DIARIO OFICIAL. AÑO CXL. N. 45723. 5, NOVIEMBRE, 2004. PÁG. 20.
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RESOLUCIÓN 100-003133 DE 2004
(noviembre 04)
por la cual se actualiza y reglamenta el Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades
ESTADO DE VIGENCIA: Vigente [Mostrar] |
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El Superintendente de Sociedades,
en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el numeral 10 del artículo 4o del Decreto 1080 de 1996, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del artículo 4o del Decreto 1080 de 1996, al Superintendente de Sociedades le corresponde crear y organizar los órganos de asesoría y coordinación que considere necesarios, para el desarrollo de las funciones de la entidad;
Que según lo previsto en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos, expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo número 07 del 29 de junio de 1994, la Superintendencia de Sociedades creó y reglamentó el funcionamiento del Comité de Archivo de la entidad, mediante Resolución número 100-1864 del 23 de septiembre de l998;
Que dicho comité, conformado como un grupo asesor de la alta dirección, responsable definir las políticas, programas y normas archivísticas de la entidad, dadas las modificaciones a la estructura orgánica de la entidad como consecuencia de la supresión, creación y fusión de Grupos de Trabajo, se hace necesario actualizar su conformación y funcionamiento;
Que en mérito de lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1°.Conformación. El Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades estará conformado de la siguiente manera:
none El Superintendente de Sociedades o su delegado.
none El Superintendente Delegado para los Procedimientos Mercantiles.
none El Superintendente Delegado para Inspección, Vigilancia y Control.
none El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
none El jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
none El jefe de la Oficina de Control Interno, quien asistirá con voz pero sin voto.
none El Coordinador del Grupo de Planeación.
none El Director de Informática y Desarrollo.
none El Asesor del Despacho del Superintendente, encargado de las funciones de enlace con las Intendencias Regionales.
none El Coordinador del Grupo de Archivo, quien hará las veces de Secretario del Comité.
Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las reuniones correspondientes.
Artículo 2°.Funciones del comité. Son funciones del Comité de Archivo de la Superintendencia de Sociedades las siguientes:
none Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la entidad.
none Coordinar los programas de gestión documental, racionalización de la producción de documentos, responsabilidad y manejo de archivos.
none Aprobar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al Archivo General de la Nación.
none Aprobar los ajustes y actualizaciones a las Tablas de Retención Documental de la entidad.
none Orientar los procesos de consulta y atención al usuario para garantizar los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información.
none Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte de los funcionarios encargados del manejo de archivos.
none Promover la actualización permanente en todos los procesos relacionados con la administración documental, con la producción y el manejo de la información.
Artículo 3°.Reuniones. El comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lo requieran y sea convocado por el Secretario General.
Artículo 4°.Secretario del comité. El comité tendrá un secretario quien será la persona encargada del Grupo de Archivo. A falta de esta persona, ejercerá la secretaría, la persona que el presidente del comité designe.
Artículo 5°.Funciones del Secretario. Son funciones del Secretario:
none Preparar el temario de las reuniones;
none Comunicar a los integrantes del comité las convocatorias a las reuniones del mismo.
none Presentar al comité los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de programas de gestión documental, transferencias, valoración de fondos documentales acumulados, eliminación, Tablas de Retención, etc.
none Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del comité en la siguiente reunión.
none Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del comité.
Artículo 6°.Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución número 100-1864 del 23 de septiembre de 1998.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 4 de noviembre de 2004.
El Superintendente de Sociedades,
Rodolfo Daniés Lacouture.
(C.F.)