Artículo 1 – Actualización. Actualizar el Sistema Integrado de Gestión – SIG, del Ministerio de Justicia y del Derecho como elemento articulador del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con los demás sistemas y estrategias de gestión y desempeño aplicables a la Entidad conforme el manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG. 

Parágrafo 1. El manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG, el cual forma parte integra de la presente Resolución define la policita, alcance y modelo de operación por procesos del SIG el Manual podrá actualizarse conforme al proceso que desarrolle el control documental del SIG. 

Parágrafo 2. Las políticas, procesos, manuales, mapa de riesgos y demás instrumentos de gestión de los modelos que componen el SIG, harán parte integral de la documentación asociada al mapa de operación por proceso de la entidad. 

Artículo 2 – Funcionamiento del SIG. El desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del SIG, se realizará con la participación de todas las dependencias de la Entidad, las cuales deberán aplicarlo en el desarrollo de las actividades que el sistema comprenda.  

Artículo 3 – Representante de la Alta Dirección. Designar al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante de la alta dirección para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión – SIG del Ministerio de Justicia y del Derecho.  

Artículo 4 – Revisión del SIG por parte de la Alta Dirección. Los temas relacionados con el mantenimiento del SIG serán tratados con el comité Institucional de Gestión del Desempeño del Ministerio de Justicia y del Derecho.  

Artículo 5 – Documentación del SIG. La documentación del SIG estará constituida por la Política de Calidad, los Objetivos Estratégicos de Calidad, el Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG, el mapa de procesos, las caracterizaciones de procesos, los procedimientos, guías, instructivos, formatos demás documentos requeridos para la operación de los procesos; y, en general por todos los documentos que regulas las actividades del Ministerio de Justicia y del Derecho, incluidos dentro de la estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad.  

Artículo 6 – Equipo Operativo. El equipo operativo del Sistema Integrado de Gestión – SIG será el encargado de promover el proceso de planeación, planeación implementación y mantenimiento del SIG, orientando hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficiencia y servicio a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos.  

Artículo 7 – Conformación del Equipo Operativo. El equipo operativo del SIG estará conformado por los facilitadores o enlaces de calidad de cada una de las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, de la siguiente manera:  

1. El Representante de la Alta Dirección para el SIG o su delegado.  

2. Un representante del viceministro Promoción de la Justicia.  

3. Un representante de la dirección de métodos alternativos de solución de conflictos.  

4. Un representante de la Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional.  

5. Un representante de la Dirección de desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurídico,  

6. Un representante del Viceministerio de Política Criminal y Justicia Restaurativa.  

7. Un representante de la Dirección de Justicia Transicional.  

8. Un representante de la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria.  

9. Un representante de la Dirección de Política Contra las Drogas y Actividades Relacionadas.  

10. Un representante de la Dirección de Asuntos Internacionales.  

11. Un representante de la Dirección de Tecnologías y Gestión de la Información en Justicia.  

12. Un representante de la Oficina de Control Interno.  

13. Un representante de la Oficina Asesora de Planeación.  

14. Un representante de la Dirección Jurídica.  

15. Un representante de la Secretaría General.  

Parágrafo 1.El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección ante el SIG, o su delegado coordinará el Equipo Operativo del SIG.  

Parágrafo 2. Los facilitadores o enlaces de calidad, quienes deberán ser preferiblemente funcionarios públicos de la entidad, a fin de garantizar la continuidad de los procesos, serán delegados y/o ratificados por los jefes de las distintas dependencias de la Entidad, mediante comunicado enviado al Representante de la Alta Dirección ante el SIG.  

Artículo 8 – Perfil de los integrantes del equipo operativo del Sistema Integrado de Gestión – SIG. En la selección de los integrantes del equipo operativo del SIG (facilitadores o enlaces de calidad), deberán tenerse en cuenta determinadas características personales y profesionales, entre las que se encuentra:  

1. Capacidad organizativa y ejecutiva.  

2. Capacidad comunicativa oral y escrita.  

3. Capacidad para incentivar la movilización de terceros.  

4. Facilidad para relacionarse.  

5. Amplio conocimiento de las funciones y actividades que desempeña el área representada y en los procesos en los cuales participa.  

6. Conocimiento básico para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG.  

Parágrafo 1. Los facilitadores o enlaces de calidad deberán actualizarse permanentemente en la normativa asociada a la implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG.  

Parágrafo 2. Los integrantes del Equipo Operativo del SIG deberán contar con la disposición y el tiempo requerido para aportar al logro de un trabajo en equipo efectivo, para lo cual cada responsable de proceso debe proporcionar los espacios y tiempo para el desarrollo de las reuniones.  

Artículo 9 – Responsabilidades del representante de la alta dirección. Serán responsabilidades del representante de la alta dirección ante el Sistema Integrado de Gestión – SIG, las siguientes:  

1. Recomendar pautas para la determinación, adaptación e implementación del SIG, en concordancia con la normatividad vigente.  

2. Dirigir, coordinar y orientar la planeación, desarrollo e implementación del SIG.  

3. Fomentar la difusión de la política y los objetivos de calidad.  

4. Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el desarrollo e implementación del SIG.  

5. Coordinar a través de las dependencias de la entidad la realización de actividades relacionadas con el SIG.  

6. Asesorar a las dependencias de la Entidad en el establecimiento e implementación de los procesos necesarios para el SIG.  

7. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para la implementación del SIG.  

8. Coordinar la elaboración de informes sobre el estado del desempeño del SIG.  

9. Informar al comité institucional de gestión del desempeño sobre la planificación y avances de la implementación del SIG.  

10. Asesorar a las dependencias en la generación de acciones de mejora, producto de la gestión del SIG.  

Artículo 10 – Funciones de los responsables de procesos. Corresponderá a los Viceministros, Directores, Secretaria General y Jefes de Oficina:  

1. Seleccionar al facilitador o enlace de calidad de la dependencia y concederle los tiempos requeridos para el desarrollo de las funciones del Equipo Operativo del SIG.  

2. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la planificación, operación y control del proceso bajo su responsabilidad sean eficaces y eficientes.  

3. Documentar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validar su aplicación y pertinencia constantemente.  

4. Revisar, aprobar los documentos, antes de su emisión.  

5. Mantener actualizados los documentos, incluidos los requeridos por los procesos para el cumplimiento de sus funciones, asegurando el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos establecidos en el SIG.  

6. Formular y mantener actualizado el normograma de los procesos.  

7. Identificar los productos no conformes en los procesos que aplique e implementar el tratamiento respectivo.  

8. Dar cumplimiento al procedimiento obligatorio de control de documentos y de control de registros.  

9. Promover el conocimiento por parte de todos los servidores a su cargo de los procesos procedimientos, instructivos, normas, requisitos del cliente y demás documentos relacionados con el SIG.  

10. Relacionar la Gestión y administración sobre los riesgos identificados en los procesos bajo su responsabilidad y establecer los controles necesarios para garantizar que no se afecte la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de los procesos.  

11. Establecer mecanismos de medición, evaluación y verificación, que permitan valorar de forma permanente los procesos bajo su responsabilidad y el nivel de ejecución de los planes y programas.  

12. Realizar el seguimiento, la medición y el análisis del proceso.  

13. Implementar las acciones de mejoramiento necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua.  

14. Implementar mecanismos para la identificación de los requisitos de sus clientes internos y externos y hacer seguimiento a su satisfacción.  

15. Participar en las auditorias de calidad programadas por el Ministerio de Justicia y del derecho en las fechas establecidas para tal fin, otorgando los permisos necesarios a los auditores de calidad que la Entidad haya capacitado para garantizar el desarrollo de las auditorias.  

Artículo 11 – Responsabilidades de los facilitadores o enlaces de calidad. Serán responsabilidades de los facilitadores o enlaces de calidad:  

1. Participar en la planeación para la implementación y sostenibilidad del SIG.  

2. Apoyar a los responsables de los procesos en la planeación de los procesos a su cargo.  

3. Apoyar en la elaboración y documentación de los procesos, procedimientos y demás documentos requeridos para la estandarización de los procesos de su área.  

4. Ser multiplicadores de las capacitaciones y directrices dadas a través de las reuniones del equipo operativo.  

5. Apoyar a los responsables de procesos en la formulación y actualización del normograma de los procesos.  

6. Apoyar a los responsables de procesos en la identificación de los productos no conformes en caso de que aplique a su proceso y en la aplicación del tratamiento respectivo.  

7. Apoyar a los responsables de procesos en el seguimiento y tratamiento a los riesgos identificados.  

8. Apoyar a los responsables de procesos en la identificación de requisitos de sus clientes internos y externos y hacer seguimiento a su satisfacción.  

9. Apoyar a los responsables de procesos en los seguimientos y medición de los procesos bajo su responsabilidad.  

10. Apoyar a los responsables de procesos en la preparación de auditorías de calidad.  

11. Apoyar a los responsables de procesos en la generación de acciones de mejora.  

12. Coordinar los temas del SIG al interior al interior de las dependencias, particularmente las que en su estructura estén conformadas por varios grupos de trabajo.  

Artículo 12 – Participación de todos los funcionarios y contratista dl ministerio de justicia y del derecho. Todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho participarán en las actividades programadas para la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión – SIG, acatarán y cumplirán las directrices emitidas por los procesos y procedimientos y, cuando se requiera, podrán acciones de mejora.  

Artículo 13 – Publicación y comunicación. La presente Resolución deberá publicarse en la página web de la Entidad y comunicarse por parte de la Oficina Asesora de Planeación a los integrantes del comité Institucional de Gestión del Desempeño del Ministerio de Justicia y del Derecho.  

Artículo 14 – Vigencia y derogatorias. La presente Resolución tiene vigencia desde la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 0265 de 2012 y 0289 de 2012 así como las demás disposiciones que le sean contraria.