CONSEJO DIRECTIVO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS – SPC
ACUERDO 12
(junio 04)
Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Consejo Directivo de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - SPC.
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EL CONSEJO DIRECTIVO
En ejercicio de sus facultades legales, en especial la que le confiere el numeral 6 del artículo 9 del Decreto 4150 de 2011
EL CONSEJO DIRECTIVO
En ejercicio de sus facultades legales, en especial la que le confiere el numeral 6 del artículo 9 del Decreto 4150 de 2011
ACUERDA:
Artículo 1.- Adoptar el siguiente Reglamento Interno que en lo sucesivo regirá el funcionamiento del Consejo Directivo de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - SPC
"CAPÍTULO I
NATURALEZA, COMPOSICIÓN Y ATRIBUCIONES
Artículo 1.- Naturaleza, composición y atribuciones. La naturaleza, composición y atribuciones del Consejo Directivo se regula por lo dispuesto en los artículos 8 y 9, del Decreto 4150 de 2011.
CAPÍTULO II
DENOMINACIÓN Y DOMICILIO
Artículo 2.- Denominación y domicilio. El Consejo Directivo tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá D. C., en la sede de la Unidad de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC.
CAPÍTULO III
DEL QUÓRUM
Articulo 3.- Quórum mínimo para deliberar. Para deliberar será necesario la asistencia de tres miembros del Consejo.
Artículo 4. - Quórum para decidir. En las reuniones del Consejo en que se requiera voto formal para las decisiones. éstas se adoptarán por la mayoría de votos de los miembros presentes.
CAPÍTULO IV
DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO
Artículo 5.- El Consejo de conformidad con el artículo 8 de Decreto 4150 de 2011 lo presidirá el Ministro de Justicia y del Derecho o el Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa.
El Presidente abre y clausura las sesiones. dirige los debates, concede el uso de la palabra, somete a votación los puntos en discusión. anuncia los resultados, decide las cuestiones de orden y de manera general cumple y hace cumplir el presente reglamento y las disposiciones legales.
CAPÍTULO V
DEL SECRETARIO DEL CONSEJO
Artículo 6- La Secretaría Técnica del Consejo será ejercida por la Jefe de la Oficina Jurídica de la Unidad de conformidad con el artículo 8 del Decreto 4150 de 2011.
Parágrafo: En caso de ausencia temporal del Secretario, el Presidente propondrá con acuerdo del Consejo. un secretario ad-hoc que se desempeñará en las funciones en el término de la ausencia.
Artículo 7- Funciones. Son funciones del Secretario del Consejo, las siguientes:
1. Convocar a los miembros a las reuniones ordinarias y extraordinarias y a quienes el Consejo considere necesario cuando el tema a tratar lo amerite.
2. Elaborar el orden del día de acuerdo con lo establecido en el presente Reglamento.
3. Permitir a los miembros del Consejo la documentación necesaria para el correcto desarrollo de las sesiones.
4. Verificar el quórum al comienzo de cada sesión. y cuando así se requiera en su desarrollo.
5. Levantar las actas de las sesiones y someterlas a la aprobación del Consejo.
6. Refrendar con su firma las actas y acuerdos aprobados por el Consejo y expedir certificaciones sobre los asuntos aprobados.
7. Guardar y custodiar los documentos del Consejo.
8. Colaborar con la coordinación y el buen funcionamiento del Consejo.
9. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por el Consejo.
CAPÍTULO VI
FUNCIONAMIENTO
Artículo 8.- Convocatoria. El Secretario deberá citar a los miembros del Consejo por lo menos con ocho (8) días calendarios de anticipación. pudiendo ser sin esta antelación en caso de reuniones extraordinarias. El comunicado de convocatoria debe ir firmado por quien la haga, y debe expresar claramente el día. la hora y el lugar de reunión.
La comunicación debe enviarse con el orden del día de la sesión y con la información o documentación que se tratará en la respectiva reunión. Si toda o parte de la información no estuviera disponible al momento de la convocatoria, la misma podrá enviarse posteriormente. pero en todo caso con una antelación de tres (3) días calendarios a la fecha de la reunión.
Las convocatorias de las sesiones extraordinarias se harán en los términos previstos en el presente Reglamento. se indicarán además los temas específicos que se tratarán y no podrán debatirse asuntos adicionales, a menos que esté presente la totalidad de los miembros del Consejo.
En caso de que alguno de los miembros no pueda asistir a la convocatoria. por motivos extremos, deberá comunicarlo al Presidente o al Secretario del Consejo. por escrito con un tiempo de antelación. de al menos un día calendario a la fecha de la convocatoria. En donde debe indicar el motivo por el cual no asistirá.
Artículo 9.- Orden del día. El orden del día de la sesión será elaborado por la Secretaria y se enviará con la convocatoria.
Podrá incluirse otro asunto si así lo dispusiera el presidente del Consejo por considerarse conveniente para los intereses de la Unidad, pudiéndose decidir igualmente, aún después de la convocatoria, que algún asunto no sea tratado en la sesión.
Artículo 10.- Modalidades de reuniones. Habrá reunión ordinaria, por lo menos una vez cada tres (3) meses. en el día, a la hora y en las instalaciones que se señale en la convocatoria. La presencia será obligatoria
Podrá citarse a reunión extraordinaria, cuando sea previsto tratar asuntos urgentes a juicios del Director General de la Unidad, o del Presidente del Consejo. o de un mínimo de tres (3) miembros. De igual forma la presencia a la sesión será obligatoria.
Podrá celebrarse reunión no presencial, si es necesario y urgente realizar la sesión convocada. pero no es posible que los miembros de los Consejos concurran al sitio convocado.
Para tal fin, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva. utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax. teléfono. teleconferencia. video conferencia. internet. conferencia virtual o vía "chat" y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Consejo.
Los Consejeros también podrán adoptar válidamente sus decisiones. cuando por escrito las mayorías pertinentes expresen el sentido de su voto. Si el voto se hubiere expresadO en documentos separados. éstos se harán llegar al secretario del Consejo en un término máximo de 1O días calendario. contados a partir de la fecha de convocatoria.
Los mismos medios podrán emplearse con el fin de escuchar a quienes deseen rendir declaraciones verbales o escritas sobre hechos o temas que requieran ser debatidos, o puedan aportar información o elementos de juicio útiles para las decisiones del Consejo.
Artículo 11.- La modalidad de las sesiones será decisión del Presidente., quien deberá informar al Secretario para que les comunique a la totalidad de los miembros del Consejo.
Artículo 12.- De las sesiones adelantadas a través de los medios señalados en el presente Reglamento se levantará la correspondiente acta en los términos establecidos en el mismo, dejando constancia del medio utilizado y las decisiones adoptadas.
Artículo 13.- Actos del Consejo Directivo. Las decisiones del Consejo Directivo se denominarán Acuerdos. los cuales deberán llevar la firma de quien presida la reunión y del secretario de la misma.
Artículo 14.- Actas de las reuniones. Después de cada sesión el Secretario elaborará el proyecto de acta. que remitirá con sus anexos, con ocho (8) días calendarios de antelación a la sesión en que haya de aprobarse, a los miembros del Consejo para su consideración y observaciones. El texto del acta, debidamente ajustado. será sometido a la aprobación del Consejo y una vez aprobadas las actas. serán firmadas por el Presidente y el Secretario.
También podrán aprobarse las actas al término de la misma sesión, caso en el cual corresponderá al Secretario presentar el texto definitivo a los miembros.
Parágrafo 1. Para aquellos casos en que fuere necesario, el Secretarip podrá certificar acerca de asuntos que hubieran sido aprobados en la respectiva reunión del Consejo. aun sin haberse probado el acta correspondiente.
Parágrafo 2. Los acuerdos y actas se enumerarán sucesivamente con la dirección del día, mes y año en que se expiden.
CAPÍTULO Vil
DEBERES Y DERECHOS
Artículo 15.- Derechos. Son derechos de los miembros del Consejo, los siguientes:
1. Participar en las reuniones con voz y voto y presentar propuestas para el mejoramiento del funcionamiento del Consejo.
2. Presentar voto de salvamento, cuando no esté de acuerdo con alguna determinación tomada por la mayoría de los miembros del Consejo, dejando constancia en el acta correspondiente.
3. Ser atendido por cualquier otro miembro del Consejo en los momentos en lo que lo solicite.
Artículo 16.- Deberes. Son deberes de los miembros del Consejo. los siguientes:
1. Cumplir y hacer cumplir la presente reglamentación y las decisiones emanadas del Consejo.
2. Concurrir puntualmente a las reuniones ordinarias y demás que convoque el presidente.
3. Velar por el buen nombre del Consejo y sus intereses.
4. Observar buena conducta, y respetar a sus compañeros del Consejo. no fomentar discusiones de orden político, partidista, religioso o social en reuniones donde se haga presente el Consejo.
5. Poner al servicio del Consejo sus capacidades personales y profesionales.
6. Presentar excusa por escrito con indicación de causa. en caso de incumplimiento de una obligación contraída.
Artículo 17.- Son causales de mala conducta de los miembros del Consejo, las siguientes:
1. Las ofensas o agresiones verbales o físicas a cualquiera de los miembros del Consejo.
2. Emplear el nombre del Consejo para obtener beneficios personales.
4. La violación sistemática del presente Reglamento.
Ante la existencia de alguna de las faltas mencionadas y previo al agotamiento del procedimiento sancionatorio descrito en el siguiente artículo, se podrá imponer dependiendo de la gravedad de la conducta desarrollada, la sanción de amonestación o la desvinculación del Consejo Directivo.
Artículo 18. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO: Ante la existencia de algunas de las causales del artículo 17, el Consejo Directivo deberá adelantar el siguiente procedimiento:
1. Apertura de Investigación mediante acta en la cual se plasmarán los hechos que la originan y de manera provisional se identificará la causal.
2. Traslado del acta de apertura de investigación al miembro investigado. la cual le será entregada de manera personal.
3. Citación para presentación de descargos por parte del Miembro investigado, oportunidad en la cual podrá solicitar que se practiquen las pruebas que pretenda hacer valer para demostrar la inexistencia de la causal.
4.. La resolución del asunto se efectuará dentro de los 10 días siguientes al momento en que se cuente con la totalidad de las pruebas solicitadas, mediante decisión que tendrá que ser aprobada por la mayoría absoluta de los miembros que integran el Consejo Directivo.
Artículo 19.- Conflicto de intereses. Los miembros del Consejo se encuentran en situación de conflicto de interés, cuando deban tomar una decisión, o realizar u omitir una acción y existe la posibilidad de escoger entre el interés de.la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios._.. SPC, y su interés o el de un tercero, de manera que de optar por cualquier de éstos dos últimos, obtendrían un indebido beneficio pecuniario o extraeconómico que de otra forma no recib1rán. desconociendo así un deber legal, contractual. estatutario o ético.
Cuando se enfrente un conflicto de interés, o se tenga duda sobre la existencia del mismo, se debe cumplir con el siguiente procedimiento: 1) Informar por escrito al Presidente del Consejo, con los detalles de la situación. 2) Abstenerse de intervenir directa o indirectamente. en las actividades y decisiones que tengan relación con las determinaciones referentes al conflicto. o cesar toda actuación cuando tenga conocimiento de la situación de conflicto. 2). El Presidente informará a los demás miembros del Consejo de la situatción del conflicto.
La duda respecto de los actos que impliquen conflicto de interés no exime al miembro del Consejo de la obligación de abstenerse de participar en las actividades que le generen conflicto.
Cuando en el orden del día puesto a consideración de los miembros del Consejo. existiere algún tema que origine un conflicto de interés con respecto a algún miembro, este así lo manifestará al inicio de la respectiva reunión, para retirarse transitoriamente de la sesión mientras se debate el tema."
Artículo 2.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en la página Web de la Unidad de Servicios Penitenciario Carcelarios - SPC y del envío por correo electrónico a cada uno de los miembros del Consejo.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá D.C., a los (4 JUN) días del mes de junio de 2012
JUAN CARLOS ESGUER A ORTOCARRERO
Ministro de Justicia y del Derecho
Presidente
SILVANA HABIB DAZA
Ministro de Justicia y del Derecho
Secretaria Ad - hoc