PARA: Ministros del Despacho; Directores de Departamentos Administrativos; Presidentes, Gerentes y Directores de Establecimientos Públicos y de Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional; Consejeros Presidenciales; Embajadores de Colombia ante los diferentes gobiernos; Gobernadores; Alcaldes; Directores, Gerentes y Presidentes de Departamentos Administrativos y Empresas Comerciales e Industriales del Estado del Orden Departamental y Municipal; 

DE: Presidente de la República 

ASUNTO: Procedimientos para adelantar gestiones oficiales internacionales. 

FECHA: 7 febrero 1996 

En desarrollo de la facultad de dirigir las relaciones internacionales del país que le otorga la Constitución Nacional en su artículo 189, numeral 2, se emite la siguiente Directiva Presidencial. 

Objetivo y definición del campo de aplicación de esta Directiva 

El propósito de esta Directiva Presidencial es señalar los procedimientos mínimos que los destinatarios de ella deben cumplir con el objeto de ejecutar actos o adelantar gestiones internacionales, entendiendo por éstos: 

2. Cumplido el trámite anterior, el Embajador de Colombia ante el país con el que se esté negociando o donde se esté realizando el acto o gestión definirá la forma como su misión participará en dicha gestión y al efecto instruirá a sus funcionarios. 

3. Terminado el acto o gestión, el funcionario deberá presentar un breve reporte o informe sobre el desarrollo de la misma dirigido directamente al Ministro de Relaciones Exteriores, al Embajador de Colombia y a la Consejería para Asuntos Internacionales de la Presidencia de la República. En el caso de los miembros de la rama ejecutiva, éste será requisito para solicitar el cumplido de la comisión correspondiente. Los cónsules de la República en el respectivo territorio deberán comprobar con la Embajada de Colombia el cumplimiento del mismo. 

4. El informe respectivo deberá incluir como mínimo la siguiente información: 

a. Fecha(s) y lugar(es) en los que tuvo lugar la acción correspondiente; 

b. Objetivo de la acción o gestión adelantada; 

c. Nombres de las entidades y personas con las cuales se ejecutó dicha acción, especificando el cargo o título de las mismas; 

d. Resumen de las principales conclusiones y resultados de la acción ejecutada y, en caso que tuviere lugar, enumeración de los compromisos adquiridos o descripción del seguimiento que habrá de tener la acción respectiva. 

Cuando representantes del sector privado, de las ramas legislativa y judicial o de los órganos autónomos constitucionales requieran el apoyo de la Embajada de Colombia para adelantar sus respectivas gestiones internacionales, la Embajada para el estudio de las acciones a seguir, deberá solicitar la información a que se refiere el numeral 1 del procedimiento señalado anteriormente. El funcionario de la Embajada que preste el apoyo mencionado deberá presentar el informe a que se refieren los numerales 3 y 4. 

1. Visitas o reuniones oficiales con funcionarios del poder ejecutivo, legislativo o judicial de los gobiernos de otros países, independientemente de la localización geográfica en la que éstas tengan lugar, así como las comunicaciones, también oficiales, con los mismos. 

2. Participación en actividades o eventos tales como procesos de negociación internacional, asambleas, votaciones, seminarios, conferencias, ferias, firmas de empréstitos o contratos de prestación de servicios, y cualquier otro tipo de reunión en la que el servidor público actúe en tal carácter. 

3. Visitas o reuniones de carácter oficial con miembros de entidades del sector privado de otros países incluyendo firmas de consultoría, agremiaciones, centros de investigación, fundaciones y universidades, independientemente del lugar donde se lleven a cabo. 

4. Participación en ferias, exposiciones, seminarios o foros organizados o promovidos por el Gobierno de Colombia que tengan lugar en otros países. 

Procedimientos 

Para ejecutar cualquiera de las acciones señaladas anteriormente, se deberá cumplir con los siguientes procedimientos previos y posteriores a la realización de la misma: 

1. Informar con la debida antelación sobre el objetivo y contenido del acto o gestión a adelantar al Ministro de Relaciones Exteriores, al Embajador de Colombia en el respectivo país y a la Consejería para Asuntos Internacionales de la Presidencia de la República. 

El objetivo de las disposiciones enunciadas es garantizar que haya plena armonía y consistencia entre todas las actividades del Estado que afecten las relaciones internacionales, que no se dupliquen esfuerzos y que haya una mayor eficiencia y eficacia en las gestiones correspondientes. 

En consecuencia, para garantizar la coherencia institucional en la política colombiana hacia el exterior, a partir de la fecha todos los servidores públicos a quienes está dirigida deberán ser informados sobre el contenido de esta directiva y seguir estrictamente el procedimiento de información previa, de coordinación y de reporte posterior descrito en la misma. 

Lo anterior, sin perjuicio de las instrucciones impartidas con respecto a la negociación y celebración de tratados internacionales mediante la Directiva Presidencial No. 3 del 15 de noviembre de 1994. 

Se excluyen del cumplimiento del procedimiento descrito en esta circular los actos que por su naturaleza jurídica, por disposición legal o por expresa decisión presidencial tienen carácter confidencial y reservado y, aquellos que por disposición de la ley requieran trámite especial. 

Cordialmente,