Archivo interno de la entidad
CIRCULAR CONJUNTA 187 DE 2020
(febrero 14)
CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS NOTARIALES.
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Archivo Interno de la Entidad
CIRCULAR CONJUNTA N° 187
FECHA: 14 de febrero de 2020
DE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - JORGE PALACIOS PRECIADO Y LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA NOTARIADO
PARA: NOTARÍAS DEL PAÍS.
ASUNTO: CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS NOTARIALES.
Considerando la responsabilidad de los funcionarios a cuyo cargo estén los protocolos y libros de relación e índice de las notarías, y con el fin de realizar un trabajo coordinado entre el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION "Jorge Palacios Preciado", como ente rector de la política pública archivística y la SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO, la cual tiene la función de ejercer, de acuerdo con la Ley, la inspección, vigilancia y control sobre las Notarías a nivel nacional, con el fin de garantizar a los usuarios mejores condiciones en la prestación del servicio, en cumplimiento del artículo 2.8.2.4.2 del Decreto 1080 de 2015, adjuntamos formato del Censo Nacional de Archivos Notariales, que permitirá identificar que notarias a nivel nacional tienen bajo custodia protocolo notarial mayor a 30 años y cuál es su volumen documental.
La información del Censo Nacional de Archivos Notariales deberá ser diligenciada en los formatos establecidos para tal fin, manteniendo su formato de origen en Excel, y consecuencialmente remitido a través del correo electrónico: censonotaríasearchivogeneral.gov.co
El plazo de entrega de la información del Censo Guía se efectuará de acuerdo con las fechas que se indican a continuación para cada departamento, así:
1. Departamentos: Amazonas y Antioquia.
Fecha: Plazo máximo de entrega 10 de marzo de 2020
2. Departamentos: Arauca y Atlántico.
Fecha: Plazo máximo de entrega 10 de marzo de 2020
3. Departamentos: Bolívar y Boyacá.
Fecha: Plazo máximo de entrega 17 de marzo de 2020
4. Departamentos: Caldas y Caquetá.
Fecha: Plazo máximo de entrega 17 de marzo de 2020
5. Departamentos: Casanare y Cauca.
Fecha: Plazo máximo de entrega 24 de marzo de 2020
6. Departamentos: Cesar y Chocó.
Fecha: Plazo máximo de entrega 24 de marzo de 2020
7. Departamentos: Córdoba y Cundinamarca.
Fecha: Plazo máximo de entrega 31 de marzo de 2020
8. Departamentos: Guainía y Guaviare.
Fecha: Plazo máximo de entrega 31 de marzo de 2020
9. Departamentos: Huila y La Guajira.
Fecha: Plazo máximo de entrega 7 de abril de 2020
10. Departamentos: Magdalena y Meta.
Fecha: Plazo máximo de entrega 7 de abril de 2020
11. Departamentos: Nariño y Norte de Santander
Fecha: Plazo máximo de entrega 14 de abril de 2020
12. Departamentos: Putumayo y Quindío.
Fecha: Plazo máximo de entrega 14 de abril de 2020
13. Departamentos: Risaralda, San Andrés y Providencia
Fecha: Plazo máximo de entrega 21 de abril de 2020
14. Departamentos: Santander y Sucre.
Fecha: Plazo máximo de entrega 21 de abril de 2020
15. Departamentos: Tolima y Valle del Cauca.
Fecha: Plazo máximo de entrega 28 de abril de 2020
16. Departamentos: Vaupés y Vichada.
Fecha: Plazo máximo de entrega 28 de abril de 2020
NOTA: Aquellas notarías que ya diligenciaron el formato y enviaron la información, deberán actualizarla a la fecha, teniendo en cuenta los plazos establecidos para cada departamento.
En relación con los lineamientos de conservación y protocolo de transferencias para los archivos históricos notariales, se informa que, para efectos de conservación y transferencia de protocolos y libros de relación e índices, es necesario tener en cuenta la normatividad expedida por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION "Jorge Palacios Preciado", entre las cuales, se señalan:
• Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos, título XI "Conservación de Documentos", artículo 46. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Este artículo fue reglamentado mediante el Acuerdo 06 de 2014 (Sistema Integrado de Conservación).
• Decreto 1080 de 2015 — Capitulo IX Transferencias Secundarias.
• Acuerdo 049 de 2000 — Infraestructura en archivos.
• Acuerdo 050 de 2000 — Prevención y atención de emergencias en archivos.
• Guía para la elaboración e implementación del SIC.
• Instructivo de limpieza y desinfección.
• Documento — Recomendaciones técnicas para la transferencia de protocolos notariales.
Estas normas podrán ser consultadas a través de la página web del Archivo General De La Nación "Jorge Palacios Preciado" www.archivogeneral.gov.co
En tal sentido, se solicita dar estricto cumplimiento a las directrices impartidas en la presente circular.
Sin otro particular,
MAURICIO TOVAR GONZÁLEZ
Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental (E)
GOETHNY FE NANDA GARCÍA FLÓRE
Superintendente Delegada para el Notariado
Superintendencia de Notariado y Registro