Respetados señores Notarios: 

Me dirijo a ustedes para recordar el contenido del artículo 12 de la Resolución número 1921 de 16 de marzo de 2009, proferida por esta Superintendencia, según el cual: 

"Se condicionará el pago del subsidio, a que las Notarías que lo perciban cumplan con unas condiciones mínimas de salubridad, infraestructura, comodidad y atención al público, como lo establece el artículo 159 del Decreto-ley 960 de 1970, el Decreto Reglamentario 1438 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Ley 361 de 1997 y la Instrucción Administrativa número 12 de diciembre 18 de 2007, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, así como también las nuevas exigencias a las notarías, de atención al público, cambio de imagen institucional, el incremento de la actividad notarial, adecuación de infraestructura y para discapacitados, minusválidos, ventanilla para el adulto mayor, baño público, señalización, planta mínima de personal y reposición de equipos de cómputo". 

De lo expuesto se evidencia la obligación que les asiste de realizar las obras y la reposición de los equipos a que haya lugar, con el subsidio extraordinario girado en el mes de mayo de 2009, con un plazo límite al mes de agosto de 2009, a partir del cual será objeto de verificación por parte de la Superintendencia Delegada para el Notariado. 

De la misma manera les comunico que tanto las adecuaciones locativas efectuadas como la reposición de los equipos de cómputo, deberán reflejarse en el informe estadístico notarial en la casilla denominada "detalle de la inversión" con lo que queda certificado por parte del notario la realización de los gastos. 

En caso de retiro del notario, deberá garantizarse que dichos dineros serán entregados al notario entrante para que cumpla con la destinación específica de que trata el artículo 12 de la resolución mencionada, para lo cual deberá levantarse un acta de compromiso de entrega de los recursos y de ejecución, suscrita entre ambos notarios (entrante y saliente) para lo competente. Copia del acta debe remitirse a la Superintendencia Delegada para el Notariado, en un plazo máximo de tres (3) días a partir de la firma de la misma. 

Les agradezco el estricto cumplimiento del contenido del presente instructivo. 

Atento saludo,