INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA
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CIRCULAR EXTERNA 016
(noviembre 24)
Lugar y Fecha: | bogotá 24 de noviembre de 2014. |
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Los datos publicados en SUIN-Juriscol son exclusivamente informativos, con fines de divulgación del ordenamiento jurídico colombiano, cuya fuente es el Diario Oficial y la jurisprudencia pertinente. La actualización es periódica. El seguimiento y verificación de la evolución normativa y jurisprudencial no implica una función de certificación, ni interpretación de la vigencia de las normas por parte del Ministerio. |
CIRCULAR PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2014 DE LA UAE INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA
El Grupo de Gestión Financiera informa el procedimiento y cronograma para el cierre de la vigencia fiscal 2014, conforme con las plazas y procedimientos establecidos en la CIRCULAR EXTERNA 061 del 14 de noviembre de 2014 expedida par la administración SllF NACION II del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las demás normas vigentes de las diferentes entes de control.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR PREVIAS AL CIERRE
Los procesos que deben adelantarse comprenden, entre otros:
~ Legalizaciones de caja menor de viáticos y gastos de viaje, y la caja menor de gastos generales en el SllF NACION 11, con la expedición del acto administrativo correspondiente.
~ Legalizar anticipos a contratistas y proveedores.
~ Allegar al Grupo Financiero dentro de las plazas y formatos establecidos los certificados para pago y recibo a satisfacción de bienes y servicios; para el correspondiente reconocimiento de derechos y obligaciones.
~ Tomas físicas de inventarios de bienes de consume (papelería e insumos de laboratorio); y propiedad planta y equipo.
~ Conciliaciones bancarias.
~ Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos; lo anterior, con el fin de cumplir a cabalidad con el principio de causación que establece: las entidades contables públicas deben emitir, comunicar y enviar oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes, para facilitar el reconocimiento pleno de las derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable, coma en el de las entidades públicas con las que haya efectuado transacciones y operaciones, incluyendo las relacionadas con administración de recursos y,
~ Las demás contempladas en la Resolución 35/ de 2008 sobre control interno contable.
CRONOGRAMA DE CIERRE VIGENCIA 2014
ACTIVIDADES |
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| FECHA MAXIMA | ||||
Presentación | del | Plan | Anual | de | Viernes 19 de diciembre de 2014. | |||||
Adquisiciones del 2015 |
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Límite para la legalización definitiva de | Viernes 19 de diciembre de 2014. | |||||||||
Cajas Menores |
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Ultimo día para solicitar órdenes de Pago | Martes 23 de diciembre de 2014. | |||||||||
Presupuestales a la DGCPTN |
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Ultimo día para solicitar órdenes de Pago | Viernes 26 de diciembre de 2014. | |||||||||
NO Presupuestales a la DGCPTN |
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Cierre calendario |
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| Viernes 26 de diciembre de 2014. | ||||
Publicación de la Resolución de tarifas | Viernes 2 de enero de 2015. | |||||||||
2015 que rigen en el INM. |
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Período de transición |
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| Del jueves 1 al martes 20 de enero | ||||
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| de 2015 a las 23:00 horas. | |||||
Cierre definitivo de ingresos y egresos |
| Martes 20 de enero de 2015 a las | ||||||||
| 23:00 horas. | |||||||||
Reintegro de sobrantes de Cuentas por |
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Pagar | y | Reservas | Presupuestales | no | Miercoles 7 de enero de 2015. | |||||
ejecutadas de recursos naci6n CSF |
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Reintegro | de | sobrantes | de | Vigencia |
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Presupuestal | 2014 | no | ejecutados | de | Jueves 12 de febrero de 2015. | |||||
recursos nación CSF |
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Plazo | de | registro | de | Compromises | de | Martes 20 de enero de 2015 a las | ||||
vigencias futuras |
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| 23:00 horas. | ||||
Constitución de reservas presupuestales y | Lunes | 19 de enero de 2015 a las | ||||||||
cuentas par pagar |
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| 23:00 horas. | ||||
Traslado de Compromises Presupuestales | Viernes 30 de enero 2015 a las 23:00 | |||||||||
y Obligaciones que constituyen reservas
| Horas. |
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presupuestales y cuentas par pagar |
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La fecha limite para registros contables | Hasta el jueves 13 de febrero de 2015 | |||||||||
correspondiente al periodo de diciembre | a las 22:00 horas. | |||||||||
2014 |
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La fecha de cierre contable ano 2014 |
| Viernes 6 de marzo de 2015. | ||||||||
Aplicación de las saldos iniciales a 1 de | Martes10 de marzo de 2015. | |||||||||
enero de 2015 |
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Toma física de inventarios individuales |
| Del 14 de octubre al 20 de diciembre | ||||||||
| de 2014. | |||||||||
ASPECTOS ESPECIALES DE CADA PROCESO FINANCIERO
PRESUPUESTO
Con el propósito de obtener las saldos definitivos de las modificaciones y ejecuciones presupuestales de la vigencia 2014, para cada uno de los rubros y conceptos que conforman las cuentas de presupuesto y tesorería, establecidas en el Catálogo General de Cuentas -CGC-; se requiere que las áreas ejecutoras de recursos presupuestales acopien la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de lngresos y Gastos.
Por lo anterior, los procesos de ejecución presupuestal inmediata se tramitaran hasta las siguientes fechas:
~ Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) hasta el 15 de diciembre de 2014.
~ Expedición de Registros Presupuestales (Compromisos) hasta el 18 de diciembre de 2014.
En concordancia con las normas presupuestales es importante que las áreas ejecutoras de recursos y específicamente los supervisores y/o interventores de los contratos en quienes recae la responsabilidad de la oportuna de liberación de saldos de los CDP y Registros presupuestales, recuerden:
~ Llevar el control de todos y cada uno de los actos administrativos que originaron un compromiso presupuestal con recursos de la actual vigencia (2014), para que con sujeción a la presente circular y en forma oportuna se tramite la obligación, pago o su liberación si es el caso.
~ Con el objeto de no generar situaciones que dificulten el cierre fiscal 2014, se les reitera que la constitución de reservas presupuestales se encuentran restringidas en el Decreto 4730 de 2005 y 1957 del 2007; y, solamente se podrán constituir en case fortuito o fuerza mayor. (Circular Externa 015 del 17 diciembre de 2014 expedida par la CGR y los requisitos para constituir reservas presupuestales contenidos en la Circular Externa 043-2008 MHCP).
~ Cada supervisor y/o interventor enviara la justificación correspondiente para la constitución de la reserva presupuestal o cuenta por pagar sin desconocer las requisitos para constituir reservas presupuestales contenidos en la Circular Externa 043-2008 MHCP. El ordenador del gasto emitirá la Resolución que autorice la constitución de cada reserva presupuestal o cuenta por pagar antes del 31 de diciembre de 2014.
~ Una vez concluida la vigencia, los saldos no utilizados fenecen de piano, es decir, no pueden ser utilizados bajo ningún concepto y el Grupo de Gestión Financiera dentro del proceso de cierre los liberara. En consecuencia las pagos que per alguna razón no se tramiten dentro de las fechas establecidas por la Ley, será responsabilidad de las áreas ejecutoras de los supervisores y/o interventores; si por este motivo se llegaren a presentar demandas o conciliaciones en contra del Instituto Nacional de Metrología.
~ La totalidad de la ejecución de los contratos de prestación de servicios personales y proveedores de bienes y servicios deberán culminarse antes del 31 de diciembre de 2014; así mismo, las cuentas de pago deben quedar tramitadas para su desembolso o constitución de cuentas por pagar antes 23 de diciembre de 2014.
Finalmente, para dar inicio a la nueva vigencia (2015) es necesario contar con los siguientes actos administrativos:
>- Plan de adquisiciones del Instituto Nacional de Metrología, aprobado para la vigencia 2015 a más tardar el 26 de diciembre de 2014.
>- Resolución de desagregación del Decreto de liquidación 2015 aprobado por el MHCP para el INM.
CONTABILIDAD
OBLIGACIONES: Para el óptimo flujo de información se comunica a los supervisores y/o interventores que el Grupo de Gestión Financiera, con el fin de poder garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, debidamente soportados y su respectiva revelación, solamente podrá tramitar las cuentas que sean radicadas hasta el 26 de diciembre de 2014.
Se reitera que solamente es posible tramitar los pagos a quienes den cumplimiento estricto a lo detallado a continuación:
~ Certificaciones tramitadas para pago radicadas antes del 22 de diciembre de 2014 se cancelaran en la vigencia 2014.
>- Las certificaciones para tramite de pago radicadas del 23 al 26 de diciembre de 2014 se constituirán como cuentas por pagar y su desembolso será a partir del mes de febrero de 2015. Conforme a los procedimientos de apertura presupuestal 2015 establecida por el MHCP.
~ Las reservas presupuestales constituidas en el 2013 que no se cancelen a 31 de diciembre 2014 fenecen de piano (Decreto 4836 de 2011), y el SllF NACION II las anula en forma automática por lo cual estos contratos quedaran desfinanciados. Por lo anterior, agradecemos el apoyo de los supervisores, interventores y contratistas con el fin de no perder los recursos comprometidos a 2013.
SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES DE CONTRATOS: La responsabilidad de garantizar la oportunidad de los pagos y desembolsos recae en los supervisores, interventores y contratistas; por tal razón, las cuentas por pagar que no se tramiten en el SllF NACION II en forma oportuna, el sistema las anula y en consecuencia quedaran sin recursos para su financiación.
Es importante resaltar que se deben presentar las cuentas para pago del mes de diciembre de 2014, a partir del lunes quince (15) de diciembre de 2014, con la totalidad de los soportes documentales, esto es: certificación de entrega a satisfacción del objeto contratado, certificado de aportes parafiscales, así como el informe de actividades correspondiente y comprobante de ingreso al almacén si es el caso.
Lo anterior, con el fin de atender los requerimientos de flujo de efectivo y presupuestal en forma oportuna. No obstante lo anterior, se precisa que si el supervisor y/o interventor del contrato considera que a 31 de diciembre de 2014 el contratista no podrá cumplir a cabalidad el objeto contractual y con sujeción al cronograma de cierre de la presente circular; deberá informar al Grupo de Gestión Financiera -Tesorero- para el no desembolso de la obligación, con su respectiva justificación.
PROVISIONES DE NOMINA Y JURIDICAS: Los responsables del suministro de la información de provisiones deberán comunicar al Grupo Financiero a más tardar el 30 de diciembre de 2014 lo siguiente:
}- El Grupo de Gestión de Recursos Humanos del lNM deberá consolidar las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante la vigencia fiscal 2014 a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real de las mismas al final del periodo contable.
}- Para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, el asesor jurídico y/o el área encargada de evaluar los riesgos en el Instituto, suministrara la información que le permita al Grupo de Gestión Financiera realizar los registros contables correspondientes según el caso.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: El Grupo de Gestión Administrativa entregará a más tardar el 31 de diciembre de 2014, los inventarios individualizados a contabilidad depurados, es decir, previamente se debe realizar un inventario físico que permita la ubicación y la identificación del responsable de cada uno de los elementos que conforman los actives del Instituto.
ANALISIS Y VERIFICACION DE LOS RUBROS CONTABLES: Para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, Subdirección de lnnovación y Servicios Tecnológicos, y las demás dependencias que correspondan.
TESORERIA
El SllF NACION II no maneja periodo de transición para los pagos, es decir que estos se deben registrar dentro de las fechas previstas en la presente circular, de lo contrario el sistema las anula. Las órdenes de pago no confirmadas, el sistema las maneja como una obligación por pagar, por lo anterior, es necesario tener en cuenta que:
> Se deben efectuar los reintegros antes del 20 de diciembre de 2014 a fin de garantizar la fidelidad de la constitución de las cuentas por pagar.
> Las facturas que sean radicadas en el periodo comprendido entre el 22 de diciembre al 30 de diciembre de 2014, se consideran como cuentas por pagar 2014; es decir, que su pago o desembolso se realizara a partir de la vigencia 2015.
> Antes del 20 de diciembre de 2014 se deben remitir los soportes de pago de los servicios prestados por el Instituto con el fin de legalizar todos los saldos pendientes de imputar, esto con el fin de garantizar la consistencia de la ejecución de ingresos.
> Los recursos correspondientes a devoluciones y recaudos deberán ser consignados en las entidades del sector financiero dentro del mes de diciembre de 2014, las consignaciones realizadas con fechas posteriores no se considerarán ingreso del año 2014.
> La Subdirección de lnnovación y Servicios Tecnológicos deberá informar a la Tesorería antes del 15 de diciembre de 2014 los servicios pagados y no prestados así como los prestados y no pagados, con el fin de realizar los registros contables pertinentes.
> En cumplimiento con lo dispuesto en el Art. 29 del Decreto 568 de 1996 que dice: "Los órganos presentaran su solicitud de PAC a la Dirección del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre, diferenciando las pagos que correspondan a recursos del crédito externo y donaciones del exterior, cuando en estos se haya estipulado mecanismos especiales de ejecución": Es decir, que las distintas áreas que tengan proyectos o presupuesto a su cargo de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual de Adquisiciones del 2015 y en los rubros de inversión deberán programar la mensualización de los montos a pagar durante la vigencia 2015. Esta información debe enviarse en formato Excel antes del día 15 de diciembre de 2014 a la Tesorería del Instituto Nacional de Metrología para la consolidación del PAC.
Dada en Bogotá, el 24 de noviembre de 2014.
Cordialmente,
GRUPO GESTION FINANCIERA