Apreciados Registradores de Instrumentos Públicos: 

Como es de su conocimiento, el Decreto 302 de 2004, modificó la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro, creando dentro de sus dependencias la Dirección de Registro, la cual tiene entre otras, la función de resolver en segunda instancia los recursos impetrados por los usuarios contra los actos de registro de instrumentos públicos. 

Teniendo en cuenta que esta Dirección conocerá de los recursos de apelación relacionados con los actos de registro (notas devolutivas, corrección de errores, resoluciones que resuelvan actuaciones administrativas) y devoluciones de dinero, es pertinente que el acto administrativo expedido por el Registrador de Instrumentos Públicos, cumpla como mínimo con los requisitos que a continuación se relacionan, que serán verificados por esta Dirección y cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio: 

a) Formación de la resolución que resuelve el recurso de reposición 

I. ENCABEZADO 

Todo acto administrativo debe iniciarse con el nombre de la Oficina de Registro que lo emite, la denominación del mismo, la indicación de las normas que sirven de fundamento para su expedición y la referencia del expediente. 

II. LA PARTE CONSIDERATIVA 

Es el análisis de las causas de los hechos y pruebas y de las razones jurídicas que respaldarán la decisión de fondo, es decir, que materialice la libre formación del convencimiento del Registrador, en el sentido de establecer la realidad jurídica del inmueble. 

1. Antecedentes 

Se debe hacer un breve recuento de los hechos que originaron la actuación administrativa, teniendo sumo cuidado en detallar las fechas en que se profirieron los actos, en las que quedaron en firme y en las que el usuario presentó la solicitud de corrección, el recurso de reposición, la solicitud de devolución de dinero, et c. 

2. Pruebas 

En la providencia se hará una somera relación de las diferentes pruebas que se han aportado al expediente por ejemplo: documentales, testimoniales, etc., indicando el folio donde se encuentran, y que son las que servirán de base para valorar la actuación. 

3. Argumentos presentados por el recurrente 

Se hará un breve resumen de los argumentos presentados por el recurrente, indicando el número del folio del expediente en el que reposan. 

4. Consideraciones de la oficina de registro 

La Oficina deberá analizar los argumentos expuestos por el recurrente, las pruebas recaudadas y los fundamentos de hecho y de derecho para tomar la decisión. 

III. PARTE RESOLUTIVA 

En ella se adopta la decisión jurídica con base en las dos partes anteriores. Puede consistir en una sola decisión o en varias, según los hechos que se hayan investigado; por consiguiente debe ser clara y precisa. 

Es preciso recordar que al resolverse el recurso de reposición el registrador puede proferir el acto administrativo en tres sentidos: 

- Rechazando el recurso por no reunir los requisitos del artículo 52 del C. C. A. 

- No reponiendo y confirmando la decisión inicial. 

- Reponiendo el acto y por lo tanto revocarlo, modificarlo o aclararlo. 

La providencia que resuelve el recurso de reposición, es susceptible del recurso de apelación. De haberse interpuesto subsidiariamente el recurso de apelación, en la misma providencia se decidirá sobre su admisión. 

Cuando el interesado interponga directamente el recurso de apelación, el Registrador de Instrumentos Públicos deberá proferir un AUTO resolviendo sobre su admisión, el cual deberá contener igualmente un ENCABEZADO, una parte MOTIVA y una parte RESOLUTIVA. 

En la parte MOTIVA se deberá indicar, la referencia del proceso, el escrito mediante el cual el solicitante interpone el recurso, la fecha de su presentación, la providencia que se recurre y si reúne los requisitos establecidos en el artículo 52 del C. C. A. 

En la parte RESOLUTIVA se indicará si se concede o se rechaza. 

En el caso que se conceda el recurso, se ordenará remitir el expediente al despacho del Director de Registro para lo de su competencia. Si el recurso es rechazado se indicará que contra esta decisión procede el recurso de queja conforme al artículo 53 del C. C. A.; 

b) Formación del expediente 

De conformidad con el artículo 29 del C. C. A., de toda actuación se formará un expediente con todos los documentos relacionados con la actuación, el cual contendrá además las diligencias, pruebas practicadas y documentos allegados. 

1. Cada oficina de registro deberá asignarle un número consecutivo anual de radicación al expediente, el cual se distinguirá así: con el número del código que corresponda al Círculo Registral, al que se le agregarán las iniciales de la actuación, según sea el caso, así: 

ND Nota Devolutiva 

AA Corrección de folios de matrícula (actuaciones administrativas) 

DD Devolución de Dineros por derechos de registro. 

Finalmente se agregará el año y el número consecutivo que cada oficina le asigne. 

Ejemplo: para la identificación del Expediente de un recurso de reposición y/o apelación interpuesto contra una nota devolutiva de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Cali en el año 2004 se hará así: 

NUMERO DE EXPEDIENTE 370-ND-2004-001 

2. Todos los expedientes deberán estar debidamente foliados en orden ascendente y cronológico. 

3. Para efectos del trámite del recurso de apelación, el expediente debe remitirse a la Dirección de Registro mediante un oficio en el que se indique el número del expediente y el número de folios que lo conforman. 

4. Una vez resuelto el recurso de apelación por la Dirección de Registro, se devolverá el expediente a la Oficina de Origen, 

c) Notas devolutivas 

En el evento que el acto a registrar no cumpla con los requisitos para su inscripción, la nota devolutiva, debe contener: 

Fecha de expedición de la nota devolutiva 

Turno de radicación del documento y fecha 

Nº y fecha de la escritura o acto a registrar 

Nº (s) de la Matrícula (s). 

Señalar expresamente la causal por la cual se rechaza su registro y la norma, instrucción administrativa, circular, etc. en la que se fundamente la negativa. 

Indicarse que contra este acto procede el recurso de reposición y subsidiariamente el de apelación dentro de los cinco días siguientes al de la notificación (artículo 51 C. C. A.). 

Igualmente debe señalarse que en el evento en que el documento no se pueda registrar, el interesado podrá solicitar la devolución del dinero dentro de los cuatro meses siguientes a la ejecutoria del acto o providencia que niega el registro ( artículo 21 Decreto 1428 de 2000). 

Indicar la fecha de la notificación con la correspondiente firma del notificado. 

Sea este el momento para recordarles que de acuerdo con los principios que rigen las actuaciones administrativas, la calificación que los funcionarios hagan de los documentos a registrar deben estar precedidos de un cuidadoso análisis y estudio de la situación traditicia del inmueble, para así, evitar el cúmulo de correcciones y actuaciones administrativas, que a la postre originen el inicio de investigaciones disciplinarias a los funcionarios de registro y demandas en contra de la entidad. 

Es claro que un deficiente estudio registral va en contra de los objetivos del mejoramiento del servicio y disminuyen significativamente la confianza del ciudadano en la prestación del mismo. 

Esta Circular se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la entidad, y es de obligatorio cumplimiento, copia de ella se remitirá a los registradores de Instrumentos Públicos. 

Le reitero los sentimientos de consideración,