1. La convocatoria a reuniones de comité de conciliación se realizara a través del respectivo módulo en el Sistema Único de Información Litigiosa de la Nación. Mientras la Dirección de Gestión de Información de la Agencia culmina la implementación de dicho módulo, las entidades y organismos estatales del orden nacional deberán surtir el procedimiento que se describe a continuación: 

1.1. Los secretarios técnicos de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional deberán enviar comunicación a la Agencia señalando el lugar, fecha y hora en que se llevara a cabo la sesión. Esta comunicación se deberá remitir, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles, por medio del link habilitado en la página web de esta Agencia: “invitación a comités de conciliación” 

1.2. La convocatoria o invitación a comité de conciliación deberá remitirse a la Agencia con las siguientes anexos: a) Orden del día con las temas o asuntos a tratar indicando para cada uno de ellos la cuantía de las pretensiones, y, b) Estudio jurídico, suscrito por el respectivo apoderado, para cada uno de las casos que se someterán a decisión del comité de conciliación. 

1.3. Es obligatorio el envió de la convocatoria a comité de conciliación junto con sus anexos en los términos y condiciones antes señaladas. Lo anterior, sin perjuicio de la programación de reuniones de comité que tenga establecida cada entidad, la radicación de las solicitudes de conciliación que realicen los convocantes en la Agencia y las citaciones a audiencia de conciliación enviadas a esta entidad par parte de la Procuraduría General de la Nación. 

2. Eventos en los que no se asistirá y/ o intervendrá. El Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se abstendrá de asistir en las siguientes eventos: 

2.1. Recibo extemporáneo de la convocatoria o invitación a comité, según el plazo señalado en el numeral 1.1 de la presente Directiva. 

2.2. Cuando la convocatoria o invitación a comité de conciliación no tengan las anexos, esto es, orden del día y los estudios jurídicos de cada caso. 

Así mismo, el delegado de la Agencia se abstendrá de intervenir en los asuntos que no fueron seleccionados por la Agencia conforme los criterios establecidos por el Consejo Directivo de la Agencia y en el Decreto Ley 4085 de 2011. 

3. Sesiones No Presenciales: Los secretarios técnicos deberán informar en la convocatoria si la sesión es no presencial, caso en el cual, se debe indicar el correo electrónico o la dirección a la que deberá remitirse la posición y el voto. La Agencia participara en sesiones no presenciales siempre y cuando los casos hayan sido escogidos por la Agencia. 

4. Estudios Jurídicos: Para cada uno de las casos que se sometan al comité de conciliación, los apoderados designados deberán elaborar y suscribir los respectivos estudios Jurídicos conforme las cuales se argumentaran las decisiones del comité teniendo en cuenta las normas que rigen los casos objeto de decisión. 

5. Actas del Comité de Conciliación. Las actas de las sesiones en las que participe la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado serán enviadas por correo electrónico al delegado de la Agencia para su revisión dentro de las tres (3) días siguientes a la respectiva sesión. 

6. Seguimiento. Sin perjuicio del cumplimiento del numeral 3 del artículo 20 del decreto 1716 de 2009, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación al que asistió el delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, deberá informar a ésta, dentro de las cinco (5) días siguientes a su realización, el resultada del desarrollo final de las audiencias de conciliación o pacto de cumplimiento, el pronunciamiento sobre el acuerdo por parte de la instancia judicial correspondiente, el cumplimiento de las gestiones encomendadas, el estado de avance a ejecución y las demás instrucciones y directrices impartidas en el Comité de Conciliación correspondiente. 

7. Acción de Repetición: Los términos y condiciones establecidos en la Circular 6 del 9 de julio de 2013 para remitir la invitación o convocatoria de las comités de conciliación a la Agencia en los casos relacionados con la procedencia de la acción de repetición quedan incorporados en la presente circular.