CIRCULAR EXTERNA0032016201601 script var date = new Date(19/01/2016); document.write(date.getDate()); script falsefalseINSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIAInstituto Nacional de MetrologíaRECEPCION Y PAGO DE OBLJGACIONES PARA LA VIGENCIA 2016 falseCuentas de cobrofalseComercio, Industria y Turismotruecuentas por pagarfalseRECEPCION Y PAGO DE OBLJGACIONES PARA LA VIGENCIA 2016 INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIAfalseBogotá 19 de enero de 2016.PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE LA U.A.E INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA

INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA

CIRCULAR EXTERNA 003

(enero 19)

RECEPCION Y PAGO DE OBLJGACIONES PARA LA VIGENCIA 2016

De:

INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA

Para:

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS DE LA U.A.E INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA

Asunto:

RECEPCION Y PAGO DE OBLJGACIONES PARA LA VIGENCIA 2016

Lugar y Fecha:

Bogotá 19 de enero de 2016.

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La U.A.E INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA con el fin de garantizar que las facturas y cuentas de cobra emitidas par todos las proveedores de bienes y/o servicios y contratistas, cumplan con el trámite de recepción, registro y fechas de pago pactadas en cada contrato, agradezco cumplir con los siguientes plazas y procedimientos que sin excepci6n, deben ser tenidos en cuenta al momento de radicar la correspondiente factura o cuenta de cobra para el debido reconocimiento y pago por parte del INM: 

  

Horario para recepci6n de Facturas y/o Cuentas de Cobro  

  

De lunes a viernes desde las 08:00 horas a 12:00 y de las 14:00 horas a las 17:00 horas. 

  

Calendario para recepción de Facturas y/o Cuentas de Cobra 

  

 

  

Requisitos para la recepci6n de cuentas por Pagar  

  

Las cuentas por pagar a cargo del INM, sin excepción y cuando a ello haya lugar, deberán cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se deberán anexar, además de ser verificados y certificados previamente por cada supervisor o interventor, para su posterior radicación en el Grupo de Gestión Financiera de la Entidad: 

  

1. lnforme de ejecución del objeto contractual, el cual deberá ser presentado al Supervisor o interventor. 

  

2. Cuando se trate de un contrato de suministro o adquisición de bienes, el correspondiente comprobante de lngreso al almacén - CIA. 

  

3. Certificación para pago de contratos, debidamente diligenciada y sin enmendaduras, formato A1-01-F- 09 (Anexa a esta Circular). 

  

4. Planilla de pago a los sistemas de salud, pensión y riesgos laborales, donde el ingreso base de cotización - I BC debe corresponder al estipulado en el Plan Nación al de Desarrollo 2015-2018, Ley 1753 de 2015 la cual estipula: "Artículo 135°. Ingreso Base de Cotización (/BC) de los independientes. Los trabajadores independientes por cuenta propia y los independientes con contrato diferente a prestación de servicios que perciban ingresos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente (smmlv), cotizaran mes vencido al Sistema Integral de Seguridad Social sobre un ingreso base de cotización mínima de! cuarenta par ciento (40%) del valor mensual izado de sus ingresos, sin incluir el valor total del lmpuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar, según el régimen tributario que corresponda. (. . .)." Aclarando que de conformidad a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 797 de 2003, reglamentado por Decreto 510 de 2003 en su artículo 3: "La base de cotizaci6n de/ Sistema General de Pensiones será como mínimo en todos los casos de un salario mínimo legal mensual vigente, y máximo de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, limite este que le es aplicable al Sistema de Seguridad Social en Salud. (. . .)" y en concordancia con lo conceptuado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico y el Ministerio de Protección Social, en su Circular Con junta No. 00001 de Diciembre 06 de 2004. Se debe tener en cuenta que para la cotizaci6n a la 1Cl.RL, la clase de riesgo definida para el lNM es tipo Ill, es decir le corresponde un porcentaje de cotización equivalente al 2.43B% del IBC. 

  

5. Certificación pago seguridad social y parafiscales, conforme a lo estipulado en el inciso tercero del artículo 50 de \a Ley 789 de diciembre 27 de 2002: "Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de /os aportes de sus empleados, a /os sistemas mencionados mediante certificaci6n expedida par el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con /os requerimientos de ley, o par el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración de/ contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar las pagos a partir de la fecha d1; su constitución. ". 

  

6. Certificación expedida bajo la gravedad de juramento, conforme a lo estipulado en el artículo 1 del Decreto 3590 de Septiembre 28 de 2011. (Anexa a esta circular) 

  

7. Factura con el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 617 del Estatuto Tributario el cual establece: "Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos: 

a) Estar denominada expresamente coma factura de venta. 

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor a de quien presta el servicio. 

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de las bienes o servicios, junto con la discriminación del /VA pagado, 

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 

e) Fecha de su expedición. 

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 

g) Valor total de la operación. 

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 

i) lndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 

  

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de las literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medias litográficas, tipográficas o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación par computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada par tales medias se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer las medias necesarios para su verificación y auditoria. 

  

Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma. 

  

Parágrafo (sic). Para el caso de facturación par máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos alfabéticos a alfanuméricos a mecanismos similares". 

  

Las facturas deben contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la DIAN, dicha autorización debe estar impresa en la factura. 

  

8. Con el fin de verificar, controlar y programar los valores a pagar, se deberá por una única vez y con el primer o único pago, enviar escaneado copia del correspondiente contrato a los correos electrónicos lonova@inrn.gov.co y fghernandez@inm.gov.co. 

  

9. Teniendo en cuenta que el INM desde el pasado mes de octubre de 2015 y de conformidad con lo estipulado en el Decreto 1780 de septiembre 18 de 2014, inició operaciones con el Sistema de Cuenta Única Nacional - SCUN, se hace necesaria la obligación de radicar con la debida antelación las diferentes cuentas para que puedan ser atendidas con la debida oportunidad por parte de la Subdirecci6n de Tesorería del Ministerio de Hacienda, Crédito Público y Tesoro Nacional. Lo anterior teniendo en cuenta que dicha Subdirecci6n requiere programar su flujo de caja con una antelación de por lo menos tres días hábiles. 

  

10. Se deben tener en cuenta los demás requisitos estipulados en la Resolución 207 de 2013 y la Circular interna 002 de 2016. 

  

Procedimiento para la radicación de Cuentas por Pagar  

  

El proceso de radicación o recepción de facturas de proveedores de bienes y servicios y/o contratistas, se hará únicamente en la sede del INM ubicada en la Carrera 50 N° 26-55 Interior 2, de la siguiente forma: 

  

1, Los proveedores externos deben radicar al supervisor del contrato, las cuentas de cobro y/o facturas con sus anexos, en el primer piso de\ lNM - Oficina de Radicación. 

  

2, Los supervisores de contrato deben entregar la certificación para pago de contratos con la respectiva cuenta de cobra y/o factura, sus anexos y/o su respectivo informe de ejecución de actividades conforme al alcance contractual en el Grupo de Gestión Financiera, adjuntando los anexos detallados en la presente circular, 

  

Agradezco el debido y oportuno acatamiento a los lineamientos aquí establecidos. 

  

Cordialmente, 

  

Carlos Eduardo Porras Porras. 

Director General. 

Instituto Nacional de Metrología.