LA DIRECTORA (E) DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS – USPEC 

En uso de las facultades legales y en especial las establecidas en el artículo 12 del Decreto No. 4150 de 2011 y 

CONSIDERANDO 

Que, en virtud de los principios de coordinación y colaboración establecidos en los artículos 113 de la Constitución Política de Colombia y 6 de la Ley 489 de 1998, las autoridades administrativas deben coordinar y garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones para lo cual prestarán su colaboración a las demás entidades administrativas del Estado con el objeto de facilitar la realización de sus fines. 

Que, el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, define la gestión fiscal como el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, realizadas por servidores públicos y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a su adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Que los artículos 6 y 7 de la ley 610 de 2000, señalan, como daño patrimonial al Estado, el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses económicos del Estado. 

Que, el artículo 4 del Decreto No. 4150 de 3 de noviembre de 2011, señala que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, tiene como objeto gestionar y operar el suministro de bienes y la prestación de los servicios, la infraestructura y brindar el apoyo logístico y administrativo requeridos para el adecuado funcionamiento de los servicios penitenciarios y carcelarios a cargo del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC. 

Que, mediante oficio No. 20185500003892 de 02 de febrero de 2018 y radicado el mismo día en la Contaduría General de la Nación, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, solicita sea revisado el concepto emitido por la Contaduría General de la Nación con No 20132000018061 de 29 de mayo de 2013, teniendo en cuenta la nueva parametrización contable. 

Que, con oficio y radicado bajo el No. 20182000032481 de 21 de junio de 2018 emanado de la Contaduría General de la Nación, da respuesta a la anterior consulta indicando que: 

"(.) Se debe tener en cuenta que siendo el objeto de la USPEC el gestionar y operar el suministro de bienes y la prestación de los servicios, la infraestructura y brindar el apoyo logístico y administrativo requeridos para el funcionamiento de los servicios a cargo del INPEC, dicha entidad deberá reconocer las erogaciones correspondientes en la medida en que se configuren como gastos de operación. Sin embargo, atendiendo a la característica de representación fiel de la información, tal como se establece en el Marco Conceptual, los gastos correspondientes deberán reflejarse de acuerdo a su naturaleza en los estados financieros del INPEC, ya que es esta entidad la que tiene a su cargo la prestación de servicios carcelarios y penitenciarios, independientemente que el pago de los bienes y servicios respectivos los realice la USPEC, de manera similar a lo planteado en el concepto emitido durante el año 2013, del cual se hace referencia en los antecedentes." (.) "De acuerdo a lo anterior, en la causación de los gastos por parte de la USPEC, se deberá afectar con un debito a las subcuentas que correspondan a la cuenta 5111 - GASTOS GENERALES, dependiendo de la naturaleza correspondiente, esto es, alimentación, servicios de salud, entre otros; y un registro crédito en la cuenta del pasivo correspondiente. 

Simultáneamente, con el objetivo de registrar la esencia económica de la transacción, deberá reconocer un crédito a las subcuentas previamente afectadas, de la cuenta 5111 - GASTOS GENERALES, contra un debito en la subcuenta 542307 

- Bienes entregados sin contraprestación, para el caso de bienes adquiridos para el INPEC, o la subcuenta 542390 - Otras Transferencias, para el caso de servicios, de la cuenta 5423 - OTRAS TRANSFERENCIAS." "Por su parte, en atención a lo Planteado en el primer párrafo de las conclusiones, el INPEC deberá reconocer los bienes recibidos, como un ingreso sin contraprestación, mediante un crédito a la subcuenta 442807 - Bienes recibidos, sin contraprestación, de la cuenta 4428 

- OTRAS TRANSFERENCIAS, contra un debito en las cuentas de inventarios; Propiedades, planta y equipo; o gasto, en la medida en que se configuren las definiciones correspondientes para cada una de dichas partidas. Para el caso de los servicios adquiridos, el INPEC deberá reconocer un ingreso mediante un crédito en la subcuenta 442890 - Otras transferencias, de la cuenta 4428 - OTRAS TRANSFERENCIAS, contra un debito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 5111 - GASTOS GENERALES. (.)" 

Que, el día 26 de julio de 2018 la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC participó en la mesa de trabajo celebrada con la Contaduría General de la Nación y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, donde se analizó y discutió el concepto mencionado en el párrafo anterior, concluyendo la viabilidad del mismo. 

Que, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios- USPEC mediante oficio No. 20195500009982 de fecha 05 de marzo de 2019 solicitó a la Contaduría General de la Nación, en virtud del concepto 20182000032481 de fecha 21 de junio de 2018, concepto frente a los siguientes interrogantes: 1. Que registro contable debe efectuar la USPEC en 2019 por la elaboración de obligaciones en 2019 del pago de facturas o cuentas de cobro de bienes y prestación de servicios recibidos en el 2018, que no quedaron registradas en la contabilidad en 2018 mediante la elaboración de comprobantes manuales. De igual manera qué registro contable debe efectuar el INPEC. 2. Qué registro contable debe efectuar la USPEC en 2019 dado que la trasferencia de los bienes y servicios se realizó al INPEC en el 2018 pero el acto administrativo que formaliza dicha transferencia es del año 2019. De igual manera qué registro contable debe efectuar el INPEC. 

Que, la Contaduría General de la Nación, mediante con oficio No. 20192000010601 de fecha 19 de marzo de 2019 emanado dio respuesta a la anterior consulta indicando que: 

"(.) Interrogantes 1 y 2 : Reconocimiento por parte de la USPEC de obligaciones por la adquisición de bienes y la respectiva transferencia al INPEC, y registro en el INPEC de la recepción de dichos bienes y servicios, cuyos registros se omitieron en el año 2018 y cuyo acto administrativo se formalizó en el año 2019." (.) "En concordancia con lo expuesto en las consideraciones, el reconocimiento de los hechos económicos debió efectuarse en el momento en que sucedieron los hechos en cumplimiento del principio de contabilidad de devengo, y las normas para el reconocimiento, Medición, Revelación, y Presentación de los Hechos Económicos de las entidades de Gobierno." (.) "En consecuencia, ante la omisión en el año 2018 del reconocimiento de los hechos planteados en la consulta, las entidades deben aplicar la norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, de tal manera, que se cumpla con las características de relevancia y representación fiel." (.) "Por tanto en la USPEC, tanto para el reconocimiento de la obligación con los proveedores como en la transferencia de los bienes y servicios al INPEC, deberá afectar debitando o acreditando la subcuenta respectiva de la cuenta 3109-RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES, según corresponda al hecho económico. "(.) "Así mismo, en el INPEC el reconocimiento de los bienes debió efectuarse en el momento en que la entidad obtuvo el control sobre los mismos, y se hizo beneficiario de los servicios recibidos, esto es en el año 2018. Por tanto ante la omisión, en el año 2019 le corresponde reconocer este hecho mediante un debito en las cuentas de inventarios; Propiedades, planta y equipo; o gasto según corresponda a la naturaleza de los hechos, con crédito a la subcuenta respectiva de la cuenta 3109-RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES." (.) "Para efectos de presentación, para aquellos hechos objeto de corrección catalogados como materiales, la entidad deberá re expresar de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error, en los términos establecidos en el numeral 4 del capítulo VI- Normas para la presentación de estados financiero y revelaciones. Para aquellos errores clasificados como no materiales, no se requerirá su re expresión retroactiva, sin perjuicio de realizar las revelaciones correspondientes (.)" 

Que, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, debe proceder conforme a los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación, en el referido concepto, respecto de los bienes y servicios que contrata para la eficiente prestación de los servicios penitenciarios y carcelarios a cargo del INPEC, en cumplimiento de su objeto legal. 

Que, según la solicitud de necesidades realizada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, de conformidad con la función contenida en el numeral 16 del artículo 2º del Decreto No. 4151 de 2011, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, suscribió Contrato No. 252 de 2015, por concepto de Mantenimiento, mejoramiento y conservación de la infraestructura física general en Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios a nivel Nacional. 

Que, conforme al concepto mencionado de la Contaduría General de la Nación, se hace necesario transferir el reconocimiento y la contabilización al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC con NIT. 800.215.546-5, el gasto de las erogaciones efectuadas con recursos asignados a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, por concepto de mantenimiento, mejoramiento y conservación de la infraestructura física general en Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios a nivel Nacional, correspondiente a la prestación del servicio del período del 22 de diciembre 2016 al 14 de marzo de 2017 y que fueron registradas contablemente en el mes de marzo de 2019, por un valor total de $38.349.865.00. 

Que, una vez efectuada la transferencia de gastos de mantenimiento en los establecimientos penitenciarios y carcelarios, contratados por la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, a través de la Subdirección Financiera - Grupo de Contabilidad, debe debitar la subcuenta No. 310902002 Corrección de errores y acreditar la subcuenta No. 310901002 Corrección de errores de un periodo contable anterior. 

En virtud de lo anterior; 

RESUELVE: 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE 

Dada en Bogotá, D.C. a los 30 días del mes de abril de 2020. 

Directora General (E) 

Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC 

LISSETTE CECILIA CERVANTES MARTELO