Artículo 1°. Determinar, mediante esta Resolución las características, misiones. principios y elementos básicos del Sistema de Control Interno del Ministerio de Justicia y Derecho, diseñado con fundamento en Ir, Ley 87 de 1993 e en concordancia con la reorganización del Ministerio, establecida mediante el Decreto 2157 de 1992. 

I. Definición y características del Sistema de Control Interno 

Artículo 2°. "El sistema de control interno es el conjunto integrado por el esquema organizacional, los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, adoptados con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes, dentro de las políticas trazadas por los órganos directivos del Ministerio y en atención a las metas u objetivos previstos. 

Artículo 3°. Se adopta para el Ministerio de Justicia y del Derecho un Sistema de Control Interno gerencial e integrado. En efecto, en el Ministerio se desarrollarán y aplicarán permanentemente no sólo controles internos financieros y de legalidad, sino también controles de gestión y de resultados. Estos últimos apoyarán la función gerencial o directiva del Ministerio para verificar que las actividades se están realizando en forma, efectiva, eficiente y económica. 

Artículo 4°. Los controles financieros propenden porque los estados financieros reflejen técnicamente el patrimonio destinado para sus actividades, el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera del Ministerio 

Artículo 5°. Los controles de legalidad buscan que todas las actividades, operaciones y actuaciones de los funcionarios y dependencias se realicen de conformidad con las normas vigentes. 

Artículo 6°. Los controles de gestión buscan que los recursos disponibles se utilicen eficiente y eficazmente, para el cumplimiento de la misión y de las funciones asignadas al Ministerio. 

Artículo 7°. El control de resultados, mide en qué: forma las diferentes dependencias logran sus objetivos y cumplen los planes, programas, proyectos y actividades adoptados. 

II. Misión y principios del Sistema de Control Interno 

Artículo 8°. La misión de este sistema de control consiste en proporcionar al Despacho del Ministro un método de control oportuno, adecuado y permanente sobre las operaciones que realizan las diferentes dependencias para lograr los objetivos del control interno establecidos por el artículo 2° de la Ley 87 de 1993 y en particular conseguirlos siguientes propósitos básicos: 

1. Salvaguardar los activos del Ministerio. 

2. Fomentar y controlar la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos humanos, físicos y financieros disponibles 

3. Dar confiabilidad a la información producida por las diferentes dependencias. 

4. Obtener que las operaciones realizadas por las dependencias de los distintos niveles jerárquicos se ajusten a las políticas, planes y programas del Ministerio. 

5. Propender en forma permanente por el mejoramiento y la búsqueda de la calidad total en la actividad del Ministerio, 

Artículo 9°.La asignación de funciones y responsabilidades, así como los procedimientos internos incorporarán los siguientes principios del control: 

1. Separación de funciones. Las funciones de ordenación, de manejo de fondos, bienes o valores y las de registro o contabilización de operaciones se asignarán respectivamente a empleados diferentes. 

En consecuencia, cada una de estas funcionen corresponderá a un paso distinto, dentro de un determinado procedimiento. 

2. Individualización de responsabilidades. La responsabilidad por un determinado paso, de un procedimiento, debe asignarse a un funcionario (s) que ocupa (n) determinado (s) cargo (s) y no de manera genérica a oficinas, dependencias o grupos. 

3. Revisión de actuaciones. Los procedimientos que involucren la elaboración de documentos, preparación de conceptos, así como la producción, registro o procesamiento de datos o información e incluso la verificación sobre el cumplimiento de requisitos predeterminados, deben contemplar dos (2) pesos claramente diferenciados, a saber, 

a). Preparación o elaboración del documento, de la información o dato, o en su caso verificación sobre el cumplimiento de los requisitos, exigidos, y 

b) Revisión de las actividades efectuadas, que se señalen en el anterior literal. 

4. Responsabilidad de actuaciones. Cada uno de los pasos señalados en el numeral anterior, debe ser responsabilidad de funcionarios diferentes, no pertenecientes a la Oficina de Control Interno, y el resultado de la actuación de cada uno de ellos deberá aparecer consignado, en el documento pertinente. 

En particular, los pasos mencionados deberán ocurrir previamente al registro o procesamiento manual o computarizado de la información. En general, la revisión debe ser responsabilidad explícita del Coordinador de Grupo o del Jefe de dependencia, según el caso. 

5. Verificación documentada. La verificación del cumplimiento de requisitos preestablecidos debe quedar consignada en un formulario prediseñado donde se relacione cada requisito, junto con la casilla prevista para consignar el resultado de la verificación. 

6. Normalización de procedimientos. Los procedimientos administrativos, técnicos y financieros del Ministerio, serán preparados por la Oficina de Planeación -Grupo de Desarrollo Organizacional- y adoptados por resolución, 

La papelería y los formularios correspondientes a los procedimientos sólo podrán utilizarse previo estudio y aprobación de la Oficina de Planeación - Grupo de Desarrollo Organizacional 

7. Programación de actividades. La actividad de cada dependencia debe estar permanentemente programada, en un documento escrito y los resultados previstos y obtenidos deberán precisarse, individualizarse, cuantificarse y cualificarse. En particular, la actividad intelectual debe materializarse en estudios, investigaciones, memorandos, proyectos, anteproyectos, documentos de trabajo, provisionales, o finales. 

8. Evaluación de actividades. Las actividades realizadas por cada dependencia deben ser comparadas y evaluadas periódicamente con respecto a la programación prevista. 

Esta evaluación deberá consignarse por escrito. 

9. Autonomía de la Oficina de Control Interno. Ningún funcionario de la Oficina de Control Interno participará en las actividades, ni en los procedimientos administrativos del Ministerio, a través de autorizaciones o refrendaciones, 

Artículo 10. Son sujetos del control interno, todos los recursos de la entidad, las actividades, operaciones y actuaciones que adelanten los funcionarios y dependencias del Ministerio, así como los contratos que realicen terceros por cuenta del mismo. 

Artículo 11°. El control interno se realiza en forma implícita y en forma explícita. Implícitamente, el control lo ejercen los funcionarios del Ministerio, en especial aquellos que tienen la responsabilidad del mando mediante el adecuado cumplimiento de las funciones asignadas. 

En forma explícita, el control interno lo ejercen los funcionarios de la Oficina de Control Interno del Ministerio. 

Artículo 12. La generalidad de los funcionarios del Ministerio ejercen un control permanente sobre los bienes que se los entreguen para el cumplimiento de sus funciones, por lo cual deberán informar oportunamente al jefe de la dependencia o superior inmediato sobre las deficiencias y dificultades encontradas, para su protección y mantenimiento. 

Artículo 13. Los jefes de dependencias son responsables por la correcta operación de los controles internos implícitos en su respectiva área. 

Ejercen este control mediante la supervisión, revisiones, autorizaciones y aprobaciones de documentos, comprobantes y trabajos. También lo ejercen mediante los arqueos y pruebas selectivas de fondos y bienes que ordenen o realicen, así corno a través de la formulación de obstinaciones a sus subalternos y la presentación de informes. 

Artículo 14. El Sistema de Control Interno que se implanta está integrado básicamente por los siguientes elementos: 

1. Los controles internos implícitos en el plan de organización y en la respectiva distribución de funciones y responsabilidades. 

2. Los controles internos implícitos en las normas, procedimientos y registros administrativos, contables, financieros de procesamiento, archivo, transmisión y producción de datos e información. 

3. Los controles internos implícitos, constituidos por los informes internos de programación, financieros, administrativos, de realización y evaluación de actividades, y 

4. Los controles internos explícitos constituidos por las actividades, métodos, procedimientos e informes de la Oficina de Control Interno. 

Artículo 15. Los controles internos implícitos son dispositivos organizacionales que se establecen en el Ministerio para lograr los objetivos del control. De acuerdo con su naturaleza, pueden ser funciones de revisión, autorización o aprobación procedimientos, papeles y documentos o informes, 

Los controles e implícitos básicos que se indican en los artículos dieciséis (16) a ciento uno (101) de esta resolución se implantarán en las diferentes dependencias, además de aquellos otros que establezcan las normas legales aplicables al Ministerio y de los controles que recomiende la Oficina de Control Interno. 

Esta última, formulará sus recomendaciones en concordancia con los principios que guían el desarrollo de la función administrativa, tales como: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. 

III. Controles implícitos básicos de carácter contable 

Artículo 16. El Ministerio llevará una contabilidad independiente y permanente de todas sus operaciones financieras, de acuerdo con las normas y principios de contabilidad legalmente establecidos y según las prescripciones que establezca el contador General de la Nación. 

Los bienes y derechos de la entidad así como todos aquellos bienes que, siendo propiedad de la Nación, eventualmente se destinen al Ministerio de Justicia y del Derecho, también, registrarán contablemente. 

Artículo 17. El respectivo plan de cuentas deberá prever un registro sistemático, permanente y separado de los gastos y costos imputables a cada gasto de funcionamiento, proyecto de inversión de cada Dirección General, Divisiones y Oficinas del Ministerio. En dichos costos y gastos se incluirá el valor de todos los elementos recibidos por cada dependencia, así como los gastos efectuados por caja menor, destinados a dicha dependencia. 

Artículo 18. Los formularios y comprobantes utilizados para registrar los movimientos de fondos, bienes y valores, llevarán numeración preimpresa, continua y ascendente. 

Artículo 19. Dentro de los primeros diez (10) días de cada mes el Coordinador del Grupo de Contabilidad enviará al Secretario General, con la aprobación y por conduelo del Jefe de la División Financiera, los siguientes informes: 

1. Balance General del Ministerio con sus anexos, entre los cuales estarán la relación de vehículos y elementos devolutivos en servicios la de elementos devolutivos y de consumo existentes en almacén. Estas últimas relaciones estarán debidamente conciliadas con los registros e informes del Grupo de Almacén, 

2. Informe de costos y gastos mensuales por dependencias. Este informe mostrará los costos y gastos en que incurrió cada dependencia durante el mes inmediatamente anterior. Los gastos por servicios personales incluirán al personal de planta, personal a contrato y órdenes de prestación de servicios. 

Los gastos generales incluirán los gastos efectuados por caja menor que se destinaron a cada dependencia. 

3. Los demás informes que exijan las disposiciones nacionales vigentes. Copias de los informes anteriores se enviarán a los Directores Técnicos y a los Jefes de Planeación y Control Interno. 

Artículo 20. El Jefe de la División Financiera supervisará que la contabilidad financiera cubra todas las existencias y movimientos de fondos, bienes y valores y en general la totalidad de las operaciones del Ministerio. 

Así mismo, dicho funcionario, supervisará que el proceso contable se realice de conformidad con las disposiciones vigentes y que los informes se preparen y presenten oportuna y adecuadamente. 

Artículo 21. El Coordinador del Grupo de Contabilidad es responsable por la oportuna y conecta contabilización de las operaciones y porque los informes contables reflejen adecuadamente los resultados y la situación financiera del Ministerio. 

En particular, este funcionario, precisa y autoriza los asientos contables, ordena, revisa y aprueba las conciliaciones bancarias y las de saldos contables con los registros e informes de almacén e igualmente suscribe los informes de la contabilidad y el balance del Ministerio. 

IV. Controles implícitos básicos de presupuesto 

Artículo 22. El Grupo de Presupuesto llevará de conformidad con las normas vigentes los siguientes registros: control de apropiaciones, control de reservas de apropiación, registro de contratos y control de pagos, registro de a cuerdos de gastos, control de cuentas en trámite y tramitadas, y control de certificados de disponibilidad presupuestal expedidos. 

Artículo 23. El Jefe de la División financiera supervisara que el proceso de la contabilidad presupuestal se realice de conformidad con las disposiciones vi gentes y que los informes se preparen y presenten oportuna y adecuadamente. 

Artículo 24. El Coordinador del Grupo de Presupuesto es responsable por la oportuna y correcta contabilización presupuestal y porque los informes presupuestales correspondan con la ejecución real del presupuesto. En particular, este funcionario revisa y aprueba los asientos para la contabilización y registro presupuestal de las operaciones, los cuales son preparados por un empleado del Grupo de Presupuesto, diferente al anterior. En el respectivo comprobante deberá aparecer la firma de quien preparó y de quien aprobó el asiente 

Artículo 25. El certificado de disponibilidad presupuestal, que se prepara antes de que a [gonce de los ordenadores de gastos del Ministerio asuma cualquier compromiso con cargo al presupuesto del Ministerio, será suscrito por el Jefe de la División Financiera. El Coordinador del Grupo de Presupuesto será responsable de la correcta y oportuna preparación de dicho certificado. 

Artículo 26. El Jefe de la División Financiera enviará; al Ministro, por conducto del Secretario General y dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, el informe de Resultados Mensuales de la Ejecución Presupuestal. Copias de este informe se enviará a los Directores Técnicos y a los Jefes de Planeación y Control Interno. 

Este informe indicará, para cada dependencia y para las diferentes partidas, el valor de los siguientes conceptos: presupuesto definitivo gastos, compromisos y disponibilidad. 

Artículo 27. El Coordinador del Grupo de Presupuesto tiene la responsabilidad por la adecuada y oportuna preparación y tramitación ante el Ministerio de Hacienda de los siguientes informes que irán suscritos por el Secretario General y el Jefe de la División Financiera: 

1 Solicitud acuerdo mensual de gastos. Mediante este documento, se, solicitan al Ministerio de Hacienda y Crédito Público los fondos necesarios pare atender compromisos adquiridos con cargo al presupuesto de la entidad. Deberá ser consistente con el programa anual de caja y las apropiaciones presupuestales. 

2. Solicitud modificación del acuerdo mensual ele gastos. 

3. Solicitud de reservas de apropiación y certificación de la existencia de compromisos u obligaciones. Esta solicitud relaciona los compromisos pendientes de pago a 31de diciembre de cada año, que afectan el presupuesto del año en curso, pero que se cancelarán durante la vigencia inmediatamente siguiente. 

4. Resumen del valor de la solicitud de reservas de apropiación y certificación de la existencia de compromisos u obligaciones. 

Artículo 28. El Coordinador del Grupo de Presupueste es responsable por la oportuna preparación y envío al Ministerio de Hacienda y Crédito Público del Informe de Ejecución Presupuestal de gastos de la vigencia en curso y de las reservas de apropiación, que llevará las firmas del Jefe de la División Financiera y del Coordinador de Grupo de Tesorería. 

Mediante este informe, la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público verifica la ejecución y lleva el registro del presupuesto general de la Nación. 

Artículo 29. El Coordinador del Grupo de Planes y Programas de la Oficina de Planeación es responsable por la adecuada y oportuna preparación y tramitación de los siguientes documentos, que se enviarán suscritos por el Ministro y el Jefe de la Oficina de Planeación; 

1. Anteproyecto de presupuesto anual de gastos. Mediante la información contenida en este anteproyecto, la Dirección General del Presupuesto del Ministerial de Hacienda y Crédito Público evalúa los gastos que el Ministerio genera en el desarrollo de su actividad. 

2. Solicitud programa anual de caja para pagos dele vigencia. Este documento incluye la previsión mensualizada de pagos de los compromisos asumidos con cargo al presupuesto de la vigencia en curso. 

3. Programa anual de caja para pagos de reservas de apropiación. Este documento incluye la previsión mensualizada de pagos de los compromisos asumidos con cargo al presupuesto de la vigencia anterior. 

4. Solicitud modificaciones programa anual de caja. 

5. Programa general de compras - equipo y materiales y suministros. Incluye la programación prevista para la adquisición de bienes de acuerdo con tase-necesidades del Ministerio. 

V. Controles implícitos básicos de tesorería y tramitación de cuentas 

Artículo 30. El Grupo de Tesorería llevará los siguientes registros básicos: 

1. Libro auxiliar de caja. El saldo de este registro se liquidará diariamente y será revisado y refrendado por el Jefe de la División Financiera o por el funcionario que este último designe expresamente para el electo. 

2. Libro auxiliar de bancos. Este registro se llevará para cada una de las cuentas bancarias existentes. 

3. Relaciones de caja. El tesorero preparara y enviará diariamente al jefe dele División Financiera, junto con el estado diario de tesorería, un listado que refleje los siguientes conceptos: 

- Cheques anulados por no haber sido reclamados, dentro de las términos legales vigentes. 

- Cheques anulados por otros conceptos. 

- Traslado de fondos e ingresos bancarios registrados durante el mes. 

Estas relaciones van numeradas en forma ascendente y son firmadas por el Coordinador del Grupo de Tesorería 

4. Registro de dinero y valieres en capa fuerte. En este registro anotarán los ingresos, egresos, saldo y fecha de cada movimiento de los activos mantenidos en caja fuerte. 

Artículo 31. Por cualquier ingreso que perciba el Ministerio se expedirá un recibo oficial de caja, cuyo valor corresponderá con el dinero que se recaude. 

Sin embargo cuando los fondos sean recibidos directamente en una cuenta bancaria, la comprobación y soporte de este ingreso será la copia del recibo de consignación y la nota crédito respectiva. 

Para controlar las libretas de recibos de caja por utilizar, el Coordinador del Grupo de Tesorería llevará un registro donde se indique: le cantidad de libretas recibidas cantidad de libretas entregadas y cantidad de libretas en existencia. En dicho registro se indicara también la numeración inicial y lineal de los recibos que contienen cada libreta. 

Artículo 32. El Coordinador del Grupo de Tesorería enviará diariamente, antes de las 10 a.m. al Jefe de la División Financiera el boletín alieno de Caja y Bancos, correspondiente al día inmediatamente anterior. 

Este boletín mostrará el movimiento diario de caja y bancos, la disponibilidad de fondos en bancos, caja y los valores en custodia; los números de los recibos de caja utilizada y anulados, el números de los comprobantes de pago y de los cheques girados, devueltos y anulados. 

Copia de boletín diario de caja y banca., enviará a la Oficina de Control Interno. 

Artículo 33. Los empleados responsables del manejo de efectivo y valores del Ministerio no podrán utilizarlo para los siguientes fines: 

1. Destinar el dinero recaudado para sufragar gastos no autorizados o realizar pagos que se deban efectuar por cheque te Laja menor. 

2. Utilizar el efectivo para cambios de cheques a empleados o particulares. 

3. Tomar en préstamos para sí o para terceros, el dinero que se maneje o recaude. 

4. Guardar en las cajas dineros o valores de propiedad particular. 

5. Expedir recibos de caja provisionales. 

6. Delegar sin autorización u orden superior funciones de manejo en otros funcionarios. 

Artículo 34. El Jefe de la División Financiera enviará semanalmente al Secretario General el estado de tesorería. Este informe mostrara el valor de las disposiciones frente a las exigibilidades. Estas ánimas corresponderán a las cuentas por pagar, en trámite, ya radicarlas. 

Como cuenta de ajuste al estado de tesorería se presentará el valor de las solicitudes de ordenación de gastos en trámite. 

Anexo al estado de tesorería se enviará la relación de cuentas por pagar en trámite. 

Artículo 35. Los coordinadores de los Grupos de Tesorería y Almacén, el cajero y en general los empleados del Ministerio que manejen fondos y valores deberán constituir las respectivas pólizas de manejo y cumplimiento de conformidad con las normas vigentes. 

Artículo 36. La autorización para la apertura de cuentas corrientes se solicitará al Tesorero General de la Nación mediante oficio firmado por el Secretario General, el Jefe de la División Financiera y el Coordinador del Grupo de Tesorería. 

Las cuentas bancarias se administran con las firmas del Coordinador de Tesorería y el Jefe de la División Financiera. Se exceptúen de tal trámite los cheques que se giren por concepto de servicios personales del Ministerio, los cuales requerirán solamente la firma del Coordinador de Grupo ele Tesorería. 

Artículo. 37. Todo egreso de tesorería se producirá mediante el giro de cheques individuales, con base en el comprobante debidamente tramitado y legalizado. En ningún caso se girarán cheques en blanco, ni al portador. 

La tesorería solicitará al banco la devolución de los cheques pagados, los cuales serán perforados y guardados, según los términos estipulados en el Código de Comercio y al cumplirse dicho periodo se incineraran. De lo anterior se levantara una acta suscrita por cl Jefe de la División Financiera o su delegado, y por el Coordinador del Grupo de Tesorería. 

Artículo 38. Los talonarios de las chequeras que se requieran para atender el movimiento de las cuentas bancarias serán solicitados mediante oficio firmado por el Coordinador del Grupo de Tesorería y por el Jefe de la División Financiera. 

Las existencias de cheques por utilizar serán verificadas por lo menos una vez al mes, por el Jefe de la División Financiera o su delegado. Para el efecto se compararán los cheques existentes con las copias de los oficios de solicitud que reposan en la División Financiera. Deberá quedar constancia escrita de esta verificación. 

Artículo 39. Los cheques se expedirán siguiendo rigurosamente la numeración continua que traigan los respectivos talonarios a nombre de rada beneficiario, su apoderado o autorizado y deben contenerlos siguientes datos: lugar y fecha de expedición, cantidad expresa en números y letras y por máquina protectora, anulación de lo, espaciasen Manco, y ti rolla y sello registrados en el banco girado. 

Los comprobantes que respaldan el egreso de fondos deben contener como mínimo los siguientes datos: 

- Numeración corrida del comprobante 

- Ciudad y fecha de expedición 

- Nombre de beneficiario del pago o del apoderado 

- Detalle del concepto que motiva el pago 

- Cantidad en letras y números 

- Deducciones legales contractuales 

- Número de cheque girado a nombre del banco 

- Imputación presupuestaria y contable 

- Firma del ordenador dcl gasto 

- Firma del tesorero o pagador 

-Recibí del beneficiario, con la cita del documento de identidad. 

Al comprobante se le anexarán los siguientes documentos: 

- Recibo a satisfacción o certificado de cumplimiento del servicio o bien, expedido por el Coordinador del Grupo de Almacén o el interventor correspondiente. 

- Acto administrativo reconociendo la obligación autorizando el pago, debidamente diligenciado o legalizado. 

Artículo 40 .Los cheques de pago por todo concepto, se deben entregar personalmente al beneficiario, a quien se le exigirá la identificación y firma costo constancia de haber recibido el pago. Excepcionalmente un tercero puede recibir el cheque, mediante autorización del beneficiario, debidamente firmado y autenticada. Los pagos que se efectúen por medio de giro bancario se soportarán y comprobarán con la copia del giro, expedida por la entidad bancaria que realizo la operación. 

Al cierre mensual de operaciones, los cheques girados que no hayan sido reclamados por los beneficiarios, se registrarán en el libro auxiliar de caja, en el de acreedores varios y se relacionarán en las observaciones del boletín diario de caja y bancos. Los cheques que no hayan sido reclamados, dentro de los treinta (30) días siguientes a su giro, deberán consignarse en la cuenta corriente de acreedores varios. 

Artículo 41. Cuando un beneficiario, hubiere extraviado un cheque y solicite la expedición de uno nuevo, se exigirá el cumplimiento dentro de los treinta (30) días siguientes de los requisitos que se indican a continuación: 

1 Solicitud escrita del beneficiario. 

2 Comunicación escrita al banco, firmada por el tesorero, señalando la pérdida del cheque y ordenando el no pago. 

3 Certificación de que el banco no ha pagado el cheque perdido, 

4 Denuncia por perdida, y 

5 Emisión del nuevo cheque adjuntándole los documentos anteriormente señalados. 

Artículo 42. Cuando por cualquier motivo deban anularse cheques, el Coordinador del Grupo de Tesorería procederá de la siguiente forma: 

- Destruirá el cheque excluyendo el número que lo identifique. 

- Cancelará el asiento original por el cual se hizo el registro del cheque. 

- Registra en el libro auxiliar de bancos el asiento de corrección. 

- El número de identificación del cheque anulado, anexará al talonario de la chequera respectiva en el orden cronológico correspondiente. 

-En el boletín diario de caja, y bancos se relacionarán los números de los cheques anulados. 

Artículo 43. Las cajas menores se constituirán anualmente, mediante resolución suscrita por el Ministro y el Secretario General, con sujeción a las reglamentaciones e instrucciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y demás normas vigentes. 

El empleado responsable de cada caja menor deberá mantener una póliza de manejo y cumplimiento, de conformidad con las normas vigentes. Este funcionario llevará un libro auxiliar donde se registrará diaria y cronológicamente el movimiento de caja menor. 

La comprobación de cada pago se hará mediante factura o recibo debidamente cancelada. 

Artículo 44. La cancelación y reembolso de los gastos de caja menor se hará mediante una cuenta hasta por el monto autorizado. Esta cuenta se respaldará con los recibos y facturas originales debidamente, cancelados, los cuales se relacionarán clasificados por artículos presupuestales indicando el valor, concepto, dependencia destinataria y el número del comprobante. 

El Grupo de Contabilidad registrará esta cuenta de conformidad con el plan contable y demás normas vigentes, y específicamente contabilizará cada gasto con cargo a la dependencia respectiva, 

Los elementos devolutivos que se adquieran con fondos de caja menor serán registrados por almacén, antes de su envío a la dependencia usuaria. 

En el evento de que el ordenador del gasto formule alguna observación a los comprobantes, el responsable de la caja menor deberá subsanar la irregularidad advertida. Si esta último no fuere posible, deberá restituir el valor correspondiente y posteriormente se procederá al reembolso. 

Artículo 45. El giro ele avances en dinero requiere autorización escrita del ordenador del gasto No deben constituirse avances por concepto de sueldos o prestaciones sociales no 1iquidadas. 

No se deben autorizar avances a favor de personas que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, excepto cuando se trate de los viáticos correspondientes a prórrogas del término de una comisión. 

Artículo 46. La legalización de avances para viáticos se hace mediante comprobante, acompañada por el certificado de cumplimiento de la comisión. 

Los comprobantes de legalización de avances se deberán presentar dentro de los tres (3) días siguientes a la finalización o cancelación de una comisión. 

Al finalizar cada vigencia fiscal y antes del cierre contable se deben legalizar o reintegrar a la tesorería todos los avances concedidos. 

Artículo 47. La persona que recibe un avance es directamente responsable del dinero respectivo, hasta que se justifiquen los gastos o se haga el reintegro a que haya lugar. Los dineros avanzados que no se hubieren gastado se reintegrarán a la tesorería dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al regreso del empleado comisionado. 

Artículo 48. El Jefe de la División Financiera supervisará que las operaciones de tesorería se efectúen oportuna y correctamente y de conformidad con las normas vigentes. Además controlará los ingresos, existencias y egresos de tesorería, así corno el oportuno registro del movimiento de fondos y valores. Para el efecto revisará y aprobará el boletín diario de caja así como las conciliaciones de cada una de las cuentas bancarias que preparará el Grupo de Contabilidad, dentro de los primeros cinco, (5) días de cada mes. 

Además, efectuará la realización de arqueos ele caja general y de las cajas menores existentes, por lo menos cada dos (2) meses. También supervisará y control para la tramitación de cuentas y pagos. 

Artículo 49. Los pagos solo pueden ser ordenados después de que se haya autorizado la respectiva orden de compra, de trabajo, de prestación de servicios, o se haya perfeccionado el respectivo contrato, que se haya recibido a satisfacción el respectivo bien o servicio por el funcionario competente y que se hayan efectuado los correspondientes registros presupuestales y contables, de conformidad con los procedimientos establecidos y demás normas vigentes. 

Artículo 50. Las cuentas se pagarán siguiendo estrictamente el respectivo número y fecha de radicación., con excepción de las instrucciones especiales que al respecto imparta el Ministro o el Secretario General. 

Artículo 51. Todas las cuentas de cobro y órdenes de pago serán tramitadas directamente por el funcionario asignado y responsable de dicha función, quien dependerá del Grupo de Presupuesto o de la Jefatura de la División Financiera. Dicho empleado radicará, tramitará, registrará e informará al usuario sobre el estado de tramitación de cada cuenta hasta su cancelación. 

Artículo 52. El Coordinador del Grupo de Tesorería preparará, de acuerdo con las instrucciones del Jefe de la División Financiera, los documentos correspondientes para la constitución de las reservas de caja a 3l de diciembre de cada año. La constitución de dichas reservas estará suscrita por el coordinador del Grupo de Tesorería, el Jefe de la División Financiera y el Secretario General 

VI. Controles implícitos básicos de recursos humanos 

Artículo 53. El Coordinador del Grupo de Asuntos Laborales de la División de Recursos Humanos es el responsable de mantener, debidamente actualizadas y en condiciones de seguridad y confidencialidad adecuadas, las hojas de vida de cada funcionario del Ministerio. 

Artículo 54.La verificación al cumplimiento, por parte de cada empleado, de los requisitos establecidos para el respectivo cargo deberá constar en un documento donde se especifique el cumplimiento de cada requisito. 

Este documento estará firmado por el funcionario que verificó el cumplimiento de los requisitos y por el Jefe de la División de Recursos Humanos, además formará parte de la respectiva hoja de vida. 

Artículo 55. El extracto de datos individuales de una hoja de vida, para la liquidación de prestaciones económicas, constará en un documento suscrito por el funcionario que tomó la información y por el Jefe de la División de Recursos Humanos, quien aprobará dicho extracto. 

Este documento formará parte de la hoja de vida y será la base para la respectiva liquidación. 

Artículo 56. El pago de horas extras, el reconocimiento de vacaciones en dinero por necesidades del servicio y el descanso compensatorio deberá ser autorizado previamente y por escrito por el Secretario General. En dicha autorización se indicara el nombre del cargo, de los empleados autorizados y la justificación. o actividades que se desarrollarán. 

Artículo 57. Los datos correspondientes a novedades de personal que se incluirán en nómina deberán ser preparados por un funcionario de asuntos laborales y posteriormente revisados por el Coordinador de dicho grupo, quien con su refrendación autoriza su procesamiento. 

Una vez hayan sido procesadas las novedades de personal se deberá producir un documento preliminar que se denominará prenómina, de cuya revisión es responsable el Coordinador de Asuntos Laborales quien solicitará las correcciones pertinentes. 

La nómina definitiva deberá ser aprobada por el Jefe de la División de Recursos Humanos, el Jefe de la División Financiera y el Ordenador de Gasto correspondiente. 

Artículo 58. El Jefe de la División de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de supervisar y controlar que se cumplan las normas y procedimientos vigentes en asuntos de personal. 

VII. Controles implícitos básicos de bienes 

Artículo 59. El Jefe dela División Administrativa es responsable del control, mantenimiento y asignación de cada uno de los inmuebles que el Ministerio adquiera a reciba para su uso. Para el efecto, además de los registros contables pertinentes, la Oficina Jurídica y la División Administrativa -Grupo de Servicios Administrativos-, tendrán en custodia sendas copias de los títulos correspondientes. Dichas oficinas mantendrán en igual forma copia efe los contratos de arrendamiento, cuando existan. 

Las actas de recibo o entrega de inmuebles serán suscritas por el Jefe de la División Administrativa por el Coordinador del Grupo de Servicios Administrativas. Este último supervisará e inspeccionará periódicamente los inmuebles del Ministerio e informará sobre el asunto al Jefe de la División Administrativa. 

Artículo 60. El Grupo de Servicios Administrativo responsable de que se lleve permanentemente actualizado un registro de control de inmuebles donde se indicará entre otros datos la ubicación de cada uno, forma de tenencia, títulos, áreas en uso y disponibles, estado de mantenimiento, seguridad y funcionario responsable por su utilización. 

Artículo 61. Todos los bienes muebles, materiales y suministros que reciba el Ministerio a cualquier título serán registrados por el Grupo de Almacén, excepto los elementos de consumo adquiridos por caja menor. 

Para el efecto, el Coordinador del Grupo de Almacén suscribirá el respectivo comprobante de entrada de almacén después de que se verifique la conformidad de los elementos recibidos con la correspondiente orden de compra o remisión de los mismos. Copia del mencionado comprobante de entrada de almacén se utilizará pana actualizar el kárdex de almacén y otra copia se enviará para el respectivo registro contable. 

A su turno, el comprobante de salida de almacén deberá utilizarse para todo egreso de elementos registrados en el almacén, dicha comprobante será la base para la actualización del kárdex la contabilización respectiva. 

Sólo se atenderán solicitudes de elementos, suscritas por un jefe de dependencia y autorizadas por el Jefe de la División Administrativa. 

Los traslados de bienes muebles, entre diferentes dependencias deberán ser autorizados por el Jefe de la División Administrativa y realizados, intervención de un funcionario de almacén. Además se elaborará el respectivo comprobante de almacén. 

Artículo 62. Carta elemento devolutivo del Ministerio será identificado mediante una placa metálica numerada adherida al mismo. El Coordinador del Grupo de Almacén será responsable por que se coloquen dichas placas a cada elemento devolutivo y por el control de las no utilizadas. 

Adicionalmente el Coordinador del Grupo de Almacén es responsable por la custodia y mantenimiento actualizado de una carpeta de control de elementos devolutivos entregados a cada oficina o dependencia del Ministerio. En dicha carpeta se conservará el acta o formulario de inventario y entrega de elementos devolutivos a cada oficina, que suscribirá el Jefe de Oficina o dependencia después de su posesión, y copia de los comprobantes de almacén correspondientes al envío posterior de elementos devolutivos a dicha dependencia. 

El mencionado formulario o acta de inventario y entrega de elementes devolutivos también será suscrito por un delegado del Grupo de Almacén. 

Artículo 63. Cada Jefe de Oficina o dependencia será responsable de mantener actualizadas las carpetas individuales que contengan loa formularios mediante las cuales se identifican los elemento, devolutivos que recibe cada funcionario de dicha oficina, 

Además, cada Jefe de Oficina o dependencia es responsable de supervisar el uso adecuado de los elementos devolutivos de su oficina y de informar oportunamente al Grupo de Servicios Administrativos sobre las necesidades de reparación y mantenimiento de los mismos. 

Artículo 64. El Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos, además de supervisar e inspeccionar el estado de los elementos devolutivos en servicio, informará oportunamente, sobre el asunto, al Jefe de la División Administrativa. 

Artículo 65. El Jefe de la División Administrativa es responsable del control permanente de las existencias, entradas y salidas del almacén. Igualmente supervisará el oportuno y adeudado cumplimiento de las normas vigentes sobre el manejo y administración de los bienes del Ministerio, de que todos los elementos que recibe el Ministerio se registren oportunamente en almacén y qué se conserven y utilicen en condiciones técnicas y de seguridad adecuadas. 

Para el efecto programará y realizará directamente o a través de un delegado, inspecciones y pruebas selectivas al almacén, a los inmuebles y a los elementos devolutivos lo menos bimensualmente. Estas actuaciones constarán por escrito en los archivos de la División Administrativa. 

Artículo 66. El Coordinación del Grupo de Almacén enviará antes de las 10 a. m. de cada día al Jefe de la División Administrativa, el boletín diario de almacén. Copia boletín se enviará a la Oficina de Control Interno. 

Este boletín relaciona en cantidades las existencias del día anterior, las entradas, las salidas y el nuevo saldo. Además indicará los números de les comprobantes de entrada y salida de almacén utilizados y aquellos que fueron anulados. 

Artículo 67. Además los registros contables pertinentes y de las respectivas tarjetas del kárdex-de almacén, el Coordinador del Grupo de Almacén es responsable de que se mantenga permanentemente actualizada una carpeta para el control de vehículos y equipos entregados a las dependencias. 

En la carpeta de control de vehículos reposarán las actas de entrega de vehículos al respectivo conductor o en su detecto al coordinador del Grupo de Servicios Administrativos o al funcionario encargado por el Jefe de la División Administrativa del control de vehículos. 

Artículo 68. Los vehículos serán asignados, cada conductor, por memorando suscrito, por el Jefe de la División Administrativa, de acuerdo con las instrucciones del Secretario General. 

Además, el Coordinador del Grupo de Servidos Administrativos es responsable de mantener actualizada una tarjeta de control por cada vehículo donde se incluyen. : además de los datos generales, los siguientes aspectos: estado, revisiones, reparaciones y mantenimiento dados, indicando fechas, talleres y comprobantes respectivo Además conservará copias de las respectivas órdenes de trabajo. 

Artículo 69. La distribución de equipos entre las diferentes dependencias será autorizada por el Jefe de la División Administrativa. Este último, en lo que se refiere a equipos de cómputo, debe tener en cuenta la distribución que presente el Jefe de la Oficina de Sistemas e Informática. 

A su vez, casto jefe de dependencia distribuirá y entregará a sus subalternos, mediante formulario de entrega de inventario, los equipos recibidos. Sin embargo, cuando algún equipo no sea entregado a los subalternos en la forma anterior, dicho equipo quedará bajo la responsabilidad directa del mencionado jefe de dependencia. 

Los formularios mediante los cuales se entregan equipos de cómputo deberán llevar la firma de un delegado de la Oficina de Sistemas e Informática. 

Artículo 70. Cada jefe de oficina o dependencia es responsable de supervisar el uso adecuado y las condiciones de seguridad y mantenimiento ele los equipos de su dependencia. Además debe informar oportunamente sobre este asunto al Grupo de Servicios Administrativos y proponer las medidas que considere pertinentes. 

Cuando se trate de equipos de cómputo se informará al Jefe de Sistemas e Informática. 

Artículo 71. El Grupo de Servicios Administrativos mantendrá permanentemente actualizado un cuadro de distribución por dependencias de los equipos de oficina diferente, los de computación. En dicho cuadro, se indicarán, entre otros datos, el nombre, características, cantidad, ubicación, estado y condiciones de seguridad. 

El Coordinador de Servicios Administrativos, además de supervisar e inspeccionar el estado de seguridad general de los equipos de oficina del Ministerio, debe informar oportunamente sobre el asunto al Jefe de la División Administrativa. 

Artículo 72. El Coordinador de Servicios Administrativos enviará, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, al Jefe de la División Administrativa un informe mensual del estado, mantenimiento y seguridad, de inmuebles, vehículos y elementos devolutivos en servicio. 

Este informe califica el estado de inmuebles, oficinas, equipos de oficinas, mobiliarios y vehículos. Precisa las deficiencias existentes y las acciones correctivas a emprender. Señala la vigencia y terminación de contratos de mantenimiento y reparación, garantías y pólizas y sugiere la conveniencia de su modificación, prolongación o recontratación. 

Artículo 73. Recibida la información sobre el estado de inmuebles, vehículos y otros elementos devolutivos en servicio, el jefe de la División Administrativa debe tomar las medidas pertinentes acuerdo con sus competencias, o informar, proponer y preparar las acciones pertinentes parar que sean ordenadas por el Secretario General. 

Artículo 74. El .Jefe de la Oficina de Sistemas Informática es responsable de que se mantenga, permanentemente actualizada, una tarjeta de control para cada uno de los equipos de cómputo del Ministerio donde se indiquen, entre otros, los siguientes datos: equipo, características, ubicación, estado, revisiones, reparaciones y mantenimiento de cada equipo. 

Además, el Jefe de la Oficina de Sistemas Informática es responsable de informar, proponer y solicitar oportunamente al Secretario General la contratación de servicios técnicos para revisión, reparación, mantenimiento y seguridad de los equipos de computación e informática. 

Artículo 75. El Jefe de la Ofician de Sistemas e Informática enviará, dentro de los primero cinco (5) días de cada trimestre, in informe de mantenimiento y seguridad de equipos de computación al Secretario General, con copias a la División Administrativa y Control Interno. Este informe califica el estado y condiciones de uso, mantenimiento y seguridad de los equipos y elementos de computación e informática. Además señala deficiencias y propone correctivos, también precisa la vigencia y terminación de contratos, garantías y pólizas y sugiere la conveniencia de su modificación, prolongación o re contratación. 

Artículo 76. El Secretario General y los ordenadores de gasto que se faculten serán responsables de acuerdo con la cuantía, objeto y tipo de delegación de tomar las decisiones pertinentes sobre conservación, reparación, mantenimiento y seguridad de inmuebles, mobiliario, elementos devolutivos en servicios, vehículos y demás equipos de computación y oficina. 

Artículo 77. Semestralmente, antes del 31 de julio y el 31 de diciembre de cada año, se realizará un inventario físico de bienes en almacén. Este inventario será realizado por el Coordinador del Grupo de Almacén, en presencia de un delegado del Jefe de la División Administrativa. 

Así mismo, anualmente antes del 31 de diciembre de cada año el Coordinador del Grupo de Almacén realizará un inventario físico de elementos devolutivos en servicio, en presencia de un delegado de Jefe de la División Administrativa. 

Las actas de cada uno de los inventarios realizados se enviarán al Jefe dela División Administrativa, y se enviarán copias a Control Interno y al Grupo de Contabilidad, 

VIII Controles implícitos básicos de adquisiciones y otros servicios administrativos 

Artículo 78. Las adquisiciones de elementos se efectuarán con base en el programa general de compras del Ministerio que es el elaborado por la División Administrativa -Grupo de adquisiciones- en coordinación con la Oficina de Planeación, el cual requiere ser aprobado por el Secretario General 

Artículo 79. En general, las compras, y contratación de servicios para reparación y mantenimiento de inmuebles, equipos, vehículos y otros elementos devolutivos, que no requieran licitación, se tramitarán con tres (3) cotizaciones previas. 

Además requerirán concepto previo de la Junta de licitaciones y Adquisiciones, cuando su valor sea superior a quince salarios mínimos legales. 

Artículo 80. Los ordenadores de gastos, facultados por la respectiva norma de delegación son responsables porque en igualdad de condiciones de calidad, los bienes se obtengan al menor costo posible y porque su adquisición se haga en concordancia con el programa general de compras del Ministerio. 

Artículo 81. De conformidad con cl artículo ochenta y nueve (89) de la Ley 38 de 1989, los ordenadores de gastos son responsables penal y fiscalmente cuando a nombre del Ministerio, contraigan obligaciones que no estén autorizadas por la Ley o citando expidan giros para pagos de las mismas. 

También son responsables los ordenadores de gastos que solicite la constitución de reservas para el pago de obligaciones contraídas contra expresa prohibición legal. 

Igualmente es responsable el ordenador de pagos y el Coordinador del Grupo de Tesorería que autorice o efectué pagos cuando con ellos se violen las normas consagradas en la Ley Orgánica del Presupuesto y las demás disposiciones vigentes 

Los Ordenadores, el Coordinador del Grupo de Tesorería o cualquier otro funcionario responsable que estando disponibles los fondos y legalizados las compromisos, demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en la causal de mala conducta. 

Artículo 82. La ordenación de pago sólo se efectuará una vez se haya verificado el cumplimiento de los respectivos trámites y requisitos establecidos, tales como cotizaciones, concepto de la Junta de Licitaciones, disponibilidad presupuestal, ordenación del gasto y el recibido a satisfacción emitido por el Coordinador del Grupo de Almacén o el interventor correspondiente. 

Artículo 83. El Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos es el responsable de que se mantengan permanentemente actualizados los siguientes registros: 

1. Un cuadro de distribución del personal de vigilancia en las diferentes dependencias físicas, si así lo establece la administración. 

2. Un cuadro de distribución del personal de aseo y cafetería entre las diferentes dependencias del Ministerio, indicando en cada caso la respectiva dotación de elementos de trabajo. 

3. Un registro de correspondencia externa recibida, de su clasificación y entrega a las dependencias, señalando fecha, hora, nombre y firma del responsable de cada operación. 

4. Un registro de correspondencia despachado con datos similares al registro anterior. 

5. Un registro para tramitación de correspondencia interna, que se le encomiende, con datos similares al registro anterior. 

Además el Coordinador de Servicios Administrativos debe verificar que se cumplan las medidas establecidas para control y vigilancia de las instalaciones físicas y controlar la prestación adecuada y oportuna de los servicios de aseo, cafetería, correspondencia y archivo administrativo general del Ministerio. 

Igualmente le corresponde informar oportunamente sobre estos asuntos al Jefe de la División Administrativa y proponer las medidas pertinentes para mejorar la prestación de los servicios mencionados. 

IX. Controles implícitos básicos de contratación 

Artículo 84. Para la contratación administrativa se seguirán las disposiciones previstas en la Ley 80 de 1993 y en las respectivas normas reglamentarias. 

La Oficina Jurídica preparará y revisará las minutas, contratos y convenios. Así mismo revisará y conceptuará sobre los documentos requeridos para el otorgamiento de garantías y aprobación de pólizas y verificará el cumplimiento de las normas vigentes antes de la suscripción de los mismos. 

Para el efecto, dicha Oficina llevará el archivo, registro y control de todos los antecedentes, contratos y documentos relacionados con la contratación administrativa del Ministerio. 

Artículo 85. Un funcionario de la Oficina Jurídica revisara, antes de la firma del respectivo contrato o convenio, la totalidad de la documentación y actuaciones sucedidas durante la etapa precontractual y verificará su conformidad con las disposiciones vigentes. Esta revisión deberá constar en un documento escrito, donde aparecerán el nombre, firma y fecha de quien revisó, las observaciones formuladas y la aprobación del Jefe de la Oficina Jurídica. En caso necesario este último ordenará subsanar las deficiencias encontradas antes de la firma del contrato o convenio por el funcionario autorizado para tal fin. 

X. Controles implícitos básicos de sistemas 

Artículo 86. La adquisición e implantación de equipos aplicaciones, documentos y demás elementos utilizados para el procesamiento electrónico de información, así como la respectiva capacitación del personal deberá realizarse un fundamento en un plan de sistematización aprobado por el Ministro o el Secretario General, previo concepto de la Oficina de Planeación. 

Artículo 87. Todas las aplicaciones computarizadas que procesen y conserven información oficial del Ministerio deberán disponer de un archivo inmodificable donde aparezcan todos los registros hechos, incluyendo la información inicial, modificaciones e información final, que se haya incorporado al sistema. 

Artículo 88. Para cada uno de los procedimientos computarizados deberá especificarse cuál es el funcionario responsable de autorizar el procesamiento, registro, archivo, la transcripción o transmisión de la información. 

Igualmente se precisará al funcionario que autorizará los informes que se produzcan. 

De cada una de las autorizaciones deberá quedar constancia escrita en el documento pertinente. 

También deberán precisarse las claves o mecanismos que controlan el acceso para consulta, modificaciones y producción de informes. Dichas claves deberán ser controladas por el funcionario autorizado. 

Artículo 89. Cada una de las aplicaciones sistematizadas que se utilicen deberán ser probadas por la dependencia usuaria, en coordinación con la Oficina de Sistemas e Informática. 

La constancia escrita de dicha prueba deberá ser suscrita por el jefe de la dependencia usuaria y por el Jefe de la Oficina de Sistemas e informática. 

Artículo 90. Los programas fuente que adquiera el Ministerio estarán halo el control y responsabilidad directa del Jefe de la Oficina de Sistemas e Informática. 

Además, todo ajuste o modificación a las aplicaciones en uso deberá ser autorizado por el Jefe de la Oficina de Sistemas y por el Jefe de la dependencia usuaria. 

XI. Controles implícitos básicos de gestión y de resultados 

Artículo 91. Los jefes de cada dependencia controlarán el uso racional y el aprovechamiento eficiente y eficaz de los recursos humanos financieros y materiales disponibles, con base en los informes de programación y operación que se indican en los artículos noventa y dos (92) y siguientes de esta Resolución. 

Artículo 92. Los informes de programación incluyen tres tipos de documentos, a saber: 

1. Plan anual de actividades, 

2. Informe evaluativo y reajustes al plan anual de actividades. 

3. Informe evaluativo de documentos y actividades resultantes de la realización del plan anual de actividades. 

Artículo 93. El plan anual de actividades es preparado para cada una de las áreas de actividad del Ministerio, a saber: políticas jurídicas y desarrollo legislativo, prevención y conciliación, asuntos internacionales, escuela judicial, apoyo para la defensa judicial, secretaría general, planeación, control interno y divulgación y prensa. 

Dicho plan de actividades tiene vigencia permanente y será preparado bajo la dirección y responsabilidad de los siguientes funcionarios: El Viceministro en lo relacionado con la Oficina de Apoyo para la Defensa Judicia cada uno de los Directores Técnicos, el Secretario General y las Jefes de las Oficinas de Planeación, Control Interno y Divulgación y Prensa. 

Este informe se preparará y enviará antes de los diez (10) primeros días de febrero de cada año a la Oficina de Planeación par a su aprobación, con copia a la Oficina de Control Interno 

Artículo 94. La Oficina de. Planeación establecerá el sistema y la metodología para elaborar el plan anual de actividades de cada área y el respectivo informe evaluativo y reajustes al plan anual de actividades. 

Por otra parte, la Oficina de Planeación, antes de dar su aprobación, revisará y analizará la consistencia y coherencia de los diferentes planes de actividades entre sí y en relación con las orientaciones del Ministro y a las políticas y planes sectoriales. 

Esta Oficina actuará en forma similar con respecto al informe evaluativo y reajustes al plan anual de actividades, que periódicamente le enviará cada una de las áreas. 

Artículo 95. El plan anual de actividades de cada área deberá contener los siguientes elementos básicos: 

1. Objetivos generales y específicos del área, en dicho año. 

2. Actividades que se realizarán, agrupadas por programas. 

3. Objetivo, justificación y metodología de cada programa. 

4, Etapas de cada programa. 

5. Documentos de trabajo, estudios, investigaciones, informes parciales, memorandos y documentos finales que se elaborarán. 

6. Personal de planta que se asignará a cada programa. 

7. Personal o estudios a contrato requeridos por cada programa, indicando costos y disponibilidades presupuestales, 

8. Equipo disponible y requerido para la realización de cada programa. 

9. Recursos financieros y presupuestales que se necesitarán y afectarán con cada programa. 

10. Cronograma de trabajo, indicando fechas previstas para iniciación y terminación de cada actividad, etapa y programa. Se indicarán fecha para la edición de los diferentes documentos de trabajo, informes parciales, memorandos y documentos finales. 

En particular deberán precisarse las fechas para realización de eventos, tales como discusiones internas, conferencias, debates, foros, seminarios, cursos y mesas redondas. Todo documento de trabajo, informe parcial e incluso los documentos finales, deberán concluir con una discusión por lo menos interna que permita el enriquecimiento del documento y una mayor aproximación a los objetivos previstas. 

Artículo 96. Los programas de actividades de la Escuela Judicial deberán precisar, además de lo señalado en el artículo anterior, los siguientes aspectos: 

1. El nivel y perfil de los servidores de la Rama Judicial a quienes se dirige cada programa. 

2. El lugar donde se realizará, la demanda potencial y el porcentaje de la demanda que se atenderá. 

3. La modalidad de realización: en forma directa o a través de otras entidades especializadas. 

4. Materiales y documentos que se distribuirán. 

5. Perfil de los conferencistas. 

6. Partidas presupuestales que se afectarán con la realización del programa. 

Artículo 97. El plan anual de actividades que prepare el Jefe de la Oficina de Sistemas e Informática debe ser consistente con el plan general de sistematización del Ministerio, ya señalado en el artículo ochenta y seis (86) que por su naturaleza puede ser plurianual. 

A su vez el plan anual de actividades de la División Administrativa, deberá ser consistente con el programa general de compras, aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 

Artículo 98. El plan anual de actividades de cada dependencia incluiría metas de desempeño, referentes al mejoramiento de la calidad del servicio. 

En particular se deben establecer tiempo de duración promedio para procedimientos y trámites consuetudinarios que son responsabilidad de la dependencia, tales como tramitación de cuentas, tramitación de contratos, suministro de elementos o tramitación de compras. 

Artículo 99. Cada uno de los funcionarios responsables, del respectivo plan de actividades, hará el seguimiento permanente al cumplimiento de los objetivos y metas y a la realización de los programas y actividades previstos para cada una de las dependencias de su área. 

En consecuencia y como resultado del seguimiento, cada uno de dichos funcionarios preparará y enviará oportunamente a la Oficina de Planeación el informe evaluativo y reajustes al plan anual de actividades, por lo menos en cuatro oportunidades durante el año, antes de las siguientes fechas: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 15 de diciembre de cada año. La evaluación y reajustes a las actividades previstas tendrá en cuenta los recursos efectivamente disponibles, los resultados que progresivamente se obtengan y las políticas y orientaciones del Ministro. Copia de este informe su enviará a la oficina de Control Interno. 

Artículo 100. Con base en el plan anual de actividades de las diferentes áreas, la Oficina de Planeación preparará y enviará, al Ministro antes del 15 de febrero de cada año un informe general de actividades programadas por el Ministerio. Adicionalmente, esta Oficina analizará los informes de evaluación y reajustes, ya mencionados, y evaluará su contribución a la concreción de los objetivos, políticas y planes sectoriales. Además formulará sus conclusiones y recomendaciones, que enviará al Ministro, Viceministro, Directores Técnicos, Secretario General y Jefe de la Oficina de Control Interno. 

Dentro de sus recomendaciones podrá sugerir que el Ministerio realice, a través de una Dirección General o mediante contratación externa, estudios específicos sobre el impacto social de las políticas sectoriales en un determinado período. 

Artículo 101. El informe evaluativo de documentos y actividades, resultantes de la realización del plan anual de actividades señalado en el artículo noventa y dos (92) numeral tercero, será preparado por el Comité Coordinador del Sistema de Control Intento que se establece en el artículo 129 de esta Resolución. Dicho comité será convocado por su presidente y calificará los documentos de trabajo, preliminares o finales que se preparen en desarrollo de los proyectos de investigación y de estudios y otros programas que adelanten las dependencias del Ministerio. Además, este, comité seleccionará aquellas documentos evaluados que deberán ser incorporados al centro de documentación del Ministerio. 

La calificación y opinión del comité serán consignadas en las iteras de reunión, las cuales constituyen el mencionado informe evaluativo de documentas y actividades. 

Este informe se elabora por lo menos en dos (2) oportunidades anuales, antes de las siguientes fechas: 31 de julio y 31 de diciembre de cada año. 

XII. Controles internos explícitos 

Artículo 102. La Oficina de Control Interno tiene la misión de supervisar y verificar el cumplimiento del sistema de control interno y proponer las mejoras que sean pertinentes, a los controles internos establecidos. En desarrollo de su misión, dicha Oficina cumple, además de lo contemplado en los artículos 8° del Decreto 2157 de 1992, 12 de la Ley 87 de 1993 y demás normas vigentes, las siguientes funciones específicas, 

1 Prepara su plan anual de actividades de control interno y lo presenta al Ministro para su aprobación. Además lo evalúa y ajusta periódicamente. 

2 Evalúa los controles internos existentes en las diferentes áreas de actividad y dependencias del Ministerio, 

3 Realizan, selectiva y periódicamente, ya sea como programas independientes corno parte de programas de auditoría financiera, de legalidad, de gestión y de resultados o de otros tipos de auditoría que sean aplicables, las siguientes actividades: 

- Revisa e inspecciona todo tipo de comprobantes, registras, libros, actuaciones, procedimientos, informes, papeles y documentos durante la tramitación de asuntos o actividades del Ministerio después de la culminación, de los mismos. 

- Verifica físicamente el estado, mantenimiento, control y utilización de bienes muebles e inmuebles, equipo, vehículos al servicio del Ministerio; igualmente realiza pruebas selectivas de bienes en almacén, arqueos de fondas y valores de tesorería y cajas menores. 

- Revisa e inspecciona todo tipo de registros, archivas, minutas, propuestas, términos de referencia, pólizas, garantías, actuaciones, documentos, comprobantes e informes que se produzcan durante las etapas, precontractual, contractual y poscontractual. 

- Revisa e inspecciona los equipos, elementos y los procedimientos utilizados para el procesamiento, registro, archivo, producción de informes y transmisión de información, en forma computarizada y manual. 

- Verifica y evalúa las aplicaciones y el cumplimiento de los controles existentes. 

- Verifica y evalúa en términos de economía, eficiencia y eficacia el cumplimiento de los planes, proyectas programas, objetivos y metas de desempeño previstas por las diferentes dependencias. 

- Analiza y formula mensual mente observaciones y recomendaciones sobre el balance general y el informe de costos y gastos por dependencias y proyectas. 

4 Formula observaciones y recomendaciones sobre las actividades desarrolladas y presenta al Ministro un informe mensual de control interno. 

Artículo 103. La auditoría financiera consiste en la revisión crítica, objetiva, sistemática y profesional que se realiza, con posterioridad a las operaciones y de conformidad con las normas y procedimientos de auditoría establecidos, sobre los controles, libros y registros de contabilidad, a fin de expresar una opinión sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados e informes financieros del Ministerio. 

Artículo 104. La auditoría de legalidad se refiere a la revisión crítica y objetiva de los registros y documentos del Ministerio para verificar que las operaciones y actuaciones administrativas se realizaron confiarme a las normas que le son aplicables. 

Artículo 105. La auditoría de gestión y de resultados verifica y avalúa el cumplimiento de los planes, metas y normas de desempeño establecidos en el Ministerio determinando la eficiencia, efectividad y economía con que se administran los recursos humanos, físicos y financieros y su conformidad con las normas y procedimientos vigentes. Además mide el grado en que se alcanzaron, las resultados previstos. 

Artículo 106. Los funcionarios de la Oficina de Control Interno deberán conocer detalladamente las normas generales y específicas que regulan las actividades y programas de las dependencias del Ministerio, así como las correspondientes reglamentaciones, manuales y procedimientos internos establecidos. 

Artículo 107. Las revisiones, verificaciones, inspecciones, programas de auditoría e informes serán realizados a iniciativa del Jefe de Control Interno o a solicitud del Ministro y de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. 

Sin perjuicio de la autonomía e independencia profesional del Jefe de la Oficina de Control Interno, en los siguientes artículos de este capítulo, se establecen diferentes guías para el ejercicio del control por parte de esta Oficina. 

Artículo 108. Los programas de evaluación de controles internos, de auditoría financiera, de legalidad, de gestión y de resultados, así como las revisiones, inspecciones y verificaciones que realice la Oficina, cumplirán las siguientes etapas: 

1. Planeación del trabajo. Esta etapa comprende aspectos tales como: 

- Conocimiento de la dependencia y de las normas que regulan sus actividades. 

- Análisis de antecedentes. Se revisan y analizan los informes producidos por la dependencia y los resultados de revisiones o inspecciones anteriores. 

- Formulación de los objetivos específicos del control que se va a realizar. Estos objetivos se refieren a propósitos o efectos positivos que se pretenden lograren el desarrollo de las actividades de la dependencia o los efectos negativos que se tratan de evitar. 

- Preparación de los formularios y cuestionarios que se utilizarán para practicar pruebas de cumplimiento. 

Estas pruebas verifican el cumplimiento de procedimientos y funciones. Los procedimientos se verifican con la ayuda de flujogramas. 

Los cuestionarios formulan en forma de interrogantes los objetivos y los riesgos de encontrar, durante la verificación, hechos o situaciones contrarios a los objetivos. 

2. Realización de las inspecciones, revisiones y pruebas de auditoría. 

Las deficiencias que se encuentren durante las inspecciones, revisiones y verificaciones se deben precisar utilizando para el efecto el cuestionario preelaborado. 

El incumplimiento de los procedimientos se establece comparando los pasos realmente seguidos en los trámites internos (que se identifican con la ayuda del flujograma) frente a las normas y procedimientos establecidos. 

Las pruebas sustantivas o evidencias de los incumplimientos se obtienen durante la revisión y permiten sustentar los análisis y conclusiones. 

3. Análisis de las pruebas realizadas y de los hallazgos obtenidos y formulación de conclusiones y recomendaciones. 

Artículo 109. Para el desarrollo de sus actividades, la Oficina de Control interno precisará, en cada oportunidad, los objetivos específicos del control de acuerdo con el grado de especificidad requerido teniendo en mienta los Cambios en la organización interna que se hayan efectuado, los grupos de trabajo existentes, los métodos y tecnología utilizados en los procedimientos internos y el tipo de auditoría que se realizaría. 

Artículo 110. Los siguientes objetivos específicos del control interno se utilizarán como referencia, para las actividades de la oficina de control interno: 

1. Objetivos del control referentes al proceso administrativo. 

- Que cada una de las dependencias del Ministerio tenga objetivos y metas definidos de actividad, en términos cuantitativos y cualitativos, para períodos de tiempos preestablecidos. 

Además que se controlen y evalúen las actividades realizadas, con referencia a dichas metas y objetivos. 

- Que el Ministro, el Viceministro, el Secretario General, las Directores Técnicos, el Jefe de la Oficina de Planeación y los demás Jefes de dependencia, estén permanente y adecuadamente informados sobre las actividades que realizan sus dependencias y funcionarias. 

2. Objetivos de control referentes a recursos humanos. 

- Que la vinculación laboral del personal se realice oportunamente y de conformidad con las normas legales y las calidades requeridas, de acuerdo con las funciones del cargo. 

- Que se evalúen Oportuna y adecuadamente los servicios que presta cada funcionario del Ministerio 

- Que se liquiden y reconozcan oportuna y correctamente la remuneración y los beneficios económicos previstos, de conformidad con las normas vigentes. 

- Que se concedan y apliquen oportuna y adecuadamente los estímulos y sanciones acordes con e1 desempeño laboral de los funcionarios y las normas vigente, 

- Que se realicen programas adecuados de capacitación y desarrollo de personal, de acuerdo con las necesidades de la institución y las normas vigentes. 

3. Objetivos de control referentes a los recursos financieros. 

- Que el sistema contable controle permanente y adecuadamente el recibo, las existencias y la utilización de todos los bienes y recursos del Ministerio. 

- Que el sistema contable controle los costos y gastos de operación de cada dependencia y proyecto. 

- Que los recursos financieros se utilicen de acuerdo con los planes y programas establecidos. 

- Que se protejan y controlen adecuada y permanentemente los recursos financieras, tales como: efectivo, recaudas, partidas presupuestales, depósitos en cuentas bancarias y de ahorras, títulos y valores financieros. 

- Que las funciones y responsabilidades de recaudo, custodia, registro, ordenación de gastos y pagos, giras y traslados de fondos estén clara y adecuadamente asignadas funcionarios diferentes, 

- Que las operaciones financieras se realicen de conformidad con las normas vigentes y las directrices del Ministro y del Secretario General. 

- Que las funciones y responsabilidades por cada una de las operaciones de programación y ejecución presupuestal estén claramente definidas y asignadas. 

- Que las operaciones financieras se registren oportuna y correctamente- en la contabilidad y el presupuesto. 

- Que el balance general mensual, el informe de costos y gastos por dependencias y proyectas, los resultados de la operación presupuestal y los de las informes financieros que exijan las normas vigentes, tengan un alto grado de confiabilidad y oportunidad. 

- Que las cuentas de pago se tramiten correctamente, dentro de los plazos adecuados y de conformidad con las normas vigentes. 

4. Objetivos de control referente al área administrativa. 

- Que se protejan, controlen y preserven adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del Ministerio. 

- Que se controle la asignación, mantenimiento y buen uso de inmuebles, equipos, vehículos y elementos devolutivos. 

- Que se controle el mantenimiento de un adecuado nivel de existencias, distribución y buen uso de elementos de consumo. 

- Que los gastos por caja menor correspondan a urgencias reales que no pueden atenderse por el proceso ordinario de adquisión. 

- Que las adquisiciones y contratación de servicios técnicos atiendan oportunamente las necesidades de las dependencias, el programa general de compras, los planes generales de; actividades respondan a criterios de economía y se realicen conforme a las normas vigentes. 

5. Objetivos de control relacionados con el área jurídico-legal. 

-Que los bienes y derechos del Ministerio se protejan oportuna y legalmente. 

- Que se controlen la legalidad de cada una de las actividades del proceso de contratación. 

- Que se controlen la eficiencia y eficacia en el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales asignados a la oficina jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 

- Que las actividades que realiza la Oficina Jurídica, tales corno la elaboración de minutas, contratos, convenios, revisión de actas administrativos, documentos para aprobación de pólizas y garantías, elaboración de conceptos, atención de trámites sobre indultos, amnistía y extradición, realización de estudios y atención de asuntos asignados a la Oficina, se realicen dentro de las plazos adecuados y conforme a las normas vigentes. 

- Que se busquen permanentemente metas de mayor eficiencia y calidad en los servicios que preste la Oficina. 

6. Objetivos de control en el área de sistemas e informática. 

- Salvaguardar, mantener y controlar el uso adecuado de los bienes y elementos de sistemas e informática, como son documentos, programas, archivos, niveles de acceso, dispositivos y equipos. 

- Que la información procesada, archivada, producida y transmitida mediante los equipos de sistemas e informática, tenga un alto grado de confiabilidad. 

- Que las adquisiciones de equipas, programas, documentos, a si-corno la capacitación en esta área obedezcan a un plan general acorde con los planes: generales de actividades de las dependencias, los objetivos y políticas de la entidad y las normas vigentes. 

- Que las recursos humanos y materiales disponibles se aprovechen eficiente y eficazmente en el cumplimiento de la misión y' funcione; asignadas, de acuerdo con metas de mejoramiento permanente en la calidad del servicio. 

7. Objetivos de control en el área de planeación. 

-Que el proceso de planeación y programación y actividades del Ministerio y de sus entidades adscritas y vinculadas, se realice adecuada y oportunamente, de conformidad con las normas vigentes. 

- Que se controle y evalué periódicamente la ejecución de los planes y programas de las entidades del sector y que se propongan tos ajustes que sean necesarios. 

- Que el anteproyecto de presupuesto y el plan operativo anual del Ministerio y sus modificaciones se elaboren en coordinación con las demás dependencias. 

- Que se programen y realicen actividades de apoyo a la Dirección de Asuntos Internacionales para priorizar, evaluar y supervisar proyectos financieros con recursos internacionales; 

-Que se controle y evalúe periódicamente la realización de los planes y programas incluidos en el plan operativo anual del Ministerio. 

- Que se realicen y preparen oportuna y adecuadamente los estudias, manuales, proyectas de normas y procedimientos administrativos requeridos por las dependencias del Ministerio. 

- Que se aprovechen eficiente y eficazmente los recursos humanos y materiales disponibles. 

8. Objetivos de control relacionados con el área de divulgación y prensa. 

- Que las actividades de divulgación y prensa estén adecuadamente coordinadas con el Viceministro, las Direcciones Generales y la Secretaría General, de conformidad con las orientaciones, del Ministra 

- Que se preparen periódicamente boletines y servicios n normativos internas. 

- Que los recursos humanos y materiales disponibles se aprovechen eficiente y eficazmente en el cumplimiento de la misión y funciones asignadas. 

9. Objetivos de control relacionados con el área de apoyo para la defensa judicial. 

- Que las actividades de investigación, evaluación y formulación de políticas y recomendaciones, respecto las procesos que cursen contra la nación y sus entidades descentralizadas, se realicen de acuerdo con una programación y objetivos a lograr por períodos de tiempo. 

- Que los recursos humanos y materiales disponibles se aprovechen eficiente y eficazmente para el cumplimiento de las funciones asignadas. 

10. Objetivos de control relacionados con el área de políticas jurídicas y desarrollo legislativo. 

- Que la realización de estudias en las distintas ramas del derecho, las investigaciones socio-jurídicas, las evaluaciones sobre la eficacia de la legislación vigente, así como las actividades de promoción y difusión de la investigación jurídica, obedezcan a una programación previa en la cual se determinen los objetivos recursos y meras a lograr por período de tiempo. 

- Que la información del banco de datas sea adecuadamente clasificada, validada y autorizada antes de su procesamiento, archivo, transmisión y producción de informes. 

- Que las actividades de diseño, aplicación, instalación y operación del banco de datos y del centro de documentación sean adecuadamente programadas, controladas y evaluadas. 

- Que el servicio que se prestes las usuarios del banco de datos y del centro de documentación responda a metas de calidad y mejoramiento continuo. 

- Que existan normas claras y adecuadas de consulta y control individual de servicios prestadas por el banco y el centro de documentación. 

- Que se programe y realicen actividades de intercambio informativo y bibliográfico con entidades nacionales e internacionales. 

- Que se aprovechen eficiente y eficazmente los recursos humanos y materiales disponibles. 

11. Objetivos de control relacionados con el área de prevención y conciliación. 

-Que se realicen estudios, evaluaciones y programas y se formulen propuestas tendientes a la solución extrajudicial de conflictos y la prevención del delito, de acuerdo con una programación y cronogramas preestablecidos. 

-Que se programen, realicen y evalúen actividades para el fomento, apoyo y organización de centras de conciliación, arbitramento y amigable composición 

- Que se autorice la creación de los centros de conciliación, arbitramento y amigable composición, de conformidad con los requisitos y normas vigentes. 

-Que los recursos humanos y materiales disponibles se aprovechen eficiente y eficazmente. 

12. Objetivos de control relacionados con el área de asuntos internacionales. 

- Que se desarrollen actividades encaminadas a promover la ejecución de proyectos en materia de cooperación y asistencia judicial internacional. 

- Que se promuevan foros internacionales para implementar la cooperación y el intercambio de información como campañas para mejorar la imagen del país en el exterior, en lo relacionado con la justicia. 

- Que la programación y ejecución de actividades de carácter internacional relacionadas con la justicia, se coordinen con las entidades de la Rama Judicial. 

- Que las actividades encomendadas a esta área se realicen y evalúen de acuerdo con una programación, diside se establezcan objetivos, recursos y metas a lograr en períodos de tiempo preestablecidos de acuerdo con las características de cada asunto. 

- Que se aprovechen con eficiencia y eficacia los recursos humanos y materiales disponibles. 

13. Objetivos de control relacionados con el área académica y de coordinación de programas regionales de la Escuela Judicial 

- Que la programación y evaluación de cada una de las actividades para la formación, capacitación y adiestramiento de quienes aspiran o participan en el servicio de la administración de justicia señalen fechas, costos y metas específicas para cada programa y actividad, además del perfil de participantes, conferencistas y docentes. 

- Que la contratación de servicios académicos con entidades especializadas esté precedida del análisis y comparación de diferentes propuestas. 

- Que los recursos humanos, materiales y presupuestales disponible; se aprovechen eficiente y eficazmente para la consecución de los objetivos y misión asignados a esta dirección. 

XIV. Programas para la evaluación de los controles Internos Implícitos 

Artículo 111. Periódicamente, el Jefe de la Oficina de Control Interno programará la evaluación de los controles internos implícitos de las dependencias o áreas de actividad, que considere conveniente. 

Dicha evaluación del control interno busca restablecer aspectos como los siguientes: 

1. Si existen controles internas para lograr los objetivos específicos del control, 

2. Si los controles existentes se cumplen y en qué grado. 

3. Si los controles existentes son eficientes y eficaces para lograr los objetivos específicos del control interno y 

4.Si se requiere modificar los controles existentes, mejorarlas, suprimirlos o agregar otros,. 

Artículo 112. I.a eficiencia de los controles internos consiste en que el costo de la gestión humana y recursos financieras y materiales, utilizados para establecer y operar un determinado control, no debe exceder el beneficio obtenido. 

A su vez, la eficacia de un control interno se establece por el grado en que dicho control permite alcanzar los objetivos del control interno. 

Artículo 113. Los programas para la evaluación de los controles internos comprenderán las tres etapas ya mencionadas en el artículo ciento ocho (108) como son: planeación del trabajo, realización de las inspecciones, revisiones y comprobaciones y análisis de las pruebas realizadas, hallazgos obtenidos y formulación de conclusiones y recomendaciones. 

Los objetivos específicos para la evaluación del control interno en un área o dependencia determinada se precisarán con base en los objetivos ya señalados en el artículo ciento diez (110) de esta Resolución. 

Artículo 114. La evaluación del control interno se efectuará con la utilización de flujogramas y cuestionarios guía aprobados por el Jefe de la Oficina de Control Interno. 

El examen de los controles internos de cada área de actividad o dependencia cruzará la información correspondiente a los procedimientos reales, método de trabajo, papelería y formularias utilizado, con las normas vigentes, procedimientos y controles implícitos establecidos, frente a los objetivos específicos de control. 

En el análisis y conclusiones del examen se precisarán las deficiencias del control, los aspectos susceptibles de mejora y las evidencias encontradas. 

Artículo 115. La Oficina de Control Interno supervisará el adecuado cumplimento, por parte de funcionarios y dependencias, de los controles internos establecidos. 

En particular verificará la prestación adecuada y oportuna de los informes internos, como son: 

- Los boletines de almacén y de caja y bancas. Estos boletines son un instrumento para la protección y control de fondas y bienes. 

Para el efecto la Oficina de Control Interno verificará esporádicamente la correcta elaboración de estos informes, revisará los documentos soportes y verificará las operaciones aritméticas y su correspondencia con las existencias de fondos y bienes. 

El balance general, el informe de costos y gastos por dependencia, el estado de tesorería y el informe resultados mensuales de la ejecución presupuestal. Estos informes, además de ser la base para elaborar programas de auditoría financiera, de gestión y de resultados suministran los datos para que la Oficina de Control Interno evalúe las decisiones y actividades de las diferentes jefaturas y dependencias. 

Los informes sobre estadios de inmuebles, vehículos muebles y equipos y demás elementos del Ministerio permiten formular observaciones específicas sobre la actividad y decisiones que toman los funcionarios competentes. 

Estos informes, conjugados con los anteriores, permiten conceptuar sobre la oportunidad, eficiencia y economía de las decisiones que toman los ordenadores de gastos 

Los informes de carácter presupuestal que .se envían al Ministerio de Hacienda y al Departamento Nacional de Planeación le permiten a la oficina de Control Interno formular observaciones fundamentadas respecto a los factores presupuestales, que eventualmente pueden restringir la actividad de las diferentes dependencias del Ministerio. 

XV Programa de Auditoria Financiera 

Artículo 116. Los programas de auditoría financiera, que establezcan para un determinado periodo de tiempo, incluirán el examen de una o varias de las cuentas correspondientes a los estados financieros del Ministerio. 

La selección de las cuentas que se incluirán en dichos programas, así como el alcance y profundidad de la auditoria dependerán, ente otros aspectos, de las auditorías realizadas anteriormente, de verificaciones y pruebas de sondeo previas a la formulación de los programas, de la evaluación general que se haya efectuado a los controles interna, y de los objetivos específicos perseguidos con la auditoría. 

En los siguientes tres artículos se presentan guías para la realización de programas de auditoría de las cuentas de caja y bancos, gastos y almacén. 

Artículo 117. El examen y revisión de la cuenta de caja y bancos, en forma independiente o como parte de un programa de auditoría financiera, se guiarán por los siguientes objetivos y actividades básicas: 

1. Objetivos. 

- Comprobar la veracidad tanto de 1a cantidad como de la calidad de los fondos de efectivo en caja y de los depositas en bancos, que aparecen en el balance. 

- Determinar si Centro del rubro de caja y bancos, se presentan todos los fondos y depósitos disponibles que existen y son de la entidad. 

- Determinar si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción. 

- Verificar que Los egresos de caja y bancos, representan la totalidad de pagos hechos durante el periodo y han sido aplicados correctamente en la cancelación de cuentas por pagar o de otras cuentas pertinentes. 

- Comprobar el cumplimiento, a de las normas vigentes respecto a los ingresos y egresos de fondas 

- Verificar la adecuada presentación de caja y bancos en el balance. 

- Comprobar el correcto registro y contabilización de las operaciones de esta cuenta. 

- Evaluar el control interno contable. 

2. Actividades básicas 

- Desagregar, de acuerdo con los registros contables y utilizando formularios o planillas apropiadas, el valor del electivo en los siguientes conceptos. 

Caja general, cajas menores, bancos, cuentas de ahorro, fondos especiales y otros. Esta desagregación se hace para los saldos del balance anterior, movimientos y saldos del balance que se realiza. 

- Revisar para un período seleccionado, la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales de caja, comprobando que este completa y sin enmendaduras. 

Deberá dejarse constancia de: cualquier irregularidad. 

- Revisar selectivamente los boletines diarios de caja y bancos, en la siguiente forma: 

a) Verifique la existencia de los soportes correspondientes al boletín tales como; recibos oficiales de caja, comprobantes de consignación, notas débito, notas crédito, relación de cheques girados. 

b) Respecto al movimiento diario verifique los siguientes datos: 

fecha, nombre da cuentadante, vigencia y cuantía de la póliza de manejo, firma del Coordinador del Grupo de Tesorería, movimientos de caja, detalle de las cuentas bancarias, numeración continua de los recibos de caja, incluyendo aquellos que fueron anulados. Revise las operaciones aritméticas y la correspondencia secuencia entre el saldo de un boletín diario y el del siguiente día, 

-Revisar selectivamente algunos movimientos diarios de caja en la siguiente forma: 

a) Se verifican las operaciones que originan ingresos y egresos, comprobando el registro en el auxiliar y que se anexen los soportes correspondientes; 

b) Se comprueban las operaciones aritméticas y el cumplimiento de los requisitos legales; 

c) Se suman los recibos de caja y se cruzan contra el comprobante de consignación y las registra, auxiliares, y 

d) Se establece que el efectivo recaudado fue consignado en su totalidad, a más tardar en Las primeras horas del día siguiente a su recepción. 

- Revisar selectivamente algunos movimientos, de bancos en la siguiente forma: 

a) Se confrontan las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación; 

b) Se verifican las consignaciones reportadas en los boletines diarios de caja y bancos y se cruzan contra los extractos bancarios; 

c) Se investigan las notas crédito y débito conciliatorias 

-Verificar que los registros en el lihn3de erija se escriban a tinta y con letra clara y legible, o que la información sistematizada contenga los datos necesarios tales como: 

- Fecha 

- Consignación número 

- Banco 

- Número de la cuenta a la cual se consigna 

- Nombre de la cuenta 

- Monto 

- Saldos 

-Revisar los ingresos y egresas de bancos, teniendo en cuenta lo siguiente: 

a) Confronte las partidas registradas en los libros de bancos con los volantes de consignación de los ingresos y los documentos básicos de soporte de los egresas de acuerdo a la naturaleza de la operación y verifique la corrección de los asientos contables respectivos; 

b) Si el recaudo lo hizo directamente el banco y por esta razón se produjo una nota crédito, examine este documento para establecer el origen del recaudo y precisar su anotación, en los libros auxiliares de bancos y en los registros contables; 

c) Si el egreso se hizo directamente a través de una nota débito, examine este documento con los soportes que dieron lugar a la erogación de fondos y establezca su concordancia; 

d) S límelos recibos de consignación, notas crédito y transferencias débito seleccionadas, así mismo las notas débitos y cheques girados; cruce estas partidas con el saldo de la muestra del período examinado y determine su exactitud; 

e) Constate que para todo egreso de fondos exista la respectiva orden de pago, la cual debe contener corno mínimo la siguiente información: 

- Ciudad y fecha 

- Número de la orden 

- Concepto del gasto 

- Nombre del beneficiario 

- Valor a pagar en número y letras 

- Descuentos y retenciones 

- Imputación presupuestal y contable 

- Número de cheque y banco girado 

- Firma del ordenador. 

f) Compruebe que a cada orden de pago se anexen los originales o copias auténticas de los documentos soportes relativos a casa operación, entre otros: contratos, órdenes de trabajo, compra o servicios, nóminas, cesantías, obligaciones bancarias, gastos generales; 

g) Verifique que todo egreso de fondos se haga mediante el giro de cheques individuales, con base en comprobantes debidamente legalizados; 

h) Verifique que los cheques girados por cualquier concepto que no hayan sido reclamados por los beneficiarios sean contabilizados en caja como abono a Acreedores Varios; 

i) Para los cheques mal elaborados, comprueben que sean anulados, adecuadamente mutilados y archivados; 

j) Verifique que los cheques devueltos queden en debida custodia y realice el seguimiento a los trámites administrativos para la recuperación del valor: 

k) Verifique los saldos y movimientos del libro auxiliar de Mancos con las que refleje el boletín diario de caja y bancos, para determinar su igualdad. 

- Revisar que se cumplan las reglamentaciones expedidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -Dirección General de Presupuesto en lo relacionado con el funcionamiento de las cajas menores y avances, en la siguiente forma: 

a) Desembolsos. Cuando la orden de pago corresponda al primer desembolso de caja menor o a otorgamiento de avance verifique: 

- La resolución administrativa correspondiente. 

- Que el monto girado sea igual al monto aprobado en la resolución respectiva. 

- Póliza de manejo 

- Registro presupuestal y contable 

- Objeto del avance o caja menor 

- Fecha de alargamiento 

- Libro Auxiliar 

- Si se maneja por cuenta corriente, cumplimiento de normas legales. 

b) Practique arqueo a la caja menor. 

c) Verifique el adecuado registro de los avances otorgados constatando que la información se encuentre actualizada y que las legalizaciones se hayan efectuado dentro de Iris plazos previstos por las normas vigentes. 

Haga un seguimiento a los avances concedidos y revise que estos no se hayan concedido a funcionarios que tengan pendiente la legalización de uno anterior. De presentarse tal situación deje constancia en observación y en su informe final. 

- Revisar selectivamente algunas conciliaciones bancarias en la siguiente forma: 

a) Prepare en una planilla los siguiente datos y efectúe las respectivas pruebas aritméticas: 

- Saldo según libros 

- Partidas conciliatorias débito 

- Partidas conciliatorias crédito 

- Saldo según extracto. 

b) Compare los saldos de bancos de las conciliaciones sobre libros y contra el extracto bancario; 

c) Investigue las partidas conciliatorias de importancia; 

d) Sume horizontal y verticalmente los libros o listados auxiliares y compárelos con el libro mayor; 

e) Examine las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos y abonos sean imputados correctamente en las cuentas corrientes respectivas estén en la conciliación; 

f) Compare contra el libro de caja los cheques que hayan sido girados con fecha posterior a la conciliación y verifique sus fechas de pago para constatar que no fueron girados antes de la fechas de conciliación; 

-Practicar arqueos de fondos y valores en la siguiente forma: 

a) Solicite el recuento de las valores por parte del empleado de manejo y torne nota de su composición; 

b) Relacione los recibos expedidos y encontrados en la caja en la fecha del arqueo y verifique los siguientes datos: número, fecha, valor, concepto y revise los números de los recibos encontrados en blanco; 

c) Anote el número y valor del último recibo consignado; 

d) Establezca por diferencia de numeración el último recibo consignado, el último recibo expedido y los recibos pendientes de consignar y anote el valor de cada uno de ellos; 

e) Cruce el resultado del arqueo con los correspondientes valores en libros y revise aritméticamente las operaciones; 

f) Verifique que todos los documentos y comprobante que se encuentren en caja, al momento del arqueo, cumplan los requisitos y normas preestablecidos; 

g) Con base en la información obtenida prepare el informe correspondiente. 

Artículo 118. El examen y revisión de la cuenta almacenes, en forma independiente o como parte de un programa de auditoría financiera, se guiará por los siguientes objetivos y actividades básicas: 

1. Objetivos. 

- Determinar la existencia física y real de los bienes que aparecen registrados en la cuenta. En particular, verificar que las especificaciones de los bienes recibidos correspondan con los señalados en los soportes respectivos. 

- Establecer si todos los bienes muebles de la entidad están registradas contablemente y están debidamente clasificados. 

- Determinar los métodos &evaluación guarden uniformidad y consistencia con los principios de contabilidad. 

- Establecer que los bienes estén amparados por seguros y si los riesgos y cobertura son razonables. 

- Verificar que las operaciones de almacén se hayan cumplido de conformidad con las normas vigentes y que los registros correspondientes se hayan matizado correctamente. 

- Verificar la adecuada protección de los bienes contra sustracción, pérdida, deterioro o mala localización. 

- Revisar si los responsables de manejo han constituido en forma adecuada la correspondiente póliza de manejo. 

- Evaluar el control interno correspondiente a esta cuenta. 

2. Actividades básicas. 

- Confrontar cifras de balance con informes y registros de almacén. 

Se desagrega, con la ayuda de un formulario o planilla, el valor de la cuenta de almacén en elementos de consumo y elementos devolutivos (en almacén) para los saldos del balance que se analiza. 

De acuerdo con el alcance de la revisión, se prepara un formulario o planilla adicional con los datos anteriores para cada uno de los grupos de bienes. 

Los valores que aparecen en los informes y registros de almacén se verifican aritméticamente. 

- De acuerdo con el resultado de la actividad anterior, realizar pruebas físicas selectivas de almacén o solicitar la realización de inventarios. Para el efecto se procede de la siguiente forma: 

a) Visite las instalaciones del almacén e inspeccione las seguridades físicas del mismo; 

b) Redacte las instrucciones para observar la toma del inventario: 

c) Seleccione las partidas o grupas de inventario sobre los cuales se hará el conteo 

d) Distribuya el trabajo en función de las partidas seleccionadas; 

e) Evalúe el diseño de las tarjetas o listados donde su anotarán los resultados del conteo, determinando su funcionalidad y confiabilidad, 

f) Evalué la correcta utilización de las mencionadas tarjetas alistadas y verifique que las cantidades con todas y su descripción se estén anotando correctamente; 

g) Evalúe los resultados de la toma de inventario cruzándolos contra los registros de almacén, contabilidad e informes financieros; 

h) Resuma las conclusiones y recomendaciones de pruebas selectivas o del inventario realizado, precisando las faltantes, deterioro, daños, roturas, averías o irregularidades descubiertas; 

- Examine el sistema de evaluación de los bienes en depósito. 

- Revise la salida de bienes de consumo despachados por almacén cruzando su valor con 1os correspondientes pagos o gastos. 

- Verificar que se lleven en almacén registros adecuados de bienes inservibles. 

- Revisar selectivamente los comprobantes y los documentos que soportan los movimientos de almacén, verificando su autenticidad y el cumplimiento de las normas vigentes, 

- Revisar la cobertura y vigencia de las palizas de seguros y la protección física que se aplica a los bienes en depósito. 

- Comprobar que el valor de los elementos devolutivos despachados por el almacén a las dependencias se contabilizó en la cuenta correspondiente de mobiliario o equipos. 

- Verificar que las bajas de bienes se realizaron de acuerdo con las normas vigentes. 

Artículo 119. El examen y revisión de la cuenta de gastos se guiará por los siguientes objetivos y actividades básicas: 

1. Objetivos. 

-Determinar que el saldo registrado en esta cuenta corresponda con todos los gastos en que incurrió el Ministerio durante el periodo examinado. 

- Asegurarse que los gastos registrados correspondan a transacciones efectivamente realizadas y que no incluyen partidas ficticias: 

- Verificar el cumplimiento y aplicación de las disposiciones legales vigentes, relacionadas con los egresos por adquisición de bienes y servicios, así como los gastos normales de operación. 

- Verificar que los registros correspondientes a gastos se hayan efectuado oportuna y adecuadamente y por su valor conecto. 

- Evaluar el control interno correspondiente a esta cuenta. 

2. Actividades básicas. 

a) Discrimine un formulario o planilla, a partir de los registros contables, el valor de cada uno de los conceptos de gasto correspondientes al periodo examinado. 

Compare las cifras obtenidas con las que aparecen en el estado de ingresos y gastos del Ministerio que se analiza y con el valor de los gastos que se registraron en el período inmediatamente anterior; 

b) Examine partidas significativas de gastos y variaciones importantes de alguna partida, con respecto al gasto correspondiente registrado en el período anterior; 

c) Seleccione muestras para las diferentes cuentas de gastos y verifique que los egresos correspondientes se efectuaron de acuerdo con las normas vigentes; 

d) En particular examine cuentas específicas para conceptos como los siguientes: nomina, cesantías, órdenes de compra, trabajo y servidos: 

e) El examen de nómina comprende actividades como las siguientes: 

- Verifique y revise los documentos correspondientes a nombramiento, posesión, cargo y sueldo, así como otras novedades de personal como horas extras, vacaciones e incapacidades. 

- Compruebe la exactitud aritmética de las operaciones. 

- Revise y verifique el valor total de la nómina y confróntela con sus componentes por concepto de sueldos, honorarios, gastos de representación, otras prestaciones económicas incluidas en nómina, deducciones y transferencias; 

f) El examen de órdenes de compra, de trabajo y de servicios incluye la verificación y revisión de los siguientes documentos: 

- Orden de pago 

- Cotizaciones, según el caso 

- Orden de compra, de trabajo y de servicios firmadas por el ordenador del gasto, con el respectivo registro presupuestal y contable. 

- Factura o cuenta de cobro, según el caso. 

- Resolución de conocimiento del pago proferida por el ordenador competente. 

- Comprobante de entrada de almacén o constancia del recibido a satisfacción. 

Durante la revisión se confrontan las facturas, cuentas de cobro y valores girados contra las órdenes de compra, trabajo o servicio, según el caso. 

Además se verifica el cumplimiento de los requisitos legales y de las condiciones previstas en cuanto a cantidad, especificaciones técnicas y precio de bienes y servicios. 

XVI. Programa de Auditoría de Gestión y de Resultados 

Artículo 120. Los programas de auditoría de gestión y de resultados examinan en forma conjunta todas las actividades realizadas por una dependencia, proyecto, proceso o actividad durante un período determinado. 

En la etapa de planeación, el conocimiento previo de la dependencia o proyecto incluye aspectos como los siguientes: 

- Disposiciones que organizan y regulan las actividades de la dependencia. 

- Misión, objetivos, tipos de funciones y organización interna existente. 

- Recursos humanos existentes. 

- Planta física y recursos disponibles. 

- Planes, programas y metas preestablecidas. 

- Métodos de trabajo y tecnología utilizados. 

- Actividades y proyectos realizados en el pasado. 

- Controles internos establecidos. 

Además, la preparación de las pruebas de cumplimiento abarcará tanto el cumplimiento de procedimientos y funciones, como el cumplimiento de procedimientos y programas. 

Estas últimas incluirán dentro de sus objetivos a verificar 1as normas y metas de desempeño previstas, la metodología y tecnología previstas y utilizadas, idoneidad del personal, otros recursos y equipos utilizados, la destinación final de las partidas presupuestales previstas, la oportunidad y adecuación de las decisiones tomadas frente a las situaciones e informes producidos, los plazos de ejecución, los resultados obtenidos y la calidad de los mismos. 

Durante la etapa de evaluación, la realización de las pruebas de cumplimiento buscará identificar, individualizar y evaluar los resultados obtenidos. Los indicadores e informes financieros, además de los documentos, comprobantes, trabajos e informes servirán como evidencias. 

Artículo 121. El análisis, medición y evaluación de la gestión utilizará iniciadores como los siguientes: 

1. Enumeración cuantificada de los resultados(r), actividades o productos obtenidos y porcentaje de realización con respecto a lo programado 

2. Costo total de las actividades realizadas por la dependencia (CYG) o proyecto durante el período analizado. Este costo total incluye los costos directos incurridos y los gastos generales aplicables, cuyo valar es suministrado por el grupo de contabilidad en su informe de costos y gastos por dependencia. 

Cuando se pretenda establecer el costo de un proyecto de inversión se incluirá, no solo valor de las partidas presupuestales directamente utilizadas para su realización, sino también la parte proporcional de los gastos de la dependencia, asignables al proyecto. La metodología de cálculo se precisa en el numeral siguiente. 

3. Costo individual de cada resultado (CR), o producto, o actividad realizada por una dependencia. 

Este costo se establece de la siguiente forma: 

a) Se toman los costos y gastos (CYG) de la dependencia, durante el período analizado; 

b) Se determina el costo (CR) de cada resultado producto (R) obtenido durante el período analizado, distribuyendo dichos costos y gastos de la dependencia (('YP) entre los resultados o productos obtenidos. 

Dicha distribución se hará en proporción al número de funcionarios (FR) que participaron directamente en la elaboración del producto o resultado obtenido con respecto al total de funcionarios de la dependencia (TE). 

Para el efecto se utilizara la siguiente fórmula: 

CR = CYG (X) 

Donde, 

CR = Costo de cada resultado o producto 

CYG = Costos y gastos de la dependencia en el período considerado 

4. Tiempo transcurrido desde la iniciación del proyecto hasta la obtención del resultado, expresado en días y horas laboradas, a razón de ocho horas por día. 

5. Porcentaje de tiempo utilizado con respecto a tiempo previsto en el plan de actividades. 

6. Número de horas/hombre utilizados para la realización del proyecto. Para el efecto, el personal participante directamente en el resultado, proyecto o actividad analizada se clasifica en los tres (3) grupos siguientes: 

Directivo, Profesional y Técnico y Asistencial. 

7. Porcentaje de recursos humanos y de partidas presupuestales utilizadas con respecto a lo programado en el plan anual de actividades. 

8. Porcentaje de recursos humanos, materiales y presupuestales utilizados en cada etapa del proyecto o actividad con respecto al total utilizado de cada recurso. 

9. Variaciones absolutas y porcentuales entre los resultados obtenidos en el período analizado y los logros de períodos anteriores. 

10. Desviación en términos absolutos y relativos entre cantidades y costos programados y los registrados a la finalización del período o proyecto. 

11. Incluso, podrán relacionarse los resultados obtenidos con las de otras calidades públicas cuando se disponga dele información pertinente para actividades comparables. 

XVII Actuaciones e informes de la oficina de control interno. 

Artículo 122. El Jefe de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con el resultado de las actividades de esa oficina, realiza alguna o algunas de las siguientes actuaciones: 

1. Formula observaciones generales o específicas a los funcionarios o jefes de dependencia. 

2. Informa al superior jerárquico sobre las observaciones formuladas a determinado empleado. 

3. Informa de los resultados de su actividad y solicita al funcionario competente que se tornen las medidas administrativas correspondientes, para corregir las situaciones encontradas. 

4. Solicita al funcionario competente que se tomen las medidas disciplinarias del caso, después de señalar las irregularidades encontradas. 

5. De acuerdo con la gravedad de lo encontrado, informa al Ministro y cuando sea el caso a las autoridades competentes. 

Cuando se requiera, solicita justificadamente la apertura de procesos disciplinarios, que se adelantaran de acuerdo con las normas vigentes. 

6. Cuando se constaten actividades meritorias de funcionarios y dependencias destacará el hecho ante el superior jerárquico o el Ministro para que se considere el otorgamiento de las distinciones, estímulos y reconocimientos correspondientes. 

7. Presenta los resultados de sus actividades en el informe mensual de control interno, que preparará en concordancia con las normas; de auditoría, generalmente aceptadas. En todo caso dicho informe incluirá el desarrollo y realización del plan anual de actividades de control interno, análisis y comentarios al balance general y el informe de costos y gastos por dependencias y las conclusiones y recomendaciones resultantes de sus actividades. 

Artículo 123. Los informes de la Oficina de Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando los funcionarios competentes así lo soliciten. 

Artículo 124. La Oficina de Control Interno puede concluir, como resultado de sus actividades, que los controles internos existentes son inadecuados o insuficientes. En ese evento, formula sus recomendaciones a la Oficina de Planeación a fin de que precisen o modifiquen las normas y procedimientos operativos vigentes. 

La Oficina de Planeación analizará dichas recomendaciones en el contexto organizacional global del Ministerio y preparará las modificaciones o nuevas normas y procedimientos que sean pertinentes. 

Artículo 125. La Oficina de Control Interno puede establecer que el mejoramiento en la eficiencia y calidad del servicio depende del sistema de información existente. En ese evento formulará, cuando sea del caso, las recomendaciones pertinentes a la Oficina de Sistemas e Informática para ampliar la cobertura de los procesos computarizados o el mejoramiento de los existentes: 

Cuando se trate de procesos de información manuales solicitará su optimización a la Oficina de Planeación. 

Las Oficinas de Sistemas y de Planeación analizarán las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y prepararán e implantaran las medidas correspondientes. 

Artículo 126. La Oficina de Control Intento fundamentará sus actividades de control de gestión y de resultados en los informes de programación y financieros. 

En consecuencia formulará a las dependencias las observaciones pertinentes y en caso necesario las incluirá en su informe mensual al Ministro. 

Las dependencias aludidas atenderán de inmediato las mencionadas observaciones. 

Artículo 127. La Oficina de Control Interno formulará, de acuerdo con los resultados y actividades realizadas por las dependencias, la recomendaciones necesarias para optimizar ya sea la metodología para la elaboración de los planes anuales de actividades o para la formulación misma de las metas, programas y normas de desempeñe, cada dependencia o lepra lograr mayores niveles ele eficiencia, eficacia, economía y calidad en su actuación. 

La Oficina de Planeación y las dependencias correspondientes incorporarán en su programación y en la realización de actividades, las recomendaciones de la Oficina de Control Interno. 

Artículo 128. La Oficina de Control interno verificará oportunamente el cumplimiento y atención dados a sus recomendaciones y de acuerdo con la importancia del asunto insistirá en las mismas, informará al superior jerárquico o solicitará que se tomen las medidas disciplinarias pertinentes. 

XIX. Comité de Control interno e implantación del sistema 

Artículo 129. De conformidad con el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho quien lo presidirá o por su delegado que será el Viceministro, el Secretario General, los Directores Técnicos del Ministerio y los Jefes de las Oficinas de Planeación y Control Interno. Este último actuará como secretario del comité. 

Artículo 130. El Comité de Coordinación del Sistema de Control interno tiene la misión de apoyar y fomentar un clima organizacional o de trabajo adecuado y favorable para la implantación y desarrollo del sistema de control interno. Para el efecto conceptúa sobre la metodología para su implantación tomando corno base los planes, in formes y recomendaciones de la oficina de Control Interno. 

Además cumpliré las Rincones del Comité, evaluados de documentos y actividades, que se señaló en el artículo ciento uno (101) de la presente resolución. 

Artículo 131. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno estableceré su propio reglamento y se reunirá por lo menos trimestralmente por convocatoria de su presidente. 

Artículo 132. El desarrollo e implantación del sistema de control interno se efectuará progresivamente bajo la dirección y orientación del Jefe de Oficina de Control Interno en coordinación con la Secretaría General y la Oficina de Planeación. Para el efecto, el Jefe de Control Interno programará y realizará las actividades de conocimiento y divulgación de la filosofía y contenido de las normas de control interno, entre los directivos y demás funcionarios del Ministerio. 

Adicionalmente, dicho funcionario programará en coordinación con el Secretario General y el Jefe de la Oficina de Planeación, la implementación progresiva de los controles internos básicos previstos. 

A su turno, la Oficina de Planeación programará y realizará la incorporación a los manuales de funciones y procedimientos del Ministerio, de las normas y controles internos básicos establecidos por esta resolución. 

Artículo 133. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Comuníquese y cúmplase.