirá. 

2. El Subdirector General para la Superación de la Pobreza del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. 

3. El Subdirector General de Programas y Proyectos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. 

4. El Secretario General. 

5. El Director de Transferencias Monetarias Condicionadas. 

6. El Director de Inclusión Productiva. 

7. El Director de Infraestructura y Hábitat. 

8. El Director de Gestión Regional. 

9. El Director de Gestión y Articulación de la Oferta Social. 

10. El Director de Acompañamiento Familiar y Comunitario. 

11. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 

12. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. 

13. El Jefe de la Oficina de Gestión Regional. 

14. El Subdirector Financiero. 

15. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Mejoramiento Continuo de la Oficina 

Asesora de Planeación. 

16. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien asistirá a todas las sesiones con derecho a voz pero sin voto y actuará como Secretario del Comité. 

Parágrafo 1°. A las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrán ser invitados los funcionarios que en concepto del Comité deban participar en las sesiones, según los asuntos a tratar. 

Parágrafo 2°. El Comité se reunirá por lo menos dos (2) veces al año, en cumplimiento de lo establecido en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999. 

Parágrafo 3°. Las reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se llevarán a cabo, por regla general, de manera presencial; excepcionalmente, se podrán celebrar reuniones no presenciales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5° de la Ley 527 de 1999 y el Artículo 63°, de la Ley 1437 de 2011. 

Artículo Tercero. Objetivos. Corresponde al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno: 

1. Propender por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Departamento, de conformidad con las normas constitucionales legales y reglamentarias sobre esta materia 

2. Facilitar la comunicación oportuna sobre estas materias entre las diferentes dependencias de la institución, generando información para la toma de decisiones. 

3. Promover la generación y consolidación de la cultura del auto control en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. 

Artículo Cuarto. Funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno tendrá las siguientes funciones de conformidad con lo dispuesto en el decreto 1826 de 1994 y en el decreto 943 de 2014 y el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014: 

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social. 

2. Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de Control Interno. 

3. Aprobar el Plan de acción propuesto por el Equipo MECI para la implementación y fortalecimiento del Modelo. 

4. Aprobar el Programa Anual de Auditoria presentado por el Grupo de Control Interno. 

5. Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Control Interno de la entidad. 

6. Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales, anticorrupción.) 

7. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del Departamento para la Prosperidad Social, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. 

8. Asesorar al Director en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos. 

9. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas. 

10. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Departamento para la Prosperidad Social. 

11. Evaluar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Departamento para la Prosperidad Social. 

12. Coordinar con las dependencias del Departamento el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades. 

13. Presentar a consideración del Director General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social las propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes ante las autoridades competentes. 

14. Proponer programas de difusión y capacitación sobre el alcance y aplicación del control de gestión, autocontrol, ética administrativa, normatividad externa e interna. 

15. Aprobar, de acuerdo con las propuestas presentadas por el Equipo MECI, las políticas de formación de una cultura de autocontrol en toda la organización, que permita el cumplimiento de su misión institucional e impulsarlas en todos los niveles de la Entidad. 

16, Evaluar el avance, cumplimiento y resultados de los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad con la Contraloría General de la República y los que resulten de las auditorías internas adelantadas por el Grupo de Control Interno. 

17. Diseñar mecanismos e instrumentos de reportes y seguimientos al control interno por dependencias, que permita detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. 

18. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y normatividad interna sobre la racionalización y simplificación de trámites y la atención oportuna de las quejas y reclamos. 

19. Las demás que le sean asignadas por el Director, de acuerdo con los objetivos del Comité. 

Artículo Quinto. Presidente del Comité. La Presidencia del Comité será ejercida por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, quien cumplirá las siguientes funciones: 

1. Dirigir las sesiones. 

2. Señalar el orden del día. 

3. Dirigir los debates. 

4. Invitar a las reuniones del Comité a otros servidores de la Entidad, o de cualquier otra entidad, o a personas particulares cuando el tema a tratar así lo requiera. El invitado no tendrá derecho a voto. 

5. Convocar a reuniones extraordinarias, por intermedio de la Secretaría Técnica. 

6. Firmar las actas de las sesiones del Comité. 

7. Suscribir los actos administrativos en los que consten las decisiones que adopte el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 

Artículo Sexto. Secretaría Técnica del Comité. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad y tendrá las siguientes funciones: 

1. Convocar, por correo electrónico o por medio escrito, a las sesiones ordinarias; así mismo a sesiones extraordinarias cuando lo ordene el Presidente del Comité. 

2. Invitar a las reuniones del Comité a los servidores públicos o personas que con antelación le solicite el Presidente. 

3. Elaborar el orden del día, previo acuerdo con el Presidente del Comité. 

4, Recibir las peticiones que se presenten para ser tratadas en las sesiones del Comité e incluirlas en el orden del día respectivo. 

5. Preparar el temario y los documentos pertinentes para la adopción de decisiones de las reuniones, de acuerdo al orden del día. 

6. Redactar las actas de las reuniones y llevarlas en estricto orden y rigurosidad. 

7. Suscribir las actas respectivas. 

8. Establecer los mecanismos de comunicación e información permanente, entre las diferentes dependencias de la Entidad y el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 

9. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del Comité, para lo cual deberá implementar su archivo de acuerdo con las normas que regulan la materia. 

10. Velar porque las determinaciones tomadas en las sesiones del Comité sean conocidas, implementadas y cumplidas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas. 

11. Las demás funciones que se asignen por la Ley o sus reglamentos, así como las instrucciones que en forma particular formule el Comité y el Director de la Entidad. 

Artículo Séptimo. Sesiones Ordinarias. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá ordinariamente por lo menos dos veces al año, cumplirá con las funciones asignadas en la ley y reglamentos. 

La Secretaría Técnica convocará la reunión, previa consulta con el Presidente del Comité como mínimo cinco (5) días hábiles antes de su realización. En todos los casos, por los menos tres (3) días hábiles antes de la reunión, la Secretaría informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en la respectiva sesión. 

Artículo Octavo. Sesiones Extraordinarias. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrá reunirse de manera extraordinaria por convocatoria del Presidente, cuando las circunstancias lo ameriten. Para el efecto la Secretaria Técnica citará a la reunión, previo aval del Presidente del Comité. En todos los casos antes de la reunión la Secretaría Técnica informará a cada uno de los miembros la hora, el lugar y entregará el orden del día, junto con los documentos que serán analizados en la sesión convocado. 

En caso de extrema urgencia, la convocatoria podrá hacerse verbalmente. En estos casos, la reunión tendrá carácter oficial únicamente cuando asista la mitad más uno de los miembros y decidan otorgar a la reunión el carácter de sesión oficial del respectivo órgano, dejando constancia en el acta correspondiente. 

Artículo Noveno. Sesiones No Presenciales. Cuando las circunstancias así lo exijan, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones no presenciales. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento (40%) de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales de conformidad con lo establecido por el artículo 32 del Decreto 019 de 2012. 

Las sesiones no presenciales del Comité se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento: 

1. El Secretario Técnico le informará al Presidente del Comité la existencia de la circunstancia específica que amerite la realización de una sesión no presencial. 

2. El Presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá autorizar al Secretario Técnico para que se adelante la sesión no presencial. 

3. El Secretario Técnico convocará la sesión no presencial mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los invitados que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas. 

4. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico. Para tal efecto, los miembros del Comité podrán deliberar o decidir por correo electrónico y todos aquellos medios tecnológicos que se encuentren a disposición. 

5. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros del Comité con voz y voto, el Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales. 

6. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado así como de las decisiones adoptadas. 

A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. 

Artículo Décimo. Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Comité requerirá para deliberar la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser adoptadas por mayoría de los miembros asistentes. 

Artículo Decimoprimero. Orden de las Sesiones. Las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se realizarán de acuerdo con el orden que a continuación se establece: 

1. En cada reunión sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por decisión del Comité. 

2. El Comité sesionará y decidirá con la asistencia de sus miembros de acuerdo con el Quorum establecido en el presente reglamento. 

3. Cuando lo considere pertinente el Presidente, dependiendo de los temas a tratar, podrán invitar servidores públicos de la Entidad o particulares, quienes sólo podrán opinar respecto de los temas para los cuales han sido invitados. 

4. De cada reunión se levantará el acta correspondiente que contendrá una relación sucinta de los temas tratados, las decisiones adoptadas e identificación de quienes en ella intervinieron, la cual se dará a conocer previamente a los integrantes del Comité para su respectivo análisis, acta que será firmada por el Presidente y el Secretario Técnico. 

5. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán realizadas en estricto orden y rigurosidad. 

6. Al finalizar la sesión, la Secretaría convocará la próxima reunión ordinaria. 

Artículo Decimosegundo. Deberes de los Integrantes del Comité. Son deberes de los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno: 

a) Asistir a todas la reuniones que sean convocadas, salvo que exista justa causa motivada de lo cual se dejara constancia en el acta respectiva. 

b) Suministrar la información requerida por el Comité. 

c) Cumplir con los compromisos adquiridos. 

d) Participar activamente en las reuniones y actuar con sentido de pertenencia hacia la Entidad. 

e) Presentar propuestas para la toma decisiones y su implementación. 

f) Cumplir el Reglamento Interno del Comité. 

Artículo Decimotercero. Actas. De las reuniones se levantará un acta que será firmada por el Secretario Técnico; el acta original con las correspondientes firmas, reposará en el archivo de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con las normas establecidas para tal fin. 

Artículo Decimocuarto. Asistencia a las Sesiones. Los integrantes del Comité, con excepción del Director, no podrán delegar en otros funcionarios su representación, de conformidad con lo consagrado en el artículo 4° del Decreto 1826 de 1994. 

Artículo Decimoquinto. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 3417 de 2014.