Bogotá, D. C., 21 de septiembre de 2020
ASUNTO: LINEAMIENTOS DE CONTRATACIÓN PARA EL SECTOR DEFENSA
AL: COMANDANTE GENERAL FUERZAS MILITARES; COMANDANTE EJÉRCITO NACIONAL; COMANDANTE ARMADA NACIONAL; COMAN- DANTE FUERZAAÉREA COLOMBIANA; DIRECTOR GENERAL POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA; VICEMINISTRO PARA LA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN; VICEMINISTRO PARA LAS POLÍTICAS Y ASUNTOS IN- TERNACIONALES, VICEMINISTRO DEL GRUPO SOCIAL Y EMPRESA- RIAL DEL SECTOR DEFENSA; SECRETARIO GENERAL; SEGUNDO CO- MANDANTE Y JEFE DEL ESTADO MAYOR DEL EJÉRCITO NACIONAL; SEGUNDO COMANDANTE Y JEFE DE ESTADO MAYOR NAVAL ARMA- DA NACIONAL; SEGUNDO COMANDANTE Y JEFE DE ESTADO MAYOR AÉREO DE LA FUERZA AÉREA COLOMBIANA ; DIRECTOR ADMINIS- TRATIVO Y FINANCIERO DE LA POLICÍA NACIONAL; JEFE DE ESTADO MAYOR GENERADOR DE FUERZA EJÉRCITO NACIONAL; JEFE DE ES- TADO MAYOR DE APOYO A LA FUERZA DE LA ARMADA NACIONAL; COMANDANTE DEL COMANDO DE APOYO A LA FUERZA DE LA FUER- ZA AÉREA COLOMBIANA; DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIE- RO DEL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES; DIREC- TOR GENERAL DE SANIDAD MILITAR; DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL DEL MINISTERIO DE DEFEN- SA NACIONAL; DIRECTOR EJECUTIVO DE LA JUSTICIA PENAL MILI- TAR; DIRECTOR GENERAL MARÍTIMO; DIRECTOR DE LAAGENCIA DE COMPRAS DE LA FUERZA AÉREA COLOMBIANA (ACOFA); DIRECTOR DE LA ESCUELA SUPERIOR DE GUERRA; SECRETARIO EJECUTIVO DE LA COMISIÓN COLOMBIANA DEL OCÉANO; DIRECTOR DEL FONDO DE DEFENSA TÉCNICA ESPECIALIZADA DE LOS MIEMBROS DE LA FUERZA PÚBLICA; DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL; DIRECTOR DE FINANZAS MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL; DIRECTOR DE CONTRATACIÓN ESTATAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL; JEFE DE LA OFI- CINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL.
1.ASPECTOS GENERALES
1.1 Finalidad
Emitir lineamientos que promuevan prácticas de transparencia e integridad en materia de contratación con el fin de armonizar y articular las estrategias y políticas orientadas al cumplimiento de la misión y prioridades del Gobierno nacional y del Ministerio de Defensa Nacional con el ejercicio de planeación sectorial e institucional y la ejecución eficiente de los recursos.
1.2.Referencias
- Constitución Política de Colombia.
- Ley 80 de 1993 “Estatuto de Contratación de la Administración Pública” y sus modificaciones.
- Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la morali- dad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
- Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la or- ganización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
- Decreto número 2209 de 1998, por el cual se modifican parcialmente los Decre- tos números 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998, el cual modifica normas en relación con la contratación de personas naturales mediante contratos de presta- ción de servicio de apoyo a la gestión.
- Ley 1089 del 31 de agosto de 2006, por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios destinados a la Defensa y Seguridad Nacional.
- Decreto número 660 del 6 marzo de 2007, reglamentario de la Ley 1089 de 2006.
- Ley 1150 de 2007 que modifica parcialmente la Ley 80 de 1993.
- Directiva Permanente número 26 del 1° de agosto de 2011. “Lineamientos Minis- teriales para el cumplimiento y ejecución de la Política de Cooperación Indus- trial y Social Offset”.
- Resolución número 456 del 14 de diciembre de 2010, por medio de la cual se fijan políticas y se definen aspectos relevantes de la actuación preventiva integral que las dependencias competentes de la Procuraduría General de la Nación, realizan sobre la gestión contractual de las entidades públicas y de los particulares que ejercen funciones públicas o administran recursos del Estado.
- Ley 1474 del 12 de julio de 2011, por medio de la cual se dictan normas orienta- das a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
- Decreto número 4326 del 11 de noviembre de 2011, por medio del cual se regla- menta parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011 con la que se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
- Resolución de Delegación Ministerial en materia de Contratación Estatal vigente y las resoluciones que la modifiquen o adicionen.
- Decreto número 0019 del 10 de enero de 2012, por medio del cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites inne- cesarios existentes en la Administración Pública.
- Ley Estatutaria 1621 del 17 de abril de 2013, por medio del cual se expiden nor- mas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia o contrainteligencia cumplir con su misión Constitucional y Legal, y se dictan otras disposiciones.
- Decreto número 1082 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.
- Decreto-ley 092 del 23 de enero de 2017, por el cual se reglamenta la contrata- ción con entidades sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.
- Ley 1882 del 15 de enero de 2018, por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.
- Directiva Presidencial número 04 del 18 de mayo de 2018 “Políticas en Materia Arbitral”.
- Política para la Defensa y Seguridad Nacional.
- Ley 1955 del 25 de mayo de 2019, por el cual se expide el Plan Nacional de De- sarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”.
- Acto Legislativo número 04 del 18 de septiembre de 2019, por medio del cual se reforma el régimen de control fiscal.
- Decreto número 1009 del 14 de junio de 2020, por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto.
- Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Eje- cutoras.
- Guías y Circulares en materia de Contratación Estatal emitidas por Colombia Compra Eficiente.
La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Directiva Permanente número 15 del 10 de marzo de 2015 “Políticas de Contratación Sector Defensa”, la Resolución número 6346 del 14 de septiembre de 2012 “Manual de Buenas Prácticas de la Contratación Pública” y las demás disposiciones internas que le sean contrarias.
2.ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Directiva debe ser acatada por todos los servidores públicos (funcionarios y personal militar) del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras (Comando General de las Fuerzas Militares, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Dirección General de Sanidad Militar, Unidad de Gestión General, Dirección General Marítima y la Dirección del Centro de Rehabilitación Inclusiva “DCRI”) en desarrollo de los procesos de contratación y en lo que aplique a todas aquellas dependencias que sean objeto de delegación (actualmente la Comisión Colombiana del Océano (CCO), la Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar, la Dirección del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los miembros de la Fuerza Pública (FONDETEC), Dirección de Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana (ACOFA).
En relación con la Policía Nacional, el alcance de la presente Directiva será frente a los principios que rigen la actividad contractual y los lineamientos referentes a la contratación centralizada.
3.PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL MI- NISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y SUS UNIDADES EJECUTORAS
La actividad contractual como una manifestación de la función administrativa debe desarrollarse de manera armónica y coordinada con los conceptos de satisfacción del interés general, el cumplimiento de los fines estatales y los principios reguladores de la función administrativa y de la contratación estatal, los cuales deben ser observados por todos los servidores públicos de las unidades ejecutoras y todas aquellas dependencias que sean objeto de delegación en materia contractual por parte del Ministro de Defensa Nacional.
La actuación de cualquier servidor público que intervenga en un proceso de contratación y en particular de los competentes contractuales debe regirse especialmente por los principios de transparencia, legalidad, buena fe, selección objetiva, moralidad, responsabilidad, eficacia, economía, celeridad, eficiencia, imparcialidad y publicidad. De igual forma, el actuar del servidor público debe ser desarrollado con estricto apego a la normatividad vigente.
4.PROCESOS DE CONTRATACIÓN CENTRALIZADOS
Uno de los pilares esenciales para el adecuado cumplimiento de la misión institucional del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, ha sido la delegación de las competencias contractuales en cada una de las Fuerzas y varias dependencias que conforman la entidad, de manera que sea más eficiente el proceso de ejecución del presupuesto para la adquisición de los bienes y servicios. Sin perjuicio de lo anterior, es una política institucional del Ministerio de Defensa Nacional la centralización de procesos de contratación que por sus características permitan mejores condiciones de adquisición o que por su naturaleza se consideren, por parte de la alta dirección del Ministerio, de especial importancia o valor estratégico.
4.1.Plan anual de adquisiciones desagregado
Las unidades ejecutoras y dependencias delegatarias, sin perjuicio de lo establecido en el Decreto número 1082 de 2015 en sus artículos 2.2.1.1.1.4.1, 2.2.1.1.1.4.2., 2.2.1.1.1.4.3. y 2.2.1.1.1.4.4. Subsección 4, de la Sección 1, del Capítulo 1, del Título 1, de la Parte 2, del Libro 1 y demás normas relacionadas, remitirán al Viceministerio para la Estrategia y Planeación y a la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, la información desagregada del Plan Anual de Adquisiciones para cada vigencia fiscal, a más tardar el 15 de enero de cada vigencia. Para el efecto, la Dirección de Contratación Estatal emitirá los lineamientos de la información a remitir.
Dicha información será analizada por la Dirección de Contratación Estatal a efectos de presentar la propuesta de adquisiciones a centralizar al Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional para procesos de contratación centralizados.
4.2.Pautas para la centralización de procesos de contratación
Se podrán adelantar de manera centralizada los procesos de contratación que correspondan a uno o más de los siguientes criterios:
- Adquisición de elementos de uso común en las unidades ejecutoras o dependen- cias delegatarias, cuando su adquisición centralizada pueda promover economías de escala significativas.
- Adquisición de bienes o servicios a través de acuerdos o convenios con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional.
- Adquisición de bienes o servicios a un proveedor exclusivo, cuando su adquisi- ción centralizada pueda promover economías de escala significativas.
- Contrataciones que por su condición técnica, tengan impacto significativo en el desarrollo de las políticas de defensa y seguridad o se consideren de alto valor estratégico.
- Contratación de bienes y servicios comunes en las unidades ejecutoras o depen- dencias delegatarias que sean susceptibles de ser provistos por las empresas que conforman el Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa (GSED), cuando su adquisición centralizada pueda promover economías de escala significativas.
- Contrataciones que recaigan sobre proyectos de inteligencia y comunicaciones que implique interconectividad conjunta.
A más tardar la última semana de febrero de cada vigencia la Dirección de Contratación Estatal deberá convocar al Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional y presentar su propuesta de procesos de contratación a centralizar.
Serán convocados a dicho comité los delegados de las unidades ejecutoras o dependencias delegatarias para exponer la descripción general de su plan de adquisiciones y los procesos de contratación que, en criterio de cada una, podrían ser centralizados.
El comité de adquisiciones constatará que los procesos de contratación propuestos cumplan con los criterios de centralización de esta Directiva y generen eficiencia del gasto u optimización de los recursos, caso en el cual recomendará su aprobación y presentación ante el Viceministro para la Estrategia y la Planeación y el Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.
Hecha la recomendación, el Viceministro para la Estrategia y Planeación y el Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional aprobarán las adquisiciones centralizadas que adelantará la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Dirección de Contratación Estatal.
Las sesiones del comité de adquisiciones en las cuales se discuta y recomiende la centralización de adquisiciones será indelegable.
El mismo procedimiento de aprobación se adelantará cuando una unidad ejecutora o dependencia delegataria pretenda adelantar procesos de contratación en la Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana (ACOFA). En este caso la unidad ejecutora o dependencia delegataria sustentará, ante el Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional, el cumplimiento de lo establecido en el numeral décimo de esta Directiva.
El comité de adquisiciones podrá ser convocado en el transcurso de la vigencia de forma extraordinaria, si, de manera sobreviniente, el Segundo Comandante de alguna de las Fuerzas o jefe de una dependencia delegataria considera que un proceso de contratación a su cargo debe ser centralizado o adelantado por la Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana (ACOFA).
4.3.Responsabilidad de los estudios y documentos previos
De conformidad con los requisitos señalados en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública, sus normas reglamentarias y el Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras, para el inicio de los procesos de contratación centralizada el gerente de proyecto y comité estructurador designados deberán elaborar los estudios y documentos previos correspondientes1, documento que servirá de soporte para adelantar el proceso de contratación.
4.4.Aspectos a tener en cuenta en el desarrollo del proceso de contratación cen- tralizada
Surtida la aprobación de los procesos de contratación centralizados, la Dirección de Contratación Estatal los impulsará con estricto apego a la normatividad contractual vigente, la resolución de delegación en materia contractual y el Manual de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras.
Previo al inicio del proceso se deberán desarrollar las siguientes actividades:
- Nombramiento por parte de la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio del gerente(s) de proyecto y comités técnicos, jurídicos y económicos estructu- radores, evaluadores y supervisor(es) de todas las unidades involucradas en el proceso de contratación, previa postulación por parte del segundo comandante o quien haga sus veces de cada unidad ejecutora de conformidad con los perfiles indicados en esta Directiva.
- Recepción por parte de la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de los estudios y documentos previos de todas las unidades ejecutoras involucradas en el proceso, en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto número 1082 del 2015, dentro de estos deberá adjuntarse documento donde conste el conocimien- to y aprobación de (los) Comandante(s) de la Fuerza(s) a la que pertenece la(s) unidad(es) ejecutora(s) de la contratación que se adelantará.
5.LINEAMIENTOS REFERENTES A LOS GERENTES, COMITÉS ES- TRUCTURADORES, EVALUADORES Y SUPERVISORES DE LOS PRO- CESOS DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIO- NAL Y SUS UNIDADES EJECUTORAS.
El gerente de área funcional (cuando aplique), los gerentes de proyecto, los comités estructuradores y evaluadores serán designados mediante acto expedido por el competente contractual del respectivo proceso. Para los procesos adelantados de forma centralizada la designación se realizará a través de circular expedida por el Director(a) de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional de acuerdo a la postulación realizada por la respectiva unidad ejecutora. El incumplimiento de las funciones de los servidores públicos designados genera responsabilidad disciplinaria.
Cuando algún servidor público designado como gerente, estructurador, evaluador o supervisor se encuentre en disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por otro de la misma experiencia e idoneidad profesional. Para el caso de los procesos de contratación centralizados será responsabilidad de la Unidad Ejecutora reportar con la debida antelación a la Dirección de Contratación Estatal los cambios y reemplazos de este personal.
5.1.Procesos de contratación centralizados
Los servidores públicos que actúen en los procesos de contratación centralizados deben cumplir con los siguientes perfiles y experiencia:
5.1.1.Reglas aplicables a procesos de contratación centralizados
Cuando se trate de procesos de contratación centralizados en los que exista más de una unidad ejecutora involucrada en el proceso, el gerente de área funcional deberá pertenecer a la unidad ejecutora que mayor presupuesto tenga para la adquisición, siempre y cuando cuente con la experiencia exigida.
El listado de los postulados para gerentes, estructuradores, evaluadores y supervisores deberá ser remitido por el Segundo Comandante de Fuerza, Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional o jefe de la dependencia delegataria que participa en el proceso. La remisión del listado de postulados implica la responsabilidad de verificar que dichos servidores cumplen con los requisitos aquí establecidos.
Si la Unidad Ejecutora no cuenta con el personal con el perfil y experiencia aquí señalada, deberá sustentar y certificar tal situación en el oficio de postulación. La Dirección de Contratación podrá autorizar la postulación de personal con un perfil inferior o designar personal de otra unidad ejecutora según se estime más conveniente para el proceso de contratación.
5.2.Procesos de contratación delegados
Los servidores públicos que actúen en los procesos de contratación delegados en las distintas unidades o dependencias delegatarias deben cumplir con los siguientes perfiles y experiencia:
5.2.1.Reglas aplicables a la contratación delegada
El competente contractual designará los gerentes, estructuradores, evaluadores y supervisores de los procesos contractuales del personal asignado a cada Unidad Ejecutora. En caso de no contar con personas del perfil (grado) solicitado, podrá designar personal de grado inferior al requerido, siempre y cuando sustente y certifique en el acto administrativo de designación, que dicho personal cumple con la experiencia requerida en la presente Directiva y que en su criterio es idóneo para el desempeño de su labor.
6.CONCEPTO PREVIO PARA CONTRATOS Y CONVENIOS INTERAD- MINISTRATIVOS Y PARA LA CONTRATACIÓN QUE REQUIERA RE- SERVA PARA SU ADQUISICIÓN
Los contratos y convenios interadministrativos son una institución importante en el derecho de la organización administrativa del Estado que materializa el deber constitucional de cooperación entre entidades públicas. Estos se han enmarcado en dos principios fundamentales: (i) la libertad de pactos o autonomía de voluntades y (ii) el principio de legalidad.
En aras de impulsar las entidades que componen el Grupo Empresarial del Sector Defensa (GSED) y de obtener economía de escala, será preferente la celebración de contratos interadministrativos con dichas entidades y empresas siempre y cuando las condiciones de la oferta sean favorables para la entidad y satisfagan adecuadamente su necesidad, todo esto sin perjuicio del estricto cumplimiento de lo establecido en la normatividad contractual.
Para la celebración de contratos o convenios interadministrativos de cualquiera de las unidades ejecutoras o dependencias delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional, se requerirá la emisión de concepto previo por parte de la Dirección de Contratación Estatal para aquellas contrataciones cuyo valor sea superior a 500 smlmv2.
El mismo requisito operará para las adquisiciones que se pretendan adelantar por la modalidad de contratación directa cuando los bienes y servicios requieran reserva para su adquisición, sin consideración a su cuantía.
Para tal efecto, la unidad ejecutora o dependencia delegataria deberá allegar solicitud de concepto a la Dirección de Contratación Estatal, anexando los siguientes documentos:
- Estudio y documentos previos.
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal y oficio de autorización de vigencias futuras (cuando aplique).
- Certificado del Plan de Adquisiciones o documento equivalente.
- Documentos que designan Gerente de Proyecto y Comités Estructuradores y Eva- luadores.
- Proyecto de Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa (cuando aplique).
- Proyecto de solicitud de oferta y sus anexos.
La revisión de los antecedentes remitidos para emitir el concepto previo del Ministerio de Defensa Nacional será por una sola vez, en consecuencia, en caso de que se formulen observaciones a los documentos revisados, será de responsabilidad exclusiva del competente contractual verificar que se realicen los ajustes y/o modificaciones pertinentes.
Los actos o contratos modificatorios y/o adicionales que se deriven de los procesos antes referidos, no requerirán concepto previo. Tampoco requerirán concepto previo los contratos interadministrativos de arrendamiento (de bienes muebles o inmuebles), comodatos (de bienes muebles o inmuebles), donaciones, contrataciones derivadas de la no existencia de pluralidad de oferentes en el mercado u otros objetos contractuales, cuando la naturaleza pública de la entidad no sea la motivación para la celebración, sino que su causa se sustente en otra causal de contratación directa.
Si la cuantía del proceso es superior a 5.000 smlmv la Dirección de Contratación Estatal, previo a emitir concepto convocará a un comité jurídico-económico al que deberán asistir el gerente de proyecto y el comité estructurador con el fin de exponer detalladamente el proceso y resolver inquietudes. El mencionado comité estará conformado por el Director(a) de Contratación Estatal, un asesor económico y un asesor jurídico de la dependencia.
7.CONVENIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS DE ORIGEN NACIONAL, REGIONAL E INTERNACIONAL
Los competentes contractuales de las unidades o dependencias delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional que adelanten la celebración de convenios con entidades públicas o privadas de origen nacional, regional e internacional donde se reciban recursos o aportes, bien sea en dinero o especie, previo a la suscripción de los mismos, deberán informar y recibir concepto previo por parte de la Dirección de Planeación y Presupuestación con el fin de llevar el debido control de ingreso de recursos o prestaciones en especie.
8.LINEAMIENTOS PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE BIENES O SERVICIOS AERONÁUTICOS
La estructuración de los procesos de contratación de bienes o servicios en materia aeronáutica (adquisición de aeronaves y repuestos, mantenimiento, prestación de horas de vuelo, entre otros) debe hacerse con la debida planeación y antelación de tal manera que puedan exigirse requisitos técnicos habilitantes que permitan la libre competencia y selección objetiva. En ese sentido se imparten los siguientes lineamientos:
8.1.Horas de vuelo
- Frente a la disponibilidad de aeronaves para ejecutar las horas de vuelo debe establecerse un término suficiente y prudencial entre la adjudicación y el inicio del plazo de ejecución del contrato para tener disponibles las aeronaves con los correspondientes permisos y autorizaciones, teniendo en cuenta, entre otros, los términos fijados por la Aeronáutica Civil Colombiana para este tipo de trámites.
- El certificado de aeronavegabilidad y/o permiso de operación de las aeronaves en Colombia debe ser exigido como requisito para la ejecución del contrato, esto sin perjuicio de que se pueda exigir que las aeronaves que sean presentadas con la oferta cuenten con el certificado de aeronavegabilidad o permiso de operación expedido en el lugar en el que se encuentren operando a la fecha de presentación de la oferta.
- Debe preverse que las aeronaves ofrecidas para la prestación del servicio de horas de vuelo hayan ingresado y permanezcan en el país debidamente autorizadas bajo cualquiera de las modalidades previstas por la autoridad aeronáutica nacional.
- Deben establecerse criterios diferenciales y objetivos de precio de conformidad con las especificaciones técnicas de los servicios ofrecidos.
8.2.Repuestos y servicios de mantenimiento
- Siempre que los lineamientos técnicos aeronáuticos lo permitan, en los procesos contractuales de adquisición y servicios de mantenimiento debe permitirse la par- ticipación de fabricantes, distribuidores o representantes autorizados y en todo caso siempre verificando que se mantengan las garantías de los bienes que las tengan vigentes.
- En el evento que por la antigüedad de los elementos, el fabricante ya no los pro- duzca o no preste el servicio directamente o con empresas autorizadas debe de- jarse constancia de esta situación en los estudios y documentos previos. En con- secuencia en el proceso de selección debe exigirse que los posibles proponentes cuenten con certificación o autorización de la autoridad aeronáutica del país de origen.
8.3.Proveedor exclusivo
Cuando la contratación sea con un proveedor exclusivo, esta situación deberá consignarse y justificarse en el estudio previo; análisis del sector y estudio de mercado, para lo cual se deberán adjuntar los documentos y soportes exigidos por las disposiciones legales vigentes, donde conste tal calidad.
9.VISITAS PREVENTIVAS DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN- DELEGADA
Sin perjuicio del deber de control y seguimiento de la contratación delegada en cabeza de los Segundos Comandantes de cada Fuerza y de los gerentes, jefes o directores de las dependencias delegatarias en materia contractual, la Dirección de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional, en cumplimiento de su función de hacer seguimiento y velar por el cumplimiento de la normatividad en materia de contratación, realizará visitas selectivas y preventivas a las distintas unidades delegatarias con el fin de hacer seguimiento a la actividad contractual delegada y velar por el cumplimiento de las normas vigentes.
Esta dependencia expedirá en el primer mes de cada vigencia fiscal, una circular por medio de la cual establezca la metodología y cronograma de la visita. El informe que resulte de dichas visitas contendrá recomendaciones y oportunidades de mejora para la unidad o dependencia visitada y será remitido a la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa, al Segundo Comandante y al Inspector de la Fuerza a la que pertenezca la unidad o dependencia visitada para que en el marco de sus competencias y de resultar pertinente procuren las acciones de mejora.
10.AGENCIA DE COMPRAS FAC (ACOFA)
Las unidades ejecutoras o dependencias delegatarias que pretendan adelantar adquisiciones a través de la Agencia de Compras FAC (ACOFA) deberán realizar un detallado análisis jurídico, técnico y sondeo de mercado a efectos de determinar la procedencia y favorabilidad, en términos de riesgo, costo y oportunidad, de adelantar el proceso de selección de contratista a través de Agencia de Compras FAC (ACOFA), debiendo consignarse claramente este análisis en el estudio previo.
De la misma manera dentro del estudio previo y análisis de riesgos de cada proceso, las unidades ejecutoras que pretendan llevar los procesos de contratación a través de la Agencia de Compras FAC (ACOFA), deberán contemplar los posibles costos y efectos que conllevaría la defensa del Ministerio de Defensa Nacional ante las autoridades judiciales del Estado de la Florida en el evento de cualquier incumplimiento o litigio derivado de un contrato ejecutado por dicha agencia.
11.LINEAMIENTOS FRENTE A LA FUNCIÓN PREVENTIVA DE LOS OR- GANISMOS DE CONTROL
11.1 Contraloría General de la República
De conformidad con el artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo número 04 del 18 de septiembre de 2019, por medio del cual se reforma el régimen de control fiscal, se introdujeron una serie de modificaciones a las funciones y atribuciones de control fiscal a cargo de la Contraloría General de la República, particularmente la competencia para realizar control preventivo y concomitante.
Es deber de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional prestar toda la colaboración que llegare a solicitar la Contraloría General de la República en los casos que esta decida adelantar controles preventivos y concomitantes sobre procesos de contratación que se encuentren en curso, así como atender las recomendaciones que dicha entidad llegare a realizar.
11.2.Procuraduría General de la Nación
Atendiendo el carácter selectivo de la función preventiva que en materia de contratación ejerce la Procuraduría General de la Nación, no será obligatorio para los delegatarios solicitar el acompañamiento a los procesos contractuales que se adelanten; sin embargo, podrán hacerlo, atendiendo criterios como: gravedad de los hechos, cuantía o naturaleza del proceso de selección o contrato, o impacto en la sociedad.
En consecuencia, no se debe solicitar la intervención de la Procuraduría General de la Nación, cuando los anteriores criterios no estén presentes en el proceso de selección, a fin de evitar ser objeto de llamados de atención por parte de este órgano de control sobre requerimientos que no cumplen los parámetros fijados y que congestionan dicha entidad con solicitudes improcedentes.
Lo anterior, en concordancia con la Resolución número 456 de 14 de diciembre de 2010, sobre el carácter selectivo, entre otros puntos, ha impartido el mencionado organismo de control.
12.DISPOSICIONES FINALES
El Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de Fuerzas, delegatarios contractuales y, en lo que concierne, el Director General de la Policía Nacional, tendrán como responsabilidad:
- Difundir la presente Directiva en todos los niveles de la delegación contractual en cada una de las Fuerzas y la Policía Nacional, a las Oficinas de Control Interno de cada una de las Unidades Ejecutoras y en general a todos los servidores públicos que intervengan en el desarrollo de los procesos contractuales.
- Velar por el cumplimiento de la presente Directiva al interior de su Fuerza o uni- dad ejecutora.
- Impartir las órdenes correspondientes para que los responsables del control in- terno de las Unidades Ejecutoras o dependencias delegatarias, ejerzan el debido control y seguimiento.
- Establecer controles suficientes y directrices internas que permitan verificar la idoneidad y experiencia del personal que participa en los procesos de contratación a todo nivel.
- Promover la capacitación continua del personal que participa en los procesos de contratación.
La Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, deberá realizar seguimiento al cumplimiento de esta Directiva, por parte de las unidades ejecutoras y dependencias delegatarias.
El Ministro de Defensa Nacional,
Carlos Holmes Trujillo García.
(C. F.).