El Superintendente de Notariado y Registro,
en ejercicio de las funciones establecidas en los artículos 3º y 13 numerales 3, 4 y 28 del Decreto número 2163 de junio 17 de 2011,
CONSIDERANDO QUE:
Mediante la Circular número 565 de noviembre de 2011 la Superintendente Delegada para el Notariado dio a conocer a los Notarios del país el listado de los actos incluidos en el Sistema de Información Notarial (SIN) para ser utilizados en el servicio público notarial frente a los negocios jurídicos.
Algunas Notarías del país por necesidades del servicio y en razón a la diversidad de documentos que diariamente reciben para el proceso notarial, crean códigos para los distintos actos causando inseguridad jurídica en los actos, e incertidumbre en los datos informados para la generación de estadísticas en la Superintendencia de Notariado y Registro.
Se hace necesario estandarizar mediante acto administrativo los códigos de los actos notariales conforme al Estatuto de Notariado y demás normas concordantes, para ejercer un mayor control y obtener las estadísticas que se requieran por cada acto o negocio jurídico.
La Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual debe estar enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades.
En el parágrafo 1º del artículo 4º de la Ley 872 de 2003, se establece como base fundamental el diseño de indicadores que permita medir las variables de eficiencia, de resultado y de impacto para facilitar el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales deben estar a disposición de los usuarios o destinatarios y publicados permanentemente en las páginas web de cada una de las Entidades.
Los literales d) y e) del Capítulo IV. Requisitos Generales de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada mediante el Decreto número 4110 de diciembre 9 de 2004 para la Rama Ejecutiva del Poder Público, establece para las entidades el deber de asegurar la disponibilidad de recursos de información, para apoyar la operación y el seguimiento a los procesos; así como su medición y análisis.
En cumplimiento de las políticas de necesidad de información estadística SIE, la Superintendencia de Notariado y Registro debe generar en función de la misión y visión, flujos de información estadística Registral y Notarial precisa, útil y fácil para el uso y la interpretación de los ciudadanos, la cual debe difundirse a través de medios electrónicos, boletines y anuarios.
En mérito de lo expuesto, el Superintendente de Notariado y Registro, en uso de sus facultades legales,
RESUELVE:
Artículo 1°.Adopción de Códigos Notariales para los Actos Notariales. Adóptase los códigos que a continuación se relacionan para el ejercicio de la función notarial, en todas las Notarías del país:
ACTUACIONES SOBRE REGISTRO CIVIL REALIZADO EN COLOMBIA
ACTOS NOTARIALES DE NEGOCIOS DE BIENES INMUEBLES REALIZADOS EN COLOMBIA POR ESCRITURA PÚBLICA
ACTOS NOTARIALES DE NEGOCIOS POR CONTRATOS REALIZADOS EN COLOMBIA - ESCRITURA PÚBLICA
ACTOS NOTARIALES DE FAMILIA - CIUDADANO REALIZADO EN COLOMBIA ESCRITURA PÚBLICA
ACTOS NOTARIALES DE SOCIEDADES REALIZADOS EN COLOMBIA (ESCRITURA PÚBLICA)
ACTOS NOTARIALES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL - VIS REALIZADOS EN COLOMBIA POR ESCRITURA PÚBLICA
OTROS ACTOS NOTARIALES REALIZADOS EN COLOMBIA POR ESCRITURA PÚBLICA
OTROS SERVICIOS NOTARIALES REALIZADOS EN COLOMBIA
ACTOS Y SERVICIOS NOTARIALES REALIZADOS EN EL EXTERIOR
Artículo 2°.Creación de nuevos códigos. La creación de nuevos códigos para los actos notariales originados en el ejercicio de la función notarial, debe solicitarse por escrito, con la debida fundamentación del notario ante la Superintendencia Delegada para el Notariado, dependencia que solicitará el concepto técnico y jurídico para la viabilidad de la creación del nuevo código. Una vez, creado ese código la Superintendencia Delegada para el Notariado, mediante acto administrativo autorizará el uso del nuevo código en las Notarías del país.
Parágrafo. Queda prohibido la modificación o adición a la numeración y descripción de los códigos de naturaleza jurídica aquí señalados, mientras no se surta el trámite legal correspondiente en la forma prevista en el Inciso inmediatamente anterior.
Artículo 3°.Divulgación. La divulgación del presente acto administrativo, se hará en la página web de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de agosto de 2012.
El Superintendente de Notariado y Registro,
Jorge Enrique Vélez García.
(C. F.)