DIARIO OFICIAL. AÑO CXXXIV N. 43495. 8, FEBRERO, 1999. PÁG. 21.
CIRCULAR EXTERNA 1
(febrero 02)
Sociedades Comerciales - Empresas Unipersonales
Para: | Señores REPRESENTANTES LEGALES Revisores Fiscales Contadores Públicos Sociedades Comerciales - Empresas Unipersonales |
Asunto: | Solicitud de información financiera año 1998 |
ESTADO DE VIGENCIA: Vigente [Mostrar] |
Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y el artículo 20 del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales y empresas unipersonales. Estas disposiciones facultan a esta Entidad para "solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad" salvo aquéllas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.
1. Presentación de los estados financieros en medio magnético
Con esta circular se envía el disquete que contiene los formatos de rendición de información y constituye el Formulario Oficial para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998.
La información financiera requerida deberá ser diligenciada y enviada por todas las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia, aun cuando estén adelantando un proceso concordatario. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud.
El medio magnético adjunto, diligenciado con los estados financieros aludidos deberá ser entregado a esta Entidad acompañado de los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:
a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina;
b) El dictamen del revisor fiscal;
c) El informe de gestión;
d) Las notas a los estados financieros, y
e) El Proyecto de distribución de utilidades.
La información completa deberá ser entregada en las fechas que a continuación se indican, para lo cual se ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):
| Día de recibo | Ultimo dígito del NIT |
| 16 de abril de 1999 | 0 |
| 19 de abril de 1999 | 1 |
| 20 de abril de 1999 | 2 |
| 21 de abril de 1999 | 3 |
| 22 de abril de 1999 | 4 |
| 23 de abril de 1999 | 5 |
| 26 de abril de 1999 | 6 |
| 27 de abril de 1999 | 7 |
| 28 de abril de 1999 | 8 |
| 29 de abril de 1999 | 9 |
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.
El horario de atención durante estos días será de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. jornada continua.
2. Plazos
Los plazos señalados se consideran suficientemente amplios y por tanto serán improrrogables.
3. Informe medidas adoptadas riesgos año 2000
Anexa a la documentación de que trata el numeral 1 de la presente circular, deberán remitir copia de la parte pertinente del informe de gestión o del acta correspondiente a la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas o de Junta de Socios, en la cual conste que ésta haya sido informada sobre las medidas adoptadas por los administradores en cumplimiento de sus funciones, para efectos de prevenir los riesgos que genera el cambio de fecha en los sistemas computacionales y equipos electrónicos cuyo funcionamiento pueda verse afectado por la llegada del año 2000.
4. Presentación de los estados financieros de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación
Las sociedades VIGILADAS que se encuentren adelantando un proceso de liquidación a 31 de diciembre de 1998, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 4 y 5 de mayo de 1999, diligenciados en miles de pesos y debidamente certificados y dictaminados.
Las sociedades INSPECCIONADAS a las cuales se les solicite la información financiera y que a 31 de diciembre de 1998 se encuentren adelantando un proceso de liquidación quedarán exentas de diligenciar y remitir la misma, si antes del 19 de abril del año en curso remiten un certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal hecho.
Las sociedades que se encuentren en LIQUIDACION OBLIGATORIA deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, para la rendición de cuentas.
5. Presentación de los estados financieros consolidados
Las personas jurídicas vinculadas en SITUACION DE CONTROL O GRUPO EMPRESARIAL a 31 de diciembre de 1998, que no hayan acreditado ante esta Superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán presentar en las fechas arriba señaladas el certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, remitirán el certificado por toda modificación de la situación de control o de grupo empresarial (parágrafo 2° del citado artículo).
Las matrices o controlantes obligadas a preparar, presentar y difundir Estados Financieros de Propósito General Consolidados a 31 de diciembre de 1998, deben enviarlos a esta Entidad, dentro de los plazos establecidos en el numeral 1 de esta circular, certificados por el representante legal y el contador de la matriz o controlante y dictaminados por el revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá acompañarse certificación de que fueron sometidos a consideración del Máximo Organo Social, así como de las notas y revelaciones establecidas en el Decreto 2649 de 1993.
Los estados financieros consolidados deben prepararse en Excel para ser remitidos en un disquete e impresos en papel, los cuales deben contener como mínimo el balance general y el estado de resultados de la matriz o controlante y de sus subordinadas, así como las eliminaciones a que haya lugar. El disquete debe identificarse con el nombre y NIT de la sociedad, señalando el período a que corresponde la información.
En el caso de situación de Grupo Empresarial las matrices o controlantes, así como las sociedades controladas, deberán remitir el informe especial que se presentó al máximo órgano social, de conformidad con el artículo 29 de la Ley 222 de 1995, dentro de los plazos antes mencionados.
6. Presentación del estudio actuarial
Las sociedades que por ley o convención colectiva estén obligadas a pagar pensiones de jubilación o a emitir bonos y/o títulos pensionales, y que hasta la fecha no hayan remitido el estudio actuarial a 31 de diciembre de 1998 y la información de que trata la Circular Externa número 07 del 30 de diciembre de 1998, deberán hacerlo a más tardar en las fechas fijadas por esta circular para la entrega de la información financiera en medio magnético.
7. Sanciones
El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2° del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.
Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta Superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.
Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia deberá venir certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.
8. Generalidades
8.1 Los formatos contenidos en el disquete para el diligenciamiento de la información financiera a diciembre 31 de 1998, están adecuados en su totalidad a la estructura, codificación y denominación de cuentas contenidas en el Plan Unico de Cuentas, PUC, establecido por el Decreto 2650 del 29 de diciembre de 1993 y demás decretos que lo adicionan y modifican, y deberán ser diligenciados de conformidad con las instrucciones incluidas en el medio magnético que se adjunta.
8.2 No se tendrán por recibidos aquellos disquetes entregados en blanco, que presenten daño físico, carezcan de las validaciones necesarias o del archivo definitivo (Balan 98 ccc) que permita su lectura.
8.3 Carecerán de validez oficial los estados financieros en medio magnético que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circular Externa número 17 del 30 de octubre de 1997).
8.4 El disquete remitido a esta Superintendencia debe venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal a la cual corresponde y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.
8.5 No se podrán hacer modificaciones al programa contenido en el disquete de información financiera, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (artículo 43 Ley 222 de 1995).
8.6 Esta Superintendencia ofrecerá capacitación sobre el manejo del paquete de solicitud de información y otros temas contables de interés, en los días comprendidos entre el 15 y 19 de marzo de 1999 en Santa Fe de Bogotá, D. C., y del 23 al 31 de marzo en las Intendencias Regionales.
Los interesados en participar en esta capacitación pueden inscribirse del 8 al 10 de marzo de 1999, comunicándose a los teléfonos 2220227 - 2216166 - 2216355 - 2220475 - 9800911121 y 2220566 Extensiones 323, 325, 339, 340 y 371 en la ciudad de Santa Fe de Bogotá, D. C. y en las Intendencias Regionales en los siguientes números telefónicos:
Barranquilla 454495 - 3454506
Bucaramanga 454266 - 321541
Cartagena 646051 - 642429
Cali 5141674 - 5141791
Cúcuta 716190 - 717985
Medellín 2518854 - 2518855
Manizales 847393 - 847810
Publíquese y cúmplase.
Atentamente,
El Superintendente de Sociedades,
Jorge Pinzón Sánchez.