DECRETO10802015201505 script var date = new Date(26/05/2015); document.write(date.getDate()); script falsefalseDIARIO OFICIAL. AÑO CLI. N. 49523. 26, MAYO, 2015.PAG.1396 MINISTERIO DE CULTURApor medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.VigentefalsefalseCulturafalsefalseDECRETO ÚNICOLas disposiciones contenidas en los artículos 2.9.1.2.5 y 2.9.1.2.6 del presente decreto entrarán en vigencia una vez el Ministerio de Cultura, mediante resolución, adopte e implemente los mecanismos tecnológicos necesarios para capturar y sistematizar la información de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas.false26/05/201526/05/2015

DIARIO OFICIAL. AÑO CLI. N. 49523. 26, MAYO, 2015.PAG.1396

ÍNDICE [Mostrar]

RESUMEN DE MODIFICACIONES [Mostrar]

DECRETO 1080 DE 2015

(mayo 26)

por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura.

ESTADO DE VIGENCIA: [Mostrar]

Subtipo: DECRETO ÚNICO

  

  

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y 

  

CONSIDERANDO: 

  

Que la producción normativa ocupa un espacio central en la implementación de políticas públicas, siendo el medio a través del cual se estructuran los instrumentos jurídicos que materializan en gran parte las decisiones del Estado. 

  

Que la racionalización y simplificación del ordenamiento jurídico es una de las principales herramientas para asegurar la eficiencia económica y social del sistema legal y para afianzar la seguridad jurídica. 

  

Que constituye una política pública gubernamental la simplificación y compilación orgánica del sistema nacional regulatorio. 

  

Que la facultad reglamentaria incluye la posibilidad de compilar normas de la misma naturaleza. 

  

Que por tratarse de un decreto compilatorio de normas reglamentarias preexistentes, las mismas no requieren de consulta previa alguna, dado que las normas fuente cumplieron al momento de su expedición con las regulaciones vigentes sobre la materia. 

  

Que la tarea de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario implica, en algunos casos, la simple actualización de la normativa compilada, para que se ajuste a la realidad institucional y a la normativa vigente, lo cual conlleva, en aspectos puntuales, el ejercicio formal de la facultad reglamentaria. 

  

Que en virtud de sus características propias, el contenido material de este decreto guarda correspondencia con el de los decretos compilados; en consecuencia, no puede predicarse el decaimiento de las resoluciones, las circulares y demás actos administrativos expedidos por distintas autoridades administrativas con fundamento en las facultades derivadas de los decretos compilados. 

  

Que la compilación de que trata el presente decreto se contrae a la normatividad vigente al momento de su expedición, sin perjuicio de los efectos ultractivos de disposiciones derogadas a la fecha, de conformidad con el artículo 38 de la Ley 153 de 1887. 

  

Que por cuanto este decreto constituye un ejercicio de compilación de reglamentaciones preexistentes, los considerandos de los decretos fuente se entienden incorporados a su texto, aunque no se transcriban, para lo cual en cada artículo se indica el origen del mismo. 

  

Que las normas que integran el Libro 1 de este decreto no tienen naturaleza reglamentaria, como quiera que se limitan a describir la estructura general administrativa del sector. 

  

Que durante el trabajo compilatorio recogido en este decreto, el Gobierno verificó que ninguna norma compilada hubiera sido objeto de declaración de nulidad o de suspensión provisional, acudiendo para ello a la información suministrada por la Relatoría y la Secretaría General del Consejo de Estado. 

  

Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector y contar con un instrumento jurídico único para el mismo, se hace necesario expedir el presente decreto Reglamentario Único Sectorial. 

  

Por lo anteriormente expuesto, 

  

DECRETA: 

LIBRO I

ESTRUCTURA DEL SECTOR

PARTE 1

SECTOR CENTRAL

TÍTULO I

CABEZA DEL SECTOR


Artículo 1.1.1.1Ministerio de Cultura: El Ministerio de Cultura tendrá como objetivos formular, coordinar, ejecutar y vigilar la política del Estado en materia cultural de modo coherente con los planes de desarrollo, con los principios fundamentales y de participación contemplados en la Constitución Política y en la ley y le corresponde formular y adoptar políticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo a su cargo. 

  

(Decreto número 1746 de 2003, artículo 1°- Decreto número 4183 de 2011, artículo 3°)  

TÍTULO II

FONDOS ESPECIALES


Artículo 1.1.2.1. Fondo Mixto de Promoción de la Cultura y de las Artes  

  

(Ley 397 de 1997, artículo 63)  


Artículo 1.1.2.2.Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica  

  

(Ley 397 de 1997, artículo 46) 

TÍTULO III

ÓRGANOS SECTORIALES DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN


Artículo 1.1.3.1. Consejo Nacional de Cultura 

  

(Ley 397 de 1997, artículo 58 y Decreto número 1782 de 2003) 


Artículo 1.1.3.2. Comité Directivo 

  

(Resolución número 2275 de 2013 del Ministerio de Cultura)  


Artículo 1.1.3.3. Comité de Coordinación de Control Interno 

  

(Decreto número 1746 de 2003 artículo 5° modificado por el artículo 1° del Decreto número 4827 de 2008)  


Artículo 1.1.3.4. Comité de Defensa Judicial y Conciliación 

  

(Decreto número 1716 de 2009)  


Artículo 1.1.3.5. Comisión de Personal 

  

(Decreto número 1746 de 2003 artículo 5° modificado por el artículo 1° del Decreto número 4827 de 2008)  


Artículo 1.1.3.6. Comite de Convivencia Laboral 

  

(Ley 1010 de 2006 y Resolución número 3366 de 2014)  


Artículo 1.1.3.7 Comisión de Antigüedades Náufragas  

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 8°)  

TÍTULO IV.

SECTOR DESCENTRALIZADO

CAPÍTULO I.

Entidades Adscritas


Artículo 1.1.4.1.1. Integración del Sector Administrativo de Cultura. El Sector Administrativo de Cultura está integrado por el Ministerio de Cultura y sus entidades adscritas y vinculadas. 

  

Son entidades adscritas al Ministerio de Cultura las siguientes: 

  

Establecimientos Públicos 

  

1. Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (Icahn). 

  

2. Archivo General de la Nación. 

  

3. Instituto Caro y Cuervo. 

  

Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica 

  

1. Museo Nacional. 

  

2. Biblioteca Nacional. 

  

Órganos de asesoría y coordinación 

  

1. Consejo Nacional de Cultura. 

  

2. Consejo Nacional de Patrimonio Cultural 

  

(Decreto número 1746 de 2003, artículo 4°)  

LIBRO II

RÉGIMEN REGLAMENTARIO DEL SECTOR CULTURA

PARTE I

DISPOSICIONES GENERALES

TÍTULO I

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN


Artículo 2.1.1.1. Objeto. El objeto de este decreto es compilar la normatividad expedida por el Gobierno nacional en ejercicio de las facultades reglamentarias conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, para para la cumplida ejecución de las leyes del sector Cultura. 


Artículo 2.1.1.2. Ámbito de Aplicación. El presente decreto aplica a las entidades del sector Cultura y rige en todo el territorio nacional. 

  

PARTE II

SISTEMA NACIONAL DE CULTURA (SNCU)

TÍTULO I

ASPECTOS GENERALES DEL SNCU


Artículo 2.2.1.1.Definición del Sistema Nacional de Cultura. Se entiende por Sistema Nacional de Cultura el conjunto de instancias, espacios de participación y procesos de desarrollo institucional, planificación, financiación, formación, e información articulados entre sí, que posibilitan el desarrollo cultural y el acceso de la comunidad a los bienes y servicios culturales. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 1°)  


Artículo 2.2.1.2 Objeto del Sistema. El sistema tendrá por objeto principal contribuir a garantizar el acceso a las manifestaciones, bienes y servicios culturales y a promover la creatividad de los colombianos, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política y en la Ley 397 de 1997, particularmente en su artículo 1º. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 2°)  


Artículo 2.2.1.3. Principios. El Sistema Nacional de Cultura se basa en los principios de descentralización, diversidad, participación y autonomía. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 3°)  


Artículo 2.2.1.4. Articulación. El Sistema Nacional de Cultura, para garantizar su operatividad y funcionamiento se articulará, relacionará e integrará con los diferentes actores o instancias nacionales y territoriales involucradas en los procesos de planificación y ejecución de actividades culturales. 

  

Igualmente se integrará y vinculará con otros sistemas nacionales y regionales, tales como el de planificación, salud, educación, cofinanciación, ciencia y tecnología ambiental, deporte y recreación, juventud, así como con los que se creen con posterioridad a este decreto. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 4°)  

  


Artículo 2.2.1.5. Definiciones. Para efectos de la aplicación del Sistema Nacional de Cultura, se adoptan las siguientes definiciones: 

  

1. Instancias: Son las responsables de la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas y de los planes de cultura, conjuntamente con los espacios de participación. 

  

2. Espacios de participación: Son el ámbito de encuentro de todos los actores del sistema en donde se concertan las decisiones de la política y planificación cultural nacional o territorial y la vinculación y articulación con los demás sistemas. 

  

3. Procesos: Son el conjunto de acciones que enriquecen, potencian, transforman y divulgan el ámbito cultural, observando criterios democráticos, participativos y multiculturales. 

  

Los procesos son: 

  

3.1 De desarrollo y fortalecimiento institucional: Fomenta y promueve la cooperación interinstitucional desde el punto de vista organizativo, administrativo, financiero y programático dirigido a las instancias encargadas de coordinar y ejecutar programas y proyectos culturales en las entidades del orden nacional y territorial. 

  

3.2 De planificación. Se orienta a la formulación de los Planes Territoriales de Cultura y del Plan Nacional de Cultura y su integración a los Planes de Desarrollo. 

  

3.3. De financiación: Identifica y canaliza los recursos públicos y privados nacionales, territoriales e internacionales para la ejecución de los programas y proyectos. 

  

4. Subsistemas. Hacen parte del Sistema Nacional de Cultura; 

  

4.1. De gestión cultural. Mediante este subsistema se busca consolidar el Sistema Nacional de Cultura, así como la planificación de todas aquellas acciones que permitan a las instancias y a los espacios de concertación, participar y cumplir activamente con sus funciones específicas. A través de este subsistema se hará la evaluación y seguimiento de los planes, programas y proyectos culturales. 

  

4.2. De información cultural SINIC: Conjunto de instancias y procesos de desarrollo institucional en el área de información articuladas entre sí que posibilitan la investigación y el acceso de la comunidad a la información cultural. El subsistema Nacional de Información tiene como misión recoger, organizar, procesar, comunicar y difundir la información del ámbito cultural desde y hacia las diferentes entidades gubernamentales, institucionales, artísticas o de la comunidad nacional o internacional. 

  

4.3. De concertación. A través de este subsistema el Ministerio de Cultura impulsará programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional de Cultura y los Planes Territoriales, dirigidos a rescatar, defender y promover el talento nacional; democratizar el acceso de todas las personas a los bienes, servicios y manifestaciones de la cultura y el arte, con énfasis en el público infantil y juvenil, tercera edad y discapacitados físicos, síquicos y sensoriales; consolidar las instituciones culturales y contribuir a profundizar su relación interactuante con la comunidad. Los Participantes del Subsistema Nacional de Concertación son: El Ministerio de Cultura, los entes territoriales y las entidades culturales privadas sin ánimo de lucro. 

  

5. Redes culturales: Se entienden por redes de servicios culturales, el conjunto de organizaciones y procedimientos que conducen a disponer de información y de los servicios relacionados con la misión de cada organización en los procesos culturales del país. 

  

En la conformación de las redes debe operar el principio de cooperación interinstitucional entre las diferentes instancias y espacios de concertación que integran el Sistema Nacional de Cultura. Entre las redes culturales están las de los museos, bibliotecas, y casas de cultura. 

  

6. Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura: Son órganos asesores del Ministerio de Cultura en la formulación de políticas, planes y programas relacionados con su respectiva área. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 5°)  

  


Artículo 2.2.1.6.Herramientas del Subsistema de Gestión. Las herramientas del Subsistema de Gestión son: 

  

El Plan Indicativo: A través del cual se organizan y orientan las acciones, recursos y metas de las entidades o actores del SNCU en cada uno de los niveles territoriales. 

  

El Plan de Acción: Es la herramienta operativa de la gestión que permite a las diferentes instancias, orientar la ejecución de sus procesos y actividades anuales con fijación de tiempos y metas, que deben lograr para cumplir los objetivos del Plan Indicativo, dentro de los plazos que este señala. 

  

El Banco de Programas y Proyectos: Es una herramienta de gestión que permite conocer la información requerida por los procesos de planificación, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos, teniendo en cuenta que consolida toda la información suministrada durante las distintas fases y etapas de los mismos. 

  

Actividades de seguimiento y evaluación: Se basan en los principios de descentralización, democratización, transparencia, y flexibilidad, orientadas a suministrar información oportuna sobre los procesos de planificación y ejecución de los planes, programas y proyectos, así como sobre el desempeño de las instancias, los espacios de concertación y de los resultados finales en los receptores y beneficiarios de dichas acciones culturales, y la de ejercer un control sobre los recursos financieros públicos y privados. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 12


Artículo 2.2.1.7. Conformación del Sistema Nacional de Cultura. Las instancias del Sistema Nacional de Cultura son el Ministerio de Cultura, las entidades y oficinas culturales territoriales, los Fondos Mixtos para la Promoción de la Cultura y las Artes, y las demás entidades públicas o privadas, civiles o comerciales, que desarrollan, financian, fomentan ejecutan o promueven actividades culturales y artísticas, en los ámbitos locales, regionales y nacional, tales como las bibliotecas, los museos, los archivos, las casas de cultura, las asociaciones y agrupaciones de los creadores, gestores y receptores de las diversas manifestaciones culturales, así como las empresas e industrias culturales. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 6°)  


Artículo 2.2.1.8. Coordinación del Sistema Nacional de Cultura.De conformidad con los artículos 57 y 66 de la Ley 397 de 1997, el Ministerio de Cultura es el organismo rector de la cultura y como coordinador del sistema es el encargado de fijar, coordinar y vigilar las políticas generales sobre la materia y de dictar las normas técnicas, operativas y administrativas a las que deberán ajustarse las entidades de dicho sistema. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 7°)  


Artículo 2.2.1.9. Funciones del Ministerio de Cultura en relación con el Sistema Nacional de Cultura. Son funciones del Ministerio de Cultura, en relación con el Sistema Nacional de Cultura, las siguientes: 

  

1. Apoyar y asesorar a las respectivas instancias en la formulación del Plan Nacional de Cultura. 

  

2. Diseñar políticas, estrategias y metodologías en los procesos de operatividad, seguimiento y evaluación para la consolidación del Sistema. 

  

3. Desarrollar programas de formación para el fortalecimiento de la gestión cultural. 

  

4. Propiciar la creación de espacios para la participación de la comunidad en el desarrollo cultural. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 8°)  

  


Artículo 2.2.1.10. Entidades y Oficinas Públicas de Cultura. Son las encargadas de ejecutar los Planes Culturales y de dinamizar la operatividad del SNCU, (Sistema Nacional de Cultura) en su jurisdicción, así como la de apoyar en la formulación de las políticas culturales. 

  

Parágrafo. Se entienden dentro de este artículo, los institutos, las Secretarías de Cultura, las Oficinas de Extensión, las Direcciones o el ente encargado del sector cultural a nivel departamental, distrital, municipal y de los territorios indígenas. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 9°)  


Artículo 2.2.1.11.Funciones de las entidades y Oficinas Públicas de Cultura. Entre sus funciones, además de las que les determina su acto de creación, tendrán en relación con el sistema, las siguientes: 

  

1. Ejecutar el plan de cultura, en coordinación con el Ministerio de Cultura. 

  

2. Participar activamente en la formulación y seguimiento del Plan de Cultura en su jurisdicción. 

  

3. Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo de Cultura de su jurisdicción. 

  

4. Articular, coordinar y ejecutar las políticas y programas de fortalecimiento institucional y promover procesos y espacios de concertación. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 10)  


Artículo 2.2.1.12 Fondos Mixtos de Cultura, (FMCU). Les corresponde, en relación con el Sistema Nacional de Cultura, canalizar e invertir recursos privados y públicos. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 11)  


Artículo 2.2.1.13. Metodología, instructivos y formularios. El Ministerio de Cultura, como ente coordinador del Sistema Nacional de Cultura, elaborará la metodología, instructivos y formularios del Subsistema de Gestión y capacitará a las instancias, espacios de concertación y receptores del SNCU (Sistema Nacional de Cultura) en la puesta en marcha y desarrollo del mismo. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 13) 


Artículo 2.2.1.14. Formulación de normas técnicas y administrativas. El Ministerio de Cultura dictará normas técnicas y administrativas para la puesta en marcha y funcionamiento de los subsistemas y de las redes culturales, así como para garantizar la articulación y vinculación de las mismas a las instancias y espacios de concertación del Sistema Nacional de Cultura y de los demás sistemas. 

  

(Decreto número 1589 de 1998, artículo 14)  


Artículo 2.2.1.15.Naturaleza y funciones del Consejo Nacional de Cultura. De acuerdo con lo establecido en el artículo 58 de la Ley 397 de 1997, el Consejo Nacional de Cultura, CNCU, es el órgano de asesoría y consulta del Ministerio de Cultura y del Gobierno nacional en materia cultural y la instancia superior de asesoría del Sistema Nacional de Cultura y ejercerá las siguientes funciones: 

  

1. Promover y hacer las recomendaciones que sean pertinentes para el cumplimiento de los planes, políticas y programas relacionados con la cultura. 

  

2. Sugerir al Gobierno Nacional las medidas adecuadas para la protección del patrimonio cultural de la Nación y el estímulo y el fomento de la cultura y las artes. 

  

3. Conceptuar sobre los aspectos que le solicite el Gobierno Nacional en materia de cultura. 

  

4. Asesorar el diseño, la formulación e implementación del Plan Nacional de Cultura. 

  

5. Vigilar la ejecución del gasto público invertido en cultura. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 1°)  


Artículo 2.2.1.16. Composición. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 397 de 1997, el Consejo Nacional de Cultura estará integrado por los siguientes miembros: 

  

1. El Ministro de Cultura, quien lo presidirá, o en su defecto el Viceministro. 

  

2. El Ministro de Educación Nacional, o en su defecto el Viceministro de Educación. 

  

3. El Director del Departamento de Planeación Nacional, o su delegado. 

  

4. Dos personalidades del ámbito artístico y cultural, nombradas por el señor Presidente de la República, quienes serán sus representantes. 

  

5. Los Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, que hayan sido creados y reglamentados por el Ministerio de Cultura, de conformidad con lo establecido en el presente decreto y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. 

  

6. Un representante de la comunidad educativa designado por la Junta Nacional de Educación. 

  

7. Un representante de los fondos mixtos departamentales, distritales y municipales de promoción de la cultura y las artes. 

  

8. Un representante de las asociaciones de casas de la cultura. 

  

9. Un representante de los secretarios técnicos de los consejos departamentales y distritales de cultura. 

  

10. Un representante de los pueblos o comunidades indígenas, y/o autoridades tradicionales. 

  

11. Un representante de las comunidades negras. 

  

12. Un representante del colegio máximo de las academias. 

  

13. Un representante de las agremiaciones culturales de discapacitados físicos, psíquicos y sensoriales. 

  

14. Un representante de cada una de las expresiones culturales a que hace referencia el artículo 18 de la Ley 397 de 1997, elegido por sus organizaciones. 

  

15. Un representante de la Fundación Manuel Cepeda Vargas para la Paz, la Justicia Social y la Cultura. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 2°)  


Artículo 2.2.1.17. Criterios para la elección de representantes. Para la elección de los representantes a que se refieren los numerales 7 al 11 del artículo anterior, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales: 

  

1. Que las elecciones y designaciones se efectúen en forma democrática, buscando en todos los casos la amplia participación de los diferentes actores. 

  

2. Que en lo posible no haya dos representantes de un mismo departamento, municipio o distrito, con el fin de asegurar una equitativa distribución territorial. 

  

3. Que se garantice la rotación de los miembros del Consejo. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 3°) 


Artículo 2.2.1.18.Elección de los representantes de los Fondos Mixtos Departamentales, Distritales y Municipales para la Promoción de la Cultura y las Artes. Cada uno de los diferentes Fondos Mixtos Departamentales, Distritales y Municipales para la Promoción de la Cultura y las Artes, que se encuentren debidamente constituidos, propondrá un candidato por cada una de las siguientes regiones agrupadas así: 

  

Caribe: San Andrés y Providencia, Guajira, Magdalena, Cesar, Atlántico, Bolívar, Bolívar, Córdoba, Sucre, Cartagena de Indias Distrito Turístico y Cultural, Distrito Turístico Cultural e Histórico de Santa Marta y Barranquilla Distrito Especial Industrial y Portuario; 

  

Occidente: Chocó, Valle, Cauca, Nariño, Antioquia, Risaralda, Caldas, Quindío. 

  

Centro Oriente: Santander, Norte de Santander, Boyacá, Cundinamarca, Huila, Tolima y Bogotá Distrito Capital; 

  

Orinoquia: Arauca, Casanare, Meta, Guaviare, Guainía, Vaupés, Vichada; 

  

Amazonía: Amazonas, Caquetá, Putumayo. 

  

Parágrafo. De los representantes de cada una de las regiones se elegirán un (1) representante único ante el Consejo Nacional de Cultura. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 4°)  

  


Artículo 2.2.1.19. Elección de los representantes de las Asociaciones de Casas de la Cultura. Para la elección del representante de las asociaciones a que se refiere este artículo, se aplicará lo dispuesto para elección de los representantes de los fondos mixtos para la promoción de las Artes y la Cultura de que trata el artículo anterior. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 5°) 


Artículo 2.2.1.20. Elección de los representantes de los Secretarios Técnicos de los Consejos Departamentales y Distritales de Cultura. Para la elección del representante de los Secretarios Técnicos a que se refiere este artículo, se aplicará lo dispuesto para elección de los representantes de los fondos mixtos para la promoción de las Artes y la Cultura de que trata el artículo 1.3.2.3.3 del presente decreto. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 6°)  


Artículo 2.2.1.21. Elección del representante de los pueblos o comunidades indígenas y/o autoridades tradicionales. Las organizaciones nacionales jurídicamente reconocidas de los pueblos o comunidades indígenas y/o autoridades tradicionales elegirán su representante, atendiendo los criterios generales establecidos para la elección de los representantes del Consejo Nacional de Cultura. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 7°)  


Artículo 2.2.1.22. Representante de las Comunidades Negras. El representante de las comunidades negras, será elegido por la Comisión Consultiva de Alto Nivel de que tratan la Ley 70 de 1993 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 8°)  


Artículo 2.2.1.23. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones de los representantes de los Fondos Mixtos Departamentales, Distritales y Municipales y para la Promoción de la Cultura y las Artes; de los representantes de las Asociaciones de Casas de la Cultura y Secretarios Técnicos de los Consejos Departamentales y Distritales de Cultura. 

  

El Ministerio de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional y en la página web de la entidad. 

  

Una vez publicada la Convocatoria, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, las diferentes entidades, sectores o comunidades destinatarias de la misma, procederán a efectuar la elección de sus representantes, acatando los criterios establecidos en el presente decreto, incluso a través de mecanismos idóneos que permitan efectuar la elección de dichos representantes, permitiéndose efectuar reuniones no presenciales, siempre que se garantice su probanza mediante votación escrita, la cual podrá hacerse vía fax. 

  

De entre los cinco (5) candidatos seleccionados por regiones para cada caso, se elegirá uno (1) que los represente ante el Consejo Nacional de Cultura; dicha elección será comunicada oficialmente a la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, a más tardar, al día siguiente al vencimiento del plazo establecido para la elección, suministrando el nombre del representante respectivo, con indicación de los demás datos que permitan su plena identificación y ubicación y señalando el procedimiento seguido para efectuar la elección. 

  

Parágrafo. En caso de no haberse comunicado a la Secretaría Técnica el resultado de las elecciones de los representantes de que trata el presente artículo en el inciso primero dentro del término establecido para la elección, el Ministro de Cultura designará directamente los respectivos representantes, ciñéndose al régimen previsto en la Constitución, la ley y en este decreto. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 9°)  


Artículo 2.2.1.24. Sesiones y quórum. El Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), se reunirá ordinariamente dos (2) veces al año, en una (1) ocasión cada semestre y extraordinariamente cuando sea convocado por iniciativa del Presidente o por solicitud de las dos terceras partes de los miembros del mismo. 

  

El Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), podrá sesionar con la mitad más uno (1) de sus miembros y las recomendaciones, sugerencias y conceptos se adoptarán por mayoría de los asistentes. 

  

En todo caso, dado el carácter asesor y consultivo otorgado por la ley al Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), sus recomendaciones, sugerencias y conceptos no obligan al Gobierno nacional, pero deberá ser oído previamente, en los casos en que taxativamente lo determina la Ley 397 de 1997, y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. 

  

De los asuntos discutidos al interior del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), se llevará un registro escrito, a través de actas fechadas y numeradas cronológicamente. En cada acta se dejará constancia de: 

  

1. La ciudad y lugar donde se efectúa la reunión; 

  

2. La hora; 

  

3. La fecha de la sesión respectiva; 

  

4. Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los miembros integrantes del Consejo; 

  

5. Lista de los miembros del Consejo que asistieron a la sesión, indicando en cada caso la entidad, comunidad o sector que representa; 

  

6. Una síntesis de lo ocurrido en la reunión; 

  

7. De cada recomendación, sugerencia o concepto se indicará el número de votos con que fue aprobada o negada. 

  

Parágrafo. Para efectos de sesiones y quórum, se tendrá como válido para todos los cómputos, únicamente el número de miembros y asistentes al Consejo que efectivamente hayan sido designados o elegidos y su elección y/o designación comunicada de conformidad con lo dispuesto en la Ley 397 de 1997 y en el presente decreto. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 10)  


Artículo 2.2.1.25. Período. Salvo los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción, los demás miembros del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), tendrán un período de dos (2) años. 

  

Parágrafo. Cuando por cualquier circunstancia, la persona que ejerza como representante ante el Consejo Nacional de Cultura, deje de ejercer el cargo o pierda la vinculación con la entidad que lo designó como su representante ante el Consejo Nacional de Cultura, será reemplazado siguiendo el mismo procedimiento señalado para cada caso en los artículos anteriores. 

  

El mismo procedimiento se aplicará cuando el Consejo Nacional de Cultura retire o excluya a algún miembro por causas legales o reglamentarias. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 11)  


Artículo 2.2.1.26. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), será ejercida por la Dirección Fomento Regional del Ministerio de Cultura, en cabeza del respectivo Director, el cual ejercerá las siguientes funciones: 

  

1. Llevar un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU). 

  

2. Actuar como Secretario en las reuniones del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU). 

  

3. Elaborar y remitir, oportunamente, las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias. 

  

4. Levantar las actas correspondientes y suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Consejo. 

  

5. Elaborar en coordinación con las otras dependencias del Ministerio de Cultura los documentos que incluyan informes, análisis y recomendaciones sobre los asuntos que en materia de política cultural se sometan a consideración del Consejo Nacional de Cultura (CNCU), por iniciativa del Ministro de Cultura o de cualquier otro integrante del citado Consejo. 

  

6. Realizar estudios en coordinación con el Viceministro, los Directores de Área, los Jefes de las Unidades Administrativas Especiales del Ministerio de Cultura y entidades adscritas al mismo, sobre los asuntos de competencia del Consejo Nacional de Cultura, (CNCU), y brindar apoyo y asesoría al Ministro y al Viceministro en relación con las funciones que le son propias. 

  

7. Coordinar lo relacionado con la elección de los representantes de las entidades, sectores y comunidades, en los términos fijados en el presente decreto. 

  

(Decreto número 1782 de 2003, artículo 12)  


Artículo 2.2.1.27. Naturaleza de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. De conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 62 de la Ley 397 de 1997 adicionado por artículo 16 de la Ley 1185 de 2008, los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, serán entes asesores del Ministerio de Cultura para las políticas, planes y programas en su área respectiva. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 2°)  


Artículo 2.2.1.28. Composición.Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales estarán conformados de la siguiente manera: 

  

1. El Ministro de Cultura o su delegado que será el Director del área respectiva del Ministerio de Cultura. 

  

2. Dos (2) representantes con amplia trayectoria en la respectiva área, designados por el Ministro de Cultura. 

  

3. Un (1) representante por cada uno de los cinco (5) grupos regionales, conformados por los Departamentos y Distritos que a continuación se indican, elegidos democráticamente, quienes deberán contar con trayectoria en el área respectiva. 

  

Los grupos regionales de Departamentos y Distritos estarán conformados así: 

  

1. Caribe: San Andrés y Providencia; Guajira; Magdalena; Cesar; Atlántico; Bolívar; Córdoba; Sucre; Cartagena de Indias, Distrito Turístico y Cultural; Distrito Turístico, Cultural e Histórico de Santa Marta y Barranquilla, Distrito Especial, Industrial y Portuario. 

  

2. Occidente: Chocó, Valle del Cauca, Antioquia, Risaralda, Caldas y Quindío. 

  

3. Centro Oriente: Santander, Norte de Santander, Boyacá, Cundinamarca y Bogotá, Distrito Capital. 

  

4. Amazonia y Orinoquia: Amazonas, Arauca, Casanare, Meta, Guaviare, Guainía, Vaupés y Vichada. 

  

5. Sur: Huila, Tolima, Caquetá, Putumayo, Cauca y Nariño. 

  

Parágrafo. Los miembros de los Consejos de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales no podrán encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución Política y en la ley para desempeñar cargos públicos o ejercer funciones públicas, en particular las establecidas en el artículo 122 de la Constitución Política y artículos 38 y 39 de la Ley 734 de 2002. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 3°)  


Artículo 2.2.1.29.Criterios para la realización de las elecciones de los representantes de los Grupos Regionales. Para la elección de los representantes de los cinco Grupos Regionales a que se refiere el artículo anterior, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales. 

  

1. Que el representante haya sido elegido de manera democrática a través de los espacios de participación que para cada área se hayan conformado en cada Departamento o Distrito, y que los participantes en estos espacios de participación lo hayan designado como representante al Grupo Regional. 

  

2. Que las elecciones se efectúen en forma democrática, entre los representantes de los Departamentos y Distritos del Grupo Regional al que correspondan, por cada área artística y cultural. 

  

3. Que no haya reelección con el fin de garantizar la rotación de los miembros del Consejo. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 4°) 


Artículo 2.2.1.30. Requisitospara ser Consejero Nacional de las Artes y la Cultura. Para ser elegido como Consejero Nacional de las Artes y La Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales se requiere: 

  

1. Ser ciudadano colombiano o ser extranjero, mayor de edad. 

  

2. Tener como mínimo un (1) año de residencia en el Departamento o Distrito al cual representa. 

  

3. Acreditar trayectoria mínima de tres (3) años en la respectiva área artística y cultural 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 5°)  


Artículo 2.2.1.31.Convocatoria y procedimiento para la elección de representantes. Las elecciones de los representantes de los grupos regionales se efectuarán conforme al siguiente procedimiento: 

  

El Ministerio de Cultura elaborará y difundirá, a través de las entidades responsables de los asuntos culturales en cada Departamento y Distrito, los lineamientos y términos generales del proceso. 

  

La entidad responsable de los asuntos culturales en cada Departamento y Distrito, a través de los mecanismos democráticos y participativos que sean pertinentes, de acuerdo con las particularidades y dinámicas territoriales, coordinará el proceso y la convocatoria de manera amplia entre los diferentes agentes y organizaciones del área artística y cultural y como producto de este proceso conformará y formalizará los espacios de participación de lo cual se deberá producir un Acta que contenga la descripción del proceso desarrollado, los participantes y los datos de las personas que integran dichos espacios. 

  

Las personas que integren el espacio de participación, con base en lo concertado con la entidad responsable de los asuntos artísticos y culturales en cada Departamento y Distrito, se reunirán para establecer su plan de acción, forma de operatividad, reglamento interno, periodicidad de reuniones, mecanismos de comunicación e interlocución entre sí, con el Consejo Departamental y Distrital de Cultura y con sus representados del área artística y cultural en el respectivo Departamento y Distrito y elegirá a su representante ante el Grupo Regional. 

  

El Ministerio de Cultura coordinará entre los representantes elegidos por los partícipes en los espacios de participación de Departamentos y Distritos, la elección del representante de cada Grupo Regional, al Consejo Nacional de las Artes y la Cultura para la respectiva área artística y cultural. 

  

Conocidos los resultados finales del proceso por cada área en el respectivo Grupo Regional, la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en el área artística y cultural respectiva, procederá a remitir las comunicaciones del caso a los elegidos. 

  

Parágrafo. Si por cualquier motivo, dentro de los términos y procedimientos establecidos, no se realiza la elección de cualquiera de los miembros de los grupos regionales, el Ministro de Cultura designará directamente el (los) respectivo (s) representante (s), garantizando que la persona elegida pertenezca al Grupo Regional en que no se surtió el proceso. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 6°)  


Artículo 2.2.1.32.Período. Los miembros de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, tendrán un período de dos (2) años contados a partir de su elección, salvo los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción y los dos (2) representantes de amplia trayectoria en la respectiva área designados por el Ministro de Cultura. 

  

Parágrafo 1°. Los integrantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales podrán ser removidos, antes del vencimiento del período para el cual fueron elegidos o designados, cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias: 

  

1. Por muerte. 

  

2. Por inasistencia consecutiva a dos (2) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente comprobada. 

  

3. Cuando su comportamiento en las reuniones del Consejo sea indebido y los demás miembros consideren reprochable su actuación y por mayoría absoluta propongan su exclusión. 

  

4. Por solicitud explícita y justificada de la totalidad de partícipes de los espacios de participación del Grupo Regional por el cual fue elegido. 

  

Parágrafo 2°. Cuando se presente una cualquiera de las situaciones anteriores y alguno de los miembros del Consejo deba ser removido antes del vencimiento del período para el cual fue elegido, será reemplazado por el representante del espacio de participación que haya obtenido la segunda mayor votación en el Grupo Regional. En caso que no se haya dado esta última circunstancia, el Ministro de Cultura designará su reemplazo por el tiempo que falte para cumplirse el período, garantizando que el designado pertenezca al mismo Grupo Regional del Consejero removido. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 7°)  


Artículo 2.2.1.33. Régimen de sesiones y quórum. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales se reunirán, ordinariamente, dos (2) veces al año, una (1) vez por semestre y extraordinariamente por iniciativa del Ministro de Cultura o del Presidente del Consejo respectivo. 

  

Parágrafo. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales podrán sesionar con la mitad más uno (1) de sus miembros, de los cuales al menos uno (1) será El Ministro de Cultura o su delegado que será el Director del área respectiva del Ministerio de Cultura o un representante con amplia trayectoria en la respectiva área, de los designados por el Ministro de Cultura. 

  

Las recomendaciones, sugerencias y conceptos se adoptarán por mayoría de los asistentes. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 8°)  

  


Artículo 2.2.1.34.Funciones de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. Los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales ejercerán las siguientes funciones: 

  

1. Asesorar al Ministerio de Cultura en la formulación de las políticas, planes y programas del área respectiva. Dado el carácter asesor otorgado por la ley a los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, sus recomendaciones no obligan al Gobierno nacional. 

  

2. Formular las recomendaciones que considere pertinentes para el cumplimiento de los planes, políticas y programas del área respectiva. 

  

3. Apoyar al Ministerio de Cultura para que los planes, proyectos y actividades, en la respectiva área, tengan el mayor cubrimiento y el máximo impacto en el avance del sector y de la cultura en general. 

  

4. Conceptuar sobre los aspectos relacionados con el área artística y cultural de que se trate, cuando lo solicite el Ministro de Cultura. 

  

5. Mantener informados permanentemente a los agentes y organizaciones del área artística y cultural de que se trate, sobre el desarrollo de las políticas, planes y programas tratados en el Consejo. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 9°)  

  


Artículo 2.2.1.35.Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. Los miembros de cada uno de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales elegirán su Presidente, quien será su representante ante el Consejo Nacional de Cultura, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 59 de la Ley 397 de 1997. 

  

Parágrafo. No podrán ser Presidentes de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura, en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales, ninguno de los funcionarios del Ministerio de Cultura que integran dichos Consejos. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 10)  


Artículo 2.2.1.36.Secretaría Técnica de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura. La Secretaría Técnica de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales será ejercida por el asesor del área respectiva del Ministerio de Cultura o por el funcionario que se designe para el efecto. El Secretario técnico tendrá voz, pero no voto en el Consejo. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 11)  

  


Artículo 2.2.1.37.Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica de los Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura en cada una de las manifestaciones artísticas y culturales cumplirá las siguientes funciones: 

  

1. Preparar la información objeto de estudio del Consejo. 

  

2. Citar a las reuniones incluyendo el Orden del Día y remitir la documentación necesaria para el conocimiento previo de los temas a tratar por parte de los miembros del Consejo. 

  

3. Llevar un registro escrito, a través de actas fechadas y numeradas cronológicamente. En cada acta se dejará constancia de: 

  

a) La ciudad, el lugar, la fecha y hora en la que se efectúa la reunión; 

  

b) La indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los miembros del Consejo del área respectiva; 

  

c) La lista de los miembros que asistieron a la sesión; 

  

d) Una síntesis de lo ocurrido en la reunión; 

  

e) El número de votos con que fueron aprobadas o negadas las recomendaciones, sugerencias o conceptos formulados por el Consejo; 

  

f) Elaborar y suscribir, junto con el Presidente del Consejo, las Actas de las reuniones. 

  

4. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría Técnica. 

  

(Decreto número 3600 de 2004, artículo 12)  


Artículo 2.2.1.37. Funciones del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. Funciones del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía es el encargado de la dirección del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y ejercerá además de las funciones señaladas en la ley y para los demás Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura, las siguientes: 

  

1. Dirigir el Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. 

  

2. Aprobar el presupuesto del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico para cada vigencia anual. 

  

3. Establecer, dentro de los dos (2) últimos meses de cada año mediante acto de carácter general (acuerdo), las actividades, porcentajes, montos, límites, modalidades de concurso o solicitud directa y demás requisitos y condiciones necesarias para acceder a los beneficios, estímulos y créditos asignables con los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico en el año fiscal siguiente. 

  

4. Decidir y asignar sobre la destinación de los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. 

  

5. Establecer cuando lo considere necesario, subcomités para efectos de la evaluación y selección técnica y financiera de los proyectos que participen para acceder a los beneficios, estímulos y créditos asignables con los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. 

  

6. Apoyar al Ministerio de Cultura para que sus proyectos y actividades tengan el mayor cubrimiento y el máximo impacto en el avance del sector cinematográfico. 

  

7. Mantener informado permanentemente al sector de las decisiones que tome, a través de medios electrónicos o cualquiera otro idóneo. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 1°) 

  


Artículo 2.2.1.38. Composición. El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía (CNACC) estará integrado por los siguientes miembros: 

  

1. El Ministro de Cultura o su delegado. 

  

2. El Director de Cinematografía del Ministerio de Cultura. 

  

3. Dos representantes con amplia trayectoria en el sector cinematográfico designados por el Ministro de Cultura. 

  

4. Un representante de los Consejos Departamentales y Distritales en Cinematografía. 

  

5. Un representante de los Productores de Largometraje. 

  

6. Un representante de los Distribuidores. 

  

7. Un representante de los Exhibidores. 

  

8. Un representante de los Directores. 

  

Parágrafo 1°. El Ministro de Cultura quien presidirá el CNACC, podrá delegar en los términos de la Ley 489 de 1998. 

  

Si su delegado fuere el Director de Cinematografía del Ministerio de Cultura, éste contará con el voto delegado y el suyo propio. Si el delegado fuere funcionario distinto, presidirá el Director de Cinematografía. 

  

Parágrafo 2°. El Consejo podrá invitar a sus deliberaciones a funcionarios públicos, o a particulares representantes de las agremiaciones del sector cinematográfico y demás sectores de la sociedad civil que estime necesario, de acuerdo con los temas específicos a tratar, quienes participarán con voz pero sin voto. En caso de ser requerido de acuerdo con las cambiantes condiciones de la cinematografía nacional, mediante resolución del Ministerio de Cultura se podrá ampliar en dos (2) posiciones la representación de otros sectores de la actividad cinematográfica incluidas las entidades académicas, caso en el cual se determinará en el mismo acto su forma de elección. 

  

Parágrafo 3°. Los representantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía podrán ser removidos antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o elegidos, cuando falten de manera consecutiva a tres (3) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente comprobada o cuando omitan cumplir con las funciones previstas en la ley o en este decreto. 

  

Parágrafo 4°. El Ministerio de Cultura determinará la forma de elección del representante de los Consejos Departamentales y Distritales de Cinematografía, la integración mínima de dichos Consejos de manera que se garantice la representatividad de los diversos sectores cinematográficos en esos niveles territoriales, y las competencias mínimas de las secretarías técnicas de dichos Consejos. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 2°, Modificado por el Decreto número 763 de 2009, artículo 69)  


Artículo 2.2.1.39. Participación de los miembros del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía. Los miembros del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía no podrán acceder a título particular a los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y deberán declarar los conflictos de intereses que en algún caso llegaren a presentarse, cuando las entidades por ellos representadas presenten proyectos para ser beneficiarios de los recursos. Las agremiaciones, asociaciones, o entidades que representen podrán acceder a dichos recursos en igualdad de condiciones con los demás participantes. 

  

De conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 814 de 2003, los miembros de la Junta Directiva del Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica podrán tener acceso a los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, en igualdad de condiciones a los demás agentes del sector; pero no podrán participar de las decisiones o responsabilidades que corresponden al Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, sobre los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. 

  

En ningún caso quienes sean representantes en los órganos de dirección del Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica “Proimágenes Colombia”, podrán ser representantes de los sectores establecidos en los numerales 3 a 8 del artículo 1.3.3.4.2.2 de este decreto. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 3°)  


“Artículo 2.2.1.40. Criterios para la elección de representantes. Para la elección de los representantes a que se refieren los numerales 4 al 8 del artículo 2.2.1.38 de este decreto, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales: 

  

1. Que los representantes a que se refieren los numerales 4 al 8 del citado artículo sean personas conocedoras del sector cinematográfico, en criterio de sus electores. 

  

2. Que las elecciones se efectúen en forma democrática, buscando una amplia participación”. 


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Artículo 2.2.1.41. Elección de los representantes de los Productores de Largometraje. Para la elección del representante de los Productores de Largometraje a que se refiere este artículo, es requisito indispensable que los electores (productores de largometraje), se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y que acrediten haber producido por lo menos un largometraje. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 6°)  


Artículo 2.2.1.42. Elección de los representantes de los distribuidores. Para la elección del representante de los distribuidores a que se refiere este artículo, es requisito indispensable que los electores (distribuidores), se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y que acrediten en debida forma haber distribuido mínimo una película de cine, dentro del año inmediatamente anterior a la elección. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 7°)  


Artículo 2.2.1.43. Elección del representante de los exhibidores. Para la elección del representante de los exhibidores a que se refiere este artículo es requisito indispensable que los electores (exhibidores) se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y tengan por lo menos una sala de cine o de exhibición. 

  

“Parágrafo. Para la elección del representante de los exhibidores, los electores (exhibidores permanentes), deben estar registrados ante la Dirección de Cinematografía, explotar al menos una sala de cine, y encontrarse al día con el FDC e información obligatoria de taquilla al SIREC. 

  

En la elección se utilizará un sistema de cociente en el que se tendrá en consideración el número de salas registradas en el año inmediatamente anterior a la elección, con el objeto de determinar sobre dicho número cuál es la participación porcentual de propiedad de cada exhibidor en el total. El voto de cada exhibidor se contabilizará por tal porcentaje, de manera que resultará elegido el candidato que sume un porcentaje mayor de las votaciones. En todo caso, un mismo exhibidor no podrá tener un coeficiente mayor del quince por ciento (15%); por lo tanto, si su participación fuera superior en el mercado su voto se limitará a este último porcentaje. 

  

Se consideran un mismo exhibidor aquellas personas o empresas que utilicen igual nombre comercial, con independencia de las razones sociales usadas para su operación, o quien se presente ante la clientela o ante el público en general como un mismo exhibidor o circuito de exhibición”. 


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Artículo 2.2.1.44. Representante de los Directores. Para la elección del representante de los Directores a que se refiere este artículo, es requisito indispensable que los electores (directores) se encuentren registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura y que acrediten una trayectoria de tres (3) años como mínimo, en la actividad cinematográfica en áreas creativas, autorales o técnicas. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 9°)  


Artículo 2.2.1.45. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones de los representantes de los Consejos Departamentales (Regionales) de la Cinematografía; los productores de largometraje; distribuidores; exhibidores y directores, la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional y en la página web del Ministerio y del Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica. 

  

Una vez publicada la Convocatoria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la misma, las diferentes entidades y sectores destinatarios de ella, procederán a realizar la elección de sus representantes, acatando los criterios establecidos en el presente decreto, a través de mecanismos idóneos que permitan efectuar la elección de dichos representantes, incluso mediante reuniones no presenciales, siempre que se garantice su probanza mediante votación escrita, la cual podrá hacerse vía fax, o cualquier otro medio electrónico. 

  

Una vez efectuadas las elecciones de los representantes del Consejo Departamental de la Cinematografía, productores de largometraje, distribuidores, exhibidores y directores, la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura las comunicará oficialmente a la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para las mismas, suministrando el nombre del representante respectivo de cada sector, con indicación de los demás datos que permitan su plena identificación y ubicación, señalando el procedimiento seguido para efectuar la elección. 

  

Parágrafo. En caso de no haberse efectuado la elección de cualquiera de los miembros del Consejo de las Artes y la Cultura en Cinematografía de que trata el presente artículo, dentro del término establecido para el efecto, el Ministro de Cultura a través de la Dirección de Cinematografía designará directamente los respectivos representantes. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 10)  


Artículo 2.2.1.46. Sesiones y quórum. El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, se reunirá ordinariamente cuatro (4) veces al año en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre y extraordinariamente cuando sea convocado por iniciativa del Presidente o por solicitud de las dos terceras partes de los miembros del mismo. 

  

El Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, podrá sesionar con la mitad más uno (1) de sus miembros y las recomendaciones, sugerencias, conceptos y acuerdos se adoptarán por mayoría de los asistentes. 

  

En todo caso, dado el carácter asesor y consultivo otorgado por la ley al Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, sus recomendaciones, sugerencias y conceptos no obligan al Gobierno nacional, pero deberá ser oído previamente, en los casos en que taxativamente lo determina la Ley 397 de 1997, y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. 

  

Parágrafo. Para efectos de sesiones y quórum, se tendrá como válido para todos los cómputos, únicamente el número de miembros asistentes al Consejo que efectivamente hayan sido designados o elegidos y su elección y/o designación haya sido comunicada a la Secretaría Técnica de conformidad con lo dispuesto en la Ley 397 de 1997 y en el presente decreto. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 11)  


Artículo 2.2.1.47. Período de los miembros del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. Salvo los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción, los demás miembros del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, tendrán un período de dos (2) años, contados a partir del 01 de abril del año 2016. Los miembros del Consejo y quienes hayan ocupado esta posición con anterioridad, son reelegibles en consonancia con las formas de designación o elección.  

  

Parágrafo 1°. En cuanto a la representación de la entidad pública Ministerio de Cultura, esta estará sometida a los cambios que ocurran en ella, los cuales deberán informarse por escrito a la Secretaría Técnica del Consejo dentro del mes siguiente a la fecha en que se produzca el cambio respectivo.  

  

Parágrafo 4°. Transitorio. Salvo para los funcionarios públicos de libre nombramiento y remoción, extiéndase hasta el 31 de marzo de 2016, el período de los actuales representantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía”.  

  

  


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Artículo 2.2.1.48. Actas y acuerdos. De los asuntos discutidos al interior del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, se llevará un registro escrito, a través de actas fechadas y numeradas cronológicamente. En cada acta se dejará constancia de: 

  

1. La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúa la reunión; 

  

2. Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los miembros integrantes del Consejo; 

  

3 Lista de los miembros del Consejo que asistieron a la sesión, indicando en cada caso la entidad, comunidad o sector que representan; 

  

4. Una síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones, sugerencias y conceptos. 

  

Parágrafo. Las decisiones adoptadas por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía, en su calidad de Director del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, deberán constar en acuerdos, en los que se indicará el número de votos con que fueron aprobadas, los cuales formarán parte integral del acta respectiva de dicho Consejo. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 13)  


Artículo 2.2.1.49. Secretaría Técnica y funciones. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía estará a cargo del Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica, en calidad de administrador del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, quien participará con voz pero sin voto y tendrá a cargo las siguientes funciones: 

  

1. Llevar un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. 

  

2. Elaborar y remitir, oportunamente, las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias. 

  

3. Elaborar las actas y los acuerdos correspondientes y suscribirlos conjuntamente con el Presidente del Consejo. 

  

4. Apoyar logísticamente a la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura en lo relacionado con la elección del representante de los Consejos Regionales de la Cinematografía y de los sectores, en los términos fijados en el presente decreto. 

  

5. Implementar las decisiones y recomendaciones del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía y hacer seguimiento a las mismas. 

  

6. Apoyar administrativamente la preparación del proyecto de presupuesto del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico. 

  

7. Mantener la organización de los procedimientos y demás actividades relacionadas con el acceso del sector cinematográfico a los recursos del Fondo para el Desarrollo Cinematográfico y someterlos a consideración del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía. 

  

8. Apoyar logísticamente a la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura para las reuniones del Consejo Nacional de las Artes y de la Cultura en Cinematografía. 

  

9. Organizar y mantener en todo momento un archivo ordenado y actualizado en medios físico y magnético, sobre las sesiones y actividades del Consejo. 

  

10. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica y las que le sean asignadas por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía. 

  

(Decreto número 2291 de 2003, artículo 14)  

TÍTULO II

FONDOS MIXTOS DE LA CULTURA Y LAS ARTES


Artículo 2.2.2.1. Naturaleza jurídica. Los Fondos Mixtos de Promoción de la Cultura y las Artes, son entidades con personería jurídica, sin ánimo de lucro, que se constituyen con aportes del sector público y privado, regidos por el derecho privado, en lo que se relaciona con su dirección, administración y régimen de contratación, sin perjuicio del porcentaje de aportes del sector público, y se rigen por la Ley 397 de 1997 y demás normas concordantes. 

  

(Decreto número 1493 de 1998, artículo 3°)  


Artículo 2.2.2.2. Fondos Mixtos de Territorios Indígenas. Los Fondos Mixtos de los Territorios Indígenas sólo podrán crearse cuando se expida la Ley de Ordenamiento Territorial a que se refiere el artículo 329 de la Constitución Política. 

  

(Decreto número 1493 de 1998, artículo 8°)  


Artículo 2.2.2.3. Régimen de los Convenios. Los convenios que suscriba el Ministerio de Cultura con los fondos mixtos para la promoción de la cultura y de las artes a nivel nacional se regirán por el artículo 355 de la Constitución Política. 

  

(Decreto número 1493 de 1998, artículo 9°) 


Artículo 2.2.2.4. Régimen Jurídico. Las normas de este decreto, en cuanto a la naturaleza jurídica, aplicación del régimen de derecho privado en la administración, dirección y contratación y régimen de convenios se extienden al Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica y al Fondo Mixto Nacional de Cultura. 

  

(Decreto número 1493 de 1998, artículo 10) 

PARTE III

SISTEMA NACIONAL DE PATRIMONIO CULTURAL DE LA NACIÓN –

(SNPCN)

TÍTULO I

ASPECTOS GENERALES


Artículo 2.3.1.1. Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación. El Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, cuya sigla es (SNPCN), está constituido por el conjunto de instancias públicas del nivel nacional y territorial que ejercen competencias sobre el patrimonio cultural de la Nación, por los bienes y manifestaciones del patrimonio cultural de la Nación, por los bienes de interés cultural y sus propietarios, usufructuarios a cualquier título y tenedores, por las manifestaciones incorporadas a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, por el conjunto de instancias y procesos de desarrollo institucional, planificación, Información, y por las competencias y obligaciones públicas y de los particulares, articulados entre sí, que posibilitan la protección, salvaguardia, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural de la Nación. 

  

El SNPCN tiene por objeto contribuir a la valoración, preservación, salvaguardia, protección, recuperación, conservación, sostenibilidad, divulgación y apropiación social del patrimonio cultural, de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política, en la legislación, en particular en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 y bajo los principios de descentralización, diversidad, participación, coordinación y autonomía. 

  

De conformidad con el artículo 5º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 2° de la Ley 1185 de 2008, el SNPCN está bajo la coordinación general del Ministerio de Cultura, el cual tiene la facultad de fijar normas técnicas y administrativas, a las que deberán sujetarse las entidades y personas que integran dicho sistema, en consonancia con la ley y con las previsiones del presente decreto. 

  

Para promover la apropiación social del patrimonio cultural, el SNPCN propenderá por la implementación de programas y proyectos formativos y procesos de información a nivel nacional y regional, que incentiven la participación activa de las comunidades, instituciones, entes territoriales, colectividades y agentes culturales, en los procesos de valoración y reflexión sobre el patrimonio cultural. 

(Decreto número 763 de 2009, artículo 2°)  


Artículo 2.3.1.2. Articulación. Para garantizar su operatividad y funcionamiento el SNPCN se coordinará, relacionará e Integrará con el Sistema Nacional de Cultura y con los diferentes actores e instancias nacionales y territoriales involucrados en los procesos de planificación y ejecución de acciones en favor del patrimonio cultural. 

  

Del mismo modo, de conformidad con el artículo 4º. de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “a”, para el logro de los objetivos del SNPC los planes de desarrollo de las entidades territoriales y los planes de las comunidades, grupos sociales y poblacionales incorporados a éstos, deberán armonizarse con el Plan Decenal de Cultura, con el Plan Nacional de Desarrollo y deben asignar los recursos para la salvaguardia, conservación, recuperación, protección, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural. 

  

(Decreto número 763 de 2009, artículo 3°) 


Artículo 2.3.1.3. Competencias institucionales públicas. Para los fines de este decreto, son entidades públicas del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, el Ministerio de Cultura, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, el Archivo General de la Nación, el Instituto Caro y Cuervo, el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural, los departamentos, los distritos y municipios, las autoridades indígenas, las autoridades de que trata la Ley 70 de 1993 y, en general, las entidades estatales que a nivel nacional y territorial desarrollan, financian, fomentan o ejecutan actividades referentes al Patrimonio Cultural de la Nación. 

  

Sin perjuicio de otras atribuciones específicas que les asignen la Constitución Política u otras disposiciones legales, las actuaciones públicas que se establecen en la Ley 1185 de 2008 y en el presente decreto en relación con los bienes del Patrimonio Cultural de la Nación y con los Bienes de Interés Cultural, cuya sigla es (BIC), son las enumeradas en este artículo. 

  

En consonancia con lo anterior, cuando en este decreto se hace alusión a la competencia de la “instancia competente” o “autoridad competente” en cada caso se entenderá referida a las siguientes atribuciones específicas: 

  

Del Ministerio de Cultura. 

  

1.1. Competencias generales sobre BIC del ámbito nacional y territorial. 

  

1. Formular la política estatal en lo referente al patrimonio cultural de la Nación, y coordinar el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, para lo cual fijará las políticas generales y dictará lineamientos técnicos y administrativos, a los que deberán sujetarse las entidades y personas que integran dicho sistema. 

  

2. Reglamentar los criterios de valoración que deberán aplicar todas las instancias competentes del ámbito nacional y territorial para declarar BIC. 

  

3. Reglamentar, en caso de estimarlo necesario de acuerdo con las cambiantes conceptualizaciones del patrimonio cultural, categorías o clasificaciones de BIC adicionales a las establecidas en el presente decreto, para el ámbito nacional y territorial. 

  

4. Establecer aspectos técnicos y administrativos relativos al contenido general de los Planes Especiales de Manejo y Protección, cuya sigla es (PEMP), de los BIC del ámbito nacional y territorial, de conformidad con la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008 y este decreto. 

  

5. Determinar cuáles BIC declarados previamente a la expedición de la Ley 1185 de 2008 en los ámbitos nacional y territorial requieren PEMP y el plazo para adoptarlo, si fuere necesario en forma adicional a lo establecido en este decreto. 

  

6. Autorizar de conformidad con la Ley 1185 de 2008 y este decreto, la exportación temporal de BIC muebles de propiedad de diplomáticos independientemente de la instancia que hubiera efectuado su declaratoria. 

  

7. Reglamentar aspectos técnicos y administrativos que se requieren para la exportación temporal de BIC muebles tanto del ámbito nacional como territorial, sin perjuicio de las regulaciones en materia aduanera. 

  

8. Definir las herramientas y criterios para la conformación del Inventario del Patrimonio Cultural de la Nación, en coordinación con las entidades territoriales, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 9º de la Ley 1185 de 2008. 

  

9. Reglamentar los aspectos técnicos y administrativos para la elaboración y actualización de registros de BIC de los ámbitos nacional y territorial, de conformidad con la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, y con lo establecido en este decreto. 

  

10. Recibir noticia y mantener un registro de las sanciones administrativas impuestas en el ámbito nacional y territorial por las instancias competentes, en casos de vulneración al Patrimonio Cultural de la Nación consagrados en el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008. 

  

11. Celebrar con las correspondientes iglesias y confesiones religiosas, convenios para la protección y para la efectiva aplicación del Régimen Especial de Protección cuando los bienes pertenecientes a aquellas hubieran sido declarados como BIC. 

  

12. Revocar, cuando proceda, las declaratorias de monumentos nacionales efectuadas por el Ministerio de Educación. 

  

13. Destinar los recursos que las leyes sobre la materia y las correspondientes leyes anuales de presupuesto le asignen para las acciones relativas al Patrimonio Cultural de la Nación. 

  

Las facultades del Ministerio de Cultura en lo referente a la expedición de lineamientos técnicos y administrativos necesarios se ejercerán dentro de las previsiones de las normas legales y el presente decreto. 

  

1.2. Competencias específicas sobre BIC del ámbito nacional. 

  

Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural. 

  

1. Elaborar y administrar la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, e Incluir en dicha Lista los bienes que podrían llegar ser declarados como BIC en dicho ámbito. 

  

2. Definir cuáles de los bienes incluidos en la Lista de que trata el numeral anterior requieren un Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP). 

Declaratorias y revocatorias. 

  

3. Efectuar las declaratorias de los BIC del ámbito nacional. 

  

4. Revocar los actos de declaratoria de BIC del ámbito nacional por razones legales o cuando los respectivos bienes hubieran perdido los valores que dieron lugar a la declaratoria. 

  

5. Someter al concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural los actos antes enumerados que requieran de la participación de dicho Consejo, y acoger dichos conceptos cuando tengan carácter obligatorio. 

  

Régimen Especial de Protección de BIC. 

  

6. Actuar como instancia competente en lo relacionado con la aplicación del Régimen Especial de Protección, cuya sigla es (REP), de que trata el artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, respecto de los bienes que declare como BIC del ámbito nacional o de los declarados como tal con anterioridad a la Ley 1185 de 2008. 

  

7. Aprobar los PEMP de bienes que declare como BIC del ámbito nacional o los declarados como tal antes de la expedición de la Ley 1185 de 2008, si tales bienes requieren dicho plan, previo concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

8. Autorizar las intervenciones en BIC del ámbito nacional, así como aquellas que se pretendan realizar en sus áreas de influencia y/o en bienes colindantes con dichos bienes. 

  

9. Autorizar las intervenciones en espacios públicos localizados en sectores urbanos declarados BIC del ámbito nacional. 

  

10. Registrar a profesionales que supervisen intervenciones de BIC del ámbito nacional. 

  

11. Autorizar, cuando proceda en los casos previstos en la Ley 1185 de 2008 y bajo las condiciones allí establecidas y reglamentadas en este decreto, la exportación temporal de BIC muebles del ámbito nacional. 

  

12. Evaluar los ofrecimientos de enajenación de BIC muebles del ámbito nacional, producto de la intención de venta de sus propietarios y dar respuesta de conformidad con el artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, numeral 4, y recibir noticia de la transferencia de dominio de los BIC del ámbito nacional de conformidad con la misma disposición legal. 

  

13. Informar a la correspondiente Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para que ésta incorpore la anotación en el folio de matrícula Inmobiliaria respecto de los BIC Inmuebles que declare, o los declarados con anterioridad a la expedición de la Ley 1185 de 2008 en el ámbito nacional, así como sobre la existencia del PEMP aplicable al inmueble, si dicho plan fuese requerido. Igualmente, informar sobre la revocatoria de tales declaratorias. 

  

14. Autorizar en casos excepcionales, la enajenación o el préstamo de BIC del ámbito nacional que pertenezcan a entidades públicas, entre entidades públicas de cualquier orden, y autorizar cuando proceda a las entidades públicas propietarias de BIC del ámbito nacional, para darlos en comodato a entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad o celebrar con éstas convenios o contratos de que trata el artículo 10 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 6º de la Ley 1185 de 2008. 

  

15. Elaborar y mantener actualizado el registro de BIC del ámbito nacional, e incorporar los registros de BIC del ámbito territorial al Registro Nacional de BIC de conformidad con el artículo 14 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 9º de la Ley 1185 de 2008. 

Sanciones 

  

16. Aplicar o coordinar, según el caso, respecto de los BIC del ámbito nacional el régimen precautelar y sancionatorio dispuesto en el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008. 

  

II. Del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) 

  

Al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) le compete aplicar con exclusividad en todo el territorio nacional el Régimen Especial del Patrimonio Arqueológico, así como las funciones que le asigna la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en relación con dicho patrimonio, las cuales se describen en éste Decreto en eltítulosobre Patrimonio Cultural de la Nación y Entidades Rectoras, capítulo VIII sobre Patrimonio Arqueológico. 

  

III. Del Archivo General de la Nación. 

  

Al Archivo General de la Nación le compete con exclusividad y con sujeción a los procedimientos establecidos en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, llevar a cabo las acciones de que trata este artículo, numeral 1.2 sus subnumerales, respecto de los bienes muebles de carácter archivístico. 

  

Sin perjuicio de lo anterior, las competencias del Archivo General de la Nación en la materia se realizarán de manera que garantice la coordinación necesaria dentro del Sistema Nacional de Archivos de que trata la Ley 594 de 2000. 

  

Las disposiciones de este decreto serán aplicables en forma general al Archivo General de la Nación y al Régimen Especial de Protección de archivos declarados BIC, en cuanto sean compatibles con la naturaleza especial de tales bienes. En todo caso, el Ministerio de Cultura, en coordinación con el Archivo General de la Nación, podrá expedir reglamentaciones técnicas relativas a la declaratoria de archivos como BIC, a los criterios de valoración pertinentes y a la aplicación específica del Régimen Especial de Protección de BIC. 

  

IV. De los municipios. 

  

A los municipios a través de la respectiva alcaldía municipal, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BIC del ámbito municipal que declare o pretenda declarar como tales, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo. 

  

También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes incluidos en los Planes de Ordenamiento Territorial y los declarados como monumentos, áreas de conservación histórica o arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas por los concejos municipales y alcaldías, homologadas a BIC de conformidad con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “b”. 

  

Del mismo modo les compete, en coordinación con el respectivo Concejo Municipal, destinar los recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al Patrimonio Cultural de la Nación en lo de su competencia. 

  

A los municipios les corresponde la formulación del PEMP para los bienes del Grupo Urbano y los Monumentos en espacio público localizados en su territorio. 

  

V. De los distritos. 

  

A los distritos a través de la respectiva alcaldía distrital, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BIC del ámbito distrital que declare o pretenda declarar como tales, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo. 

  

También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes declarados como monumentos, áreas de conservación histórica o arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas por los concejos distritales o alcaldías, homologadas a BIC de conformidad con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “b”. 

  

Del mismo modo les compete, en coordinación con el respectivo Concejo Distrital, destinar los recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al Patrimonio Cultural de la Nación en lo de su competencia. 

  

VI. De los departamentos. 

  

A los departamentos a través de las gobernaciones, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BIC del ámbito departamental que declare o pretenda declarar como tales, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo. 

  

También aplicarán dichas competencias respecto de los bienes declarados como monumentos, áreas de conservación histórica o arquitectónica, conjuntos históricos u otras denominaciones efectuadas por las asambleas departamentales o gobernaciones, homologadas a BIC de conformidad con lo establecido en el artículo 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, literal “b”. 

  

Del mismo modo les compete, en coordinación con la respectiva Asamblea Departamental, destinar los recursos que las leyes y los presupuestos correspondientes señalan para las acciones relativas al Patrimonio Cultural de la Nación en lo de su competencia. 

  

VII. De las autoridades indígenas. 

  

A las Autoridades Indígenas, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BlC que declaren o pretendan declarar como tales en sus jurisdicciones, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo. 

  

VIII. De las autoridades de comunidades negras. 

  

A las autoridades de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, les corresponde cumplir respecto de los BlC que declaren o pretendan declarar como tales en sus jurisdicciones, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales de este artículo. 

  

IX. Del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

Al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural le corresponde emitir los conceptos previos y cumplir las funciones que le asigna el presente decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, en especial respecto de los bienes de competencia del Ministerio de Cultura y del Archivo General de la Nación según las previsiones de este decreto. 

  

X. De los Consejos Departamentales de Patrimonio Cultural. 

  

A los Consejos Departamentales de Patrimonio Cultural les corresponde emitir los conceptos previos y cumplir las funciones análogas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural que se establecen en este decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, respecto de los bienes de competencia de los departamentos, municipios, autoridades indígenas y autoridades de comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993. 

  

XII. De los Consejos Distritales de Patrimonio Cultural. 

  

A los Consejos Distritales de Patrimonio Cultural les corresponde emitir los conceptos previos y cumplir las funciones análogas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural que se establecen en este decreto o las normas que lo modifiquen o sustituyan, respecto de los bienes de competencia de los distritos. 

  

(Decreto número 763 de 2009, artículo 4°)  

  

TÍTULO II

CONSEJO NACIONAL DE PATRIMONIO CULTURAL


Artículo 2.3.2.1. Conformación del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. De conformidad con el artículo 4º de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7º de la Ley 397 de 1997, el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural es el órgano encargado de asesorar al Gobierno nacional en cuanto a la salvaguardia, protección y manejo del patrimonio cultural de la Nación. 

  

El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural se integra de la siguiente forma: 

  

1. El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá. 

  

2. El Ministro de Comercio, Industria y Turismo o su delegado. 

  

3. El Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial o su delegado. 

  

4. El Decano de la Facultad de Artes de la Universidad Nacional de Colombia o su delegado. 

  

5. El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado. 

  

6. El Presidente de la Academia Colombiana de la Lengua o su delegado 

  

7. El Presidente de la Sociedad Colombiana de Arquitectos o su delegado. 

  

8. Un representante de las Universidades que tengan departamentos encargados del estudio del patrimonio cultural. 

  

9. Tres (3) expertos distinguidos en el ámbito de la salvaguardia o conservación del patrimonio cultural designados por el Ministro de Cultura. 

  

10. El Director del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) o su delegado. 

  

11. El Director del Instituto Caro y Cuervo o su delegado. 

  

12. El Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, quien participará en las sesiones con voz pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

13. El Director del Archivo General de la Nación o su delegado. 

  

Parágrafo 1º. El Consejo podrá invitar a sus deliberaciones a funcionarios públicos, o a particulares representantes de las agremiaciones u organizaciones sectoriales, así como a las demás personas y sectores de la sociedad civil que estime necesario, de acuerdo con los temas específicos a tratar, quienes participarán con voz pero sin voto. 

  

Parágrafo 2º. Los representantes señalados en numeral 9 de este artículo serán designados para períodos de 2 años, prorrogables. 

  

Estos podrán ser removidos antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o elegidos, cuando falten de manera consecutiva a tres (3) sesiones del Consejo, sin justa causa debidamente comprobada o cuando omitan cumplir con las funciones previstas en la ley o en este decreto. 

  

La remoción será efectuada mediante acto que emita el Ministerio de Cultura. Si se tratare del representante previsto en el numeral 8°. Se efectuará una nueva convocatoria en los términos previstos en este decreto. En la designación de los expertos por el Ministro de Cultura se tendrá en cuenta la diversidad regional. 

  

Parágrafo 3°. En la designación de los expertos por el Ministro de Cultura se tendrá en cuenta la diversidad regional. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 1°, Adicionado por el Decreto número 763 de 2009, artículo 76)  


Artículo 2.3.2.2. Elección del representante de las universidades. El representante de las universidades a que se refiere el numeral 8 del artículo anterior será designado por un término de dos (2) años. Para la elección de este representante se seguirá el siguiente procedimiento: 

  

1. El Ministerio de Cultura efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional y en su página web. En esta convocatoria se especificarán los requisitos que deberán cumplir las universidades que presenten candidatos, los requisitos que deberán cumplir los candidatos, la modalidad de inscripción a la convocatoria, los documentos necesarios para presentarse a esta y el sistema de puntuación que se utilizará durante el proceso de selección. 

  

2. Las universidades que cuenten con programas de pregrado o programas superiores como posgrado, especialización, maestría u otros superiores al nivel de pregrado en áreas que defina la convocatoria y que tengan relación con el estudio, investigación y demás relativas al patrimonio cultural de la Nación, según la convocatoria y requisitos de acreditación que defina el Ministerio de Cultura, podrán proponer, a través de sus representantes legales, sus candidatos en el término máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la convocatoria. 

  

Las propuestas de candidatos serán recibidas y consolidadas por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura, quien verificará en cada una el cumplimiento de los requisitos y les asignará un puntaje según el sistema de puntuación previamente establecido. 

  

3. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, el Ministerio de Cultura publicará en su página web los nombres de los tres (3) candidatos que hayan obtenido el mayor puntaje, a efectos de que por vía electrónica o mediante documento escrito, los representantes legales de las universidades aceptadas por cumplir con los requisitos exigidos, emitan su voto. 

  

4. La emisión del voto se efectuará durante los tres (3) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, al cabo de los cuales el Ministerio de Cultura publicará el resultado en su página web y se lo comunicará al representante elegido. 

  

5. El representante elegido deberá expresar mediante escrito dirigido a la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura, en los tres (3) días hábiles siguientes, su aceptación de la designación. 

  

Parágrafo 1°. En caso que se presente un empate en la votación del representante, se escogerá al que haya obtenido un mayor puntaje de acuerdo con el sistema de puntuación establecido por el Ministerio de Cultura. 

  

Parágrafo 2°. En caso que se presente un empate en la votación y en el puntaje, el Ministerio de Cultura efectuará la correspondiente designación entre los candidatos que hayan quedado empatados. 

  

Parágrafo 3°. El representante en ejercicio cumplirá sus actividades hasta que se elija el nuevo representante. 

  

Parágrafo 4°. En caso que el representante en ejercicio se desvincule de la universidad que lo presentó, se efectuará una nueva convocatoria. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 3°, Modificado por el Decreto número 3322 de 2008, artículo 1°)  

  


Artículo 2.3.2.3. Funciones. Son funciones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, las siguientes: 

  

1. Asesorar al Ministerio de Cultura, en el diseño de la política estatal relativa al patrimonio cultural de la Nación, la cual tendrá como objetivos principales la salvaguardia, protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del mismo, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro. 

  

2. Proponer recomendaciones al Ministerio de Cultura en el diseño de las estrategias para la protección y conservación del patrimonio cultural de la Nación que puedan incorporarse al Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social, a través del Plan Nacional de Cultura. 

  

3. Recomendar, sin interferir con la facultad legal exclusiva del Ministerio de Cultura, los bienes materiales de naturaleza mueble o inmueble que podrían ser incluidos en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, para los propósitos descritos en el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008, numeral 1, modificatorio del artículo 8° de la Ley 397 de 1997. 

  

4. Estudiar y emitir concepto previo al Ministerio de Cultura para efectos de las decisiones que éste Ministerio deba adoptar en materia de declaratorias y revocatorias relativas a bienes de interés cultural del ámbito nacional. 

  

La declaratoria de un bien o conjunto de bienes como de interés cultural del ámbito nacional, así como la revocatoria de tales declaratorias deberá contar con el concepto previo favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural según lo establecido en la Ley 1185 de 2008. 

  

5. Estudiar y emitir concepto previo al Ministerio de Cultura respecto de si el bien material del ámbito nacional declarado como Bien de Interés Cultural requiere o no, del Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP) y, conceptuar sobre el contenido del respectivo PEMP. 

  

El concepto de que trata este numeral tendrá carácter obligatorio para el Ministerio de Cultura. 

  

6. Recomendar, sin interferir con la facultad legal exclusiva del Ministerio de Cultura, las manifestaciones que podrían llegar a ser incluidas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, prevista en el artículo 8o de la Ley 1185 de 2008, mediante el cual se adicionó el artículo 11-1 a la ley 397 de 1997. 

  

7. Estudiar y conceptuar a solicitud conjunta del Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, sobre la inclusión de manifestaciones en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, y sobre el Plan de Salvaguardia propuesto para el respectivo caso, entendiéndose que dicho Plan debe estar orientado al fortalecimiento, revitalización, sostenibilidad y promoción de la respectiva manifestación. 

  

La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial y el Plan de Salvaguardia que necesariamente deberá adoptarse para el efecto, deberá contar en todos los casos con el concepto previo favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

8. Asesorar al Ministerio de Cultura en los aspectos que éste solicite relativos a la regulación, reglamentación, manejo, salvaguardia, protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural de la Nación. 

  

9. Recomendar si lo estima procedente, lineamientos que pudieran ser tenidos en consideración en el ámbito departamental, municipal, de los territorios indígenas y de las comunidades negras de que trata la ley 70 de 1993, para efectos de manejo del patrimonio cultural y los bienes de interés cultural en las respectivas jurisdicciones, sin perjuicio de las competencias que la Ley 1185 de 2008 le atribuye con exclusividad a las autoridades en las jurisdicciones mencionadas y a los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural. 

  

10. Recomendar criterios para la aplicación del principio de coordinación que debe emplearse en la declaratoria y manejo de los Bienes de Interés Cultural y para la inclusión de Manifestaciones en las Listas Representativas de Patrimonio Cultural Inmaterial en los diferentes ámbitos territoriales. 

  

11. Formular al Ministerio de Cultura propuestas sobre planes y programas de cooperación en el ámbito nacional e internacional que pudieran contribuir a la salvaguardia, protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del patrimonio cultural de la Nación y apoyar en la gestión de tales mecanismos de cooperación. 

  

12. Las demás funciones que correspondan a su naturaleza de organismo asesor. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 2°)  


Artículo 2.3.2.4. Reuniones. El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural se reunirá una vez dentro de cada bimestre calendario anual y extraordinariamente cuando sea convocado por su presidente o por tres (3) o más de sus miembros. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 4°)  


Artículo 2.3.2.5. Participación de los miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. Los miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural deberán declarar los conflictos de intereses que en cualquier caso llegaren a presentarse entre sus funciones como miembros del Consejo y sus expectativas o intereses particulares. 

  

Los miembros de las universidades y los tres expertos que integran el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, aunque no son funcionarios públicos, cumplen funciones públicas en el ejercicio de sus actividades en el Consejo. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 5°)  


Artículo 2.3.2.6. Quórum. El Consejo Nacional de Patrimonio Cultural podrá sesionar con la asistencia de mínimo siete (7) de sus miembros. 

  

Las decisiones se adoptarán por la mayoría de los miembros presentes. No integrará esta mayoría decisoria el Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, quien carece de voto. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 6°)  

  


Artículo 2.3.2.7. Honorarios y gastos. Los miembros del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural no percibirán honorarios por su participación en el mismo. Su actividad se realizará ad-honorem.  

  

El Ministerio de Cultura podrá cubrir los viáticos o los gastos de transporte, hospedaje y alimentación, que demande la participación de los miembros del Consejo e invitados cuando residan fuera de Bogotá D. C., o similares gastos cuando las reuniones deban hacerse fuera de Bogotá D. C., 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 7°)  


Artículo 2.3.2.8. Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. La Secretaría técnica y administrativa será ejercida por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 8°)  


Artículo 2.3.2.9. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural será ejercida por la Dirección de Patrimonio del Ministerio de Cultura, y tendrá las siguientes funciones: 

  

1. Convocar oportunamente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

2. Elaborar las actas de las deliberaciones y decisiones del Consejo nacional de Patrimonio Cultural, y suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Consejo. 

  

Las actas deberán contener como mínimo:  

  

a. La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúa la reunión. 

  

b. Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los miembros integrantes del Consejo. 

  

c. Lista de los miembros del Consejo asistentes a la sesión, indicando en cada caso la entidad o sector que representan. 

  

d. Síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones y conceptos. 

  

e. En caso de que el quórum establecido en este decreto para deliberar así lo exigiere, se dejará constancia del sentido del voto de cada miembro del Consejo. 

  

3. Actuar como secretario en las reuniones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, para lo cual podrá contar con la asistencia de funcionarios de la Dirección de Patrimonio. 

  

4. Presentar al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural los informes, estudios, propuestas y demás documentación que sea necesaria para el cumplimiento de las funciones a cargo del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

5. Velar por la implementación de las decisiones y recomendaciones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

6. Coordinar logísticamente las reuniones del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

7. Organizar y mantener en todo momento un archivo ordenado y actualizado en medios físico y magnético, sobre las sesiones y actividades del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

8. Mantener un registro actualizado de los integrantes del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. 

  

9. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica y las que le sean asignadas por el Ministro de Cultura. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 9°)  


Artículo 2.3.2.10. Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural. Los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural que se creen de conformidad con el artículo 4o de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7o de la Ley 397 de 1997, cumplirán dentro de las jurisdicciones y respecto de los bienes y manifestaciones que dicha ley les asigna, funciones análogas a las establecidas para el Consejo Nacional de Patrimonio Cultural y se sujetarán a lo aquí señalado en materia de no pago de honorarios. 

  

Parágrafo. En la composición de los Consejos Departamentales y Distritales de Patrimonio Cultural deberá garantizarse la participación diversa y técnica que determina el parágrafo 1o del artículo 4o de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 7o de la Ley 397 de 1997. 

  

(Decreto número 1313 de 2008, artículo 10)  

PARTE IV

PATRIMONIO CULTURAL MATERIAL

TÍTULO I

BIENES DE INTERÉS CULTURAL (BIC)


Artículo 2.4.1.1. Prevalencia de disposiciones sobre patrimonio cultural. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, numeral 1.5 y con lo preceptuado en la Ley 388 de 1997 o las normas que los modifiquen o sustituyan, las disposiciones sobre conservación, preservación y uso de las áreas e inmuebles declaradas como BIC prevalecerán al momento de adoptar, modificar o ajustar los Planes de Ordenamiento Territorial de municipios y distritos. 

  

(Decreto número 763 de 2009: Artículo 5°)  


Artículo 2.4.1.2. Criterios de Valoración. Los criterios de valoración son pautas generales que orientan y contribuyen a la atribución y definición de la significación cultural de un bien mueble o inmueble. La significación cultural es la definición del valor cultural del bien a partir del análisis Integral de los criterios de valoración y de los valores atribuidos. 

  

Los BIC del ámbito nacional y territorial serán declarados por la instancia competente, de conformidad con los siguientes criterios de valoración, sin perjuicio de otros que de ser necesario podrá señalar el Ministerio de Cultura: 

  

1. Antigüedad: Determinada por la fecha o época de origen, fabricación o construcción del bien. 

  

2. Autoría: Identificación del autor, autores o grupo que hayan dejado testimonio de su producción, asociada a una época, estilo o tendencia. La autoría puede ser, excepcionalmente, atribuida. 

  

3. Autenticidad: Determinada por el estado de conservación del bien y su evolución en el tiempo. Se relaciona con su constitución original y con las transformaciones e intervenciones subsiguientes, las cuales deben ser claramente legibles. Las transformaciones o alteraciones de la estructura original no deben desvirtuar su carácter. 

  

4. Constitución del bien: Se refiere a los materiales y técnicas constructivas o de elaboración. 

  

5. Forma: Se relaciona con los elementos compositivos y ornamentales del bien respecto de su origen histórico, su tendencia artística, estilística o de diseño, con el propósito de reconocer su utilización y sentido estético. 

  

6. Estado de conservación: Condiciones físicas del bien plasmadas en los materiales, estructura, espacialidad o volumetría, entre otros. Entre las condiciones que lo determinan se encuentran el uso, el cuidado y el mantenimiento del bien. 

  

7. Contexto ambiental: Se refiere a la constitución e implantación del bien en relación con el ambiente y el paisaje. 

  

8. Contexto urbano: Se refiere a la inserción del bien como unidad individual, en un sector urbano consolidado. Se deben analizar características tales como el perfil, el diseño, los acabados, la volumetría, los elementos urbanos, la organización, los llenos y vacíos y el color. 

  

9. Contexto físico: Se refiere a la relación del bien con su lugar de ubicación. Analiza su contribución a la conformación y desarrollo de un sitio, población o paisaje. Si el bien se ubica dentro de un inmueble debe analizarse si fue concebido como parte integral de este y/o si ha sido asociado con un nuevo uso y función relevantes dentro del inmueble. 

  

10. Representatividad y contextualización sociocultural: Hace referencia a la significación cultural que el bien tiene en la medida que crea lazos emocionales de la sociedad hacia los objetos y sitios. Revela el sentido de pertenencia de un grupo humano sobre los bienes de su hábitat toda vez que implica referencias colectivas de memoria e identidad. 

  

Los criterios de valoración antes señalados permiten atribuir valores a los bienes tales como: 

  

1. Valor histórico: Un bien posee valor histórico cuando se constituye en documento o testimonio para la reconstrucción de la historia, así como para el conocimiento científico, técnico o artístico. Es la asociación directa del bien con épocas, procesos, eventos y prácticas políticas, económicas, sociales y culturales, grupos sociales y personas de especial importancia en el ámbito mundial, nacional, regional o local. 

  

2. Valor estético: Un bien posee valor estético cuando se reconocen en éste atributos de calidad artística, o de diseño, que reflejan una idea creativa en su composición, en la técnica de elaboración o construcción, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo. 

  

Este valor se encuentra relacionado con la apreciación de las características formales y físicas del bien y con su materialidad. 

  

3. Valor simbólico: Un bien posee valor simbólico cuando manifiesta modos de ver y de sentir el mundo. El valor simbólico tiene un fuerte poder de identificación y cohesión social. Lo simbólico mantiene, renueva y actualiza deseos, emociones e ideales construidos e interiorizados que vinculan tiempos y espacios de memoria. 

  

Este valor hace referencia a la vinculación del bien con procesos, prácticas, eventos o actividades significativas para la memoria o el desarrollo constante de la comunidad. 

  

Parágrafo. Un bien puede reunir todos o algunos de los valores o basarse en uno o varios de los criterios de valoración señalados en este artículo, para ser declarado por la instancia competente como BIC del ámbito nacional o territorial, según su representatividad para el ámbito de que se trate. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 6°)  


Artículo 2.4.1.3. Procedimiento para declarar BIC. El procedimiento que deberá seguir la autoridad competente en todos los casos para declarar BIC, es el establecido en el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008. 

  

Las declaratorias de BIC que se lleven a cabo sin seguir el procedimiento definido en la referida ley y reglamentado en este decreto, estarán viciadas de nulidad conforme a lo previsto en el Código Contencioso Administrativo. La solicitud de nulidad podrá formularla cualquier instancia o persona. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 7°)  


Artículo 2.4.1.4. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural. La inclusión de un bien en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural, cuya sigla es (LICBIC), constituye el primer paso que deberá cumplir la instancia competente dentro del proceso de declaratoria de BIC. Esta inclusión no implica la sujeción del mismo al Régimen Especial de Protección establecido en la Ley 1185 de 2008 y reglamentado en este decreto. 

  

La LICBIC consiste en un registro de información que administrará, en cada caso, la autoridad competente. 

  

Podrán ingresar a la LICBIC aquellos bienes que, de acuerdo con su significación cultural en el ámbito correspondiente (nacional, departamental, distrital, municipal, territorios indígenas o territorios de comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993 y por estar acorde con los criterios de valoración señalados en este decreto , son susceptibles de ser declarados como BIC. 

  

Una vez incluido un bien en la LICBIC, la autoridad competente definirá si el mismo requiere o no la formulación de un Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP). 

  

La inclusión de un bien en la LICBIC se comunicará al solicitante o al propietario, usufructuario o persona interesada o a los terceros Indeterminados, en la forma dispuesta por el Código Contencioso Administrativo. 

  

La LICBIC debe integrarse al Inventario de Patrimonio Cultural de la Nación que administra el Ministerio de Cultura o a los inventarios que administren, en sus respectivas especialidades, las autoridades nacionales y territoriales competentes. En todo caso la Inclusión de bienes en una LICBIC del ámbito nacional o territorial debe informarse en un término no superior a un mes al Ministerio de Cultura, el cual podrá fijar las características que deberá reunir dicha información. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 8°)  


Artículo 2.4.1.5. Iniciativa para la declaratoria. La iniciativa para la declaratoria de un BIC puede surgir de la autoridad competente para el efecto, del propietario del bien y/o de un tercero con independencia de su naturaleza pública o privada, natural o jurídica. 

  

Cuando la iniciativa provenga del propietario o de un tercero, la solicitud debe formularse ante la autoridad competente de efectuar la declaratoria. 

  

Si el bien requiere la formulación de PEMP a juicio de la autoridad competente según lo señalado en el artículo anterior, el propietario o interesado deberán formularlo. Durante este período la autoridad competente no perderá la facultad de formular oficiosamente el PEMP de lo cual informará oportunamente al autor de la iniciativa. 

  

El Ministerio de Cultura establecerá, de conformidad con las facultades que le otorga la Ley 1185 de 2008, los requisitos técnicos y administrativos que deberá cumplir quien solicite una declaratoria de BIC. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 9°)  


Artículo 2.4.1.6. Concepto del Consejo de Patrimonio Cultural. Una vez incluido un bien en la LICBIC y formulado el respectivo PEMP, si el bien lo requiere a juicio de la autoridad competente, se someterá la propuesta de declaratoria de BIC y el PEMP al concepto del Consejo de Patrimonio Cultural correspondiente. 

  

El Consejo respectivo emitirá su concepto sobre la declaratoria y aprobación del PEMP si fuere el caso o sobre la necesidad de efectuar correcciones. La propuesta se podrá presentar tantas veces como sea necesario. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 10)  

  


Artículo 2.4.1.7. Principio de coordinación. De conformidad con lo previsto en el artículo 8º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, para la declaratoria y manejo de los BIC se aplicará el principio de coordinación entre los niveles nacional, departamental, distrital, municipal o de los territorios indígenas y de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993. 

  

Todos los expedientes de declaratoria de BIC que sean sometidos a partir de la expedición de este decreto a los Consejos Distritales o Departamentales de Patrimonio Cultural, deberán informarse al Ministerio de Cultura con una antelación no menor a quince (15) días hábiles a dicha postulación. 

  

El Ministerio de Cultura podrá emitir las opiniones que estime necesarias. Del mismo modo, podrá solicitar que se suspenda el proceso e iniciar uno nuevo. 

  

(Decreto número 763 de 2011; artículo 11)  


Artículo 2.4.1.8. Naturaleza de las declaratorias. Los actos de declaratoria o revocatoria de BIC son actos administrativos en los términos del Código Contencioso Administrativo. 

  

La actuación administrativa consiste en el procedimiento previsto en el artículo 5º de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 8º de la Ley 397 de 1997, sin perjuicio de los términos reglamentados en este decreto. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 12)  


Artículo 2.4.1.9. Contenido del acto de declaratoria. Todo acto administrativo que declare un bien como BIC deberá contener como mínimo: 

  

1. La descripción y localización del bien o conjunto de bienes. 

  

2. La delimitación del área afectada y la zona de influencia, en el caso de bienes inmuebles. 

  

3. La descripción del espacio de ubicación en el caso de bienes muebles. 

  

4. Los criterios de valoración y valores considerados para establecer la significación cultural del bien o conjunto de bienes. 

  

5. La referencia al Régimen Especial de Protección de los BIC previsto en el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 11 de la Ley 397 de 1997. 

  

6. La aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP), si éste se requiere, en cuyo caso hará parte integral del acto administrativo. 

  

7. La referencia al régimen sancionatorio previsto en el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 15 de la Ley 397 de 1997. 

  

8. La decisión de declarar el bien o conjunto de bienes de que se trate, como BIC. 

  

9. La obligatoriedad de notificar y comunicar el acto, según el caso, y la indicación de los recursos que proceden. 

  

10. La obligatoriedad de remitir el acto administrativo a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, en el caso de los bienes inmuebles. 

  

Parágrafo. Cuando se trate de bienes inmuebles, la autoridad competente deberá remitir a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos copia del acto de declaratoria y de aprobación del PEMP, si fuere pertinente, para efectos de su registro en él(los) folio(s) de matrículas respectivo(s) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la entrada en vigor de la declaratoria. De conformidad con lo previsto en el artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, este tipo de inscripciones no tiene ningún costo. Del mismo modo deberá procederse en caso de revocatoria de la declaratoria. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 13)  


Artículo 2.4.1.10. Bienes Inmuebles de Interés Cultural. En desarrollo de lo acordado en la Séptima Conferencia Panamericana, reunida en Montevideo en el año de 1933, se consideran como bienes de interés cultural los monumentos inmuebles, además de los de origen colonial y prehispánico, los siguientes: 

  

a) Los que están íntimamente vinculados con la lucha por la Independencia y con el período inicial de la organización de la República; 

  

b) Las obras de la naturaleza de belleza especial o que tengan interés científico para el estudio de la flora, la fauna, la geología y la paleontología. 

  

(Decreto número 264 de 1963; artículo 2°)  


Artículo 2.4.1.11. Objetos de valor artístico e histórico. Se consideran objetos de valor artístico o histórico los enumerados en el Tratado celebrado entre las Repúblicas Americanas en la Séptima Conferencia Panamericana, al cual adhirió Colombia por medio de la Ley 14 de 1936, salvo lo dispuesto en la Ley 1675 de 2013 sobre Patrimonio Cultural Sumergido, así: 

  

1. De la época precolombina: las armas de guerra o utensilios de labor, las obras de alfarería, los tejidos, las joyas y amuletos, los grabados, diseños y códice, los equipos, los trajes, los adornos de toda índole y en general todo objeto mueble que por su naturaleza o procedencia muestre que proviene de algún inmueble que auténticamente pertenece a aquella época histórica; 

  

2. De la época colonial: las armas de guerra y los utensilios de trabajo, trajes, medallas, monedas, amuletos y joyas, los diseños, pinturas, grabados, planos y cartas geográficas, los códices y todo libro raro por su escasez, forma y contenido, los objetos de orfebrería, porcelana, marfil, carey, los de encaje, y en general todas las piezas recordatorias que tengan valor histórico o artístico; 

  

3. De la época de emancipación y de comienzos de la República: los mencionados en la enumeración anterior y que correspondan a este período histórico; 

  

4. De todas las épocas: 1) Las bibliotecas oficiales y de instituciones, las bibliotecas particulares valiosas tomadas en su conjunto, los archivos nacionales y las colecciones de manuscritos oficiales y particulares de alta significación histórica. 2) Como riqueza natural, los ejemplares zoológicos de especies bellas y raras que están amenazadas de exterminio o de extinción natural, y cuya conservación sea necesaria para el estudio de la fauna. 

  

(Decreto número 264 de 1963; artículo 5°)  


Artículo 2.4.1.12. Bienes pertenecientes a la época colonial. Los bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la época colonial que hubieren sido declarados o lo sean con posterioridad a la vigencia de este decreto como monumentos nacionales o como bienes de interés cultural, se les aplicarán las disposiciones del artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por la Ley 1185 de 2008, artículo 7°. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 6°)  


Artículo 2.4.1.13. Declaratoria de sectores antiguos. Sin perjuicio de otras reservas que puedan decretarse en el futuro, se incluyen en las reservas especificadas en el artículo 4º de la Ley 163 de 1959 los sectores antiguos de Bogotá, Socorro, San Gil, Pamplona, Rionegro (Antioquia), Marinilla y Girón. 

  

Para los efectos de la declaratoria a que se refieren este artículo y el 4º de la mencionada ley, se entenderá por sectores antiguos las calles, plazas, plazoletas, murallas y demás inmuebles originarios de los siglos XVI, XVII, XVIII y principios del XIX. 

  

(Decreto número 264 de 1963; artículo 4°)  


Artículo 2.4.1.14. Autorización de Exportacionces de BIC. Las exportaciones temporales de BIC serán autorizadas por la instancia competente según lo previsto en este decreto, cuando se comprueben estrictamente los fines determinados en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008. 

  

El Ministerio de Cultura, fijará aspectos técnicos generales para que procedan las autorizaciones, sin perjuicio de las regulaciones aduaneras. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 52)  


Artículo 2.4.1.15. Enajenación y otros contratos sobre BIC de entidades públicas. De conformidad con el artículo 10º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 6º de la Ley 1185 de 2008, los BIC de propiedad de entidades públicas, son inembargables, imprescriptibles e inalienables. 

  

La autorización de enajenaciones o préstamos entre entidades públicas, se llevará a cabo mediante acto administrativo motivado que expida la autoridad competente. 

  

Del mismo modo en caso de la celebración de contratos de que trata el parágrafo de la referida disposición, respecto de entidades privadas sin ánimo de lucro, se expedirá acto administrativo motivado, sin perjuicio de los demás requisitos que señala el artículo 355 de la Constitución Política, o los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998. Este tipo de contratos o convenios con particulares sólo podrá tener como finalidad principal garantizar lo necesario para la protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del respectivo BIC sin afectar su inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad. 

  

En este sentido, el uso que se le de al inmueble debe garantizar su integridad. 

  

Sin perjuicio de otras Informaciones, ni de las estipulaciones de los respectivos contratos, el acto administrativo a que se refiere este artículo deberá contener como mínimo: 

  

1. La identificación de las partes y de sus representantes legales, cuando al momento de la autorización se conozca la parte contratista. 

  

2. La descripción y localización del bien o bienes de que se trate. 

  

3. La situación administrativa, técnica, jurídica u otras que describan la situación actual del bien. 

  

4 .El acto de declaratoria como BIC. 

  

5. El PEMP, en caso de que el bien lo tuviere. 

  

6. La descripción de actividades de protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del bien, que la entidad llevará a cabo de acuerdo con el PEMP, si el bien lo tuviere. 

  

Si el bien no cuenta con PEMP, serán de conformidad con las indicaciones de la entidad comodante, o enajenante si se trata de enajenación entre entidades públicas. 

  

7. La entidad comodataria, la adquirente de la propiedad, o el particular, deberá manifestar por escrito su compromiso irrevocable de cumplir con las actividades de protección, recuperación, conservación, sostenibilidad y divulgación del bien. 

  

8. La descripción sobre las partes, objeto, obligaciones, valores, plazo y condiciones del contrato a celebrar. 

  

Parágrafo 1° Será de responsabilidad exclusiva de la entidad que celebre el respectivo contrato, dar cumplimiento a las exigencias legales. 

  

Parágrafo 2° Durante el desarrollo del contrato, la entidad pública que lo celebre deberá enviar a la entidad que otorgó la autorización, la información que ésta requiera. Una vez terminado el contrato deberá, enviar un informe final sobre la ejecución y liquidación del mismo. En todo caso, la entidad que otorgue la autorización podrá realizar labores de supervisión y vigilancia con el fin de verificar que las condiciones en las cuales fue otorgada la autorización se estén cumpliendo. 

  

Parágrafo 3° Previo a la autorización, la autoridad competente podrá establecer la necesidad de adoptar un PEMP para el BIC, en caso de que éste no lo tuviere. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 53)  

  

CAPÍTULO I

Planes Especiales de Manejo y Protección (PEMP)


Artículo 2.4.1.1.1. Objetivo de los PEMP. Los Planes Especiales de Manejo y Protección (PEMP) son un instrumento de gestión del Patrimonio Cultural de la Nación, mediante el cual se establecen acciones necesarias con el objetivo de garantizar la protección, conservación y sostenibilidad de los BIC o de los bienes que pretendan declararse como tales si a juicio de la autoridad competente dicho Plan se requiere. 

  

Los PEMP como instrumento del Régimen Especial de Protección de los BIC, deben: 

  

1. Definir las condiciones para la articulación de los bienes con su contexto físico, arquitectónico, urbano o rural, los planes preexistentes y su entorno socio-cultural, partiendo de la conservación de sus valores, la mitigación de sus riesgos y el aprovechamiento de sus potencialidades. 

  

2. Precisar las acciones de protección de carácter preventivo y/o correctivo que sean necesarias para la conservación de los bienes. 

  

3. Establecer las condiciones físicas, de mantenimiento y de conservación de los bienes. 

  

4. Establecer mecanismos o determinantes que permitan la recuperación y sostenibilidad de los bienes. 

  

5. Generar las condiciones y estrategias para el mejor conocimiento y la apropiación de los bienes por parte de la comunidad, con el fin de garantizar su conservación y su transmisión a las futuras generaciones. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 14)  


Artículo 2.4.1.1.2. Categorías de bienes Inmuebles. Los bienes inmuebles, para efectos de la adopción de PEMP se clasifican como se indica a continuación, sin perjuicio de otros que por vía general reglamente el Ministerio de Cultura: 

  

I. Del Grupo Urbano:  

  

1. Sector Urbano: Fracción del territorio de una población dotada de fisonomía, características y de rasgos distintivos que le confieren cierta unidad y particularidad. 

  

2. Espacio Público: Conjunto de inmuebles de uso público, y de elementos de los inmuebles privados destinados por su naturaleza, usos o afectación a la satisfacción de necesidades urbanas colectivas que trascienden los límites de los intereses individuales de los habitantes. 

  

  

II. Del Grupo Arquitectónico: Construcciones de arquitectura habitacional, institucional, comercial, industrial, militar, religiosa, para el transporte y las obras de ingeniería. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 15)  


Artículo 2.4.1.1.3. PEMP para bienes Inmuebles. En el caso de las categorías de inmuebles señaladas en el artículo anterior se tendrá en cuenta lo siguiente para efectos de la formulación de PEMP: 

  

I. Del Grupo Urbano: Procurará formularse un PEMP para los inmuebles del Grupo Urbano que se incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC), sin perjuicio de las atribuciones autónomas de decisión con que cuentan las autoridades competentes en la materia. 

  

Los bienes del Grupo Urbano del ámbito nacional y territorial declarado BIC con anterioridad a la Ley 1185 de 2008 requieren en todos los casos la formulación de PEMP. 

  

II. Del Grupo Arquitectónico: Procurará formularse un PEMP para los inmuebles del Grupo Arquitectónico que se incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC), en el ámbito nacional y territorial y sin perjuicio de las atribuciones autónomas con que cuentan las autoridades competentes en !a materia, cuando presenten alguna de las siguientes condiciones: 

  

1. Riesgo de transformación o demolición parcial o total debido a desarrollos urbanos, rurales y/o de infraestructura. 

  

2. Cuando el uso represente riesgo o limitación para su conservación. 

  

3. Cuando el bien requiera definir o redefinir su normativa y/o la de su entorno para efectos de su conservación. 

  

Los bienes del Grupo Arquitectónico del ámbito nacional y territorial declarado BIC con anterioridad a la Ley 1185 de 2008, requieren PEMP cuando se encuentren en cualquiera de las circunstancias antes enumeradas, sin perjuicio de las atribuciones de la autoridad competente para formularlos en otros casos. 

  

Los inmuebles del Grupo Arquitectónico localizados en un Sector Urbano declarado BIC, no requieren obligatoriamente un PEMP específico. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 16)  


Artículo 2.4.1.1.4. Contenido de los PEMP de bienes Inmuebles. De conformidad con lo previsto en el artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, numeral 1, cuando la declaratoria de un BIC inmueble imponga la formulación de un PEMP, éste establecerá el área afectada, la zona de influencia, el nivel permitido de intervención, las condiciones de manejo y plan de divulgación que asegurará el respaldo comunitario a la conservación del bien. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 17)  


Artículo 2.4.1.1.5. Área Afectada. Es la demarcación física del inmueble o conjunto de inmuebles, compuesta por sus áreas construidas y libres, para efectos de su declaratoria como BIC. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 18)  


Artículo 2.4.1.1.6. Zona de Influencia. Es la demarcación del contexto circundante o próximo del inmueble, necesario para que los valores del mismo se conserven. Para la delimitación de la zona de influencia, se debe realizar un análisis de las potencialidades y de las amenazas o riesgos que puedan afectar al bien, en términos de paisaje, ambiente, contexto urbano o rural e infraestructura. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 19)  


Artículo 2.4.1.1.7. Nivel permitido de Intervención: Son las pautas o criterios relacionados con la conservación de los valores del inmueble y su zona de influencia. 

  

Define el(los) tipo(s) de obra que pueden acometerse en el área afectada y su zona de influencia, con el fin de precisar los alcances de la intervención. Se deben tener en cuenta los siguientes niveles de intervención, sin perjuicio de la facultad del Ministerio de reglamentar por vía general otros niveles de intervención para BIC del ámbito nacional y territorial: 

  

1. Nivel 1. Conservación integral: Se aplica a inmuebles del grupo arquitectónico de excepcional valor, los cuales, por ser Irremplazables, deben ser preservados en su integralidad. En éstos, cualquier intervención puede poner en riesgo sus valores e integridad, por lo que las obras deben ser legibles y dar fe del momento en el que se realizaron. Si el inmueble lo permite, se podrán realizar ampliaciones, en función de promover su revitalización y sostenibilidad. 

  

En relación con los inmuebles del Grupo Urbano debe garantizarse la preservación del trazado, manzanas, paramentos, perfiles, alturas, índices de ocupación, vías, parques, plazas y pasajes, entre otros. Se permite la modificación de los espacios internos del inmueble siempre y cuando se mantenga la autenticidad de su estructura espacial: disposición de accesos, vestíbulos, circulaciones horizontales y verticales. 

  

Tipos de obras permitidos en el Nivel 1: Restauración, reparaciones locativas, primeros auxilios, rehabilitación o adecuación funcional, reforzamiento estructural, reintegración, ampliación, consolidación y liberación. 

  

2. Nivel 2. Conservación del tipo arquitectónico. Se aplica a inmuebles del Grupo Arquitectónico con características representativas en términos de implantación predial (rural o urbana), volumen edificado, organización espacial y elementos ornamentales las cuales deben ser conservadas. Se permite la modificación de los espacios internos del inmueble, siempre y cuando se mantenga la autenticidad de su estructura espacial: disposición de accesos, vestíbulos, circulaciones horizontales y verticales. 

  

Tipos de obras permitidos en el Nivel 2: Restauración, reparaciones locativas, primeros auxilios, rehabilitación o adecuación funcional, remodelación, reforzamiento estructural, reintegración, ampliación, consolidación y liberación. 

  

3. Nivel 3. Conservación contextual. Se aplica a inmuebles ubicados en un Sector Urbano, los cuales, aún cuando no tengan características arquitectónicas representativas, por su implantación, volumen, perfil y materiales, son compatibles con el contexto. 

  

De igual manera, se aplica para inmuebles que no son compatibles con el contexto, así como a predios sin construir que deben adecuarse a las características del sector urbano. 

  

Este nivel busca la recuperación del contexto urbano en términos del trazado, perfiles, paramentos, índices de ocupación y volumen edificado. 

  

Tipos de obras permitidos en el Nivel 3: Demolición, obra nueva, modificación, remodelación, reparaciones locativas, primeros auxilios, reconstrucción, reforzamiento estructural, consolidación y ampliación. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 20)  


Artículo 2.4.1.1.8. Condiciones de manejo. Las condiciones de manejo son el conjunto de pautas y determinantes para el manejo del inmueble, en tres (3) aspectos: Físico- Técnicos, Administrativos y Financieros, los cuales deben propender por su preservación y sostenibilidad. 

  

1. Aspectos Físico-Técnicos: Determinantes relacionadas con usos, volumetría, alturas, índices de ocupación y construcción, accesibilidad, movilidad, parqueaderos, antejardines, aislamientos, señalización, redes de servicios públicos, equipamientos urbanos, espacio público y demás aspectos relacionados con las condiciones físicas del Inmueble y su zona de influencia. 

  

2. Aspectos Administrativos: Esquema de manejo administrativo del inmueble, que defina y garantice un responsable que se encargue del cuidado del mismo y de la aplicación del PEMP correspondiente. 

  

3. Aspectos Financieros: Medidas económicas y financieras para la recuperación y sostenibilidad del inmueble, que comprenden la identificación y formulación de proyectos para incorporarlo a la dinámica económica y social y determinar las fuentes de recursos para su conservación y mantenimiento. 

  

El PEMP deberá fijar, en los casos en que sea pertinente, las determinantes que desarrollarán las diferentes administraciones locales, en relación con los instrumentos de gestión del suelo, tales como planes parciales, unidades de actuación urbanística, procesos de expropiación y de renovación urbana, entre otros; así como los compromisos de inversión pública y privada. 

  

Los planes de desarrollo, según sea el caso, deberán contemplar las previsiones necesarias tanto técnicas como financieras y presupuéstales para desarrollar e implementar los PEMP de inmuebles del Grupo Urbano. 

  

Las entidades públicas, propietarias de bienes inmuebles declarados BIC están en la obligación de destinar recursos técnicos y financieros para su conservación y mantenimiento. 

  

Dentro de este tipo de aspectos se incluyen los incentivos tributarios. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 21)  


Artículo 2.4.1.1.9. Plan de Divulgación. Es el conjunto de acciones para difundir las características y los valores del inmueble. El objetivo principal de este plan es asegurar el respaldo comunitario a la conservación del bien. 

  

Cuando un inmueble se declare como BIC, la autoridad competente deberá informar a las entidades encargadas de cultura y turismo en el departamento, municipio y/o distrito en donde éste se localice, con el fin de promover su conocimiento y apropiación por parte de la ciudadanía en general. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 22)  

  

CAPÍTULO II

Planes especiales de manejo y protección para bienes muebles


Artículo 2.4.1.2.1. Categorías de bienes muebles. Los bienes muebles, para efectos de la adopción de PEMP se clasifican como se indica a continuación, sin perjuicio de otros que por vía general reglamente el Ministerio de Cultura: 

  

1. Colecciones Privadas y Públicas: Bienes que conforman las colecciones que pertenecen a entidades públicas, bibliotecas, museos, casas de cultura, iglesias y confesiones religiosas, entre otras. 

  

2. Monumentos en Espacio Público: Monumentos ubicados en espacios públicos como vías, plazas y parques. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 23)  


Artículo 2.4.1.2.2. PEMP para bienes muebles. Dentro de las categorías de muebles señaladas en el artículo anterior, se tendrá en cuenta lo siguiente para efectos de la formulación de PEMP: 

  

Procurará formularse PEMP para las Colecciones Privadas y Públicas y los Monumentos en Espacio Público que se incluyan en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC), sin perjuicio de las atribuciones autónomas de decisión que corresponden a cada autoridad competente. 

  

Se formulará PEMP para los Monumentos en Espacio Público declarados BIC con anterioridad a la expedición de la Ley 1185 de 2008, sin perjuicio de la facultad de cada autoridad competente para formularlo en otros casos. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 24)  


Artículo 2.4.1.2.3. Contenido de los PEMP de bienes muebles. De conformidad con lo previsto en el inciso 4º del numeral 1 del artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, cuando la declaratoria de un BtC mueble imponga la formulación de un PEMP, éste indicará el bien o conjunto de bienes, las características del espacio donde están ubicados, el nivel permitido de intervención, las condiciones de manejo y plan de divulgación que asegurará el respaldo comunitario a su conservación. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 25)  


Artículo 2.4.1.2.4. Bien o Conjunto de bienes. Es la descripción física del bien o del conjunto de bienes y de sus partes constitutivas, la cual se define para efectos de su declaratoria como BIC. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 26)  


Artículo 2.4.1.2.5. Espacio de ubicación. Es la descripción, demarcación y caracterización del espacio en el que se encuentra ubicado el bien o el conjunto de bienes. El uso apropiado de este espacio es necesario para que los valores del bien o del conjunto se conserven. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 27)  


Artículo 2.4.1.2.6. Nivel permitido de intervención. En los muebles declarados BIC solamente se permitirá el nivel de conservación integral, teniendo en cuenta que éstos deben ser preservados en su integralidad. Cualquier intervención puede poner en riesgo sus valores y su integridad, por lo que las acciones que se pretendan efectuar deben ser legibles y dar fe del momento en el que se hicieron. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 28)  


Artículo 2.4.1.2.7. Condiciones de manejo. Son el conjunto de pautas y determinantes para el manejo del bien mueble o conjunto de bienes muebles, en tres (3) aspectos: Físico- Técnicos, Administrativos y Financieros, los cuales deben propender por su preservación y sostenibilidad. 

  

1. Aspectos Físico-Técnicos: Determinantes relacionadas con las condiciones físicas del bien o del conjunto de bienes, con su uso y función, espacio de ubicación, condiciones de exhibición, presentación, manipulación, almacenamiento, seguridad y con el ambiente (temperatura, humedad e iluminación). 

  

2. Aspectos Administrativos: Esquema administrativo del bien o del conjunto de bienes, que defina y garantice un responsable que se encargue del cuidado del mismo y de la aplicación del PEMP correspondiente. 

  

3. Aspectos Financieros: Medidas económicas, financieras y tributarias para la recuperación y sostenibilidad del bien o del conjunto de bienes, que comprenden la identificación y formulación de proyectos para incorporarlos a la dinámica económica y social y determinar las fuentes de recursos para su conservación y mantenimiento. Incorpora los aspectos tributarios reglamentados en este decreto. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 29)  


Artículo 2.4.1.2.8. Plan de Divulgación. Es el conjunto de acciones para difundir las características y los valores del bien mueble o conjunto de éstos. El objetivo principal de este plan es asegurar el respaldo comunitario a la conservación de los mismos. 

  

Cuando un mueble se declare como BlC, la autoridad competente deberá informar a las entidades encargadas de cultura y turismo en el departamento, municipio y/o distrito en donde éste se ubique, con el fin de que estas puedan promover su conocimiento y apropiación por parte de la ciudadanía en general. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 30)  

CAPÍTULO III

Competencias para la formulación de planes especiales de manejo y protección

(PEMP)


Artículo 2.4.1.3.1. Competencias para la formulación de los PEMP. Para los bienes del Grupo Arquitectónico y las Colecciones Privadas y Públicas, la formulación del PEMP corresponde al propietario. En dicha formulación podrá concurrir el tercero solicitante de la declaratoria. 

  

Para los bienes del Grupo Urbano y los Monumentos en Espacio Público, la formulación del PEMP corresponde a las autoridades Distritales o Municipales del territorio en donde éstos se localicen. Las autoridades competentes departamentales y nacionales podrán concurrir mediante el aporte de recursos en este caso. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 31)  


Artículo 2.4.1.3.2. Iniciativa de particulares para formular los PEMP. Los particulares propietarios de bienes declarados BIC o incluidos en la LICBIC pueden adelantar la formulación del PEMP aunque no sea requerido por la autoridad competente, con el fin de llevar a cabo acciones de protección y preservación de los bienes. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 32)  


Artículo 2.4.1.3.3. Procedimiento para la formulación y aprobación de los PEMP. El Ministerio de Cultura podrá definir aspectos técnicos y administrativos que desarrollen como mínimo dos fases del PEMP: Fase I Análisis y Diagnóstico; Fase II Propuesta Integral. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 33) 


Artículo 2.4.1.3.4. Implementación de los PEMP. Una vez expedido el acto administrativo de declaratoria del bien como BIC y de aprobación del PEMP respectivo, se deberá dar inicio a la Implementación del mismo. 

  

Parágrafo 1°. La autoridad competente para realizar la declaratoria y aprobar el PEMP, será la encargada de verificar la implementación del mismo. Para el efecto, programará visitas técnicas al bien por lo menos una (1) vez al año, las cuales deberán ser realizadas por profesionales idóneos. Como resultado de las mismas se elaborará un informe. 

  

Parágrafo 2° Para el caso de los BIC del ámbito nacional, el Ministerio de Cultura podrá hacer la verificación directamente o a través de las autoridades territoriales competentes para el manejo del patrimonio cultural. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 34)  


Artículo 2.4.1.3.5.Régimen de transición.Los Planes Especiales de Protección (PEP) formulados y aprobados con anterioridad a la expedición del presente decreto, los cuales en adelante serán considerados PEMP, se regirán por los actos respectivos de adopción. Sin embargo, las modificaciones de aquéllos deberán sujetarse a lo previsto en el presente decreto. 

  

Los PEMP que a la fecha de expedición del presente decreto se encuentren en proceso de formulación deberán ajustarse a las disposiciones contenidas en este. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 35)  


Artículo 2.4.1.3.6. Términos para formulación y aprobación de PEMP. En razón de la naturaleza diferencial de los BIC muebles e Inmuebles y de las diversas categorías de bienes, el Ministerio de Cultura reglamentará por vía general los plazos para la formulación y aprobación de PEMP. 

  

Del mismo modo señalará los plazos máximos para determinar cuáles BIC declarados con anterioridad a la Ley 1185 de 2008 requieren PEMP, así como el plazo máximo para formular y aprobar tales PEMP, sin que el plazo máximo total para el efecto pueda superar diez (10) a partir de la entrada en vigencia del presente decreto. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 36)  


Artículo 2.4.1.3.7. Competencia residual. No obstante lo establecido, las autoridades competentes para declarar BIC, podrán formular directamente los PEMP que estimen necesarios. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 37)  

CAPÍTULO IV

Intervenciones de BIC


Artículo 2.4.1.4.1. Definición. Por intervención se entiende todo acto que cause cambios al BIC o que afecte el estado del mismo. Comprende, a título enunciativo, actos de conservación, restauración, recuperación, remoción, demolición, desmembramiento, desplazamiento o subdivisión, y deberá realizarse de conformidad con el Plan Especial de Manejo y Protección si éste existe. 

  

La intervención comprende desde la elaboración de estudios técnicos, diseños y proyectos, hasta la ejecución de obras o de acciones sobre los bienes. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 38)  

  


Artículo 2.4.1.4.2. Autorización. Toda intervención de un BIC, con independencia de si el BIC requiere o no de un Plan Especial de Manejo y Protección, deberá contar con la previa autorización de la autoridad competente que hubiera efectuado la declaratoria. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 39)  


Artículo 2.4.1.4.3. Principios generales de intervención. Toda intervención de un BIC deberá observar los siguientes principios: 

  

1. Conservar los valores culturales del bien. 

  

2. La mínima intervención entendida como las acciones estrictamente necesarias para la conservación del bien, con el fin de garantizar su estabilidad y sanearlo de las fuentes de deterioro. 

  

3. Tomar las medidas necesarias que las técnicas modernas proporcionen para garantizar la conservación y estabilidad del bien. 

  

4. Permitir la reversibilidad de la intervención si en el futuro se considera necesario. 

  

5. Respetar la evolución histórica del bien y abstenerse de suprimir agregados sin que medie una valoración crítica de los mismos. 

  

6. Reemplazar o sustituir solamente los elementos que sean indispensables para la estructura. Los nuevos elementos deberán ser datados y distinguirse de los originales. 

  

7. Documentar todas las acciones e intervenciones realizadas. 

  

8. Las nuevas Intervenciones deben ser legibles. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 40)  

  


Artículo 2.4.1.4.4. Tipos de obras para BIC inmuebles. Las diferentes obras que se pueden efectuar en BIC inmuebles, de acuerdo con el nivel de Intervención permitido y previa autorización de la autoridad competente, son las siguientes: 

  

1. Primeros auxilios: Obras urgentes a realizar en un inmueble que se encuentra en peligro de ruina, riesgo inminente, o que ha sufrido daños por agentes naturales o por la acciónhumana. Incluye acciones y obras provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, tales como: apuntalamiento de muros y estructuras, sobrecubiertas provisionales y todas aquellas acciones para evitar el saqueo de elementos y/o partes del inmueble, carpinterías, ornamentaciones, bienes muebles, etc. 

  

2. Reparaciones Locativas: Obras para mantener el Inmueble en las debidas condiciones de higiene y ornato sin afectar su materia original, su forma e integridad, su estructura portante, su distribución interior y sus características funcionales, ornamentales, estéticas, formales y/o volumétricas. Incluye obras dé mantenimiento y reparación como limpieza, renovación de pintura, eliminación de goteras, reemplazo de piezas en mal estado, obras de drenaje, control de humedades, contención de tierras, mejoramiento de materiales de pisos, cielorrasos, enchapes, y pintura en general. También incluye la sustitución, mejoramiento y/o ampliación de redes de instalaciones hidráulicas, sanitarias, eléctricas, ventilación, contra incendio, de voz y datos y de gas. 

  

3. Reforzamiento Estructural: Es la consolidación de la estructura de uno o varios inmuebles, con el objeto de acondicionarlos a niveles adecuados de seguridad sismorresistente de acuerdo con los requisitos de la Ley 400 de 1997 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento. 

  

4. Rehabilitación o Adecuación Funcional: Obras necesarias para adaptar un inmueble a un nuevo uso, garantizando la preservación de sus características. Permiten modernizar las instalaciones, y optimizar y mejorar el uso de los espacios. 

  

5. Restauración: Obras tendientes a recuperar y adaptar un inmueble o parte de éste, con el fin de conservar y revelar sus valores estéticos, históricos y simbólicos. Se fundamenta en el respeto por su integridad y autenticidad. 

  

6. Obra Nueva: Construcción de obra en terrenos no construidos. 

  

7. Ampliación: Incremento del área construida de una edificación existente, entendiéndose por área construida la parte edificada que corresponde a la suma de las superficies de los pisos, excluyendo azoteas y áreas sin cubrir o techar. 

  

8. Consolidación: Fortalecimiento de una parte o de la totalidad del inmueble. 

  

9. Demolición: Derribamiento total o parcial de una o varias edificaciones existentes en uno o varios predios. 

  

10. Liberación: Obras dirigidas a retirar adiciones o agregados que van en detrimento del inmueble ya que ocultan sus valores y características. El proceso de liberación de adiciones o agregados comprende las siguientes acciones: 

  

a. Remoción de muros construidos en cualquier material, que subdividan espacios originales y que afecten sus características y proporciones. 

  

b. Demolición de cuerpos adosados a los volúmenes originales del inmueble, cuando se determine que éstos afectan sus valores culturales. 

  

c. Reapertura de vanos originales de ventanas, puertas, óculos, nichos, hornacinas, aljibes, pozos y otros. 

  

d. Retiro de elementos estructurales y no estructurales que afecten la estabilidad del inmueble. 

  

e. Supresión de elementos constructivos u ornamentales que distorsionen los valores culturales del inmueble. 

  

11. Modificación: Obras que varían el diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente, sin incrementar su área construida. 

  

12. Reconstrucción: Obras dirigidas a rehacer total o parcialmente la estructura espacial y formal del inmueble, con base en datos obtenidos a partir de la misma construcción o de documentos gráficos, fotográficos o de archivo. 

  

13. Reintegración: Obras dirigidas a restituir elementos que el inmueble ha perdido o que se hace necesario reemplazar por su deterioro Irreversible. 

  

Parágrafo. En el caso de inmuebles también son objeto de esta autorización las intervenciones en las áreas de influencia, bienes colindantes con dichos bienes y espacios públicos localizados en sectores urbanos declarados BIC e identificados en el PEMP. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 41)  


Artículo 2.4.1.4.5. Tipos de acciones e intervenciones para BIC muebles. Las diferentes acciones o intervenciones que se pueden efectuar en BIC muebles, de acuerdo con el nivel de conservación Integral y previa autorización de la autoridad competente, son las siguientes: 

  

1. Conservación Preventiva: Se refiere a estrategias y medidas de orden técnico y administrativo dirigidas a evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones directas. Comprende actividades tales como almacenamiento, manipulación, embalaje, transporte, control de condiciones ambientales, planificación de emergencias, capacitación del personal y sensibilización del público. 

  

2. Conservación - Restauración: Acciones directas sobre los bienes, orientadas a asegurar su preservación a través de la estabilización de la materia. Se realizan a partir de la formulación del proyecto de restauración. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad física y/o química se encuentra en peligro y/o riesgo inminente, como resultado de los daños producidos por agentes naturales o la acción humana, acciones provisionales de protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas. 

  

Dentro de las acciones se encuentran: Limpieza superficial, limpieza profunda, desinfección, desinsectación, desalinización, desacidificación, recuperación de plano, refuerzos estructurales, unión de rasgaduras o de fragmentos, consolidación, fijado, injertos, restitución de partes y/o faltantes, remoción de material biológico, remoción de intervenciones anteriores y/o de materiales agregados, resanes y reintegración cromática, entre otros. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 42)  


Artículo 2.4.1.4.6. Solicitud de autorización. La solicitud de autorización para intervenir un BIC deberá presentarse ante la autoridad competente, por su propietario o representante legal o por el profesional debidamente autorizado por el propietario, según requisitos que señalará el Ministerio de Cultura tanto para los BIC del ámbito nacional como territorial. 

  

La autorización constará en resolución motivada, en la cual se señalará el tipo de intervención aprobada. 

  

En el caso de BIC inmuebles, al mismo procedimiento están sujetos los inmuebles colindantes o localizados en la zona de influencia del BIC. 

  

Parágrafo. El Ministerio de Cultura podrá reglamentar los casos de intervenciones mínimas de BIC inmuebles y muebles que no requieran autorización previa. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 43)  


Artículo 2.4.1.4.7. Obligación de restitución de BIC por demolición no autorizada. Si un BIC fuere demolido parcial o totalmente, o fuere intervenido sustancialmente, sin la autorización correspondiente y en contravención de las normas que obligan a su conservación, la autoridad competente procederá de manera inmediata a la paralización de dicha actividad en concurso con las autoridades de policía o locales si fuere el caso, y ordenará al propietario o poseedor la restitución de lo indebidamente demolido o intervenido según su diseño original, sin perjuicio de las sanciones previstas en la ley. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 44)  

CAPÍTULO V

Faltas contra el patrimonio cultural


Artículo 2.4.1.5.1. Aplicación inmediata e información al Ministerio de Cultura. Las autoridades competentes descritas en el Título I de este decreto, que cuentan con facultades para imposición de las sanciones administrativas a que se refiere el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, darán aplicación a las disposiciones y principios de la actuación administrativa acorde con la Parte Primera y demás pertinentes del Código Contencioso Administrativo. 

  

La Imposición de sanciones por parte de las autoridades territoriales, el Archivo General de la Nación, o el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, en lo de sus respectivas competencias, se informará al Ministerio de Cultura en cada caso puntual de sanción. 

  

La información contendrá cuando menos: 

  

1. Nombre de la persona a quien se impone la sanción. 

  

2. Bien de Interés Cultural sobre el cual se cometió la falta. 

  

3. Sanción adoptada. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 80)  


Artículo 2.4.1.5.2. Decomiso material y definitivo. El decomiso material de un BIC por cualquiera de las causales previstas en el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, consiste en el acto de aprehensión del bien, el cual podrá efectuarse por las autoridades de Policía o las demás dependencias del Estado debidamente facultadas por la ley de manera oficiosa o a Instancias de cualquiera de las autoridades competentes según lo señalado en el Título I de este decreto. 

  

Los bienes decomisados materialmente por cualquiera de las causales establecidas en dicha ley serán puestos a disposición de la autoridad competente prevista en el Título I de este decreto, a efectos de que la misma inicie la actuación administrativa tendiente a decidir si se realiza o no el decomiso definitivo y en su caso la sanción a adoptar. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 81)  

TÍTULO II

ESTÍMULOS PARA LA CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE BIENES

DE INTERÉS CULTURAL


Artículo 2.4.2.1. Gastos deducibles por conservación y mantenimiento de BIC. Los gastos sobre los que opera la deducción establecida en los incisos 1° y 2° del artículo 56 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 14 de la Ley 1185 de 2008, son los siguientes: 

  

1. Por la elaboración del Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP): Serán deducibles los gastos efectuados en contratación de servicios especializados para la formulación del PEMP hasta en un monto máximo de cien (100) salarios mínimos legales mensuales, únicamente si el PEMP es aprobado por la autoridad que hubiere efectuado la declaratoria del BIC, máximo dentro de los tres (3) primeros meses del año calendario siguiente al año gravable en el que efectivamente se realicen los gastos que pretenden deducirse. 

  

Para el efecto, la autoridad competente de efectuar la declaratoria del BIC deberá haber definido previamente si el bien requiere PEMP, según el procedimiento señalado en el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008. 

  

La aplicación de la deducción podrá llevarse a cabo, una vez la entidad competente de la declaratoria y de la aprobación del PEMP expida una certificación de aprobación del respectivo gasto realizado a nombre del propietario del BIC. Para estos efectos, la comprobación de la realización efectiva del gasto sólo será aceptable mediante factura expedida por el prestador del servicio a nombre del propietario del BIC, en los términos del Estatuto Tributario. 

  

Dentro del rango máximo descrito en este numeral, el Ministerio de Cultura podrá fijar escalas máximas de costos según diferenciaciones en los PEMP requeridos para bienes muebles o inmuebles o subcategorías dentro de estos. 

  

2. Por mantenimiento y conservación. Serán deducibles los gastos efectuados en: 

  

i. Contratación de servicios relativos a la protección, conservación e intervención del BIC. 

  

ii. Materiales e insumos necesarios para la conservación y mantenimiento del BIC. 

  

iii. Tratándose de documentos escritos o fotográficos, son deducibles los gastos que se efectúen para la producción, copia y reproducción de los mismos, siempre que estos tengan fines de conservación y en ningún caso de distribución o finalidad comercial. 

  

iv. Equipos necesarios y asociados directa y necesariamente a la Implementación del Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP) del respectivo BIC. 

  

Parágrafo 1°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo, los gastos correspondientes deberán estar previamente discriminados en el proyecto de intervención que apruebe la autoridad competente de efectuar la declaratoria del BIC. 

  

Parágrafo 2°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo, los gastos efectuados serán deducibles hasta en un período de cinco (5) años gravables, siempre que la autoridad competente de la declaratoria del BIC confronte y certifique la correspondencia de los gastos efectuados con el proyecto de intervención autorizado, o PEMP aprobado cuando este exista. Para estos efectos, la comprobación de la realización efectiva de gastos sólo será aceptable mediante factura expedida por quien suministre el bien o servicio a nombre del propietario del BIC, en los términos del Estatuto Tributario. 

  

Parágrafo 3°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo el Ministerio de Cultura podrá fijar escalas máximas de costos según diferenciaciones sobre intervenciones en bienes muebles o inmuebles. 

  

Parágrafo 4°. Para la aplicación del beneficio previsto en el numeral 2 de este artículo se aceptarán los gastos realizados en el territorio nacional para la protección, conservación y mantenimiento del bien, salvo que por especiales circunstancias de imposibilidad técnica o por imposibilidad de prestación de tales servicios en el país, los servicios, materiales e insumos necesarios deban adquirirse en el exterior, y ello se encuentre aprobado en el proyecto de intervención o en el PEMP si fuere el caso. 

  

Parágrafo 5°. Para el caso del patrimonio arqueológico, teniendo en consideración que este pertenece a la Nación, lo establecido en los numerales 1 y 2 de este artículo será aplicable a las entidades estatales que siendo contribuyentes del Impuesto de renta realicen los gastos descritos en relación con la formulación y aplicación de Planes de Manejo Arqueológico, siempre y cuando estos no correspondan a programas de arqueología preventiva ligados a los proyectos, obras o actividades a cargo de la respectiva entidad. 

  

Los gastos realizados en los Planes de Manejo Arqueológico definidos tendrán lugar en el marco de convenios con el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). En este caso el ICANH será competente para expedir las acreditaciones de que tratan ambos numerales. 

  

Parágrafo 6°. Es responsabilidad del beneficiario del incentivo reglamentado en este artículo el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y la acreditación de gastos que le fuera solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de ser el caso. 

  

(Artículo 77 Decreto número 763 de 2009)  


Artículo 2.4.2.2. Obligatoriedad del registro de BIC. No podrá aplicarse el beneficio reglamentado en el artículo anterior, si el respectivo BIC no estuviere debidamente registrado y se hubieren cumplido todas las obligaciones de registro e Información descritas en el artículo 14 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 9° de la Ley 1185 de 2008. 

  

Tampoco será aplicable el beneficio, si en el caso de inmuebles no se hubiere registrado el respectivo BIC en los términos del numeral 1.2 del artículo 7° de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 11 de la Ley 397 de 1997. 

  

Para el caso de bienes arqueológicos que en virtud de la ley tienen el carácter de BIC, y Areas Protegidas a las que se aplique el Plan de Manejo Arqueológico, los registros se sujetarán a las normas establecidas en este decreto. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 78)  


Artículo 2.4.2.3. Definición de Área Histórica. Se considera Área Histórica la fracción del territorio de una población dotada de fisonomía, características y rasgos distintivos que le confiere cierta unidad y particularidad que representan un valor excepcional por su urbanismo, arquitectura o historia, denominado Bien de Interés Cultural (BIC) del Grupo Urbano. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.4.2.4. Declaratoria de Área Histórica. Para la declaratoria de un BIC del ámbito distrital se deberá cumplir lo establecido en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 y lo establecido en el Decreto número 1080 de 2015. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.4.2.5. Modalidades de Inversión. Los distritos deberán definir las diferentes líneas de inversión a realizar en los bienes de interés cultural del ámbito distrital del grupo urbano y en los definidos en el respectivo Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP), aprobado previamente por la autoridad competente que efectúe la declaratoria. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.4.2.6. Criterios mínimos generales que integrarán los estatutos para promover la inversión en las áreas históricas de los distritos. Con el propósito de promover la inversión en las áreas históricas, los propietarios de los BIC de que trata el presente decreto, podrán gozar de estímulos tributarios distritales cuando el BIC conserve los valores que dieron lugar a su declaratoria y presente alguno o algunos de los siguientes criterios:  

  

1. Cuando el uso del BIC sea residencial o el propietario tenga en él su domicilio y el inmueble se encuentre en buen estado de conservación.  

  

2. Cuando el uso del BIC sea institucional para educación, cultura, salud o de culto.  

  

3. Cuando el uso del BIC esté destinado a la actividad hotelera. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.4.2.7. Incentivos Fiscales. El respectivo concejo distrital, previo visto bueno del Confis territorial o quien haga sus veces e inclusión de los efectos de dichos estímulos dentro del marco fiscal de mediano plazo, podrá determinar, en ejercicio de sus competencias legales, las condiciones para el plazo, podrá determinar, en ejercicio de sus competencias legales, las condiciones para el otorgamiento de los estímulos tributarios en desarrollo de lo dispuesto por el numeral 8 del artículo 99 de la Ley 1617 de 2013.  

  

Parágrafo. Corresponde a la Secretaría Distrital de Cultura, o la dependencia que haga sus veces, efectuar el seguimiento de las disposiciones contenidas en el presente decreto en particular para efectos de determinar las condiciones que permitan mantener el otorgamiento de los incentivos fiscales acá previstos. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.4.2.8. Fuentes de financiación. Sin perjuicio de la obligación que tienen las entidades públicas de destinar recursos técnicos y financieros para mantener y conservar los bienes de interés cultural establecida en el artículo 2.4.1.1.8. del Decreto número 1080 de 2015, los Distritos podrán acudir a las siguientes fuentes de financiación, para adelantar las actividades de las que trata el parágrafo único del artículo 102 de la Ley 1617 de 2013, de acuerdo con los requisitos de las normas que rigen a cada una de ellas:  

• La Estampilla “Procultura” creada mediante la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 666 de 2001, en aquellos Distritos que la hubiesen adoptado.  

• El Sistema General de Participaciones regulado mediante la Ley 715 de 2001.  

• El Impuesto Nacional al Consumo sobre los servicios de telefonía, datos, inter­net y navegación móvil, establecido en los artículos 512-1 y 512-2 del Estatuto Tributario Nacional, modificados por los artículos 200 y 201 de la Ley 1819 de 2016, en los términos establecidos en el artículo 85 de La Ley 1753 de 2015. 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

PARTE V

PATRIMONIO CULTURAL INMATERIAL

TÍTULO I

OBJETO, INTEGRACIÓN, DEFINICIONES, FOMENTO Y TITULARIDAD


Artículo 2.5.1.1. Objeto. El Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza inmaterial se designará para los efectos de este decreto y en consonancia con el artículo 8º de la Ley 1185 de 2008, como Patrimonio Cultural Inmaterial (PCI). 

  

El manejo y regulación del Patrimonio Cultural Inmaterial hace parte del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación, en la misma forma establecida en la Ley 1185 de 2008 reglamentada en lo pertinente por este decreto. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 1°)  


Artículo 2.5.1.2. Integración del Patrimonio Cultural Inmaterial. El Patrimonio Cultural Inmaterial se integra en la forma dispuesta en los artículos 4º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008, y 11-1 de la Ley 397 de 1997, adicionado por el artículo 8º de la Ley 1185 de 2008. 

  

En consonancia con las referidas normas y con la Convención de la Unesco para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial aprobada en París el 17 de octubre de 2003, adoptada por Colombia mediante la Ley 1037 de 2006 y promulgada mediante el Decreto 2380 de 2008, hacen parte de dicho patrimonio los usos, prácticas, representaciones, expresiones, conocimientos y técnicas, junto con los instrumentos, objetos, artefactos, espacios culturales y naturales que les son inherentes, así como las tradiciones y expresiones orales, incluidas las lenguas, artes del espectáculo, usos sociales, rituales y actos festivos, conocimientos y usos relacionados con la naturaleza y el universo, técnicas artesanales, que las comunidades, los grupos y en algunos casos los individuos reconozcan como parte de su patrimonio cultural. El Patrimonio Cultural Inmaterial incluye a las personas que son creadoras o portadoras de las manifestaciones que lo integran. 

  

A los efectos de este decreto se tendrá en cuenta únicamente el Patrimonio Cultural Inmaterial que sea compatible con los instrumentos internacionales de derechos humanos existentes y con los imperativos de respeto mutuo entre comunidades, grupos e individuos y de desarrollo sostenible. 

  

Los diversos tipos de Patrimonio Cultural Inmaterial antes enunciados, quedan comprendidos para efectos de este decreto bajo el término “manifestaciones”. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 2°) 


Artículo 2.5.1.3. Comunidad o colectividad. Para los efectos de este decreto, se entiende como comunidad, colectividad, o grupos sociales portadores, creadores o vinculados, aquellos que consideran una manifestación como propia y como parte de sus referentes culturales. 

  

Para los mismos efectos, se podrá usar indistintamente el término “comunidad”, “colectividad”, o “grupo social”. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 3°)  


Artículo 2.5.1.4. En consonancia con la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 y dentro de los límites, parámetros y procedimientos allí establecidos, las entidades que integran el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural tienen la responsabilidad de fomentar la salvaguardia, sostenibilidad y divulgación del Patrimonio Cultural Inmaterial con el propósito de que éste sirva como testimonio de la identidad cultural nacional en el presente y en el futuro. Para el efecto, las entidades estatales de conformidad con sus facultades legales, podrán destinar los recursos necesarios para este fin. 

  

El Ministerio de Cultura, de conformidad con la Ley 1037 de 2006, aprobatoria de la Convención de la Unesco para la Salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial, en coordinación con sus entidades adscritas, entidades territoriales y las instancias del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, apoyará las iniciativas comunitarias de documentación, investigación y revitalización de estas manifestaciones, y los programas de fomento legalmente facultados. 

  

Parágrafo. El Consejo Nacional de Política Económica y Social (Conpes) emitirá un documento Conpes en el que se tracen los lineamientos necesarios en materia de política, en particular en campos del Patrimonio Cultural Inmaterial asociados a conocimientos tradicionales, sitios de significación cultural y paisajes culturales, medicina tradicional y artesanía tradicional sin perjuicio de otros aspectos pertinentes a este patrimonio de interés estratégico para la Nación, y sin dilación de las acciones de coordinación interministerial que se requieran desde la vigencia de la Ley 1185 de 2008. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 4°)  

  


Artículo 2.5.1.5. Titularidad. Ningún particular podrá abrogarse la titularidad del Patrimonio Cultural Inmaterial, ni afectar los derechos fundamentales, colectivos y sociales que las personas y las comunidades tienen para el acceso, disfrute, goce o creación de dicho Patrimonio. 

  

Quienes han efectuado procesos de registro, patentización, registro marcario o cualquier otro régimen o instrumento de derechos de propiedad intelectual sobre actividades o productos relacionados con el Patrimonio Cultural Inmaterial, ejercerán tales derechos sin que en ningún caso ello pueda menoscabar los derechos de la comunidad o de las personas, mencionados en el párrafo anterior. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 5°) 


Artículo 2.5.1.6. Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial (LRPCI). Algunas manifestaciones relevantes de conformidad con los criterios de valoración y procedimientos definidos en la Ley 1185 de 2008 y reglamentados en este decreto, podrán ser incorporadas a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial (LRPCI). 

  

La Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial es un registro de información y un instrumento concertado entre las instancias públicas competentes señaladas en el artículo siguiente y la comunidad, dirigida a aplicar un Plan Especial de Salvaguardia a las manifestaciones que ingresen en dicha Lista. 

  

La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial constituye un acto administrativo mediante el cual, previo análisis de los criterios de valoración y procedimiento reglamentados en este decreto, la instancia competente determina que dicha manifestación, dada su especial significación para la comunidad o un determinado grupo social, o en virtud de su nivel de riesgo, requiere la elaboración y aplicación de un Plan Especial de Salvaguardia. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 6°)  


Artículo 2.5.1.7. Ámbitos de cobertura. Habrá una Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial en la que se incorporarán las manifestaciones del PCI relevantes en el ámbito nacional. Esta Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional se conformará y administrará conjuntamente por el Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

  

De conformidad con la Ley 1185 de 2008 los municipios y distritos por intermedio del alcalde; departamentos por intermedio del gobernador; autoridad de comunidad afrodescendiente de que trata la Ley 70 de 1993 y autoridad de comunidad indígena reconocida según las leyes y reglamentaciones pertinentes, podrán conformar y administrar una Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial con las manifestaciones que en sus correspondientes jurisdicciones tengan especial relevancia para las respectivas comunidades. 

  

Parágrafo 1°. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, en el caso de las autoridades indígenas y afrodescendientes de que trata la Ley 70 de 1993, el Ministerio de Cultura, previa consulta con dichas autoridades, reglamentará el procedimiento para la conformación de sus respectivas listas. 

  

En ningún caso habrá más de una Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial en cada uno de los ámbitos de jurisdicción antes descritos. 

  

Parágrafo 2°. Sin perjuicio de la pluralidad de listas que podrán conformarse y administrarse según lo antes descrito, cuando el presente decreto se refiere en singular a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial se entiende que la respectiva regulación o reglamentación será aplicada a la Lista del correspondiente ámbito nacional, departamental, municipal, distrital o de las autoridades descritas en este artículo. 

  

Parágrafo 3°. Por tratarse de un sistema público de información, las diversas instancias competentes promoverán que su respectiva Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, se encuentre actualizada, publicada y puesta en conocimiento de la correspondiente comunidad. Las entidades territoriales y autoridades competentes deberán enviar antes del 30 de junio de cada año al Ministerio de Cultura, por medios físicos o electrónicos, sus respectivas listas actualizadas. 

  

Parágrafo 4°. De conformidad con la Ley 1185 de 2008, el Ministerio de Cultura, como rector y coordinador del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de Nación, podrá reglamentar los requerimientos técnicos y administrativos necesarios para la conformación de la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de los diversos ámbitos territoriales. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 7°, el parágrafo 4° corresponde al artículo 25 del Decreto número 2941 de 2009)  


Artículo 2.5.1.2.8. Campos de alcance de la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial se podrá integrar con manifestaciones que correspondan a uno o varios de los siguientes campos: 

  

1. Lenguas y tradición oral: Entendidos como vehículo del Patrimonio Cultural Inmaterial, y como medio de expresión o comunicación de los sistemas de pensamiento, así como un factor de identidad e integración de los grupos humanos. 

  

2. Organización social: Corresponde a los sistemas organizativos tradicionales, incluyendo el parentesco y la organización familiar, y las normas que regulan dichos sistemas. 

  

3. Conocimiento tradicional sobre la naturaleza y el universo: Conocimiento que los grupos humanos han generado y acumulado con el paso del tiempo en su relación con el territorio y el medio ambiente. 

  

4. Medicina tradicional: Conocimientos y prácticas tradicionales de diagnóstico, prevención y tratamiento de enfermedades incluyendo aspectos psicológicos y espirituales propios de estos sistemas y los conocimientos botánicos asociados. 

  

5. Producción tradicional: Conocimientos, prácticas e innovaciones propias de las comunidades locales relacionados con la producción tradicional agropecuaria, forestal, pesquera y la recolección de productos silvestres, y los sistemas comunitarios de intercambio. 

  

6. Técnicas y tradiciones asociadas a la fabricación de objetos artesanales: Comprende el conjunto de tradiciones familiares y comunitarias asociadas a la producción de tejidos, cerámica, cestería, adornos y en general, de objetos utilitarios de valor artesanal. 

  

7. Artes populares: Recreación de tradiciones musicales, dancísticas, literarias, audiovisuales y plásticas que son perpetuadas por las mismas comunidades. 

  

8. Actos festivos y lúdicos: Acontecimientos sociales y culturales periódicos, con fines lúdicos o que se realizan en un tiempo y un espacio con reglas definidas y excepcionales, generadoras de identidad, pertenencia y cohesión social. Se excluyen las manifestaciones y cualquier otro espectáculo que fomente la violencia hacia los animales. 

  

9. Eventos religiosos tradicionales de carácter colectivo: Acontecimientos sociales y ceremoniales periódicos con fines religiosos. 

  

10. Conocimientos y técnicas tradicionales asociadas al hábitat: Conocimientos, técnicas y eventos tradicionales relacionados con la construcción de la vivienda y las prácticas culturales asociadas a la vida doméstica. 

  

11. Cultura culinaria: Prácticas tradicionales de transformación, conservación, manejo y consumo de alimentos. 

  

12. Patrimonio Cultural Inmaterial asociado a los espacios culturales: Este campo comprende los sitios considerados sagrados o valorados como referentes culturales e hitos de la memoria ciudadana. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 8°)  


Artículo 2.5.1.9. Criterios de valoración para incluir manifestaciones culturales en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquiera de los ámbitos señalados en el artículo 2.1.3.3 de este decreto con el propósito de asignarle un Plan Especial de Salvaguardia, requiere que dentro del proceso institucional-comunitario se verifique el cumplimiento de los siguientes criterios de valoración: 

  

1. Pertinencia. Que la manifestación corresponda a cualquiera de los campos descritos en el artículo anterior. 

  

2. Representatividad. Que la manifestación sea referente de los procesos culturales y de identidad del grupo, comunidad o colectividad portadora, creadora o identificada con la manifestación, en el respectivo ámbito. 

  

3. Relevancia. Que la manifestación sea socialmente valorada y apropiada por el grupo, comunidad o colectividad, en cada ámbito, por contribuir de manera fundamental a los procesos de identidad cultural y ser considerada una condición para el bienestar colectivo. 

  

4. Naturaleza e identidad colectiva. Que la manifestación sea de naturaleza colectiva, que se transmita de generación en generación como un legado, valor o tradición histórico cultural y que sea reconocida por la respectiva colectividad como parte fundamental de su identidad, memoria, historia y patrimonio cultural. 

  

5. Vigencia. Que la manifestación esté vigente y represente un testimonio de una tradición o expresión cultural viva, o que represente un valor cultural que debe recuperar su vigencia. 

  

6. Equidad. Que el uso, disfrute y beneficios derivados de la manifestación sean justos y equitativos respecto de la comunidad o colectividad identificada con ella, teniendo en cuenta los usos y costumbres tradicionales y el derecho consuetudinario de las comunidades locales. 

  

7. Responsabilidad. Que la manifestación respectiva no atente contra los derechos humanos, ni los derechos fundamentales o colectivos, contra la salud de las personas o la integridad de los ecosistemas. 

  

Parágrafo 1°. Las manifestaciones que se encuentren en riesgo, amenazadas o en peligro de desaparición, tendrán prioridad para ser incluidas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. 

  

Parágrafo 2°. Como rector del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, el Ministerio de Cultura, previo concepto favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, podrá determinar la aplicación de otros criterios de valoración para la inclusión de manifestaciones en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, o especificar los que considere necesarios para determinadas tipologías de manifestaciones. En cualquier caso, deberán considerarse como mínimo los criterios señalados en este artículo. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 9°)  

TÍTULO II

POSTULACIÓN, REQUISITOS, PROCEDIMIENTO Y CONTENIDO DE

LA RESOLUCIÓN DE INCLUSIÓN EN LA LRPCI, Y REGLAMENTACIÓN

ESPECIAL


Artículo 2.5.2.1. Postulación. La postulación para que una manifestación sea incluida en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, puede provenir de entidades estatales o grupo social, colectividad o comunidad, persona natural o persona jurídica. 

  

Del mismo modo, la iniciativa puede ser oficiosa por la entidad competente para realizar la inclusión en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 10)  


Artículo 2.5.2.2. Requisitos para la postulación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La postulación de una manifestación para ser incluida en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquiera de los ámbitos descritos en este decreto, debe acompañarse de los siguientes requisitos y soportes que deberá aportar el solicitante o postulante: 

  

1. Solicitud dirigida a la instancia competente. 

  

2. Identificación del solicitante, quien deberá especificar que actúa en interés general. 

  

3. Descripción de la manifestación de que se trate, sus características y situación actual. 

  

4. Ubicación y proyección geográfica y nombre de la comunidad(es) en la(s) cual(es) se lleva a cabo. 

  

5. Periodicidad (cuando ello aplique). 

  

6. Justificación sobre la coincidencia de la manifestación con cualquiera de los campos y con los criterios de valoración señalados en los artículos 2.1.3.4 y 2.1.3.5 de este decreto. 

  

Parágrafo. De conformidad con las facultades generales que le otorga la Ley 1185 de 2008, el Ministerio de Cultura podrá definir mediante acto de carácter general, si fuere necesario, otros aspectos técnicos y administrativos que deberá reunir la solicitud, o el alcance de información que deberá suministrarse para cada uno de los requisitos aquí descritos. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 11)  

  


Artículo 2.5.2.3. Procedimiento para la inclusión en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial (LRPCI). La inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial de cualquier ámbito, deberá cumplir el procedimiento de postulación, evaluación institucional por las instancias competentes señaladas en el artículo 2.1.3.3 de este decreto y los respectivos consejos de patrimonio cultural, participación comunitaria y concertación que reglamente el Ministerio de Cultura. 

  

Este procedimiento deberá aplicarse tanto en el ámbito nacional como departamental, distrital y municipal. En el caso de las autoridades indígenas y autoridades de comunidades afrodescendientes de que trata la Ley 70 de 1993, el procedimiento aplicable será consultado con éstas siguiendo como mínimo los lineamientos trazados en la Ley 1185 de 2008. 

  

Recibida una postulación para la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional, el Ministerio de Cultura podrá considerar que la misma se traslade a las instancias territoriales, o autoridades correspondientes, para que allí se realice el proceso de evaluación para la inclusión en una Lista en cualquiera de dichos ámbitos. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 12)  

  


Artículo 2.5.2.4. Contenido de la resolución que decida la inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La resolución que decida la inclusión de una manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial deberá contener como mínimo: 

  

1. La descripción de la manifestación. 

  

2. El origen de la postulación y el procedimiento seguido para la inclusión. 

  

3. La correspondencia de la manifestación con los campos y criterios de valoración descritos en este decreto, y con los criterios de valoración adicionales que fije el Ministerio de Cultura, de ser el caso. 

  

4. Plan Especial de Salvaguardia, el cual se especificará en anexo a la resolución y hará parte de la misma. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 13)  

  


Artículo 2.5.2.5. Reglamentación especial. Las Listas Representativas de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito de competencia de las autoridades indígenas y de las comunidades afrodescendientes de que trata la Ley 70 de 1993, sólo podrán elaborarse en cuanto se haya cumplido el procedimiento descrito en el parágrafo 1° del artículo 2.1.3.3 de este decreto y se haya emitido la reglamentación especial por parte del Ministerio de Cultura, en garantía de los derechos de estas comunidades. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 26) 

TÍTULO III

PLAN ESPECIAL DE SALVAGUARDIA (PES), RESTRICCIONES,

INTEGRACIÓN A PLAN DE DESARROLLO, MONITOREO, REVISIÓN,

DECLARATORIAS ANTERIORES Y REVOCATORIA


Artículo 2.5.3.1. Plan Especial de Salvaguardia (PES). El Plan Especial de Salvaguardia (PES) es un acuerdo social y administrativo, concebido como un instrumento de gestión del Patrimonio Cultural de la Nación, mediante el cual se establecen acciones y lineamientos encaminados a garantizar la salvaguardia del Patrimonio Cultural Inmaterial. 


Artículo 2.5.3.2. Contenido del Plan Especial de Salvaguardia. El Plan Especial de Salvaguardia debe contener: 

  

1. La identificación y documentación de la manifestación, de su historia, de otras manifestaciones conexas o de los procesos sociales y de contexto en los que se desarrolla. 

  

2. La identificación de los beneficios e impactos de la manifestación y de su salvaguardia en función de los procesos de identidad, pertenencia, bienestar y mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad identificada con la manifestación. 

  

3. Medidas de preservación de la manifestación frente a factores internos y externos que amenacen con deteriorarla o extinguirla. Esto implica contemplar en el Plan Especial de Salvaguardia la adopción de medidas preventivas y correctivas frente a los factores de riesgo o amenaza. 

  

Este componente contendrá un anexo financiero y una acreditación de los diversos compromisos institucionales públicos o privados que se adquieren respecto del Plan Especial de Salvaguardia. El Ministerio de Cultura podrá determinar los casos en los cuales no se requerirá este anexo financiero. 

  

Los compromisos institucionales deberán estar acreditados en el Plan Especial de Salvaguardia, para lo cual podrá definirse la celebración de convenios, de instrumentos o documentos de compromiso que garanticen la concertación y acuerdo interinstitucional y comunitario de dicho Plan. 

  

4. Medidas orientadas a garantizar la viabilidad y sostenibilidad de la estructura comunitaria, organizativa, institucional y de soporte, relacionadas con la manifestación. 

  

Este componente contendrá un anexo financiero y una acreditación de los diversos compromisos institucionales públicos o privados que se adquieren respecto del Plan Especial de Salvaguardia. El Ministerio de Cultura podrá determinar los casos en los cuales no se requerirá este anexo financiero. 

  

Los compromisos institucionales deberán estar acreditados en el Plan Especial de Salvaguardia, para lo cual podrá definirse la celebración de convenios, de instrumentos o documentos de compromiso que garanticen la concertación y acuerdo interinstitucional y comunitario de dicho Plan. 

  

5. Mecanismos de consulta y participación utilizados para la formulación del Plan Especial de Salvaguardia, y los previstos para su ejecución. 

  

6. Medidas que garantizan la transmisión de los conocimientos y prácticas asociados a la manifestación. 

  

7. Medidas orientadas a promover la apropiación de los valores de la manifestación entre la comunidad, así como a visibilizarla y a divulgarla. 

  

8. Medidas de fomento a la producción de conocimiento, investigación y documentación de la manifestación y de los procesos sociales relacionados con ella, con la participación o consulta de la comunidad. 

  

9. Adopción de medidas que garanticen el derecho de acceso de las personas al conocimiento, uso y disfrute de la respectiva manifestación, sin afectar los derechos colectivos, y sin menoscabar las particularidades de ciertas manifestaciones en comunidades tradicionales. 

  

Este tipo de medidas podrán definir la eliminación de barreras en términos de precios, ingreso del público, u otras que puedan afectar los derechos de acceso de la comunidad y de las personas o constituir privilegios inequitativos, sin que ninguna de tales medidas definidas en el Plan Especial de Salvaguardia afecte la naturaleza de la manifestación. 

  

10. Medidas de evaluación, control y seguimiento del Plan Especial de Salvaguardia. 

  

Parágrafo 1°. Los costos que demande la elaboración del Plan Especial de Salvaguardia que acompañe la postulación serán sufragados por el autor de la postulación o por terceros plenamente identificados. 

  

Las postulaciones o iniciativas podrán sufragarse mediante la asociación de recursos de diferentes fuentes comprobables. Este tipo de comprobaciones contables deberán estar disponibles bajo la custodia del autor de la postulación y podrán ser requeridas por la instancia competente, en forma previa o posterior a la inclusión de la manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, si fuere el caso. 

  

Si la postulación se hiciere de oficio por la entidad competente para efectuar la inclusión en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial, esta cubrirá los gastos que demande la elaboración del Plan Especial de Salvaguardia, sin perjuicio de la posibilidad de asociar recursos de otras entidades, instancias o personas. 

  

Parágrafo 2°. En los casos en los que la manifestación postulada para la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial se refiera a los conocimientos, innovaciones y prácticas relacionadas con el uso y aprovechamiento de los recursos de la biodiversidad, generados, desarrollados y perpetuados por los grupos étnicos y comunidades locales, en los términos establecidos por el artículo 8°, literal j), y conexos de la Ley 165 de 1994, por medio de la cual se aprueba el Convenio de la Diversidad Biológica, o al ejercicio de la medicina tradicional, la instancia competente deberá hacer las consultas pertinentes con las entidades nacionales que ejerzan competencias concurrentes en la materia. 

  

Parágrafo 3°. De conformidad con las facultades que le otorga la Ley 1185 de 2008, el Ministerio de Cultura podrá definir los alcances de cada uno de los contenidos enumerados en este artículo, o establecer otros que fueren necesarios. 

  

Parágrafo 4°. Cuando la documentación del Plan Especial de Salvaguardia, tanto en su elaboración como en su implementación, provenga de contratos entre instituciones públicas y particulares, se dará cumplimiento a la Ley General de Archivos, en el sentido de entregar a la entidad pública contratante las copias de los archivos producidos. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 14)  


Artículo 2.5.3.3. Consignación de restricciones en el Plan Especial de Salvaguardia. Para la salvaguardia de la manifestación y la garantía de los derechos sociales, fundamentales y colectivos que le son inherentes, el Plan Especial de Salvaguardia determinará restricciones precisas en materias relativas a la divulgación, publicidad o prácticas comerciales que se asocien a la manifestación, acceso o apropiación con fines privados, precios a espectáculos y actividades en sitios públicos. 

  

El Ministerio de Cultura, previo concepto favorable del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, podrá definir restricciones generales, o específicas para ciertos campos de manifestaciones. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 15)  

  


Artículo 2.5.3.4. Integración de PES en planes de desarrollo. Las instancias competentes promoverán la incorporación de los Planes Especiales de Salvaguardia a los planes de desarrollo del respectivo ámbito. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 16)  


Artículo 2.5.3.5. Monitoreo y revisión. Los PES serán revisados por la autoridad competente como mínimo cada cinco (5) años, sin perjuicio de poder ser revisado en un término menor según sea necesario. Las modificaciones derivadas con el cumplimiento de los requisitos constarán en resolución motivada, de conformidad con el presente decreto. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 17)  


Artículo 2.5.3.6. Declaratorias anteriores a la Ley 1185 de 2008 de Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional. Las manifestaciones que con anterioridad a la Ley 1185 de 2008 hubieran sido declaradas como Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, se incorporarán a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional. 

  

Igual se procederá por las alcaldías y gobernaciones, en el caso de las manifestaciones culturales declaradas como Bienes de Interés Cultural u otras categorías o denominaciones de protección por dichas instancias competentes. 

  

Esta incorporación se hará una vez se cuente con el correspondiente Plan Especial de Salvaguardia. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 18)  


Artículo 2.5.3.7. Revocatoria de manifestaciones en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial. La entidad que hubiera efectuado la inclusión de una manifestación en su respectiva Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial podrá revocarla por las razones o causas previstas en el Código Contencioso Administrativo o cuando la respectiva manifestación no cumpla con los criterios de valoración que originaron la inclusión. Esta revocatoria podrá hacerse de manera oficiosa o a solicitud de cualquier persona. 

  

En este caso se seguirá igual procedimiento al que señale el Ministerio de Cultura de conformidad con el presente decreto. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 19)  

TÍTULO IV

ESTÍMULOS Y DEDUCCIÓN TRIBUTARIA PARA LA SALVAGUARDIA DE

MANIFESTACIONES DEL PATRIMONIO CULTURAL INMATERIAL


Artículo 2.5.4.1. Sostenibilidad del Patrimonio Cultural de la Nación. Para la salvaguardia, creación, divulgación o cualquier otra acción relativa al Patrimonio Cultural Inmaterial, la Nación a través del Ministerio de Cultura y demás entidades competentes, los departamentos, municipios, distritos, y autoridades facultadas para ejecutar recursos, podrán destinar los aportes y recursos que sean pertinentes de conformidad con las facultades legales, sin perjuicio de la naturaleza o ámbito de la respectiva manifestación. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 20)  


Artículo 2.5.4.2. Gastos deducibles. La deducción tributaria establecida en el artículo 56, inciso 3° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 14 de la Ley 1185 de 2008, se efectuará sobre los aportes en dinero efectivo realizados por cualquier contribuyente del impuesto sobre la renta en Colombia respecto del Plan Especial de Salvaguardia aplicable a las diferentes manifestaciones que sean incorporadas en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional, siempre que con tales aportes efectivamente se hayan realizado gastos en dicho Plan, bajo las condiciones de que tratan los artículos siguientes. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 21)  


Artículo 2.5.4.3. Banco de Proyectos. Para efectos de la aplicación de la deducción y como mecanismo de control, el Ministerio de Cultura conformará un Banco de Proyectos de manifestaciones incorporadas a la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional. 

  

Podrán tener acceso a recursos que den derecho a la deducción tributaria, únicamente las manifestaciones que hayan cumplido satisfactoriamente con el proceso de viabilización en el Banco de Proyectos de qué trata este artículo. 

  

Los proyectos susceptibles de recibir aportes de dinero de los contribuyentes con derecho a la deducción tributaria reglamentada en este Capítulo, deberán reunir como mínimo las siguientes características: 

  

1. Ser relativos a una manifestación incluida en una Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional. 

  

2. Los gastos correspondientes, susceptibles de ser sufragados con cargo a aportes de contribuyentes con derecho a la deducción tributaria, deben estar discriminados en un plan financiero y presupuestal dentro del Plan Especial de Salvaguardia, o anexo a dicho Plan que se presente con este exclusivo fin, el cual se denominará “anexo financiero”. 

  

3. Deberá discriminarse el plan financiero y presupuestal, así como la institución o instituciones mediante las cuales se canalizarán los gastos correspondientes. 

  

Los recursos que aporte cualquier contribuyente del impuesto de renta en Colombia para una determinada manifestación, que pretendan acogerse a la deducción reglamentada en este Capítulo deberán canalizarse y ejecutarse con exclusividad mediante un encargo fiduciario o patrimonio autónomo, o una entidad sin ánimo de lucro que reúna los requisitos de idoneidad de que trata el artículo 355 de la Constitución Política y sus reglamentaciones, lo cual deberá estar especificado en el Plan Especial de Salvaguardia o en el anexo financiero. La correspondiente entidad se denominará para efectos de este decreto como “entidad gestora”. 

  

4. Disponer de un 10%, como mínimo, del presupuesto general que pretenda realizarse dentro de los alcances del Plan Especial de Salvaguardia. La acreditación se hará mediante una cuenta abierta en una entidad bancaria o fiduciaria vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a nombre del respectivo proyecto o de la entidad gestora de los recursos respectivos. 

  

El Ministerio de Cultura establecerá los demás aspectos administrativos y técnicos necesarios para que los proyectos sean viabilizados. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 22)  


Artículo 2.5.4.4. Procedimiento. Para la viabilización de los proyectos se seguirá el siguiente procedimiento: 

  

1. Solicitud de la entidad gestora. La presentación de proyectos al Banco de Proyectos se llevará a cabo por la entidad gestora, y deberá ser posterior a la inclusión de la respectiva manifestación en la Lista Representativa de Patrimonio Cultural Inmaterial del ámbito nacional. 

  

2. Requerimientos adicionales. La solicitud de documentos, requisitos faltantes, acreditaciones, o aclaraciones que requiera el Ministerio de Cultura, se enviará a la entidad gestora en el término máximo de un mes contado a partir de la presentación del proyecto. 

  

3. Evaluación. Se realizará una evaluación en el Ministerio de Cultura, dentro del término máximo de tres (3) meses a partir de la solicitud en debida forma y con la acreditación plena de los requisitos. Para el efecto, el Ministerio de Cultura establecerá los comités de evaluación necesarios. 

  

Los funcionarios del Ministerio de Cultura que participen en la evaluación deberán declarar cualquier impedimento, inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses con las actividades a su cargo. 

  

4. Concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. Los proyectos que cumplan satisfactoriamente con la evaluación preliminar a la que se refiere el numeral anterior, se presentarán al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. El término para el pronunciamiento del Consejo será máximo de tres (3) meses, periodo dentro del cual podrán solicitarse aclaraciones. 

  

5. Resolución. Con fundamento en el concepto del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, el Ministerio de Cultura emitirá una resolución que se denominará “Resolución de Viabilización de Proyecto” en la que se apruebe o no la solicitud de gastos a los que se refiere el artículo 24. La resolución que apruebe la realización de gastos amparados por la deducción tributaria, contendrá un presupuesto discriminado por rubros de destinación de tales gastos. 

  

6. Ejecución de gastos. Los gastos aprobados de que trata el numeral 2 del artículo 24 podrán efectuarse por la entidad gestora en un término máximo de cinco (5) años, contados desde la fecha de la vigencia de la resolución a la que se refiere el numeral anterior. 

  

Parágrafo 1°. El Ministerio de Cultura fijará los demás aspectos administrativos y técnicos que estime necesarios para llevar a cabo las verificaciones en los aspectos de que trata este artículo. 

  

Parágrafo 2°. La veracidad de la información es responsabilidad exclusiva del contribuyente y la entidad gestora. 

  

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 23)  

  


Artículo 2.5.4.5. Aportes de dinero deducibles. Los aportes de dinero deducibles para los contribuyentes del impuesto sobre la renta en Colombia por financiación de gastos aprobados en los rubros que discrimine la “Resolución de Viabilización de Proyecto” serán aquellos relacionados directa y necesariamente con el Plan Especial de Salvaguardia bajo los siguientes parámetros: 

  

1. Por la elaboración del Plan Especial de Salvaguardia. Serán deducibles los aportes efectuados que financien la contratación de servicios pertinentes para la formulación del Plan Especial de Salvaguardia, hasta en un monto máximo de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, siempre que los gastos respectivos hubieran sido realizados efectivamente máximo en el año gravable anterior a la fecha de dicha resolución. En todo caso, el gasto debe solicitarse en la declaración que corresponda al período gravable de realización. 

  

2. Por ejecución del Plan Especial de Salvaguardia. Serán deducibles los aportes que financien gastos efectuados en: 

  

i) Contratación de servicios necesarios para la ejecución del Plan Especial de Salvaguardia. 

  

ii) Materiales, equipos, e insumos necesarios para la ejecución del Plan Especial de Salvaguardia. 

  

iii) Documentación del Plan Especial de Salvaguardia en cualquier formato o soporte, siempre que dicha documentación no tenga fines comerciales. 

  

La deducción podrá solicitarse en el año gravable de realización efectiva de dicho gasto por parte de la entidad gestora. 

  

Parágrafo 1°. Para la solicitud de la deducción de que trata este artículo, el Ministerio de Cultura deberá expedir una certificación en la que se especifique como mínimo el monto y año del gasto efectivamente realizado. 

  

La certificación de gasto emitida por el Ministerio de Cultura se entregará directamente a la entidad gestora, la cual bajo su responsabilidad exclusiva tiene la obligación de entregarla al contribuyente. Esta certificación hará parte de la documentación de soporte de la declaración de renta del respectivo contribuyente. 

  

Parágrafo 2°. Para la acreditación o comprobación de gastos realizados, el Ministerio de Cultura solo aceptará facturas expedidas por el prestador del servicio o por quien suministre el respectivo bien, a nombre de la entidad gestora, en los términos del Estatuto Tributario. 

  

Parágrafo 3°. Sin perjuicio de las facultades de inspección y fiscalización que competen a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el Ministerio de Cultura podrá solicitar a la entidad gestora información financiera relativa al uso de recursos, sin la cual no se otorgará la certificación de gasto. 

  

Parágrafo 4°. Para la solicitud de la deducción en la forma prevista en el numeral 2 de este artículo, el Ministerio de Cultura podrá fijar escalas máximas de costos, según los campos descritos en este decreto para las diversas manifestaciones. 

  

Parágrafo 5°. Es responsabilidad del beneficiario de la deducción reglamentada en este Capítulo el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y la acreditación de gastos que le fuera solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de ser el caso. 

(Decreto número 2941 de 2009; artículo 24) 

  

TÍTULO V

PATRIMONIO LINGÜÍSTICO


Artículo 2.5.5.1. Objeto. El objeto de este título es reglamentar el funcionamiento, elección de asesores, quórum y demás aspectos operativos pertinentes del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 1°) 


Artículo 2.5.5.2. Funciones. Son funciones del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, las siguientes: 

  

1. Asesorar al Ministerio de Cultura en la definición, adopción y orientación de los planes, de protección y fortalecimiento de las lenguas de los grupos étnicos presentes en el territorio nacional. 

  

2. Asesorar la elaboración de planes y programas tendientes a la compilación y protección de los documentos y tradiciones orales de los pueblos que utilizan las lenguas nativas. 

  

3. Asesorar al Ministerio de Cultura en el diseño, implementación y evaluación de los programas de protección de lenguas nativas. 

  

4. Asesorar al Ministerio de Cultura en mecanismos que permitan evaluar proyectos de defensa y fortalecimiento de lenguas nativas presentadas por Instituciones del sector público, privado o personas naturales. 

  

5. Asesorar en el procedimiento para efectuar la transcripción alfabética, efectuada por la entidad competente para su registro, de los nombres y apellidos provenientes de la lengua y la tradición cultural, usados por los hablantes de las lenguas nativas, con el fin de obtener su registro para efectos públicos, tal como lo dispone el artículo 6° de la Ley 1381 de 2010. 

  

6. Asesorar en el procedimiento para efectuar la transcripción alfabética, efectuada por la entidad competente para su registro, de los nombres de lugares geográficos usados tradicionalmente en su territorio por los integrantes de pueblos y comunidades donde se hablen lenguas nativas, con el fin de obtener su registro para efectos públicos, tal como lo dispone el artículo 6° de la Ley 1381 de 2010. 

  

7. Efectuar los análisis de los indicadores técnicos que establecen la situación de vitalidad de todas las lenguas nativas de Colombia para especificar el nivel de ayuda que requieren. 

  

8. Elaborar la lista de lenguas nativas que se encuentren en peligro de extinción y asesorar en el diseño y la realización de planes de urgencia con el fin de reunir toda la documentación posible sobre cada una de las lenguas nativas que se encuentren en peligro de extinción. 

  

9. Proponer mecanismos para evitar la extinción de las lenguas nativas. 

  

10. Elaborar la lista de lenguas nativas que se encuentren en estado de precariedad y asesorar en el diseño y la realización de programas de revitalización y fortalecimiento de las lenguas nativas que se encuentren en estado de precariedad. 

  

11. Actuar como instancia de articulación y concertación con el Ministerio de Cultura y las instituciones del sector público, privado o personas naturales que puedan contribuir al desarrollo, adopción y orientación de los planes de protección y fortalecimiento de las lenguas de los grupos étnicos presentes en el territorio nacional. 

  

12. Asesorar en el diseño de mecanismos de cooperación entre el Ministerio de Cultura y otras entidades públicas, en la definición de lineamientos, criterios y normas relativas a la protección y fortalecimiento de las lenguas nativas del territorio nacional. 

  

13. Proponer métodos para fomentar el uso de las lenguas nativas en las comunidades. 14. Asesorar en el diseño de instrumentos de compilación de la información sobre lenguas nativas. 

  

15. Hacer seguimiento a las acciones de corto, mediano y largo plazo, establecidas en los planes de protección y fortalecimiento de las lenguas nativas teniendo en cuenta los objetivos definidos en la Ley 1381 de 2010. 

  

16. Asesorar al Ministerio de Cultura en la elaboración del Plan Decenal de acción a favor de las lenguas nativas. 

  

17. Proponer investigaciones sobre lenguas nativas. 

  

18. Establecer el reglamento interno para el funcionamiento del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas sin perjuicio de la presente normativa. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 2°) 


Artículo 2.5.5.3. Integración. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas está integrado por: 

  

a) El Ministro (a) de Cultura o su delegado (a) quien presidirá el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

b) Un representante de cada una de las organizaciones nacionales indígenas en calidad de representante legal o su delegado como miembros de la Mesa Permanente de Concertación. 

  

c) Dos representantes del Grupo étnico Rom o Gitano elegidos por los representantes de la Comisión Nacional de Diálogo. 

  

d) Dos representantes de la comunidad palenquera elegidos por la Junta Directiva del Consejo Comunitario Makankamaná de San Basilio de Palenque. 

  

e) Dos representantes del Pueblo Raizal elegidos de la consultiva departamental del Departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina. 

  

f) Un experto de lenguas nativas del Instituto Caro y Cuervo. 

  

g) Un experto de lenguas nativas de la Universidad Nacional de Colombia. 

  

h) Un experto en representación de las otras universidades que desarrollen programas de investigación en lenguas nativas. 

  

i) Un experto en representación de las universidades que desarrollan programas de etnoeducación. 

  

j) Un delegado del Ministerio de Educación Nacional con responsabilidades en el tema de la educación de grupos étnicos. 

  

k) Un delegado del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones, responsable del tema de medios de comunicación, dentro de los grupos étnicos. 

  

Parágrafo 1°. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrá invitar a las Instituciones o personas cuya participación considere importante para el cumplimiento de sus funciones. Los invitados participarán con voz pero sin voto. 

  

Parágrafo 2°. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrán ser removidos antes del vencimiento del término para el cual fueron designados o elegidos, cuando falten de manera consecutiva a tres (3) sesiones del mismo, sin justa causa debidamente comprobada, o cuando omita y/o incumpla con las funciones previstas en la ley y/o en este decreto. 

  

Parágrafo 3°. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas previstos en los literales f), g), de este artículo deberán ser funcionarios públicos de la respectiva entidad, tener por lo menos 2 años de experiencia en el tema. Sin perjuicio de otros que en representación de las demás entidades, sectores o agremiaciones tengan la misma vinculación. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 3°) 


Artículo 2.5.5.4. Criterios para la elección de consejeros. Para la elección de los consejeros, se tendrán en consideración los siguientes criterios generales: 

  

1. Ser colombiano de nacimiento y en ejercicio. 

  

2. Los representantes serán elegidos en forma democrática, buscando una amplia participación. 

  

3. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas serán elegidos por un término de cuatro (4) años. 

  

4. Ser designado o elegido por la instancia que representa. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 4°) 

  


Artículo 2.5.5.5. Requisito para ser elegido Consejero de los grupos étnicos. Para participar en la elección de los representantes de los grupos étnicos ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, se requiere ser hablante o tener conocimiento de la lengua nativa que representa y/o con trayectoria en su promoción. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, Artículo 5°)  


Artículo 2.5.5.6. Requisitos para la elección. Los representantes de los grupos étnicos que aspiren a ser miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, allegarán a la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura, con anterioridad mínima de veinte (20) días a la fecha establecida al inicio de las sesiones del Consejo, los siguientes documentos: 

  

a) Certificado expedido por la Dirección General de Asuntos Étnicos del Ministerio del Interior o de la entidad que haga sus veces, en el cual conste: denominación, ubicación, representación legal y los demás aspectos que sean necesarios para identificar la comunidad o etnia respectiva; 

  

b) Copia del acta en la cual conste la elección del representante del grupo étnico que hará parte del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

Parágrafo. La Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura revisará los documentos presentados por los grupos étnicos con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente artículo. Realizada la revisión, informará a los representantes la aceptación como miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas y en caso contrario se les dará a conocer que cuentan con un término de diez (10) días para aportar los documentos requeridos para tal fin. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 6°)  


Artículo 2.5.5.7. Requisitos para la elección de los consejeros de las universidades. Los representantes de las universidades deberán ser Decano de una facultad con programas de etnoeducación, lingüística o áreas afines a las lenguas nativas; Jefe de programa de etnoeducación, lingüística o áreas afines a las lenguas nativas; vicerrector o rector. 

  

Los representantes del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas señalados en los literales h), i) del artículo 3°, de este decreto, serán elegidos teniendo en cuenta los siguientes criterios: 

  

1. Número de proyectos de investigación interculturales finalizados. 

  

2. Números de docentes con formación en programas de etnoeducación lingüística o áreas afines a las lenguas nativas. 

  

3. Número de estudiantes pertenecientes a grupos étnicos. 

  

4. Número de estudiantes en programas de etnoeducación, lingüística o áreas afines a las lenguas nativas. 

  

5. Número de publicaciones en revistas indexadas. 

  

Parágrafo. El numeral 1 tendrá una ponderación del cuarenta por ciento (40%), el numeral 2 tendrá una ponderación del treinta por ciento (30%), el numeral 3 tendrá una ponderación del quince por ciento (15%), el numeral 4 tendrá una ponderación del diez por ciento (10%) y el numeral 5 tendrá una ponderación del cinco por ciento (5%). 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 7°)  

  


Artículo 2.5.5.8. Elección de consejeros de los grupos étnicos. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas señalados en los literales b), c), d), y e) del artículo 3°, de este decreto, serán elegidos teniendo en cuenta el siguiente trámite: 

  

1. Para la participación de los representantes de los grupos étnicos de los pueblos indígenas ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura los invitará mediante oficio dirigido a los representantes legales de las organizaciones a nivel nacional, en el cual se indicarán los requisitos para ser miembro del Consejo, así como el lugar, día y hora límites para la recepción de los documentos requeridos para su representatividad como consejero. 

  

2. Para la participación de los representantes del grupo étnico Rom o Gitano ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura convocará con anterioridad mínima de veinte (20) días a la fecha establecida al inicio de las sesiones del Consejo, a la Comisión Nacional de Diálogo para la elección de sus consejeros. 

  

3. Para la participación de los representantes de la comunidad palenquera ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas, estos serán elegidos por la Junta Directiva del Consejo Comunitario Makankamaná de San Basilio de Palenque, para tal fin la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura, mediante oficio dirigido al representante legal solicitará el nombre de los dos representantes que serán elegidos por la Junta y respaldado con el acta de la reunión. 

  

En el oficio enviado por la Dirección de Poblaciones se indicará el lugar, día y hora límites para la recepción de los documentos que respaldan la elección. 

  

4. La participación de los representantes de la comunidad raizal ante el Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas se establece por la presencia de los consultivos nacionales de alto nivel del Departamento del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina o los representantes identificados como tales por el Ministerio del Interior, los cuales serán convocados por la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura mediante oficio enviado veinte (20) días antes de la sesión del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

Parágrafo. Para efectos del presente artículo, las formas de elección de los consejeros se adelantarán por medio escrito, virtual, radial, televisivo o cualquier otro medio de comunicación. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 8°) 


Artículo 2.5.5.9. Convocatoria y procedimiento para elección. Para las elecciones a que se refiere a los literales h), i) del artículo 3°, se adelantará el siguiente procedimiento: 

  

1. El Ministerio de Cultura, a través de la Dirección de Poblaciones, efectuará una Convocatoria mediante la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación nacional y en su página web. En esta convocatoria se especificarán los requisitos que deberán cumplir las universidades que presenten candidatos. 2. Las universidades que cuenten con programas de investigación en lenguas nativas y las que desarrollen programas de etnoeducación participarán mediante la convocatoria y previo al cumplimiento de los requisitos que defina el Ministerio de Cultura, estas podrán proponer a través de sus representantes legales, los candidatos en el término máximo de cinco (5) días hábiles a partir de la convocatoria. 

  

Las propuestas de candidatos serán recibidas y consolidadas por la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura, la cual verificará en cada una el cumplimiento de los requisitos y les asignará un puntaje según el criterio de puntuación previamente establecido. 

  

3. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, el Ministerio de Cultura publicará en su página web los nombres de los tres (3) candidatos de las universidades que hayan obtenido el mayor puntaje, a efectos de que por vía electrónica o mediante documento escrito, los representantes legales de las universidades aceptadas por cumplir con los requisitos exigidos, emitan su voto. 

  

4. La emisión del voto se efectuará durante los tres (3) días hábiles siguientes al plazo descrito en el numeral anterior, al cabo de los cuales el Ministerio de Cultura publicará el resultado en su página web y se lo comunicará al consejero elegido 

  

5. El consejero elegido deberá expresar mediante escrito dirigido a la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura, en los tres (3) días hábiles siguientes, su aceptación de la designación. 

  

Parágrafo único. En caso que el consejero en ejercicio se desvincule de la universidad que lo presentó, y teniendo en cuenta que obra ante el Consejo en representación de la misma, deberá ser sustituido por una persona designada por la misma universidad y que cumpla con los requisitos establecidos en el presente decreto. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 9°) 


Artículo 2.5.5.10. Periodo. Los consejeros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas serán elegidos por un periodo de cuatro (4) años. El consejero que lo sustituya, continuará por el término restante del periodo inicial de cuatro (4) años. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 10)  


Artículo 2.5.5.11. Causales de destitución de un consejero. Son causales de destitución de un consejero: 

  

1. Teniendo en cuenta que el Consejero actúa en representación de una de las entidades u organizaciones mencionadas en el artículo 3°, su desvinculación de la misma genera su destitución del Consejo. 

  

2. Las establecidas en el reglamento del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 11)  


Artículo 2.5.5.12. Ausencias. Cuando cualquiera de los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas mencionados en los literales f), g), j) y k) del artículo 3°, del presente decreto, falte de manera consecutiva a tres (3) sesiones del Comité sin justa causa debidamente comprobada, o cuando omita cumplir con las funciones previstas en la ley, el Ministro (a) de Cultura o su delegado lo informará así a la respectiva entidad y podrá solicitar la designación de un nuevo representante. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 12)  


Artículo 2.5.5.13. Participación de los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas deberán declarar los conflictos de intereses que en cualquier caso llegaren a presentarse entre sus funciones como miembros del Consejo y sus expectativas o intereses particulares. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 13)  


Artículo 2.5.5.14. Reuniones. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas se reunirá al menos una vez dentro de cada semestre calendario anual y extraordinariamente cuando sea convocado por su presidente o por tres (3) o más de sus miembros. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 14)  


Artículo 2.5.5.15. Quórum. El Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones o recomendaciones se adoptarán por la mayoría de los miembros presentes. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 15)  


Artículo 2.5.5.16. Participación honoraria. Los miembros del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas no percibirán honorarios por su participación en el mismo. 

  

El Ministerio de Cultura podrá cubrir los viáticos o los gastos de transporte, hospedaje y alimentación, que demande la participación de los miembros del Consejo cuando residan fuera de Bogotá D. C., o los mismos gastos de los miembros del Consejo e invitados cuando las reuniones deban hacerse fuera de Bogotá D. C. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 16)  


Artículo 2.5.5.17. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas será ejercida por la Dirección de Poblaciones del Ministerio de Cultura. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, Artículo 17)  


Artículo 2.5.5.18. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas ejercerá las siguientes funciones: 

  

1. Convocar oportunamente a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

2. Elaborar las actas de las deliberaciones y decisiones del Consejo, y suscribirlas conjuntamente con el Presidente del Consejo, realizar la lectura de las mismas y entregar copia de ellas a cada miembro del Consejo Nacional Asesor de Lenguas Nativas. 

  

Las actas deberán contener como mínimo: 

  

a) La ciudad, lugar, fecha y hora en la cual se efectúo la reunión. 

  

b) Indicación de los medios utilizados por la Secretaría Técnica para comunicar la citación a los miembros del Consejo. 

  

c) Lista de los miembros del Consejo asistentes a la sesión, indicando en cada caso la entidad o sector que representan. 

  

d) Síntesis de los temas tratados en la reunión, así como de las recomendaciones y conceptos. 

  

e) En caso de que el Consejo así lo decida en casos específicos, se dejará constancia del sentido del voto de cada miembro del Consejo. 

  

f) La existencia de quórum para deliberar, el voto de las decisiones deliberadas, el sentido de las deliberaciones realizadas y las conclusiones. 

  

3. Presentar al Consejo los informes, estudios, propuestas y demás documentación que sea necesaria para el cumplimiento de las competencias a su cargo. 

  

4. Velar por la implementación de las decisiones y recomendaciones del Consejo. 

  

5. Coordinar logísticamente las reuniones del Consejo. 

  

6. Organizar y mantener un archivo ordenado y actualizado en medios físico y electrónico, sobre las sesiones y actividades del Consejo. 

  

7. Mantener un registro actualizado de los datos de los integrantes del Consejo. 

  

8. Velar porque se efectúe oportunamente la convocatoria a designación de representantes del Consejo. 

  

9. Las demás que correspondan a la naturaleza de la Secretaría Técnica. 

  

(Decreto número 1003 de 2012, artículo 18)  

PARTE VI

PATRIMONIO ARQUEOLÓGICO

TÍTULO I

OBJETIVOS, TERMINOLOGÍA, INTEGRACIÓN Y RÉGIMEN LEGAL


Artículo 2.6.1.1. Objetivos de la política estatal en relación con el patrimonio arqueológico. La política estatal en lo referente al patrimonio arqueológico, tendrá como objetivos principales la protección, la conservación, la rehabilitación, divulgación y recuperación de dicho patrimonio, con el propósito de que éste sirva de testimonio de la identidad cultural nacional tanto en el presente como en el futuro. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 5°) 


Artículo 2.6.1.2. Terminología Utilizada. Para los efectos de este decreto se entiende por: 

  

1. Contexto arqueológico. Conjunción estructural de información arqueológica asociada a los bienes muebles o inmuebles de carácter arqueológico. 

  

2. Información arqueológica. Datos y elementos de carácter inmaterial, científico e histórico sobre el origen, valores, tradiciones, costumbres y hábitos que dan valor no comercial y sentido cultural a los bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico. 

  

3. Bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico. Bienes materiales considerados como arqueológicos en razón de su origen y época de creación, de acuerdo con los tratados internacionales aprobados por el país y con la legislación nacional. 

  

4. Concepto de pertenencia al patrimonio arqueológico. Concepto técnico y científico emitido por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) para los efectos que se requieran, a través del cual se establece técnica y científicamente que un bien o conjunto de bienes determinados son de carácter arqueológico. 

  

5. Deterioro del contexto arqueológico por intervención indebida. Cualquier acción humana no autorizada por la autoridad competente con los fines de carácter científico, cultural y demás previstos en la ley, acción que produce irreparable afectación o pérdida de la información arqueológica. Entre otras, son constitutivas de este deterioro, la exploración, excavación, extracción, manipulación, movilización del contexto arqueológico no autorizados previamente, o la desatención de los planes especiales de manejo arqueológico. 

  

6. Exploración de carácter arqueológico. Acciones de búsqueda, prospección, investigación o similares de carácter arqueológico debidamente autorizadas en el territorio nacional, por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia o por las entidades que dicho instituto delegue. 

  

7. Excavación de carácter arqueológico. Acciones de movimiento o remoción de tierras con fines arqueológicos debidamente autorizadas en el territorio nacional, por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICAHN) o por las entidades que dicho Instituto delegue. 

  

8. Intervención material de Áreas Arqueológicas Protegidas. Cualquier acción con capacidad de afectar el contexto arqueológico existente en una Área Arqueológica Protegida. 

  

9. Áreas Arqueológicas Protegidas. Área precisamente determinada del territorio nacional, incluidos terrenos de propiedad pública o particular, en la cual existan bienes muebles o inmuebles integrantes del patrimonio arqueológico, zona que deberá ser declarada como tal por la autoridad competente a efectos de establecer en ellas un plan especial de manejo arqueológico que garantice la integridad del contexto arqueológico. 

  

10. Plan de manejo arqueológico. Concepto técnico de obligatoria atención emitido o aprobado por la autoridad competente respecto de específicos contextos arqueológicos, bienes muebles e inmuebles integrantes de dicho patrimonio o Áreas Arqueológicas Protegidas, mediante el cual se establecen oficiosamente o a solicitud de sus tenedores, los niveles permitidos de intervención, condiciones de manejo y planes de divulgación. 

  

11. Profesionales acreditados en materia arqueológica. Profesionales, con experiencia, conocimientos o especialización en el campo de la arqueología, aprobados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia en eventos de realización de exploraciones o excavaciones de carácter arqueológico, o por el Ministerio de Cultura o la autoridad que este delegue para la realización de acciones de intervención sobre este patrimonio. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 1°)  


Artículo 2.6.1.3. Integración del Patrimonio Arqueológico. Los bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico, la información arqueológica y/o en general el contexto arqueológico integran el patrimonio arqueológico, el cual pertenece a la Nación, es inalienable, imprescriptible e inembargable. 

  

De conformidad con el artículo 4° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1º de la Ley 1185 de 2008 los bienes integrantes del patrimonio arqueológico son bienes de interés cultural que hacen parte del patrimonio cultural de la Nación. En condición de bienes de interés cultural además de las previsiones constitucionales sobre su propiedad, inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad, son objeto del régimen de protección y estímulo previsto en la referida ley o en las normas que la modifiquen. 

  

Quien por cualquier causa o título haya entrado en poder de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, tiene la condición civil de tenedor. La tenencia de estos bienes podrá mantenerse voluntariamente en quien haya entrado en ella, o ser autorizada de acuerdo con lo previsto en este decreto. 

  

Los derechos de los grupos étnicos sobre el patrimonio arqueológico que sea parte de su identidad cultural y que se encuentre en territorios sobre los cuales aquellos se asienten, no comportan en ningún caso excepción a la disposición constitucional sobre su inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 3°)  


Artículo 2.6.1.4. Régimen legal especial del patrimonio arqueológico. El patrimonio arqueológico se rige con exclusividad por lo previsto en los artículos 63 y 72 de la Constitución Política, en lo pertinente por los artículos 12 y 14 de la Ley 163 de 1959, por el artículo 6º de la ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3º de la ley 1185 de 2008 y demás normas pertinentes, así como por lo establecido en el presente decreto en el capítulo correspondiente al patrimonio arqueológico. Las demás disposiciones de este decreto le serán aplicables al Patrimonio Arqueológico sólo cuando expresamente lo señalen. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 54)  

TÍTULO II

ÁREAS ARQUEOLÓGICAS PROTEGIDAS, ÁREAS DE INFLUENCIA Y TIPOS

DE INTERVENCIÓN


Artículo 2.6.2.1. Áreas Arqueológicas Protegidas y áreas de influencia. De conformidad con el artículo 6º de la ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3º de la Ley 1185 de 2008, el ICANH podrá declarar áreas protegidas en las que existan bienes arqueológicos, sin que dicha declaratoria afecte la propiedad del suelo, si bien éste queda sujeto al Plan de Manejo Arqueológico que apruebe dicha entidad. 

  

Las Áreas Arqueológicas Protegidas declaradas o que declare el ICANH serán áreas precisamente determinadas del territorio nacional, incluidos terrenos de propiedad pública o particular, en las cuales existan bienes muebles o inmuebles integrantes del patrimonio arqueológico, a efectos de establecer en ellas un Plan de Manejo Arqueológico que garantice la integridad del contexto arqueológico. 

  

La declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas podrá hacerse oficiosamente por el ICANH. En este caso, el ICANH elaborará previamente el Plan de Manejo Arqueológico correspondiente, el cual deberá ser socializado ante las autoridades territoriales, las comunidades indígenas y las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993, que tengan Jurisdicción sobre el Área. El ICANH podrá atender las sugerencias hechas por las autoridades e incorporarlas al Plan de Manejo Arqueológico correspondiente. 

  

También podrá solicitarse la declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas por las entidades territoriales, las comunidades Indígenas y las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993 cuando dichas áreas se encuentren dentro de su jurisdicción. Esta solicitud, que podrá ser individual o conjunta entre las señaladas autoridades, deberá adjuntar el Plan de Manejo Arqueológico correspondiente para aprobación del ICANH, para cuya realización podrá solicitar la Información que el ICANH tenga sobre el Área, así como su asistencia en la formulación del Plan. En estos casos la obligación de socializar el Plan de Manejo Arqueológico será de la entidad o comunidad que lo haya propuesto. 

  

Parágrafo 1°. Para todos los efectos, cuando se alude a zonas de influencia arqueológica se entenderá referirse al término Áreas Arqueológicas Protegidas. 

  

Parágrafo 2º. Para los efectos pertinentes, las áreas de conservación arqueológica, los parques arqueológicos nacionales y aquellos BIC de carácter nacional que hayan sido declarados como tal en virtud de su importancia arqueológica, serán considerados como Áreas Arqueológicas Protegidas. El ICANH deberá elaborar el Plan de Manejo Arqueológico si no existiere, en un plazo máximo de diez (10) años contados a partir del 10 de marzo de 2009. 

  

Parágrafo 3º De conformidad con el numeral 1.4, artículo 11 de la Ley 397 de 1997 modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, efectuada la declaratoria de un Área Arqueológica Protegida, el ICANH podrá establecer un Área de Influencia adyacente, cuya finalidad es servir de espacio de amortiguamiento frente a las afectaciones que puedan producirse por la construcción u operación de obras, proyectos o actividades que se desarrollen en el perímetro inmediato de las mismas. La determinación precisa de la extensión de las Áreas de Influencia, así como los niveles permitidos de intervención, deberán establecerse en el Plan de Manejo Arqueológico del área protegida. 

  

Parágrafo 4º El ICANH reglamentará las acreditaciones, requisitos documentales y aspectos técnicos para solicitar la declaratoria de Áreas Arqueológicas Protegidas. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 56)  


Artículo 2.6.2.2. Tipos de intervención sobre el patrimonio arqueológico. Son tipos de intervenciones sobre el patrimonio arqueológico, las cuales requieren autorización del ICANH; 

  

1. Intervenciones en desarrollo de investigaciones de carácter arqueológico que impliquen actividades de prospección, excavación o restauración. 

Previo al inicio de las actividades, el interesado deberá presentar un proyecto de investigación ante el ICANH. 

  

2. Intervenciones en proyectos de construcción de redes de transporte de hidrocarburos, minería, embalses, infraestructura vial, así como en los demás proyectos, obras o actividades que requieran licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la autoridad ambiental, o que ocupando áreas mayores a una hectárea requieran licencia de urbanización, parcelación o construcción. 

Previo al inicio de las obras o actividades, el interesado deberá poner en marcha un Programa de Arqueología Preventiva que le permita determinar la existencia de bienes o contextos arqueológicos en el área de influencia de aquellos proyectos, obras o actividades; así como identificar y caracterizar los hallazgos que se encuentren y evaluar los niveles de afectación esperados sobre el patrimonio arqueológico para formular el correspondiente Plan de Manejo Arqueológico. Como condición para iniciar las obras, dicho Plan deberá ser aprobado por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

Sin prejuicio de lo anterior, las actividades del Programa de Arqueología Preventiva y del Plan de Manejo Arqueológico, que impliquen actividades de intervención sobre contextos o bienes arqueológicos, el interesado deberá solicitar ante el ICANH la respectiva autorización de intervención” 

3. Intervenciones en proyectos, obras o actividades dentro de Áreas Arqueológicas Protegidas y Áreas de Influencia, las cuales deberán hacerse acorde con el Plan de Manejo Arqueológico aprobado. 

  

Previo al inicio de intervenciones materiales u obras, el solicitante deberá tener en cuenta los niveles permitidos de Intervención y los lineamientos previstos en el Plan de Manejo Arqueológico que acompañó la declaratoria del Área Arqueológica Protegida y la determinación del área de Influencia si la hubiere, o el Plan de Ordenamiento Territorial cuando éste hubiere incorporado debidamente los términos del correspondiente Plan de Manejo Arqueológico. 

  

Las intervenciones u obras a que se refiere este numeral se refieren a cualquiera que requiera o no licencia ambiental, como acciones de parcelación, urbanización o construcción. 

  

4. Intervenciones de bienes muebles de carácter arqueológico que se encuentran en calidad de tenencia legal. 

  

La persona natural o jurídica que en calidad de tenedora legal se encuentre en poder de bienes muebles del patrimonio arqueológico y requiera adelantar actividades de conservación o restauración de los mismos, deberá solicitar previamente al ICANH la autorización de intervención. 

  

Para la obtención de esta autorización el ICANH podrá solicitar la presentación de un Plan de Manejo Arqueológico ajustado a las características del bien o bienes muebles a intervenir. 


Parágrafo 1°. Las intervenciones descritas en los numerales 1 a 3 solo podrán realizarse bajo la supervisión de profesionales idóneos para desarrollar las actividades propuestas en materia arqueológica”. 

Parágrafo 2°. El ICANH reglamentará los parámetros para evaluar la idoneidad de los profesionales, así como los requisitos documentales y aspectos técnicos necesarios para solicitar y expedir las autorizaciones de intervención sobre el patrimonio arqueológico y podrá definir términos de referencia mínimos para la realización de los Programas de Arqueología Preventiva y la elaboración y aplicación de los Planes de Manejo Arqueológico”. 

  

(Artículo 57 Decreto número 763 de 2009)  


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

LEGISLACIÓN ANTERIOR [Mostrar]



Artículo 2.6.2.3. Complementariedad. En todos los casos en los cuales el Área Arqueológica Protegida se superponga en todo o en parte, con una zona declarada como área natural protegida, el Plan de Manejo Arqueológico deberá tener en cuenta los lineamientos establecidos en la declaratoria correspondiente. Para esto, las entidades encargadas del manejo de los temas, deberán establecer formas de colaboración y cooperación que les permitan articular los Planes de Manejos respectivos. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 58)  


Artículo 2.6.2.4. Incorporación de los Planes de Manejo Arqueológico en los Planes de Ordenamiento Territorial. En virtud de lo dispuesto en la Ley 388 de 1997, y en el artículo 11° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008, los Planes de Ordenamiento Territorial de las entidades territoriales en las cuales existan Áreas Arqueológicas Protegidas declaradas, deberán incorporar los respectivos Planes de Manejo Arqueológico. 

  

Las entidades territoriales en las cuales existan Áreas Arqueológicas Protegidas, deberán informar a la respectiva Oficina de Instrumentos Públicos, a efectos de que ésta incorpore en los folios de matrícula inmobiliaria las anotaciones correspondientes a la existencia de Planes de Manejo Arqueológico en los predios cubiertos por la declaratoria, y deberán reportar al ICANH sobre estas solicitudes. 

  

(Decreto número 763 de 2009; artículo 59)  


Artículo 2.6.2.5. Autorización de actos de intervención material sobre Áreas Arqueológicas Protegidas. Todo acto de intervención material sobre Áreas Arqueológicas Protegidas debe ser previamente autorizada por la autoridad competente, bajo la supervisión de profesionales en materia arqueológica. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 13)  


Artículo 2.6.2.6. Exploración y excavación de carácter arqueológico. Ningún acto de exploración o excavación en relación con bienes integrantes del patrimonio arqueológico podrá realizarse en el territorio nacional, incluidos los predios de propiedad privada, sin la previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia. 

  

Toda acción de exploración, excavación o intervención de bienes integrantes del patrimonio arqueológico que se encuentre en zonas en las cuales se hallen asentadas comunidades indígenas podrá realizarse previa consulta con la comunidad indígena respectiva y autorización de la autoridad competente. La consulta y coordinación a que se refiere este artículo, se realizará de acuerdo con los procedimientos dispuestos en las normas vigentes o en las que se modifiquen en materia de consulta a las comunidades indígenas. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 10)  


Artículo 2.6.2.7. Fines de la exploración o excavación de carácter arqueológico. La exploración o excavación de carácter arqueológico se autorizará de considerarse pertinente, con fines de investigación cultural y científica, con finalidades de conservación del contexto arqueológico o con los demás previstos en las normas vigentes. La exploración o excavación de que trata este artículo deberá efectuarse por profesionales acreditados en materia arqueológica. 

  

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH), reglamentará mediante acto de contenido general los requisitos que deberán acreditarse para la autorización de estas actividades, así como las formas de intervención permitidas y las informaciones que deberán suministrársele. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 11) 


Artículo 2.6.2.8. Encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. El encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico no tiene para ningún efecto el carácter civil de invención, hallazgo o descubrimiento de tesoros. 

(Decreto número 833 de 2002; Artículo 7)  


Artículo 2.6.2.9. Información sobre encuentro fortuito de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. De conformidad con el artículo 6°, inciso 3, de la Ley 397 de 1997 modificado por el artículo 3º de la Ley 1185 de 2008, quien de manera fortuita encuentre bienes integrantes del patrimonio arqueológico deberá dar aviso inmediato a las autoridades civiles o policivas más cercanas, las cuales tienen como obligación informar el hecho al Ministerio de Cultura dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo del aviso. 

  

Recibida la información por el Ministerio de Cultura ésta será inmediatamente trasladada al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) a efectos de realización de los estudios técnicos, trámites y decisión de las medidas aplicables de acuerdo con lo reglamentado en este decreto. Los estudios técnicos pueden realizarse directamente por dicho Instituto o a instancias suyas por autoridades locales, instituciones o particulares especializados. 

  

El aviso de que trata el inciso primero de este artículo puede darse directamente por quien encuentre los bienes, al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) cuando ello sea posible. 

  

Las actividades que hayan originado el encuentro fortuito de bienes integrantes del patrimonio arqueológico serán inmediatamente suspendidas para lo cual, de ser necesario, se acudirá al concurso de la fuerza pública. 

(Decreto número 833 de 2002; artículo 8°) 

  


Artículo 2.6.2.10. Los monumentos muebles no son tesoros. Los monumentos muebles a que se refiere la Ley 163 de 1959, no están cobijados por la noción de tesoros prevista en el artículo 700 del Código Civil. salvo lo dispuesto en la Ley 1675 de 2013 sobre Patrimonio Cultural Sumergido, 

  

En consecuencia, a ellos no se aplican los artículos 701 a 709 y 712 del Código Civil, ni las normas que los subrogan. XXX 

  

(Decreto número 1397 de 1989; artículo 1°)  

  


Artículo 2.6.2.11. Condición civil de tenedor. Tiene la condición civil de tenedor, quien por cualquier causa o título haya entrado en poder de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. La tenencia de estos bienes podrá mantenerse voluntariamente en quien haya entrado en ella, o ser autorizada de acuerdo con lo previsto en este decreto. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 3° inciso 3°)  


Artículo 2.6.2.12. Encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico durante actividades de exploración o excavación de carácter arqueológico. Al encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico durante actividades de exploración o excavación de carácter arqueológico se aplicará lo dispuesto en las Leyes 397 de 1997 y 1185 de 2008 y en sus disposiciones reglamentarias sin embargo la actividad de exploración o excavación de carácter arqueológico podrá continuarse previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH). 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 12)  


Artículo 2.6.2.13. Los bienes del patrimonio arqueológico no requieren declaración. Los bienes muebles e inmuebles de carácter arqueológico no requieren ninguna clase de declaración pública o privada para ser considerados como integrantes del patrimonio arqueológico. El concepto de pertenencia de un bien o conjunto de bienes determinados al patrimonio arqueológico no tiene carácter declarativo, sino de reconocimiento en materia técnica y científica para determinados efectos previstos en las normas vigentes. 

  

Ninguna situación de carácter preventivo, de protección, promoción, conservación o de orden prohibitorio o sancionatorio previstas en la Constitución Política, la ley o los reglamentos de cualquier naturaleza en relación con los bienes integrantes del patrimonio arqueológico, requiere la existencia de un previo concepto de pertenencia de los bienes objeto de la situación de que se trate a dicho patrimonio. 

  

En ningún caso la inexistencia de la declaratoria de una Área Arqueológica Protegida o la inexistencia de un plan de manejo arqueológico, faculta la realización de alguna clase de exploración o excavación sin la previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia. 

  

Para los efectos de este decreto, considérese el territorio nacional como un área de potencial riqueza en materia de patrimonio arqueológico. Sin perjuicio de lo anterior, las Áreas Arqueológicas Protegidas deberán ser previamente declaradas por la autoridad competente. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 4°)  


Artículo 2.6.2.14. Registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Compete al Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) llevar un registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, el cual tendrá propósitos de inventario, catalogación e información cultural. 

  

El registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico se mantendrá actualizado y se integrará al Registro Nacional del Patrimonio Cultural que administra el Ministerio de Cultura. 

  

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH), reglamentará de manera acorde con el Registro Nacional del Patrimonio Cultural, la forma, requisitos, elementos, informaciones y demás atributos necesarios a efectos de mantener un adecuado registro. 

  

El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) realizará el registro de que trata este artículo de manera oficiosa o a solicitud de tenedores de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. 

  

En ningún caso el registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, cuya tenencia se mantenga radicada en quien haya entrado por alguna causa en la misma, conferirá derechos dé prohibido ejercicio sobre los respectivos bienes, según lo previsto en la Constitución Política, en las normas vigentes y en el presente decreto. 

  

(Decreto número 833 de 2002; artículo 10)  


Artículo 2.6.2.16. Registro de bienes en tenencia voluntaria. En todos los actos de registro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, cuya tenencia se mantenga en quien haya entrado por alguna causa en la misma, se dejará constancia de dicha tenencia en condición voluntaria por el tenedor, del régimen de prohibiciones y protección constitucional y legalmente establecido, de la imposibilidad de realizar actos de intervención material sin la previa autorización de la autoridad competente, del compromiso del tenedor de responder por la conservación, cuidado y guarda del bien de que se trate bajo su exclusiva costa, así como de los demás elementos de información que estime necesarios el Instituto Colombiano de Antropología e Historia. 

  

La tenencia voluntaria de bienes integrantes del patrimonio arqueológico que se conceda a partir del vencimiento del plazo de cinco años establecido en el artículo 3º inciso 4° de la Ley 1185 de 2008, cesará a solicitud de la autoridad competente, mediante el requerimiento escrito de devolución del respectivo bien a su tenedor voluntario autorizado. 

  

(Decreto número 833 de 2002, artículo 16)  


Artículo 2.6.2.17. Cambio de tenencia de bienes arqueológicos. Los tenedores autorizados de bienes arqueológicos que hubieran efectuado su registro ante el ICANH, podrán solicitarle el cambio del tenedor, a condición de que el tercero interesado sea una persona natural o jurídica, pública o privada que demuestre las condiciones necesarias para la conservación, manejo, seguridad y divulgación de los bienes arqueológicos de que se trata. Una vez reunida la información necesaria, el ICANH podrá autorizar el cambio. 

  

(Decreto número 763 de 2009, artículo 60)  


Artículo 2.6.2.18. Obras indígenas prehistóricas. Declárense perteneciente al “Monumento Nacional Bien de Interés Cultural del Alto Magdalena y San Agustín”, los monumentos y objetos arqueológicos, como templos, sepulcros y sus contenidos, estatuas, cerámicas, utensilios, joyas, piedras labradas o pintadas, ruinas y demás obras indígenas prehistóricas que se conozcan, aparezcan o sean descubiertas en cualquier lugar de la República. 

  

(Decreto número 904 del 15 de mayo de 1941, artículo 1°)  


Artículo 2.6.2.19. Prohibición de intervención. Como de conformidad con el artículo 1° de la Ley 103 de 1931 los objetos a que se refiere el artículo anterior son de utilidad pública, queda terminantemente prohibido destruir, reparar, ornamentar, cambiar de lugar o destinar a un fin particular, ninguno de dichos edificios, monumentos u objetos sin la previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH). 

  

(Decreto número 904 del 15 de mayo de 1941, artículo 1°)  


Artículo 2.6.2.20. Réplicas de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Toda réplica, copia o imitación de bienes integrantes del patrimonio arqueológico que pretenda comercializarse o exportarse, podrá contener un sello en bajo relieve y en lugar visible hecho durante su proceso de producción o elaboración, en el que se lea la palabra “Replica”, mediante el cual se acreditará a efectos de evitar interferencias no indispensables, que los respectivos elementos no son integrantes del patrimonio arqueológico. En cualquier caso de duda por adquirentes o autoridades nacionales, se acudirá al concepto del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH). 

  

El Ministerio de Cultura y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH). promoverán ante la Superintendencia de Industria y Comercio la aplicación de lo previsto en este artículo. 

  

(Decreto número 833 de 2002, artículo 22)  


Artículo 2.6.2.21. Faltas contra bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Sin perjuicio del deber de formular denuncia que asiste a los funcionarios públicos en conocimiento de infracción a la legislación existente, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) formulará las denuncias de carácter penal y policivo, por la comisión de las infracciones penales o policivas de las que tenga conocimiento. 

  

(Decreto número 833 de 2002, artículo 18)  


Artículo 2.6.2.22. Decomiso material de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. El decomiso de bienes integrantes del patrimonio arqueológico consiste en el acto en virtud del cual quedarán en poder de la Nación tales bienes, ante la ocurrencia de uno cualquiera de los siguientes hechos: 

  

1. Cuando los bienes de que se trate no se encuentren registrados dentro del término de cinco años concedido por el artículo 6º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3º de la Ley 1185 de 2008 contados a partir de la fecha de promulgación de la ley es decir, el 12 de marzo de 2008 

  

2. Cuando sobre el respectivo bien se haya realizado cualquier acto de enajenación proscrito por la Constitución Política. 

  

3. Cuando el respectivo bien haya intentado exportarse, sin el permiso de la autoridad competente o con desatención del régimen de exportación. 

  

4. Cuando el respectivo bien se haya obtenido a través de cualquier clase de exploración o excavación no autorizados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia. 

  

5. Cuando el respectivo bien sea objeto de recuperación con ocasión de su exportación o sustracción ilegales. 

  

6. Cuando no se atendiere el requerimiento de la autoridad competente para su devolución voluntaria a la Nación, cuya tenencia hubiere sido autorizada a partir del 12 de marzo de 2008 y en virtud de encuentro fortuito de esta clase de bienes, encuentro de los mismos dentro de exploraciones o excavaciones de carácter arqueológico o encuentro de bienes dentro del desarrollo de estudios de impacto arqueológico. 

  

Parágrafo. El decomiso no constituye forma de readquisición de bienes que se encuentren en manos de particulares. 

  

(Decreto número 833 de 2002, artículo 19)  


Artículo 2.6.2.23. Decomiso definitivo de bienes integrantes del patrimonio arqueológico. El Ministerio de Cultura o la autoridad que éste delegue, con el concurso que se requiera de las autoridades policivas, así como las autoridades aduaneras en lo de su competencia, realizarán el decomiso material en los casos determinados en el artículo anterior. 

  

El Ministerio de Cultura está investido de facultades de policía de conformidad con el parágrafo 2° del artículo 15 de la Ley 397 de 1997. 

  

En todos los casos, una vez efectuado el decomiso material, el Ministerio de Cultura o la autoridad que éste delegue iniciará actuación administrativa de modo acorde con la Parte Primera y demás pertinentes del Código Contencioso Administrativo a efectos de decidir a través de acto administrativo motivado el decomiso definitivo de los bienes de que se trate o la procedencia de mantener la tenencia material voluntaria del bien de que se trate en quien por alguna causa hubiere entrado en su tenencia en el evento de que durante la actuación administrativa se demuestre la inexistencia de la correspondiente causal que hubiere originado el decomiso material. 

  

Dentro de la misma actuación administrativa, se decidirá sobre la imposición de las sanciones pecuniarias previstas en el artículo 15, numerales 2 a 4, de la Ley 397 de 1997 modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008. 

  

(Decreto número 833 de 2002, Artículo 20)  


Artículo 2.6.2.24. Única autoridad competente y funciones. De conformidad con el artículo 6º de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 3° de la Ley 1185 de 2008, y los demás artículos pertinentes de dicha ley y por delegación del Ministerio de Cultura, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) es la única entidad facultada por las disposiciones legales para aplicar el régimen de manejo del patrimonio arqueológico tanto en el nivel nacional, como en los diversos niveles territoriales. 

  

Sin perjuicio de otras competencias previstas en disposiciones legales o reglamentarias o de cualquier otra que corresponda al manejo del patrimonio arqueológico en todo el territorio nacional, en particular le compete al ICANH: 

  

1. Autorizar a las personas naturales o jurídicas para ejercer la tenencia de los bienes muebles del patrimonio arqueológico, siempre que éstas cumplan con las obligaciones de registro, manejo y seguridad de dichos bienes que determine el ICANH. 

  

2. Llevar el registro de bienes arqueológicos muebles en tenencia de terceros. 

  

3. Elaborar y mantener actualizado el registro de bienes arqueológicos, Áreas Arqueológicas Protegidas y sus Áreas de Influencia, y remitirlo anualmente al Ministerio de Cultura – Dirección de Patrimonio, de conformidad con el numeral 2, artículo 14 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 9º de la Ley 1185 de 2008. 

  

4. Declarar, cuando proceda, Áreas Arqueológicas Protegidas y, si fuera el caso, delimitar el Área de Influencia respectiva, declaratoria que no afecta la propiedad del suelo. 

  

5. Declarar de carácter arqueológico bienes muebles e inmuebles representativos de la tradición e identidad culturales de las comunidades indígenas actualmente existentes. 

  

6. Conceptuar sobre los bienes pertenecientes al patrimonio arqueológico. 

  

7. Aprobar los Planes de Manejo Arqueológico para las Áreas Arqueológicas Protegidas, los cuales incluirán las Áreas de Influencia sí las hubiere. Sobre los bienes arqueológicos muebles dados en tenencia, podrá exigir y aprobar dicho Plan de Manejo Arqueológico. 

  

8. Recibir los avisos que cualquier persona esté en la obligación de llevar a cabo, con ocasión del encuentro de bienes integrantes del patrimonio arqueológico, y definir las medidas aplicables para una adecuada protección de dichos bienes. 

  

9. Autorizar el desarrollo de prospecciones, exploraciones o excavaciones de carácter arqueológico. 

  

10. Aprobar los Planes de Manejo Arqueológico en los proyectos de construcción de redes de transporte de hidrocarburos, minería, embalses, infraestructura vial, así como en los demás proyectos y obras que requieran licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la autoridad ambiental, y definir las características de los Programas de Arqueología Preventiva en estos casos, de conformidad con el numeral 1.4., artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008. 

  

11. Autorizar intervenciones de bienes del patrimonio arqueológico, Áreas Arqueológicas Protegidas y Áreas de Influencia, de conformidad con los Planes de Manejo Arqueológico que existieren, y registrar o acreditar los profesionales que podrán realizar las intervenciones respectivas, según lo dispone el numeral 2, artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7º de la Ley 1185 de 2008. 

  

12. Autorizar, cuando proceda y hasta por el término legal máximo, la exportación temporal de bienes arqueológicos, de conformidad con el numeral 3, artículo 11 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 7° de la Ley 1185 de 2008. 

  

13. Aplicar el régimen de sanciones de su competencia, según lo previsto en el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008. 

  

Parágrafo 1°. En caso de ser necesario, el ICANH podrá delegar el ejercicio de las competencias que le atribuyen la ley y los actos reglamentarios, de conformidad con los precisos parámetros de la Ley 489 de 1998. 

  

Parágrafo 2° Para el ejercicio de las competencias asignadas por la ley y enunciadas en el presente artículo, el ICANH podrá establecer las acreditaciones, requisitos documentales y aspectos técnicos que sean pertinentes dada la naturaleza del patrimonio arqueológico. 

  

Parágrafo 3°. El Programa de Arqueología Preventiva es la investigación científica dirigida a Identificar y caracterizar los bienes y contextos arqueológicos existentes en el área de aquellos proyectos, obras o actividades que requieren licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la autoridad ambiental o que, ocupando áreas mayores a una hectárea, requieren licencia de urbanización, parcelación o construcción. 

  

El propósito de este Programa es evaluar los niveles de afectación esperados sobre el patrimonio arqueológico por la construcción y operación de las obras, proyectos y actividades anteriormente mencionados, así como formular y aplicar las medidas de manejo a que haya lugar para el Plan de Manejo Arqueológico correspondiente. 

  

(Decreto número 763 de 2009 artículo 55, en concordancia con el numeral 2 del artículo 2° del Decreto número 833 de 2002)  


Artículo 2.6.2.25. Colocación de bienes integrantes del patrimonio arqueológico a disposición del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH). Quien encuentre bienes integrantes del patrimonio arqueológico y los haya conservado en tenencia, los pondrá en inmediata disposición del Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH) para su registro. 

  

Una vez registrados, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia, (ICANH), decidirá con base en las características de los bienes de que se trate y con base en la existencia de elementos de información arqueológica que dichos bienes conserven, si los deja en tenencia voluntaria de quien fortuitamente los haya encontrado o si los conserva directamente o a través de instituciones especializadas. 

  

(Decreto número 833 de 2002, artículo 9°)  


Artículo 2.6.2.26. Actos sobre bienes integrantes del patrimonio arqueológico. Los bienes integrantes del patrimonio arqueológico se encuentran fuera del comercio y son intransferibles a cualquier título por su tenedor. 

  

No podrá quien mantenga su tenencia, realizar su exportación o salida del país sin el previo permiso de la autoridad competente. 

  

(Decreto número 833 de 2002 artículo 17)  

PARTE VII

PATRIMONIO CULTURAL SUMERGIDO

TÍTULO I

ALCANCE


Artículo 2.7.1.1. Alcance. La presente reglamentación no aplica a los bienes que en espacios terrestres se encuentren por debajo del nivel freático. Tampoco aplica a aquellos bienes que se encuentren en áreas o terrenos de bajamar. 

  

Los bienes que hayan sido extraídos de aguas marinas, lacustres o fluviales antes de la expedición de la Ley 1675 de 2013, se regirán por las normas generales asociadas al Patrimonio Cultural de la Nación. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, Artículo 1°)  


Artículo 2.7.1.2. Actividades que no requieren autorizaciones especiales. Las actividades de buceo recreativo y deportivo no requieren de autorizaciones específicas, siempre que no intervengan los contextos del patrimonio cultural sumergido. Lo anterior sin perjuicio de la licencia que otorga la Dirección General Marítima a las empresas dedicadas a la actividad de buceo. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 1°)  

CAPÍTULO I

Instituciones relativas al patrimonio cultural sumergido


Artículo 2.7.1.1.1. Propiedad del patrimonio cultural sumergido. La Nación es la propietaria del Patrimonio Cultural Sumergido. En ningún caso una autorización o contrato de exploración o de intervención generará derechos de propiedad u otros derechos para el beneficiario de la licencia o el contratista, sobre los bienes y contextos arqueológicos del Patrimonio Cultural Sumergido, en los términos del artículo 1º del Decreto número 833 de 2002. 

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 3°)  


Artículo 2.7.1.1.2. Registro nacional de bienes del patrimonio cultural sumergido. El Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), en colaboración con la Dirección General Marítima (Dimar) llevará el Registro Nacional de los bienes del patrimonio cultural sumergido, los cuales se documentarán científica y técnicamente, así como las áreas donde estos se encuentren. La Armada Nacional vigilará especialmente dichas áreas. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, Artículo 4°)  


Artículo 2.7.1.1.3. Información sobre bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. Toda autoridad civil que sea informada de la existencia de bienes y contextos relacionados con el Patrimonio Cultural Sumergido, deberá remitir dicha información de manera inmediata al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y a la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 5°)  


Artículo 2.7.1.1.4. Reglamentación técnica de las naves y artefactos navales. La Dirección General Marítima (Dimar) establecerá la reglamentación técnica que deben cumplir las naves y artefactos navales que intervengan en las actividades de que trata el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013, definirá aspectos relativos a tripulación, a equipos de investigación y a las competencias de los inspectores, de acuerdo con lo previsto en el Decreto-ley 2324 de 1984 y el Decreto número 5057 de 2011, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 6°)  

  


Artículo 2.7.1.1.5. Vigilancia y control. La Armada Nacional ejercerá vigilancia y control, en la medida de sus capacidades, sobre los contextos arqueológicos y los bienes sumergidos consignados en el Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido a fin de garantizar su integridad. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 7°)  


Artículo 2.7.1.1.6. Comisión de Antigüedades Náufragas. La Comisión de Antigüedades Náufragas creada por el Decreto número 29 de 1984, continuará ejerciendo las funciones como cuerpo consultivo del Gobierno nacional en esta materia. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 8°)  

CAPÍTULO II

Programas de Arqueología Preventiva


Artículo 2.7.1.2.1. Hallazgos fortuitos de patrimonio cultural sumergido. Será considerado como hallazgo fortuito, todo aquel producido por fuera de una actividad científica debidamente autorizada, que se desarrolle para buscar y localizar bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, cualquiera sea el método o sistema o recurso tecnológico especializado que se utilice para ello. 

  

Quien encuentre un hallazgo fortuito debe informarlo en el curso de las veinticuatro (24) horas siguientes del regreso a tierra a la autoridad civil o marítima más cercana, quien debe informarlo inmediatamente al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) o a la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 9°)  


Artículo 2.7.1.2.2.Programa de Arqueología Preventiva. Los proyectos de construcción de redes de transporte de hidrocarburos, minería, embalses, infraestructura vial, así como en los demás proyectos y obras que requieran licencia ambiental, registros o autorizaciones equivalentes ante la autoridad ambiental y que afecten el suelo o subsuelo en aguas internas, fluviales y lacustres, en el mar territorial, en la zona contigua, la zona económica exclusiva y la plataforma continental e insular, y otras áreas delimitadas por líneas de base con fines distintos a la investigación del patrimonio cultural sumergido, deben contar con un programa de arqueología preventiva que garantice la exploración y prospección del área de intervención y que en el evento de encontrar bienes del patrimonio cultural sumergido permita tomar las medidas necesarias para su preservación. El Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) debe establecer los requisitos de dichos programas”.  


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

LEGISLACIÓN ANTERIOR [Mostrar]



Artículo 2.7.1.2.3.Formulación de Plan de Manejo Arqueológico. El resultado del programa de arqueología preventiva es el Plan de Manejo Arqueológico, en el cual se establecerán los niveles permitidos de intervención, condiciones de manejo y planes de divulgación.  

 

Si el Programa de Arqueología Preventiva sugiere la existencia de bienes o contextos arqueológicos en el área del proyecto, obras o actividades y define que para garantizar la protección de un hallazgo el responsable de la operación deberá realizar actividades específicas, este deberá formular el respectivo Plan de Manejo Arqueológico, el cual deberá ser aprobado por el Ministerio de Cultura previo visto bueno del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) como condición para iniciar las obras.  

 

En la solicitud de autorización respectiva deberá:  

 

1. Presentar un proyecto de protección.  

 

2. Señalar la metodología de investigación arqueológica.  

 

3. Realizar la prospección completa del área que será intervenida, visual o por sensores remotos, de acuerdo al caso.  

 

4. Presentar la valoración y análisis de datos de la prospección.  

 

5. Identificación y registro de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido hallados.  

 

6. Plan de manejo para la conservación de los bienes pertenecientes al patrimonio cultural sumergido.  

 

7. Presentar el personal técnico responsable del proyecto que cuente con idoneidad para adelantar las actividades propuestas.  

 

Para los proyectos a que hace referencia el artículo 2.7.1.2.2, cuando como resultado del Programa de Arqueología Preventiva no se hayan detectado evidencias arqueológicas, el Plan de Manejo Arqueológico contemplará únicamente la socialización del protocolo para el manejo de hallazgos fortuitos. No obstante, si durante la ejecución de las obras se presentare un hallazgo fortuito, se procederá conforme al artículo 2.7.1.2.1. del presente decreto y será obligación del interesado formular y ejecutar las medidas de manejo correspondientes para garantizar la protección del patrimonio cultural sumergido, que en todo caso deberán ser aprobadas por el Ministerio de Cultura previo visto bueno del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH)”.  


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LEGISLACIÓN ANTERIOR [Mostrar]



Artículo 2.7.1.2.4. Aprobación del Plan de Manejo. El plan de manejo que resultare del programa de arqueología preventiva será aprobado por el Ministerio de Cultura, previo visto bueno del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), exclusivamente si se demuestra que queda garantizada la integridad física de los bienes patrimoniales y la debida recolección de datos del contexto arqueológico. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 12)  


Artículo 2.7.1.2.5. Seguimiento a programas de arqueología preventiva. En todo momento, las autoridades públicas podrán realizar visitas de seguimiento a fin de garantizar la debida aplicación del plan de manejo preventivo para bienes y contextos del patrimonio cultural sumergido. Los costos asociados al seguimiento y supervisión por parte del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar), deberán ser cubiertos por los responsables del programa de arqueología preventiva. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 13)  

  

CAPÍTULO III

Exploración


Artículo 2.7.1.3.1. Autorización de exploración. Toda exploración en aguas marinas, lacustres o fluviales que tenga por objeto la identificación de contextos y objetos pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido, debe tener autorización o contrato suscrito por el Ministerio de Cultura. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 14)  


Artículo 2.7.1.3.2. Capacidad Estatal de exploración y demás actividades sobre el patrimonio sumergido. El Ministerio de Cultura podrá autorizar al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), para realizar actividades de exploración, intervención, aprovechamiento económico, conservación y curaduría de los bienes pertenecientes o asociados al patrimonio cultural sumergido. Para tal efecto el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) podrá suscribir convenios con otras entidades gubernamentales que cuenten con capacidad técnica, económica y conocimiento histórico para realizar dichas actividades referidas al Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 15)  


Artículo 2.7.1.3.3. Requisitos de las propuestas. Toda persona que participe o proponga como originador un proceso de contratación pública sobre Patrimonio Cultural Sumergido deberá acreditar como mínimo ante el Ministerio de Cultura: 

  

1. Datos básicos  

  

1.1. Nombre o Razón social del solicitante. 

  

1.2. Arqueólogo subacuático coordinador del proyecto. 

  

1.3. Personal o equipo de conservación del proyecto. 

  

1.4. Demostración de la experiencia, capacidad técnica e idoneidad para realizar las actividades que propone. 

  

1.5. Polígonos georreferenciados del área para la que tiene interés en explorar. 

  

2. Equipo científico

  

El equipo científico que se conformará para ejecutar el proyecto el cual deberá demostrar idoneidad en materia de patrimonio cultural sumergido, en temas náuticos y de actividades subacuáticas. 

  

3. Fuentes documentales

  

Señalar las fuentes documentales históricas que acreditan el soporte científico de su propuesta y los antecedentes náuticos del área de exploración. 

  

4. Plan de investigación que debe contener:  

  

4.1. La metodología general de trabajo con un cronograma asociado. Se deberá señalar para las actividades de investigación, de campo y de laboratorio los tiempos respectivos y los especialistas a cargo de cada actividad, con su respectiva identificación. 

  

4.2. Las técnicas y los procedimientos a desarrollar en cada una de las actividades de exploración, con su debida justificación. Igualmente se deberá incluir el listado de los equipos propuestos para ser utilizados en las distintas actividades, en donde se garantice que la tecnología empleada es la adecuada para realizar exploraciones no intrusivas que permitan la documentación del contexto arqueológico. 

  

4.3. Informe detallado de los recursos financieros dispuestos por el solicitante o sus financiadores, para apoyar los trabajos propuestos. 

  

4.4. El esquema completo de la operación autorizada en términos de navegación, de tiempos, patrones de búsqueda, equipos a utilizar: acústicos, magnéticos u otros. 

  

5. Equipo de exploración.  

  

El Equipo de exploración debe acreditar los siguientes parámetros: 

  

5.1. Experiencia en supervisión de trabajos de campo en arqueología subacuática. 

  

5.2. Experiencia de campo y entrenamiento en técnicas de prospección subacuática y conocimientos generales sobre la teoría y aplicación de la tecnología de sensores remotos. 

  

5.3. Experiencia y entrenamiento en el manejo, recuperación e interpretación de información histórica, tecnología de navegación y arquitectura naval. 

  

5.4. Experiencia en el diseño y ejecución de proyectos de arqueología subacuática. 

  

5.5. Disponer de equipos de sensores remotos en ambientes acuáticos, articulados a la exploración y evaluación de patrimonio cultural sumergido. 

  

6. Proyecto de exploración

  

El proyecto de exploración deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos: 

  

6.1. Desarrollar un diseño de investigación con procedimientos adecuados para su total implementación. 

  

6.2. Analizar la información de sensores remotos y generar una interpretación escrita de estos resultados. 

  

6.3. Contar con la presencia de arqueólogos marítimos, navales o afines al frente de las tareas de campo, durante la exploración. 

  

6.4. Llevar el adecuado registro de los datos durante la exploración, de acuerdo con los lineamientos y disposiciones del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

  

6.5. Aceptar la supervisión del proyecto por parte del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar) directamente o mediante peritos y presentar los informes necesarios para documentar el proceso, por medio de reportes de avance, incluyendo hallazgos, resultados parciales de los sensores remotos y de la investigación histórica. 

  

6.6. Llevar una bitácora detallada de todos los aspectos del proyecto, la cual debe estar disponible cuando las autoridades lo estimen conveniente. 

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 16) 


Artículo 2.7.1.3.4. Prohibición especial. Las actividades de exploración se enmarcan dentro de la aplicación de acciones no intrusivas que no implican intervención, alteración o modificación de sus condiciones físicas ni del contexto del sitio en que se hallan los bienes, tales como remoción de partes, cortes o desplazamientos. Los contratos pueden autorizar la toma de muestras en la exploración. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 17)  

  


Artículo 2.7.1.3.5. Área máxima de exploración. El área máxima sobre la cual se expedirá una autorización de exploración sobre el Patrimonio Cultural Sumergido será determinada por el Ministerio de Cultura y la Dirección General Marítima (Dimar) mediante un Polígono georreferenciado. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 18)  

  


Artículo 2.7.1.3.6. Duración de las autorizaciones. Las autorizaciones o contratos, en el marco de la fase de exploración, tendrán una duración máxima de un (1) año, que podrá ser prorrogado hasta por un tiempo igual al inicial, por una sola vez. 

  

Para que proceda la prórroga deberá acreditarse la inversión de al menos el 50% de las inversiones programadas en la fase de exploración. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 19)  

  


Artículo 2.7.1.3.7. Exclusividad del polígono. El Ministerio de Cultura se abstendrá de suscribir contratos de exploración en los polígonos ya asignados durante el tiempo en que exista otro contrato. 

  

No se otorgará más de un contrato o licencia de exploración en el mismo periodo de tiempo a una persona. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 20)  

  


Artículo 2.7.1.3.8. Permisos ante la Dirección General Marítima (Dimar). Cada una de las naves o artefactos navales vinculados al proyecto deberá contar con los respectivos certificados y permisos expedidos por la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 21)  


Artículo 2.7.1.3.9. Garantía de Cumplimiento. Sin perjuicio de las garantías ordenadas por la ley o los reglamentos para la contratación pública, quien obtenga la autorización para la exploración deberá otorgar pólizas de seguros, garantía bancaria o patrimonio autónomo de acuerdo con lo previsto en el Decreto número 1510 de 2013 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, que garanticen el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la autorización o contrato. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 22)  


Artículo 2.7.1.3.10. Cesión de autorizaciones. En virtud de la especialidad de los contratos o autorización de exploración del patrimonio cultural sumergido, queda prohibida su cesión total o parcial a terceros, sin previa autorización escrita del Ministerio de Cultura. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 23)  


Artículo 2.7.1.3.11. Informe. Toda exploración deberá presentar al término de esta un informe al Ministerio de Cultura que contenga, como mínimo: 

  

1. La metodología y descripción de su aplicación en campo. El informe debe estar debidamente documentado con evidencias fílmicas y fotográficas. 

  

2. Los resultados brutos de los procedimientos que involucren sonares, radares, scanner, u otros sensores remotos. 

  

3. Descripción por cuadrantes de toda el área explorada, caracterizando cada cuadrante. 

  

4. Ubicación georreferenciada de todas las anomalías detectadas, haciendo énfasis en aquellas que puedan o estén relacionadas con evidencias de actividad humana del pasado y con contextos susceptibles de ser considerados como de patrimonio cultural sumergido. 

  

5. Batimetría de los cuadrantes en donde se produzcan hallazgos, a fin de ubicarlos en un mapa topográfico o hidrográfico. 

  

6. El estudio de magnetometría. 

  

7. Descripción de los perfiles estratigráficos del sitio en donde se encuentran los hallazgos de probables yacimientos arqueológicos. 

  

8. Descripción del hallazgo: Objetos, materiales en términos de calidad y cantidad aparente. 

  

9. Caracterización del contexto: distribución de materiales, relación entre ellos, disposición en el fondo. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 24)  

  


Artículo 2.7.1.3.12. Incorporación al Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. Los bienes que se encuentren como resultado de la exploración serán incorporados al Registro Nacional de los Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, pero se mantendrá reserva sobre su ubicación en los términos del artículo 17 de la Ley 1675 de 2013. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 25) 

CAPÍTULO IV

Intervención en patrimonio cultural


Artículo 2.7.1.4.1. Definición de prioridades. Oída la Comisión de Antigüedades Náufragas, el Ministerio de Cultura debe evaluar las características e importancia de los naufragios o contextos arqueológicos sumergidos, haciendo énfasis en su localización, estado de conservación, registro gráfico y fotográfico e información histórica disponible, definiendo prioridades y posibilidades para la intervención. 

  

El Ministerio de Cultura debe dar prioridad a los Procesos de Contratación sobre bienes del Patrimonio Cultural Sumergido que estén amenazados o en inminente riesgo de destrucción por factores naturales o humanos, y puede tomar las medidas necesarias para su preservación prioritaria. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 26)  


Artículo 2.7.1.4.2. Requisitos para la contratación. El Ministerio de Cultura solo contratará intervenciones en bienes y contextos espaciales inscritos en el Registro Nacional del Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

Los contratos de intervención deben cumplir con los siguientes requisitos, además de los previstos para la actividad de exploración: 

  

1. Informe de la Exploración aprobado por el Ministerio de Cultura. 

  

2. Plan de investigación que señale: 

  

2.1. La metodología general y específica con base en magnetometría, perfiles y materiales de trabajo, con un cronograma asociado. 

  

2.2. Técnicas y procedimientos a desarrollar en cada momento de la intervención, con justificación. 

  

2.3. Lista de los equipos propuestos para ser utilizados para la intervención en donde se garantice la tecnología necesaria para realizar excavaciones controladas que permitan la documentación del contexto arqueológico. 

  

2.4. Plan de extracción de materiales. (Métodos, instrumentos y procesos). 

  

2.5. Aceptación de la obligación del pago de los supervisores asignados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), por la Dirección General Marítima (Dimar), o los peritos designados por ellos. 

  

2.6. Programa de conservación que involucre la totalidad de objetos asociados al contexto arqueológico. Este programa debe incluir: 

  

2.6.1. Laboratorios de restauración y áreas de conservación. 

  

2.6.2. Métodos y técnicas de desplazamiento a centros de restauración y conservación. 

  

2.6.3. Procedimientos a desarrollar en los objetos del contexto arqueológico intervenido, diferenciados por materia, dimensiones y cualidades arqueológicas. 

  

2.6.4. Propuesta de almacenamiento. 

  

El Contratista debe estar a cargo del transporte, almacenamiento, seguros, conservación y restauración del material recuperado en los términos del respectivo contrato, así como de cualquier costo adicional relacionado con estas actividades. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 27) 


Artículo 2.7.1.4.3. Descripción completa del yacimiento arqueológico. Toda intervención en Patrimonio Cultural Sumergido debe realizar la planimetría completa del yacimiento arqueológico, en donde se deberá registrar el conjunto de bienes asociados, su disposición y su estructura. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 28)  


Artículo 2.7.1.4.4. Disposiciones especiales. Cuando se realice una intervención sobre el Patrimonio Cultural Sumergido, se debe garantizar la presencia del Arqueólogo de campo responsable. 

  

Las actividades de buceo deberán regirse por los estándares de seguridad profesional para actividades subacuáticas. Todo procedimiento de buzos sobre Patrimonio Cultural Sumergido deberá garantizar la integridad física de los participantes. 

  

El contratista es el único responsable por las operaciones que se realizan amparadas por su contrato. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 29)  

  


Artículo 2.7.1.4.5. Prácticas prohibidas o limitadas. Con el fin de preservar el contexto arqueológico, en las intervenciones en Patrimonio Cultural Sumergido, queda prohibida: 

  

1. La utilización de explosivos. 

  

2. Los Procesos de extracción que incluyan los siguientes procedimientos: 

  

2.1. Deflectores de flujo. 

  

2.2. Dragado mecánico con cucharas que superen los parámetros autorizados por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

  

2.3. Utilización de dragalinas, dragas de almeja, dragas de cabezal de corte. 

  

2.4. Las mangas de succión o dragas de aire no podrán ser utilizadas para la extracción de materiales. Su uso está restringido a las partículas suspendidas y remoción de sedimentos. 

  

2.5. En el caso en que los pecios sean embarcaciones o medios de transporte, no se podrá en ningún caso destruir la integridad de las estructuras de las naves. 

  

2.6. Las demás que determine el Consejo Nacional de Patrimonio. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 30)  


Artículo 2.7.1.4.6. Programa de conservación. Ninguna intervención podrá ser realizada sin que exista un programa específico de conservación. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 31)  

  


Artículo 2.7.1.4.7. Integridad física y su conservación. Ningún material del Patrimonio Cultural Sumergido podrá ser objeto de exploración, intervención, aprovechamiento económico y conservación, sin que se realicen los procedimientos técnicos necesarios para garantizar su integridad física y su conservación en medios atmosféricos. 

  

El contratista es responsable de las modificaciones de los lechos marinos y de las acumulaciones de tierras o deshechos que se pudiesen producir durante la intervención. Se deberán garantizar en todo caso medidas para no obstaculizar la navegación o cualquier otro uso del espacio acuático. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 32)  

CAPÍTULO V

Uso y derechos sobre imágenes asociadas al patrimonio cultural sumergido


Artículo 2.7.1.5.1. Propiedad de imagen. Las imágenes generadas en el proceso de exploración y de intervención sobre el Patrimonio Cultural Sumergido son propiedad de la Nación, sin perjuicio de los derechos morales adquiridos por las personas autorizadas. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 33)  


Artículo 2.7.1.5.2. Reserva de imagen. Las imágenes obtenidas, cualquiera que sea su procedimiento (luz, sonar, eléctrica u otros) serán manejadas de manera restrictiva por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 34)  


Artículo 2.7.1.5.3. Derechos de explotación de la imagen. En el respectivo contrato se determinará el valor de los Derechos de explotación (reproducción, distribución, comunicación pública, divulgación o transformación) de las imágenes que se hubiesen generado durante los procesos de exploración e intervención sobre los bienes y contextos asociados al Patrimonio Cultural Sumergido. Así mismo fijará el valor a pagar para el uso y aprovechamiento económico de las imágenes de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido que se encuentren inmersos, se extraigan para su conservación o sean destinados para difusión y puesta en valor social. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 35)  

  


Artículo 2.7.1.5.4. Derechos de imagen. Quienes hubiesen obtenido imágenes de contextos del Patrimonio Cultural Sumergido podrán utilizar libremente sus registros en publicaciones académicas y científicas, previa autorización del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 36)  


Artículo 2.7.1.5.5. Cesión de imagen. El Ministerio de Cultura podrá ceder derechos de utilización de imagen, como parte de la retribución financiera a los contratistas en los procesos de exploración, intervención, aprovechamiento económico, conservación y/o curaduría sobre el Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 37)  

CAPÍTULO VI

Bienes extraídos


Artículo 2.7.1.6.1. Custodia de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. La totalidad de los bienes extraídos de contextos sumergidos serán conservados en los términos del respectivo contrato, bajo la supervisión y custodia del Ministerio de Cultura. 

  

El Ministerio de Cultura podrá designar áreas de almacenamiento separado para bienes voluminosos o de lento tratamiento de conservación, siempre que se garantice el acceso y el monitoreo de dichos bienes. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 38)  


Artículo 2.7.1.6.2. Inventarios y documentación de los bienes puestos en custodia. El contratista, con la supervisión y custodia del Ministerio de Cultura, procederá a inventariar, referenciar y documentar técnicamente y de manera individual cada uno de los objetos extraídos. 

  

Los resultados del procedimiento técnico de inventarios serán presentados al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural, este evaluará la inclusión o no de cada uno de los objetos presentados como Bienes del Patrimonio Cultural Sumergido de acuerdo con los criterios descritos en la Ley 1675 de 2013. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 39)  


Artículo 2.7.1.6.3. Bienes no pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido. Los bienes que no sean considerados como bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, serán objeto de peritaje internacional aceptado de común acuerdo por las partes. 

  

El peritaje permitirá adjudicarle un valor comercial a cada uno de los objetos, de manera ponderada y equitativa, que podrá usar el Ministerio de Cultura para aplicar las fórmulas incluidas en cada contrato para el posible pago por procesos de exploración, preservación, intervención, aprovechamiento económico, conservación y curaduría. 

  

El Ministerio podrá disponer económicamente de los bienes que no sean considerados como bienes del Patrimonio Cultural Sumergido, mediante subasta u otros mecanismos apropiados. Los recursos que se recauden tendrán la destinación señalada en el artículo 18 de la Ley 1675 de 2013. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 40)  

CAPÍTULO VII

Tenencia y uso de los bienes pertenecientes al patrimonio cultural sumergido


Artículo 2.7.1.7.1. Propiedad y Tenencia del Patrimonio Cultural Sumergido. Los bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido son propiedad de la Nación. La tenencia por particulares de bienes extraídos de contextos arqueológicos de Patrimonio Cultural Sumergido está permitida y se rige por la reglamentación que para tal fin establezca el Ministerio de Cultura, bajo lo dispuesto en la Ley 1185 de 2008 y el Decreto número 763 de 2009. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 41)  


Artículo 2.7.1.7.2. Tenencia de bienes arqueológicos pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido. Sin perjuicio de lo previsto en las Leyes 397 de 1997 y 1185 de 2008, el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) realizará el registro de los bienes arqueológicos pertenecientes al Patrimonio Cultural Sumergido que se entreguen en tenencia y definirá los sujetos y las condiciones en las cuales se entregarán y preservarán. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 42)  

TÍTULO II

ÁREAS ARQUEOLÓGICAS PROTEGIDAS


Artículo 2.7.2.1. Áreas arqueológicas protegidas. El Ministerio de Cultura, previo concepto favorable del Consejo Nacional del Patrimonio Cultural, podrá declarar áreas arqueológicas protegidas en zonas que se encuentren en aguas internas, fluviales y lacustres, en el mar territorial, en la zona contigua, la zona económica exclusiva y la plataforma continental e insular, y otras áreas delimitadas por líneas de base, donde existan indicios serios de la existencia de bienes del patrimonio cultural sumergido. Para tal efecto, en la sesión del mencionado Consejo, se invitará a la Dirección General Marítima (Dimar), con voz y voto. 

  

La delimitación deberá hacerse señalando coordenadas específicas de las áreas arqueológicas protegidas sobre las que pueden realizarse los procesos de contratación para la adecuada exploración, intervención, aprovechamiento económico, conservación y/o curaduría del patrimonio cultural sumergido. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 43)  


Artículo 2.7.2.2. Plan Especial de Manejo y Protección. Cuando se efectúen las declaratorias de áreas arqueológicas protegidas se aprobará por medio del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), un plan especial de manejo y protección, de conformidad con la Ley 397 de 1997, 1185 de 2008 y el Decreto Reglamentario número 763 de 2009, el cual indicará el área afectada y su área de influencia, los niveles permitidos de intervención e incorporará los lineamientos de manejo para la protección, gestión, divulgación y sostenibilidad del mismo. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 44)  

TÍTULO III

CONTRATACIÓN


Artículo 2.7.3.1. Contenido mínimo de los Documentos del Proceso. Los Documentos del Proceso de Contratación en el marco de las actividades de exploración, intervención y aprovechamiento económico del Patrimonio Cultural Sumergido, deben contener, además de los requisitos establecidos en el presente decreto y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan la siguiente información: 

  

1. Identificación del área geográfica objeto del contrato, utilizando el sistema de localización utilizado ordinariamente por la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

2. Definición clara de la actividad o actividades objeto del contrato de acuerdo con la definición consignada en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013. 

  

3. La remuneración del contratista teniendo en cuenta los parámetros definidos en el artículo 15 de la Ley 1675 de 2013. 

  

4. Plazo del contrato y cronograma detallado de actividades. 

  

5. Mecanismos de auditoría y control. 

  

6. Términos y condiciones en las cuales el contratista hará la transferencia tecnológica de los métodos y procedimientos utilizados para cumplir las actividades objeto del Proceso de Contratación. 

  

7. Términos y condiciones para la promoción y divulgación científica del hallazgo. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 45)  


Artículo 2.7.3.2. Asociaciones público-privada de iniciativa pública. El Ministerio de Cultura puede utilizar el instrumento de las asociaciones público-privadas de iniciativa pública para adelantar las actividades previstas en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013 siempre que el Ministerio de Cultura cuente con estudios técnicos y científicos suficientes que señalen la posible existencia de Patrimonio Cultural Sumergido y para el efecto debe someterse a lo previsto en la Ley 1508 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. El Ministerio de Cultura puede utilizar el sistema de precalificación en las asociaciones público-privadas de iniciativa pública. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 46)  

  


Artículo 2.7.3.3. Asociaciones público-privada de iniciativa privada. Los particulares que cuentan con información científica, técnica e histórica suficiente sobre el Patrimonio Cultural Sumergido el cual haya sido informado al Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), pueden presentar al Ministerio de Cultura una iniciativa de asociación público-privada de iniciativa privada para adelantar una, varias o todas las actividades previstas en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 47)  


Artículo 2.7.3.4. Admisibilidad de las asociaciones público-privadas de iniciativa privada. Las asociaciones público-privadas de iniciativa privada no son admisibles cuando (a) La actividad de exploración de que trata el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013 requiere recursos del presupuesto nacional o la asunción de riesgos de cualquier naturaleza por parte de la Nación; y (b) Desconozcan las reglas de remuneración del contratista establecidas en el artículo 15 de la Ley 1675 de 2013. 

  

En todos los demás casos son aplicables las reglas de la Ley 1508 de 2012 y sus decretos reglamentarios, o las normas que modifiquen, adicionen o sustituyan a la Ley 1508 de 2012 y a sus decretos reglamentarios. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 48)  


Artículo 2.7.3.5. Prefactibilidad. La prefactibilidad en los proyectos de iniciativa privada debe ajustarse a lo establecido en el artículo 16 del presente decreto y ofrecer la realización por su cuenta y riesgo de todas las actividades de exploración, preservación, intervención, aprovechamiento económico, conservación y curaduría de los bienes del Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

El Ministerio de Cultura, previo concepto del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH) y de la Dirección General Marítima (Dimar), debe aprobar o improbar la prefactibilidad presentada por el originador en un plazo no mayor a tres (3) meses contados a partir de la presentación del proyecto, plazo que se suspenderá cuando el Ministerio de Cultura solicite aclarar o complementar información relativa al estudio de prefactibilidad. 

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 49) 


Artículo 2.7.3.6. Factibilidad y Exploración. En las asociaciones público-privadas de iniciativa privada, el paso de prefactibilidad a factibilidad trae consigo la autorización para explorar el Patrimonio Cultural Sumergido, en las condiciones que fije el Ministerio de Cultura, las cuales deben incluir la delimitación del área geográfica objeto de autorización y el plazo para la exploración. La factibilidad es el resultado de la exploración. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 50)  


Artículo 2.7.3.7. Viabilidad de la Oferta. El Ministerio de Cultura con base en el informe de exploración, el cual debe cumplir con lo establecido en el artículo 24 del presente decreto, debe determinar la procedencia o viabilidad de la iniciativa, y en caso positivo aprobar los términos del contrato y determinar el valor de la inversión realizada para la exploración. 

  

Si el Ministerio de Cultura no considera conveniente autorizar la factibilidad de la iniciativa privada, puede comprar los estudios presentados o simplemente desechar la propuesta del originador. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 51)  


Artículo 2.7.3.8. Aplicación de las normas del sistema de contratación pública y de las asociaciones público-privadas. El Ministerio de Cultura aplicará las normas del sistema de contratación pública y de las asociaciones público-privadas en el trámite de las iniciativas públicas y privadas relacionadas con el Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 52)  


Artículo 2.7.3.1.9Convenios con personas extranjeras de derecho público. El Ministerio de Cultura puede celebrar convenios con personas extranjeras de derecho público para realizar labores científicas que permitan la exploración de determinadas áreas submarinas, para la exploración, intervención, conservación y curaduría del Patrimonio Cultural Sumergido. 

  

En cualquier caso la intervención de entidades públicas de otros estados deberá ser coordinada con la Dirección General Marítima (Dimar) y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH). 

  

(Decreto número 1698 de 2014, artículo 53)  


Artículo 2.7.3.10. Unidades Funcionales en materia de Patrimonio Cultural Sumergido. Los contratos para desarrollar las actividades sobre el patrimonio cultural sumergido previstas en el artículo 4º de la Ley 1675 de 2013 que se estructuren bajo el mecanismo de asociaciones público privadas previsto en la Ley 1508 de 2012 podrán contemplar Unidades Funcionales de Infraestructura. El monto del presupuesto estimado de inversión de cada unidad funcional de infraestructura en materia de patrimonio cultural sumergido deberá ser superior a seis mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (6.000 smmlv) 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]


Artículo 2.7.3.11. Publicación de Iniciativas privadas que no requieren desembolsos de recursos públicos. Cuando los particulares presenten al Ministerio de Cultura una iniciativa de asociación público privada de iniciativa privada para adelantar una, o todas las actividades previstas en artículo 4° la Ley 1675 de 2013 y se logre un acuerdo entre la entidad estatal competente y el originador del proyecto, manteniendo el originador la condición de no requerir recursos del Presupuesto General de la Nación, el Ministerio de Cultura publicará el acuerdo, los estudios y la minuta del contrato y sus anexos por un término no inferior a un (1) mes ni superior a seis (6) meses, en la página web del Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop). 


TEXTO CORRESPONDIENTE A [Mostrar]

TÍTULO IV

COMISIÓN DE ANTIGÜEDADES NÁUFRAGAS


Artículo 2.7.4.1. La Comisión de Antigüedades Náufragas estará adscrita al Ministerio de Cultura y quedará integrada por las siguientes personas: 

  

- El Ministro de Relaciones Exteriores o su delegado. 

  

- El Ministro de Cultura o su delegado, quien la presidirá. 

  

- El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado. 

  

- El Secretario Jurídico del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado. 

  

- El Director de la Dirección General Marítima (Dimar). 

  

- Cinco (5) Expertos designados por el Presidente de la República 

  

Parágrafo. La Comisión tendrá un secretario que será designado por la misma. 

  

(Decreto número 498 de 2011, artículo 1º)  

PARTE VIII

PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO, HEMEROGRÁFICO, DOCUMENTAL

Y ARCHIVÍSTICO

TÍTULO I

PATRIMONIO BIBLIOGRÁFICO


Artículo 2.8.1.1. Biblioteca Nacional de Colombia – Deposito Legal.Definición. Para los efectos del artículo 7 de la Ley 44 de 1993, se entiende por Depósito Legal la obligación que se le impone a todo editor de obras impresas, productor de obras audiovisuales y productor de fonogramas en Colombia y a todo importador de obras impresas, obras audiovisuales y fonogramas, de entregar para su conservación en las entidades y por las cantidades determinadas en el presente decreto, ejemplares de la obra impresa, audiovisual o fonograma producidos en el país o importados, con el propósito de guardar memoria de la producción literaria, audiovisual y fonográfica y acrecentar el patrimonio cultural. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 22)  

  


Artículo 2.8.1.2. Definición de material sujeto a Depósito Legal. Para los efectos del presente decreto se entiende por: 

  

OBRAS IMPRESAS  

  

a) Impreso de carácter monográfico: publicación completa en una sola parte o que se piensa completar con un número determinado de partes, publicadas por separado y que no pertenece a una serie. Los impresos de carácter monográfico abarcan: libros, folletos, pliegos sueltos. 

  

Libro: Reunión de muchas hojas de papel, vitela, u otras, ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón pergamino u otra piel, y que forman un volumen. 

  

Folleto: Obra impresa, no periódica, que no consta de bastantes hojas para formar un libro. 

  

Pliego: Pieza suelta de papel impresa por uno o ambos lados; 

  

b) Publicación seriada: publicación que aparece en partes sucesivas a intervalos regulares o irregulares, cada una de las cuales presenta designaciones numéricas o cronológicas y que pretende continuarse indefinidamente. Las publicaciones seriadas incluyen periódicos o diarios, anuarios, revistas, memorias, actas, entre otros, de entes corporativos; 

  

c) Material cartográfico: cualquier material que presente la totalidad o una parte de la tierra o de cualquier cuerpo celeste. Los materiales cartográficos abarcan: mapas o planos en dos o tres dimensiones; cartas aeronáuticas, de navegación o celestes; atlas; globos; diagramas en bloque; fotografías aéreas con fines cartográficos; vistas a ojo de pájaro; croquis; grabados topográficos; imágenes aéreas, espaciales y terrestres; modelos de relieve; entre otros; 

  

d) Música: Serie de pentagramas en donde están impresas todas las partes instrumentales y/o vocales de una obra musical, colocados uno debajo de otro en forma vertical, de modo que las partes puedan leerse simultáneamente. Así mismo, los pentagramas para una de las voces o instrumentos que participan en una obra musical. Incluye: partituras abreviadas, partituras cortas, partituras de bolsillo, partes de piano del director, partituras vocales, partituras para piano, partituras corales, partituras y partes en general. 

  

FONOGRAMAS  

  

e) Grabación sonora o fonograma: Dentro de las grabaciones sonoras se encuentran: discos, cintas (abiertas carrete a carrete, cartuchos, cassettes), grabaciones en película (excepto las destinadas a acompañar imágenes visuales), y bandas sonoras. 

  

OBRA AUDIOVISUAL  

  

f) Obras audiovisuales: Toda obra que consiste en una serie de imágenes fijadas y relacionadas entre sí, acompañadas o no de sonidos, susceptible de hacerse visible y, si va acompañada de sonidos, susceptible de hacerse audible. 

  

SOFTWARE Y BASE DE DATOS  

  

g) Archivo de datos legibles por máquina. Cuerpo de información codificado por métodos que requieren el uso de una máquina (típicamente una computadora) para el procesamiento. Pertenecen a esta categoría: archivos almacenados en cinta magnética, módulos de disco, tarjetas de marca sensible, documentos fuente en caracteres de reconocimiento óptico. 

  

El término de datos legibles por máquina, se refiere tanto a los datos almacenados en forma legible por máquina como a los programas usados para procesar esos datos; 

  

h) Material gráfico: representación en dos dimensiones, puede ser opaca o destinada a ser vista o proyectada, sin movimiento, por medio de un aparato óptico. Los materiales gráficos abarcan: carteles, diagramas, dispositivas, dibujos técnicos, estampas, estereografías, fotobandas, fotografías, reproducciones de obras de arte, tarjetas nemotécnicas, tarjetas postales y transparencias; 

  

i) Microforma: Término genérico para cualquier medio, ya sea transparente u opaco, que contenga microimágenes, como las microfichas, microfilmes, microopacos, etc. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 23)  


Artículo 2.8.1.3. Entidad responsable del Depósito Legal. La Biblioteca Nacional de Colombia es la entidad responsable del Depósito Legal. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 24)  


Artículo 2.8.1.4. Procedimiento del Depósito Legal. El Depósito Legal se deberá efectuar observando lo siguiente: 1. Obras impresas: Tratándose de obras impresas de carácter monográfico, publicaciones seriadas, material cartográfico, material gráfico, microformas, soporte lógico (software), música o archivo de datos legible por máquina, entre otros, el editor deberá entregar dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia, un (1) ejemplar a la Biblioteca del Congreso y un (1) ejemplar a la Biblioteca de la Universidad Nacional de Colombia. 

  

a. Si la obra ha sido editada en lugar diferente al Departamento de Cundinamarca, deberá además entregarse otro ejemplar a la Biblioteca Departamental donde tenga asiento principal el editor; 

  

b. Si la obra impresa de carácter monográfico es una edición de alto valor comercial como los libros arte, el editor estará exento del depósito legal en tirajes menores de 100 ejemplares. En tiraje de 100 a 500 ejemplares, deberá entregar un (1) ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia, y de 500 ó más, dos (2) ejemplares a la Biblioteca Nacional de Colombia; 

  

c. Tratándose de obras impresas importadas, el importador estará obligado a depositar un ejemplar en la Biblioteca Nacional de Colombia; 

  

d. Tratándose de obras audiovisuales, el productor, videograbador o importador, según sea el caso, deberá entregar un ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia; 

  

2. Fonogramas: Tratándose de fonogramas, el productor fonográfico o importador, según sea el caso, deberá entregar un ejemplar a la Biblioteca Nacional de Colombia; 

  

Parágrafo. La Biblioteca Nacional de Colombia podrá rechazar los ejemplares entregados en calidad de Depósito Legal cuando no se encuentren en condiciones adecuadas para su conservación y preservación. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 25)  


Artículo 2.8.1.5. Remisión de obras a la Biblioteca Nacional. Surtido el trámite de inscripción de la obra editada, incluido el soporte lógico (software), obras audiovisuales y fonogramas ante la Oficina de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, del Ministerio del Interior y de Justicia, los ejemplares a ella entregados, será remitido un ejemplar de la obra registrada a la Biblioteca Nacional de Colombia, en los términos y procedimientos que al efecto establezcan ambas entidades. 

  

Parágrafo. Las obras editadas, obras audiovisuales y fonogramas, que por este concepto entregue la Oficina de Registro de la Dirección Nacional del Derecho de Autor a la Biblioteca Nacional de Colombia, serán el sustento probatorio del registro que de ellas se efectuó. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 21)  


Artículo 2.8.1.6. Término para el Depósito Legal. El Depósito Legal de las diferentes obras impresas, obras audiovisuales y fonogramas deberá efectuarse dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes a su publicación, comunicación pública, reproducción o importación, respectivamente. 

  

(Decreto número 460 de 1995, Artículo 26)  


Artículo 2.8.1.7. Términos y Sanciones. El incumplimiento de las obligaciones derivadas del depósito legal será sancionado por el Ministerio de Cultura, con un salario mínimo legal diario vigente por cada día de retraso en el cumplimiento de tales obligaciones y hasta el momento en que se verifique su cumplimiento. El responsable del depósito legal que no haya cumplido esta obligación, no podrá participar directamente o por interpuesta persona en procesos de contratación estatal para la adquisición de libros y dotaciones bibliotecarias, hasta tanto cumpla con dicha obligación y en su caso, hubiera pagado en su totalidad las sanciones pecuniarias impuestas. 

  

La mencionada sanción será impuesta mediante resolución motivada, la cual puede ser objeto de recursos en la vía gubernativa. 

  

Parágrafo. Las sumas de dinero provenientes de las sanciones impuestas en consonancia con este artículo, constituirán fondos especiales que se destinarán a la inversión de la Biblioteca Nacional en su misión patrimonial. 

  

(Ley 1379 de 2010, artículo 30)  


Artículo 2.8.1.8. Remisión de listado de obras al Instituto Caro y Cuervo. La Biblioteca Nacional de Colombia deberá remitir al Instituto Caro y Cuervo dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, un listado de las obras depositadas, acompañado del nombre del autor, del editor y del impresor, número de edición, fecha de tiraje y demás datos que sean necesarios para la elaboración del Anuario Bibliográfico Nacional por parte del Instituto Caro y Cuervo. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 29)  


Artículo 2.8.1.9. Facultades del Director de la Biblioteca Nacional en relación al Depósito Legal. El Director de la Biblioteca Nacional de Colombia podrá establecer, mediante resolución motivada, exigencias especiales para algunas categorías de obras o producciones sujetas a Depósito Legal, o reducir o ampliar el número de ejemplares a entregar, así como contratar con otras personas o entidades cuando sea necesario por motivos de preservación y conservación siempre y cuando no se le ocasione al depositante condiciones financieras o prácticas de difícil cumplimiento. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 30)  


Artículo 2.8.1.10. Obligación de la Cámara Colombiana del Libro. La Cámara Colombiana del Libro como responsable de llevar el Número Internacional Normalizado para Libros o ISBN en Colombia, deberá entregar trimestralmente a la Biblioteca Nacional de Colombia, un listado de las obras inscritas durante ese lapso. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 31)  

  


Artículo 2.8.1.11. Conservación. Con el único propósito de procurar la mejor conservación de las obras o producciones depositadas actualizándolas de acuerdo con las tecnologías existentes, la Biblioteca Nacional de Colombia podrá efectuar una reproducción de los ejemplares allí entregados. 

  

(Decreto número 460 de 1995, artículo 32) 

  

CAPÍTULO I

INCUMPLIMIENTO DEL DEPÓSITO LEGAL


Artículo 2.8.1.1.1. Recursos por sanciones. De conformidad con el artículo 30 de la Ley 1379 de 2010, las sanciones pecuniarias que imponga el Ministerio de Cultura, se recaudarán y apropiarán en el Presupuesto General de la Nación como fondos especiales para proyectos de inversión de la Biblioteca Nacional en el cumplimiento de su misión frente al Patrimonio Bibliográfico y Documental de la Nación. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 1°)  


Artículo 2.8.1.1.2. Información sobre incumplimiento del Depósito Legal. El Ministerio de Cultura Biblioteca Nacional deberá coordinar las formas de suministro de información de las Bibliotecas Públicas Departamentales sobre el incumplimiento del Depósito Legal en la jurisdicción de cada departamento. 

  

Del mismo modo, el Ministerio de Cultura Biblioteca Nacional publicará en su página web, www.mincultura.gov.co, con actualización al último día de cada mes calendario, la información relativa a los responsables del Depósito Legal que hubieran sido sancionados por incumplimiento del mismo y que, una vez en firme la sanción, no hubieran cumplido con dicho Depósito y no hubieran cancelado la totalidad de las sumas impuestas como sanción. 

  

Esta información deberá ser consultada por las entidades estatales, teniendo en cuenta que dicha situación de incumplimiento impide participar directamente o por interpuesta persona en procesos de contratación estatal para adquisición de libros y dotaciones bibliotecarias. 

  

Para estos fines se entiende por libro y por dotación bibliotecaria lo definido en los numerales 1 y 5 del artículo 2° de la Ley 1379 de 2010. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 2°)  

  

CAPÍTULO II

FONDO PARA EL FOMENTO DE LA RED NACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS

Y BIBLIOTECA NACIONAL


Artículo 2.8.1.2.1. Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y la Biblioteca Nacional. El fondo cuenta al que se refiere el parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010, se denominará Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional. 

  

A dicho fondo ingresarán las donaciones en dinero que efectúen las personas jurídicas obligadas al pago del impuesto sobre la renta, con destino a la construcción, dotación o mantenimiento de las bibliotecas públicas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y de la Biblioteca Nacional. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 3°)  

  


Artículo 2.8.1.2.2. Encargo fiduciario. El Ministerio de Cultura como administrador del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, dará apertura a un encargo fiduciario contratado mediante los procedimientos definidos en la Ley 80 de 1993 y normas modificatorias o reglamentarias, en el cual se administrarán las donaciones en dinero a las que se refiere el artículo anterior. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 4°)  


Artículo 2.8.1.2.3. Situación de fondos. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, no requerirán situación de fondos en materia presupuestal. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 5°) 


Artículo 2.8.1.2.4. Destinación de recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, se destinarán prioritariamente a proyectos bibliotecarios en municipios de categorías 4, 5 y 6 según metodologías que defina el Ministerio de Cultura, de acuerdo con el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas. 

  

En todo caso, podrán destinarse a municipios de categorías diferentes, una vez atendida la priorización antes señalada, y siempre de acuerdo con el Plan Nacional de Bibliotecas Públicas. 

  

Parágrafo 1°. Para el caso de donaciones en las que el destino de la donación estuviera previamente definido por el donante para una determinada biblioteca pública de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, tal situación deberá ser previamente avalada por el Ministerio de Cultura y la entidad estatal que maneje la respectiva biblioteca pública destinataria de la donación. 

  

Estos recursos, en todo caso, deberán ingresar y canalizarse a través del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional. 

  

Parágrafo 2°. En todos los casos, las donaciones que ingresen al Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, deberán estar previamente consignadas en un acto de donación que celebre con el donante el Ministerio de Cultura con el cumplimiento de las formalidades legales, incluidas las previsiones del artículo 1458 del Código Civil. 

  

En el caso previsto en el parágrafo 1°, en el acto de donación también deberá participar la entidad estatal respectiva que tenga a su cargo la biblioteca pública destinataria de la donación. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 6°)  


Artículo 2.8.1.2.5. Elegibilidad de proyectos. Para distribuir los recursos del Fondo entre las diferentes bibliotecas públicas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, sin perjuicio de la prioridad antes señalada, y sin incluir aquí los casos de donaciones previamente aceptadas con un destino especial definido por el donante, podrán evaluarse proyectos presentados por las entidades que tengan a su cargo el manejo de la respectiva biblioteca pública, teniendo en cuenta como mínimo: 

  

1. Presupuesto detallado del proyecto. 

  

2. Estrategias de financiación que propone la entidad para concluir el proyecto. 

  

3. Los demás requisitos que establezca el Ministerio de Cultura. 

  

Parágrafo. Para los casos previstos en este artículo, el Ministerio de Cultura conformará un Comité de Evaluación de Proyectos, y definirá las modalidades de comunicación pública de las convocatorias. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 7°)  


Artículo 2.8.1.2.6. Certificados de Donación Bibliotecaria. El Ministerio de Cultura entregará al respectivo donante, el Certificado de Donación Bibliotecaria de que trata el parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010, una vez perfeccionado el acto de donación y en cuanto los recursos hayan sido depositados por el donante en el encargo fiduciario contratado por dicho Ministerio para el efecto. 

  

En el Certificado de Donación Bibliotecaria constarán como mínimo el año de la donación, entendiendo por tal la fecha en la que los recursos donados ingresan al encargo fiduciario, y el monto exacto de la misma. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 8°)  


Artículo 2.8.1.2.7. Amortización o aplicación del incentivo tributario. Conforme a lo previsto en el parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010, los donantes amparados con el Certificado de Donación Bibliotecaria podrán deducir el 100% del valor donado respecto de la renta a su cargo correspondiente al período gravable en el que se realice la donación o, a su elección, amortizar dicho valor hasta en un término máximo de cinco (5) años gravables desde la fecha de la donación. 

  

En todo caso, el contribuyente sólo podrá utilizar una cualquiera de las dos opciones señaladas en este artículo. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 9°)  

  


Artículo 2.8.1.2.8. Control. Los recursos del Fondo para el Fomento de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y Biblioteca Nacional, son objeto de vigilancia por parte de los organismos de control del Estado. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 10)  

  


Artículo 2.8.1.2.9. Donaciones en especie. Las donaciones en especie con destino a las bibliotecas públicas .de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, se regirán por las normas vigentes de dicho Estatuto y no se ciñen a los procedimientos y requisitos previstos en el parágrafo del artículo 125 del Estatuto Tributario, agregado por el artículo 40 de la Ley 1379 de 2010. 

  

En este caso la deducción o amortización del valor de la donación puede aplicarse en los mismos términos del artículo “Amortización o aplicación del incentivo tributario” de este decreto. 

  

(Decreto número 2907 de 2010, artículo 11)  

TÍTULO II

PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO

CAPÍTULO I

El sistema nacional de archivos


Artículo 2.8.2.1.1. Ámbito de Aplicación. La presente parte se aplica a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 1°)  


Artículo 2.8.2.1.2. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 2°) 


Artículo 2.8.2.1.3. Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos tendrá las siguientes instancias de articulación en los diferentes niveles territoriales e institucionales: 

  

1. A nivel nacional 

  

* El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, quien será el coordinador del Sistema Nacional de Archivos. 

  

* El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

* Los Comités Técnicos. 

  

2. A nivel territorial 

  

* Los Archivos Generales departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los Territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos. 

  

* Los Consejos Territoriales de Archivo. 

  

3. A nivel institucional 

  

* Los Archivos Institucionales 

  

Parágrafo 1°. Se consideran instancias ejecutores, los archivos de las entidades públicas, los archivos de que trata el artículo 7°, 8° y 9° de la Ley 594 de 2000, los archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, y los archivos privados de interés público. 

  

Los archivos privados, con declaración de bien de interés cultural, harán parte del Sistema Nacional de Archivos. 

  

Los archivos de las entidades privadas que acojan la normatividad archivística, podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 3°)  


Artículo 2.8.2.1.4. Instancias asesoras. Se establecen las siguientes instancias asesoras en materia de aplicación de la política archivística: 

  

a) En el orden nacional el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012, el cual cumplirá entre otras las funciones de Comité Interno de Archivo. 

  

b) En el orden territorial los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos creados por la Administración Departamental y Distrital, según el caso. 

  

c) En las entidades territoriales los Comités Internos de Archivo creados en las entidades públicas, así como en las entidades descentralizadas, autónomas de los municipios, distritos y departamentos, y en las entidades privadas que cumplan funciones públicas. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 4°) 

  


Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales. Las autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la tabla de retención o valoración documental, hayan sido valoradas para conservación permanente, así como los documentos de valor histórico entregados en comodato o donación por particulares o entidades privadas. 

  

Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción, deberán recibir y custodiar las transferencias documentales valoradas para conservación permanente que realicen los órganos de la administración pública del correspondiente nivel territorial, así como de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas, las entidades descentralizadas, autónomas y las entidades privadas que cumplan funciones públicas. 

  

Parágrafo. Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, la coordinación del Sistema Departamental, Distrital o Municipal de Archivos, será ejercida por el archivo central del departamento, distrito o municipio. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, Artículo 5°)  


Artículo 2.8.2.1.6. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. Los entes territoriales mediante acto administrativo, determinarán las funciones de los Archivos Generales territoriales, considerando los siguientes parámetros: 

  

1. Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en cumplimiento de las normas vigentes en la materia. 

  

3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del ente territorial respectivo, así como el que se le confíe en custodia. 

  

4. Recibir las transferencias secundarias que efectúen los archivos de los organismos territoriales correspondientes, de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, así como las donaciones, depósitos y legados de documentos históricos. 

  

5. Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General de la Nación, referidos a la preservación de los documentos electrónicos. 

  

6. Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones referentes al uso de medios electrónicos. 

  

7. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para el ente territorial. 

  

8. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia. 

  

9. Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos del ente territorial, a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de los fondos, con fines administrativos, científicos y culturales. 

  

10. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo. 

  

12. Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su correspondiente jurisdicción de conformidad con lo establecido en literal b) artículo 6° de la Ley 594 de 2000 y de acuerdo con el procedimiento que para tal fin establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

14. Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial. 

  

15. Participar en proyectos de recuperación de memoria y formación de identidad apoyándose en la documentación contenida en sus fondos documentales. 

  

Parágrafo 1°. Cuando no exista Archivo General en el respectivo territorio, las anteriores funciones serán ejercidas por el Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía de la Respectiva Jurisdicción Territorial. 

  

Parágrafo 2°. El Distrito Capital contará con un estatuto legal especial que promueva el desarrollo y la consolidación del Sistema Distrital de Archivos y del Archivo General de Bogotá, en concordancia con el presente decreto y sin perjuicio de las funciones asignadas por el Gobierno nacional al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como ente rector de la política archivística del país. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 6°)  


Artículo 2.8.2.1.7. De los Consejos Territoriales de Archivos. A nivel territorial, las autoridades competentes en los departamentos y distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales de Archivos como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 7°)  

  


Artículo 2.8.2.1.8. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes miembros, así: 

  

1. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual jerarquía de la respectiva Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá. 

  

2. El funcionario responsable del Archivo General de la Gobernación o Alcaldía Distrital, quien actuará como secretario técnico; si no existe Archivo General, dicha representación recaerá en el responsable del Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía Distrital. 

  

3. El Secretario de Cultura o quien haga sus veces. 4. El presidente o secretario de la Academia de Historia establecida en la respectiva jurisdicción, o el responsable del Archivo Histórico del departamento o distrito. 

  

5. Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la gobernación o alcaldía distrital, o la dependencia que haga sus veces. 

  

6. Un representante del área de tecnologías de la información de la Gobernación o Alcaldía Distrital. 

  

7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas. 

  

8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la respectiva jurisdicción o del Servicio Nacional de Aprendizaje. 

  

9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado local. 

  

Parágrafo 1°. Los Consejeros de que trata los numerales 7, 8 y 9, serán designados para periodos de dos (2) años, prorrogables por una única vez, por dos (2) años adicionales. 

  

Parágrafo 2°. El Consejo podrá invitar a representantes de otros sectores, de acuerdo con los temas a desarrollar, quienes tendrán voz pero no voto. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 8°)  


Artículo 2.8.2.1.9. Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Son funciones de los Consejos Territoriales de Archivos las siguientes: 

  

1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materia de aplicación de la política archivística. 

  

2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas. 

  

3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas pro puestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, bajo la coordinación de los Archivos Generales de la correspondiente jurisdicción territorial. 

  

4. Evaluar las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción, incluyendo las de los municipios, aprobadas por los Comités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. 

  

5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de su revisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes. 

  

6. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de su gestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivos territoriales. 

  

7. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interés cultural. 

  

8. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural. 

  

9. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción, en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

10. Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como órgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos, las irregularidades en el cumplimiento de la legislación archivística, así como sobre cualquier situación que a su juicio atente contra el patrimonio documental del país. 

  

Parágrafo: El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de archivo de la respectiva entidad. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 9°)  


Artículo 2.8.2.1.10. De las reuniones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos territoriales de archivos, sesionarán ordinariamente cada dos meses y extraordinariamente cuando se requiera; sus deliberaciones se consignarán en actas que deberán ser publicadas en las páginas Web de las respectivas gobernaciones o alcaldías. Las sesiones podrán llevarse a cabo virtualmente, teniendo en cuenta lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

  

Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, deliberarán con las dos terceras partes de sus miembros y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los miembros asistentes a la respectiva reunión. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, Artículo 10)  


Artículo 2.8.2.1.11. Inhabilidades. A los miembros de los Consejos Territoriales de Archivos que desempeñen cargos públicos, les aplican las normas establecidas en el Estatuto Anticorrupción y el Código Disciplinario Único – Ley 734 de 2002, y para los archivistas, además, el Código de Ética del Archivista promulgado en la Ley 1409 de 2010, quienes podrán ser sancionados conforme a dicha ley. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 11)  


Artículo 2.8.2.1.12. De los Comités Técnicos. El Archivo General de la Nación creará Comités Técnicos que faciliten el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades de la política archivística. 

  

La creación y conformación de los Comités Técnicos corresponderá a la naturaleza de los asuntos técnicos que requieran un análisis especial. Podrán existir Subcomités Técnicos Regionales, coordinados por el Comité Técnico respectivo. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, establecerá un reglamento único para el funcionamiento de los Comités Técnicos y los Subcomités Regionales, así como para su conformación. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 12)  


Artículo 2.8.2.1.13. Funciones de los Comités Técnicos. Son funciones de los Comités Técnicos las siguientes: 

  

1. Asesorar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en la adopción de nuevos estándares, procedimientos y prácticas para el desarrollo de la función archivística y la modernización de los archivos públicos, privados que cumplen funciones públicas, y privados de significación histórica. 

  

2. Cooperar con el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, en la modernización y desarrollo de los procesos archivísticos en materia de normalización, terminología, instrumentos de referencia y procesos técnicos archivísticos. 

  

3. Abordar el análisis de problemáticas archivísticas y proponer al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado políticas, metodologías, técnicas, pautas y procedimientos para el desarrollo de los procesos archivísticos. 

  

4. Revisar las normas técnicas internacionales que en materia archivística y de gestión documental requieran ser implementadas en el país, así como llevar a cabo el proceso de homologación o adaptación en coordinación con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec). 

  

5. Elaborar instructivos, guías, lineamientos y directrices que contribuyan al desarrollo e implementación de las políticas y normas de archivos promulgadas por el Archivo General de la Nación. 

  

6. Llevar a cabo estudios, análisis e investigaciones en las áreas específicas de su competencia, de acuerdo con su naturaleza y área de conocimiento. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales en los Territorios podrán financiar el funcionamiento de los Comités Técnicos para el normal desarrollo de sus funciones, con recursos de su propio presupuesto. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 13) 


Artículo 2.8.2.1.14. Del Comité Interno de Archivo. Las entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias. 

  

Parágrafo. En las entidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivos serán cumplidas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto número 2482 de 2012. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, Artículo 14)  

  


Artículo 2.8.2.1.15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que trata el artículo “Del comité interno de archivo” del presente decreto, estará conformado de la siguiente forma: 

  

1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; 

  

2. El jefe o responsable del archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico. 

  

3. El jefe de la Oficina Jurídica; 

  

4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente; 

  

5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información. 

  

6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión. 

  

7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 

  

8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). 

  

En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 15)  


Artículo 2.8.2.1.16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones: 

  

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 

  

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. 

  

3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro. 

  

4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación. 

  

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. 

  

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos. 

  

8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 

  

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 

  

10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. 

  

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 

  

12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información. 

  

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 

  

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 

  

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 

  

16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 

  

17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. 

  

La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. 

  

Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, Gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 16)  


Artículo 2.8.2.1.17. Los Archivos Históricos administrados por entidades académicas y/o privadas. Los Archivos Históricos que no estén adscritos a entidades públicas de un ente territorial serán responsables integralmente por el patrimonio documental que tienen a cargo, así como por la adecuada organización y custodia de sus fondos, y la prestación de los servicios de consulta para los ciudadanos y no podrán recibir a ningún título, transferencias secundarias provenientes de entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. 

  

Parágrafo. Sus fondos documentales solo podrán incrementarse mediante la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos de entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 17)  


Artículo 2.8.2.1.18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos (SINAE) como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, emitirá concepto sobre el impacto de la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión documental de forma que se garantice homogeneidad en la gestión archivística del Estado y la preservación de los documentos electrónicos que conforman el patrimonio documental digital. 

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 18) 


Artículo 2.8.2.1.19. Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos (SISNA). El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado implementará un observatorio que permita hacer seguimiento al cumplimiento de la política archivística en todas las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 19) 


Artículo 2.8.2.1.20. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El Sistema Nacional de Archivos se integrará con el Sistema General de Información del Sector Público, el Sistema Nacional de Cultura, el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, el Sistema Nacional de Formación para el Trabajo (SNFT) y el Sistema Nacional de Patrimonio, así como de los demás sistemas que establezca el Gobierno Nacional que sean acordes con su naturaleza. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 20)  

  

CAPÍTULO II

Evaluación de documentos de archivo


Artículo 2.8.2.2.1. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. 

  

El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental. 

  

Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de documentos de archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un sector de este, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 21)  

  


Artículo 2.8.2.2.2. Elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. El resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. 

  

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 22)  


Artículo 2.8.2.2.3. Planes de Acción de los Archivos Territoriales. Los Archivos Generales o centrales de los departamentos, distritos y municipios deberán incluir en sus planes de acción las actividades y recursos que permitan desarrollar las funciones de los Consejos Territoriales de Archivos de forma que estos puedan cumplir con su responsabilidad legal. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 23)  

  


Artículo 2.8.2.2.4. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso. 

  

Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 24)  


Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último. 

  

Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad. 

  

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima divulgación. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 25)  


Artículo 2.8.2.3.1. Obligación de conformar archivos en entidadesvigiladas por el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000. 

  

Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

Parágrafo 2°. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas podrán hacer transferencias secundarias de la documentación de valor histórico, científico, cultural o técnico, producto del cumplimiento de sus obligaciones, a la entidad cabeza del sector a la cual pertenece, si existe concepto favorable en cuanto a declaratoria de bien de interés cultural de dichos archivos; o al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o al Archivo Territorial, previo concepto favorable de estos últimos, según el caso. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 26)  


Artículo 2.8.2.3.2. Archivos de personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o el Archivo Territorial al que le competa o donde prestó sus servicios el ente jurídico internacional, deberá realizar las gestiones pertinentes para recibir las transferencias documentales de dichas entidades, o una copia de los mismos en medio micrográfico o digital. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 27)  


Artículo 2.8.2.3.3. Entidades liquidadas, escindidas, suprimidas o intervenidas. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas o intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión o intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la que se transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los mismos. 

  

Parágrafo. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas, en proceso de liquidación, supresión, fusión o escisión, deberán elaborar un plan integral de archivo, asegurando dentro de sus presupuestos los recursos que este plan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestación del servicio público; del mencionado plan entregará una copia al Ministerio o superintendencia que haya ejercido el control o la vigilancia o a la entidad que asuma sus funciones, para su correspondiente control y seguimiento. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 28)  

  

CAPÍTULO IV

Red Nacional de Archivos


Artículo 2.8.2.4.1. Red Nacional de Archivos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará el Proyecto Red Nacional de Archivos, con el fin de articular, integrar e interconectar mediante el uso de tecnologías de la información, sistemas de información y software especializado, a los diferentes archivos del nivel nacional, departamental y municipal, así como a los archivos históricos de titularidad pública y a los archivos que conserven documentos declarados como Bienes de Interés Cultural, de manera que sus fondos y servicios puedan estar disponibles para consulta de toda la ciudadanía. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 29)  


Artículo 2.8.2.4.2. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es responsabilidad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos Públicos del orden nacional o territorial y de mantenerlo actualizado. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, Artículo 30)  


Artículo 2.8.2.4.3. Normas para su desarrollo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través del Consejo Directivo promulgará los Acuerdos que se requieran para desarrollar el presente decreto. 

  

(Decreto número 2578 de 2012, artículo 31)  

  

CAPÍTULO V

Gestión de Documentos


Artículo 2.8.2.5.1. Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley; de las divisiones administrativas; las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 1°)  


Artículo 2.8.2.5.2. Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: 

  

a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). 

  

b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). 

  

c) Sistemas de Información Corporativos. 

  

d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. 

  

e) Sistemas de Administración de Documentos. 

  

f) Sistemas de Mensajería Electrónica. 

  

g) Portales, Intranet y Extranet. 

  

h) Sistemas de Bases de Datos. 

  

i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. 

  

j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). 

  

k) Uso de tecnologías en la nube. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 2°) 

  


Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. 

  

Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 3°) 


Artículo 2.8.2.5.4. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de archivo de cada entidad. 

  

Decreto número 2609 de 2012, artículo 4°)  


Artículo 2.8.2.5.5. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios. 

  

a) Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. 

  

b) Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. 

  

c) Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. 

  

d) Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. 

  

e) Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. 

  

f) Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos. 

  

g) Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. 

  

h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. 

  

i) Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. 

  

j) Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. 

  

k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. 

  

l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. 

  

m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. 

  

n) Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. 

  

o) Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. 

  

p) Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). 

  

q) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. 

  

r) Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. 

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 5°) 


Artículo 2.8.2.5.6. Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes. 

  

a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas. 

  

b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. 

  

c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. 

  

d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad. 

  

e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 6°)  


Artículo 2.8.2.5.7. Etapas de la gestión de los documentos. Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas. 

  

a) Creación. Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, formato y características. 

  

b) Mantenimiento. Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos. 

  

c) Difusión. Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos. 

  

d) Administración. Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, o cualquier sistema de información. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 7°)  

  


Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. 

  

a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). 

  

b) La Tabla de Retención Documental (TRD). 

  

c) El Programa de Gestión Documental (PGD). 

  

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). 

  

e) El Inventario Documental. 

  

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. 

  

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. 

  

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. 

  

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 8°)  

  


Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos. 

  

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. 

  

b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. 

  

c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. 

  

d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. 

  

e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. 

  

f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. 

  

g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. 

  

h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 9°)  


Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. 

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 10) 


Artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 

  

Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al Programa de Gestión Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicción no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 11)  


Artículo 2.8.2.5.12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. 

  

Parágrafo. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la Ley 1273 de 2009 y la Ley 1581 de 2012. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán dar las directrices y las políticas para proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los programas de gestión documental. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 12) 


Artículo 2.8.2.5.13. Elementos del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte integral de este decreto. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestión documental. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 13)  


Artículo 2.8.2.5.14. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 14)  


Artículo 2.8.2.5.15. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 15)  

CAPÍTULO VI

El Sistema de Gestión Documental


Artículo 2.8.2.6.1. Generalidades del sistema de gestión documental. Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita. 

  

a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental. 

  

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). 

  

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. 

  

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. 

  

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. 

  

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. 

  

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 16) 


Artículo 2.8.2.6.2. Características de los sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan mínimo a las siguientes características. 

  

a) Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. 

  

b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. 

  

c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. 

  

d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos. 

  

e) Adición de contenidos. El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos. 

  

f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible. 

  

g) Gestión Distribuida. Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental). 

  

h) Disponibilidad y acceso. Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. 

  

i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 17)  


Artículo 2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos. 

  

Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 18)  


Artículo 2.8.2.6.4. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos. La selección y adquisición de sistemas de gestión de documentos debe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento. 

  

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 19)  


Artículo 2.8.2.6.5. Integridad de la información en los sistemas de gestión de documentos. Los sistemas de gestión documental deben mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las actuaciones de la Entidad. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 20)  


Artículo 2.8.2.6.6. Interoperabilidad de los sistemas de gestión documental. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de información, de forma que se garantice el flujo interno y externo de documentos. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 21)  

CAPÍTULO VII

La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo


Artículo 2.8.2.7.1. Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos. Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. 

  

Parágrafo 1°. Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos. 

  

Parágrafo 2°. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 22)  


Artículo 2.8.2.7.2. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características. 

  

a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. 

  

b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. 

  

c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente). 

  

d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 23) 


Artículo 2.8.2.7.3. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad. 

  

a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. 

  

b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. 

  

c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. 

  

d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado. 

  

e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. 

  

f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos. 

  

g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 24)  


Artículo 2.8.2.7.4. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos. 

  

Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 25) 


Artículo 2.8.2.7.5. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación a largo plazo. 

  

Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 26) 

  


Artículo 2.8.2.7.6. Requisitos para la fiabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 27)  


Artículo 2.8.2.7.7. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD). 

  

Parágrafo. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 28)  


Artículo 2.8.2.7.8. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación. 

  

a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. 

  

b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. 

  

c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. 

  

d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales. 

  

e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. 

  

f) La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. 

  

g) Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación. 

  

h) Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 29)  


Artículo 2.8.2.7.9. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos. 

  

I. De contenido:  

  

a) Tipo de recurso de información. 

  

b) Tipo documental. 

  

c) Título del documento. 

  

d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. 

  

e) Clasificación de acceso (nivel de acceso). 

  

f) Fecha de creación, transmisión y recepción. 

  

g) Folio (físico o electrónico). 

  

h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). 

  

i) Palabras clave. 

  

II. De estructura: 

  

a) Descripción. 

  

b) Formato. 

  

c) Estado. 

  

d) Proceso administrativo. 

  

e) Unidad Administrativa responsable. 

  

f) Perfil autorizado. 

  

g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). 

  

h) Serie/subserie documental. 

  

III. De contexto:  

  

a) Jurídico-administrativo. 

  

b) Documental. 

  

c) De procedencia. 

  

d) Procedimental. 

  

e) Tecnológico 

  

Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 30)  


Artículo 2.8.2.7.10. Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen en el futuro. 

  

Parágrafo. Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su transmisión, no deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser retirada (desencriptados) al momento de transferirlos para su conservación definitiva, en repositorios de archivos electrónicos. Se debe atestiguar mediante metadatos, los procesos de encriptación y descifrado utilizado, con miras a garantizar la autenticidad del documento. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 31)  


Artículo 2.8.2.7.11. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular. 

  

Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 32)  


Artículo 2.8.2.7.12. Del expediente electrónico. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso. 

  

Parágrafo 1°.El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite. 

  

Parágrafo 2°. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 33)  


Artículo 2.8.2.7.13. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 34)  

CAPÍTULO VIII

Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado


Artículo 2.8.2.8.1. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 35)  

  


Artículo 2.8.2.8.2. Coordinación con otras entidades del orden nacional. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y las Superintendencias el desarrollo de la normatividad que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 36)  


Artículo 2.8.2.8.3. Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, realizará inspección sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de Interés Cultural (BIC), o sean de interés público. 

  

(Decreto número 2609 de 2012, artículo 37)  

CAPÍTULO IX

Transferencias Secundarias


Artículo 2.8.2.9.1. Objeto. El presente título tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 1°)  


Artículo 2.8.2.9.2. Ámbito de aplicación. El presente título comprende a todas las entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscrito o vinculado a los ministerios, departamentos administrativos, agencias gubernamentales y superintendencias. 

  

Así mismo a las entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales. 

  

Parágrafo 1°. Las entidades de las Ramas Legislativa y Judicial, la Registraduría y los organismos autónomos y de control, así como los círculos notariales de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, deberán contar con archivos generales que garanticen la adecuada custodia y consulta de sus documentos y podrán adoptar las normas del presente decreto para regular sus transferencias documentales a dichos archivos. 

  

Parágrafo 2°. Las disposiciones del presente decreto aplican tanto para las transferencias de documentos de archivo registrados en papel y otros medios análogos, como para los documentos electrónicos, independientemente del medio tecnológico de almacenamiento utilizado, y cumplir con lo establecido en el Decreto número 2609 de 2012. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 2°)  


Artículo 2.8.2.9.3. Definiciones. Para los efectos de este decreto se definen los siguientes términos así: 

  

Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos. 

  

Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. 

  

Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación. 

  

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. 

  

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. 

  

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación. 

  

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC). 

  

Retención documental: Plazo durante el cual deben permanecer los documentos en el archivo de gestión o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental. 

  

Selección documental: Proceso mediante el cual se decide la disposición final de los documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación permanente. 

  

Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos. 

  

Valoración documental: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administración) y secundarios (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente). 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 3°)  


Artículo 2.8.2.9.4. Periodicidad para realizar transferencias secundarias al Archivo General de la Nación. Las Entidades de que trata el artículo “Ámbito de aplicación” de las transferencias secundarias del presente decreto, deben transferir, cada diez (10) años, al Archivo General de la Nación, los documentos de valor histórico (de conservación permanente o declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC)), existentes en dichas entidades o en sus archivos institucionales. 

  

Parágrafo 1°. La Presidencia de la República, el Ministerio de Defensa y sus diferentes entidades, la Dirección Nacional de Inteligencia, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística y el Departamento Administrativo de la Función Pública, por la naturaleza de la información que manejan y por estar regidos por normas especiales, solo están obligados a transferir la documentación de los fondos existentes en sus archivos históricos que tengan más de cincuenta (50) años de antigüedad, siempre que no tengan reserva constitucional y legal. Se podrá realizar la transferencia de documentos con menor antigüedad previo acuerdo con el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo 2°. Los Secretarios Generales de los organismos nacionales, departamentales, distritales y municipales, deberán disponer lo pertinente para la transferencia de la documentación histórica señalada en el presente decreto, al Archivo General de la Nación y a los Archivos Generales Municipales, Distritales y Departamentales, de conformidad con los plazos y criterios establecidos en este decreto, las Tablas de Retención Documental y demás normas vigentes. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, Artículo 4°. El Parágrafo 1° fué corregido por el Decreto número 2758 de 2013)  


Artículo 2.8.2.9.5. Periodicidad para realizar las transferencias secundarias a los archivos generales territoriales. Las entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal, así como los organismos adscritos o vinculados a los entes territoriales, deberán transferir cada 10 años, al Archivo General de su correspondiente jurisdicción, la documentación de valor histórico (de conservación permanente), de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 5°)  


Artículo 2.8.2.9.6. Custodia de archivos y documentos con valor histórico. Las entidades del orden nacional, departamental, distrital o municipal del sector central de la Rama Ejecutiva que a la fecha de entrada en vigencia el presente decreto tengan conformados archivos históricos que no estén vinculados administrativa o técnicamente al Archivo General Territorial, podrán mantener la custodia de los documentos históricos conservados en dichos archivos, siempre que cumplan con las normas de este decreto y las demás que expida el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo 1°. Los archivos y documentos históricos administrados por entidades de reconocido prestigio académico, como las bibliotecas, universidades, institutos de investigación, fundaciones, corporaciones mixtas y academias de historia, forman parte del patrimonio documental del país y por lo tanto dichas entidades están obligadas a protegerlos, organizarlos, preservarlos y ponerlos al servicio de la ciudadanía. 

  

Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación verificará que los archivos históricos de carácter público cuenten con la infraestructura, personal y recursos adecuados para administrar y proteger el patrimonio documental a su cargo y prestar servicios archivísticos a la comunidad; en caso contrario, podrá ordenar su inmediata transferencia a los Archivos Generales del respectivo municipio, distrito o departamento; o al Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 6°)  


Artículo 2.8.2.9.7. Integración al patrimonio documental del país. Los documentos de archivo de conservación permanente según lo establecido en las tablas de retención documental, o declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC), dado su valor histórico, científico, técnico o cultural, hacen parte del patrimonio documental del país y deben ser protegidos adecuadamente en el respectivo archivo institucional hasta cuando se realice su transferencia al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales departamentales, distritales o municipales, según el caso. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 7°)  


Artículo 2.8.2.9.8. Inspección, control y vigilancia De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Nación adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos históricos, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el Decreto número 763 de 2009, el presente decreto y demás normas reglamentarias 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 8°; corregido por el Decreto número 2758 de 2013, artículo 2°)  

  


Artículo 2.8.2.9.9. Archivos y documentos históricos de entidades liquidadas, suprimidas, escindidas o fusionadas.Los organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por cualquier razón se supriman, liquiden, dividan o fusionen deberán entregar sus archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales de su jurisdicción. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 9°)  

CAPÍTULO X

Transferencia de documentos de las demás ramas del poder público

y de los órganos autónomos y de control


Artículo 2.8.2.10.1. Obligatoriedad para transferir los archivos históricos de otras ramas y sectores del Estado.Los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal de las Ramas Legislativa, Judicial y los órganos autónomos y de control, podrán transferir la documentación de valor histórico al respectivo Archivo General creado en cada una de las ramas o entidades, o en su defecto podrán concertar su transferencia al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales, según el caso. 

  

Parágrafo. Cuando se acuerden transferencias documentales de dichos organismos al Archivo General de la Nación, la entidad que transfiere deberá disponer de los recursos económicos necesarios para sufragar los costos derivados de la administración de dichos archivos, durante el tiempo que dure la custodia. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 10) 


Artículo 2.8.2.10.2.De los archivos notariales. Las notarías podrán transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General Notarial que se cree para el efecto. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación en coordinación con la Superintendencia de Notariado y Registro, acordarán las medidas pertinentes para la creación del Archivo General Notarial. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 11)  

CAPÍTULO XI

Procedimiento para realizar las transferencias de documentos de conservación

permanente


Artículo 2.8.2.11.1. Lineamientos generales. Para la transferencia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservación permanente tanto al Archivo General de la Nación como a los archivos generales territoriales, deberán seguirse los siguientes lineamientos: 

  

1. Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo cada diez (10) años; podrá establecerse una periodicidad menor previo acuerdo entre las entidades y el Archivo General de la Nación o el Archivo General Territorial, según el caso. 

  

2. La entidad que transfiere los documentos, deberá presentar al Archivo General de la Nación o el Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la Nación. 

  

3. La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe técnico detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a transferir. 

  

4. Los documentos cuya transferencia se vaya a llevar a cabo, deberán cumplir con criterios de organización archivística, siguiendo el principio de procedencia, orden original, descripción e integridad de los fondos. En todo caso, las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicación de las tablas de retención documental por series documentales, y deben incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos. 

  

5. La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General de la Nación o a los demás Archivos Generales mencionados en el presente decreto, de los siguientes elementos: 

  

a) Un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de los expedientes a transferir; 

  

b) La base de datos con la descripción de los documentos a trasferir, la cual deberá cumplir con la Norma Internacional para la Descripción Archivística (ISAD); 

  

c) Copia de los medios técnicos (Digitales, ópticos, microfilme, etc.), cuando este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios deberán tener una descripción de su contenido. El Archivo General de la Nación reglamentará los aspectos técnicos correspondientes a este literal. 

  

6. La documentación solo podrá ser transferida y se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación, del Archivo General Territorial o del Archivo General de los organismos de las ramas Legislativa, Judicial y los órganos autónomos y de control, cuando sobre la misma se verifiquen además de lo señalado en los literales (a), (b) y (c) del numeral 5) del presente artículo, las etapas de valoración, selección y organización archivísticas. 

  

7. Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo. Restricciones para la transferencia de documentos en medios electrónicos, no se podrán transferir al Archivo General de la Nación ni a los archivos generales territoriales, medios técnicos de almacenamiento que contengan documentos e información electrónica cuya disponibilidad y consulta a largo plazo no pueda ser garantizada; previamente la entidad pública deberá migrar dicha información a un formato que cumpla con estándares de preservación digital, avalado por el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 12, el numeral 5 fue corregido por el Decreto número 2758 de 2013, artículo 3°)  

  

CAPÍTULO XII

Contratación del Servicio de Custodia de Documentos de Archivo por Parte de

Entidades Públicas y Privadas que cumplen Funciones Públicas


Artículo 2.8.2.12.1.Prohibición para contratar la custodia de documentos de conservación permanente. Las entidades públicas no podrán contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de conservación permanente, sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales; tampoco podrán contratar con firmas privadas o terceros la custodia o administración de documentos declarados como Bienes de Interés Cultural (BIC). 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 13)  


Artículo 2.8.2.12.2. Contratación de la custodia de documentos de conservación temporal. Solo se podrá contratar la custodia de documentos de archivo de conservación temporal, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental; en este caso, las entidades públicas en los diferentes niveles, deberán exigir a los contratistas, y así deberá quedar consignado en los contratos que se suscriban, el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, en lo referente a: 

  

a) Características de las edificaciones en las cuales se albergarán los documentos; 

  

b) Idoneidad del personal asignado para la atención de los servicios contratados; 

  

c) Organización de los documentos por series documentales, siguiendo el principio de procedencia, orden original e integridad de los fondos; 

  

d) Aplicación de la Tabla de Retención Documental; 

  

e) Utilización de sistemas de información archivísticos que cumplan con las normas internacionales de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA); 

  

f) Características de los materiales y contenedores utilizados para almacenamiento de los documentos; 

  

g) Cumplimiento de condiciones de preservación y conservación de los documentos físicos y electrónicos que custodien. 

  

Parágrafo. Las entidades públicas que contraten servicios de custodia de documentos de archivo, deberán incluir en los estudios previos, en los pliegos de condiciones y en los contratos suscritos con terceros para la prestación del servicio respectivo, lo señalado en el presente artículo. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 14)  


Artículo 2.8.2.12.3.Vigilancia y Control sobre los servicios de administración y custodia de documentos de archivo. El Archivo General de la Nación podrá realizar, en cualquier momento, visitas de inspección a las empresas que presten servicios de administración y custodia documental, cuando estas hayan sido contratadas por entidades públicas; así mismo, es obligación de las entidades públicas informar al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales, los contratos de custodia y administración de archivos que suscriban o hayan suscrito con entidades privadas y particulares. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 15)  

TÍTULO III

PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA-

TRANSPARENCIA ACTIVA

CAPÍTULO I

Directrices Generales para la Publicación de Información Pública


Artículo 2.8.3.1.1. Estándares para publicar la información. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través de la estrategia de Gobierno en Línea expedirá los lineamientos que deben atender los sujetos obligados para cumplir con la publicación y divulgación de la información señalada en la Ley 1712 de 2014, con el objeto de que sean dispuestos de manera estandarizada. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 3°)  


Artículo 2.8.3.1.2. Publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información: 

  

(1) La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en éstos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma. 

  

(2) El Registro de Activos de Información. 

  

(3) El Índice de Información Clasificada y Reservada. 

  

(4) El Esquema de Publicación de Información. 

  

(5) El Programa de Gestión Documental. 

  

(6) Las Tablas de Retención Documental. 

  

(7) El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del presente decreto. 

  

(8) Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación. 

  

Parágrafo 1°. Entiéndase por Tabla de Retención Documental la lista de series documentales con sus correspondientes tipos de documentos, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 

  

Parágrafo 2°. Para efectos del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y del presente decreto, los términos ventanilla electrónica, sitio web oficial y medio electrónico institucional se entenderán como equivalentes. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 4°) 


Artículo 2.8.3.1.3. Directorio de Información de servidores públicos, empleados y contratistas. Para efectos del cumplimiento de lo establecido en los literales c) y e) y en el parágrafo 2º del artículo 9º de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5º de la citada ley, deben publicar de forma proactiva un directorio de sus servidores públicos, empleados, y personas naturales vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, que contenga por lo menos la siguiente información: 

  

(1) Nombres y apellidos completos. 

  

(2) País, Departamento y Ciudad de nacimiento. 

  

(3) Formación académica. 

  

(4) Experiencia laboral y profesional. 

  

(5) Empleo, cargo o actividad que desempeña. 

  

(6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institución. 

  

(7) Dirección de correo electrónico institucional. 

  

(8) Teléfono Institucional. 

  

(9) Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado. 

  

(10) Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminación, cuando se trate contratos de prestación de servicios. 

  

Parágrafo 1°. Para las entidades u organismos públicos, el requisito se entenderá cumplido con publicación de la información que contiene el directorio en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP), de que trata el artículo 18 de la Ley 909 de 2004 y las normas que la reglamentan. 

  

Parágrafo 2°. La publicación de la información de los contratos de prestación de servicios en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP) no releva a los sujetos obligados que contratan con recursos públicos de la obligación de publicar la actividad contractual de tales contratos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 5°) 


Artículo 2.8.3.1.4. Publicación de los trámites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados. Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los trámites que se adelanten ante los mismos, señalando la norma que los sustenta, procedimientos, costos, formatos y formularios requeridos. 

  

Para los sujetos obligados a inscribir sus trámites en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos Administrativos (SUIT), de que trata la Ley 962 de 2005 y el Decreto-ley 019 de 2012, dicho requisito se entenderá cumplido con la inscripción de los trámites en dicho sistema y la relación de los nombres de los mismos en el respectivo sitio web oficial del sujeto obligado con un enlace al Portal del Estado Colombiano o el que haga sus veces. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 6°)  


Artículo 2.8.3.1.5. Publicación de la información contractual. De conformidad con el literal (c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, el sistema de información del Estado en el cual los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben cumplir la obligación de publicar la información de su gestión contractual es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). 

  

Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar la información de su gestión contractual en el plazo previsto en el artículo 19 del Decreto número 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. 

  

Los sujetos obligados que contratan con recursos públicos y recursos privados, deben publicar la información de su gestión contractual con cargo a recursos públicos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP). 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 7°)  

  


Artículo 2.8.3.1.6. Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 8°) 


Artículo 2.8.3.1.7. Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras. Para los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos, los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras de los que trata el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 son los previstos en el manual de contratación expedido conforme a las directrices señaladas por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente-, el cual debe estar publicado en el sitio web oficial del sujeto obligado. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 9°) 

  


Artículo 2.8.3.1.8. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones. Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar en su página web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, el literal e) del artículo 9° de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto número 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. 

  

Los sujetos obligados que no contratan con cargo a recursos públicos no están obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones. 

  

Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos y recursos privados, deben publicar en su página web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones para los recursos de carácter público que ejecutarán en el año. 

  

Se entenderá como definición de Plan Anual de Adquisiciones respecto a todos los sujetos obligados que contratan con recursos públicos, la prevista en el artículo 3º del Decreto número 1510 de 2013, o el que lo modifique, sustituya o adicione. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 10)  


Artículo 2.8.3.1.9. Publicación de Datos Abiertos. Las condiciones técnicas de que trata el literal k) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014 para la publicación de datos abiertos, serán elaboradas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y publicadas en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o la herramienta que lo sustituya. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 11)  

TÍTULO IV

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA


Artículo 2.8.4.1. Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la información pública. Los sujetos obligados garantizarán la eficacia del ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública, sin perjuicio de su facultad de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución o la ley, y conforme a lo previsto en los artículos 18 y 19 la Ley 1712 de 2014, en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artículo 6º, de la misma. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 24)  

CAPÍTULO I

Información Pública Clasificada


Artículo 2.8.4.1.1. Acceso general a datos semi-privados, privados o sensibles. La información pública que contiene datos semi-privados o privados, definidos en los literales g) y h) del artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o sensibles, según lo previsto en los artículos 3º y 5º de la Ley 1581 de 2012 y en el numeral 3 del artículo 3º del Decreto número 1377 de 2013, sólo podrá divulgarse según las reglas establecidas en dichas normas. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 25) 

  

CAPÍTULO II

Información Pública Reservada


Artículo 2.8.4.2.1. Responsable de la calificación de Reserva de la información pública por razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pública o relaciones internacionales. La calificación de reservada de la información prevista en los literales a), b) y c) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, corresponderá exclusivamente al jefe de la dependencia o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, o funcionario o empleado del nivel directivo que, por su completo e integral conocimiento de la información pública, pueda garantizar que la calificación sea razonable y proporcionada. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 27)  


Artículo 2.8.4.2.2. Reserva de la información pública por razones de estabilidad macroeconómica y financiera. La excepción prevista en el literal h) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 podrá amparar la calificación de información pública reservada entre otras circunstancias cuando: 

  

(1) Pueda afectar la estabilidad de la economía o los mercados, la eficacia de la política macroeconómica y financiera o el cumplimiento de las funciones de las entidades que tienen a su cargo el diseño y la implementación de estas políticas; o, 

  

(2) Esté relacionada con las labores de supervisión necesarias para garantizar la estabilidad del sistema financiero y la confianza del público en el mismo. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 28)  


Artículo 2.8.4.2.3. Temporalidad de la reserva. Sin perjuicio de lo señalado en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del período máximo de reserva de la información a que hace referencia el artículo 22 de la Ley 1712 de 2014, la información respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva. 

  

El término máximo de quince (15) años a que se refiere el artículo 22 de la Ley 1712 de 2014 empezará a contarse a partir de la fecha en que la información se genera. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 29)  

  

CAPÍTULO III

Directrices para la Calificación de Información Pública

Como Clasificada o Reservada


Artículo 2.8.4.3.1. Identificación de la norma que dispone que la información sea clasificada o reservada. Para asignar el carácter de clasificada o reservada a la información pública que se encuentra bajo su posesión, control o custodia, los sujetos obligados deben identificar las disposiciones constitucionales o legales que expresamente así lo dispongan. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 30)  


Artículo 2.8.4.3.2. Existencia y divulgación integral o parcial de la información. Si un mismo acto o documento contiene información que puede ser divulgada e información clasificada o reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar. 

  

Los sujetos obligados podrán tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; abrir un nuevo expediente con la información pública que puede ser divulgada; o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 31)  


Artículo 2.8.4.3.4. Coordinación interinstitucional. Si un sujeto obligado remite o entrega información pública calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado, deberá advertir tal circunstancia e incluir la motivación de la calificación, para que éste último excepcione también su divulgación. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 32)  

CAPÍTULO IV

Denegación o rechazo del Derecho de Acceso a la Información Pública por Clasificación o Reserva


Artículo 2.8.4.4.1. Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegación del derecho de acceso a información pública por clasificación o reserva. El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva, además de seguir las directrices señaladas en el presente decreto, y en especial lo previsto en el Índice de Información Clasificada y Reservada, deberá contener: 

  

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legítimo de la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la calificación, 

  

(2) La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada; 

  

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificación o reserva, contado a partir de la fecha de generación de la información; y, 

  

(4) La determinación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de la información pública y la relación de las razones y las pruebas, en caso de que existan, que acrediten la amenaza del daño. 

  

En ningún caso procederá el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni para proteger el prestigio de personas, organizaciones o autoridades. 

  

Las solicitudes de información sobre contratación con recursos públicos no podrán ser negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices señaladas la ley y en el presente decreto. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 33)  


Artículo 2.8.4.4.2. Definición de daño presente, probable y específico. Se entenderá que el daño es presente siempre que no sea remoto ni eventual; probable cuando existan las circunstancias que harían posible su materialización; y específico sólo si puede individualizarse y no se trate de una afectación genérica. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 34)  

TÍTULO V

INSTRUMENTOS DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA


Artículo 2.8.5.1. Instrumentos de gestión de la información pública. Los instrumentos para la gestión de la información pública, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, son: 

  

(1) Registro de Activos de Información. 

  

(2) Índice de Información Clasificada y Reservada. 

  

(3) Esquema de Publicación de Información. 

  

(4) Programa de Gestión Documental. 

  

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 35)  


Artículo 2.8.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 36)  

  

CAPÍTULO I

Registro de Activos de Información


Artículo 2.8.5.1.1. Concepto del Registro de Activos de Información. El Registro de Activos de Información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 37)  


Artículo 2.8.5.1.2. Componentes del Registro de Activos de Información. El Registro de Activos de Información debe contener, como mínimo, los siguientes componentes: 

  

(1) Todas las categorías de información del sujeto obligado. 

  

(2) Todo registro publicado. 

  

(3) Todo registro disponible para ser solicitado por el público. 

  

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Información debe detallarse los siguientes datos: 

  

(a) Nombre o título de la categoría de información: término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. 

  

(b) Descripción del contenido la categoría de información: Define brevemente de qué se trata la información. 

  

(c) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. 

  

(d) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros (físico, análogo o digital- electrónico). 

  

(e) Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. 

  

(f) Información publicada o disponible. Indica si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar. 

  

El Registro de Activos de Información debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya. 

  

Parágrafo 1°. Entiéndase por Categorías de información, toda información de contenido o estructura homogénea, sea física o electrónica, emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categorías, tipos o clases según sus características internas (contenido) o externas (formato o estructura). 

  

Parágrafo 2°. El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Información de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestión Documental. 

  

Parágrafo 3º. El Ministerio Público podrá establecer estándares adicionales para el Registro de Activos de Información de los sujetos obligados. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 38)  

  

CAPÍTULO II

Índice de Información Clasificada y Reservada


Artículo 2.8.5.2.1. Concepto del Índice de Información Clasificada y Reservada. El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 39)  

  


Artículo 2.8.5.2.2. Contenido del Índice de Información Clasificada y Reservada. El Índice de Información Clasificada y Reservada indicará, para cada información calificada como reservada o clasificada, lo siguiente: 

  

(1) Nombre o título de la categoría de información: término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. 

  

(2) Nombre o título de la información: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. 

  

(3) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. 

  

(4) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros, (físico- análogo o digital- electrónico). 

  

(5) Fecha de generación de la información: Identifica el momento de la creación de la información. 

  

(6) Nombre del responsable de la producción de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. 

  

(7) Nombre del responsable de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso. 

  

(8) Objetivo legítimo de la excepción: La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada. 

  

(9) Fundamento constitucional o legal: El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara. 

  

(10) Fundamento jurídico de la excepción: Mención de la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información. 

  

(11) Excepción total o parcial: Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas. 

  

(12) Fecha de la calificación: La fecha de la calificación de la información como reservada o clasificada. 

  

(13) Plazo de la clasificación o reserva: El tiempo que cobija la clasificación o reserva. 

  

El Índice de Información Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo Índice y en el Programa de Gestión Documental. 

  

El Índice de Información Clasificada y Reservada será de carácter público, deberá elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 40)  

CAPÍTULO III

Esquema de Publicación de Información


Artículo 2.8.5.3.1. Concepto. El Esquema de Publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 41)  


Artículo 2.8.5.3.2. Componentes del Esquema de Publicación de Información. En concordancia con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Esquema de Publicación de Información debe incluir, como mínimo, lo siguiente: 

  

(1) La lista de información mínima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de información del Estado, conforme a lo previsto en los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014. 

  

(2) La lista de la información publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional. 

  

(3) Información publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de información divulgada con anterioridad, de que trata el artículo 14 de la Ley 1712 de 2014 

  

(4) Información de interés para la ciudadanía, interesados o usuarios, publicada de manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estratégicos. 

  

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicación de Información se debe indicar: 

  

(a) Nombre o título de la información: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. 

  

(b) Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. 

  

(c) Medio de conservación y/o soporte: Establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros, (físico- análogo o digital- electrónico). 

  

(d) Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. 

  

(e) Fecha de generación de la información: Identifica el momento de la creación de la información. 

  

(f) Frecuencia de actualización: Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable. 

  

(g) Lugar de consulta: Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento, tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información cuyo contenido se describe. 

  

(h) Nombre del responsable de la producción de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. 

  

(i) Nombre del responsable de la información: Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso. 

  

Para facilitar el acceso a la información, los sujetos obligados publicarán el Cuadro de Clasificación Documental. 

  

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Ministerio Público podrá hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicación de Información. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 42)  


Artículo 2.8.5.3.3. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los procesos de adopción y actualización del Esquema de Publicación de Información, con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 43)  

CAPÍTULO IV

Programa de Gestión Documental


Artículo 2.8.5.4.1. Concepto del Programa de Gestión Documental. En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 44)  


Artículo 2.8.5.4.2. Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información. La información incluida en el Registro de Activos de Información, en el Índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado. 

  

El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y permanente de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación establecido en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental, el Programa de Gestión Documental y demás normas expedidas por el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 45)  


Artículo 2.8.5.4.3. Aplicación de lineamientos generales sobre el Programa de Gestión Documental. Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en Decreto número 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 46)  

  


Artículo 2.8.5.4.4. Lineamientos sobre el Programa de Gestión Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada. Los sujetos obligados de naturaleza privada que no están cobijados por el Decreto número 2609 de 2012, o el que lo complemente o sustituya, deben cumplir, en la elaboración del Programa de Gestión Documental, como mínimo, con las siguientes directrices: 

  

(1) Contar con una política de gestión documental aprobada por el sujeto obligado. 

  

(2) Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de Retención Documental. 

  

(3) Contar con un archivo institucional 

  

(4) Diseñar políticas para la gestión de sus documentos electrónicos, incluyendo políticas de preservación y custodia digital. 

  

(5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 47)  


Artículo 2.8.5.4.5. Conservación de la información publicada con anterioridad. Para efectos de lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deben garantizar la conservación de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de información que contengan o produzcan información pública, para lo cual seguirán los procedimientos de valoración documental y delimitarán los medios, formatos y plazos para la conservación de la información publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fácil acceso luego de retirada la publicación. 

  

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la información que haya sido publicada y garantizar la recuperación de información retrospectiva que haya sido desfijada o retirada. Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligación, deben estar incluidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 48)  

  


Artículo 2.8.5.4.6. Gestión de información en los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones o escisiones de sujetos obligados. En los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones o escisiones de sujetos obligados, éstos deben asegurar que los instrumentos de gestión de información se mantengan, sin que se obstaculice el acceso a la información pública. La entrega de la información al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizará mediante inventarios debidamente ordenados, y de conformidad con las normas que se expidan al respecto. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 49)  


Artículo 2.8.5.4.7. Documentos y archivos de derechos humanos. Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014. 

  

Para la identificación de los documentos de derechos humanos, se tendrán en cuenta, entre otros: 

  

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nación. 

  

(2) Documentos producidos por las víctimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. 

  

(3) Documentos e informes académicos y de investigación relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. 

  

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. 

  

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones públicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 50)  

TÍTULO VI

SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN


Artículo 2.8.6.1. Seguimiento a la gestión de la información pública. Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestión de la información pública. El Ministerio Público y las entidades líderes de la política de transparencia y de acceso a la información pública definidas en el artículo 32 de la Ley 1712 de 2014, de acuerdo con su ámbito de competencia, adelantarán acciones que permitan medir el avance en la implementación de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados, quienes deben colaborar armónicamente en el suministro de la información que se requiera. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 51)  


Artículo 2.8.6.1.2. Informes de solicitudes de acceso a información. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deberán publicar los informes de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta. Respecto de las solicitudes de acceso a información pública, el informe debe discriminar la siguiente información mínima: 

  

(1) El número de solicitudes recibidas. 

  

(2) El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. 

  

(3) El tiempo de respuesta a cada solicitud. 

  

(4) El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. 

  

El informe sobre solicitudes de acceso a información estará a disposición del público en los términos establecidos en el artículo 4º del presente decreto. 

  

Parágrafo 1°. Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014, que también son sujetos de la Ley 190 de 1995, podrán incluir los informes de solicitudes de acceso a la información a que se refiere el presente artículo, en los informes de que trata el artículo 54 de la Ley 190 de 1995. 

  

Parágrafo 2°. El primer informe de solicitudes de acceso a la información deberá publicarse seis meses después de la expedición del presente decreto, para el caso de los sujetos obligados del orden nacional; los entes territoriales deberán hacerlo 6 meses después de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014. 

  

(Decreto número 103 de 2015, artículo 52) 

TÍTULO VII

REGLAMENTACIÓN DEL PROCESO DE ENTREGA Y/O TRANSFERENCIA

DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DE LAS ENTIDADES QUE SE SUPRIMEN,

FUSIONEN PRIVATICEN O LIQUIDEN

CAPÍTULO I

Objeto, Ámbito de Aplicación y Definiciones


Artículo 2.8.7.1.1. Objeto. Reglamentar el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, y el componente de Gestión Documental del Decreto-ley 254 de 2000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y/o entrega, organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos de las entidades públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el patrimonio documental del Estado, facilitar el funcionamiento de las entidades que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los ciudadanos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 1°)  


Artículo 2.8.7.1.2. Ámbito de Aplicación. El presente decreto aplica a todas las entidades públicas del orden nacional o territorial y sus descentralizadas, las entidades públicas, las Sociedades Públicas, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado posea el noventa por ciento (90%) o más de su capital social y las Empresas Sociales del Estado, así como a los organismos autónomos cuya liquidación, fusión, supresión o privatización haya sido ordenada por el Gobierno nacional, por los Entes Territoriales o por decisión judicial. 

  

(Decreto número 29 de 2015, Artículo 2°) 


Artículo 2.8.7.1.3. Definiciones. Para efectos de la aplicación de este decreto se definen los siguientes términos: 

  

a) Diagnóstico de archivos: procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios. 

  

b) Depuración de archivos: operación realizada en la fase de organización de archivos, por la cual se retiran aquellos documentos, duplicados, copias ilegibles, entre otros, que no tienen valores primarios ni secundarios, para proceder a su posterior eliminación. 

  

c) Inventario en su estado natural: descripción de las unidades documentales que integran un archivo o un fondo acumulado, levantados en el estado en que se encuentran las series y documentos de cada oficina o de toda la entidad. 

  

d) Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 

  

e) Tabla de valoración documental: listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final. 

  

f) Organización documental: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de archivo de una institución. 

  

g) Valoración documental: labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 3°)  


Artículo 2.8.7.1.4. Asignación de Recursos para la Intervención de los Archivos. Será responsabilidad del liquidador en las entidades públicas en proceso de liquidación, fusión, supresión, privatización o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, constituir con sus recursos el fondo para atender los gastos de organización, conservación, consulta y entrega de los correspondientes archivos. 

  

Parágrafo 1°. Será responsabilidad de la entidad que entrega, constituir con sus recursos el fondo requerido para atender los gastos de diagnóstico, inventario, organización de las series documentales, depósito y selección, de acuerdo con el plan de trabajo archivístico aprobado entre las partes. 

  

Parágrafo 2°. La entidad que reciba los archivos deberá atender con sus propios recursos, los gastos de organización e identificación de expedientes, conservación, custodia, administración y consulta de los archivos recibidos y la ejecución de los procesos archivísticos necesarios, de acuerdo con su programa de archivo y de gestión documental. 

  

Para efectos de lo consagrado en los Parágrafos 1° y 2° de este artículo, el presente decreto no constituye título de gasto. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 4°)  

  

CAPÍTULO II

De la Organización, Entrega y/o Transferencia y Recibo de Documentos y Archivos


Artículo 2.8.7.2.1. Comité Técnico para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos. Para formalizar la entrega y/o transferencia y recibo de archivos, se conformará un Comité Técnico integrado por funcionarios del nivel directivo de las entidades involucradas en este proceso, así como de los entes cabeza de sector al cual pertenezcan las mismas, cuya responsabilidad es acordar los aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos. 

  

Cuando no exista un organismo cabeza de sector, se invitará a participar en dicho Comité Técnico con voz y voto, al Secretario Técnico del Consejo Territorial de Archivos, si se trata de entidades del orden territorial, o al Subdirector del Sistema Nacional de Archivos, si se trata de entidades del orden nacional, cuya función se limita a asesorar al Gobierno nacional para que éste determine la entidad que deba recibir los archivos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 5°) 


Artículo 2.8.7.2.2. Protección de los Documentos. Para efectos de la organización, seguridad y debida conservación de los archivos, los responsables de las entidades sometidas a cualquiera de los procesos definidos en el artículo 1° de este decreto tomarán las medidas pertinentes, de acuerdo con las instrucciones que conjuntamente impartan el Ministerio o ente territorial al cual pertenezca la entidad y el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 6°)  


Artículo 2.8.7.2.3. Diagnóstico Integral de Archivos. Los responsables de adelantar los procesos de liquidación, fusión, supresión, privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, durante los tres (3) primeros meses de iniciado el proceso, deberán adelantar un diagnóstico integral de los archivos, y con los datos obtenidos deberán elaborar un informe sobre el estado en que se encuentran al momento de iniciar el proceso. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 7°)  


Artículo 2.8.7.2.4. Actividades Previas al Proceso de Entrega y/o Transferencia. Las entidades públicas de que trata el artículo 1° del presente decreto deberán adelantar las siguientes actividades previas al proceso de entrega y/o transferencia: 

  

1. Realizar un diagnóstico integral del estado de los archivos, indicado anteriormente, en el que se señale como mínimo, fechas extremas, volumen en metros lineales y cantidad de unidades de conservación, tipos de soportes, estado de organización, herramientas de consulta, conservación, normas que inciden en su conservación y se acopien todos los instrumentos de clasificación y descripción del fondo documental tales como inventarios documentales, inventarios de documentos que previamente se hayan eliminado, índices, Cuadros de Clasificación Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración. 

  

2. Con base en los datos obtenidos durante el diagnóstico, se debe elaborar un Plan de Trabajo Archivístico Integral, previendo los recursos necesarios para atender los gastos de entrega, organización, conservación, depósito, migración a nuevas tecnologías de documentos históricos, y depuración de los archivos. 

  

3. Identificar, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, o a través de la elaboración de un Inventario en su estado natural, las series o asuntos que serán objeto de la transferencia. 

  

4. Acordar previamente con la entidad que debe recibir los documentos, el procedimiento de entrega y/o transferencia y recibo respectivo. 

  

5. Seleccionar los documentos que requieren medidas especiales para su protección (documentos confidenciales, actos administrativos, procesos judiciales, etc.), de conformidad con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014. 

  

6. Llevar a cabo los procesos de desinfección documental para evitar riesgos laborales, contaminación o deterioro de los documentos que serán objeto de entrega. 

  

Parágrafo. Previo al proceso de entrega y/o transferencia, el Archivo General de la Nación o los Archivos Generales Territoriales, según el caso, analizarán con las entidades responsables de la liquidación, supresión, fusión, privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, la forma como se llevará a cabo el mismo, conforme a lo establecido en el presente decreto y demás normas expedidas por el AGN. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 8°)  


Artículo 2.8.7.2.5. Directrices para la entrega y/o Transferencia de Documentos y Archivos. El Archivo General de la Nación podrá establecer directrices especiales al proceso de entrega y/o transferencia de los documentos y archivos, previo análisis, entre otros, del volumen de documentos a entregar y/o transferir, y de las implicaciones económicas, las cuales deberán ser informadas a las entidades involucradas, para su análisis e implementación. 

  

Parágrafo 1°. La entrega y/o transferencia así como la recepción de los documentos y archivos se hará en unidades de conservación debidamente almacenados; así mismo se suscribirá un acta por los funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, así como el nombre y cargo de quienes participan en ella. 

  

Parágrafo 2°. Los documentos podrán mantenerse en las unidades de conservación que tenían durante la etapa activa del expediente y en el orden original establecido durante la fase de gestión o tramitación, si dichas unidades aún son aptas para la protección y almacenamiento de los documentos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 9°)  

  


Artículo 2.8.7.2.6. Aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental. El Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional y el Comité Interno de Archivo en la entidades del orden territorial, de acuerdo con sus tablas de retención documental o tablas de valoración documental, determinarán aquellos documentos que habiendo cumplido su tiempo de conservación, podrán ser eliminados, previa elaboración de un listado de ellos, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo 1°. Para los documentos cuyo plazo de retención no esté registrado en tablas de retención documental o tablas de valoración documental se deberá adelantar un proceso de valoración antes de efectuar la transferencia al AGN o a los Archivos Generales Territoriales, para lo cual se debe establecer el volumen documental, estado de conservación y periodo al que corresponde (fechas extremas). 

  

Parágrafo 2°. Como resultado de la valoración documental se presentará al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, las solicitudes de eliminación acompañadas del respectivo inventario y justificación, para que dicha instancia dictamine sobre la eliminación. 

  

Parágrafo 3°. Los listados de eliminación y las actas harán parte integral de los archivos entregados durante el proceso de liquidación, supresión, fusión o privatización y serán conservados permanentemente. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 10) 

  


Artículo 2.8.7.2.7. RequisitosDe La Entrega y/o Transferencia. Los documentos y archivos estarán debidamente inventariados, agrupados por series documentales o asuntos, de conformidad con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo 1°. No se adelantarán procesos de intervención interna de expedientes (organización, foliación, elaboración de la hoja de control, selección y depuración), salvo que dichas actividades sean aprobadas por el Comité Técnico creado para la entrega y/o transferencia, así como la recepción, previo análisis de las implicaciones económicas y de tiempo que demande la intervención de los expedientes. 

  

Parágrafo 2°. En los procesos de privatización, los documentos y archivos se transferirán al organismo cabeza de sector o al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, para su conservación, administración, acceso y consulta. 

  

Parágrafo 3°. Los documentos históricos de que trata el artículo 9° del Decreto número 1515 de 2013, serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales Territoriales, según el caso. 

  

Parágrafo 4°. En los casos necesarios, el Comité Técnico de que trata el artículo 2.1.7.28.1 del presente decreto, establecerá los mecanismos para que diversas entidades competentes puedan acceder a la consulta de una misma serie o asunto, a fin de no interferir en la gestión administrativa y la oportuna atención a los ciudadanos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 11)  


Artículo 2.8.7.2.8. Inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos. La entrega y/o transferencia de los archivos se deberá hacer mediante inventarios documentales elaborados por cada dependencia (siguiendo la estructura orgánico-funcional), de conformidad con las normas del presente decreto y las instrucciones que para cada caso establezca el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo 1°. En los inventarios documentales deberán identificarse los datos mínimos para la recuperación y ubicación de la información, tales como: Nombre de la oficina productora, serie o asunto, fechas extremas (identificando mínimo el año), unidad de conservación (identificar número caja y número de carpetas y cantidad de carpetas por caja) y soporte. 

  

Parágrafo 2°. Los expedientes de archivo de conservación permanente se entregarán y recibirán mediante inventario documental, adoptando el Formato Único de Inventario Documental (FUID), el cual se entregará en formato físico y electrónico. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 12)  


Artículo 2.8.7.2.9. Obligaciones de los servidores públicos de manejo y confianza, responsables de los archivos de la entidad. Los servidores públicos que desempeñen empleos o cargos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad, deberán rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega y/o transferencia de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y el Archivo General de la Nación, sin que ello constituya causal eximente de la responsabilidad fiscal, disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar, en caso de irregularidades. Los delegados responsables de las entidades señaladas en este decreto, deberán informar de manera inmediata a las autoridades competentes el incumplimiento de esta obligación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 13)  

  


Artículo 2.8.7.2.10. De los archivos generados durante los procesos de liquidación, supresión, fusión o privatización. Será responsabilidad del Apoderado conformar los archivos de estos procesos, quien deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad, y en particular, de aquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de la misma; para ello el Apoderado podrá constituir con los recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de organización, conservación, depósito y depuración de los archivos. 

  

Al finalizar el proceso de supresión, fusión, privatización, liquidación o traslado de algunas funciones a otras entidades, los archivos conformados como resultado de estos procesos, pasarán al Ministerio al cual corresponda la entidad o a las demás entidades competentes, quienes los deberán conservar de acuerdo con las normas de archivo vigentes. 

  

Parágrafo 1°. En el caso de entidades que se fusionen, se deberá analizar detenidamente cuáles series documentales deben ser entregadas de acuerdo con las funciones que hayan sido asumidas por la otra entidad, y que sean necesarias para desarrollar dichas funciones. 

  

Parágrafo 2°. Si la entidad que se fusiona, liquida o suprime es un Ministerio, un Departamento Administrativo o un Organismo Autónomo, los archivos de que trata el presente artículo serán remitidos mediante transferencia secundaria, al Archivo General de la Nación y se conservarán junto con los documentos históricos del respectivo fondo. 

  

Parágrafo 3°. Si la entidad que se fusiona, liquida o suprime es un organismo del nivel territorial, y no existe una entidad cabeza de sector que pueda recibir los archivos de la liquidación, éstos deberán ser transferidos al Archivo General Territorial correspondiente y se conservarán permanentemente. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 14)  

  


Artículo 2.8.7.2.11. Conformación y conservación del expediente del proceso. Se deberá conformar un expediente con los originales de los actos administrativos emitidos, actas de los comités que se constituyan, cronograma del proceso, informes de rendición de cuentas, informes de procesos jurídicos, informe de cartera, Informe de gestión, informe de entrega y/o transferencia de archivos, cálculo actuarial, presupuesto, estados financieros, inventarios de bienes muebles e inmuebles, contratos, avisos de prensa en relación con el proceso y demás documentos fundamentales que registren el proceso, para ser conservado permanentemente y reproducido en un medio que facilite su conservación y consulta por parte de las autoridades y ciudadanos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 15) 

CAPÍTULO III

Del Plan De Trabajo Archivístico Integral


Artículo 2.8.7.3.1. Cumplimiento de normas archivísticas. El plan de trabajo archivístico integral, resultado del diagnóstico elaborado por la entidad, deberá adoptar las normas establecidas por el Archivo General de la Nación, que sean aplicables, de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad, la complejidad del trabajo archivístico, las implicaciones económicas y el tiempo fijado para llevar a cabo el proceso de liquidación, fusión, supresión, traslado de algunas funciones o privatización. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 16)  


Artículo 2.8.7.3.2. Elaboración del plan de trabajo archivístico integral. El plan de trabajo archivístico integral será elaborado teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de las entidades de que trata el artículo “ámbito de aplicación de la reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen privaticen o liquiden” del presente decreto que se liquiden, fusionen, trasladen algunas funciones a otras entidades o se privaticen, casos en los cuales los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción, se llevarán a cabo teniendo en cuenta el siguiente procedimiento: 

  

1. Inventario documental. Se elaborará el inventario del fondo documental, el cual deberá hacerse de conformidad con el artículo “inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos” del presente decreto en formato electrónico que facilite su incorporación a una base de datos acorde con las normas de descripción archivísticas. 

  

2. Valoración documental. Se deberá adelantar un proceso de valoración de sus fondos acumulados antes de efectuar la transferencia, previo a lo cual se levantarán las diferentes estructuras orgánicas según los periodos que resulten de la historia institucional, para facilitar la organización de los archivos. 

  

3. Eliminación de documentos. Como resultado del proceso de valoración documental, se deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminación de los documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación y las tablas de retención y/o valoración documental. 

  

4. Entrega y/o transferencia y recepción. Los documentos y archivos se entregarán, recepcionarán y/o transferirán debidamente organizados y almacenados en unidades de conservación apropiadas; así mismo se suscribirá un acta por los funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, así como el nombre y cargo de quienes participan en ella. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 17)  


Artículo 2.8.7.3.3. Aprobación del plan de trabajo archivístico integral.El plan de trabajo archivístico integral deberá ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de las entidades involucradas, de forma que se garantice la adecuada entrega y recibo de los documentos y archivos, sin afectar los derechos de los ciudadanos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 18)  

  


Artículo 2.8.7.3.4. Respeto al principio de procedencia y orden original. Para el proceso de organización y entrega de las series documentales y expedientes, se aplicará el respeto al principio de procedencia y orden original establecido por el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 19)  


Artículo 2.8.7.3.5. Hoja de control. Si los expedientes no cuentan con la respectiva hoja de control, no será obligatorio su diligenciamiento; así mismo, la entidad que entrega deberá respetar el orden natural de los expedientes, salvo que exista evidencia de que dicho orden no corresponde con la tramitación de los documentos durante su etapa activa y sea necesaria su intervención para facilitar su consulta o para adelantar procesos de microfilmación o digitalización, previa aprobación del Comité Técnico creado según el artículo 5º del presente decreto. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 20)  


Artículo 2.8.7.3.6. Identificación de unidades de conservación. Las unidades de conservación se identificarán exteriormente mediante etiquetas de códigos de barras o cualquier otro dispositivo que facilite el proceso de entrega y/o transferencia, así como el recibo de manera eficiente, aprovechando las ventajas de las tecnologías de la información. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 21)  


Artículo 2.8.7.3.7. Características de las unidades de conservación. Solamente se utilizarán unidades de conservación fabricadas en material desacidificado, cuando los documentos tengan valor histórico. En los demás casos, y cuando sea posible y se encuentren en buen estado, se utilizarán las mismas unidades de conservación (cajas y carpetas) de la entidad que hace entrega y/o transferencia de los archivos, para evitar incurrir en costos innecesarios. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 22) 

CAPÍTULO IV

Entrega de Expedientes de Procesos Judiciales y Reclamaciones de Carácter

Laboral, Contractual Y Pensional


Artículo 2.8.7.4.1. Expedientes de procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual objeto de liquidación.De conformidad con el parágrafo 1° del artículo 25 del Decreto-ley 254 de 2000, reglamentado por el Decreto número 414 de 2001, modificado por el artículo 13 de la Ley 1105 de 2006, modificado por el artículo 236 de la Ley 1450 de 2011, para los expedientes de todos los procesos judiciales y demás reclamaciones de carácter laboral y contractual, el liquidador de la entidad deberá presentar al Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia en el término establecido en el artículo modificatorio, un inventario con los procedimientos establecidos en este decreto, conjuntamente con una base de datos que permita la identificación y recuperación adecuada para la consulta. Lo anterior, en concordancia con lo establecido en los artículos 23 y 25 del Decreto número 4085 de 2011. 

  

Parágrafo. En los casos que no sea procedente la constitución de un patrimonio autónomo de remanentes deberán ser entregados estos expedientes, al Ministerio o Departamento Administrativo o ente territorial al cual se encontraba adscrita o vinculada la entidad objeto de liquidación, tal como lo refiere el Parágrafo 1° del artículo modificatorio. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 23)  


Artículo 2.8.7.4.2. De los documentos e información pensional. De conformidad con el artículo 11 del Decreto-ley 254 de 2000, cuando una entidad que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de liquidación, deberá entregar a la entidad que se determine en el Acto Administrativo que ordene dicho proceso, el conjunto de todos los archivos físicos y electrónicos que hayan sido fundamento para la elaboración del cálculo actuarial, necesarios para la generación de las nóminas de pensionados y definir la procedencia de derechos pensionales. 

  

Parágrafo. Para dar cumplimiento al proceso de liquidación, supresión, fusión, o privatización, se entenderá que la entrega y/o transferencia de los documentos y los archivos deberá hacerse de conformidad con el presente decreto y con los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 24)  

CAPÍTULO V

Entrega y/o transferencia y recibo de documentos y archivos electrónicos


Artículo 2.8.7.5.1. Directrices para la entrega y/o transferencias y recibo de información, documentos y archivos electrónicos. Para la entrega y/o transferencia y recibo de información, documentos y archivos electrónicos o almacenados en medios magnéticos, dispositivos electrónicos, unidades en estado sólido o cualquier otro dispositivo similar, se deberán seguir las siguientes instrucciones: 

  

a. Determinar el estado de conservación de las unidades de almacenamiento. 

  

b. Determinar el volumen de los documentos en información (en GB o TB) 

  

c. Organizar la información electrónica siguiendo una estructura de archivos que facilite su transferencia, consulta y administración. 

  

d. Identificar exteriormente las unidades con el nombre de la información, las fechas extremas y las características del formato, para facilitar su lectura o interpretación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 25)  


Artículo 2.8.7.5.2. Descripción técnica de los medios electrónicos. Se acompañará al medio electrónico de almacenamiento, un documento técnico en el cual se describan las características de la información electrónica entregada, así: 

  

a. El sistema operativo requerido para leer la información. 

  

b. El formato en el cual se está entregando la información. 

  

c. La estructura de los directorios. 

  

d. Las tablas utilizadas para interpretar la información. 

  

e. Las características de las firmas digitales empleadas en la gestión de los documentos electrónicos. 

  

Parágrafo. A los documentos o información que se encuentre encriptada o cifrada, se les deberá retirar la protección antes de su entrega y/o transferencia a la entidad responsable de recibirlos. De ser documentos sujetos a reserva legal o clasificados, se mantendrá la misma conforme lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y las normas especiales que regulen este aspecto. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 26)  


Artículo 2.8.7.5.3. Medios electrónicos con documentos digitalizados. Los medios electrónicos que contienen documentos digitalizados se entregarán mediante inventario, debidamente identificados exteriormente y siguiendo lo señalado en el artículo anterior. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 27)  

TÍTULO VIII

INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A LOS ARCHIVOS DE LAS

ENTIDADES DEL ESTADO Y A LOS DOCUMENTOS DE CARÁCTER

PRIVADO DECLARADOS DE INTERÉS CULTURAL

CAPÍTULO I

Ámbito de competencia, principios, disposiciones generales y definiciones fundamentales


Artículo 2.8.8.1.1. Ámbito de competencia. Corresponde al Archivo General de la Nación ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012. 

  

Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación y las autoridades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente artículo. 

  

Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos Distritales de Archivos. 

  

Parágrafo 2°. El Archivo General de la Nación podrá realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 1°)  

  


Artículo 2.8.8.1.2. Objeto de las facultades de inspección, vigilancia y control. Las facultades otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad expedida para su desarrollo. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 2°)  


Artículo 2.8.8.1.3. Titularidad de la facultad inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación. El Archivo General de la Nación verificará la política nacional de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012. 

  

Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 3°)  


Artículo 2.8.8.1.4. Funciones y facultades de los Consejos de Archivos. Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes: 

  

1) Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o vulneren, la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción. 

  

2) Informar al Archivo General de la Nación el incumplimiento de la normatividad archivística y demás irregularidades de las que tenga conocimiento en razón de su competencia. 

  

Parágrafo. El Archivo General de la Nación hará seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que en esta materia deben desarrollar los Consejos de Archivos y correrá traslado a los organismos competentes, cuando a su juicio existan faltas que deban ser investigadas por éstos. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 4°)  


Artículo 2.8.8.1.5. Definiciones. Para efectos del presente decreto, se entiende por: 

  

Inspección: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo. 

  

Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo. 

  

Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo. 

  

Acta de Visita de Inspección, Vigilancia o Control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. 

  

Visita de Oficio: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control, realizada por peligro inminente de supresión, destrucción, ocultamiento, deterioro o pérdida, urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden público o desastres naturales u otros, pongan en riesgo los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. 

  

Visita a Solicitud de Parte: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia o Control, solicitada o requerida por ciudadanos, servidores públicos, las propias entidades o los entes de vigilancia y control, a través de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General de la Nación o a los Consejos de Archivos, según el caso. 

  

Visita Especial: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control, practicada de oficio o a solicitud de parte, específicamente sobre uno de los procesos de archivo de un sujeto de control. 

  

Visita Integral: Diligencia oficial de Inspección, Vigilancia y/o Control practicada a la totalidad de los procesos de archivo de los sujetos de control. 

  

Evaluación de la Función Archivística: Conjunto de acciones adelantadas sobre los archivos de las entidades sujetas a control, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora que sean necesarias. 

  

Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA): Documento mediante el cual se establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos señalados en el Acta de Visita de Inspección. Incluye los plazos de ejecución, productos, personas y áreas responsables y el grado de avance esperado. 

  

Furag: (Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión). Herramienta en línea de reporte de avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 5°) 


Artículo 2.8.8.1.6. Principios orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el presente decreto, se observarán los principios propios de la función administrativa: debido proceso, buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, imparcialidad, eficacia, participación, publicidad, responsabilidad, coordinación, transparencia y economía, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, a la luz de lo consagrado en la Constitución Política, los principios generales estipulados en el artículo 4º de la Ley 594 de 2000 y en las demás leyes especiales sobre la materia. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 6°)  

  


Artículo 2.8.8.1.7. Legalidad. Las Entidades y personas enunciadas en el artículo 2.8.8.1.1 “ámbito de aplicación” del presente decreto serán objeto de las actuaciones administrativas de naturaleza sancionatoria, por el incumplimiento total o parcial en forma dolosa, gravísima o gravemente culposa, por acción u omisión, a lo ordenado en la Ley 594 de 2000, lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas vigentes al momento de su incumplimiento. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 7°)  


Artículo 2.8.8.1.8. Culpabilidad. En el incumplimiento de la normatividad archivística queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. Éste sólo será sancionable a título de dolo o culpa grave y/o culpa gravísima. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 8°)  


Artículo 2.8.8.1.9. Acción y omisión. El incumplimiento de la normatividad archivística se materializa por omisión en el acatamiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, y/o por extralimitación de sus funciones y/o deberes u obligaciones. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 9°)  


Artículo 2.8.8.1.10. Sistemas de planeación e instrumentos para el seguimiento de la función archivística. Los sistemas, instrumentos y herramientas de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la inspección, vigilancia y control a los que se refiere este decreto serán definidos por el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo. Los Consejos de Archivos, seguirán las directrices que señale el Archivo General de la Nación en esta materia. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 10)  

  

CAPÍTULO II

Mecanismos, competencia y alcances


Artículo 2.8.8.2.1. Mecanismos técnicos de inspección, vigilancia y control para la función archivística. El Archivo General de la Nación ejercerá sus funciones a través de los siguientes mecanismos: 

  

a) Visitas presenciales, 

  

b) Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologías de la información, 

  

c) Oficios, solicitando información sobre las gestiones adelantadas, 

  

d) Formatos, manuales o en línea, establecidos por las autoridades competentes y, 

  

e) Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la función archivística. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 11)  


Artículo 2.8.8.2.2. Autoridades Competentes. El Archivo General de la Nación adelantará en todo el territorio nacional las visitas de inspección de que trata el artículo 32 de la Ley 594 de 2000 y podrá imponer multas cuando fuere procedente, e informará a las autoridades competentes para coordinar las actuaciones en cumplimiento de los fines del Estado. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 12)  

CAPÍTULO III

Procedimiento de inspección


Artículo 2.8.8.3.1. Visita de inspección. La función de inspección será realizada de oficio o a solicitud de parte por el Archivo General de la Nación, en cuyo desarrollo podrá solicitar y verificar información y/o realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos -Ley 594 de 2000-, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y las normas que las modifiquen. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 13)  


Artículo 2.8.8.3.2. Procedimiento de la visita de inspección: El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de inspección que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarán como mínimo: 

  

a) Comunicación a la entidad o persona objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). 

  

b) Metodología para la realización de la visita. 

  

c) Desarrollo de la visita. 

  

d) Sitios, procesos o áreas sobre los cuales se realizará la visita de inspección. 

  

e) Ejecución o desarrollo de la visita. 

  

f) Presentación de los resultados de la visita. 

  

g) Plan de Mejoramiento Archivístico (cuando sea procedente). 

  

h) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 14) 

  


Artículo 2.8.8.3.3. Desarrollo de la visita de inspección. Llegada la fecha, hora y lugar establecidos para la práctica de la visita, se procederá a inspeccionar las instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos públicos y/o el patrimonio documental y se solicitarán los documentos pertinentes determinando aspectos legales, logísticos, y la implementación y aplicación de la normatividad archivística. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 15)  


Artículo 2.8.8.3.4. Suspensión y reanudación de la visita de inspección. Toda visita podrá ser suspendida y se reanudara en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o por motivos de fuerza mayor y/o caso fortuito. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 16)  

  


Artículo 2.8.8.3.5. Plan de Mejoramiento Archivístico. Una vez recibido el informe de la visita por parte del sujeto inspeccionado, éste deberá responder y soportar las observaciones efectuadas en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial. 

  

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad disciplinaria correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 17) 


Artículo 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación. A partir del momento de la entrega del acta definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días hábiles adicionales, por una sola vez. El PMA deberá ser aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la Entidad que lo formula. 

  

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar los compromisos adquiridos por la entidad. 

  

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad inspeccionada deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento del PMA. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 18)  

CAPÍTULO IV

Procedimiento de vigilancia


Artículo 2.8.8.4.1. Visita de vigilancia. Consiste en el seguimiento y evaluación a las actividades que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) presentado por las entidades que han sido objeto de visita de inspección. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 19)  

  


Artículo 2.8.8.4.2. Procedimiento de la visita de vigilancia: El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo: 

  

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). 

  

b) Metodología para el desarrollo de la visita. 

  

c) Desarrollo de la visita. 

  

d) Sitios, procesos o áreas objeto de la visita de vigilancia. 

  

e) Presentación de los resultados de la visita. 

  

f) Acciones correctivas para cumplir el PMA. 

  

g) Métodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 20)  

  


Artículo 2.8.8.4.3. Desarrollo de la visita de vigilancia. Llegada la fecha, hora y lugar establecido para el desarrollo de la visita, se procederá a verificar el cumplimiento de cada uno de los compromisos adquiridos durante la visita de inspección, los avances del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y demás aspectos relevantes en relación con el cumplimiento de la normatividad archivística. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 21)  


Artículo 2.8.8.4.4. Suspensión y reanudación de la visita de vigilancia. Toda visita podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) días hábiles, cuando se considere pertinente o en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 22) 


Artículo 2.8.8.4.5. Entrega de la información solicitada en desarrollo de la visita de vigilancia. Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar correspondiente, la entidad deberá responder y soportar las observaciones al dicho informe en un término de diez (10) días hábiles prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial. 

  

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 23)  


Artículo 2.8.8.4.6. Seguimiento y verificación. Quien practique la visita de vigilancia, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el propósito de evaluar que los compromisos adquiridos por la Entidad se han cumplido adecuadamente. 

  

Parágrafo 1°. A partir del momento de entrega del acta definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondrá de quince (15) días hábiles para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología de implementación. 

  

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad vigilada, deberá realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo General de la Nación los avances del cumplimiento de las nuevas actividades programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 24) 

CAPÍTULO V

Procedimiento de control


Artículo 2.8.8.5.1. Visitas de control.Consiste en la facultad que le otorga la Ley al Archivo General de la Nación para prevenir el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas del caso. 

  

El Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de los respectivos Consejos de Archivos, podrán imponer multas a favor del erario a quienes no han dado cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) o han incumplido la Ley General de Archivos y/o cualquier normatividad archivística u orden impartida por autoridad competente en esta materia. 

  

Las multas se graduarán de acuerdo con la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de las sanciones que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias. 

(Decreto número 106 de 2015, artículo 25) 


Artículo 2.8.8.5.2. Procedimiento de la visita de control: El Archivo General de la Nación establecerá el procedimiento para las visitas de control que deberá ser adoptado y en el cual se contemplarán como mínimo los siguientes aspectos: 

  

a) Comunicación a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). 

  

b) Metodología para llevar a cabo la visita. 

  

c) Desarrollo de la visita de control. 

  

d) Sitios, procesos o áreas a realizar la visita de control. 

  

e) Presentación de los resultados de la visita. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 26)  


Artículo 2.8.8.5.3. Desarrollo de la visita de control. Llegada la fecha, hora y lugar de la visita, se procederá al estudio de la situación y comprobada la práctica u omisión irregular que se presenta, se emitirán las órdenes respectivas para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 27)  


Artículo 2.8.8.5.4. Suspensión y reanudación de la visita de control. Toda visita de control podrá ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor o caso fortuito, o para que la entidad sujeta a control implemente y ponga en práctica las medidas correctivas tendientes a que hubiere lugar. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 28)  


Artículo 2.8.8.5.5. Solicitud de información producto de las facultades de control. La entidad sujeto de la visita de control tendrá diez (10) días hábiles para responder el informe de dicha diligencia, prorrogables hasta por otro tanto, cuando razonadamente existan circunstancias que impidan la entrega de la información dentro del plazo inicial y demuestre que ha tomado las medidas correctivas ordenadas. 

  

En caso de renuencia se dará traslado a la autoridad correspondiente para lo de su competencia, de conformidad con lo establecido por el artículo 51 de la LEY 594 de 2000. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 29)  


Artículo 2.8.8.5.6. Seguimiento y verificación. El Archivo general de la Nación tendrá a su cargo el seguimiento y verificación del cumplimiento de las órdenes impartidas, de tal forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y sus normas reglamentarias. 

  

Parágrafo 1°. A partir de la entrega del acta de la visita de control que se realizará al momento del cierre de la correspondiente diligencia, la Entidad controlada dispondrá de cuarenta y cinco (45) días hábiles, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la metodología de implementación. 

  

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la entidad deberá realizar seguimiento y reportar trimestralmente los avances de cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA). 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 30)  

CAPÍTULO VI

Medidas comunes a los procedimientos de inspección, vigilancia y control en cuestión archivística


Artículo 2.8.8.6.1. Instalaciones físicas de los archivos. El Archivo General de la Nación podrá ordenar que se lleven a cabo las actividades necesarias para adecuar las instalaciones físicas de los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 31)  


Artículo 2.8.8.6.2. Uso de medios técnicos. En las visitas de inspección, vigilancia y control de que trata el presente decreto, se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos e instalaciones visitadas 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 32)  

CAPÍTULO VII

Medidas cautelares


Artículo 2.8.8.7.1. Medidas cautelares. Para proteger el patrimonio documental del Estado y los documentos y archivos públicos, así como para suspender de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, el Archivo General de la Nación en cualquier momento podrá: 

  

a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades u omisiones que puedan causar daño, que lo hayan causado o lo continúen ocasionando. 

  

b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente perjudicial o dañina sea consecuencia de la omisión del responsable de los documentos. 

  

c) Ordenar la aprehensión de los archivos y documentos públicos que conforman el patrimonio documental del Estado, que se encuentren en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicará al Secretario General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las órdenes impartidas por el Archivo General de la Nación. De lo descrito en este literal, se comunicará de inmediato a las Entidades señaladas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos. 

  

Parágrafo 1°. Las medidas cautelares podrán ordenarse mediante acto administrativo emanado de autoridad competente, desde el mismo momento en que las entidades tengan conocimiento de las prácticas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo la preservación del patrimonio documental del Estado. 

  

Parágrafo 2°. Las medidas cautelares no suspenderán las actuaciones que se adelanten por el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 33)  

  

CAPÍTULO VIII

Inspección, vigilancia y control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos


Artículo 2.8.8.8.1. Inspección, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos. El Archivo General de la Nación podrá en cualquier momento realizar visitas de inspección, vigilancia y/o control a las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan, entre otros los siguientes servicios archivísticos, cuando éstas hayan sido contratadas por entidades públicas o particulares que ejerzan funciones públicas: 

  

a) Administración y custodia de archivos. 

  

b) Microfilmación y digitalización de documentos. 

  

c) Elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental. 

  

d) Organización de Archivos. 

  

e) Elaboración e implementación de programas de gestión documental física y electrónica. 

  

f) Procesos de preservación a largo plazo. 

  

g) Conservación y restauración de documentos, y 

  

h) Otras actividades o procesos archivísticos cuyo desarrollo esté regulado por normas expedidas por el Gobierno nacional. 

  

En el desarrollo de estas diligencias se podrá utilizar cualquier medio técnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la información, los sistemas de información, los archivos, instalaciones visitadas y demás aspectos evaluados en la respectiva visita. 

  

Parágrafo. Es obligación de las entidades públicas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas informar de manera inmediata al Archivo General de la Nación, los contratos que suscriban para la prestación de los servicios archivísticos descritos en el presente artículo. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 34)  


Artículo 2.8.8.8.2. Oportunidad de las acciones de inspección, vigilancia y/o control. La inspección, vigilancia y/o control sobre las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios en los diferentes procesos de la función archivística, se deberá realizar de manera inmediata cuando sea requerida por solicitud o denuncias de terceros o de manera oficiosa. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 35)  


Artículo 2.8.8.8.3. De las instalaciones y servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos físicos y electrónicos. Las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, conservación y almacenamiento a entidades del Estado o a entidades privadas que cumplen funciones públicas, independientemente del soporte de los documentos, deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación. 

  

Parágrafo. En consideración a lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios de custodia, conservación y almacenamiento de archivos físicos y electrónicos, a las Entidades descritas en el artículo 2º de la Ley 594 de 2000, deberán solicitar anualmente al Archivo General de la Nación una certificación de cumplimiento de la normatividad archivística. 

  

El Archivo General de la Nación reglamentará los requisitos para la certificación de que trata el parágrafo anterior. No obstante, en cualquier momento el AGN podrá verificar que se cumplan los requisitos exigidos a éstas y de comprobarse su inobservancia, podrá imponer las sanciones correspondientes o revocará dicha certificación, según proceda. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 36)  


Artículo 2.8.8.8.4. Del Proceso Contractual. Las entidades públicas y las privadas con funciones públicas que contraten cualquiera de los servicios archivísticos señalados en el presente decreto, deberán incluir en los estudios previos y exigir en los respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable, de acuerdo con el tipo de servicio contratado. El incumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley General de Archivos y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 37)  

CAPÍTULO IX

Documentos de archivo declarados de interés cultural


Artículo 2.8.8.9.1. Inspección, vigilancia y/o control sobre los documentos de archivo declarados de interés cultural. El Archivo General de la Nación, ejercerá la inspección, vigilancia y/o control sobre los documentos declarados de interés cultural, cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurídicas de carácter privado y los mismos formarán parte del patrimonio cultural colombiano. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 38)  

CAPÍTULO X

Prevención y sanción


Artículo 2.8.8.10.1. Autoridad Competente. El Archivo General de la Nación podrá prevenir y sancionar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas reglamentarias. Así mismo, podrá impartir las órdenes a que haya lugar para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas de acuerdo con su competencia. 

  

Parágrafo. El Gobierno nacional reglamentará las facultades de prevención y sanción asignadas a los Consejos de Archivos, establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 39)  

  


Artículo 2.8.8.10.2. Sanciones. El incumplimiento de la normatividad archivística dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, las disposiciones y principios de la actuación administrativa, mediante el trámite consagrado en la Parte Primera y demás normas pertinentes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en la forma y términos establecidos por sus artículos 47 y siguientes. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 40)  


Artículo 2.8.8.10.3. Expedición de actos administrativos. Corresponde al Director General de la Archivo General de la Nación, expedir los actos administrativos mediante los cuales se ordenen las medidas cautelares y se impongan las multas y sanciones de que trata la Ley General de Archivos, la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012 y el presente decreto. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 41)  

  

TÍTULO IX

BIENES DE INTERÉS CULTURAL DE CARÁCTER ARCHIVÍSTICO

CAPÍTULO I

Disposiciones generales


Artículo 2.8.9.1.1. Objeto. El presente Título reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo pertinente al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística, así como la Ley 594 de 2000 y tiene por objeto establecer las condiciones especiales para la declaratoria de los bienes muebles de carácter archivístico como Bienes de Interés Cultural. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 1°)  


Artículo 2.8.9.1.2. Ámbito de aplicación. El presente Título aplica para todos los bienes de naturaleza archivística, de conformidad con la Ley 594 de 2000, sin perjuicio de los derechos relacionados con el patrimonio cultural inmaterial que repose en aquellos. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 2°)  

CAPÍTULO II

Declaratoria de bienes archivísticos como bienes de interés cultural (BIC)


Artículo 2.8.9.2.1. Competencia. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008, y en concordancia con el artículo sobre “Competencias institucionales públicas” del presente decreto, al Archivo General de la Nación le compete efectuar las declaratorias de Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, en adelante BICN, respecto de los bienes muebles de carácter documental archivístico que así lo ameriten. Los bienes archivísticos así declarados, serán objeto del Régimen Especial de Protección fijado en la referida ley. 

  

Así mismo, le corresponde a los consejos departamentales y distritales de patrimonio cultural, los departamentos, los distritos y municipios, las autoridades indígenas y las autoridades de que trata la Ley 70 de 1993, cumplir respecto de los BIC de carácter documental archivístico del ámbito respectivo, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales del artículo sobre “Competencias institucionales públicas” del presente decreto. 

  

Parágrafo 1°. La declaratoria puede recaer sobre un archivo en particular, una pluralidad de archivos, un documento, o un conjunto de documentos de archivo; con independencia de su soporte material y de la calidad de su propietario, que bien puede ser público o privado. 

  

Parágrafo 2°. En el caso de los archivos públicos, no se podrá declarar BIC un bien archivístico mientras se encuentre en etapa de archivo gestión en los términos del artículo 23 de la Ley 594 de 2000, independientemente que tengan valor histórico desde su creación. 

  

Parágrafo 3°. En el caso de archivos públicos que sean susceptibles de ser declarados como BIC y se encuentren bajo la custodia de instituciones o personas de carácter privado Candidatos a Bienes de Interés Cultural, y si la autoridad competente determina que este requiere un Plan Especial de Manejo y Protección, a su propietario o a quien lo custodie le corresponderá formular el respectivo Plan Especial de Manejo y Protección. 

  

Parágrafo 4°. La competencia de las autoridades a que hace referencia el presente decreto, para efectuar declaratorias de Bienes de Interés Cultural, recae únicamente sobre bienes muebles de carácter archivístico; de modo tal que la facultad descrita en este artículo no comprende la de declarar como BIC, otro tipo de bienes, ya sean muebles o inmuebles, como edificios u otros que sean o hagan parte del mobiliario, infraestructura, o sede de un archivo, institución o persona que los administre o sea su propietario. Tal declaratoria corresponde a las demás entidades contempladas para el efecto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, y en el Decreto número 763 de 2009 o en las normas que los modifiquen o sustituyan. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 3°)  


Artículo 2.8.9.2.2. Procedimiento. El procedimiento para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural respecto de los bienes muebles de carácter archivístico se hará de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 4°)  


Artículo 2.8.9.2.3. Condiciones técnicas. Corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como BIC. 

  

Parágrafo. El procedimiento, los criterios de valoración, la intervención, el régimen especial de protección, las condiciones específicas para la formulación de los PEMP, la exportación temporal y el contenido del acto de declaratoria, serán interpretados en el contexto de la disciplina archivística, de conformidad con las normas que le apliquen según lo establecido en el Decreto número 763 de 2009, y las normas que modifiquen, actualicen o sustituyan. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 5°)  


Artículo 2.8.9.2.4. Declaratoria de fondos documentales del Archivo General de la Nación como BICN. En estricto cumplimiento de lo establecido en el literal b) artículo 4° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1° de la Ley 1185 de 2008, los fondos documentales –entendidos como los archivos y documentos de archivo, incorporados y recibidos por el Archivo General de la Nación, así como todos aquellos que siendo procedentes de archivos públicos se incorporen a los fondos de dicha entidad para conservación total–, se consideran como BICN y en consecuencia, están sujetos al Régimen Especial de Protección legalmente establecido y por ende no requieren una nueva declaratoria. Lo anterior con ocasión de su declaratoria como Monumento Nacional, hoy Bienes de Interés Cultural, mediante el Decreto número 289 de 1975. 

  

Parágrafo. La declaratoria de que trata este artículo no aplica para bienes archivísticos privados que sean recibidos por el Archivo General de la Nación mediante donación u otras modalidades. En consecuencia, para ser considerados como BICN, los archivos privados deberán ser previamente declarados como tal de acuerdo con los procedimientos legales y reglamentarios descritos en este decreto y las normas que para el efecto expida el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 6°)  

  


Artículo 2.8.9.2.5. Coordinación con los Consejos Territoriales de Archivo. En virtud de las particularidades de los bienes muebles de carácter archivístico, las instancias competentes para efectuar declaratorias, podrán solicitar el apoyo de los consejos departamentales y distritales de archivos, a través de la emisión de un concepto técnico referido a la pertinencia de las mismas. Dicho concepto deberá evaluar el cumplimiento de los requisitos que establezcan la ley, los decretos que la reglamentan, y las normas especiales desarrolladas por el Archivo General de la Nación para la declaratoria de Bien de Interés Cultural, de conformidad con el presente decreto. 

  

El respectivo Consejo Territorial de Archivos, bajo la vigilancia del Archivo General de la Nación, verificará la implementación de los Planes Especiales de Manejo y Protección de los BIC del territorio de su competencia. 

  

Parágrafo. Sin perjuicio de las demás normas aplicables en la materia, les serán aplicables a los Archivos departamentales, distritales, municipales y de las entidades territoriales especiales que tengan declaratoria como Bien de Interés Cultural, las prohibiciones señaladas en el artículo 41 de la Ley 594 de 2000, con relación a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportación o sustracción ilegal y a la transferencia –a título oneroso o gratuito– de la propiedad, posesión o tenencia. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 7°) 


Artículo 2.8.9.2.6. Iniciativa para la declaratoria. La iniciativa para la declaratoria de un bien archivístico como BIC, surge de quien para el efecto se denomina interesado, que puede ser cualquier particular, el propietario de archivos o documentos privados, una entidad estatal, un archivo o una instancia del Sistema Nacional de Archivos, entendidas por tales, los Comités Técnicos, los Archivos departamentales, distritales, municipales o de las entidades territoriales especiales, y los Consejos departamentales o distritales de archivos. De igual forma, la iniciativa puede surgir, de manera oficiosa, de la autoridad competente. 

  

En cualquier caso, la solicitud de declaratoria deberá formularse ante la instancia competente, con la observancia de los requisitos que dicha Entidad establezca de conformidad con el artículo 2.8.9.2.3. “Condiciones técnicas”. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 8°)  


Artículo 2.8.9.2.7. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC). De acuerdo con la Ley 1185 de 2008 y el artículo 8° del Decreto número 763 de 2009, la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC), constituye un instrumento de registro de información en el que deben incluirse los datos de cualquier bien susceptible de ser declarado como BIC, sobre los cuales exista una solicitud de inscripción, sobre la cual la autoridad competente determinará previamente si es viable su incorporación a la Lista. La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC constituye el primer paso en el proceso de su declaratoria como BIC. 

  

La autoridad competente conformará y administrará la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC) para los bienes muebles de carácter archivístico, sin cuya existencia no podrá efectuarse ninguna declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter archivístico. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 9°)  


Artículo 2.8.9.2.8. Inclusión de bienes archivísticos en la LICBIC. La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC, es el resultado de la evaluación preliminar de las características especiales del bien archivístico, por parte de dicha entidad, respecto del cumplimiento de los criterios de valoración para declarar Bienes de Interés Cultural contenidos en el artículo “Criterios de Valoración” y en las normas que para el efecto desarrolle el Archivo General de la Nación. 

  

Cuando el proceso de declaratoria se dé como consecuencia de la solicitud por parte de quien para el efecto se denomina interesado, además de los criterios de valoración previamente referenciados, se evaluará el cumplimiento pleno de los requisitos formales aplicables. El no cumplimiento de tales requisitos formales, entre los que se encuentran la falta de competencia de la instancia ante la que se formula la solicitud y la necesidad de complementar los requisitos, dará lugar a la aplicación de las disposiciones previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya. 

  

En virtud de lo anterior, hasta antes de que el bien archivístico entre en la LICBIC, la falta de competencia, las peticiones, pruebas, solicitudes de requisitos adicionales o cualquier otro paso o gestión dentro de la actuación administrativa, se regirá por lo establecido en dicho código. 

  

La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC se llevará a cabo mediante acto administrativo motivado, previa verificación del cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto. Las decisiones adoptadas por la instancia competente se le notificarán o comunicarán al solicitante en la forma prevista en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya. 

  

La decisión de incluir o no un bien archivístico a la LICBIC será objeto de los recursos consagrados en el Capítulo VI del Título III de la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011. 

  

Parágrafo. En atención a que la declaratoria de un bien como BIC es un acto complejo, la inclusión de un bien archivístico en la LICBIC no garantiza per se, su posterior declaratoria como BIC. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 10)  


Artículo 2.8.9.2.9. Inspección, vigilancia y control. En concordancia con lo dispuesto en los artículos 32 y 33 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos declarados BIC con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el presente decreto y demás normas reglamentarias que se expidan para el efecto. 

  

(Decreto número 1100 de 2014, artículo 11)  

TÍTULO X

DISPOSICIONES FINALES EN MATERIA ARCHIVÍSTICA


Artículo 2.8.10.1. Articulación con otras Entidades públicas para la protección de los archivos, documentos públicos y los documentos declarados de interés cultural del Estado. En articulación con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos sectores, el Archivo General de la Nación, podrá coordinar visitas de inspección, vigilancia y/o control a los archivos de las entidades bajo su competencia, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos y demás normas concordantes. 

  

Parágrafo 1°. El Archivo General de la Nación podrá conformar Comisiones Intersectoriales en los casos que considere pertinente, para desarrollar de manera conjunta visitas de inspección, vigilancia y/o control. 

  

Parágrafo 2°. Los Ministerios y Superintendencias podrán solicitar al Archivo General de la Nación, en lo de su competencia, informes técnicos y/o acompañamiento para llevar a cabo visitas a entidades bajo su vigilancia y control, cuando así lo estimen pertinente, de conformidad con lo establecido por el artículo 45º de la Ley 489 de 1998. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 42) 

  


Artículo 2.8.10.2. Documentos de las actuaciones de inspección, vigilancia y/o control. Los documentos generados en las visitas de inspección, vigilancia y/o control, deberán ser suscritos por todos los participantes y en ellos se describirá en detalle los procedimientos realizados, los hallazgos detectados y en general, todo aspecto que permita determinar el real estado de los archivos y de los procesos archivísticos examinados. Estos documentos servirán como soporte para la toma de decisiones y serán entregados, cuando sea el caso, en fotocopia con nota de autenticidad a las autoridades administrativas, a los organismos de control o a las autoridades judiciales, según proceda. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 43)  


Artículo 2.8.10.3. Requisitos para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspección, vigilancia o control será necesaria la presencia, mínimo de los siguientes funcionarios: 

  

a) El funcionario de nivel directivo o su delegado al cual se encuentre adscrito el archivo de la entidad. 

  

b) El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o quien haga sus veces. 

  

c) El funcionario encargado del área sobre la cual se hará la visita, cuando sea del caso. 

  

Parágrafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios anteriormente señalados, se suspenderá la visita dejando constancia de este hecho en el acta correspondiente, ordenándose programar nueva visita y en caso de renuencia, ésta será tenida como entorpecimiento al cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y se correrá traslado a los órganos competentes. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 44)  


Artículo 2.8.10.4. Deber de colaboración. Las entidades públicas y/o privadas que cumplen funciones públicas, las personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado y las entidades que prestan servicios archivísticos, objeto de inspección, vigilancia y/o control, deberán colaborar para el buen desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia y/o control y están obligadas a facilitar el acceso a sus instalaciones donde se encuentran los archivos y a suministrar la información y documentos que sean requeridos para evaluar el desempeño de la entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad archivística.  

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 45)  

  


Artículo 2.8.10.5. Daño a los documentos públicos, archivos o al patrimonio documental de la Nación. De existir daño, destrucción o explotación ilegal del Patrimonio Documental de la Nación, archivos o documentos públicos, sin perjuicio de imponer las sanciones patrimoniales a que haya lugar, el Archivo General de la Nación y los Consejos de Archivos, según el caso, presentarán la correspondiente denuncia ante la autoridad competente y, si la falta constituye hecho punible y hubiere flagrancia, se pondrá inmediatamente en conocimiento de la autoridad de policía más cercana. Igualmente se dará aviso a las Entidades mencionadas en los artículos 35 y 51 de la Ley General de Archivos, para lo de su competencia. 

  

Parágrafo. Las acciones de inspección, vigilancia y/o control, comprenden la verificación de la normatividad archivística tanto sobre los archivos y documentos físicos como electrónicos y los documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte. 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 46)  


Artículo 2.8.10.6. Cotejo de los documentos recibidos. En todo caso, previo a la suscripción del acta, se cotejará la documentación y los archivos contra los inventarios, por quienes intervienen en este proceso; dicho inventario formará parte integral del acta, la cual se conservará de manera permanente en los archivos de la entidad que recibe los documentos. 

  

Parágrafo. La entidad que recibe, deberá contar con la infraestructura que garantice la organización y la conservación de la documentación recibida, además del personal especializado que atienda los servicios de administración y consulta. El Archivo General de la Nación prestará el apoyo que se requiera para el adecuado proceso de entrega y/o transferencia de los archivos, cuando se presenten situaciones en las cuales la entidad receptora no esté preparada para recibirlos. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 28)  


Artículo 2.8.10.7. Acceso a los documentos. Las entidades públicas que reciban documentos o archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado, suprimido, privatizado o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, pondrán a disposición de los usuarios la documentación recibida si la misma no está sujeta a reserva legal o se encuentra clasificada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el artículo 27 de la Ley General de Archivos, o restringida en los términos del artículo 29 ibídem. 

  

Parágrafo. En los sistemas de descripción archivística se dejará un inventario documental que dé cuenta del proceso de entrega y/o transferencia e incorporación de dichos documentos y archivos al fondo documental de la entidad que recibe. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 29)  


Artículo 2.8.10.8. Difusión y divulgación.Las entidades de que trata el artículo “ámbito de aplicación” de la Reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen privaticen o liquiden del presente decreto y las entidades receptoras de los archivos, así como el organismo cabeza de sector, dará amplia difusión en su página Web de la Historia Institucional, del inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos, para facilitar la consulta de la información producida por las entidades que se liquiden, fusionen, privaticen, supriman o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 30)  


Artículo 2.8.10.9. Responsabilidad de los ministerios, las superintendencias y los entes territoriales. Corresponde a los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales, adoptar las medidas necesarias para vigilar el cumplimiento de lo señalado en el presente decreto, en las entidades bajo su jurisdicción y competencia. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 31)  

  


Artículo 2.8.10.10. Idoneidad profesional. Para los procesos de dirección, diseño del plan de trabajo archivístico integral, organización e intervención de los archivos de la liquidación, supresión, fusión, privatización, de entidades públicas o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, se deberá contar personal idóneo, entre otros, con profesionales en archivística, de acuerdo con lo señalado en la Ley 1409 de 2010. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 32)  


Artículo 2.8.10.11. Contratación con terceros. El responsable del proceso de liquidación de entidades públicas que se supriman, fusionen o privaticen, podrá contratar la prestación de servicios de organización, administración y custodia con personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos que acredite experiencia y que cuente en su planta de personal, entre otros, con profesionales con formación académica de acuerdo a lo preceptuado en la Ley 1409 de 2010. 

  

Parágrafo. En los términos de referencia o estudios previos, así como en los contratos suscritos con terceros para adelantar los procesos archivísticos señalados en el presente decreto, se deberá exigir el cumplimiento de la Ley General de Archivos y las normas que le sean aplicables, según el objeto del contrato y las obligaciones del contratista. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 33)  


Artículo 2.8.10.12. Prohibición para contratar la custodia de documentos de conservación permanente o de interés cultural. El Apoderado no podrá contratar con personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado o entidades que prestan servicios archivísticos la custodia de documentos de conservación permanente sobre los cuales exista la obligación de transferirlos y/o entregarlos al Archivo General de la Nación o a los Archivos Generales territoriales. Tampoco podrán contratar la custodia o administración de documentos declarados de interés cultural. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 34)  

  


ARTICULO 2.8.10.13. De la entrega de archivos de procesos de escisión.Cuando se trate de procesos de escisión de las entidades de que trata el artículo ámbito de aplicación” de la Reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen privaticen o liquiden del presente decreto, la autoridad competente que ordene dicho proceso, deberá incluir en el acto administrativo correspondiente, instrucciones explícitas sobre la entrega y recibo de los archivos, conforme las normas que le sean aplicables y previa coordinación con el Archivo General de la Nación. 

  

(Decreto número 29 de 2015, artículo 35)  


Artículo 2.8.10.14. Publicación de las transferencias en la página web. Las entidades deberán publicar en su página web la información de las transferencias secundarias realizadas al Archivo General de la Nación, a los archivos generales territoriales o a los archivos históricos institucionales, con el fin de que la ciudadanía tenga conocimiento de los documentos que ya no están en poder de la entidad productora. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 16)  


Artículo 2.8.10.15. Autorización para enajenar o decomisar archivos y documentos públicos de valor histórico. El Archivo General de la Nación podrá enajenar o decomisar los archivos y documentos de carácter histórico-cultural que se encuentren en poder de los departamentos, distritos o municipios, cuando sus condiciones de administración y conservación los expongan a destrucción, desaparición, deterioro o pérdida de los mismos. De igual forma podrá ordenar su inmediato traslado al Archivo General de la Nación, para lo cual se deberán cumplir integralmente las disposiciones del presente decreto, sin detrimento de las medidas disciplinarias, legales o penales a que haya lugar contra los custodios legales de dicho patrimonio documental, por el incumplimiento de la normatividad archivística. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 17)  

  


Artículo 2.8.10.16. Uso de tecnologías de la información en los procesos de transferencias documentales. Las entidades públicas podrán utilizar tecnologías de la información para el cumplimiento de las normas establecidas en el presente decreto, incluyendo el uso de sistemas automatizados de descripción archivística que faciliten la consulta de documentos, y la interoperabilidad con otros sistemas descriptivos y de información tanto internos como externos. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 18)  


Artículo 2.8.10.17. Transferencia de documentos y archivos electrónicos. El Archivo General de la Nación establecerá los estándares para la transferencia de documentos electrónicos de archivo, de forma que se asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 19)  


Artículo 2.8.10.18. Documentos sobre los cuales exista reserva legal. La transferencias de documentos de conservación permanente sobre los cuales exista reserva o restricciones de acceso, solo podrá llevarse a cabo una vez haya cesado la reserva legal o la entidad a la que pertenecen los documentos, levante dicha reserva y autorice la consulta al público. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 20 


  

Artículo 2.8.10.19. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones del presente decreto dará lugar a las acciones disciplinarias previstas por la ley, así como a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000. 

  

(Decreto número 1515 de 2013, artículo 22) 


Artículo 2.8.10.19. Reglamentación. El Archivo General de la Nación, de acuerdo con su competencia podrá reglamentar el presente decreto 

  

(Decreto número 106 de 2015, artículo 47)  

  

PARTE IX

FOMENTO A LAS ARTES Y ACTIVIDADES CULTURALES

TÍTULO I

ESPECTÁCULOS PÚBLICOS

CAPÍTULO I

Objeto


Artículo 2.9.1.1.1. El objeto de la presente parte es establecer medidas de formalización de los espectáculos públicos de las artes escénicas, el cumplimento del derecho de autor y las funciones de inspección, vigilancia y control de la Unidad Administrativa Especial -Dirección Nacional de Derecho de Autor sobre las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor, derechos conexos y entidades recaudadoras. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 1°)  

  

CAPÍTULO II

Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas


Artículo 2.9.1.2.1. Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. Los productores permanentes y ocasionales de espectáculos públicos de las artes escénicas deberán registrarse en el Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas, el cual será administrado por el Ministerio de Cultura. 

  

Para efectos de lo anterior, los productores permanentes y ocasionales de espectáculos públicos de las artes escénicas deberán realizar su inscripción a través de la página web del Ministerio de Cultura, así como actualizar y realizar las afectaciones correspondientes a dicho registro. 

  

El registro de productores es un requisito previo a la publicitación, comercialización y solicitud de autorización de todos los espectáculos públicos de las artes escénicas ante las alcaldías municipales y distritales”. 

  


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LEGISLACIÓN ANTERIOR [Mostrar]



Artículo 2.9.1.2.2. Requisitos para el registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. Para la inscripción de los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas en la página web del Ministerio de Cultura, se deberán adjuntar los siguientes documentos al momento de diligenciar el formulario digital previsto para el efecto:  

  

1. Acto de creación legal en el caso de entidades públicas, certificado de existencia y representación legal para las personas jurídicas o cédula de ciudadanía para personas naturales.  

  

2. Copia simple del Registro Único Tributario (RUT), Los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas deberán incluir en el Registro Único Tributario (RUT) como actividad económica principal o secundaria, el Código de Actividad Económica 9007 (“actividades de espectáculos musicales en vivo”) y/o 9008 (“otras actividades de espectáculos en vivo”), según corresponda a sus actividades.  

  

3. Relación de los espectáculos públicos de las artes escénicas producidos en Colombia en los últimos dos (2) años, en el formato prescrito por el Ministerio de Cultura.  

4. En el caso de personas jurídicas, estados financieros certificados por un contador y/o revisor fiscal, según sea el caso, correspondientes a la vigencia anterior a la solicitud de registro, que informen, entre otros, el patrimonio líquido del productor. En el caso de personas naturales, una copia simple de la declaración de renta correspondiente la vigencia anterior a la solicitud de registro y estados financieros certificados por un contador.  

  

5. Una declaración juramentada suscrita por el productor o su representante legal, indicando que la realización de los espectáculos públicos de artes escénicas a su cargo no será usada para la realización de actividades al margen de la ley tales como el lavado de activos o la financiación del terrorismo.  

  

El Ministerio de Cultura podrá solicitar otros documentos que sustenten la capacidad financiera del productor.  

  

Parágrafo 1°. La Superintendencia de Industria y Comercio tendrá acceso al Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas, para los asuntos de su competencia. El Ministerio de Cultura habilitará la interconexión que corresponda entre el Portal Único de Ley de Espectáculos Públicos (PULEP) y los sistemas de información de la Superintendencia de Industria y Comercio.  

  

Parágrafo 2°. Los requisitos señalados en los numerales 1 y 2 de este artículo dejarán de exigirse al usuario una vez el Ministerio de Cultura tenga acceso a dicha información de acuerdo con los convenios interinstitucionales que se suscriban para el efecto con la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras), la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la Registraduría Nacional del Estado Civil.  

  

En todo caso, la solicitud de inscripción en el registro de productores implicará la autorización de consultar dicha información por parte del Ministerio de Cultura, para el cumplimiento de las funciones legales y finalidades previstas en la Ley 1493 de 2011 y el presente decreto.  

  

Esta disposición no aplica para el caso de las entidades públicas, que deberán aportar el acto de creación legal al momento de realizar su solicitud de inscripción.  

  

Parágrafo 3°. Una vez realizada la inscripción por primera vez, para la actualización del registro no será necesaria la presentación por parte del solicitante de la relación de espectáculos de que trata el numeral 3 del presente artículo, ya que el productor deberá mantener dicha información actualizada según lo establecido en los artículos 2.9.1.2.5 y siguientes de este decreto, al momento de registrar las afectaciones correspondientes, por cuanto el Ministerio de Cultura verificará directamente en el formulario digital los eventos registrados por cada productor y determinará la clasificación correspondiente como permanente u ocasional.  

  

Parágrafo 4°. Para efectos del requisito consagrado en el numeral 4 del presente artículo, las entidades públicas, fondos mixtos o sociedades de economía mixta deberán acreditar que cuentan con los proyectos de inversión, asignaciones o partidas presupuestales destinadas a la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas.  

  

Parágrafo 5°. Los productores con domicilio en el extranjero que cumplan con los requisitos para ser clasificados como permanentes, deberán establecer una sucursal con domicilio en el territorio nacional de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 471 del Código de Comercio.  


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LEGISLACIÓN ANTERIOR [Mostrar]



Artículo 2.9.1.2.3. Validación del registro y emisión de certificaciones. El Ministerio de Cultura, en un término de cinco (5) días hábiles revisará y validará la información diligenciada virtualmente, así como la documentación aportada con el formulario de inscripción de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. En todo caso, cuando así lo considere, el Ministerio de Cultura podrá requerir los soportes que acrediten la realización de los eventos relacionados por el productor.  

  

Una vez revisada y validada la información y documentación pertinente, el Ministerio de Cultura generará y remitirá digitalmente al correo electrónico registrado por el productor, el certificado que dará constancia de la inscripción del productor, permanente u ocasional, en el Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas.  

  

La certificación emitida incluirá el número de registro asignado por el Ministerio de Cultura, que identificará al productor frente a los consumidores y las autoridades públicas de los ámbitos nacional y territorial que ejerzan competencia en el sector de espectáculos públicos de las artes escénicas.  

  


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Artículo 2.9.1.2.4. Actualización del registro. Los productores permanentes y ocasionales de espectáculos públicos de las artes escénicas registrados, deberán actualizar su inscripción general mínimo cada dos (2) años, dentro de los tres primeros meses del año correspondiente, diligenciando el formulario previsto para el efecto, sin perjuicio de la inscripción permanente de las afectaciones al registro que deberán realizarse en los términos del artículo 2.9.1.2.5 y siguientes de este decreto según la periodicidad de sus actividades.  

  

El Ministerio de Cultura anulará el certificado anterior de los productores que no realicen la actualización bienal, y deshabilitará su usuario del sistema o aplicativo.  

  

La primera actualización de la inscripción para todos los productores registrados ante el Ministerio de Cultura, deberá realizarse en los primeros tres meses de 2016.  

  


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Artículo 2.9.1.2.5. Inscripción de afectaciones al Registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. Como actualización de la información presentada como requisito del numeral 3 del artículo 2.9.1.2.2 del presente decreto, y de manera previa a la publicitación y comercialización de espectáculos públicos de las artes escénicas, los productores permanentes y ocasionales que se encuentren inscritos en el Registro de productores de que trata este decreto, deberán registrar en este último las afectaciones correspondientes a la realización de este tipo de eventos.  

  

Para estos efectos, el Ministerio de Cultura habilitará, en el formulario digital de Registro de productores en su página web, el acceso a la inscripción de afectaciones para realizar esta actualización del registro, donde se deberá incluir como mínimo la siguiente información:  

  

1. Datos de identificación del espectáculo público de las artes escénicas.  

  

2. Datos del operador de boletería y los canales de venta autorizados.  

  

3. Detalles de realización del espectáculo: fecha, lugar (departamento y municipio), horarios, escenarios, artistas, entre otros.  

  

4. Vínculos de acceso a la información de condiciones, precios y descripción del espectáculo público de las artes escénicas.  

  

5. Aforo, localidades, boletería y características físicas del recinto.  

  

6. Información sobre descuentos por compras de boletería en fechas determinadas y medios de entrega.  

  

7. Procedimientos, plazos y condiciones para el tratamiento e información de novedades, modificaciones a las condiciones publicitadas, cancelaciones, devoluciones, abonos o recambios para otros eventos.  

  


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Artículo 2.9.1.2.6. Diligenciamiento y responsabilidad de las afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. El productor de espectáculos públicos de las artes escénicas deberá diligenciar previamente la información correspondiente a cada función, puesta en escena o presentación a realizar al público, sin importar que se trate de la temporada de un mismo evento, o de un único artista que realiza varias presentaciones en el mismo día, según la información solicitada en el artículo 2.9.1.2.5 de este decreto.  

  

Sin perjuicio de lo establecido en el inciso anterior, los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas podrán delegar de manera expresa, el diligenciamiento de las afectaciones al formulario digital de registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas a los operadores de boletería encargados de la venta de boletería del evento. La delegación otorgada hará solidariamente responsable al operador de boletería frente al diligenciamiento y la modificación de la información incluida en el formato de que trata el presente capítulo, de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1480 de 2011.  

  

Parágrafo 1°. Por cada afectación inscrita, se asignará un código único el cual identificará cada espectáculo público de las artes escénicas en el ámbito nacional, que entre otros tendrá la funcionalidad de permitir y facilitar el ejercicio de la competencia de verificación de los reportes de ventas a cargo del Ministerio de Cultura; la verificación de la información publicitada para el ejercicio de las competencias a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio; la fiscalización de la contribución parafiscal cultural a cargo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); y la autorización de espectáculos públicos de las artes escénicas a cargo de las alcaldías municipales y distritales.  

  

El productor, operador de boletería y/o cualquier tercero que actúe como anunciante del espectáculo público de las artes escénicas, estará obligado a incluir el código único asignado en toda la información física y virtual que promocione y publicite el espectáculo público. La Superintendencia de Industria y Comercio vigilará el cumplimiento de esta obligación.  

  

Parágrafo 2°. Toda cancelación o modificación de las condiciones inicialmente registradas n la afectación y anunciadas sobre el espectáculo público de las artes escénicas, deberá ser incorporada e informada mediante la actualización de la afectación que corresponda, en las condiciones estipuladas en el presente decreto, una vez se tenga conocimiento del hecho que causa la cancelación o la modificación del evento; debiendo informar además, los medios para dar a conocer la novedad, el procedimiento para la devolución del dinero o la opción de abono o recambio para otro evento.  

  

Para el caso exclusivo de los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas, con la actualización al registro de productores mediante la inscripción de la afectación correspondiente, se entenderá satisfecho el deber de información establecido en el numeral 2.10.1.2 de la Circular Externa número 5 de 2010 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.  

  

La omisión del deber de informar las cancelaciones y modificaciones en los términos establecidos en el presente parágrafo, dará lugar a las sanciones establecidas en la Ley 1480 de 2011, previa investigación administrativa a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio.  

  

  


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Artículo 2.9.1.2.7. Tratamiento de la información. La información suministrada a través del registro de productores, mediante la inscripción, actualización y afectaciones de que trata este decreto, reposará en bases de datos administradas por el Ministerio de Cultura, y su tratamiento se realizará con observancia de las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales.  

  

La información del registro será consultada por la Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de sus competencias, para la verificación de la información publicitada por los productores del evento y/o los operadores de boletería; y por las alcaldías municipales y distritales para efectos de la autorización de espectáculos públicos de las artes escénicas. 


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Artículo 2.9.1.2.8. Capacitación. Como una medida de formalización del sector de espectáculos públicos de las artes escénicas, el Ministerio de Cultura podrá desarrollar actividades de capacitación y apropiación de la normatividad que regula este sector, las cuales deberán ser atendidas por los productores inscritos en el registro de que trata el presente decreto. 


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Artículo 2.9.1.2.9. Sanciones. El incumplimiento de lo establecido en los parágrafos 1° y 2° del artículo 2.9.1.2.6 del presente decreto, dará lugar a la imposición de las sanciones establecidas en el artículo 61 de la Ley 1480 de 2011, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio”.  


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Artículo 2.9.1.2.10Transitorio. Las disposiciones contenidas en los artículos 2.9.1.2.5 y 2.9.1.2.6 del presente decreto entrarán en vigencia una vez el Ministerio de Cultura, mediante resolución, adopte e implemente los mecanismos tecnológicos necesarios para capturar y sistematizar la información de afectaciones al registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas.  


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“Artículo 2.9.1.2.11. Lineamientos para la clasificación de los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas. Los productores tendrán la facultad de autocalificarse como ocasionales o permanentes, sin perjuicio de la facultad de reclasificación ejercida por el Ministerio de Cultura consagrada en el artículo 10 de la Ley 1493 de 2011.  

Serán considerados como permanentes los productores que realicen diez (10) o más espectáculos públicos de las artes escénicas en un periodo de dos (2) años, o aquellos que en un periodo igual o inferior a dos (2) años produzcan festivales o temporadas de espectáculos públicos de las artes escénicas que involucren veinte (20) o más eventos, funciones o presentaciones. El Ministerio de Cultura verificará el cumplimiento de este requisito con base en la relación de espectáculos públicos de las artes escénicas de que trata el numeral 3 del artículo 2.9.1.2.2 de este decreto y las subsiguientes afectaciones al registro sobre dicho requisito, que sean inscritas por los productores en cumplimiento de lo establecido en este decreto.  

 

Para efectos del registro inicial o su renovación, los productores o aquellas personas involucradas, a título de socio o en un nivel directivo, en la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas que hayan generado deudas por concepto de la contribución parafiscal de las artes escénicas de que trata el artículo 7° de la Ley 1493 de 2011, no podrán tener estas deudas exigibles, salvo que esté en curso proceso de fiscalización con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). El Ministerio de Cultura tendrá la facultad de denegar la inscripción o la actualización bienal en el registro de productores de espectáculos públicos de las artes escénicas a las personas jurídicas o naturales descritas, o quienes en la práctica actúen por interés y en representación de estos y que no cumplan con lo anterior.  

 

La clasificación de los productores permanentes y ocasionales para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas será la siguiente:  

 

a) Productor de espectáculos públicos de gran formato: se denominarán productores de espectáculos públicos de gran formato los que cuenten con un patrimonio líquido superior a los mil quinientos cincuenta y dos (1.552) salarios mínimos legales mensuales vigentes;  

 

b) Productor de espectáculos públicos de mediano formato: se denominarán productores de espectáculos públicos de mediano formato los que cuenten con un patrimonio líquido entre doscientos un (201) y mil quinientos cincuenta y un (1.551) salarios mínimos legales mensuales vigentes;  

 

c) Productor de espectáculos públicos de pequeño formato: se denominarán productores de espectáculos públicos de pequeño formato los que cuenten con un patrimonio líquido inferior a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.  


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CAPÍTULO III

Trámites y requisitos para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas


Artículo 2.9.1.3.1. Permiso para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas en escenarios habilitados. El reconocimiento de la categoría habilitado de que trata el artículo 16 de la Ley 1493 de 2011, deberá ser decidido por la autoridad municipal o distrital competente en un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la entrega de los requisitos estipulados en la norma precitada, por parte del responsable del escenario. 

  

El reconocimiento del escenario en la categoría de habilitado por parte de la autoridad municipal o distrital competente, otorgará un permiso permanente por un periodo de dos (2) años para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas, sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones sobre modificación de las condiciones de riesgo en alguno de los eventos programados, conforme a lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 16 de la Ley 1493 de 2011. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 24)  


Artículo 2.9.1.3.2. Permiso para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas en escenarios no habilitados. Todo espectáculo público que se realice en lugares distintos a los escenarios reconocidos como habilitados por la autoridad municipal o distrital competente, deberá acreditar los requisitos para escenarios no habilitados previstos en el artículo 17 de la Ley 1493 de 2011. 

  

El acto por medio del cual se otorgue el respectivo permiso o autorización para la realización de un espectáculo público de las artes escénicas en un escenario no habilitado, deberá quedar ejecutoriado y en firme por parte de la autoridad distrital o municipal correspondiente, al menos veinticuatro (24) horas antes de la realización del evento. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 25)  


Artículo 2.9.1.3.3. Ausencia de requisitos adicionales. Las autoridades municipales y distritales no podrán exigir requisitos, permisos ni certificaciones adicionales a los contemplados en la Ley 1493 de 2011 para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 26)  


Artículo 2.9.1.3.4. Planes de Emergencias y Contingencia. Conforme a lo dispuesto en los artículos 16 y 17 de la Ley 1493 de 2011, la autoridad competente en cada municipio y distrito deberá definir los planes de emergencias y contingencia para la prevención y mitigación de riesgos en los espectáculos públicos de las artes escénicas en escenarios habilitados y no habilitados. Los planes de emergencias y contingencia contendrán el análisis integral de los riesgos para responder a las situaciones de desastre, calamidad o emergencia, y determinarán las medidas de prevención, mitigación y respuesta. La definición de estos planes deberá considerar las siguientes variables: 

  

1. El número de personas y la complejidad del espectáculo público de las artes escénicas. 

  

2. La naturaleza de las edificaciones, instalaciones y espacios, a fin de diferenciar los de propiedad o administración privada o pública, los escenarios habilitados o no habilitados, así como la distinción de los espacios o bienes de uso público. 

  

3. El carácter permanente, las modalidades de frecuencia, o la naturaleza temporal de las actividades. 

  

4. El señalamiento de los lugares y las condiciones para el ingreso y salida de infantes y/o adolescentes. 

  

5. El señalamiento de los lugares y las condiciones para el ingreso y salida de personas discapacitadas. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 27)  

  


Artículo 2.9.1.3.5. Ventanilla única. Para la creación de la ventanilla única de registro y atención a los productores de los espectáculos públicos de las artes escénicas, las capitales de departamento tendrán en cuenta los siguientes lineamientos generales: 

  

1. La ventanilla única será de carácter virtual y/o físico y deberá ser administrada por la entidad municipal o distrital competente en autorizar los espectáculos públicos de las artes escénicas. 

  

2. En virtud de los principios de colaboración entre las entidades públicas y de eficiencia de la gestión administrativa, las entidades municipales y distritales competentes en el trámite de autorización para la presentación de espectáculos públicos, compartirán la información registrada, sin exigir documentación o información adicional al productor del espectáculo, de conformidad con lo ordenado por los artículos 13 y 26 del Decreto-ley 2150 de 1995. 

  

3. Mediante la utilización de la ventanilla única y el trámite electrónico, los solicitantes y las entidades municipales y distritales competentes en el trámite de autorización para la presentación de espectáculos públicos, dispondrán del número de radicación del respectivo trámite, y podrán consultar virtualmente el estado del procedimiento, recibiendo por este medio las comunicaciones, observaciones y conceptos pertinentes. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 28)  

  

CAPÍTULO IV

Generación de recursos de infraestructura pública destinada para la realización de espectáculos públicos de las artes escénicas


Artículo 2.9.1.4.1. Generación de recursos para la financiación de la infraestructura cultural a cargo de las entidades públicas del orden territorial. Las Entidades Públicas del orden territorial que tengan a su cargo infraestructura cultural para la realización de espectáculos públicos, según lo establecido en el artículo 21 de la Ley 1493 de 2011, podrán crear unidades especiales, con el fin de canalizar y administrar los recursos obtenidos por la prestación de servicios y actividades culturales. 

  

La unidad especial adscrita tendrá como función, la gestión y creación de planes, programas y proyectos con fines comerciales, tendientes a financiar sus gastos de funcionamiento y el desarrollo de las actividades inherentes a su naturaleza y objeto. 

  

(Decreto número 1258 de 2012, artículo 29)  

TÍTULO II

ASPECTOS TRIBUTARIOS ESPECTÁCULOS PÚBLICOS


Artículo 2.9.2.1. Condiciones para la aplicación de la deducción por inversiones. La aplicación de la deducción por inversiones de que trata el artículo 4° de la Ley 1493 de 2011, estará sujeta a las siguientes condiciones: 

  

“1. El responsable del proyecto de infraestructura deberá, previamente a la ejecución, presentar y hacer calificar por parte del Comité de Inversión en Infraestructura para Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas (CIEPA), previsto en el artículo 2.9.2.