Artículo 1º A partir del 1º de agosto próximo la Secretaría del Instituto Geográfico Militar y Catastral, como sección administrativa del mismo, estará constituida por tres Grupos Principales así: 

Grupo 1- Personal, correspondencia, archivos y servicios varios. 

Grupo 2 - Almacén y Proveeduría. 

Grupo 3 - Caja, contabilidad y estadística. 

Parágrafo: Los tres grupos anteriores actuarán bajo la inmediata vigilancia del Secretario General del Instituto. 

Artículo 2º Cada uno de los grupos anteriores tendrá las siguientes funciones: 

Grupo 1: 

Control de personal: 

1. Tarjetas Individuales (nombramientos, ascensos, licencias, vacaciones, etc.). 

2. Hojas de servicio anuales (rendimiento, concepto de los jefes, faltas accidentales, permisos, etc.). 

3. Libro de entrada y salida de los empleados e informes semanales a la subsecretaría del Ministerio de Hacienda, para el personal civil, y al Oficial del Estado Mayor, para el personal militar. 

4. Trámite de las solicitudes de empleo, licencias, permisos, vacaciones, etc. 

b). Expedición y archivo de la correspondencia en general; copia y registro de la misma en los libros correspondientes; 

c).Elaboración de las actas de las juntas mensuales de los Jefes de Departamento y Secciones del Instituto, de acuerdo con las minutas que le suministre el Secretario General; 

d). Elaboración de las nóminas mensuales o quincenales de sueldos, viáticos y jornales; 

e). Control de las cuentas de gastos de las comisiones de campo. 

f). Control de los viáticos del personal que trabaja fuera del Instituto. 

F). Ordenación, vigilancia y despacho de la biblioteca. 

h).Control y vigilancia de los servicios de aseo, portería, jardín y camionetas del Instituto, y 

i). Las demás que se le fijen posteriormente. 

Grupo 2: 

a). Suministro de equipo y elementos a las dependencias del Instituto y a las comisiones de campo; 

b). Ordenación y mantenimiento al día de los kárdex o cuentas por artículos. 

c). Rendición de informes a la Contraloría General de la República, en la forma que tenga ordenado esta entidad; 

d). Inventarios; 

e). Adquisiciones directas en el mercado local, de acuerdo con las autorizaciones especiales conferidas o que confiera al Instituto el Consejo Directivo del Departamento Nacional de Provisiones; 

f). Relaciones con este último departamento para los pedidos al exterior o locales que se hagan por su conducto, y 

g). Las demás que se le fijen posteriormente. 

Grupo 3: 

a). Pagos en general. 

b). Presupuestos mensuales y anuales; 

c). Contabilidad en general. 

d). Pedidos de fondos 

e). Rendición de cuentas e informes a la Contraloría General de la República, en la forma que tenga ordenado esta entidad. 

f). Estadística de costo de los diferentes trabajos del Instituto, de acuerdo con las instrucciones especiales que reciba de la Dirección. 

g). Las demás que se le fijen posteriormente. 

Artículo 3º A partir de la misma fecha, el personal de la Secretaría del Instituto Geográfico Militar y Catastral será el que a continuación se indica, de acuerdo con la escala de categorías y asignaciones determinadas por el artículo 1º del decreto 572 de 1941: 

a). Despacho del secretario. 

Un Secretario General 

Una Estenógrafa (Auxiliar 1º) 

a).Grupo 1: 

Un Oficial Mayor (Oficial 4º) 

Un Portero (Auxiliar 5º) 

Un Cartero (Auxiliar 6º) 

Un Jardinero (Auxiliar 5º) 

Tres ayudantes de aseo (Auxiliares sextos) 

c). Grupo 2: 

Un Almacenista Proveedor (Oficial 4º) 

Un Oficial de Pedidos (Auxiliar 1º) 

Dos Chóferes de Camionetas (Auxiliares Terceros) 

d). Grupo 3: 

Un Contador - Pagador Oficial (Oficial 4º) 

Artículo 4º En los términos del presente Decreto queda modificado el numeral 2º del artículo 4º del Decreto 572 de 1941. 

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