INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF
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RESOLUCIÓN 2372 DE 2008
(junio 11)
“Por medio de la cual se establece la información a presentar mensualmente a la DIAN, de los Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos con Organismos Internacionales, los plazos, responsables y procedimientos
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LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR en uso de sus facultades legales y estatutarias y,
CONSIDERANDO:
Que el Decreto No. 3264 de 2002, estableció la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se determinaron las funciones de sus dependencias.
Que en la Resolución No. 0505 de marzo 21 de 2007, numeral 2.1.6. Artículo decimoséptimo (17) - Funciones del Interventor, le corresponde ejercer funciones administrativas, técnicas, financieras y de carácter legal, dentro de las cuales esta la de “Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato manteniéndola a disposición de los interesados y enviar una vez se produzca copia de la misma a la Oficina Asesora Jurídica, a la Dirección Administrativa y Dirección Financiera”.
Que en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 58 de la Ley 863 de diciembre 29 de 2003 establece que: “con el fin de asegurar el recaudo de los impuestos de renta y complementarios de IVA y del cumplimiento de las demás obligaciones que se derivan de las celebraciones de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados, las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de su programas o proyectos, con organismos internacionales, deberán enviar a la DIAN una relación mensual de todos los contratos vigentes con cargo a estos convenios detallando los pagos o abonos en cuenta que se realicen en el período.
Parágrafo. Estas entidades, en caso de requerirlo la DIAN, deberán demostrar que han exigido a las personas contratadas bajo este sistema el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en las leyes y disposiciones reglamentarias vigentes”.
Que el Decreto 4660 de noviembre 29 de 2007, por medio del cual se reglamenta el artículo 58 de la Ley 863 de 2003, indica que a partir del 1 de enero de 2008 las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos, con Organismos Internacionales, deberán enviar a la DIAN una relación mensual de todos los contratos vigentes con cargo a estos convenios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003.
Que la DIAN emitió la Resolución No. 00288 del 11 de enero de 2008, por la cual se señala el contenido y las características técnicas para la presentación de la información que deben enviar a más tardar el último día hábil del mes siguiente al periodo objeto de reporte una relación mensual de todos los contratos vigentes en el año 2008 con cargo a estos convenios, con las características técnicas establecidas en la resolución en mención, en el Formato 1159.
Que el artículo 3º de la Resolución No. 00288 del 11 de enero de 2008, establece que la información debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respalda con certificado digital.
Que para darle cumplimiento a las normas anteriores, se hace necesario definir los procedimientos, los plazos y los responsables de la elaboración y presentación de la información a rendir a través de los servicios informáticos electrónicos a la DIAN, sobre los convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos suscritos por el ICBF con organismos internacionales.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
CAPÍTULO I.
DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 1. La información de los convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyó y ejecución de los programas o proyectos con organismos internacionales debe reportarse a través de los servicios informáticos electrónicos a la DIAN, teniendo en cuenta las especificaciones y características técnicas establecidas por la DIAN. Por lo tanto, cada organismo internacional con los cuales el Instituto ha suscrito convenios o contratos de Cooperación y Asistencia Técnica deberá rendir la información mensual, en los siguientes formatos: ICBF - DIAN -002.1; ICBF -DIAN 002.2 y ICBF-DIAN-002.3.
CAPÍTULO II.
PLAZOS.
ARTÍCULO 2. Los organismos Internacionales rendirán la información a los Supervisores o Interventores de los convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos, en los primeros diez (10) calendario del mes siguiente al periodo objeto de reporte, en medio magnético o por correo electrónico y en forma impresa en los formatos enunciados en el artículo 1° de esta Resolución debidamente firmados por el Director o Jefe del Organismo Internacional en su calidad de Representante Legal y el Contador.
ARTÍCULO 3. Los Supervisores o Interventores de los Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos con Organismos Internacionales, enviarán mensualmente la información rendida por los Organismos Internacionales a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad en los primeros doce (12) días calendario del mes siguiente al periodo objeto de reporte, en medio magnético o por correo electrónico y en forma impresa en los formatos establecidos debidamente firmados por los responsables que se definen en el Capítulo III de esta Resolución y enviarán copia por correo electrónico o en medio magnético de esta misma información a la Oficina de Cooperación y Convenios del ICBF.
CAPÍTULO III.
RESPONSABLES.
ARTÍCULO 4. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 0505 de marzo 21 de 2007 numeral 2.1.6. del artículo decimoséptimo (17) Funciones del Interventor, le corresponde ejercer funciones administrativas, técnicas, financieras y de carácter legal, dentro de las cuales esta la de “Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca copia de la misma a la Oficina Asesora Jurídica, a la Dirección Administrativa y Dirección Financiera”, por lo cual los Supervisores o Interventores de Convenios como responsables deben exigir al respectivo Organismo Internacional para que mensualmente suministren la información a reportar a la DIAN en los formatos establecidos para el efecto, dentro de los primeros diez (10) días calendario debidamente firmada por el Director o Jefe del Organismo Internacional en su calidad de Representante Legal y el Contador.
ARTÍCULO 5. Los Directores de las Regionales y Seccionales y los Directores y Jefes de Oficina de la Sede Nacional que suscriban Convenios de Cooperación con Organismos Internacionales como responsables de su adecuada ejecución y para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 deben incluir en estos Convenios las siguientes cláusulas:
1. Los Organismos Internacionales deben rendir a los respectivos Supervisores o Interventores de Convenios del ICBF toda la información relacionada con los contratos en los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al periodo objeto de reporte en medio magnético o por correo electrónico y en forma impresa debidamente firmados por el Director o Jefe del Organismo Internacional en su calidad de Representante Legal y el Contador la información a reportar a la DIAN, en los formatos establecidos para el efecto. Información que será avalada con la firma del respectivo Supervisor o Interventor del Convenio en el ICBF.
2. Si por el incumplimiento en la entrega oportuna de la información por parte del Organismo Internacional, el ICBF tiene que asumir el pago de las sanciones que se deriven como consecuencia de tal omisión, adelantará todos los trámites y gestiones necesarias para repetir contra el Organismo Internacional.
PARÁGRAFO: Los Directores de las Regionales y Seccionales y los Directores y Jefes de Oficina de la Sede Nacional que hayan suscrito Convenios de Cooperación con Organismos Internacionales sin incluir las anteriores cláusulas, como responsables de su adecuada ejecución deben solicitarle a los respectivos Organismos Internacionales la información sobre los convenios de cooperación debidamente firmados por el Director o Jefe del Organismo Internacional en su calidad de Representante Legal y el Contador y rendirla a través de los respectivos Supervisores o Interventores de Convenios en los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al periodo objeto de reporte en medio magnético o por correo electrónico y en forma impresa en los formatos establecidos. Información que será avalada con la firma del respectivo Supervisor o Interventor del Convenio en el ICBF.
ARTÍCULO 6. Los Supervisores o Interventores de Convenios de Cooperación, responsables de llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo a la ejecución de los convenios serán los encargados de remitir en medio magnético o por correo electrónico y en forma impresa la información entregada por los Organismos Internacionales a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad en los primeros doce (12) días calendario para la transmisión en forma virtual a la DIAN.
ARTÍCULO 7. Para los efectos de impartir las instrucciones de procedimiento y garantizar las condiciones técnicas para la transmisión de la información a través de los servicios informáticos electrónicos a la DIAN responderá el Ingeniero de Sistemas, asignado por escrito por la Subdirección de Sistemas de Información, quien deberá estar atento mensualmente para brindar apoyo a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad.
ARTÍCULO 8. La Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad responsable de transmitir en forma virtual la información de los Convenios de Cooperación a la DIAN, realizará la consolidación de la información remitida por los Supervisores o Interventores de convenios de cooperación suscritos con Organismos Internacionales y la prevalidación con la herramienta Prevalidador _V_ MUISCA, para determinar que la información a reportar cumple con las características y especificaciones técnicas exigidas por la DIAN.
ARTICULO 9. Si el resultado de la Prevalidación es positivo, es decir cero errores, el sistema de la DIAN genera el archivo D_MUISCA. DETALLES DE ENVIO.XML. Si el resultado de la prevalidación es negativo, la Dirección Financiera lo devuelve con oficio a los respectivos Supervisores o Interventores de Convenios, quienes contarán con máximo dos (2) días para que los Organismos Internacionales realicen las correcciones a que haya lugar.
ARTÍCULO 10. Obtenido el archivo D_MUISCA. DETALLES DE ENVIO.XML a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN se coloca en la bandeja de entrada, y se procede a la Firma Virtual por parte de la Directora Financiera y posteriormente presentar en forma oficial la información a la DIAN, la cual se valida mediante la obtención del Formulario 10006 RECIBIDA Y FIRMADA, hora y fecha.
ARTÍCULO 11. Para efectos de la rendición mensual de la información de los Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos con Organismos Internacionales, la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad presentará y transmitirá a la DIAN la información que reporten los Supervisores o Interventores de Convenios dentro del plazo establecido en el Capítulo II de la presente Resolución.
ARTÍCULO 12. Si los Organismos Internacionales y los respectivos Supervisores o Interventores de Convenios no presentan la información dentro de los plazos establecidos, la presentan en forma incompleta, con errores o no corresponde a lo solicitado y el ICBF tiene que asumir el pago de las sanciones que se deriven como consecuencia de tal omisión (Artículo 651 del Estatuto Tributario), el ICBF adelantará todos los trámites y gestiones necesarias para repetir contra dichos Organismos y Supervisores o Interventores de Convenios.
CAPÍTULO IV.
PROCEDIMIENTO.
ARTÍCULO 13. Para la presentación mensual de la Información de los Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica para el apoyo y ejecución de los programas o proyectos suscritos por el ICBF con Organismos Internacionales, los Supervisores o Interventores de Contratos deberán:
- Exigir al respectivo Organismo Internacional para que mensualmente suministre la información a reportar a la DIAN, en los formatos establecidos para el efecto, debidamente firmada por el Director o Jefe del Organismo Internacional en su calidad de Representante Legal y el Contador.
- Reunir la información y remitirla con Oficio debidamente firmado a la Dirección Financiera - Grupo de Contabilidad Formatos “ICBF-DIAN-002.1”, “ICBF-DIAN002.2” y “ICBF-DIAN-002.3”
- Enviar por correo electrónico o en medio magnético a la Dirección Financiera -Grupo de Contabilidad los Formatos “ICBF-DIAN-002.1”, “ICBF-DIAN-002.2” y
- “ICBF-DIAN-002.3” en forma mensual en el plazo estipulado en el Capítulo II de esta Resolución.
ARTÍCULO 14. Para la conformación de los archivos y reporte de la Información de Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica, los procedimientos deben realizarse de acuerdo con las instrucciones que imparta la DIAN en coordinación con las instrucciones impartidas por la Dirección Financiera y la Subdirección de Sistemas de Información.
ARTÍCULO 15. La Dirección Financiera – Grupo de Contabilidad consolidará y realizará la prevalidación de la información con la herramienta suministrada por la DIAN a través de la Página WEB, con el fin de determinar que la información recibida mensualmente de los Supervisores o Interventores de Convenios de Cooperación y Convenios cumple con las características y especificaciones técnicas definidas por la DIAN y si se obtiene resultado con éxito procederá a transmitir la información a la DIAN. Si se presentan errores la devolverá a los Supervisores o Interventores de Convenios de Cooperación para su corrección, en el plazo de dos (2) días.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C., a los 11 JUN. 2008.
ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ
Directora General