Con el fin de cumplir con el cierre financiero de la presente vigencia cordialmente solicito a todos los funcionarios observar los plazos establecidos en la presente circular, mediante la cual el Grupo de Gestión Financiera informa el procedimiento y cronograma para el cierre de la vigencia fiscal 2015, conforme con los plazas y procedimientos establecidos en la CIRCULAR EXTERNA 046 del 13 de noviembre de 2015 expedida por la administración SIJF NACION II del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR PREVIAS AL CIERRE
Los procesos que deben adelantarse comprenden, entre otros:
- Límite para la legalización definitiva de Cajas Menores. Fecha Límite hasta el viernes 18 de diciembre de 2015. Se debe expedir el acto administrativo correspondiente que reconozca las actos efectuados contra los montos autorizados de las caja menores (Decreto 1068 de 2015 Titulo 5 Art1culo 2.8.5. 13). Con base en este documento se registra en el SllF Nación la legalización de gastos por cierre de caja menor. La guía que contiene los pasos a seguir la encuentra en: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif//11 Gestión Cajas Menores.
CRONOGRAMA DE CIERRE VIGENCIA 2015
ASPECTOS ESPECIALES DE CADA PROCESO FINANCIERO
PRESUPUESTO
Con el propósito de obtener las saldos definitivos de las modificaciones y ejecuciones presupuestales de la vigencia 2015, para cada uno de los rubros y conceptos que conforman las cuentas del presupuesto y tesorería, establecidas en el catálogo General de Cuentas -CGC-; se requiere que las unidades ejecutoras acopien la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de lnqresos y Gastos.
Por lo anterior, los procesos de ejecución presupuestal inmediata se tramitaran hasta las siguientes fechas:
- Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) hasta el 15 de diciembre de 2015.
- Expedición de Registros Presupuestales (Compromisos) hasta el 18 de diciembre de 2015.
En concordancia con las normas presupuestales es importante que las unidades ejecutoras del Presupuesto Nacional y específicamente los supervisores y/o interventores de los contratos en quienes recae la responsabilidad de la debida oportunidad de liberación de saldos de los CDP y Registros presupuestales, recuerden:
- Llevar el control de todos y cada uno de los actos administrativos que originaron un compromiso presupuestal con recursos de la actual vigencia (2015), para que con sujeción a la presente circular y en forma oportuna se tramite la obligación y pago o su liberación si es el caso.
- Con el objeto de no generar situaciones que dificulten el cierre fiscal 2015, se les reitera que la constitución de reservas presupuestales se encuentran restringidas y solamente se podrán constituir por caso fortuito o fuerza mayor (Circular de la CGR diciembre de 2014); dado el caso, cada supervisor y/o interventor enviara la justificación correspondiente al ordenador del gasto quien autorizara la constitucón de cada reserva presupuestal.
- Una vez concluida la vigencia, los saldos no utilizados fenecen de piano, es decir, no pueden ser utilizados bajo ningún concepto y el Grupo de Gestión Financiera dentro del proceso de cierre los liberara. En consecuencia será responsabilidad de los supervisores de los contratos y áreas que ejecutan recursos los pagos que por alguna razón no se tramiten dentro de las fechas establecidas por la Ley, si por este motivo se llegaren a presentar demandas o conciliaciones en contra del lnstituto Nacional de Metrología.
- La totalidad de la ejecución de los contratos de prestación de servicios personales deberán culminarse dentro del mes de diciembre de 2015; así mismo, las certificaciones de pago deben quedar tramitadas para su desembolso o constitución de cuentas por pagar.
- Las reservas presupuestales que fueron constituidas al cierre de ejecución de la vigencia 2014, que a la fecha de la presente vigencia tengan saldo por obligar y pagar; el supervisor del contrato debe hacer el seguimiento, informar y radicar los documentos a más tardar el 15 de diciembre de 2015 para proceder a obligar y pagar, posterior al recibo a satisfacción de los bienes o servicios. De lo contrario, el supervisor debe elaborar el acto administrativo correspondiente con la justificación y fundamentación del porque no se pagará y por lo cual se deben liberar los recursos que están amparando fa reserva presupuestal constituida. Este acto administrativo debe ir firmado por el ordenador del gasto y el proveedor.
Finalmente, para dar inicio a la nueva vigencia (2016) es necesario contar con los siguientes actos administrativos:
- Plan de adquisiciones del lnstituto Nación al de Metrología, aprobado para la vigencia 2016 a más tardar el 28 de diciembre de 2015.
- Resolución de desagregación del Decreto de liquidación 2016 aprobado por el MHCP para el INM.
CONTABlLIDAD
Obligaciones: Para el óptimo flujo de información se comunica a los supervisores y/o interventores que el Grupo de Gestión Financiera, con el fin de poder garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, debidamente soportados y su respectiva revelación, solamente podrá tramitar las cuentas que sean radicadas hasta el 22 de diciembre de 2015.
Se reitera que solamente es posible tramitar los pagos a quienes den estricto cumplimiento a lo detallado a continuación:
- Certificaciones tramitadas para pago radicadas antes del 22 de diciembre de 2015 se cancelaran en la vigencia 2015.
- Las certificaciones para trámite de pago radicadas del 23 al 31 de diciembre de 2015 se construirán como cuentas por pagar y su desembolso será a partir del mes de febrero de 2016, conforme a los procedimientos de apertura presupuestal 2016 establecida por el MHCP.
Supervisores y/o interventores de contratos: La responsabilidad de garantizar la oportunidad de los pagos y desembolsos recae en los supervisores, interventores y contratistas; por tal razón, las cuentas por pagar que no se tramiten en el SllF NACION II en forma oportuna, el sistema las anula y en consecuencia quedaran sin recursos para su financiación.
Es importante resaltar que se deben presentar las certificaciones para pago del mes de diciembre de 2015, a partir del martes quince (15) de diciembre de 2015, con la total id ad de los soportes documentales, esto es:
- Certificación de pago
- Certificado y/o recibo de pago de seguridad social, el cual deberá cubrir coma mínima el 40% de la totalidad de pagos realizados en el presente mes.
- Comprobante de ingreso al almacén, si es el caso.
- Declaración juramentada, si es el caso
- Paz y salvos correspondientes
Lo anterior, con el fin de atender los requerimientos de flujo de efectivo y presupuestal en forma oportuna. No obstante lo anterior, se precisa que si el supervisor y/o interventor del contrato considera que a 31 de diciembre de 2015 el contratista no podrá cumplir a cabalidad el objeto contractual y con sujeción al cronograma de cierre de la presente circular; deberá informar al Grupo de Gestión Financiera - Tesorero, para el no desembolso de la obligación con su respectiva justificación.
Provisiones de nómina y jurídicas: Los responsables del suministro de la información de provisiones deberán comunicar al Grupo de Gestión Financiera a más tardar el miércoles 23 de diciembre de 2015 lo siguiente:
- El Grupo de Gestión de Recursos Humanos del INM deberá consolidar las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante la vigencia fiscal 2015 a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real de las mismas al final del periodo contable.
- Para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, el asesor jurídico y/o el área encargada de evaluar los riesgos en el lnstituto, suministrara la información que le permita al Grupo de Gestión Financiera realizar los registros contables correspondientes según el caso.
Propiedad planta y equipo: El Grupo de Gestión Administrativa entregará a más tardar el 23 de diciembre de 2015, los inventarios individualizados a contabilidad depurados, es decir, previamente se debe realizar un inventario físico que permita la ubicación y la identificación del responsable de cada uno de los elementos que conforman los activos del Instituto.
Análisis y verificación de las rubros contables: Para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, Subdirección de lnnovación y Servicios Tecnológicos, y las demás dependencias que correspondan.
TESORERIA
- El SlIF NACION II no maneja periodo de transición para los pagos, es decir que estos se deben registrar dentro de las fechas previstas en la presente circular, de lo contrario el sistema las anula. Las órdenes de pago no confirmadas, el sistema las maneja coma una obligación por pagar, por lo anterior, es necesario tener en cuenta que:
- Se deben efectuar los reintegros antes del 18 de diciembre de 2015 a fin de garantizar la fidelidad de la constitución de las cuentas por pagar.
- Las facturas que sean radicadas en el periodo comprendido entre el 23 de diciembre al 31 de diciembre de 2015, se consideran como cuentas por pagar 2015; es decir, que su pago o desembolso se realizara a partir de la vigencia 2016.
- Antes del 18 de diciembre de 2015 se deben remitir los soportes de pago de los servicios prestados par el lnstituto con el fin de legalizar todos los saldos pendientes de imputar, esto con el fin de garantizar Ja consistencia de la ejecución de ingresos.
- Los recursos correspondientes a devoluciones y recaudos deberán ser consignados en las entidades del sector financiero dentro del mes de diciembre de 2015, las consignaciones realizadas con fechas posteriores no se consideraran ingreso del año 2015.
- La Subdirección de lnnovación y Servicios Tecnológicos deberá informar a la Tesorería antes del 15 de diciembre de 2015 los servicios pagados y no prestados así como los prestados y no pagados, con el fin de realizar los registros contables pertinentes.
- En cumplimiento a lo dispuesto en el capítulo 7, sección 2, Articulo 2.8.1.7 .2.7. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 que dice:
"Los órganos presentaran su solicitud de PAC a la Dirección del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre, diferenciando los pagos que correspondan a recursos del crédito externo y donaciones del exterior, cuando en estos se haya estipulado mecanismos especiales de ejecución".
Es decir, que las distintas áreas que tengan proyectos o presupuesto a su cargo de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones del 2016 y en los rubros de inversión deberán programar la mensualización de los montos a pagar durante la vigencia 2016. Esta información de be enviarse en formato Excel antes del día 16 de diciembre die 2015 a la Tesorería del Instituto Nacional de Metrología para la consolidación del PAC.
Agradezco mucho su amable colaboración
Álvaro Bermúdez Coronel.
Director General (e)
Instituto Nacional de Metrología.