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RESOLUCIÓN 424 DE 2018
(mayo 18)
Por la cual se conforma el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho
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EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias, en particular las conferidas por los artículos 13 de la Ley 87 de 1993, 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015,6 del Decreto 1427 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución. Política establecen, respectivamente, que: "La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá uncontrol interno que se ejercerá en los términos que señale la ley", y que "En lasentidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos decontrol interno, de conformidad con lo que disponga la ley".
Que la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", aplicable a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, establece que: i) "(... )Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización" (literal a) del artículo 3; ii) "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente (...)" (artículo 6); y, iii) "Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización" (artículo 13). .
Que el Decreto No. 648 de 2017, en su artículo 4, adiciona el Capítulo 1 del Título
21 del Decreto 1083 de 2015 y en el artículo 2.2.21.1.5 establece que, las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán contar con un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, determinando sus integrantes y en el artículo 2.2.21.1.6, señala las funciones del mismo.
Que mediante la Resolución 0274 del 26 de diciembre de 2011, "Por la cual se crea el Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Intemo y de Gestiónde Calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho", se estableci6 la integración y funciones del Comité, las cuales deben modificarse de acuerdo con las normas vigentes.
Que en virtud de la expedición del Decreto No. 0648 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015, se hace necesario crear en el Ministerio de Justicia y del Derecho el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, con los integrantes y funciones específicas asignadas en la normativa, ajustando el existente a las disposiciones vigentes.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Conformase el Comité Institucional de Coordinaci6n de Control Interno como un órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno del Ministerio de Justicia y del Derecho, integrado por:
1. El Ministro de Justicia y del Derecho, quien lo presidirá
2. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
3. El Viceministro de Promoción de la Justicia
4. El Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa
5. El Secretario General, como representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en la Entidad
Parágrafo 1. El Jefe de la Oficina de Control Interno, participará con voz pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica.
Parágrafo 2. Los integrantes del Comité podrán invitar, por intermedio de la Secretaria Técnica, a las personas que por su conocimiento y/o experiencia puedan aportar elementos de juicio sobre los temas que se vayan a tratar en las respectivas sesiones.
Artículo 2. Funciones del Comité. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.
3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Las demás asignadas por la normativa vigente.
Artículo 3. Sesiones del Comité. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, sesionará de manera presencial o virtual, con carácter ordinario por lo menos dos (2) veces al año y extraordinariamente cuando las circunstancias lo ameriten, por iniciativa de cualquiera de sus integrantes.
Parágrafo 1°: La asistencia y participación en el Comité se podrá delegar por ausencia justificada de algunos de sus miembros.
Parágrafo 2°: La citación se hará por lo menos con cinco (5) días de anticipación a la realización de la sesión.
Artículo 4. Quórum y decisiones del Comité. El Comité sesionará válidamente con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomaran por mayoría simple de los miembros asistentes a la respectiva sesión.
Artículo 5. Actas. De las sesiones de reunión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se levantarán actas a cargo de la secretaria Técnica, las cuales contendrán los temas tratados, las recomendaciones y las tareas asignadas durante cada sesión, con sus respectivos responsables, en los casos en que proceda; a esta se integrarán los documentos soporte y/o anexos de la respectiva sesión.
Las Actas de cada sesión del Comité serán suscritas por el presidente y el Secretario Técnico y tendrán como soporte los listados de asistencia para las sesiones presenciales y las confirmaciones electrónicas para las sesiones virtuales.
Artículo 6. Funciones de la Secretaria Técnica. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:
a. Citar a las sesiones del Comité, a los miembros e invitados, de acuerdo con la solicitud del Presidente.
b. Preparar los insumas para el desarrollo del orden del día para cada sesión, de acuerdo con las solicitudes del Presidente y de los demás integrantes del Comité.
c. Elaborar, suscribir, archivar y custodiar las actas correspondientes por cada sesión, así como de los demás documentos relativos al funcionamiento del Comité.
d. Llevar el registro y control de las actas de sesiones ordinarias y extraordinarias.
e. Las demás que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el Presidente del Comité.
Artículo 7. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, modifica el numeral 1 del artículo 2 de la Resolución 289 de 2012 y deroga la Resolución 0274 de 2011.
Comuníquese y Cumplase
Dada en Bogotá D.C, a los 18 de mayo de 2018
ENRIQUE GIL BOTERO