En cumplimiento al Plan de Mejoramiento y a la política de calidad y con el fin de que el notariado colombiano realice las actividades notariales bajo condiciones de eficiencia, oportunidad, y calidad requeridas por el ciudadano y exigidas por esta Entidad para mejorar los servicios prestados a la comunidad y dar cumplimiento a los requerimientos legales de información que le sean solicitados, se hace necesario que los Notarios del país que no utilicen el Sistema de Información Notarial, SIN, reporten la información que a continuación se relaciona.
Tal información sustituye el informe estadístico mensual impreso que actualmente envían las Notarías; esta deberá enviarse en medio magnético, bien en disquete, correo electrónico o C.D.
El artículo 122 del Decreto 2148 de 1983 dispone que:
"Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Nacional del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior...".
El artículo 123 de la misma normatividad establece:
"El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Nacional del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además a la Superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término".
Con el ánimo de facilitar los flujos de información, de efectuar el correspondiente análisis y con el fin de concentrar la información oportunamente, además de brindar una herramienta eficaz y uniforme en la rendición de informes estadísticos notariales mensuales, que debe presentar el Notario en medios magnéticos, a partir del 1° de mayo de 2009, es obligatorio para los Notarios que no utilizan el Sistema de Información Notarial, SIN, remitir la información dentro de los quince primeros días calendario del mes, por uno de los medios magnéticos arriba señalados.
A continuación adjunto la información a reportar.
Les agradezco el cumplimiento al presente acto administrativo.
Cordial saludo,
Orlando García-Herreros Salcedo.
1. ANEXO TÉCNICO RESOLUCIÓN NUMERO … DE 2009
Las Notarías que no envían el informe mensual generado a través del Sistema de Información Notarial, SIN, de la Superintendencia de Notariado y Registro, deberán reportar la información especificada en el presente anexo, de acuerdo con lo establecido en la Resolución número … de 2009 y las especificaciones contenidas en el presente anexo. Si algún registro no cumple con las especificaciones señaladas o el archivo no puede ser leído correctamente, se devolverá el archivo informando el motivo. La veracidad de los datos reportados es responsabilidad de la Notaría.
1.1 Estructura del archivo
La Notaría debe remitir un (1) archivo tipo texto (extensión .txt) que contenga la información del mes organizada en doce (12) tipos de registro, así:
1.1.1 Especificación del Registro Tipo 01
Debe incluirse un (1) solo registro Tipo 1, con la identificación de la Notaría, los datos del Notario, el período reportado y el resumen de las transacciones del mes, en el formato que se describe a continuación:
1.1.2 Especificación del Registro Tipo 02
En los registros Tipo 02 se reportará la relación de escrituras numeradas en la Notaría durante el período que se está reportando. El número de registros Tipo 02 debe ser igual al Dato 13 "Número total de escrituras del período" del registro Tipo 01. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.3 Especificación del Registro Tipo 03
En los registros Tipo 03 se reportará la relación de actos contenidos en cada escritura. El número de registros Tipo 03 de una determinada escritura debe coincidir con lo reportado en el Dato N° 6 "Número de actos" del registro Tipo 02 de la respectiva escritura. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.4 Especificación del Registro Tipo 04
En los registros Tipo 04 se reportará la relación de otorgantes que intervienen en cada uno de los actos contenidos en cada escritura. El número de registros Tipo 04 de una determinada escritura debe coincidir con lo reportado en el Dato N° 8 "Número de otorgantes" del registro Tipo 03 de la escritura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.5 Especificación del Registro Tipo 05
En los registros Tipo 05 se reportará la relación de facturas por concepto de escrituración emitidas en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.6 Especificación del Registro Tipo 06
En los registros Tipo 06 se reportará la relación de conceptos cobrados en cada una de las facturas de escrituración emitidas en el período que se está reportando. La suma de los valores de los conceptos correspondientes a una determinada factura debe ser igual a lo reportado en el Dato N° 5 "Valor total de la factura" del registro Tipo 05 de la factura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.7 Especificación del Registro Tipo 07
En los registros Tipo 07 se reportará la relación de facturas por conceptos diferentes a escrituración emitidas en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.8 Especificación del Registro Tipo 08
En los registros Tipo 08 se reportará la relación de conceptos cobrados en cada una de las facturas diferentes a escrituración emitidas en el período que se está reportando. La suma de los valores de los conceptos correspondientes a una determinada factura debe ser igual a lo reportado en el Dato N° 4 "Valor total de la factura" del registro Tipo 07 de la factura respectiva. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.9 Especificación del Registro Tipo 09
En los registros Tipo 09 se reportará la relación de procesos de sucesión que se hayan iniciado en la Notaría en el período que se está reportando, con la información de los respectivos causantes. Debe incluirse un registro por cada uno de los causantes del proceso de sucesión. Si hay más de un causante para un determinado proceso, se deben repetir los datos "Tipo de registro", "Número del acta de inicio", "Fecha del acta de inicio" en los registros de los causantes respectivos. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.10 Especificación del Registro Tipo 10
En los registros Tipo 10 se reportará la relación de escrituras resultantes de cada uno de los procesos de sucesión que finalizaron en el período que se está reportando. Se debe incluir un registro por cada escritura generada. Si en un determinado proceso se generaron varias escrituras, se deben repetir los datos "Tipo de registro", "Número del acta de inicio", "Fecha de finalización del proceso" en los registros de las escrituras respectivas. El número de la escritura y fecha deben estar reportados en el registro Tipo 02. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.11 Especificación del Registro Tipo 11
En los registros Tipo 11 se reportará la relación de gastos en que ha incurrido la Notaría en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
1.1.12 Especificación del Registro Tipo 12
En los registros Tipo 12 se reportará la relación de consignaciones efectuadas por la Notaría con el fin de cumplir con las obligaciones tributarias y traslado de aportes a la Superintendencia y al Fondo Especial del Notariado, en el período que se está reportando. El formato para reportar esta información se describe a continuación:
(C.F.)