DIARIO OFICIAL. AÑO CXXXIII. N. 43.139. 30, SEPTIEMBRE, 1997. PÁG. 2.
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CIRCULAR EXTERNA 13
(septiembre 22)
La Ley 222 de 1995 asignó nuevas funciones a los Organismos Gubernamentales que ejercen Inspección, Vigilancia o Control de las sociedades comerciales
Para: | Señores Asociados, Administradores, Revisores Fiscales y Profesionales De la Contaduría Pública De la Superintendencia de Sociedades |
Asunto: | Referencia: Rectificación de estados financieros. |
ESTADO DE VIGENCIA: Vigente [Mostrar] |
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1. Marco legal
La ley 222 de 1995 asigno nuevas funciones a los Organismos Gubernamentales que ejercen Inspección, Vigilancia o Control de las sociedades comerciales, entre las cuales se encuentra la prevista en el artículo 40, según la cual se podrán orden rectificar los estados financieros o las notas a los mismos que no se ajusten a las normas legales, siempre y cuando dichas rectificaciones se notifiquen dentro del mes siguiente a la de fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso.
2. Estados Financieros objeto de rectificación
La Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de este mandato legal ordenara rectificar el balance general, y/o el estado de resultados del periodo objeto de revisión o las notas a los mismos, a las sociedades sometidas a su vigilancia y control, así como aquellas inspeccionadas a las cuales se les solicite la información financiera de fin de ejercicio, en los casos en que se determine que los registros y/o la información contable remitida no se ajustaron a los principios o normas de contabilidad contenidas en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas complementarias, en especial si como consecuencia de la omisión o inclusión de algunos registros se distorsiono significativamente la situación financiera y los resultados del ejercicio objeto de revisión.
Además, si como consecuencia de las correcciones ordenadas se afectan los otros estados financieros, básicos, se deberán rectificar los que se modifiquen de acuerdo con los cambios que se presenten.
3. Procedimiento para efectuar las correcciones
Esta entidad, teniendo en cuenta que el periodo a afectar de la oportunidad en el cual se ordenen las rectificaciones, procederá de acuerdo con los siguientes parámetros:
3.1 Plazo para el envió de estados financieros
A través de circulares externas y de acuerdo con el último digito del Nit, esta Superintendencia señalara las fechas límites para las sociedades sujetas a Inspección, Vigilancia o Control envíen los estados financieros de fin de ejercicio, junto con los informes y documentos que la entidad requiera para efectuar una revisión completa de la información financiera. Fechas que salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados serán improrrogables.
3.2 Información completa
Para que en cumplimiento de lo exigido en el artículo 40 dela Ley 222 de 1995, se den por recibidos en forma completa los estados financieros correspondientes, se deberán enviar, entre otros documentos la información que se menciona más adelante, la cual según el grado de detalle que se requiera se señalara expresamente mediante acto administrativo de carácter general.
3.2.1 Disquete validado con la información financiera a 31 de diciembre de cada año
2.2.2 Documento mediante el cual el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere, certifiquen y dictaminen la información contenida en el disquete.
3.2.3 Notas a los estados financieros
3.2.4 Informe de Gestión
3.2.5 Dictamen del Reviso Fiscal
3.3 Termino para orden correcciones
A partir de la fecha en que se presente en forma completa la información financiera solicitada, la Superintendencia dentro del plazo legal ordenara, si a ello hubiere lugar que se rectifiquen los estados financieros objeto de revisión.
En el evento de que la información no se presente en forma completa, se requerirá el representante legal de la sociedad para que enviara la documentación omitida. En tal circunstancia el plazo del mes de que dispone la Entidad para orden correcciones, se empezara a contar a partir de la fecha en que sede cumplimiento estricto al oficio de requerimiento.
Las correcciones que ordene efectuar la Superintendencia, procederán sin perjuicio de que el Máximo Órgano Social hubiese aprobado los estados financieros.
3.4 Actividad de la Superintendencia
Una vez recibida en forma completa la información financiera solicitada se procederá a su revisión y en el evento que se establezca que en los estados financieros se efectuaron u omitieron registros que distorsionaron o afectaron de manera significativa la situación financiera y/o los resultados del ejercicio objeto de revisión o que las notas no se elaboraron conforme lo exige el Decreto 2649 de 1993, la Superintendencia procederá así:
3.4.1 Oficiara al representante legal y revisor fiscal de la compañía para que en el término de cinco(5) días hábiles rinda las explicaciones pertinentes, debidamente documentadas y justificadas de acuerdo con los cargos que se le formulen.
3.4.2 Recibidas las explicaciones o aclaraciones se evaluaran y si nos e encuentran debidamente justificadas se ordenaran las rectificaciones o ajustes a que hubiere lugar.
3.4.3 Como consecuencia de lo anterior y en razón a que se modifican los estados financieros se ordenara convocar al máximo Órgano Social para que ponga en consideración nuevamente la información financiera. La convocatoria a los asociados procederá dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se ordene la respectiva rectificación. Una vez convocado debe darse cumplimiento de nuevo a lo previsto en los artículos 446 y 447 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 ya citada.
3.4.4 Como evidencia de la convocatoria remitirán a la Superintendencia de la misma para que si el Despacho lo considera conveniente envié delegado a la reunión.
3.4.5 Una vez aprobados los nuevos estados financieros por el Máximo Órgano Social, la sociedad enviara otro disquete con la información financiera y las notas corregidas,. Las rectificaciones efectuadas de acuerdo con lo previsto en el mismo artículo 40 se darán a conocer al difundirse los estados financieros respectivos.
3.4.6 Aquellas correcciones que no afecten de manera significativa la situación financiera de la sociedad y los resultados del ejercicio se pueden ordenar corregir en el año en que se estén estudiando los estados financieros.
Adicionalmente, es del caso señalar que sin el prejuicio de que se haya ordenado correcciones en el ejercicio objeto de revisión, esta Superintendencia puede igualmente exigir registros en el ejercicio en curso por determinados errores en su estructura financiera.
4. Responsabilidad del representante legal, revisor fiscal y contador
Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia viene certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrá ser mencionados conforme a lo previsto en el Código de Comercio, en la leyes 190 y 222ambas de 1995 y en el Código Penal si a ello hubiere lugar.
Cordialmente,
El Superintendente de Sociedades,
DARIO LEGUSO MONSALVE