INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA
RESOLUCIÓN 24 DE 2014
(enero 20)
Por la cual se modifica la Resolución No. 34 del 9 de mayo de 2012 ''Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación y Supervisión del INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA -INM.
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EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGÍA
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Decreto 4175 de 2011, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 19 de 2011 y Decreto 1510 de 2013 y
CONSIDERANDO
Que por medio de la Resolución No. 34 del 9 de mayo de 2012, el Instituto Nacional de Metrología - INM adoptó el Manual de Contratación y Supervisión de conformidad con los parámetros existentes en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, entre otros.
Que según el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente .en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del mencionado Decreto.
Que de conformidad con el documento denominado ''Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación", expedido por la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, se procedió a elaborar el Manual de Contratación del INM.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1º. APROBAR E IMPLEMENTAR la modificación del Manual de Contratación para el Instituto Nacional de Metrología - INM, en los siguientes términos:
INTRODUCCION
El sistema metrológico es decir, el conjunto de instituciones e infraestructura destinadas a las funciones relacionadas con la medición, constituye un cimiento indispensable en la construcción de una estrategia para la productividad y la competitividad, en tanto da soporte al desarrollo científico, tecnológico e industrial de un país.
Por medro del CONPES 3446 se dio origen a la creación de la Unidad Administrativa Especial de carácter técnico- científico y de investigación denominada Instituto Nacional de Metrología, entidad finalmente creada mediante Decreto 4175 de 2011, otorgándole para el efecto las funciones que en su momento desempeñaba la Superintendencia de Industria y Comercio y que fueron establecidas en los numerales 26 al 29 del artículo 1O del Decreto 3523 de 2009 modificado por el artículo 10 del Decreto 1687 de 2010 relacionadas con la metrología científica e industrial.
Es así como el INM se encuentra encargado de la coordinación nacional de la metrología científica e industrial, y la ejecución de actividades que permitan la innovación y soporten el desarrollo económico, científico y tecnológico del país, mediante la investigación, la prestación de servicios metrológicos, el apoyo a las actividades de control metrológico y la diseminación de mediciones trazables al Sistema Internacional de unidades (SI).
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Contratación recoge los lineamientos, principios, pautas y responsabilidades que deben ser tenidos en cuenta en los procesos contractuales que se adelanten en EL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA-INM.
Alcance
Este documento se constituye en una herramienta para los actores que intervienen en la gestión contractual de la Entidad, tales como el ordenador del gasto, colaboradores de apoyo, supervisores, interventores, organismos de control, así como la ciudadanía en general, con el fin que cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la Administración en la materia.
Por lo anterior, a continuación se detallaran las modalidades de selección de contratistas que por mandato legal deben ser adoptados por las entidades públicas y se presentan las directrices de la Administración en temas como las instancias de Control y apoyo en las diferentes etapas del proceso de contratación y sus respectivas responsabilidades.
Así mismo los documentos que soportan las diferentes etapas del proceso contractual, estarán dispuestos en los expedientes, de manera que sea ele fácil consulta por los usuarios que requieran dicha información, garantizando de esta forma el principio de transparencia.
Resulta importante que esta herramienta se aplique de manera efectiva, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión contractual de la Entidad.
Responsabilidad
La responsabilidad de la aplicación de los lineamientos establecidos en este manual, es de los colaboradores que interactúan en las diferentes etapas de la gestión contractual, en EL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA.
Procedimientos y Formatos
Con los diferentes formatos diseñados, se pretende agilizar y estandarizar la operación de los funcionarios que interactúan en el proceso de contratación, disminuir el margen de error en el diligenciamiento de los documentos, buscar la unidad de criterios en los formatos que serán utilizados en las etapas preliminar, precontractual, contractual y post-contractual de los procesos que se adelanten. Con relación a la descripción de las etapas que detallan el paso a paso de planeación los procedimientos, se encontrarán en el repositorio documental que determine la Oficina Asesora de Planeación como administradora del Sistema de Gestión de Calidad.
l. COMITÉ.DE CONTRATACION
El Comité de Contratación del Instituto Nacional de Metrología, es un cuerpo colegiado que estudia, planea y programa la adquisición de bienes y/o servicios que requieran adelantar un proceso de selección, así como en los procesos de selección que desarrolla la Entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de la gestión contractual del Estado y la función Administrativa.
1. Conformación del Comité de Contratación:
El Comité de Contratación estará integrado por:
1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
2. Un representante de la Dirección General
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.
4. El subdirector o su delegado o el jefe del área técnica o misional de acuerdo con la especialidad objeto del proceso de selección que se adelante;
5. El Coordinador del Grupo de Gestión Jurídica, quien hará las veces de Secretario del Comité
6. El Asesor con funciones de Jefe Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto.
2. Funciones del Comité de Contratación:
a. Revisar y aprobar el Plan Anual de Compras del Instituto Nacional de Metrología.
b. Revisar y aprobar las modificaciones al Manual de Contratación de conformidad con el marco normativo vigente.
c. Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la contratación estatal establecidos en la ley 80 de 1993, de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y de las actuaciones administrativas consagradas en el artículo 3 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
d. Formular recomendaciones orientadas a desarrollar adecuadamente los procesos de selección de la Entidad, dirigida a -alcanzar los objetivos institucionales, de tal forma que se logre el cumplimiento de los planes de compras y de inversión, optimizando la utilización de los recursos financieros;
e. Solicitar a las dependencias de la entidad o entes especializados externos, cuando ello fuere necesario, los informes y conceptos que considere pertinentes, con el fin de establecer parámetros claros y precisos para ser tenidos en cuenta en los procesos de selección.
f. Revisar y aprobar o no la publicación de la evaluación jurídica, técnica, económica o financiera de las ofertas que presente a su consideración el grupo evaluador;
g. Solicitar aclaraciones en aspectos que considere necesarios dentro del proceso de selección;
h. Decidir frente a la adjudicación o no del proceso de selección de conformidad con las propuestas presentadas y las recomendaciones del comité verificador y/o evaluador
i. Cuando exista discrepancia entre la recomendación presentada por el Grupo evaluador y el Comité de Adjudicaciones, deberá quedar constancia en el acta por medio de la cual se tome la decisión respectiva, junto con la motivación que dé origen a la misma.
3. Funciones del secretario del comité de contratación.
El Secretario del Comité de contratación deberá realizar entre otras las siguientes actividades:
a. Elaborar la agenda de cada reunión y convocar a los integrantes del mismo, suministrando el orden del día y copia de las evaluaciones presentadas por los Grupos evaluadores.
b. Conforme a las indicaciones del Ordenador del Gasto, citar a los funcionarios de la entidad y demás personas que se consideren necesarios para el estudio de los temas a tratar dentro del proceso de selección que se adelante.
c. Llevar las actas de las sesiones anteriores y someterlas a consideración del Comité para su aprobación; se entenderán aprobadas con la firma de quienes asistieron a la respectiva sesión.
d. Encargarse del archivo de las actas aprobadas en cada sesión.
e. Las demás que le sean asignadas por el Presidente del Comité.
II. MARCO GENERAL PROCESOS DE SELECCION
1. Principios que rigen la contratación administrativa
1.1 Principio de Transparencia
De conformidad con lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en desarrollo del principio de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración, salvo reserva legal.
A pesar de que este principio no se encuentra definido por ninguna norma específica, es posible concluir de conformidad con la doctrina y la jurisprudencia que el principio constitucional de igualdad se encuentra desarrollado a través de transparencia en la gestión contractual.
A su vez, et principio al que nos referimos en el presente numeral desarrollado a través del establecimiento de la licitación pública como la regla general para la selección del co-contratante de la Administración Pública.
En efecto este tipo de selección se encuentra sujeta a tres principios básicos, así[1]:
Dentro de los procesos de selección que se adelanten la Entidad no podrá establecer condiciones de participación restrictivas, por cuanto debe permitir que toda persona natural o jurídica que reúna los requisitos establecidos para ofrecer los bienes y/o servicios que se pretendan adquirir, se presente al mismo.
Esta libertad, conlleva la posibilidad de que los participantes hagan uso del DERECHO DE CONTRADICCION, el cual permite que los interesados tengan oportunidad de conocer y controvertir las decisiones tomadas por la INM por medios legales.
Las actuaciones contractuales serán de público conocimiento, en consecuencia deberán utilizarse los medios de comunicación idóneos para dar a conocer la apertura del proceso de selección correspondiente.
Para efectos de dar cumplimiento a éste principio, en adelante se publicará la totalidad de los procesos de selección en la página web institucional: www. inm.gov.co, además de las publicaciones que exige el marco normativo para cada caso específico.
Todos los interesados en participar en un proceso de selección se deben encontrar en igualdad de condiciones, es decir, con los mismos derechos y expectativas, con el fin de evitar el otorgamiento de privilegios o ventajas, para lo cual se deberán fijar reglas CLARAS,OBJETIVAS Y JUSTAS, en todos los procesos de selección.
1.2 Principio de Economía
En virtud de este principio, la administración establecerá las etapas estrictamente necesarias para lograr la selección objetiva, y velará por el estricto cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en la ley para cada etapa del proceso contractual, no habrá lugar a dilaciones, retardos ni exigencia de requisitos diferentes a los consagrados en la constitución y la ley, por parte del funcionario responsable de la actividad contractual.
En este orden de ideas, es necesario aclarar que los términos señalados en las diferentes etapas del proceso de selección son PRECLUSIVOS Y PERENTORIOS, en consecuencia solo podrán prorrogarse por circunstancias que sean absolutamente necesarias para dar cumplimiento a la etapa correspondiente, dejando en todos los casos expresa constancia de ello.
En desarrollo del Principio de Economía el legislador ha desarrollado el PRINCIPIO DE SUBSANIBILIDAD, el cual implica que "la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para él para el rechazo de los ofrecimientos hechos.[2]"
1.3 Principio de Responsabilidad
Todo procedimiento emanado de la actividad contractual debe estar dirigido a lograr los fines estatales y vigilar la correcta ejecución del objeto contratado. Nos exige este principio que todos los intervinientes en la actividad contractual responderán por los daños y perjuicios que causen a la entidad, a los contratistas o a terceros producto de sus actuaciones u omisiones que contraríen la normatividad contractual, haciéndose acreedores de esta manera a las acciones disciplinarias, fiscales y penales a que haya lugar.
1.4 Principio del Equilibrio Contractual
En los contratos que suscriba el INM se deberá mantener la equivalencia de derechos y obligaciones surgidos al momento de presentar oferta y/o cotización. Si dicha igualdad se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán las medidas necesarias para su restablecimiento.
Sin embargo, en todos los procesos de selección que impliquen convocatoria pública deberá realizarse de forma clara y concreta la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles que en caso de que se presenten no generen el desequilibrio contractual para ninguna de las partes.
1.5 Principio de Selección Objetiva
La Entidad seleccionará la oferta que resulte más conveniente para el cumplimiento de sus fines y por ende la satisfacción de sus necesidades como contratante, de conformidad con los factores de evaluación establecidos (de escogencia y/o ponderación, según sea el caso), lo que en ningún caso permitirá la escogencia de un contratista bajo algún tipo de interés individual o subjetividad en su evaluación.
Para lo anterior, no se tendrá en cuenta la capacidad jurídica, condiciones de experiencia y capacidad financiera, para la asignación de puntajes, sino que se verifican con el fin de determinar su cumplimiento para la posterior calificación-ponderación de oferta en el proceso de selección determinado.
1.6 Principio de Planeación
La entidad antes de iniciar un proceso de selección llevará a cabo las acciones tendientes a la determinación de las necesidades actuales, así como la forma de satisfacerlas, para lo cual deberá llevar a cabo la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, en el cual se deberá establecer los bienes, obras o servicios que el INM pretende adquirir durante la correspondiente vigencia, en consecuencia deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:
a. Necesidad que pretende satisfacer
b. Cuando conoce el bien y/o servicio deberá identificarlo mediante el clasificador de bienes y servicios.
c. Valor estimado del contrato
d. Tipo de recursos con los cuales pagará el contratista
e. Modalidad de selección del contratista
f. Fecha aproximada en que se llevará a cabo el inicio del proceso de selección.
El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser actualizado, cuando se presente una de las siguientes circunstancias:
Haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos. Sea necesaria la inclusión de nuevas obras, bienes y/o servicios.
Se excluyan obras, bienes y/o servicios
Cuando se modifique el presupuesto anual de adquisiciones.
1.7 Principio de Imparcialidad
Los funcionarios, consultores, asesores e interventores, al desarrollar sus actividades contractuales, deberán actuar garantizando y asegurando los derechos de los proponentes, contratistas y terceros, sin ningún tipo de discriminación o interés individual.
2. Inhabilidades e incompatibilidades para contratar
El ordenamiento jurídico colombiano ha consagrado un régimen de inhabilidades e incompatibilidades, orientado a preservar la moralidad pública. Son situaciones objetivas y subjetivas que traducen una prohibición legal a determinadas personas a contratar con el Estado. En este punto, la dependencia interesada en el contrato debe constatar que la persona con quien se pretende contratar no esté incursa en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para suscribirlo (Art. 8, Numerales 3 y 6 del art.58 y artículo 80 de 1a Ley 80/93; art. 6 y 18 de la ley 1150 de 2007),
2.1 inhabilidades
Son circunstancias de alguna manera imputables al contratista que impiden la celebración de contratos (de cualquier tipo) con la entidad estatal. Estas las podemos clasificar, así:
Ya sea éste empleado público, trabajador oficial o miembro de corporación pública. La inhabilidad subsiste hasta que se tenga Ja calidad de servidor público (de una entidad estatal de cualquier orden), sin perjuicio de la ley extienda su duración en determinados casos.
Son cónyuges quienes tienen un vínculo matrimonial reconocido legalmente y compañeros permanentes quienes estén vinculados por unión libr1e, manifiesta y continúa. El segundo grado de consanguinidad cobija a los abuelos, padres, hijos, hermanos y nietos. El segundo grado de afinidad cobija a los suegros, yernos, nueras y cuñados.
Los anteriores no pueden participar en la licitación o concurso respectivo) mientras el pariente figure como proponente.
La inhabilidad se extiende en ambos casos por el término de cinco (5) años contad0s a partir de la fecha de ejecutoría de la sentencia que impuso la pena o de la fecha de ejecutoría del acto que impuso la sanción, según el caso.
Actualmente puede decirse que dentro de esta casual se subsume 'la señalada en el artículo 122 de la Constitución Política, cuya disposición señala que no podrán celebrar contratos con el Estado quienes hayan sido condenados por la comisión de delitos que afecten el patrimonio del Estado o, quien como servidor público, haya dado lugar con su conducta dolosa o gravemente culposa a que el Estado haya sido condenado a una reparación patrimonial.
Otra inhabilidad a tener en cuenta es la contemplada en el art. 6 de la ley 1150 de 2007 en virtud del cual todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos con esta Entidad, deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio
v) Las sociedades colectivas, de responsabilidad limitada, en comandita simple, en comandita por acciones, v las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, en las cuales el Representante Legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el Representante Legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso
En razón de lo anterior, no puede participar en la licitación o concurso correspondiente, la sociedad en la que se encuentra vinculado el pariente como representante Legal o como socio mientras la sociedad figure como proponente.
Es necesario aclarar que la única excepción de la presente inhabilidad se extiende a las sociedades anónimas abiertas, las cuales se encuentran desarrolladas a través del artículo 5 del Decreto 679 de 1994.[3]
i) Las personas (naturales o jurídicas) que participaron en licitaciones o concursos o celebraron contratos estando inhabilitadas.
Esta inhabilidad se extiende por cinco (5) años contados a partir de la participación en la licitación o concurso o de la celebración del contrato, según el caso.
ii) Las personas (naturales o jurídicas) contratista que dieron lugar a la declaratoria de caducidad.
Esta inhabilidad se extiende por cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad.
iii) Las personas (naturales o jurídicas) que sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
Esta inhabilidad se extiende por cinco (5) años contados a partir de la fecha de expedición del plazo para la firma del contrato.
iv) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato y soborno transnacional.
2.2. Incompatibilidades:
Son circunstancias que impiden a una persona (natural o jurídica) la celebración de contratos con La Entidad, en razón a vínculos de orden laboral, de parentesco, afectos o interés. Para una mayor comprensión hemos clasificado las incompatibilidades de la siguiente manera:
i) Quienes fueron miembros de la Junta o Consejo Directivo de la Entidad contratante.
Esta incompatibilidad no se da para el caso de la contratación efectuada por el INM, en razón a que no existe en el ente territorial Junta o Consejo Directivo.
ii) Quienes fueron servidores públicos en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, de la entidad contratante.
Esta incompatibilidad se extiende hasta por un (1) año después de la fecha de retiro.
iii) Los miembros de las Juntas o Consejos Directivos de las entidades contratantes.
La incompatibilidad dura hasta un (1) año después de la fecha de retiro. Esta incompatibilidad no se da respecto al INM, en razón a que el ente territorial no tiene Junta ni Consejo Directivo.
i) Las personas que tengan vinculo de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil (adoptante - adoptado) con los servidores públicos de los niveles directivos, asesor, ejecutivo, o con los miembros de la Junta o Consejo Directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.
La incompatibilidad dura mientras el pariente permanezca vinculado a la entidad en los niveles señalados.
ii) El Cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la Junta o Consejo Directivo, o de quien ejerza funciones de control interno v de control fiscal de la entidad contratante.
La incompatibilidad dura mientras el cónyuge o compañero permanezca vinculado a la entidad en los niveles señalados.
iii) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones, las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada v las demás sociedades de personas, en las que el servidor público en los niveles directivos , asesor o ejecutivo o el miembro de la Junta o Consejo Directivo, o el Cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
NOTA 1: Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este deberá informar a la Entidad dentro de los tres (3) días siguientes a la ocurrencia del mismo y podrá proponer la cesión del correspondiente acuerdo o contrato, con el fin de establecer su procedencia o no. En caso de no presentarse la solicitud de cesión por parte del contratista, se procederá a resolver el contrato.
NOTA 2: Las inhabilidades e incompatibilidades aquí contempladas constituyen un marco general de aplicación para la gestión contractual del INM, sin perjuicio de las demás inhabilidades e incompatibilidades que se encuentren comprendidas en el marco normativo existente.
III. REGLAS GENERALES DE LA GESTION CONTRACTUAL
1. Etapa preliminar
Consiste en la elaboración y obtención de los documentos previos necesarios para el inicio del proceso de selección respectivo.
Los documentos a que se refiere el presente capitulo deben ser aportados para cada proceso de selección. A continuación se encuentran descritos cada uno de ellos, así como la dependencia encargada de su elaboración y/u obtención, con el fin de que sean presentados ante el Grupo de Gestión Jurídica de la Entidad, entendiendo que es allí donde se adelanta y llevan a cabo los procesos contractuales.
A. Estudios previos que constituyen el soporte para la determinación de la necesidad y la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, por cuanto determinan en forma expresa el alcance técnico y económico de la necesidad que se pretende satisfacer con la suscripción del contrato.
RESPONSABLE: DEPENDENCIA QUE GENERA LA NECESIDAD
Se aclara que, a pesar de tratarse de un solo documento, el mismo debe establecer de manera diáfana y separada la información relacionada con la necesidad que se pretende satisface, los criterios de selección que deben tener en cuenta para la selección objetiva del contratista y los parámetros que se deben tener en cuenta para la elaboración del respectivo contrato, tales como plazo y forma de pago, entre otras cosas. En efecto, el documento denominado estudio previo, debe contener como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de lo señalado a1 respeto en el Decreto 1510 de 2013:
i. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
ii. E.1 objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para, el desarrollo del proyecto.
iii. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
iv. El valor estimado del contrato y la justificao1ón del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calcularon y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
El mencionado análisis deberá llevarse a cabo de manera clara y precisa, sin que permita ambigüedades de ningún tipo.
Con el fin de dar claridad a este acápite, a continuación se acogerán algunos parámetros establecidos por la Procuraduría General de la Nación frente a la elaboración del estudio de mercado o análisis económico del valor del contrato así, para el efecto aunque se acude al derogado Decreto 2474 de 2008, los principios señalados en el concepto de la Procuraduría tienen plena vigencia:
"El estudio de precios de mercado, que se lleva a cabo una vez elaborado el estudio técnico, permite establecer el presupuesto oficial de fa contratación.
Comprende fa realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como:
a. Solicitud de cotizaciones.
b. Consulta de bases de datos especializadas.
c. Análisis de consumos y precios históricos.
Así mismo, involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato.
Para la elaboración del estudio de precios de mercado se efectúan las siguientes recomendaciones:
a. Cuando se emplee la modalidad de solicitud de cotizaciones, las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. P-0r lo expuesto, se deberán señalar en la comunicación respectiva los gastos que deberá asumir el contratista (constitución de garantía única, impuestos, transporte, publicación, etc.) y la forma de pago prevista para el futuro contrato, toda vez .que esta información incide directamente en el precio ofrecido. {...)
Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan condiciones de producción (capacidad económica, financiera, técnica y de experiencia) similares, con el fin de que realmente se obtenga un precio de mercado. Para ilustrar esta afirmación basta con verificar los precios que sobre un bien de la canasta familiar puede ofrecer un tendero de barrio, un mayorista o un supermercado.
Así mismo, se debe verificar la ocurrencia de circunstancias que distorsionan los precios del mercado, como ofertas especiales de almacenes de cadena, fenómenos de escasez o abundancia del producto, etc.
b. Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio.
Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.
c. Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en .el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra.
d. Precios artificialmente bajos. El parágrafo del artículo 13 del TITULO l. DISPOSICIONES GENERALES APLICABLES A LAS MODALJDADES DE SELECCIÓN, del Decreto 2474 de 2008 establece:
"Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor de que trata el parágrafo 2 º del artículo anterior, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato ha dicho proponente.
Parágrafo. En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por la entidad lo previsto en el presente artículo, respecto del precio final obtenido al término de la misma, En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos."
La norma transcrita instituye expresamente el deber, a cargo de la entidad pública contratante, de requerir al oferente para que sustente los precios ofrecidos. Así mismo, determina de forma específica que el COMITÉ ASESOR, encargado de verificar y evaluar las ofertas, es el competente para analizar las explicaciones entregadas por el proponente frente a la solicitud de la entidad y de emitir un concepto al respecto, en el que efectúe la recomendación respectiva al ordenador del gasto o junta de licitaciones.
De lo anterior se concluye que, las entidades públicas exceden las facultades que les ha otorgado la ley al fijar, de forma previa y especifica dentro del pliego de condiciones, Jo que se consideran precios artificialmente bajos, sin dar traslado de su apreciación al oferente.
En tal sentido, la Procuraduría recomienda no efectuar, de forma automática y mecánica, la calificación de lo que se considera ''precio artificialmente bajo", ni dentro del documento de estudios previos ni en el pliego de condiciones de las convocatorias.
Para solventar cualquier dificultad que se pueda presentar al respecto se plantea incluir en el estudio de mercado la indicación de los precios a partir de los cuales la entidad efectuará el análisis de precios artificialmente bajos.
e. Dadas las diferencias que se presentan en materia de verificación o evaluación económica dentro de las diferentes modalidades de contratación establecidas por la Ley 1150 de 2007, se deben efectuar algunas precisiones para cada una de ellas.
-Para et trámite dela subasta inversa resulta imprescindible determinar cuál será el valor de los decrementos mínimos (Nota pie de página: Cantidad mínima en que se deben disminuir los precios ofrecidos en cada lance) para la puja correspondiente.
- Cuando se pretendan tramitar concursos de méritos se debe tener claridad absoluta sobre los valores de cada uno delos conceptos relacionados en el artículo 57 del Decreto 2474 de 2008.
-En el caso de que se requiera enajenar bienes del Estado, el precio mínimo de venta de los mismos deberá obedecer a los parámetros dispuestos en el Decreto 4444 de 2008. En el caso de los bienes inmuebles, la entidad deberá obtener el avalúo comercial de los mismos, el cual podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, bancas de inversión o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.
(...)
RECUERDE: EN TODO CASO, EN CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES DE ELABORACIÓN DEL ESTUDIO DE MERCADO UTILIZADAS SE DEBERÁ CONSULTAR EL REGISTRO ÚNICO DE PRECIOS DE REFERENCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL (...), CUANDO EXISTA LA OBLIGACIÓN LEGAL DE HACERLO, DE CONFORMIDAD CON LA NORMATIVIDAD QUE RIGE LA MATERIA. (DECRETOS 3512 DE 2003 Y 2474 DE 2008). ATENDIENDO LO PREVISTO EN LA LEY 598 DE 2000, LOS PRECIOS COTIZADOS NO DEBEN SOBREPASAR NI ESTAR POR DEBAJO DEL PRECIO INDICATIVO DEL BIEN O SERVICIO, REGISTRADO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL (SICE). SI ASÍ SUCEDIERA. SE DEBEN VERIFICAR Y ANALIZA R SI LAS VARIACIONES SE ENCUENTRAN ECONÓMICAMENTE JUSTIFICADAS DENTRO DEL MERCADO, DEJANDO CONSTANCIA DE ELLO”.[4] (Negrilla y subraya fuera de texto)
v. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
vi. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.[5]
vii. Las garantías que considera debe exigir en el Proceso de Contratación.
vii. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
NOTA. El Grupo de Gestión Jurídica se reserva el derecho de adelantar la contratación por medio del proceso de selección que considere más ajustado a la ley y a las necesidades de la Entidad, teniendo en cuenta además los factores de evaluación expresados por la dependencia solicitante.
B. Solicitud para la contratar el bien o servicio, presentada ante el ordenador del gasto o su delegado.
RESPONSABLE: DEPENDENCIA QUE GENERA LA NECESIDAD
C. Certificación de insuficiencia de personal[6]
RESPONSABLE ELABORACION: GRUPO DE GESTION JURIDICA
En los casos de contratación de prestación de servicios personales ylo profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2209 de 1998, se elaborará una certificación donde conste que no existe el personal suficiente para llevar a cabo las actividades que se pretenden contratar para apoyar las labores de una determinada dependencia del INM. La misma deberá ser suscrita por el representante legal de la entidad, previamente elaborada y confirmada por el coordinador del grupo de gestión de talento humano de la Secretaria General de la entidad.
D. Solicitud para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal
RESPONSABLE: DEPENDENCIA QUE GENERA LA NECESIDAD, ORDENADOR DEL GASTO O SU DELEGADO Y OFICINA DE PLANEACION.
Por parte de la dependencia que genera la necesidad se deberá diligenciar el formato correspondiente a "Solicitud de CDP" en el cual se establecerá el objeto que se pretende contratar y la justificación de la misma, el mismo deberá encontrarse suscrito por la dependencia que genera la necesidad, el ordenador del gasto y en caso de pretender contratar con recursos de inversión, deberá ser suscrito por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
E. Certificado vigente sobre la existencia de disponibilidad presupuestal - CDP, en el cual se incluirá el valor de las prestaciones al momento de celebrar el contrato. Así mismo deberá allegarse la autorización para comprometer vigencias futuras, expedida por el CONFIS cuando sea el caso.
RESPONSABLE: GRUPO DE RECURSOS FINANCIEROS
2. Etapa precontractual:
Desarrollo del proceso de selección de conformidad con los parámetros, tiempos y condiciones establecidos en la Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y demás normas reglamentarias y/o complementarias, así como en el presente Manual.
Los procesos de selección en comento, son los que a continuación se relacionan:
La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, que es el procedimiento mediante el cual la administración formula una convocatoria pública a las personas tanto naturales como jurídicas, con la determinación de las condiciones (jurídicas, técnicas, financieras y económicas) para celebrar un contrato determinado, con el fin de que se presenten las propuestas en igualdad de oportunidades y con estricta sujeción a los pliegos de condiciones, con el fin de seleccionar el ofrecimiento más favorable.
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
C. Concurso de méritos (Convocatoria Pública):
Se trata de la modalidad por medio de la cual se realiza la selección de consultores o proyectos.
D. Contratación de mínima cuantía (Convocatoria Pública)
Procede para aquellos casos en que el valor de la contratación no excede del 10 por ciento de la menor cuantía del INM, independientemente de su objeto.
E. Contratación directa (Convocatoria Privada):
La escogencia del contratista se realiza sin necesidad de las formalidades propias de los demás procesos de selección, siempre que se presenten uno de los casos previstos en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. De esta manera, la administración escoge en forma directa al contratista, pero sin desconocer los criterios de selección objetiva.
3. Contractual:
Consiste en la ejecución propiamente dicha del objeto contractual, con todas sus implicaciones , es decir, cumplimiento de la totalidad de las obligaciones adquiridas en virtud de la suscripción del contrato tanto por el Contratante, como por el Contratista, entrega a satisfacción del objeto contractual y gestión del supervisor y/o interventor del contrato.
a. Suspensión del termino d1a ejecución del objeto contractual: Resultará procedente llevar a cabo la suscripción de un acta de suspensión del término de ejecución contractual, entre el supervisor del contrato y el contratista, siempre que se presenten eventos que realmente la justifiquen , toda vez que el término contemplado en el contrato suscrito ha sido el resultado de la programación efectuada en la etapa de planeación para garantizar la satisfacción de la necesidad con que cuenta la Entidad.
b. Póliza o garantía bancaria: Será exigible cuando el contrato que se suscriba supere la mínima cuantía del INM, esto es, el equivalente al 10% de la menor cuantía.
De conformidad con la normatividad vigente a continuación se realizarán algunas precisiones respecto a los mecanismos que deben ser tenidos en cuenta por el INM en la gestión contractual que se desarrolle. Sin perjuicio de las disposiciones contenidas en el marco normativo expedido para tal fin.
Los contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
-Contrato de seguro contenido en una póliza
-Patrimonio Autónomo
-Garantía bancaria
Los perjuicios que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, serán amparados con las correspondientes garantías, así:
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
En estos casos, el valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, será del veinte por ciento (20%) del valor del contrato, el cual en ningún caso podrá ser inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza y la vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía; sin embargo el INM podrá determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.
Así mismo, es posible abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, en los procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada.
4. Post-contractual:
Elaboración del acta de liquidación del contrato, por parte del Grupo de Gestión Contractual, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor y/o interventor del mismo, y suscripción de la misma por el contratista, supervisor y/o interventor y el ordenador del gasto o su delegado.
RESPONSABLE: GRUPO DE GESTION JURIOICA Y SUPERVISOR DEL CONTRATO.
IV. REGLAS ESPECIALES DE LA GESTION CONTRACTUAL (PROCESOS DE SELECCIÓN)
Una vez elaborados y aportados la totalidad de los documentos previos, descritos en el capítulo anterior del presente manual, se dará traslado al Grupo de Gestión Jurídica con el fin de proceder al desarrollo del proceso de selección correspondiente, en atención al objeto y/o al monto de la contratación, a través del cual se pretende satisfacer la necesidad descrita en los antecedentes presentados.
En efecto, los procesos de selección definidos con anterioridad, deberán tener en cuenta los aspectos que a continuación se establecen para cada caso.
1. Condiciones comunes a los procesos de selección que implican convocatoria pública
A) Convocatoria pública:
Se deberá elaborar un "Aviso de Convocatoria Pública", con el fin de dar publicidad a1 proceso de selección; este aviso contendrá el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
RESPONSABLE: GRUPO DE GE.STION JURIDICA
B) Proyecto pliegos de condiciones:
La dependencia que genera la necesidad deberá presentar al Grupo de Gestión Jurídica, además de los documentos preliminares enunciados en "Etapa Preliminar", un proyecto de las condiciones y especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar así como los criterios de evaluación que deberán tenerse en cuenta para la escogencia del ofrecimiento más favorable al INM, de conformidad con la modalidad de selección a través de la cual deba agotarse el procedimiento de la contratación; lo anterior debe integrarse al proyecto de Pliego de Condiciones, así:
-DOCUMENTOS DE CONTENIDO TECNICO
-REQUERIMIENTOS TECNICOS
-CRITERIOS TECNICOS DE EVALUACION Y/O VERIFICACION
Deberá señalarse en forma exacta la ponderación de los criterios de selección, es decir, el valor que tendrá cada uno de ellos en la calificación total de la propuesta, teniendo en cuenta la ponderación de una de las siguientes variables que a continuación se enlistan, sin desconocer que dicha escogencia deberá estar estrictamente relacionada con las necesidades de la Entidad y las características del bien o servicio a adquirir:
-Calidad:
Factor exclusivo de evaluación para la escogencia de consultores o proyectos, en desarrollo de los cuales no podrá efectuarse consideración alguna de escogencia con relación al precio. (Concurso de meritas, intermediarios de seguros)
-Precio:
Factor exclusivo de escogencia cuando los bienes o servicios a adquirir sean de características técnicas uniformes y se encuentren plenamente identificados por el INM en términos cualitativos y cuantitativos. (Selección abreviada por subasta inversa)
-Calidad y precio:
Factor de evaluación que aplicará cuando se trate de bienes y servicios con características técnicas disímiles que impidan considerar como único criterio de escogencia, el precio. (Selección abreviada de menor cuantía y licitación pública)
NOTA. Para los criterios de evaluación y escogencia de los contratistas, la dependencia que genera la necesidad deberá tener en cuenta que, salvo el caso de los Concursos de Méritos, la experiencia, la capacidad operativa, financiera y jurídica de proponente NO PODRÁN ser objeto de calificación, toda vez que estos factores son sólo susceptibles de verificación , por lo que la selección del contratista deberá atender a su capacidad técnica de satisfacer las necesidades que justifican el adelantamiento de un proceso de contratación.
Además de lo anterior, deberá tenerse en cuenta las siguientes reglas de selección, para el establecimiento de los criterios de evaluación y/o verificación:
• Justas: Que permitan determinar el mejor contratista/oferente.
• Claras: Redacción con sentido intencional, conocimiento previo.
• Objetivas: No incidencia de condiciones particulares.
• Completas: Integralidad de su texto.
Ahora bien, el Grupo de Gestión Jurídica previa verificación del cumplimiento de la totalidad de los documentos preliminares exigidos para su iniciación, incluyendo el proyecto de pliegos en lo que se refiere al contenido técnico, procederá a elaborar la totalidad del proyecto, con el fin dar inicio al proceso de selección.
Además de lo anterior el proyecto de pliegos de condiciones deberá contener como mínimo:
a) Condiciones Generales
- Objeto:
Identificación completa de las obras, servicios o bienes que se pretenden adquirir mediante el proceso de selección, es decir, no corresponde exclusivamente a una breve enunciación, sino por el contrario requiere información detallada, tales como la descripción de cantidades, calidades y características del servicio que se requiere.
- Participantes:
La administración está en la obligación de convocar a todas las personas que tengan la posibilidad de suministrar los bienes, prestar los servicios o ejecutar las obras que se pretendan contratar, con el objeto de asegurar la escogencia ele la propuesta más favorable.
- Cronograma y Trámite del Proceso:
El INM deberá determinar en forma clara y concreta cada una de las etapas que comprenden el proceso contractual, así mismo, señalará los plazos o los distintos términos en que se desarrollará toda la actividad contractual, los cuales deben ser proporcionales al objeto del contrato que se pretende concretar.
Lo anterior, permite a los proponentes conocer con antelación las reglas del proceso y así evitar el rechazo de propuestas.
- Presupuesto Oficial:
Se deberá indicar el presupuesto oficial del proceso de selección, el cual solo tiene carácter indicativo, toda vez que el precio puede constituir un factor de escogencia del contratista, además de estar sujeto a lo ofertado por el proponente, el cual en todo caso debe observar las reglas del mercado.
- Condiciones generales del Contrato:
Se deberá anexar la minuta del contrato, en la que se contemplen las condiciones del mismo, tales como. Objeto, plazo, forma de pago, garantías, obligaciones de las partes, sanciones, entre otros.
- Convocatoria a las Veedurías Ciudadanas:
En aplicación del marco normativo vigente se deberá convocar a las veedurías ciudadanas con el fin de que se realice por parte de éstas control social frente a los procesos de contratación adelantados por la INM.
ii) Contenido de la Propuesta
Los pliegos de condiciones establecen los requisitos mínimos y de obligatorio cumplimiento que debe contener la propuesta, con el fin de evaluar objetivamente todos los aspectos que tienen incidencia jurídica, financiera, técnica y económica dentro de las cualidades y calidades del futuro proponente.
La presentación de la propuesta debe hacerse por escrito, debidamente foliada, y rubricada por su autor, en sobre cerrado para mantener su intangibilidad antes de la apertura.
iii) Garantía de Seriedad de la Oferta
El proponente presentará con la propuesta una garantía de seriedad de la misma, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país. La garantía estará constituida a favor de EL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA - por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor total' de la oferta que presente, con una vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.
La omisión de la garantía NO SERA SUBSANABLE EN NINGÚN CASO Y LA PROPUESTA SERÁ RECHAZADA.
Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la póliza o constancia de depósito debe ser constituida o efectuada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando sus integrantes) y no a nombre del representante del consorcio o unión temporal.
iv) Factores habilitantes, de Evaluación y Causales de Rechazo
• Factores Habilitantes (Pasa o no pasa)
-Documentos de contenido jurídico:
• Carta de Presentación de la OFERTA.
• Autorización del órgano social correspondiente si lo requiere.
• Poder si es necesario.
• Garantía de Seriedad de la OFERTA.
• Certificación de Existencia y Representación Legal.
• Certificación expedida por el representante legal en donde conste que el oferente no ha sido sancionado o multado por entidades públicas.
• Certificado de inscripción, clasificación y calificación - registro único de proponentes.
• Documento Constitutivo del Consorcio o Unión Temporal si es la condición del OFERENTE.
• Acreditación del pago a los sistemas de riesgos profesionales, pensiones, salud y aportes a las Cajas de Compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena.
• Fotocopia o inscripción del RUT o NIT indicando el régimen al que pertenece y las actividades en las cuales se encuentra registrado.
• Certificado de no estar inscrita la persona natural o jurídica en el Boletín de Responsables Fis9ales expedido por la Contraloría General de la República.
• Certificación de contratos en ejecución y adjudicados - Formulario K Residual contratos en ejecución y adjudicación, para el caso de los contratos de obra.
• Certificación Financiera.
-Condiciones de experiencia del proponente.
- Capacidad administrativa y operacional.
- Capacidad financiera.
• Factores de calificación
Para aquellos procesos en los que proceda evaluación de la propuesta, (licitación, selección abreviada de menor cuantía y concurso de méritos) deberán contemplarse la totalidad de los factores de calificación, por parte de la dependencia que genera la necesidad, teniendo en cuenta la ponderación y el peso que cada uno de ellos tendrá, los cuales pueden ser netamente técnicos (calidad) o técnicos y económicos (calidad y precio).
• Causales de Rechazo
La administración podrá rechazar las propuestas cuando estas no reúnan las condiciones que se establecen en los pliegos de condiciones.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos no necesarios para la comparación de las propuestas, no será óbice para el rechazo de la misma. En consecuencia, podrán ser solicitados por la INM en cualquier momento, hasta la adjudicación.
No obstante lo anterior, en caso de haber determinado el método de calificación de "costo-beneficio" o cuando la escogencia haga referencia a bienes o servicios de características uniformes que impliquen la realización de la subasta inversa para la selección del contratista, los documentos faltantes se podrán solicitar hasta el momento previo a la realización de la misma.
RESPONSABLES: GRUPO DE GESTION JURIDICA Y DEPENDENCIA QUE GENERA LA NECESIDAD
C) Publicación de documentos de carácter obligatorio
La totalidad de los documentos soportes del proceso de selección (estudios previos, convocatoria pública, proyecto pliegos de condiciones, observaciones al proyecto y respuesta a las mismas, resolución de apertura del proceso de selección, pliegos de condiciones definitivos, informe de verificación y evaluación de ofertas, observaciones al informe y respuesta a las mismas, informe de evaluación definitivo y acto administrativo por medio del cual se adjudica el proceso de selección o declaratoria de desierta),deberán ser publicados oportunamente y de manera obligatoria en el SECOP (Portal único de Contratación) :www.contratos.gov.co y con carácter informativo en www.inm.qov.co.
RESPONSABLE: GRUPO DE GESTION JURIOICA.
2. Condiciones particulares de los procesos de selección que implican convocatoria pública
2.1. Licitación pública
La Licitación pública es por regla general el proceso de selección que debe efectuar EL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA, para la adquisición de sus bienes o servicios.
Los documentos que hacen parte de la Licitación Pública son:
1. Avisos en la página web institucional y en el SECOP
2. Estudios previos
3. Convocatoria Pública
4. Proyecto de Pliegos de condiciones
5. Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones y respuesta a las mismas.
6. Acta de audiencia de estimación, tipificación y asignación de riesgos
7. Pliegos de Condiciones definitivos.
8. Acta audiencia de alcance de los pliegos definitivos
9. Informe de evaluación y verificación de propuestas
10. Acta de presentación del informe de evaluación y verificación de propuestas al comité de adjudicaciones
11. Publicación del Informe de evaluación y verificación de propuestas definitivas.
12. Observaciones al informe de evaluación y respuesta a las mismas.
13. Acta audiencia de adjudicación
14. Acto Administrativo de Adjudicación o declaratoria de desierta.
Ahora bien, en desarrollo de este proceso de selección se deberán surtir, además de las condiciones comunes de los procesos de selección, las siguientes:
A) Publicación de avisos en la página web institucional y en el SECOP:
De conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley ·11so de 2007 y el articulo 224 del Decreto 19 de 2011, dentro de los diez (1O) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.
Este aviso deberá contener el objeto y características esenciales del proceso correspondiente.
B) Realización de la audiencia de discusión sobre distribución de riesgos:
La entidad señalará el momento, antes de la apertura del proceso de selección, para que se lleve a cabo una audiencia en la que se revise la tipificación, estimación y asignación de riesgos entre el oferente y la entidad, para establecer su distribución definitiva.
C) Evaluación y ponderación de ofertas
Se evaluarán y ponderarán las ofertas por la Entidad dentro del plazo señalado en el pliego de condiciones y se podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones o complementaciones sobre su oferta.
De lo anterior, se suscribirá un informe consolidado por parte del grupo evaluador para su posterior publicación el SECOP, así como en la página web institucional.
D) Derecho de contradicción y determinación del ofrecimiento más favorable:
Se elaborará por la Entidad un informe de la evaluación de las ofertas, con el fin de garantizar el derecho de contrad1cc1on, que permanecerá cinco (5) días hábiles a consideración de los oferentes para que presenten sus observaciones, si así lo consideren.
La oferta más ventajosa en los procesos de licitación pública, será la que resulte de ponderarlos elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
E) Realización de la audiencia de adjudicación:
Con fundamento en lo establecido en el artículo 39 del Decreto 1510 del 2013, la adjudicación deberá realizarse en Audiencia Pública, con la aplicación de los siguientes aspectos:
a) Los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación, sin que esto implique una oportunidad para mejorar o modificar la oferta.
En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
b) Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.
c) Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a una duración máxima de cinco (5) minutos.
d) Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.
e) Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si el INM lo ha publicado en el SECOP con la debida antelación.
f) Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda mediante acto administrativo motivado y que se entenderá notificado al proponente en la audiencia.
2.2. Selección abreviada
Es una modalidad de selección más ágil en lo que tiene que ver con las etapas que involucra, así como el manejo de los términos en sí mismo. Responde a dos procesos contractuales diferentes, en razón de las características de los bienes y servicios a adquirir, así como las circunstancias de la contratación o la cuantía estimada para la selección del contratista.
Será un proceso de selección abreviada cuando el INM se encuentre frente a cualquiera de los siguientes eventos:
1. Selección Abreviada de Menor Cuantía: Adquisición de bienes y servicios de características técnicas disimiles cuyas ventajas ofrecidas y requeridas por la Entidad impiden considerar como único criterio de escogencia, el precio, por lo que será necesario la ponderación de este elemento en relación con la calidad del servicio o bien que se pretende adquirir. El valor estimado de este proceso no podrá superar la menor cuanta del INM.
2. Selección Abreviada de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización (Subasta Inversa o Acuerdo Marco de Precios} : Adquisición de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, caso en el cual el único factor para la escogencia del contratista será el menor precio ofrecido como resultado de un proceso de subasta inversa.
NOTA: De conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, el INM está obligado a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes, para lo cual deberán considerarse:
Para el efecto y tal como lo señala el Decreto 1510 de 2013, Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, periódicamente debe efectuar Procesos de Contratación para suscribir Acuerdos Marco de Precios, teniendo en cuenta los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes contenidos en los Planes Anuales de Adquisiciones de las Entidades Estatales y la información disponible del sistema de compras y contratación pública.
Conforme a lo señalado el INM puede solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado. Colombia. Compra Eficiente a su vez estudiará la solicitud, revisará su pertinencia y definirá la oportunidad para iniciar el Proceso de Contratación para el Acuerdo Marco de Precios solicitado.
En tal virtud, Colombia Compra Eficiente publicará el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y el INM en la etapa de planeación del Proceso de Contratación está obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual el INM pueda satisfacer la necesidad identificada.
Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, el INM está obligado a suscribir el Acuerdo Marco de Precios, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga, y luego puede colocar la orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios. El INM no debe exigir las garantías de que trata el Decreto 1510 de 2013 (artículo 116), en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario.
Dicho esto, a continuación se detallarán las etapas que son comunes a los dos procesos de contratación comentados dentro de una misma modalidad de selección, la Selección Abreviada.
Los documentos que hacen parte de la Selección Abreviada son:
1. Estudios previos
2. Convocatoria Pública
3. Proyecto de Pliegos de condiciones
4. Observaciones y respuesta al proyecto de pliegos de condiciones y respuesta a las mismas.
5. Pliegos de Condiciones definitivos
6. Informe de Evaluación y/o verificación
7. Observaciones y respuesta al informe de evaluación
8. Acto de Adjudicación o de Declaratoria de Desierta
2.2.1. Selección abreviada de menor cuantía.
Los documentos particulares que hacen parte de la Selección Abreviada de Menor Cuantía son:
1. Manifestaciones de interés a participar
2. Acta audiencia de sorteo de consolidación de oferentes (eventual)
3. Informe de evaluación y verificación de propuestas
4. Acta de presentación del informe de evaluación y verificación de propuestas al Comité de Adjudicaciones
5. Publicación del Informe de evaluación y verificación de propuestas definitivo
6. Observaciones al informe de evaluación y respuesta a las mismas.
7. Acta Audiencia de Adjudicación
8. Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria de Desierta.
a) Determinación del ofrecimiento más favorable
La oferta más ventajosa en los procesos de selección abreviada de menor cuantía, será la que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes ó fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
b) Adjudicación
La adjudicación deberá realizarse al oferente que haya presentado la oferta más favorable a la Entidad, mediante Acto Administrativo debidamente motivado, el cual no será susceptible de recurso alguno.
NOTA. En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, el fNM podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de fa publicación del proyecto de pliegos de condiciones; de ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
2.2.2. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización (subasta inversa I acuerdo marco de precios).
Los documentos particulares que hacen parte de la Selección Abreviada de Menor Cuantía para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización son:
1. Además de las reglas generales de la gestión contractual, con relación a los estudios previos para los procesos que se adjudican en subasta inversa, cada bien o servicio de características técnica uniformes y común utilización a ser adquirido, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de la dependencia que genera la necesidad.
Las fichas técnicas deberán contener como mínimo:
a. Denominación de bien o servicio
b. Denominación técnica del bien o servicio
c. Unidad de medida
d. Descripción general
2. Ofertas habilitantes y ofertas iniciales de precio
3. Acta de presentación del Informe de verificación de propuestas y Lista de Oferentes Habilitados al Comité de Adjudicaciones.
4. Publicación del Informe de verificación de propuestas y Lista de Oferentes Habilitados definitivo
5. Observaciones al informe de verificación de propuestas y Lista de Oferentes Habilitados.
6. Documento de respuesta a las observaciones formuladas sobre el informe de verificación de propuestas y Lista de Oferentes Habilitados.
7. Acta Audiencia de Adjudicación a través de Subasta Inversa
8. Acto Administrativo de Adjudicación o Declaratoria de Desierta.
a) Determinación del ofrecimiento más favorable
La oferta más ventajosa en los procesos de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización será la que menor precio haya ofrecido en desarrollo de la subasta inversa, de conformidad con los términos y condiciones señalados en el pliego de condiciones.
b) Adjudicación
Con fundamento en lo establecido en el artículo 19 del Decreto 2474 del 2008,el resultado de la subasta se presentará a consideración del comité verificador , para que formule la recomendación de adjudicación o no al Comité de Adjudicaciones mediante la estimación de precios artificialmente bajos de que trata el artículo 13 ibídem, teniendo en cuenta que el factor para la de escogencia del contratista, será la oferta con el menor precio.
NOTA. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.
2.3. Concurso de méritos
El concurso de méritos se aplica para la selección de consultores o proyectos en los que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o precalificación; en este proceso de selección el precio de la propuesta no constituirá factor de escogencia.
• Clases:
El concurso de méritos se encuentra clasificado en:
a) Con precalificación: Esta será realizada en un proceso anterior e independiente del concurso de méritos para los que se aplique.
b) Abierto
Consideración Inicial:
La Entidad definirá en el Pliego de Condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes:
a) El CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN será una modalidad de selección de obligatoria observancia, cuando la Entidad requiere del proponente la presentación de su oferta con la inclusión de una propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría, es decir, cuando el Pliego de Condiciones exige la presentación de una PROPUESTA TÉCNICA DETALLADA (PTD).
b) El CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO, será una modalidad de selección de obligatoria observancia cuando se exija la presentación de una PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA (PTS), esto es, cuando la Entidad sea la que suministre en los requerimientos técnicos, la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo.
Para mayor claridad, a continuación se definen los tipos de propuestas que pueden presentarse en un Concurso de Méritos, así:
Propuesta técnica simplificada (PTS): Se exigirá este tipo de propuesta cuando la INM suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo. (Selección por el sistema de concurso abierto (por regla general) o precalificación)
Propuesta técnica detallada (PTD): Se exigirá este tipo de propuesta cuando en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. (Selección por el sistema de precalificación con lista corta, de manera exclusiva.)
2.3.1 Concurso de méritos con precalificación
Este tipo de concurso de méritos, contempla una actuación de carácter independiente, previa convocatoria pública, por la cual se integra la lista de preseleccionados para participar en uno o varios concursos de méritos, previa a la realización del concurso de méritos propiamente dicho.
2.3.1.1 Etapas
Las etapas que deben tenerse en cuenta para el proceso de concurso de méritos con precalificación son:
• Estudios previos
• Convocatoria Pública
• Publicación Proyecto de Pliegos de condiciones
• Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones y respuesta a las mismas.
• Expresiones de interés y presentación de documentos habilitantes
• Informe de evaluación y verificación de los oferentes potenciales
• Acto de conformación de lista corta o multiusos.
• Recurso de Reposición
• Acto administrativo por medio del cual se resuelve el Recurso de Reposición
• Acto de apertura del concurso de méritos
• Invitación a presentar propuestas.
• Pliegos de Condiciones definitivos
• Informe de evaluación de propuestas técnicas
• Observaciones al informe de evaluación y respuesta a las mismas.
• Apertura de la propuesta económica del primer elegible y verificación de la consistencia de la misma.
• Adjudicación o declaratoria de desierta.
a) Pliego de condiciones
Además de los parámetros antes establecidos, en lo que se refiere a la elaboración de los Pliegos de Condiciones
- requerimientos técnicos, la dependencia que genera la necesidad deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, para determinar los Requerimientos Técnicos mínimos, aspectos serán de inclusión obligatoria en el pliego de condiciones:
- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.
- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
- El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.
- El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos .
- Propuesta económica que deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
• La remuneración del personal del consultor, la cual podrá Incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
• Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
• Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor.
• Gastos de administración.
• Utilidades del consultor.
• Gastos contingentes.
Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.
- Adicional a los aspectos antes enunciados, en lo que se refiere a los criterios de calificación deberán incluirse los siguientes factores:
• Experiencia especifica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.
• Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría. (Cuando se requiera del proponente la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD) = Concurso de Méritos con Precalificación)
• Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
b) Convocatoria para presentar manifestación de interés.
Se elaborará un aviso de Convocatoria pública, que contendrá:
- Fecha límite para presentar la expresión de interés.
- Criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes.
- Indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.
- Indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.
Los interesados en conformar la lista corta o multiusos deberán expresar su interés por escrito, mediante radicación en el Centro de Documentación e Información - COI, dentro del término señalado para ello, acompañada con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes.
NOTA: Una vez finalizada la conformación de la lista corta o multiusos se procederá a realizar la apertura del proceso de concurso de méritos correspondiente.
c) Verificación de requisitos habilitantes, evaluación y conformación de lista corta o multiusos.
Un comité asesor designado por el Ordenador del Gasto, verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, con el fin de conformar la lista de oferentes habilitados para la presentación de propuestas.
En aquellos casos en que a1guno de los proponentes no hayan presentado adecuadamente .los documentos que conformen los requisitos habilitantes o que uno de ellos genere duda para la Entidad, se otorgara un término máximo de dos días hábiles para que subsanen las deficiencias o presenten las aclaraciones a que haya lugar.
En caso de que una vez vencido este término, no se haya recibido respuesta al requerimiento realizado por parte del futuro proponente, se considerará que el mismo se encuentra inhabilitado para la presentación de la propuesta.
D Acto definitivo conformación lista corta o multiusos
EL INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA deberá publicar el acto administrativo por medio del cual se conforma la lista corta, contra el cual solamente procede el recurso de reposición ante el mismo funcionario que adoptó la decisión, previa notificación a los interesados.
e) Invitación a presentar propuesta técnica y oferta económica
De conformidad con la lista de oferentes habilitados, el Ordenador del Gasto procedera a elevar invitación para presentar la oferta, en los términos y condiciones señalados en los pliegos de condiciones.
f) Informe de evaluación técnica de las propuestas
El comité asesor preparará el informe de evaluación y calificación técnica de las propuestas recibidas y procederá a su publicación oportuna y de manera obligatoria en el SECOP (Portal único de Contratación):www.contratos.gov.co y con carácter informativo en www.inm.gov.co.
g) Observación al informe de evaluación
Los interesados podrán presentar observaciones al informe de evaluación dentro del término contemplado para tal fin en la convocatoria pública.
h) Apertura de la propuesta económica del primer elegible y verificación de la consistencia de la misma.
Para llevar a cabo la apertura del sobre que contenga la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:
- Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de elegibilidad de las propuestas técnicas.
- En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente y revisará la coherencia y consistencia entre:
i. Necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de la oferta;
ii. La consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y
iii. El precio ofrecido y la disponibilidad presupuesta! del respectivo proceso de contratación.
Si el INM y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
- En caso de no llegar a un acuerdo, se dejara constancia de ello y se procederá a revisar con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejaran constancia del mismo y firmarán el contrato.
En caso de que nuevamente no se llegue a un acuerdo, se declarará desierto el proceso de contratación.
i) Adjudicación o declaratoria de desierta.
El INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA deberá adjudicar el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado, el cual será publicado de conformidad con los lineamientos dispuestos en el presente manual.
NOTA. Si la entidad declara desierto el concurso1 la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, s1n que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
2.3.2 Concurso de méritos abierto
2.3.2.1 Etapas
Las etapas que deben tenerse en cuenta para el proceso de concurso de méritos abierto son:
• Estudios previos
• Proyecto de Pliegos de condiciones
• Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones y respuesta a las mismas.
• Acto de apertura del concurso de méritos
• Pliegos de Condiciones definitivos
• Informe de verificación y evaluación de propuestas
• Observaciones al informe de evaluación y respuesta a las mismas.
• Apertura de la propuesta económica del primer elegible y verificación de la consistencia de la misma.
• Adjudicación o declaratoria de desierta.
a) Pliego de condiciones
Además de los parámetros establecidos con anterioridad, en lo que se refiere a la elaboración de los Pliegos de Condiciones - requerimientos técnicos, la dependencia que genera la necesidad deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, para determinar los Requerimientos Técnicos mínimos, aspectos que serán de inclusión obligatoria en el pliego de condiciones:
- Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.
- La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
- El cronograma de ·la ejecución del contrato de consultoría.
- El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos .
- Indicación de los requisitos habilitantes (jurídicos, financieros y técnicos) proporcionales que se exigen a los oferentes.
- Propuesta económica: La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
• La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
• Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
• Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor.
• Gastos de administración.
• Utilidades del consultor.
• Gastos contingentes.
Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.
- Adicional a los aspectos antes enunciados, en lo que se refiere a los criterios de calificación deberán incluirse los siguientes factores:
• Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.
• Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
b) En adelante se atenderán las etapas descritas en el numeral anterior.
3. Condiciones particulares de los procesos de selección por invitación privada
3.1. Contratación directa
3.1.1 Acto Administrativo de justificación de la contratación:
Cuando proceda la aplicación de esta modalidad, la entidad, deberá expedir e lacto administrativo de la justificación de la contratación directa, que contendrá:
- El señalamiento de la causal que se invoca la determinación del objeto a contratar
- El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiere, o al contratista.
- La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.
Nota: Están exceptuados de este acto administrativo los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales y demás excepciones contemplados en el marco normativo existente, si hay lugar a ellas.
3.1.2 Causales de Contratación Directa:
De conformidad con lo dispuesto por el artículo 2do, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007; esta modalidad de ·selección sólo procederá en los siguientes casos:
a) Urgencia manifiesta, de conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993.[7]
Se aclara que en caso de aplicar la urgencia manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley, esto se constituye como una falta disciplinaria gravísima, en atención a lo dispuesto en el numeral' 33 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000.
b) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.
c) Convenios interadministrativos. (Artículo 355 C.N., concordante con el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.)
d) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, esto es, no existiere más de una persona inscrita en el RUP y cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Estas circunstancias deberán constar y estar soportadas en el Análisis de Conveniencia - Parámetros de Contratación, respectivo.
e) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Corresponde a aquellos de naturaleza intelectual, diferentes a los de Consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la INM.
d) El arrendamiento o adquisición de inmuebles. El contrato de arrendamiento o el de compraventa o permuta, tienen por objeto, respectivamente, el arrendar o adquirir bienes corporales, que requiera la entidad estatal para su servicio.
g) El desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. La contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
En los procesos de contratación directa, deberán observarse todos los procedimientos establecidos para la conformación de la etapa preliminar, teniendo en cuenta que la escogencia del contratista se realiza sin necesidad de las formalidades propias de los demás procesos de selección, siempre que se presenten uno de los casos previstos en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. De esta manera, la administración escoge en forma directa al contratista, pero sin desconocer los criterios de selección objetiva.
V. SUPERVISIÓN
La Supervisión y control en la ejecución del contrato, será a través de la persona que designe el Ordenador del Gasto, en virtud de lo señalado el supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 4° y numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011, y la Resolución No. 207 de 2013, por medio del cual se adopta el manual de las funciones, atribuciones, prohibiciones y responsabilidades de los supervisores y/o interventores de los contratos y convenios que celebre el Instituto Nacional de Metrología, o de más normas que al respecto se expidan.
Obligaciones del supervisor.
a) Ejercer el respectivo control sobre la ejecución del objeto del contrato.
b) Informar al Ordenador del Gasto cualquier demora e incumplimiento en las obligaciones del contratista.
e) Elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato.
Cambio de supervisor.
Si se requiere el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, el Ordenador del Gasto procederá a designar un nuevo supervisor. Si el supervisor en ejercicio se encuentra en condiciones de suscribir un acta lo hará conjuntamente con el designado en su reemplazo, en la cual constará: estado de ejecución del Contrato; relación de documentos que entrega y observaciones que considere pertinentes. Si no es posible la suscripción conjunta, dejará constancia del estado en que se encuentra el contrato al asumir el ejercicio de estas funciones.
VI. MECANISMOS ALTERNATIVOS DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS (MASC)
Son instrumentos que tiene la Administración Pública y los particulares en un contrato estatal para solucionar de manera directa, expedita, eficiente, eficaz y con una mayor economía, y bajo las condiciones de idoneidad requeridas por una eficiente Administración de Justicia, los conflictos que surjan durante y con ocasión de la celebración, desarrollo, ejecución, terminación y liquidación de los contratos que suscriban, sin acudir a la jurisdicción competente, reservándose en últimas el derecho de acceder a la administración de justicia para tal fin.
Se hace necesario aclarar que la utilización de estos mecanismos en materia contractual procederá siempre y cuando no se haya suscrito el acta de liquidación en la cual los contratantes se declaren a paz y salvo, toda vez que ésta serla la finalización de la relación entre las partes, quedando excluida la posibilidad de una controversia posterior.
En este orden de ideas, y teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 68 a 75 de la Ley 80 de 1993, la INM propenderá a la utilización de los MASC, de conformidad con los parámetros y reglas contenidas en el presente acápite:
- DIRECTOS • Arreglo Directo
- MEDIADOS • Conciliación (Prejudicial)
- COACTIVOS • Laudo Arbitral
A) Arreglo directo (Art. 68 Ley 80/93)
Se constituye en el mecanismo básico y principal en el marco de la contratación pública; busca que las partes de forma directa y sin intermediarios acuerden una solución justa, adecuada y proporcional dentro de las condiciones específicas de su relación contractual, teniendo en cuenta las circunstancias de tiempo, modo y lugar que se han presentado durante ésta, y el comportamiento de las partes frente a tales eventos,
El acuerdo que surja entre los sujetos involucrados deberá constar por escrito y estar debidamente motivado, de tal forma que en caso de no cumplirse con lo allí pactado, dicho documento, junto con el contrato y demás actuaciones dentro del mismo, se constituya en un título ejecutivo complejo por provenir del deudor y consagrar una obligación clara, expresa y actualmente exigible, que constituya plena prueba en su contra.
-Procedimiento
a) Cuando se presente un eventual conflicto, cualquiera de las partes contratantes deberá manifestarlo a la otra, mediante escrito en el cual se detalle las situaciones que han dado origen al inconveniente, las consecuencias que puede generar, soportes documentales, cuando sea el caso, sugerencia de lugar, fecha y hora con el fin de llevar a cabo una única audiencia para realizar el análisis de las circunstancias descritas y la existencia de una posible solución.
b) La Dirección y secretaría dela reunión estarán a cargo del INM.
c) De la audiencia que se lleve a cabo deberá levantarse el acta correspondiente, que deberá dar cuenta de:[8]
-Definición de los representantes de las partes.
-La sustentación verbal de los móviles del supuesto conflicto por parte de quien haya provocado la utilización del mecanismo.
-Las consideraciones de la otra parte sobre el escrito y la sustentación a que se refiere el numeral anterior, así como la exposición de sus puntos de vista haciendo referencia a las pruebas que considere pertinentes.
-El intento de arreglo o, en su caso, la suspensión acordada de la reunión.
B) Conciliación
La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos por medio del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1818 de 1998, es posible conciliar aquellos conflictos de carácter particular y contenido económico que se sujeten o puedan sujetarse al conocimiento de la Jurisdicción Contenciosa Administrativa, en lo que concierne a las acciones de Nulidad y Restablecimiento del Derecho. Reparación Directa y Contractual así como en los Procesos Ejecutivos a que se refiere el artículo 75 de la Ley 80 de 1993, siempre que ellos se hayan propuesto excepciones de mérito9, entre otros.
Ahora bien, es necesario aclarar algunos aspectos relevantes, frente a este MASC, en los siguientes términos:
- El conciliador no tiene injerencia decisoria en las bases y alcances de la determinación que por ser transaccional corresponde exclusivamente a los interesados, y solo podrá sugerir fórmulas de arreglo, pero no podrá imponer su criterio, ni intentar modificar el acuerdo logrado .
- El acuerdo conciliatorio presta mérito ejecutivo ante el incumplimiento del mismo por parte de su deudor, quien se verá compelido a su entera realización a partir del fallo judicial que así lo ordene.
- Teniendo en cuenta que será una conciliación extrajudicial deberá llevarse a cabo la totalidad del procedimiento dispuesto para su utilización y aprobación en el marco normativo que regula dicho trámite.
C) Tribunal de arbitramento
En los contratos suscritos por el INM se dispondrá de la utilización de este MASC, mediante la incorporación de un acuerdo de voluntades expresamente pactado en el clausulado contractual, teniendo en cuenta que dicho acuerdo no se entiende ni de la esencia ni de la naturaleza del contrato estatal, y que consiste en la intención expresa de las partes contratantes sustraer del conocimiento de la jurisdicción contencioso administrativa los conflictos que se presenten durante y con ocasión de la ejecución del contrato.
Puede ser objeto de arbitramento todos aquellos conflictos susceptibles de transacción, igualmente se predica de la Conciliación, en el entendido que se trate de aquellos conflictos de carácter particular y contenido económico que se sujeten o puedan sujetarse al conocimiento de Ja Jurisdicción Contenciosa Administrativa, en lo que concierne a las acciones de Nulidad y Restablecimiento del Derecho, Reparación Directa y Contractual así como en los Procesos Ejecutivos a que se refiere el artículo 75 de la Ley 80 de 1993, siempre que ellos se hayan propuesto excepciones de mérito.
Para los efectos de aplicación de la cláusula compromisoria el INM atenderá lo dispuesto en el artículo 70 de la Ley 80 de 1993, sin embargo en caso de acudir a un Tribunal de Arbitramento será el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá y el procedimiento será el contemplado en la normatividad vigente que regule la materia.
El pronunciamiento hecho por los tribunales de arbitramento, tienen la calidad de providencia Judicial acorde con lo señalado por el artículo 116 de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 11 del Decreto 2651 de 1991.
VII. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Es el procedimiento a través del cual, una vez finalizado el término de ejecución del acuerdo suscrito, las partes verifican en qué medida y de qué manera cumplieron las obligaciones recíprocas derivadas del contrato, con el fin de establecer sí se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto.
De conformidad con lo expuesto en el inciso 1º del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, los contratos de tracto sucesivo, esto es, aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo, y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación así:
i. Oportunidad
a) De mutuo acuerdo dentro del término contemplado en el Contrato o dentro del que acuerden las partes para el efecto.
b) En caso de no existir estipulación expresa al respecto, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
e) En aquellos casos en que el contratista no se presente a fin de suscribir el acta de liquidación, previo requerimiento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, se tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A.
d) Si vencidos los plazos antes citados, no se ha efectuado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los mismos, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
NOTA: Se aclara que los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Igualmente, es en este momento en que las partes podrán acordar ajustes, revisiones y reconocimientos, si hay lugar a ello.
ii. Contenido
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas, si es del caso, y declararse con posterioridad a paz y salvo por todo concepto.
La información mínima que debe contener el acta de liquidación es la siguiente:
1. Número del contrato o convenio
2. Fecha
3. Objeto del Contrato
4. Identificación de las partes
5. Descripción del valor inicial y adiciones del contrato
6. Entrega de anticipo o pago anticipado, si lo hubo.
7. Relación de entregas parciales
8. Prórrogas y/o suspensiones
9. Pagos pardales realizados (Valor y fecha)
10. Mayores o menores cantidades del objeto contractual
11. Reajustes
12. Multas. Si hay lugar a ello.
13. Intereses de mora, si hay lugar a ello.
14. Acuerdos, conciliaciones, transacciones, si hay lugar a ello.
15. Obligaciones adicionales de las partes
16. Relación del informe de gestión final y del certificado de cumplimiento del objeto contractual.
17. Un balance económico y financiero: Se deberá elaborar el balance económico financiero del contrato, con base en las actas de recibo parcial y recibo a satisfacción de los trabajos.
18. La consideración de que existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el contratista y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.
19. La enunciación de que el acta presta mérito ejecutivo y de su liquidación unilateral en el evento de que no sea firmada por el contratista.
20. Suscripción por parte del contratista, supervisor y ordenador del gasto.
iii. Procedimiento de liquidación
1. La elaboración del acta de liquidación estará a cargo del Grupo de Gestión Jurídica o quien haga sus veces, para lo cual una vez vencido el término de ejecución y recibido a satisfacción el objeto contractual, por parte del supervisor o interventor del contrato correspondiente, éste remitirá una comunicación por escrito que dé cuenta de esta afirmación y que servirá de soporte para la preparación del documento antes citado.
2. La suscripción se llevará a cabo por el interventor y/o supervisor del contrato, el contratista y el ordenador del gasto.
El contratista revisa el acta, acepta y firma, o la objeta.
Si el contratista se resiste a suscribir el acta de liquidación, la Entidad proceder<'.:! a elaborar la liquidación unilateral, con observancia de los lineamientos dispuestos por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
3. Cuando existan saldos a favor del INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA, deben ser consignados, dentro de los diez días siguientes a la firma del acta. Copia de la consignación debe ser enviada al Grupo de Gestión Jurídica, con el fin de que repose en la carpeta del contrato.
En el evento en que no se consigne el saldo correspondiente, la Entidad debe iniciar los trámites pertinentes para su cobro coactivo.
iv. Responsabilidades y sanciones.
El interventor o el supervisor responderán disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual, en los términos de la Constitución y de la ley, sin perjuicio de las acciones administrativas a que haya lugar, de conformidad con los articulas 53 y siguientes de la Ley 80 de 1993, así:
- Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734 de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.
- Por responsabilidad fiscal, en los términos consagrados en la Ley 610 de 2000,o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.
- Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.
- Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el Código Penal.
ARTICULO 2°. Publicar en la página web del Instituto Nacional de Metrología - INM, el Manual de Contratación y garantizar su divulgación entre las distintas dependencias y áreas del Instituto Nacional de Metrología a través del Grupo de Gestión Jurídica de la Secretaria General del INM.
ARTÍCULO 3°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición, modifica la resolución 034 de 2012 y deroga todos aquellos actos administrativos que les sean contrarios.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 20 enero de 2014.
JAVIER EDUARDO VIVEROS CUASQUER
Director General (E)
[1] Manual de Contratación de la Administración Pública. ERNESTO MATA LLANA, Ed. Universidad Externado de Colombia 2010.
[2] Parágrafo 1° artículo 5 Ley 1 150 de 2007.
[3] “paro efectos de lo dispuesto en la ley 80 de 1993 tienen el carácter de sociedades anónimas abiertas las cuales reúnen las siguientes condiciones: 1.Tengan más de trescientos accionistas. 2. Que ninguna persona sea el titular de más del treinta por ciento de las acciones en circulación. 3. Que sus acciones estén inscritas en una bolsa de valores. Corresponderá al revisor fiscal de la respectiva sociedad certificar que la misma tiene el carácter de anónima abierta para efectos de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993°.
[4] Documento elaborado por la Procuraduría General de la Nación -"Recomen daciones para la elaboración de estudios previos - Aplicación del Principio de Planeación en la Contratación de las Entidades Públicas''. Bogotá D.C., Abril de 2010.
[5] El análisis de riesgo comprende la evaluación del riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
[6] Esta certificación solamente aplica para aquellos casos de contratación de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, en que se pretenda contratar actividades propias del INM.
[7] Artículo 42 ley 80 de 1993:'Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios. o le ejecución de obras en el inmediato futuro, "cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar. situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden activaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos.(...)'
[8] Ostau Lafont Pianeta, Rafael E., LA ACCION CONTRACTUAL. Pag. 14. Ed. Universidad Externado de Colombia. 2010