ARTÍCULO 1o. Los contratos que celebre el ICBF en desarrollo de su función se someterán en todas sus etapas a los mandamientos de la Ley 80 de 1993 y demás normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen, sin perjuicio de lo dispuesto por el numeral 9o. del artículo 21 de la Ley 7 de 1979, reglamentado por el artículo 127 del Decreto 2388 de 1979; el Decreto 2923 de 1994 y el artículo 122 del Decreto 2150 de 1995. 

ARTÍCULO 2o. Las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratación se desarrollarán con sujeción a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que orientan la función administrativa y teniendo siempre en consideración que con la celebración de contratos y la ejecución de los mismos, se debe buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos y deberes de los Administrados que colaboran en la consecución de dichos fines. 

ARTÍCULO 3o. Los procesos de contratación deben caracterizarse por la selección objetiva de las propuestas, la exigencia de los requisitos estrictamente señalados por la Ley, la agilidad y eficiencia, la planeación, programación, conveniencia y oportunidad de la adquisición de los bienes o servicios. Igualmente, de acuerdo con el principio de responsabilidad, todos los funcionarios del ICBF que intervengan en cualquier etapa del proceso de contratación, responderán por sus actuaciones y omisiones, y deberán indemnizar por los daños que se causen por razón de ellas al Instituto, al contratista y a terceros. 

ARTÍCULO 4o. La Dirección General del ICBF, es la autoridad competente para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones o concursos o la celebración de contratos, pudiendo mediante Resolución delegar total o parcialmente la celebración de contratos y la realización de licitaciones o concursos. Las delegaciones en materia contractual serán ejercidas directamente por el funcionario autorizado quien no podrá subdelegarlas. La delegación exime de responsabilidad a la Dirección General, la cual corresponderá exclusivamente a los funcionarios delegatarios. 

ARTÍCULO 5o. Las Secretarias Generales, las Subdirecciones y las Oficinas en la Sede Nacional, las Divisiones en las Regionales y los Directores Seccionales de Agencia, elaborarán un cuadro de programación de actividades que impliquen adquisición de bienes o servicios, con el fin de que la misma sea aprobada por la Dirección General o Regional.  

Esta programación debe contener la siguiente información:  

1. Actividad por realizar, que requiera contrataciones de bienes, servicios u obras públicas.  

2. Obra, bien o servicio por contratar.  

3. Presupuesto aproximado  

Estas programaciones deben remitirse a la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional y a las Divisiones Administrativas y Financieras o Administrativas en las Regionales, dentro de la última semana del mes anterior al cual corresponde la programación.  

El primer día hábil de cada mes, la Subdirección Administrativa, las Divisiones  

Administrativas y Financieras o Administrativas presentarán para aprobación de la  

Dirección General o las Direcciones Regionales, las respectivas programaciones.  

PARÁGRAFO: El Subdirector Administrativo en la Sede Nacional y los Jefes Administrativos y Financieros o Administrativos en las Regionales, de manera inmediata, informarán a las dependencias respectivas la programación aprobada y remitirán copia de los cuadros respectivos a la División de Recursos Físicos de la Sede Nacional y a la División Jurídica en las Regionales.  

TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

ARTÍCULO 6o.Conocida por las diferentes áreas la programación de actividades aprobada, los Secretarios Generales, Subdirectores, jefes de Oficina en la Sede Nacional y los Jefes de las Divisiones en las Regionales, elevarán ante la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional y ante las Divisiones Administrativas y Financieras o Administrativas en las Regionales, las solicitudes de contratos, según anexos 1 y 2, las cuales sólo podrán ser suscritas por los citados funcionarios.  

TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

ARTÍCULO 7o. En la Sede Nacional, la Subdirección Administrativa, previa verificación de la programación aprobada por la Dirección General, remitirá a la División de Recursos Físicos las solicitudes de contrato elevadas por las diferentes dependencias, para que, con base en la información que acompaña a las mismas y teniendo en cuenta los precios del mercado y el presupuesto estimado de la contratación, solicite dentro del día hábil siguiente los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal. La División de Presupuesto expedirá dichos certificados en un término no mayor de tres (3) días hábiles. En las Regionales estos trámites se adelantarán por parte de los Jefes de las Divisiones Administrativa y Financiera o Administrativa.  

Obtenidas las cotizaciones u ofertas, la División de Recursos Físicos y las Divisiones Administrativa y Financiera o Administrativa de las Regionales, conjuntamente con la dependencia solicitante, procederán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la evaluación general de las mismas y a la selección objetiva del contratista. La decisión que se tome, deberá constar en Acta de Evaluación de las ofertas y Selección Objetiva del Contratista, según Anexo No.3.  

PARÁGRAFO: Las solicitudes de contratos que no reúnan los requisitos de los  

Anexos Nos. 1 y 2, serán devueltas a la dependencia solicitante.  

TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

ARTÍCULO 8o. La División de Recursos Físicos en la Sede Nacional, elaborará los contratos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del Acta de que trata el artículo anterior y será la responsable de realizar los trámites de perfeccionamiento y legalización de los mismos. Perfeccionados y legalizados los contratos, al día siguiente deberá enviar copia de los mismos y de sus documentos soportes al Supervisor del contrato, a la dependencia encargada de efectuar los pagos y al contratista, a quien informará la fecha de legalización de los mismos. 

En las Regionales, una vez suscrita el acta de evaluación de las ofertas y selección objetiva del contratista, las Divisiones Administrativa y Financiera o Administrativa, la remitirán al día siguiente, junto con todos los documentos soportes, a la División Jurídica, para que ésta proceda a la elaboración del contrato en los términos señalados en la presente Resolución. 

ARTÍCULO 9o. En las Agencias, el responsable de los procesos de contratación será el Director Seccional, quien deberá ajustar la aplicación de las disposiciones de la presente Resolución, a la estructura de la respectiva Agencia. 

ARTÍCULO 10. Sin excepción alguna, toda la contratación que adelante el Instituto debe constar por escrito y para su elaboración se tendrá en cuenta lo consignado en el anexo No.1. En las dependencias que se elaboren los contratos, se mantendrá un archivo donde repose una carpeta por cada contrato celebrado con el original del mismo, con todos sus antecedentes y actuaciones posteriores, incluida el Acta de Liquidación, cuando haya lugar a ello. 

Procedimientos de las licitaciones y concursos de méritos. Para este efecto, deberá coordinar con las áreas correspondientes los estudios técnicos, de conveniencia y oportunidad, estudios del mercado, diseños, planos, determinación del precio oficial, adecuación a los programas o proyectos del Instituto, conformidad con el plan general de compras, presupuesto de ingresos y gastos y plan anual de caja. Así mismo, la División de Recursos Físicos se encargará de la elaboración de los pliegos de condiciones o bases del concurso y de su oportuna presentación para aprobación de la Junta de licitaciones. 

La Junta de Licitaciones y Adquisiciones, deberá aprobar los Pliegos de Condiciones o Base de los Concursos y asesorar a la Dirección General o a sus delegados en estas materias. 

Artículo 11. La Subdirección Administrativa, a través de la División de Recursos Físicos, será la responsable de efectuar los trámites y PARAGRAFO: El texto que se ordena incluir quedará ubicado enseguida del título “DE LA LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO DE MERITOS”, título que obra a continuación del artículo 10. 

TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

ARTÍCULO 12. La Junta de Licitaciones y Adquisiciones estará integrada por: 

En la Sede Nacional 

1. El Secretario General o su delegado, quien la presidirá. 

2. El Secretario Técnico cuando la solicitud del bien o servicio provenga de dicha área. 

3. El Subdirector Administrativo o su delegado 

4. El Subdirector Financiero o su delegado 

5. El Subdirector Jurídico o su delegado 

6. Los Subdirectores o Jefes de Oficina del área que solicita el bien o servicio. 

7. El Jefe de la División de Recursos Físicos, quien actuará como secretario, con voz pero sin voto y deberá levantar las Actas de cada sesión de la Junta. 

En las Regionales 

1. El Jefe de la División Jurídica 

2. El Jefe de la División Administrativa y Financiera o Administrativa, según la estructura de la Regional. 

3. El Jefe de la División Técnica 

4. El funcionario que designe el Director Regional para que actúe como Secretario. 

&$ARTÍCULO 13. Son funciones de las Juntas de Licitaciones y Adquisiciones: 

1. Estudiar y aprobar los pliegos de condiciones de las licitaciones y las bases de los concursos de méritos que, junto con todos sus anexos, le sean presentados a su consideración, antes de la apertura de cada licitación o concurso según el caso, así como considerar y aprobar las adendas a que hubiere lugar. 

2. Recomendar a la Dirección General o Regional la apertura de las Licitaciones o Concursos de Méritos. 

3. Adelantar las diligencias de apertura y cierre de las urnas de cada licitación o concurso de méritos. 

4. Realizar las evaluaciones de las propuestas u ofertas de acuerdo con sus competencias. 

5. Recomendar la propuesta o propuestas más favorables al ICBF, en cada licitación o concurso de méritos. 

6. Asesorar y recomendar a la Dirección General o Regional, según el caso, sobre los asuntos relacionados que éstas sometan a su consideración. 

PARÁGRAFO. En las Regionales, las Juntas ejercerán éstas funciones funciones, <sic> en aquellos casos en que la Dirección General delegue en el Director Regional la realización de Licitaciones o Concursos de Méritos, eventos en los cuales las Divisiones Administrativa y Financiera o Administrativa, deberán coordinar los estudios de conveniencia y oportunidad, estudios del mercado, diseños, planos, determinación del precio oficial, adecuación a los programas o proyectos del Instituto, de conformidad con el plan general de compras, presupuesto de ingresos y gastos y plan anual de caja, y elaboración del Pliego de Condiciones o Base de los Concursos. 

ARTÍCULO 14. Previamente a la recomendación de apertura de la Licitación o Concurso de Méritos, la División de Recursos Físicos, las Divisiones Administrativa y Financiera o Administrativa, y las Juntas de Licitaciones y Adquisiciones, deberán verificar que se haya dado estricto cumplimiento a las disposiciones señaladas para estos procesos por la Ley 80 de 1993 y las normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen. 

ARTÍCULO 15. La Secretaría Técnica en Coordinación con las Subdirecciones de Prevención, Protección y Jurídica, enviarán a las Direcciones Regionales, Jefaturas Seccionales de Agencias y Centros Zonales, en el mes de octubre de cada año, los lineamientos técnicos y minutas modelo para la celebración de los contratos de aporte de la siguiente vigencia fiscal. 

ARTÍCULO 16. La vigilancia sobre la ejecución de los contratos dentro del término del mismo y mientras subsistan obligaciones a cargo del contratista, será responsabilidad de quien suscriba el contrato y del supervisor del mismo. 

En todos los contratos, deberá designarse un supervisor, quien será funcionario del Instituto, preferentemente del área que solicitó el bien o servicio. Para aquellos contratos cuyo objeto verse sobre materias especializadas, podrá contratarse una asesoría técnica. El supervisor del contrato será responsable de: 

a. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato. 

b. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato, la calidad de los bienes y servicios, de acuerdo con las especificaciones y oferta del contratista. 

c. Efectuar seguimiento permanente al desarrollo del contrato y sus diferentes etapas. Para efectos del pago, expedir las certificaciones a que haya lugar conforme lo pactado en el contrato y presentarlas en las dependencias encargadas de efectuar los pagos. 

d. Formular por escrito las recomendaciones tendientes a la debida ejecución del contrato e informar oportunamente cualquier anomalía o conflicto que se presente, a la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional, a la Dirección Regional y División Jurídica en las Regionales y a la Dirección Seccional en las Agencias; así mismo, informar oportunamente sobre las modificaciones, prórrogas o adiciones que se requieran. 

e. Proyectar el acta de liquidación del contrato cuando haya lugar a ello y colocar su visto bueno, según Anexo No.4. 

ARTÍCULO 17. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría de los mismos, en todo caso, deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad y del contratista. En los de contratación directa, esta interventoría podrá llegar a ser contratada en las mismas condiciones o ejercida por un funcionario del Instituto que sea Ingeniero Civil o Arquitecto, con matrícula profesional vigente. 

ARTÍCULO 18. La liquidación de los contratos, cuando se requiera de esta formalidad, deberá constar en Acta según anexo No. 4. 

ARTÍCULO 19. La elaboración de los contratos adicionales o actas de modificación por mutuo acuerdo, deberán solicitarse a la Subdirección Administrativa en la Sede Nacional, a las Divisiones Jurídicas Regionales y a la Dirección Seccional en las Agencias, por el supervisor del contrato con una antelación mínima de quince (15) días hábiles al vencimiento del contrato principal, debidamente soportados y justificados. 

La División de Recursos Físicos y las Divisiones Jurídicas en las Regionales, perfeccionarán y legalizarán los contratos adicionales dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud y enviarán copia de los mismos al Supervisor del contrato, a la dependencia encargada de efectuar el pago y al contratista. 

PARÁGRAFO. Los contratos adicionales sólo proceden durante la vigencia del contrato y se refieren a adiciones en el valor o prórroga en el plazo. En caso de que se solicite adicionar a cuantía del contrato, ésta no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor total pactado inicialmente, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes. Las modificaciones por mutuo acuerdo, deben hacerse exclusivamente durante la vigencia del contrato y tienen por objeto hacer aclaraciones, corregir errores o llenar vacíos del contrato principal, sin que en ningún caso pueda modificarse el objeto del mismo. 

ARTÍCULO 20. La Subdirección Administrativa en la Sede Nacional y las Divisiones Jurídicas en las Regionales, presentarán mensualmente a la Dirección General o a las Direcciones Regionales, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, un informe sobre la ejecución de los contratos vigentes. 

ARTÍCULO 21. Se delega en los Directores Regionales los trámites y celebración de contratos hasta por mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales. 

PARÁGRAFO. Cuando se trate de la celebración de los contratos de aporte previstos en el artículo 127 del Decreto 2388 de 1979, esta delegación se extiende hasta por tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 

ARTÍCULO 22. Se delega en los Secretarios Generales, Subdirectores y Jefes de Oficina, la celebración de contratos relacionados con sus áreas, hasta por mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 

PARÁGRAFO. Se delega en el Subdirector Administrativo, la celebración de contratos de la Sede Nacional, relacionados con gastos generales, correspondientes a compra de equipo, materiales y suministros, mantenimiento, arrendamientos, obra pública, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, los de servicios y consultoría requeridos por la Oficina de Control 

ARTÍCULO 23. Se delega en los Directores Seccionales de Agencias los trámites y celebración de contratos hasta por mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales 

ARTÍCULO 24. La celebración de contratos que superen las cuantías establecidas en los artículos anteriores, requerirá de delegación especial, previa solicitud ante la Dirección General. 

ARTÍCULO 25. Las delegaciones conferidas por la presente Resolución, se extienden a la imposición de sanciones, declaratoria de caducidad, aprobación de pólizas, celebración de contratos adicionales y actas de modificación por mutuo acuerdo, liquidación, terminación, modificación e interpretación unilateral y demás actos inherentes al procedimiento de contratación estatal. 

ARTÍCULO 26. Las delegaciones previstas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo cuarto de la presente Resolución. 

ARTÍCULO 27. Apruébanse los Anexos Nos. 1, 2, 3 y 4 que obran de las páginas 12 a 40 del presente acto administrativo, los cuales forman parte integral del mismo. 

ARTÍCULO 28. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 2333 de 1989, 1959 de 1989, 2825 de 1995, 2716 de 1995, 437 de 1996 y 576 de 1996. 

Afecta la vigencia de: [Mostrar]