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DECRETO882022202201 script var date = new Date(24/01/2022); document.write(date.getDate()); script falsefalseAño CLVII No. 51.927 Edición de 32 páginas • Bogotá, D. C., lunes, 24 de enero de 2022. Página 15MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONESPor el cual se adiciona el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los artículos 3, 5 Y 6 de la Ley 2052 de 2020, estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en líneaVigentefalsefalseTecnologías de la Información y de las ComunicacionesfalsefalseDECRETO REGLAMENTARIOfalse24/01/202224/01/202224/01/2022519271515

Año CLVII No. 51.927 Edición de 32 páginas • Bogotá, D. C., lunes, 24 de enero de 2022. Página 15

DECRETO 88 DE 2022

(enero 24)

Por el cual se adiciona el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los artículos 3, 5 Y 6 de la Ley 2052 de 2020, estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea

ESTADO DE VIGENCIA: Vigente [Mostrar]

Subtipo: DECRETO REGLAMENTARIO

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA 

  

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y los artículos 3, 5 y 6 de la Ley 2052 de 2020, 

  

CONSIDERANDO 

  

Que la Constitución Política en su artículo 2° establece entre los fines esenciales del Estado "(...) servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución (...)" 

  

Que la Ley 962 de 2005, "por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos", consagra como uno de sus, principios rectores el fortalecimiento tecnológico, según el cual corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, hoy Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, incentivar el uso de medios tecnológicos integrados que permitan articular la actuación de la administración para disminuir los tiempos y costos de la realización de los trámites por parte de los administrados. 

  

Que según el Decreto Ley 19 de 2012, "por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", las autoridades tienen la responsabilidad de garantizar la celeridad en las actuaciones administrativas y para ello deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible. 

  

Que el Decreto Ley 19 de 2012 le asignó al Departamento Administrativo de la Función Pública, con el apoyo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la formulación de la política pública de racionalización de trámites, que deberá atender, por lo menos, a los siguientes principios: 

  

“(...) 1. Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales. 

2. Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos. 

3. Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. 

  

Que conforme al principio de "masificación del gobierno en línea", hoy Gobierno Digital, consagrado en el numeral 8 del artículo 2 de la Ley 1341 de 2009, "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC,(...)", "(...) las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio. Y en la reglamentación correspondiente establecerá los plazos, términos y prescripciones, no solamente para la instalación de las infraestructuras indicadas y necesarias, sino también para mantener actualizadas y con la información completa los medios y los instrumentos tecnológicos. (...)" 

  

Que en virtud del numeral 2 del artículo 17 de la Ley 1341 de 2009, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tiene entre sus objetivos "(...) 2. Promover el uso y apropiación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones entre los ciudadanos, las empresas, el Gobierno y demás instancias nacionales, como soporte del desarrollo social, económico y político de la Nación" 

  

Que de acuerdo con el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto 1 078 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones", la Política de Gobierno Digital será definida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las TIC. 

  

Que según el mismo artículo 2.2.9.1.2.1, los habilitadores transversales de la Política de Gobierno Digital, son los elementos fundamentales de Seguridad de la Información, Arquitectura y Servicios Ciudadanos Digitales, que permiten el desarrollo de los componentes y el logro de los propósitos de dicha Política. 

  

Que el artículo 147 de la Ley 1955 de 2019, "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 "pacto por Colombia, pacto por la equidad", señala la obligación de las entidades estatales del orden nacional de incorporar en sus respectivos planes de acción el componente de transformación digital, siguiendo los estándares que para este propósito defina el MinTIC. De acuerdo con el mismo precepto, los proyectos estratégicos de transformación digital se orientarán entre otros, por los principios de interoperabilidad, vinculación de las interacciones entre el ciudadano y el Estado a través del Portal Único del Estado colombiano, y empleo de políticas de seguridad y confianza digital. 

  

Que por disposición de los artículos 9, 10 Y 15 del Decreto Ley 2106 de 2019 "por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública", el Ministerio de Tecnologías de la información y las comunicaciones definirá los estándares para la prestación gratuita de los Servicios Ciudadanos Digitales base y administrará el Portal único del Estado Colombiano. Así mismo, se establece que el servicio ciudadano digital de interoperabilidad será prestado por la Agencia Nacional Digital. 

  

Que por disposición del artículo 3 de la Ley 2052 de 2020, "Por medio de la cual se establecen disposiciones transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trámites y se dictan otras disposiciones", (…) “EI Gobierno Nacional, definirá los siguientes conceptos: Automatización, Digitalización, Cadena de trámites, Estampilla electrónica, Formulario Único, Interoperabilidad, Racionalización de trámites, Registros públicos y Trámite", por lo cual surge la necesidad de establecer tales definiciones. 

  

Que por mandato del artículo 5 de la Ley 2052 de 2020 las autoridades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial, así como los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, deben automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que adelanten siguiendo los lineamientos y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones. 

  

Que según el artículo 6 de la Ley 2052 de 2020, los trámites que se creen a partir de la expedición de dicha ley deberán realizarse totalmente en línea, y, para los trámites existentes antes de la entrada en vigor de dicha ley y que no puedan realizarse totalmente en línea, se determinarán los plazos y condiciones por parte del Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones. 

  

Que para la determinación de los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea, se adoptan plazos y lineamientos diferenciados para las entidades territoriales que no cuenten con la infraestructura tecnológica o la conectividad requerida . 

  

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función “(...) formular orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos". 

  

Que el Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos (Art. 55), el archivo electrónico de documentos (Art. 56), el expediente electrónico (Art. 59 modificado por la ley 2080 de 2021, arto 11), la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades (Art. 61) Y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos (Art. 62), los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. 

  

Que por lo anterior, se requiere expedir los lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea. 

  

Que en cumplimiento de los artículos 3 y 8 la Ley 1437 de 2011, y de lo dispuesto por el artículo 2.1.2.1.14 del Decreto 1081 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República", este proyecto fue publicado en la sede electrónica del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 

  

En mérito de lo expuesto, 

  

DECRETA 

  


ARTÍCULO 1. Adiciónese el Título 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015 el cual quedará así: 

  

TÍTULO 20 

CONCEPTOS, LINEAMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES TÉCNICAS TRANSVERSALES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES Y SU REALIZACIÓN EN LÍNEA 

  

ARTÍCULO 2.2.20.1. Objeto. El presente título reglamenta las disposiciones antitrámites a que se refieren los artículos 3, 5 y 6 de la Ley 2052 de 2020, a través del establecimiento de conceptos, lineamientos, plazos, condiciones técnicas transversales para la digitalización y automatización de los trámites y su realización en línea con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.2. Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas. Para los efectos del presente título a ellos se les dará el nombre de autoridades. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.3. Definiciones generales. Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 

1. Automatización: Se refiere a la capacidad de un sistema para ejecutar una serie de tareas, de gestión interna de la autoridad, que soporta el trámite, las cuales originalmente son realizadas por seres humanos y pasan a ser ejecutadas de manera autónoma por una máquina o un sistema de información digital. 

2. Cadena de trámites: Conjunto de trámites a cargo de diferentes autoridades, relacionados entre sí, a partir de los requisitos, o que son establecidos como requisito, para obtener el producto de un trámite creado o autorizado por la ley. 

3. Digitalización: Se refiere al uso de medios digitales con intervención humana para el desarrollo de tareas o procesos relacionados con la gestión interna de los trámites de las autoridades (registro, procesamiento, almacenamiento, consulta, acceso y disposición de datos). 

4. Desmaterialización: Es la disposición en formato digital o electrónico, de documentos físicos producto de un trámite, o de certificados, constancias, paz y salvos o carnés, que se emiten respecto de cualquier situación de hecho o de derecho de un particular, los cuales deben cumplir con el Principio de Equivalencia Funcional, previsto en la Ley 527 de 1999. 

5.Estampilla electrónica: Es un documento que se emite, paga, adhiere o anula de forma electrónica, y es como extremo impositivo un gravamen que se causa a cargo de una persona por la prestación de un servicio, con arreglo a lo previsto en la ley y en las reglas territoriales sobre sujetos activos y pasivos, hechos generadores, bases gravables, tarifas, exenciones y destino de su recaudo, las cuales también sirven como medio de comprobación, pues es el documento idóneo para acreditar el pago del servicio recibido o del impuesto causado, al igual que el cumplimiento de una prestación de hacer en materia de impuestos. 

6.Estandarización de trámites: Es el proceso que desarrollan las autoridades responsables de reglamentar o emitir lineamientos sobre trámites modelo, para definir los documentos, requisitos, condiciones, validaciones, formularios únicos y cualquier tipo de requerimiento necesario para acceder al trámite, los cuales deberán ser de obligatoria observancia por parte de las entidades responsables de su implementación, sin que exista la posibilidad de incluir pasos o requisitos adicionales a los establecidos por la autoridad responsable de la reglamentación o del lineamiento. 

7. Formulario único: Es una herramienta para estandarizar trámites modelo y reportes, en formato físico y/o digital, el cual tiene un diseño estructurado único, consta de campos que se deben diligenciar cuyo objetivo es recolectar datos para iniciar y/o ejecutar diferentes procesos por parte de una o más autoridades. 

8.Interoperabilidad: Es la capacidad de las organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la entrega de servicios digitales a ciudadanos, empresas y a otras entidades. 

9. Otro procedimiento administrativo (OPA): Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional, que determina una autoridad o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso gratuito, de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, a los beneficios derivados de programas o estrategias, cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad. 

10. Racionalización de trámites: Es la implementación de acciones normativas, administrativas y tecnológicas orientadas a simplificar, estandarizar, eliminar u optimizar los trámites existentes, reduciendo costos de transacción entre los particulares y el Estado. 

11. Registro Público: Es el acto a través del cual una persona natural o jurídica en virtud de una obligación legal, inscribe, anota o certifica de manera presencial o virtual; hechos, actos o situaciones jurídicas ante una autoridad, la cual, produce efectos jurídicos respecto a sus derechos u obligaciones. El registro debe relacionarse con un proceso misional de la entidad y consolidarse en un sistema de información digital o una base de datos, atendiendo las disposiciones del derecho fundamental a la protección de datos personales y al acceso a la información pública. El registro deberá permitir la expedición de una constancia con la información allí contenida por medios digitales. 

12. Reporte: Es la obligación creada o facultada por la ley para presentar datos, información o documentos por parte de un particular, entidad pública o particular que cumple función pública, ante las autoridades, para efecto de consolidación, análisis estadístico, monitoreo, seguimiento, evaluación, inspección, vigilancia o control por parte de la autoridad receptora de la información. 

13. Trámite: Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones, regulados por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que cumple funciones públicas o administrativas, para hacer efectivo un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. 

14. Trámite Modelo: Es un trámite cuya estandarización está a cargo de una autoridad administrativa del orden nacional el cual debe ser implementado por diferentes autoridades administrativas, de conformidad con los lineamientos establecidos en la definición de estandarización de trámites del presente decreto. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.4Lineamientos para digitalización y automatización de trámites (Anexo 1). Las autoridades deberán adoptar y aplicar la guía de digitalización y automatización de trámites contenida en el anexo 1 del presente Decreto con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas por medios digitales, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad. 

Parágrafo 1. Los lineamientos para la digitalización y automatización de trámites contenidos en el anexo 1 serán actualizados y publicados en la sede electrónica del MinTIC cuando así lo determine este a través de las sucesivas versiones de cada uno de dichos documentos y previo informe del equipo técnico de la Dirección de Gobierno Digital y del Departamento Administrativo de la Función Pública. 

Parágrafo 2. Para garantizar la igualdad en el acceso a la administración, las autoridades deberán asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos en sus sedes físicas, además de contar con personal que apoye y guíe en el trámite digital al ciudadano que así lo requiera. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.5. Integración de los lineamientos de digitalización y automatización de trámites con las políticas de gobierno digital y de racionalización de trámites. Los lineamientos expedidos en el presente decreto y en el anexo 1 de esta misma norma, para la digitalización y automatización de los trámites, se deberán implementar por las autoridades de manera articulada con la Política de Gobierno Digital regulada en el título 9, parte 2, libro 2, del presente Decreto, y, entre otros, con los lineamientos y estándares señalados en el marco de arquitectura, en el modelo de seguridad y privacidad, en el modelo de servicios ciudadanos digitales, los referidos a las sedes electrónicas, expedidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como, los señalados en la política de racionalización de trámites y la guía metodológica para la racionalización de trámites expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.6. Condiciones generales para digitalizar y automatizar los trámites existentes antes de la entrada en vigor de la Ley 2052 de 2020. Los procesos de digitalización y automatización de trámites se sujetarán a las siguientes condiciones generales en función del grupo de entidades en la que se encuentre cada autoridad: 

1. Los plazos contarán a partir del día siguiente de la publicación en el diario oficial. 

2. Las autoridades tendrán hasta el 31 de enero de 2022, a fin de realizar las actividades de planeación requeridas para digitalizar y automatizar sus trámites. 

3. Las entidades territoriales podrán solicitar ampliación de los plazos o y modificación de los lineamientos de manera motivada. Para estas, los plazos aquí contenidos estarán sujetos a las condiciones de conectividad, infraestructura y tecnologías requeridas ya la disponibilidad de presupuesto. 

4. La digitalización y automatización en cada autoridad se llevará a cabo de manera gradual de la siguiente manera: 

4.1. Bloque de trámites 1: 30% de los trámites de la autoridad (de mayor prioridad). 

4.2. Bloque de trámites 2: 30% de los trámites de la autoridad (de prioridad intermedia). 

4.3. Bloque de trámites 3: 40% de los trámites de la autoridad (de menor prioridad). 

5. Para determinar los trámites de cada uno de los 3 bloques, cada autoridad deberá adelantar un ejercicio de priorización, de manera que el bloque 1 deberá incluir los trámites de mayor prioridad, el bloque 2 los trámites de prioridad intermedia y el bloque 3 los trámites de menor prioridad "El criterio para priorizar es el nivel de demanda del trámite en términos del número de solicitudes por año y mayor impacto en los ciudadanos (a mayor demanda e impacto mayor prioridad)" 

Parágrafo. En caso de que una entidad cuente con trámites que generen un alto impacto presupuestal y una consecuencia económica y social importante, podrán utilizar estos criterios como un parámetro de priorización adicional. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.7. Plazos para digitalizar y automatizar los trámites existentes antes de la entrada en vigor de la Ley2052 de 2020. Las autoridades deberán implementar las actividades establecidas en el presente Decreto dentro de los siguientes plazos: 

  

1. Plazos para digitalizar trámites por parte de autoridades nacionales 

  

Grupo de entidades (según su naturaleza jurídica) 

Bloque 1: 30% de trámites 

Bloque 1+2: 60% de trámites 

Bloque 1+2:+3: 100% de trámites 

Departamentos Administrativos, Ministerios, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, sociedades de Economía Mixta, Institutos Científicos y Tecnológicos 

14 meses (Hasta febrero/2023) 

26 meses (Hasta febrero/2024) 

39 mese (Hasta marzo/2025) 

Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias, Agencias Estatales de Naturaleza especial, Establecimientos Públicos, Empresas de Servicios Públicos 

15 meses (Hasta marzo/2023) 

27 meses (Hasta marzo/2024) 

41 meses (Hasta mayo/2025) 

Empresas Sociales del Estado, Entidades de Naturaleza Jurídica Especial, Otras Entidades de la Rama Ejecutiva 

22 meses (Hasta octubre/2023) 

39 meses (Hasta marzo/2025) 

57 meses (Hasta septiembre/2026) 

  

2. Plazos para automatizar trámites por parte de autoridades nacionales 

  

Grupo de entidades (según su naturaleza jurídica) 

Bloque 1: 30% de trámites 

Bloque 1+2: 60% de trámites 

Bloque 1+2:+3: 100% de trámites 

Departamentos Administrativos, Ministerios, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, Institutos Científicos y Tecnológicos 

22 meses (Hasta octubre/2023) 

39 meses (Hasta marzo/2025) 

57 meses (Hasta septiembre/2026) 

Unidades Administrativas Especiales, Superintendencias, Agencias Estatales de Naturaleza especial, Establecimientos Públicos, Empresas de Servicios Públicos. 

23 meses (Hasta noviembre/2023) 

40 meses (Hasta abril/2025) 

58 meses (Hasta octubre/2026) 

Empresas Sociales del Estado, Entidades de Naturaleza Jurídica Especial, Otras Entidades de la Rama Ejecutiva 

37 meses (Hasta enero/2025) 

62 meses (Hasta febrero/2027) 

85 meses (Hasta octubre/2029) 

  

3. Plazos para digitalizar trámites por parte de autoridades territoriales 

  

Grupo de entidades (según su naturaleza jurídica) 

Bloque 1: 30% de trámites 

Bloque 1+2: 60% de trámites 

Bloque 1+2:+3: 100% de trámites 

Alcaldía-Avanzado, Gobernaciones, Unidades Administrativas Especiales, Distrito Capital 

77 meses (Hasta mayo/2028) 

115 meses (Hasta julio/2031) 

147 meses (Hasta marzo/2034) 

Alcaldía- Básico, Alcaldía-Intermedio, Establecimientos Públicos- Avanzado, Empresas Industriales y Comerciales-Avanzado, Empresas Sociales del Estado-Avanzado, Sociedades de Economía Mixta -Avanzado, Empresas de Servicios Públicos-Avanzado, Instituciones Universitarias, Áreas Metropolitanas 

51 meses (Hasta marzo/2026 

81 meses (Hasta septiembre/2028) 

108 meses (Hasta diciembre/2030) 

Empresas Sociales del Estado-Básico, Establecimientos Públicos-Básico, Empresas de Servicios Públicos-Básico, Empresas Sociales del Estado-Intermedio, Establecimientos Públicos-Intermedio, Empresas de Servicios Públicos-Intermedio, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Otras Entidades Descentralizadas 

26 meses (Hasta febrero/2024) 

44 meses (Hasta agosto/2025) 

63 meses (Hasta marzo/2027) 

  

4. Plazos para automatizar trámites por autoridades territoriales 

  

Grupo de entidades (según su naturaleza jurídica) 

Bloque 1: 30% de trámites 

Bloque 1+2: 60% de trámites 

Bloque 1+2:+3: 100% de trámites 

Alcaldía-Avanzado, Gobernaciones, Unidades Administrativas Especiales, Distrito Capital 

104 meses (Hasta agosto/2030) 

147 meses (Hasta marzo/2034) 

184 meses (Hasta abril/2037) 

Alcaldía-Básico, Alcaldía-Intermedio, 

Establecimientos Públicos-Avanzado, Empresas Industriales y Comerciales-Avanzado, Empresas Sociales del Estado-Avanzado, Sociedades de Economía Mixta-Avanzado, Empresas de Servicios Públicos-Avanzado, Instituciones Universitarias, Áreas Metropolitanas 

71 meses (Hasta noviembre/2027 

107 meses (Hasta noviembre/2030) 

138 meses (Hasta junio/2033) 

Empresas Sociales del Estado-Básico, Establecimientos Públicos-Básico, Empresas de Servicios Públicos-Básico, Empresas Sociales del Estado-Intermedio, Establecimientos Públicos-Intermedio, Empresas de Servicios Públicos-Intermedio, Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Otras Entidades Descentralizadas 

42 meses (Hasta junio/2025) 

68 meses (Hasta agosto/2027) 

93 meses (Hasta septiembre/2029) 

  

Parágrafo 1. Sin perjuicio del cumplimiento de los plazos establecidos en normas especiales, los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, deberán digitalizar y automatizar sus trámites en un término que no supere el plazo máximo señalado para las entidades territoriales. Dichos trámites deberán estar registrados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT). 

Parágrafo 2. Los plazos para la implementación de la estampilla electrónica serán los establecidos en el artículo 13 de la Ley 2052 de 2020. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.8. Trámites que no puedan digitalizarse o automatizarse en su totalidad. Aquellos trámites que por su naturaleza no puedan digitalizarse o automatizarse totalmente, se entenderá que cumplen con la obligación del artículo 5 de la Ley 2052 de 2020 cuando se encuentren digitalizados y automatizados todos los pasos que sean susceptibles de ello. Corresponderá a cada autoridad reportar dicha cuestión. 

Las autoridades podrán transformar o migrar el resultado o los requisitos de trámites de otras entidades a través del servicio ciudadano de interoperabilidad, cuando la naturaleza del mismo lo permita. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.9. Trámites nuevos. Cuando las autoridades pretendan crear nuevos trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el marco del proceso de aprobación de trámites creados o autorizados por la ley, solicitará a la autoridad responsable del trámite garantizar el cumplimiento del artículo 6 de la Ley 2052 de 2020 para el momento de la implementación de este. 

Parágrafo. Aquellos trámites que por su naturaleza no puedan hacerse totalmente en línea, se entenderá que cumplen con la obligación establecida en el artículo 6 de la Ley 2052 de 2020, cuando se encuentren en línea todos los pasos a realizar por los ciudadanos que sean susceptibles de ello al momento de su implementación. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.10. Gestión documental, seguridad y privacidad en el proceso de digitalización y automatización de trámites. Las autoridades deberán disponer de un Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos (SGDEA) asegurando que todo documento electrónico generado en el proceso de digitalización y automatización cuente con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad, y, a su vez que haga parte del expediente electrónico. Las autoridades deberán contar con la capacidad necesaria para almacenar y procesar los datos digitalizados y/o automatizados. 

La emisión, recepción y gestión de comunicaciones, que se dé en el proceso de digitalización y automatización del trámite, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo electrónico o digital de la entidad. 

Las autoridades deben generar estrategias de preservación digital que garanticen la disponibilidad y acceso a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, conforme a los instrumentos, principios y procesos archivísticos fijados por el Archivo General de la Nación. 

Parágrafo 1. En todo el proceso de digitalización y automatización se deberá garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad digital emitidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 

Parágrafo 2. En todo el proceso de digitalización y automatización se deberá garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollan, modifican o adicionan, y de la Ley 1712 de 2014 y las normas que la desarrollan, modifican o adicionan. 

Parágrafo 3. Trámites en carpeta ciudadana digital. Las autoridades deberán crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos que permitan la vinculación de los trámites con el servicio de carpeta ciudadana digital en los términos establecidos en el artículo 12 de la Ley 2052 de 2020. Así mismo, deberán propender para que los ciudadanos puedan acceder a estos a través del servicio de carpeta ciudadana digital. 

Parágrafo 4. En los casos en que los sujetos obligados realicen recolección, procesamiento o tratamiento de datos personales, deberán adoptar medidas de responsabilidad demostrada para garantizar el debido tratamiento de dicha información, dichas medidas deben ser apropiadas, efectivas, útiles, eficientes y demostrables. 

  

ARTÍCULO 2.2.20.11. Recursos. Las autoridades atenderán con cargo a su presupuesto los gastos por infraestructura, integración y operación que demande el proceso de digitalización y automatización de los trámites, respetando el Marco de Gasto de Mediano Plazo. 

  


ARTÍCULO 2. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, y adiciona el Título 20 a la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015. 

  

PÚBLIQUESE y CÚMPLASE 

Dada en Bogotá D.C. a los 24 días de enero de 2022 

  

IVAN DUQUE MARQUEZ 

  

El Ministro de Hacienda y Crédito Público 

JOSÉ MANUEL RESTRPO ABONDANO 

  

La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS 

  

La Ministra de Cultura 

ANGELICA MARÍA MAYOLO OBREGÓN 

  

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública 

NERIO JOSÉ ALVIS BARRANCO