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RESOLUCION202330400352252023202308 script var date = new Date(16/08/2023); document.write(date.getDate()); script falsefalseDIARIO OFICIAL AÑO CLIX NO. 52.510, 6 DE SEPTIEMBRE DE 2023. PAG 6.MINISTERIO DE TRANSPORTEpor la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio de Transporte.falsefalseTransportefalsefalsefalse06/09/202316/08/202306/09/20235251066

DIARIO OFICIAL AÑO CLIX NO. 52.510, 6 DE SEPTIEMBRE DE 2023. PAG 6.

ÍNDICE [Mostrar]

RESOLUCIÓN 20233040035225 DE 2023

(agosto 16)

por la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio de Transporte.

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Los datos publicados en SUIN-Juriscol son exclusivamente informativos, con fines de divulgación del ordenamiento jurídico colombiano, cuya fuente es el Diario Oficial y la jurisprudencia pertinente. La actualización es periódica. El seguimiento y verificación de la evolución normativa y jurisprudencial no implica una función de certificación, ni interpretación de la vigencia de las normas por parte del Ministerio.


  

El Ministro de Transporte, en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el artículo 60 y los literales b) y c) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, el artículo 6.1 del Decreto 087 de 2011, el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015 y, 

  

  

CONSIDERANDO: 

  

  

Que el artículo 15 de la Constitución Política garantiza la protección de datos personales que se encuentra relacionada con la intimidad personal y familiar, la honra y el buen nombre, como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Así mismo, su artículo 20 consagra la libertad de toda persona de informar y recibir información veraz e impar. 

  

Que la Ley 1581 del 2012 estableció las disposiciones generales para la protección de datos personales, la cual fue reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1081 de 2015 y el Decreto 1074 de 2015. 

  

Que de conformidad con el literal k del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, uno de los deberes del responsable del tratamiento de datos personales es “(...) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamo”. 

  

Que la Ley 1712 del 2014 creó la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, en la cual se regula el derecho a la información, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. 

  

Que el Decreto 1074 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, reguló parcialmente las disposiciones de la Ley 1581 de 2012. 

  

Que el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, establece que las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, con lenguaje claro, sencillo y puestas en conocimiento a los titulares. 

  

Que el Decreto 1078 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, reglamentó y estableció los lineamientos generales en el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales en Colombia. 

  

Que el Decreto 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” a través de su capítulo denominado “PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA- TRANSPARENCIA ACTIVA”, establece disposiciones sobre el acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados. 

  

Que, el Decreto 1083 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” fomenta el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno a través de la implementación de las políticas de Gestión y Desempeño Institucional, sobre Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, servicio al ciudadano y gestión documental. 

  

Que el Decreto 620 de 2020 “, subrogó el título 17 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015 y reglamentó parcialmente los artículos 53, 54, 60, 61 y 64 de la Ley 1437 de 2011. los literales e. j y literal a del parágrafo 2° del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, el numeral 3 del artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, y el artículo 9° del Decreto 2106 de 2019. 

  

Que en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1078 de 2015 subrogado por el Decreto 620 de 2020 indicó que debe designarse a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, responsable de dar trámite a las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015; y quien deberá, además de cumplir los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio y lo relacionado con la Guía de responsabilidad demostrada (accountability). 

  

Que, el Ministerio de Transporte adoptó la política de tratamiento de datos personales el día 28 de enero del 2019, en donde indicó las finalidades, alcance, identificación del responsable y encargado del tratamiento de los datos, derechos del Titular y los canales para la atención de peticiones, consultas y reclamos de datos personales. 

  

Que teniendo en cuenta que conforme lo dispone el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015, los responsables del tratamiento de datos personales deben desarrollar política de tratamiento de datos personales y velar por el cumplimiento de estas, se hace necesario que el Ministerio de Transporte adopte las políticas de conformidad con la normatividad vigente. 

  

Que, conforme a lo anterior, la Secretaría General mediante memorando número 20223030103593 del 23 de septiembre de 2022 solicitó la expedición del presente acto administrativo. 

  

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3° y el numeral 8 del artículo 8° de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 2.1.2.1.23. del Decreto 1081 de 2015, adicionado por el artículo 5° del Decreto 270 de 2017, la presente resolución fue publicada en el sitio web del Ministerio de Transporte durante el período comprendido entre el 25 de julio y 9 de agosto de 2023, con el fin de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas por parte de los ciudadanos y grupos de interés. 

  

Que el Grupo de Relacionamiento Estado Ciudadano mediante radicado 20233030084673 del 15 de agosto de 2023 certificó que durante la consulta pública del proyecto no se recibieron observaciones por parte de la ciudadanía. 

  

Que la Oficina Asesora de Jurídica del Ministerio de Transporte conservará los documentos y antecedentes del presente acto administrativo, todo en concordancia con las políticas de gestión documental y de archivo de la entidad. 

  

En mérito de lo expuesto, 

  

RESUELVE


  

Artículo 1°. Objeto. Actualizar la Política de Tratamiento de datos Personales del Ministerio de Transporte, la cual establece los lineamientos que garantizan y aseguran una gestión adecuada en la protección de la confidencialidad, intimidad y la privacidad de los datos de las personas en su relación con el Ministerio de Transporte, así como, brindar información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés sobre la gestión frente al procedimiento, criterios de recolección, uso, circulación y supresión de datos personales por parte del Ministerio. 


  

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. La presente Política aplica a todos los datos personales almacenados en bases de datos y/o archivos que se encuentren en custodia del Ministerio de Transporte, de sus servidores públicos, contratistas, terceros o visitantes, bien sea que estos se encuentren en reposo o en movimiento. 

  

Se exceptúan los datos contemplados en el artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, a saber: 

  

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. 

  

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley; 

  

b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; 

  

c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; 

  

d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales; 

  

e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; 

  

f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. 

  

Parágrafo. El Ministerio de Transporte conforme a la normatividad vigente, da por entendido que los datos personales son propiedad de los titulares y solo hará uso de estos para la finalidad manifestada al Titular. 


  

Artículo 3°. Destinatarios. La política está dirigida a la ciudadanía en general para que conozca la información necesaria y suficiente respecto de los diferentes tratamientos y fines a los que se someterán sus datos, así como los derechos que pueden ejercer los titulares de datos personales frente al Ministerio de Transporte, cuando este sea responsable del tratamiento de sus datos. 

  

El conocimiento y cumplimiento de esta política es obligatorio para todas las personas naturales y jurídicas responsables de las bases de datos personales del Ministerio de Transporte, especialmente los administradores de bases de datos, así como funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones o consultas relacionadas con la ley de protección de datos personales que se realicen a la entidad. 


  

Artículo 4°. Definiciones. 

  

Autorización: Consentimiento previo, voluntario, excepcional, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

  

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigía al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

  

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

  

Confidencialidad: Propiedad de la información de no ponerse a disposición o ser revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados. 

  

Datos Biométricos: Es un tipo de dato sensible que amerita una explicación adicional. La biometría hace referencia a las tecnologías que miden y analizan los parámetros y características del cuerpo humano, parámetros físicos que son únicos en cada persona para poder comprobar su identidad como lo son las huellas dactilares o el iris del ojo, fotografías, cámaras de video vigilancia, placas dentales, aunque los científicos también son capaces de identificar a un individuo por su voz, su palma de la mano o rasgos del rostro. 

  

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

  

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo datos sensibles uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

  

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

  

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

  

Terceros: partes interesadas o grupos de interés de carácter externos al Ministerio de Transporte que soliciten información que contengan datos personales. Entre estos se pueden considerar a los ciudadanos, entes de vigilancia, control y/o certificación. 

  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

  

Transmisión de datos: la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. 


  

Artículo 5°. Finalidad del tratamiento de datos personales. El Ministerio de Transporte realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades: 

  

a) Permitir el desarrollo de los objetivos y funciones del Ministerio de Transporte en los términos de los artículos 1° y 2° del Decreto 087 de 2011 o las normas que lo modifiquen, subroguen o deroguen. 

  

b) Registrar la información de datos personales en las bases de datos del Ministerio, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el sector transporte. 

  

c) Analizar y procesar los datos únicamente con el fin de ejecutar las funciones asignadas por el Estado al Ministerio. 

  

d) Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. 

  

e) Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales. 

  

f) Enviar la información a entidades gubernamentales, entes de control internos y externos o judiciales por solicitud expresa de las mismas. 

  

g) Adelantar el cobro coactivo de las sanciones impuestas por la Entidad. 

  

h) Compartir la información en el marco de acuerdos de cooperación con entidades nacionales y/o internacionales para el desarrollo de los objetivos y funciones del Ministerio de Transporte. 

  

i) Transferir los datos a un nuevo responsable en caso de ser necesario. 

  

j) Transmitir temporalmente los datos a un encargado, con el objetivo de desarrollar los objetivos y funciones del Ministerio de Transporte. 

  

k) Conservar evidencia de eventos de capacitación o sensibilización, audiencias de adjudicación de contratos o reuniones internas o externas. 

  

l) Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios del Ministerio de Transporte a través de los diferentes canales. 

  

m) Enviar comunicaciones y notificaciones de actos administrativos emitidos por las Direcciones territoriales y demás áreas misionales y de apoyo de la Entidad. 

  

n) Prestar servicios de información a través de los canales de atención de la Entidad. 

  

o) Recolección de datos biométricos, grabaciones o imágenes, capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación al ingreso de las instalaciones del Ministerio de Transporte, para garantizar la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo, así como la seguridad de las personas y bienes materiales que se encuentren en las instalaciones de la entidad. 

  

p) Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los usuarios de los servicios del Ministerio de Transporte, a través de encuestas, estadísticas y análisis de tendencias, relacionados con los servicios. 

  

q) Para todos los fines relacionados con los procesos contractuales. 

  

r) Mantener un archivo digital que permita consultar la información correspondiente a cada contrato para la expedición de certificaciones contractuales solicitadas por los mismos contratistas o entes de control. 

  

s) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley, en el marco de las funciones que le son atribuibles al Ministerio de Transporte. 

  

t) Comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la Entidad en los medios y formas que se consideren convenientes orientados al manejo de la información personal de contratistas. 

  

Parágrafo 1°. La información de funcionarios y contratistas será gestionada única y exclusivamente para términos de funcionamiento de la entidad y la gestión administrativa correspondiente (historias clínicas, incapacidades, control de acceso entre otros). 

  

Parágrafo 2°. Las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del Titular, bajo los lineamientos de las Políticas de Seguridad de la Información del Ministerio de Transporte, en todos los casos los datos personales podrán ser tratados con la finalidad de adelantar los procesos de control y auditorías internas y externas y evaluaciones que realicen los organismos de control. 


  

Artículo 6°. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales. el Ministerio de Transporte, es el responsable del tratamiento de datos personales quien hará uso de estos exclusivamente en desarrollo de su objeto, funciones legales y para la finalidad por la que fueron obtenidos. La entidad está identificada con los siguientes datos: 

  

 


  

Artículo 7°. Deberes del responsable del tratamiento de datos. El Ministerio de Transporte como responsable del tratamiento de los datos, debe cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias, entre otros, los siguientes: 

  

a) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

  

b) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

  

c) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

  

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

  

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

  

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

  

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 

  

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. 

  

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

  

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. 

  

k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

  

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

  

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

  

Parágrafo. El Ministerio de Transporte como responsable del tratamiento de los datos, informará los titulares, a través de los diferentes canales de atención, por medio de un aviso de privacidad sobre la existencia y la forma de acceder a la política de tratamiento de datos personales vigente en la entidad. 


  

Artículo 8°. Deberes de los encargados del tratamiento de datos. El Ministerio de Transporte, en el ejercicio de sus funciones, podrá requerir de terceros o encargados del tratamiento de datos, quienes deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente resolución y en otras que rijan su actividad: 

  

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

  

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

  

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente resolución. 

  

d) Actualizar la información reportada por el Ministerio de Transporte dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

  

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente resolución. 

  

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. 

  

g) Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente resolución. 

  

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 

  

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

  

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

  

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 

  

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 


  

Artículo 9°. Derechos de los titulares de los datos. En virtud de lo previsto en La Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: 

  

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Ministerio de Transporte o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

  

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Ministerio de Transporte salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley. 

  

c) Ser informado por el Ministerio de Transporte o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 

  

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

  

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 

  

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

  

g) Abstenerse de diligenciar cualquier instrumento de recolección de datos personales que no cumpla con el marco legal sobre datos personales. 


  

Artículo 10. Personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de los titulares. Los derechos establecidos en el artículo 9° de la presente resolución, pueden ser ejercidos por las siguientes personas: 

  

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que el Ministerio de Transporte ponga a disposición. 

  

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 

  

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

  

d) Por estimulación a favor de otro o para otro. 

  

e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 


  

Artículo 11. Deber de informar al Titular. Al momento de solicitar al Titular la autorización para tratamiento de sus datos personales el Ministerio de Transporte deberá informar de manera clara y expresa: 

  

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. 

  

b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. 

  

c) Los derechos que le asisten como Titular de conformidad con la Ley 1581 del 2012. 

  

d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Ministerio como responsable del tratamiento. 


  

Artículo 12. Autorización del Titular de los datos. En el tratamiento de datos se requiere autorización previa e informada del Titular el cual será obtenida por cualquier medio que pueda realizarse una consulta anterior, excepto en los siguientes casos previstos en la Ley 1581 del 2012: 

  

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

  

b) Datos de naturaleza pública. 

  

c) Casos de urgencia médica o sanitaria. 

  

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 


  

Artículo 13. Suministro de información. La información solicitada será suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. 


  

Artículo 14. De la transmisión, transferencia a interoperabilidad de datos personales. El Ministerio de Transporte, en el desarrollo de sus objetivos y funciones legales únicamente transmitirá a los operadores de distintos programas e iniciativas los datos personales que recolecte y tenga bajo su custodia a través de un contrato de transmisión de datos de conformidad con el 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, o la norma que lo modifique, subrogue o derogue. 

  

De igual forma solo realizará las transferencias de información a los entes de control o aquellos estipulados en la ley o cualquiera que indique un mandato judicial, aportando a la transformación digital del Estado. 

  

Parágrafo. Se podrá realizar intercambio de información en el marco de la interoperabilidad con otras entidades, previa suscripción de un documento tipo acuerdo entre las partes que lo formalice. 


  

Artículo 15. Dependencias responsables de gestionar solicitudes. El Grupo Relación Estado Ciudadano o quien haga sus veces, será el responsable de la recepción, radicación y reparto de las peticiones, consultas y reclamos del Titular de la información para que pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y/o revocar la autorización conferida al Ministerio para el tratamiento de estos. 

  

Por su parte, el Grupo Relación Estado-Ciudadano como Grupo líder de la protección de datos personales del Ministerio, es responsable de realizar el monitoreo periódico a la atención y respuesta que efectúen los encargados de tratamiento a los requerimientos de dicha naturaleza, con el apoyo del Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Oficina Asesora Jurídica en la gestión de los requerimientos que así lo requieran. 


  

Artículo 16. Derechos de niñas, niños y adolescentes. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 

  

a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 

  

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

  

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 


  

Artículo 17. tratamiento de datos sensibles. De conformidad con la Ley 1581 del 2012, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 

  

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

  

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los represen- tantes legales deberán otorgar su autorización. 

  

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. 

  

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

  

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 


  

Artículo 18. Procedimiento para la consulta de datos personales. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales podrán consultar los datos personales del Titular que repose en cualquier base de datos y/o archivo en poder del Ministerio de Transporte, el cual deberá suministrar al solicitante toda la información que repose en sus bases de datos y/o archivos y que esté vinculada con la identificación del Titular, previa verificación de su identidad, para lo cual el solicitante deberá suministrar la documentación requerida que acredite su calidad. 

  

Para la gestión de la consulta de datos personales se tendrán en cuenta los siguientes términos y canales de comunicación: 

  

a) Términos para consulta: 

  

La consulta de datos personales será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de dicha solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el gobierno nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. 

  

b) Canales disponibles para consulta: 

  

Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales podrán radicar consultas relacionadas con datos personales a través de los siguientes canales dispuestos por el Ministerio de Transporte: 

  

 


  

Artículo 19. Procedimiento para reclamo sobre tratamiento de datos personales. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

  

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Ministerio de Transporte o al encargado del tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

  

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

  

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

  

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 


  

Artículo 20. Canales disponibles para los reclamos. Las personas legitimadas para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales podrán radicar reclamos para solicitar corrección, supresión de datos personales o incumplimientos relacionados con la Ley 1581 de 2012, podrán realizarse a través de los canales definidos en el literal b) del numeral 10 de esta política. 


  

Artículo 21. Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos. De conformidad con el artículo 2.2.2.25.2.6. del Decreto 1074 de 2015, los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo a lo establecido en estas políticas respecto a los reclamos. 

  

Está solicitud no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

  

Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales de conformidad con el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012. 


  

Artículo 21. Instrumentos complementarios para la política. Son instrumentos complementarios de la presente política los manuales, guías, procedimientos, instructivos, formatos, avisos entre otros documentos aprobados y/o divulgados por el Sistema Integrado de Gestión o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño que sean necesarios para una implementación y mantenimiento adecuados de los lineamientos y normativas vigentes relacionadas con la protección de datos personales. 


  

Artículo 22. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. 

  

  

Publíquese y cúmplase. 

  

El Ministro de Transporte, 

  

  

William Fernando Camargo Triana.