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DIARIO OFICIAL número fecha: 07/09/1993

DIRECTIVA PRESIDENCIAL 7 DE 1993

(septiembre  script var date = new Date(07/09/1993); document.write(date.getDate()); script )

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PARA 

Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, Superintendentes, Presidentes, Directores o Gerentes de Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos, Empresas Industriales, y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta. 

DE 

CESAR GAVIRIA TRUJILLO 

Presidente de la República 

ASUNTO: 

Programa de Racionalización y Simplificación de Trámites. 

FECHA 

7 de septiembre de 1993 

  

1. INTRODUCCION 

  

El Gobierno Nacional ha puesto en marcha el Programa de Racionalización y Simplificación de Trámites con el objeto de mejorar procesos administrativos, elevar su eficacia y pertinencia y propiciar una mejor relación entre la administración pública, los ciudadanos y los particulares. 

  

El Programa es un compromiso de la administración pública nacional en su conjunto y convoca a todos los funcionarios públicos, al sector privado y sus agremiaciones y asociaciones, a los ciudadanos y la sociedad civil en general, en un esfuerzo amplio y sistemático para la presentación de alternativas y propuestas para la racionalización y simplificación de trámites. 

  

Un trámite puede ser concebido, en su expresión más simple, como el ingreso y manejo de la información por parte de la administración pública con el objeto de garantizar debidamente la prestación de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad, o la debida ejecución y control de las actividades propias de la administración pública. 

  

Por su parte y para alcanzar los objetivos que le son propios, la administración pública formula políticas y adquiere responsabilidad por su debida implantación. En ese empeño, las instituciones gubernamentales realizan cuatro funciones básicas: planificación, regulación, ejecución y control. 

  

La planificación es indispensable para poder formular la política dentro de un marco realista que tenga en cuenta tanto las necesidades como las posibilidades del país en un período dado. La regulación se requiere para garantizar que la iniciativa y creatividad individuales no atenten contra el interés general. La ejecución es la materialización de la política en acciones concretas, desarrolladas directamente por el Estado, o indirectamente, a través de la sociedad civil y los particulares. Finalmente, el control es el proceso a través del cual se examinan los resultados de las actividades anteriores, realimentándolas con el fin de mejorar su aporte al logro de los objetivos de política. 

  

El desarrollo y mejoramiento de las cuatro actividades descritas implica interacción entre los miembros de la sociedad civil y el gobierno, a cargo de las funciones del Estado. Aún cuando siempre la naturaleza de dicha interacción es en cada caso distinta y mutante, en todos ellos da lugar a "trámites", de cuya racionalidad, pertinencia, complejidad y utilidad dependen en buen grado, no sólo la armonía entre el gobierno y los gobernados, sino la legitimidad y efectividad de la tarea de gobierno. 

  

La racionalización y simplificación de trámites busca entonces reducir los "trámites" al mínimo necesario, de tal manera que la interacción gobierno-gobernados se centre en lo estrictamente necesario, y sea ágil, transparente y verdaderamente útil para el cumplimiento de la tarea del gobierno. 

  

La racionalización y simplificación de los trámites comprende, como se presenta a continuación, tres tipos de acciones principales: i) la eliminación de los trámites repetidos o no necesarios, ii) la simplificación y mejoramiento de los realmente útiles, y iii) la concentración de aquellos que para su realización requieren de la acción de varias entidades. 

  

A. Eliminación de Trámites 

  

La actividad más importante dentro de un proceso de racionalización de trámites es la que se refiere a la eliminación de aquellos que no son necesarios. 

  

Los trámites superfluos tienen innumerables efectos negativos sobre la administración pública: incrementan el costo operacional de la administración; contribuyen a hacer menos eficiente el funcionamiento de la economía; afectan la imagen de la administración ante el ciudadano; abren la puerta a conductas incorrectas por parte de funcionarios inescrupulosos, entre otros efectos perniciosos. 

  

Estas posibilidades tienden a ser mas severas y graves en la medida en que la complejidad se incrementa y/o los costos implícitos (directos o indirectos) para el ciudadano, se hacen mayores. 

  

La eliminación de trámites innecesarios constituye la actividad más "rentable" desde el punto de vista de la racionalización de la administración pública, por lo cual hacia este fin deben dirigirse los mayores esfuerzos. 

  

B. Simplificación y Mejoramiento de Trámites 

  

Obviamente no todos los trámites son superfluos. Muchos son indispensables y útiles para poder desarrollar eficazmente la tarea de gobierno en cualquiera de las actividades básicas mencionadas y, por tanto, deben permanecer. 

  

Infortunadamente, la mayor parte de las veces estos trámites están mal diseñados: o bien resultan innecesariamente complejos, o carecen de los controles adecuados para garantizar su transparencia. En el primer caso se generan molestias y sobrecostos injustificados a la comunidad. En el segundo se facilita la proliferación de prácticas negligentes y corruptas. El efecto neto es un incremento del costo operacional de la administración pública y una reducción de su eficacia. Lo que se impone en estos casos es la simplificación y mejoramiento del trámite. 

  

La simplificación consiste en llevar el proceso a la forma más sencilla posible, reduciendo al mínimo las demandas (de información, presentación de documentos, etc.) a los ciudadanos, y dejando únicamente aquellos pasos que sean verdaderamente indispensables para cumplir el propósito del trámite o para ejercer el control de manera adecuada. 

  

El mejoramiento supone eventualmente un rediseño del trámite, el aprovechamiento de la capacidad de la sociedad civil, el uso de elementos tecnológicos, la incorporación de controles automáticos que minimicen la necesidad de estructuras de supervisión y control adicionales, la identificación de los incentivos o servicios que pueda concederse a la comunidad en contraprestación al acatamiento del trámite, etc. 

  

Un objetivo fundamental de todo proceso de mejoramiento de trámites es el de lograr la máxima transparencia, evitando, en lo posible, las instancias en las cuales el juicio subjetivo del funcionario pueda interferir en el proceso, así como la agrupación de funciones en una misma instancia que pueda dar lugar a manipulación de información. Este último punto es clave, ya que la manipulación de la información es lo que generalmente permite presionar al ciudadano interesado para inducir un comportamiento que interesa al funcionario deshonesto o, alternativamente, burlar el control establecido. 

  

C. Concentración de trámites 

  

La tercera fuente de irracionalidad y sobre-costos en la administración pública es la repetición de un mismo trámite en diversas entidades. 

  

La concentración de trámites, entonces, tiene como objetivo fundamental maximizar el número de entidades beneficiarias de un mismo trámite, minimizando así las demandas hacia la sociedad civil y reduciendo el costo operativo tanto para ésta como para la administración pública. 

  

2. CRITERIOS GENERALES PARA LA RACIONALIZACION Y SIMPLIFICACION DE TRÁMITES 

  

Teniendo en mente que los tres grandes tipos de acciones descritos anteriormente no son excluyentes sino complementarios, es necesario ahora pasar a examinar algunos posibles criterios para el proceso de racionalización y simplificación de trámites en todos los niveles de la administración pública colombiana. 

  

Se espera que, mediante la aplicación de los criterios mencionados a continuación, y otros concordantes con ellos, todas las personas y entidades interesadas en el tema puedan hacer las propuestas que consideren importantes en las áreas de eliminación, simplificación o mejoramiento, y concentración de trámites. 

  

a. La única justificación que tiene un trámite impuesto por la administración pública a los ciudadanos es que el "agregue valor" en el contexto de la función pública que supuestamente lo justifica; es decir que, una vez realizado, la administración pública, la comunidad, o ambas, se encuentren en una posición mejor que antes desde el punto de vista del cumplimiento de los objetivos sociales del Estado. En consecuencia, si un trámite no "agrega valor", debe desaparecer. 

  

b. El proceso de mejoramiento o rediseño de un trámite debe presumir, como lo indica la Constitución en su Artículo 83, la buena fe del ciudadano. Esto significa que el trámite debe diseñarse para lograr el objetivo propuesto en la generalidad de los casos, y no para cubrir todas las posibles excepciones al comportamiento normal. Desafortunadamente la gran mayoría de los trámites excesivamente complejos parten de la presunción de la deshonestidad del ciudadano. Esta suposición lleva a introducir numerosos pasos, instancias, controles, verificaciones exorbitantes, etc., dirigidos a evitar o inhibir los comportamientos incorrectos. En lugar de un diseño excesivamente complejo tendiente a cubrir todas las posibilidades de fraude, el trámite debe estar acompañado de un buen mecanismo de control aleatorio y de sanciones ejemplarizantes aplicadas con rigor a quienes violen la confianza dispensada en principio por el Estado. 

  

c Para realizar un proceso de simplificación y/o mejoramiento de un trámite, es necesario definir precisamente cuál es su objeto y qué alternativas de mejoramiento se encuentran. Esta definición debe permitir una respuesta a las siguientes preguntas sobre el trámite en cuestión: ¿Qué busca ¿Cuál es el producto o conjunto de productos que deben resultar de su realización ¿Qué efecto tiene su no realización (es decir, su eliminación) ¿Qué contraprestación tienen los ciudadanos obligados a realizarlo ¿Qué características o requisitos especiales se deberían cumplir en la ejecución del trámite ¿Qué mecanismos e instrumentos son adecuados para su control ¿Qué alternativas de mejoramiento del mismo pueden considerarse ¿Cómo pueden evaluarse La respuesta a estas preguntas permitirá obtener criterios claros sobre la forma en la cual el trámite se puede simplificar y/o mejorar, sin que se pierdan los atributos que se consideren esenciales. 

  

d. Otro criterio de diseño debe ser la máxima utilización de la tecnología disponible, según la naturaleza y características del trámite, buscando que el proceso tenga "memoria" . Esto permite que, si el trámite es periódico o debe repetirse cada vez que se pretenda hacer una actividad determinada, la "memoria institucional" permita minimizar los requerimientos de nueva información o documentación, o molestias innecesarias al ciudadano. 

  

e. La concentración de trámites no siempre es posible, y aún en los casos en que lo es, no siempre es deseable. En general, la concentración de trámites debe buscarse en todos los casos en los cuales la centralización de información sea factible a un costo razonable, y ello no implique restricciones a su uso por parte de las entidades interesadas. 

  

f. Para facilitar el cumplimiento del trámite, especialmente en cuanto a la interacción directa del ciudadano con la administración, deben incentivarse al máximo la utilización intensiva del sistema financiero, el uso del correo, el aprovechamiento de las facilidades descentralizadas de la administración, etc., cuidando, naturalmente, que ello no signifique pérdida de control sobre el proceso por parte del Estado. 

  

g. Las entidades públicas deben fijar en sitio visible al público, los requisitos únicos exigidos para cada trámite. 

  

Esta información deberá publicarse también mediante cartillas simples de consulta pública, que identifiquen el trámite, sus requisitos, las oficinas que intervienen, la duración aproximada del procedimiento, los derechos del ciudadano en relación con el servicio en cuestión y la forma en que se pueden dirigir sus quejas y reclamos. Estas cartillas deben estar disponibles en forma gratuita y permanente, y podrán ser entregadas o enviadas por correo a los ciudadanos interesados. En suma, como parte integral del programa, las entidades públicas en donde se tramiten solicitudes de los particulares deberán garantizar toda la orientación y apoyo al ciudadano. 

  

h. De conformidad con el Artículo 84 de la Constitución Política, cuando un derecho haya sido reglamentado de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio. 

  

i. Cabe anotar también que de conformidad con el Decreto 2130 de 1992, es función de cada ministro, director de departamento, superintendente, director, presidente o jefe de las entidades de la rama ejecutiva: (i) Identificar y disponer la corrección de las prácticas administrativas y las reglas que impliquen discriminación o privilegios o que de cualquier otra forma violen el principio de igualdad dentro de su órbita de competencia. (ii) Identificar y disponer la corrección de las prácticas administrativas y las reglas que desconozcan el principio de moralidad y los demás establecidos en el Artículo 209 de la Constitución Política. (iii) Identificar los permisos previos y requisitos exigidos sin autorización de la ley que limitan o entraban el libre ejercicio de la actividad económica o la iniciativa privada y disponer su supresión, siempre que ello sea de su competencia. 

  

3. ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE RACIONALIZACION Y SIMPLIFIPACION DE TRÁMITES. 

  

A. Amplia participación en el programa 

  

Dos grupos están en una posición privilegiada para prestar toda su colaboración al Programa de Racionalización y Simplificación de Trámites. Uno es la sociedad civil, que es la que generalmente debe sufrir la falta de racionalidad y simplicidad de los trámites, por lo cual sabe exactamente cuáles son los puntos críticos. El otro es el conjunto de los funcionarios públicos encargados de ejecutar los trámites. Como es obvio, este grupo sabe mejor que ningún otro cuál es la utilidad relativa del trámite, hasta qué punto se justifica, qué uso se hace de sus resultados, cómo se podría simplificar, etc. 

  

Por lo anterior, el gobierno nacional hace una cordial invitación a los dos grupos para que participen en el proceso de mejoramiento de la administración pública colombiana, a través de la presentación de propuestas que lleven a la eliminación de trámites superfluos y/o a la simplificación y mayor transparencia de los que se consideren necesarios. 

  

B. Características y término para la presentación y estudio de las propuestas 

  

Las propuestas de los funcionarios o de la ciudadanía y los particulares en general deberán presentar la siguiente estructura: 

  

1. Identificación del trámite que se pretende reformar o eliminar, problemas que se encuentren, antecedentes de la propuesta que se presente. 

  

2. Elementos constitutivos de la propuesta (características de la solución). 

  

3. Sustentación de la propuesta (criterios de selección, alternativas consideradas, valoración de la alternativa, explicación breve de cómo la propuesta se inscribe en el marco legal y administrativo de la entidad). 

  

Las propuestas deberán ser presentadas ante el director de la entidad antes del 30 de noviembre de 1993. Las entidades estudiarán las propuestas en el menor tiempo posible, buscando agruparlas por temas a fin de hacer más eficiente la labor de análisis, pudiendo citar a los proponentes para que personalmente, expliquen o aclaren los puntos que a juicio del evaluador requieran mayor ilustración. 

  

Las decisiones tomadas por las entidades acerca de la aceptación o rechazo de las propuestas deberán ser comunicadas a los proponentes a la mayor brevedad y deberán sustentar los criterios de la decisión. Una breve síntesis de estos motivos deberá constar en un acta, suscrita por los evaluadores, que será remitida a la Secretaría Técnica del Consejo de Racionalización y Simplificación de Trámites - Consejería para la Modernización del Estado -, quien adelantará el seguimiento y control respectivo. 

  

C. Consejo Asesor en materia de Racionalización y Simplificación de Trámites, Organización y Dirección del Programa 

  

Con el fin de asesorar al gobierno nacional, se ha creado el Consejo Asesor de Racionalización y Simplificación de Trámites, facultado para coordinar y adelantar el seguimiento de las actividades del programa en los Ministerios, Departamentos Administrativos y demás entidades públicas del orden nacional. 

  

D. Estudio en el Consejo 

  

Cuando una propuesta comprenda varias entidades o Ministerios, deberá ser remitida directamente a la Secretaría Técnica del Consejo Asesor, quien coordinará con las entidades pertinentes la forma como deben adelantarse los estudios correspondientes. 

  

Si se requiere de la expedición de un decreto o proyecto de ley, deberá elaborarse el proyecto y enviarse a la Consejería para la Modernización del Estado, desde donde se coordinará su expedición o presentación. 

  

E. Reconocimientos 

  

El Consejo propondrá para los funcionarios públicos, autores de las mejores propuestas aceptadas e implantadas, un conjunto de estímulos y reconocimientos atractivos. 

  

Los funcionarios públicos autores de alternativas implantadas que hayan demostrado los mejores resultados para la administración pública, concursarán por las becas para capacitación que lleguen a otorgarse con recursos asignados a FONADE. 

  

F. Responsabilidades inmediatas 

  

Las directivas del sector público a quienes va dirigida esta comunicación deberán promover directamente, entre los funcionarios a su cargo y con los ciudadanos en general, la preparación de propuestas tendientes agilizar, simplificar o suprimir sus trámites tanto internos como externos. Posteriormente, antes de finalizar abril de 1994, deberán presentar un informe consolidado de todos los resultados alcanzados con el Programa. 

  

Cada ministerio, departamento administrativo y entidad pública, deberán conformar un equipo para la recepción, evaluación, selección e implantación de las propuestas, que estará a cargo de un funcionario del más alto nivel, de no ser directamente el ministro o director respectivo. Adicionalmente, deberá prestar todo su apoyo al Consejo de Racionalización y Simplificación de Trámites. 

  

La Consejería para la Modernización del Estado - como Secretaría Técnica del Consejo- velará por la oportuna divulgación del programa y la conservación de su unidad conceptual y procedimental. 

  

La alta y media gerencia y los funcionarios públicos en general tienen una enorme responsabilidad en el éxito del Programa, ya que son ellos quienes con sus iniciativas pueden ayudar a mejorar los trámites internos y externos. 

  

Cordialmente,